大型物流公司行政管理制度匯編[精品企業(yè)管理資料]

大型物流公司行政管理制度匯編 目 錄 文件收發(fā)管理辦法 1 行文管理辦法 5 印信使用管理辦法 10 檔案管理制度 12 證照管理制度 21 會議管理制度 26 辦公用品管理制度 36 車輛管理制度 41 考勤管理制度 52 出差管理制度 61 通訊費管理制度 69 請示報告管理制度 73 1 1 目的 規(guī)范文件處理程序，避免文件管理混亂，加速公文運轉(zhuǎn)，從而提高管理職能和辦事效率，特制定本辦法。 2 范圍 2.1 收進文件，指由外公司發(fā)來的文件。 2.2 外發(fā)文件，指由公司發(fā)出的文件。 2.3 內(nèi)部文件，指由公司內(nèi)部傳遞的文件。 收發(fā)文件的管理一般應包括：登記、分辦、擬辦、批辦、承辦、催辦、撰辦、審核、簽發(fā)、蓋印、轉(zhuǎn)發(fā)、立卷、歸檔等。 3 收文處理程序 3.1 收文 (1) 收文由辦公室行政秘書負責，對文件進行檢查驗收。 (2) 應嚴格遵守拆封權限，所有公司收文均由辦公室負責人或行政秘書開拆，其他人不得開拆。凡個人信件均交個人處理。 (3) 收文收到后應立即進行登記，按收文登記簿上要求準確登記。 (4) 應保持原信封的完好，以備處理時需要。 （ 5）工作文件收到第一時間及時通知收件人，按其意見處理 文件名稱 文件收發(fā)管理辦法 部 門 發(fā)布日期 文件編號 版 本號 0 次 1 編制 : 審核 : 批準： 共 4 頁 2 （ 6） 按文件密封等級要求，做好保密工作。 3.2 擬辦 辦公室負責人在閱讀文件后，根據(jù)文件性質(zhì)、內(nèi)容和有關要求，根據(jù)公司領導的分工，對文件提出初步處理意見，并將其填寫在文件閱辦單中。 3.3 批辦 辦公室行政秘書應根據(jù)文件閱辦單的 意見，及時報請公司領導批示辦理，由公司領導在文件閱辦單中明確批示：文件處理公司、處理辦法、處理時間等要求。 3.4 承辦 辦公室行政秘書應根據(jù)公司領導批辦的要求，應及時不拖拉、不推諉、不馬虎地將文件交相關部門或人員進行承辦。 3.5 傳閱 對非承辦的傳閱文件，辦公室行政秘書應根據(jù)文件的輕重緩急組織進行。防止文件積壓或遺失。 3.6 催辦 對承辦文件，辦公室負責人應適時詢問、檢查和督促。避免承辦拖沓、文件積壓。 3.7 辦復 對承辦文件辦理完畢后，承辦部門或人員應將辦理結果及時報告有關領導，以使負責批辦的 領導對其處理結果做到心中有數(shù)。 3.8 借閱 3 (1) 未歸檔文件，視文件性質(zhì)，經(jīng)本部、室負責人批準后，辦理借閱或借用手續(xù)。并應填寫借閱文件登記表，借閱后應及時歸還。 (2) 已歸檔的文件，經(jīng)本部、室負責任批準后，在檔案室辦理借閱手續(xù)；對有關文件或文件的部分需復印的經(jīng)批準后，由檔案管理人員復印，并辦理有關手續(xù)。 4 發(fā)文處理程序 4.1 文件的起草與修改 由擬稿人按要求起草文件，必要時按要求進行修改。文件起草完畢后，應簽注姓名、年、月、日。 4.2 文件的會審（會簽） 涉及兩個以上部門職責范圍的文件起草修 改完稿后，應交有關部門負責人分別對文件內(nèi)容進行會審，會審人應在稿件上簽注姓名、年、月、日。 4.3 文件的審批簽發(fā) 文件進行會審、會簽后，應及時遞交給公司領導審批簽發(fā)。 4.4 文件的打印、發(fā)行 文件經(jīng)擬制會審、審批簽發(fā)后，由行政秘書打印，擬搞人校對無誤，辦公室加蓋公章后按要求發(fā)送。 5 文件的歸檔 5.1 分類 (1) 上級機關來文、外公司發(fā)來的文件。 (2) 公司發(fā)出的文件。 (3) 公司經(jīng)營、管理活動中反映主要工作職能活動和基本情況，今后需要4 參考或執(zhí)行的文件。 (4) 公司內(nèi)部文件。 (5) 各部、室 及分公司等直屬部門報送的重要文件。 (6) 兄弟公司業(yè)務往來等有關文件。 5.2 歸檔 (1) 來文應根據(jù)輕重緩急抓緊時間處理，原則上應在收到文件后兩星期內(nèi)辦結。若要長期留部、室使用的，經(jīng)有關負責人批準后，本部、室留復印件，原件應在一星期內(nèi)退辦公室歸檔。 (2) 發(fā)文打印校對完畢后，應將原版文件進行歸檔登記。 (3) 文件辦理結束后，應及時退辦公室歸檔。 (4) 每年的第一季度內(nèi)，辦理前一年度的文件歸檔，按保管期限及歸檔要求整理歸檔。 (5) 文件在交相關部、室閱辦時，應辦理簽收手續(xù)，退回文件時應當場注銷， 以明確責任者。發(fā)現(xiàn)遺失，應視來文性質(zhì)報公司領導處理。 (6) 歸檔的文件應按保管期限和一定程序手續(xù)進行清理銷毀。 5 第一章 總則 第一條 為提高公司文書質(zhì)量及效率，行文規(guī)范嚴肅，制訂本辦法。 第二條 本辦法所稱行文管理，指公司與外界（含控股公司）來往的文書及公司職能部門間來往文書 (包含簽呈 )的規(guī)范管理。 第三條 行文力求措詞嚴謹、簡明扼要。 第四條 充分發(fā)揮公司局域網(wǎng)功能，普通文件推行無紙化。 第五條 文件所有權為公司所有，文件內(nèi)容為公司機密，所涉部門嚴格執(zhí)行保密紀律。 第二章 類別 第六條 行文類別指業(yè)務工作上往來的公文、會議紀要、信息簡報、規(guī)章制度、大事記等。 (一 ) 公文：主要指公司在經(jīng)營過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，用于對外機關、團體、公司行文，公司內(nèi)部各部門間業(yè)務接洽，向公司員工或特定對象發(fā)布獎懲、任命、調(diào)動等文件； 公司的公文種類包括： 1 決定：適用于對公司重要事項作出的決策和安排、獎懲有關公司、 人員 變更以及撤銷下級公司不適當?shù)臎Q定事項。 文件名稱 行文管理辦法 部 門 發(fā)布日期 文件編號 版本號 0 次 1 編制 : 審核 : 批準： 共 5 頁 6 2 決議：適用于經(jīng)會議討論通過，并要求貫徹執(zhí)行的重要決策事項。 3 通知：適用于轉(zhuǎn)批下級公司的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級公司和不相隸屬公司的公 文，傳達要求下級公司辦理和需要有關公司周知或執(zhí)行的事項。 4 報告：適用于向上級公司匯報工作、反映情況、答復上級公司詢問。 5 請示：適用于向上級公司請示指示、批準。 6 批復：適用于答復下級公司的請示事項。 7 函：適用于不相隸屬公司之間商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。 (二 ) 會議紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項； (三 ) 信息簡報：適用于公司對內(nèi)、外的工作交流，反映公司各項工作進展情況、開展的各項活動； (四 ) 規(guī)章制度：公司和所屬職能部門等所制定的、必須遵照執(zhí)行的規(guī)章制度； (五 ) 大事記：適用于記載公司有關重要事項。 第三章 書面格式 第七條 公文的書面格式依次劃分為眉首、主體、版記三部分。 第八條 眉首 置于公文首頁公司名稱之下、間隔橫線以上，包括秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人。 第九條 主體 置于間隔線以下，包括標題、主送 公司、正文、附件、7 成文時間、印章、附注。 第十條 版記 包括主題詞、抄送、抄報部門、打印日期、印刷份數(shù)等，位于主體之后、公文的最后一頁（亦稱封底），并保證版記的最后一行文字置于頁面的最下一行。 第十一條 秘密等級 指文件機密程度，分為：絕密、機密、秘密。 第十二條 緊急程度 是對公文送達和辦理的時間要求。緊急程度分為：特急、急件。 第十三條 主送公司 向上級公司請示只寫一個主送公司，受雙重領導的要同時抄送另一上級公司；向下級公司行文，如果發(fā)送公司在 3 個以內(nèi)，可將發(fā)送公司名稱全部寫上， 發(fā)送公司多，可采用“各有關部門和公司”等概括。 第十四條 正文 是公文的主體部分。正文中的人名、地名、數(shù)字、引文應當準確；用詞、用字要準確、規(guī)范，文內(nèi)如果要使用非規(guī)范化簡稱，必須在首次使用全稱的同時注明簡稱；用數(shù)字表示多層次結構序數(shù)，應層次清晰。 第十五條 附件 是正文的附屬部分，是補充公文正文內(nèi)容的其他公文或材料（包括圖表）。 第十六條 成文時間 以負責人簽發(fā)的時間為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)時間為準。 第十七條 印章 正文末尾落款加蓋發(fā)文部門印章。 第十八條 附注 公文的發(fā)放范圍、使用時需注意事項等情況的說明。 8 第十九條 主題詞 反映公文主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組。主題詞先標反映公文內(nèi)容的詞，后標反映公文文種的詞。 第二十條 抄送、抄報公司 應根據(jù)公文內(nèi)容、發(fā)文目的和隸屬關系嚴格控制，其排列順序一般為：上級公司單排一行，其他公司合排一行。 第二十一條 行文中涉及的字體、字號、位置、間隔等具體內(nèi)容，按附后的樣式為準。 第四章 密級 第二十二條 全部文書歸公司所有并存檔，任何個人不得私自占有。 第二十三條 公文保密等級分為：絕密、機 密、秘密。絕密、機密文件打印需用專用電腦。各類文件嚴格按照標注的發(fā)送范圍發(fā)放。文件保密級數(shù)，由發(fā)文部門的主管副總經(jīng)理根據(jù)文件內(nèi)容確定。 第五章 文號 第二十四條 行文編號由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理，由總經(jīng)理辦公室發(fā)放、登記、備案。 第二十五條 以公司名義行文，由辦公室統(tǒng)一編號，例： XX 發(fā) 20111號； 第二十六條 以職能部門名義行文，由部門編號，辦公室登記備案，例： 辦公室 XX 辦 20111 號； 9 財務部 XX 財 20111 號； 第六章 發(fā)文 第二十七條 行文印信及審 批 (一 ) 董事會職權范圍內(nèi)的、以公司名義的對外行文，由董事長審批用印。 (二 ) 總經(jīng)理職權范圍內(nèi)的、以公司名義的對外行文，由總經(jīng)理審批用印。以職能部門名義對外（不含控股公司）行文，由分管副總經(jīng)理審批。 (三 ) 以職能部門名義對內(nèi)（含控股公司）行文，由主管副總經(jīng)理審批。 第二十八條 例行的會議紀要、內(nèi)部信息等發(fā)文依簽發(fā)程序辦理。 第二十九條 發(fā)文部門及時發(fā)放，建立登記、簽收、回執(zhí)等手續(xù)，定期催辦。 第七章 存檔借閱 第三十條 發(fā)文公司應定期送檔案室存檔，有領導批示的，應隨附領導批示原件。經(jīng)辦部門視實際需要留存復印本。 第三十一條 文件移交、清理、整理、分類、編號、借閱、歸檔由檔案室制訂。 第三十二條 各職能部門經(jīng)辦人員因業(yè)務需要調(diào)閱檔案時，遵守公司檔案管理辦法。 第三十三條 調(diào)閱檔案權限為借閱人經(jīng)辦業(yè)務，非借閱人經(jīng)辦業(yè)務，需10 檔案主管部門負責人同意。 第一章 總則 第一條 印章是公司經(jīng)營管理活動中行使職權的重要憑證和工具，本辦法中的印 章包括（不限于） 印鑒、 職章、 部門章、 職銜簽字章等。 印章的管理，關系到公司正常的經(jīng)營管理活動的開展，甚至影響到公司的生存和發(fā)展，為防止不必要事件的發(fā)生，維護公司的利益，制定本辦法。 第二條 公司總經(jīng)理授權辦公室全面負責公司的印章管理工作。 第二章 印章的領取和保管 第三條 公司各類印章由各級和各崗位專人依職權領取并保管。 第四條 印章必須由各保管人妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。 第五條 公司建立印章管理卡，專人領取和歸還印章情況在卡上予以記錄。 第六條 印章持有情況納入員工離職時移交工作的一部分，如員工持有 公司印章地，須辦理歸還印章手續(xù)后方可辦理離職手續(xù)。 第三章 印章的使用 第七條 公司各級人員需使用印章須按要求填寫印章使用單，將其與所需印的文件一并逐級上報，經(jīng)公司有關人員審核。 第八條 經(jīng)有關人員審核，并最終由具有該印章使用決定權的人員批準后方可交印章保管人蓋章。 文件名稱 印信使用管理辦法 部 門 發(fā)布日期 文件編號 版本號 0 次 1 編制 : 審核 : 批準： 共 2 頁 11 第九條 印章保管人應對文件內(nèi)容和印章使用單上載明的簽署情況予以核對，經(jīng)核對無誤的方可蓋章。 第十條 在逐級審核過程中被否決的，該文件予以退回。 第十一條 公司總經(jīng)理對公司所有的印章的使用擁有絕對的決定權。 第十二條 涉及法律等重要事項需使用印章 的，須依有關規(guī)定經(jīng)法律顧問審核簽字。 第十三條 財務人員依日常的權限及常規(guī)工作內(nèi)容自行使用財務印章無須經(jīng)上述程序。 第十四條 用印后該印章使用單作為用印憑據(jù)由印章保管人留存，定期整理后交辦公室歸檔。 第十五條 印章原則上不許帶出公司，確因工作需要將印章帶出使用的，應事先填寫印章使用單，裁明事項，經(jīng)公司總經(jīng)理批準后由兩人以上共同攜帶使用。 第十六條 公章的使用決定權歸公司總經(jīng)理，其他各印章的使用決定權由公司總經(jīng)理根據(jù)實際工作需要進行授權。 第四章 責任 第十七條 印章保管人必須妥善保管印章，如有遺失，必須及時 向公司辦公室報告。 第十八條 任何人員必須嚴格依照本辦法規(guī)定程序使用印章，未經(jīng)本辦法規(guī)定的程序，不得擅自使用。 第十九條 違反本辦法的規(guī)定，給公司造成損失的，由公司對違紀者予以行政處分，造成嚴重損失或情節(jié)嚴重的，移送有關機關處理。 12 第一章 目的 第一條 為規(guī)范公司檔案業(yè)務工作，進一步提高檔案標準化、流程化的管理水平，開發(fā)檔案信息化，更好地為公司提高經(jīng)濟效益服務，根據(jù)國家及省、市檔案 管理規(guī)范、細則，結合公司具體情況，特制定本制度。 第二章 適用范圍 第二條 本制度適用于公司各項檔案的管理工作。 第三章 術語 第三條 文書檔案是指反映公司行政管理等工作的檔案。 第四條 技術檔案是指反映技術研究、生產(chǎn)、基本建設等工作的檔案。 第五條 音像檔案是指記錄聲音或影像的檔案，包括照片、影像、錄音帶、錄像帶等。 第六條 電子文件檔案是指以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募n案。 第七條 案卷是指由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管公司。 第八條 立卷 是指將若干文件按形成規(guī)律和有機聯(lián)系組成案卷的過文件名稱 檔案管理制度 部 門 發(fā)布日期 文件編號 版本號 0 次 1 編制 : 審核 : 批準： 共 9 頁 13 程。 第九條 歸檔是指辦理完畢且具有保存價值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理、遞交綜合檔案室保存的過程。 第四章 職責 第十條 分管領導 對公司的檔案、資料的管理工作進行監(jiān)督和檢查（對口分管領導審批專業(yè)對口部門員工和外公司人員的復印檔案申請）。 第十一條 辦公室 負責公司檔案的收集、編號、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、修改、借閱、開發(fā)利用、銷毀等工作。 對各部門及直屬公司文件材料的形成、積累、整理情況進行監(jiān)督和指導。 第十二條 各部門 負責本部門文件材料的形成、積累和保管工作，并按照 本細則的要求及時移交辦公室綜合檔案室存檔。 第五章 管理內(nèi)容 第十三條 檔案室基本任務 負責檔案的接收、收集、整理、保管和提供利用工作，科學管理檔案，便于查找和利用。 (一 ) 負責做好檔案庫房的防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防光、防塵、防高溫、防有害氣體工作，確保檔案的安全。 (二 ) 負責做好保密工作，嚴防失、泄密現(xiàn)象發(fā)生。 14 (三 ) 接收、移出和銷毀檔案要嚴格履行審批手續(xù)，認真造冊登記。 (四 ) 檔案人員要保持相對穩(wěn)定，確因工作需要調(diào)整的，應在離職之前辦理交接手續(xù)。 負責檔案的統(tǒng)計、上報工作。 第十四條 生產(chǎn)技術檔案管理 檔案管理人員對承辦部 門或公司交來的檔案、圖紙、資料應進行分類、編目、登記、統(tǒng)計和必要的加工整理。 公司在安全生產(chǎn)技術、基本建設、安全管理、設備等技術管理中形成的文件資料應加以整理歸檔。 為便于檔案的管理和利用，生產(chǎn)技術檔案分以下四類： 生產(chǎn)技術類；安全管理類；基本建設類；設備類。 第十五條 文書檔案管理 (一 ) 檔案管理人員按照文件材料歸檔范圍、要求及移交手續(xù)，及時做好接收工作。 (二 ) 公司在生產(chǎn)活動中產(chǎn)生的具有保存價值的各種錄音、錄像、照片、底片、磁盤、光盤等應及時歸檔。 (三 ) 按照案卷質(zhì)量要求整理立卷。 (四 ) 按規(guī)定進行編目、排架。 (五 ) 積極做好利 用工作，編制檢索工具，如案卷目錄、聲像檔案目錄、專題目錄、文號索引、全宗介紹等。 第十六條 底圖管理 (一 ) 底圖是我公司在生產(chǎn)等活動中形成的重要檔案，底圖要集中統(tǒng)一歸檔案室保管。 15 (二 ) 歸檔的底圖要建立臺帳，按照底圖的保管要求形式存放在底圖柜內(nèi)，妥善保管不得丟失。 (三 ) 查閱、復制圖紙時，必須注明查閱理由、用途以及復制的份數(shù)，復制底圖時需經(jīng)主管副總批準。 (四 ) 底圖原則上不準修改，確因工作需要修改的，要經(jīng)公司領導批準，并要注明修改者姓名、修改日期、修改內(nèi)容。 第十七條 圖紙修改補充管理 (一 ) 圖紙修改必須經(jīng)主管領導、總工辦經(jīng)理、設計 者審批，由設計部門指定專業(yè)人員憑修改通知單進行修改，其他人不得擅自更改。 (二 ) 需要定期更改的圖紙，應由有關部門每隔一段時間將原底圖復查一次，若有變動及時更改。 (三 ) 圖紙更改完畢后，要將更改通知單與修改好的藍圖、底圖同時歸檔。 (四 ) 底圖修改一般采用杠改、刮改和更換新圖三種方法，更改時必須用繪圖墨水或碳素墨水。 (五 ) 修改較少時，可直接在圖面上“杠改”、“刮改”，修改人應在修改處注明“修改標記”，并簽署本人姓名和修改時間。 (六 ) 修改內(nèi)容影響原圖使用時，應另出新圖代替，原來圖紙作廢，新圖列入原圖紙目錄，并且注明所代替的原圖圖號，作廢的 圖紙應注明新圖的編號，根據(jù)需要另行保管。 (七 ) 檔案管理人員應認真檢查更改后歸檔的圖紙，如發(fā)現(xiàn)未按規(guī)定更改的或更改模糊不清的，或只更改藍圖未更改底圖者，要責成有關人員限期更改。 16 第十八條 立卷歸檔 (一 ) 歸檔范圍：凡是記述和反映公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的具有保存價值的文件材料（包括人事、行政、財務、工程建設等工作中形成的文件材料），均屬歸檔范圍。 (二 ) 歸檔時間 文書檔案一般應于次年 6 月底前立卷歸檔完畢。 會計檔案由財務部門負責整理立卷，暫在本部門保管一年，期滿后向檔案室移交。 生產(chǎn)技術檔案應于一項工程或其它技術項目工程完工后 1 個月內(nèi)或告一段落后，向檔案室移交，購進和引進設備的圖紙、說明書等文件材料應及時交檔案室統(tǒng)一管理。 聲像檔案應于一次會議、一項活動結束后半月內(nèi)歸檔。 (三 ) 歸檔要求 凡屬歸檔范圍內(nèi)的各種文件材料，必須由檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門和個人不得據(jù)為己有。 所有工程及設備招標工作中任何人不能將與招標有關的文件私自帶走，主辦部門必須將所有與招標有關的需存檔的資料收集后交檔案室存檔，檔案室按照主辦部門所列清單進行登記和辦理資料移交手續(xù)。 歸檔的文件材料必須收集齊全、完整，并加以系統(tǒng)整理，組成保管公司，符合案卷質(zhì)量標準，便于保 管和利用。 各類文件材料一般歸檔一式一份，公司發(fā)文及重要會議材料要歸檔三至四套。 永久、長期案卷內(nèi)文件材料，凡有圓珠筆、鉛筆、彩色墨水或復寫、17 復印等不耐久字跡的必須進行復制，復制件同原件一并立卷、歸檔。 凡是向檔案室移交的文件材料，應編制依據(jù)目錄一式兩份，移交時雙方應在移交目錄上簽字，各存一份。 第十九條 檔案保密管理 (一 ) 認真執(zhí)行公司關于檔案保密的有關規(guī)定。 (二 ) 不在家屬親友和無關人員面前討論公司機密。 (三 ) 不準在私人交往和通信中泄露檔案內(nèi)容，攜帶秘密檔案、資料外出工作時，不得違反保密規(guī)定，不準在公共場所談論檔案內(nèi) 容和保管情況。 (四 ) 嚴格執(zhí)行機密檔案的借閱審批手續(xù)和借閱手續(xù)，在指定地點閱覽，不得隨意抄錄。 (五 ) 檔案在立卷歸檔、整理保管、鑒定銷毀、提供利用等各個環(huán)節(jié)上都應注意保密。 (六 ) 檔案的提供利用、復制、摘抄，應根據(jù)秘密等級經(jīng)相應領導批準，辦理有關手續(xù)。 (七 ) 檔案管理人員應定期檢查檔案情況，發(fā)現(xiàn)泄密或可能泄密時應當立即采取補救措施并及時報告公司主管領導。 第二十條 檔案庫房管理 (一 ) 檔案庫房是公司機要部門，一切人員未經(jīng)許可，不得擅自進入庫房。 (二 ) 庫房內(nèi)應保持清潔、整齊，嚴禁吸煙和存放其他物品。 (三 ) 檔案庫房應備有“九防”設備和措施，出入庫 房的檔案，要仔細清點登記。 第二十一條 檔案鑒定銷毀 18 (一 ) 檔案鑒定應成立工作小組，由檔案管理專員組織專業(yè)人員和有關部門的人員對檔案進行鑒定。 (二 ) 對到期的檔案，要分析其內(nèi)容、來源、時間、完整程度，做到逐件、逐張的審查，便于統(tǒng)一認識、統(tǒng)一標準，保證質(zhì)量、提高效益，防止錯誤銷毀檔案。 (三 ) 要銷毀的檔案應辦理手續(xù)，寫出鑒定銷毀報告，登記銷毀清冊，一式兩份經(jīng)鑒定小組鑒定并經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后方能銷毀。 (四 ) 在銷毀檔案時要指定兩人負責監(jiān)銷，防止檔案遺失和泄密，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字。 第二十二條 檔案利用 (一 ) 檔案室應設立檔案閱覽 室，配置必要的閱檔設備，為開展檔案利用工作提供必要的條件。 (二 ) 利用范圍 1、 公司保管檔案均為現(xiàn)行檔案，主要供公司和上級公司使用，不屬于開放范圍，一般不對外提供利用。 2、 機密檔案只限于公司高管、董事會成員及相關部門借閱，而且必須經(jīng)過總經(jīng)理或主管副總批準，方能在檔案室查閱，不準帶出檔案室。 (三 ) 利用方式 1、 在檔案室利用。 2、 借到各部門辦公室利用。 (四 ) 利用手續(xù) 1、 凡利用檔案者都應規(guī)定填寫檔案借閱登記簿，利用檔案解決重大問題或取得較大經(jīng)濟效益、社會效益的事例，應及時向檔案部門反饋，19 填寫檔案利用效果登記表，交檔案部門存查。 2、 利用 本部門檔案和其他部門非機密檔案者，檔案管理人員可直接提供利用。 3、 檔案一般不提供給外公司利用，外公司確需利用檔案者，必須持公司介紹信，注明利用者的身份、查檔內(nèi)容和利用目的，經(jīng)接待部門經(jīng)理、主管副總批準方可利用。 (五 ) 以下情況應立即將檔案歸還檔案室 1、 因事外出，請假超過 7 天者。 2、 檔案室因工作需要需收回者。 3、 因工作調(diào)動、退（離）職者等。 (六 ) 利用檔案要求 1、 各種檔案的利用，必須嚴格執(zhí)行保密制度。 2、 利用者應愛護檔案資料，保證所用資料的完好無損，不得隨意折疊和圈劃，嚴禁拆卷、涂改、勾畫、加注，增刪和抽頁，不得轉(zhuǎn)借他人。 3、 利用者可 根據(jù)工作需要摘抄或復制檔案內(nèi)容。需摘抄或復制一般檔案時，需經(jīng)檔案管理人員同意；摘抄和復制重要機密檔案必須按公司有關領導批準的范圍，并經(jīng)檔案管理人員審查同意，方可進行，不得抄錄或與查檔目無關的檔案內(nèi)容。 4、 檔案借出時間一般不超過 1 個月，如遇特殊情況，需經(jīng)主管領導批準方可延長借閱時間，歸還時經(jīng)清點無誤，檔案管理人員方可簽收。 5、 凡借出檔案發(fā)生遺失或損壞時，利用者應立即報告檔案管理專員或檔案管理員，采取彌補措施，對所產(chǎn)生的后果利用者負全部責任，并按公司有關規(guī)定處理。 20 6、 外公司利用檔案，一般不得借出或復制檔案，且只能在檔 案室查閱檔案。 第二十三條 檔案整理 (一 ) 檔案整理工作的原則是保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。 (二 ) 檔案整理工作的主要內(nèi)容：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、立卷、案卷的排列、案卷目錄的編制以及全宗排列等。 (三 ) 檔案整理工作的工作程序：確定分類方案編寫立卷類目平時歸卷立卷案卷排列給定檔號編制案卷目錄等。 第二十四條 技術資料管理 (一 ) 為保證技術資料信息的共享，公司所有技術資料由檔案室統(tǒng)一保存和管理。 (二 ) 技術資料訂閱：每季度由檔案室通知各部門訂閱技術資料有關事項。各部門將欲訂閱的技術資料目錄、費用、份 數(shù)等計劃匯總至檔案室， 由檔案室管理人員編制采購計劃，報經(jīng)公司領導批準后，方可訂閱、采購。特殊情況由各部門專業(yè)人員采購的圖書均應在檔案室辦理相關手續(xù)，再行出借；各部門在業(yè)務交往過程中收到的贈閱資料、信息、論文、圖書，除特殊專用留用外，均應送交檔案室留存。 (三 ) 凡借閱資料均須填寫資料借閱登記簿。員工借閱的資料應在歸還期內(nèi)及時歸還檔案室，不得損失和遺失，否則應進行賠償。員工離開公司時，應交還借閱的圖書資料，個人積累的與公司有關的工作資料不得帶走，均應由所屬部門和檔案室接收、整理、歸檔。 21 第一章 總 則 第一條 為加強證照管理，規(guī)范使用程序，依據(jù)國家有關規(guī)定，結合公司實際，特制定本辦法。 第二條 證照管理遵循“統(tǒng)一建檔、規(guī)范使用、分級保管、專人負責”的原則。 本辦法適用于公司及下屬企業(yè)。 第二章 職責與范圍 第三條 管理職責 （一）相關證照按照權屬原則由權屬公司管理。公司辦公室是全公司證照的管理部門和責任部門，負責對全公司的證照管理工作進行管理。 （二）辦公室負責人為證照管理 第一責任人，分管證照工作的 專管員 是管理直接責任人。 第四條 根據(jù)公司經(jīng)營管理實際，證照分為以下四大類： (一 )一類證 (權證類 )：由政府職能部門核準或頒發(fā)的權屬證明，包括國土使用權證、房屋產(chǎn)權證、他項權證及有價證券等。 文件名稱 證照管理制度 部 門 發(fā)布日期 文件編號 版本號 0 次 1 編制 : 審核 : 批準： 共 5 頁 22 (二 )二類證（資質(zhì)類）：企業(yè)資質(zhì)類證明等，包括資質(zhì)等級證書、各行業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營許可相關證件等。 （三）三類證（經(jīng)營類）：由金融部門 (公司 )頒發(fā)的各類有效證件如貸款卡等、 機動車輛準行 (許 )證、購置稅完稅證明、企業(yè)工商營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、法人證、法人代表身份證、稅務登記證等。 （四）其他類 ：企業(yè)所獲的各類榮譽證、牌、匾；由社會團體頒發(fā)的相關證照如會員證、理事證等。 第三章 證照辦理 第五條 工作職責 辦公室負責人為公司證照辦理的第一責任人。 第六條 審批及辦理流程 （一）一類證的辦理 本公司 (部門 )經(jīng)辦人員提出申請 公司（部門）分管領導審核 公司（部門）主要負責人審批 經(jīng)辦人員按照政府有關部門要求辦理。 他項權證的辦理按照融資貸款抵押審批程序執(zhí)行，由財務管理部門辦理人員辦理。 （二） 二類證的辦理 辦公室負責人提出申請 公司（部門）分管領導審核 主要負責人審批 指定經(jīng)辦人員按照政府有關 部門要求辦理。 （三） 三類證的辦理 經(jīng)辦人員提出申請公司（部門）分管領導按照審批權限審批經(jīng)23 辦人員按照政府有關部門要求辦理。其中： 貸款卡的辦理：財務部門經(jīng)辦人員提出部門（公司）主要負責人審核公司分管財務的副總裁審批（公司貸款卡由分管財務副總裁審核，由總經(jīng)理授權委托人審批）由經(jīng)辦人辦理。 企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、法人代表證、組織機構代碼證的辦理：提出申請 公司分管領導審核 辦公室負責人指定專人負責辦理。 稅務登記證的辦理：公司財務部門提出 公司主要負責人審核 財務負責人審批 公司財務部門負責辦理。 第四章 證照管理 第七條 管理職責 （一）一類證（權證類）：由公司財務部負責管理； （二）二類證（資質(zhì)類）：由辦公室專管員負責管理； （三）三類證（經(jīng)營類）： 1、由金融部門 (公司 )頒發(fā)的各類有效證件如貸款卡等由公司 財務部 管理； 2、機動車輛準行 (許 )證由辦公室管理； 3、購置稅完稅證明由財務部管理； 4、企業(yè)工商營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、法人證、法人代表身份證由公司辦公室管理； 5、稅務登記證由公司財務部管理。 （四）其他類：由公司辦公室負責管理。 24 第八條 管理流程 證照辦理完畢，經(jīng)辦人員及時履行正式交接手 續(xù)，交由證照使用公司的專管員管理 證照的移交由公司負責人監(jiān)交 證照交接完成后，證照專管員及時建檔登記 證照復印件報證照專管員備案。 第九條 管理要求 （一）專管員建檔登記項目包括證照名稱、頒發(fā)部門、數(shù)量、登記日期、啟用時間、有效期限、年審年檢情況等。建立證照目錄表，并進行動態(tài)信息管理。 （二） 公司應設證照專管員 。證照專管員原則上不得隨意調(diào)整、調(diào)動或離職，確因工作需要調(diào)整、調(diào)動或離職的，應報分管副總并征得同意后，方可辦理交接手續(xù)。交接時公司由辦公室負責人負責監(jiān)交。 第五章 證照使用 第十條 證照使用及 審批流程 使用人填寫申請表（附表二） 辦公室負責人審核 公司主要負責人審批 申請?zhí)岢鋈寺男薪璩鍪掷m(xù)。其中： （一）牽涉到擔保、抵押時，由使用人提出申請，使用人公司和管理公司主要負責人審核，報公司分管財務副總和總經(jīng)理審批。審批程序完結后，再由申請?zhí)岢鋈寺男薪璩鍪掷m(xù)。 （二）使用貸款卡時，按照資金貸款審批程序一并審核、審批。 （三）使用企業(yè)法人代表身份證，須經(jīng)本人或授權委托人批準。 （四）使用稅務登記證，應先填寫使用申請單，公司財務部門負責人審25 核，公司主要負責人審批后方可借出。 第十一條 工作要求： （一）借 用證照一般使用副本，若需借用正本，應在審批表中特別注明。 （二）使用證照復印件時，證照專管員須加蓋附有“與原件一致”、“使用用途”和“有效期限”等內(nèi)容的藍色印章。 （三） 證照原件使用完畢后，須及時歸檔并辦理登記手續(xù) 。 第六章 年檢年審 第十二條 證照年檢年審由本公司辦公室負責按照國家有關部門時間及相關要求辦理。 工商營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、資質(zhì)等級證的年檢 (審 )，由財務部負責協(xié)辦；稅務證、貸款卡等由各級財務部門負責人負責辦理；其它證照由辦公室負責辦理。 第七章 變更和注銷 第十三條 工作流程 公司 專業(yè)部門提出，填寫申請表（附表一）公司分管領導和第一負責人審核報上一級領導審批后 辦理相關證照的注銷手續(xù) 注銷完畢需要報公司總裁辦備案。 第十四條 注銷證照須按照政府職能部門的相關規(guī)定與要求辦理。 26 第一章 總 則 第一條 為規(guī)范會議程序，提高公司總體決策管理能力和辦事效率，更好地協(xié)調(diào)工作，研究落實重大事項的對策措施和尋求解決有關問題的方法，預防和糾正工作中存在的問題，順 利完成公司預算考核目標，并保證公司各項管理工作規(guī)范、高效、有序，特制定本制度。 第二條 公司對各級管理者貫徹充分授權管理的指導思想，采用誰主管誰決策、誰主管誰管理的管理思路。 第三條 與會人員應對會議的各自的表決意見及有關保密內(nèi)容嚴格保密，并嚴格遵守執(zhí)行會議的各項決定。 第四條 會議按類別、內(nèi)容不同由相關部門組織，并做好會議管理。 第五條 本制度適用于公司所屬部門。 第二章 會議類別 第六條 本制度所指的會議包括公司總經(jīng)理辦公會議、中層干部會議、經(jīng)濟分析會、經(jīng)營分析會議、專題會議、部門日常管理例會 和接待會議等。 第七條 專題會議指公司生產(chǎn)管理、經(jīng)營管理、安全管理、工程管理、文件名稱 會議管理制度 部 門 發(fā)布日期 文件編號 版本號 0 次 1 編制 : 審核 : 批準： 共 10 頁 27 合同評審等會議。 第二章 會議的組織管理 第一節(jié) 總經(jīng)理辦公會 第八條 總經(jīng)理辦公會是對公司發(fā)展和管理中的重大事項的研究與決策。內(nèi)容包括但不限于組織實施公司董事會的決議、分解落實公司年度計劃、討論確定公司發(fā)展戰(zhàn)略目標和投融資計劃；對公司生產(chǎn)經(jīng)營中的重大事項進行分析、研究、決策；討論公司重要人事任免、機構設置以及制度審議等。 第九條 總經(jīng)理辦公會議原則上每半月召開一次。特殊情況可臨時召開。 第十條 總經(jīng)理辦公會議由公司總 經(jīng)理主持，公司副總經(jīng)理、董事長助理等成員參加，參加會議的人員應積極發(fā)言、明確表態(tài)。 總經(jīng)理辦公會研究討論專題問題時，如有必要可通知相關部門負責人列席。 第十一條 總經(jīng)理辦公會由公司辦公室通知、記錄和整理紀要。 第二節(jié) 中層干部會議 第十二條 中層干部會議是公司圍繞戰(zhàn)略發(fā)展、重大決策和重大事項等工作而適時召開的會議。月度、季度、年度經(jīng)濟分析會議是其中一項重要會議。會議傳達、落實公司管理理念、思想、重大決策、決定。通報公司生產(chǎn)經(jīng)營、管理和發(fā)展情況，總結工作情況，表揚先進、批評落后，統(tǒng)一思想、明確責任。激發(fā) 中層干部的工作積極性，提高凝聚力、戰(zhàn)斗力和工作效率。 28 第十三條 召開中層干部會議由公司總經(jīng)理批準，參加人員原則上為公司各部門副職及以上人員。 第十四條 公司中層干部會議的組織單位由公司辦公室通知、記錄和整理紀要。 第三節(jié) 經(jīng)濟分析會 第十五條 經(jīng)濟分析會是公司對月（季）度生產(chǎn)經(jīng)營完成情況進行總結分析、查找問題、制定措施并解決問題的會議。會議聽取各部門有關上月工作匯報和總結，由會議主持人對此作出明確的評價，針對存在的問題分析原因，指出計劃完成較差或執(zhí)行不力的責任部門或人員，提出解決辦法，分析、研究和落實 改進方案，明確提出并責成相關部門按照會議要求保質(zhì)保量完成規(guī)定的任務。 第十六條 經(jīng)濟分析會原則上每月的第一個周二召開，特殊情況可臨時召開。 第十七條 召開經(jīng)濟分析會議由公司總經(jīng)理批準，分管經(jīng)營的副總經(jīng)理主持，參加人員原則上為公司各部門副職及以上人員。 第十八條 公司經(jīng)濟分析會議的組織單位由公司辦公室通知、記錄和整理紀要。 第四節(jié) 生產(chǎn)經(jīng)營分析會議 第十九條 生產(chǎn)經(jīng)營分析會是公司逐項檢查本期制定的各項計劃完成情況和制度執(zhí)行情況；分析生產(chǎn)各項指標、技術改造、市場動態(tài)、產(chǎn)品價格、客戶管理情況以及存在問題，通過分 析比較，找出差距，落實整改，不斷提升公司管理水平和經(jīng)濟效益；研究解決公司生產(chǎn)經(jīng)營過程中存在的29 問題，協(xié)調(diào)各部門之間的工作關系；對總經(jīng)理辦公會、經(jīng)營分析會各項決議進行貫徹落實的會議。 第二十條 生產(chǎn)經(jīng)營分析會議原則上每半個月召開一次。 第二十一條 生產(chǎn)經(jīng)營分析會議由公司分管經(jīng)營的副總經(jīng)理主持，公司經(jīng)營等相關部門全體人員參加。 第二十二條 生產(chǎn)經(jīng)營分析會議由公司經(jīng)營部門通知、記錄和整理紀要。 第六節(jié) 專題會議 第二十三條 公司專題會議是分析、研究近期成本管理、經(jīng)營管理、預算管理、合同評審等方面存在的突出問 題，提出解決辦法，明確并責成相關部門按照會議要求保質(zhì)保量完成規(guī)定的任務的會議。 第二十四條 公司有關生產(chǎn)、安全、經(jīng)營、安全、設備、預算等方面的專題會議每月至少召開一次。 第二十五條 專題會議由公司總經(jīng)理批準，分管的副總經(jīng)理（董助）主持，公司各車間及職能部門的相關負責人參加。 第二十六條 專題會議由所屬分管部門組織并承辦通知、記錄和整理紀要，辦公室協(xié)調(diào)安排會議室。 第二十七條 專題會議結束后 1 個工作日內(nèi)，由承辦部門將此方面的專題會議紀要經(jīng)會議主持人審核簽發(fā)后執(zhí)行，同時報送上級組織備案。 第七節(jié) 部門日 常管理例會 第二十八條 公司所有部門必須有效地召開部門日常管理例會，并保證做到會議的質(zhì)量達到公司規(guī)定的目的。公司辦公室負責對各車間、部門的30 會議質(zhì)量、會議時間、會議效果等進行過程抽查或評估。 第二十九條 部門日常管理例會至少涵蓋如下內(nèi)容：傳達貫徹公司會議、文件及領導指示精神；了解本部門及下屬本期工作完成情況，總結存在的問題，提出相應的處理意見；制訂下期工作計劃，糾正不正確的工作方法和工作行為；利用科學的分析方法進行研究分析部門開展各項工作過程中存在的問題，確定改進辦法，制訂有效的預防措施；分析部門員工提出的工 作問題并討論研究相關解決辦法和改進措施；以恰當?shù)男问介_展批評和自我批評，融洽成員之間的關系，營造團結進取的氛圍；安排專題培訓等。 第三十條 部門日常管理例會原則上每周召開一次，由部門負責人主持，必要時邀請分管領導參加。 第三十一條 公司所有部門必須保存完整的部門日常管理例會原始簽到記錄和會議記錄，保存期為 1 年。 第八節(jié) 對外接待會議 第三十二條 對外接待會議主要包括政府機關和上級領導來公司檢查、指導工作的匯報會議。 第三十三條 對外接待會議視來賓級別和來訪目的由公司總經(jīng)理或相關的分管副總經(jīng)理（董助）接 待，相關部門負責人參加；屬于業(yè)務對接的由公司分管副總經(jīng)理（董助）和指定人員接待。 第三十四條 對外接待會議屬公司層面的由公司辦公室負責聯(lián)系和組織；屬于業(yè)務對接和專題內(nèi)容的由公司對接部門負責聯(lián)系和組織，公司辦公室可協(xié)調(diào)會議室安排接待等工作。 31 第九節(jié) 其他會議 第三十五條 公司股東會、董事會、監(jiān)事會等其他會議，可根據(jù)實際或部門職責由公司有關部門對應組織。 第三章 會議的組織、管理和服務 第一節(jié) 會議的組織 第三十六條 會議的批準 （一）臨時召開的公司級內(nèi)部小范圍會議須經(jīng)分管領導批準，公司級大型會議須 經(jīng)總經(jīng)理批準。 （二）本制度已列出的會議按照規(guī)定程序批準。 第三十七條 涉及公司多個部門共同召開并有公司領導參加的會議，由會議主要牽頭部門與辦公室聯(lián)系，備案會議情況；需辦公室協(xié)調(diào)安排的，由辦公室統(tǒng)一安排。 第三十八條 會議組織包括但不限于會議通知、會議時間、會議地點、會議主持人、參會人員、會場安排、會場布置、會議設施準備、會議材料擬稿和發(fā)放、會議記錄、會議錄音錄像攝影、會議紀要以及會場橫幅、會議宣傳等。 第三十九條 會議通知 （一）會議需提前通知，一般會議應提前半個工作日以電話或其他方式通知，大型會議 需至少提前 2 個工作日下發(fā)正式書面通知。 （二）會議通知包括但不限于會議時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容和要求等。 第四十條 會議的準備 32 （一）做好會議通知。確保應到人員按時參會。 （二）做好會場的落實和安排，包括會場環(huán)境的布置和設施檢查及服務。人員和服務用品。 （三）做好參會人員的引導和組織。 （四）重要接待會議應制定會議及接待方案，方案內(nèi)容包括但不限于接機接站、車輛調(diào)度、餐飲、住宿、橫幅、席卡、攝影攝像、公共活動等安排。 第二節(jié) 會議室的管理與 服務 第四十一條 公司會議室由公司辦公室負責日常管理。 第四十 二條 會議室的日常管理包括但不限于會議室的安排使用、環(huán)境保潔、設施管理、會議服務等。 第四十三條 會議室要做到會議召開前 30 分鐘各項工作準備結束，會后 30 分鐘會場清潔工作結束，特殊情況根據(jù)實際情況另行安排。 第四十四條 公司各部門召開會議需要借用其他部門管理的會議室的，由會議主辦單位提前 2 小時與會議室管理部門聯(lián)系安排。使用時，務必保持環(huán)境整潔和設施安全。 第四十五條會議室重要會議的服務，由辦公室根據(jù)實際情況安排。其他日常及業(yè)務會議由會議組織部門安排服務。 第四章 會議資料管理 第一節(jié) 會議紀要的整理與印 發(fā) 第四十六條 會議紀要的整理和會議以其他形式公開內(nèi)容由會議組織部門負責擬寫和下發(fā)。 33 （一）總經(jīng)理辦公會議、中層干部會議、經(jīng)濟分析會、生產(chǎn)經(jīng)營分析會議、議須整理會議紀要，會議紀要具有與公司規(guī)章制度具有同等的效力。 （二）專題會議根據(jù)安排整理會議紀要。 （三）其他各類會議可視情況整理成會議紀要和其他形式的簡報等。 第四十七條 會議紀要的簽發(fā) 總經(jīng)理辦公會議、中層干部會議、經(jīng)濟分析會結束后，公司辦公室及時整理會議紀要，報公司總經(jīng)理審核、簽發(fā)后印發(fā)。其他會議紀要由會議組織部門及時整理，報分管領導審核簽發(fā)后印 發(fā)。 會議紀要的發(fā)放范圍是參加會議的領導和有關的部門。 第四十八條 會議紀要整理和印發(fā)應在 2 個工作日內(nèi)完成，特殊情況除外；若會議紀要決定、事項涉及保密內(nèi)容，應派人直接送達簽收。 第二節(jié) 會議紀要的格式 第四十九條 各種會議紀要行文的印制格式原則上要求按照公司統(tǒng)一要求制作，主要包含以下基本要點： （一）文本全部使用 A4 型紙。 （二）文頭用“某某公司某某會議紀要 (可分兩行排列 )”的指定標題，用小一號宋體套黑字，正文部分用四號仿宋體非套黑字。 （三）如需要標識秘密等級或緊急程度，以三號黑字體頂格標識在版心右上角 第 1 行，兩字之間空 1 字；如兩類標識需要同時標識，秘密等級頂格標識在版心右上角第 1 行，緊急程度頂格標識在版心右上角第 2 行。 （四）發(fā)文字號由年份和序號組成，在發(fā)文機構標識下空 2 行，用小四號宋體非套黑字，居中排版，年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應標34 全稱，用六角括號“”括入，如 2009 20 號。 （五）成文時間用漢字將年、月、日標全，“零”寫作“”。 （六）頁碼用 4 號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下一行，空白頁不標識頁碼。 （七）會議紀要需有“抄報”或“發(fā)”，左空兩格用 3 號宋體字標識“抄報”， 后標全角冒號；抄送機關間用頓號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊，在最后一個抄送機關標句號。 第三節(jié) 會議資料的存檔 第五十條 各類會議資料必須存檔。總經(jīng)理辦公會議、中層干部會議、經(jīng)濟分析會和公司級專題、接待等會議資料由辦公室負責按季度分類分次存檔。按年度移交公司檔案室；其他會議資料由各承辦部門自行存檔。 第五十一條 公司重大會議等會議資料存檔實行一會一存。存檔內(nèi)容包括會議通知、會議記錄、文字和宣傳資料、影像錄音資料、圖片及會議紀要等。 第五章 會議精神的督辦 第五十二條 公司辦公室負責對總經(jīng)理辦公會議 、中層干部會議、經(jīng)濟分析會及有關專題會議的重大決定事項進行督辦。 第五十三條 對會議的決議和明確的內(nèi)容，責任部門和人員必須認真履行，按照會議要求的時間完成，相關部門、人員予以支持、配合。 第五十四條 公司辦公室負責對會議決定事項進行分類整理，按照會議要求的時間以督辦提示函和督辦通知書對有關責任人和責任部門進行逐項督辦，并定期整理督辦報告向公司領導匯報。 35 第六章 會議紀律和要求 第五十五條 會議開始前必須由本人簽到，如不能到會應向會議主持人履行請假手續(xù)。 第五十六條 不允許遲到、早退，中間有急事 需離開會場應向會議主持人請假。 第五十七條 會議期間應將移動通訊工具關機或置于振動位置，如遇緊急事情應到會場外接聽。 第五十八條 會議發(fā)言要言簡意賅，按照規(guī)定時間發(fā)言。 第五十九條 會議務求精簡高效，嚴肅認真，若無特殊情況，會議時間應控制在 120 分鐘內(nèi)。各級會議主持人應主動接受監(jiān)督。 第六十條 會議期間與會人員注意傾聽他人發(fā)言，積極參與討論，充分尊重他人，不提倡對某一問題無休止地爭論。 第六十一條 做好會議保密工作。密級會議原則上禁止撥打手機或錄音。參會人員禁止傳播密級會議內(nèi)容。 36 第一章 總 則 第一條 為加強辦公用品管理 ,規(guī)范辦公用品的申購、入庫、保管、發(fā)放、 使用、報廢、盤存、交接程序，提高利用效率，厲行節(jié)約，避免浪費，特制定本制度。 第二條 辦公室負責公司辦公用品的歸口管理。 第二章 辦公用品的分類 第三條 辦公用品按使用性質(zhì)分為固定資產(chǎn)和低值易耗品兩類。 第四條 固定資產(chǎn)主要指：辦公桌椅、文件柜、電腦、打印機、投影儀、相 機、印鈔機、 空調(diào)等價值較高的物品。 第五條 低值易耗品：簽字筆、圓珠筆、鉛筆、刀片、膠水、膠帶、卷刀、 橡皮擦、直尺、釘書機、打孔器、文件夾、文件架、記事本、打印紙、復印紙、便簽紙、檔案袋（盒）、紙杯、印泥、計算器、剪刀、 U 盤、電池、電話機、電風扇等價值較低的日常用品。 第三章 辦公用品申請和審批 第六條 各部門根據(jù)本部門辦公用品消耗和使用情況，于當月 25 日前編制文件名稱 辦公用品管理制度 部 門 發(fā)布日期 文件編號 版本號 0 次 1 編制 : 審核 : 批準： 共 5 頁 37 下月辦公用品需求計劃（固定資產(chǎn)不設月度計劃，根據(jù)實際需要情況通過正常審批程序購置），經(jīng)部門經(jīng)理簽字后報辦公室，逾期視為無需求。 第七條 辦公室根據(jù)各部門對辦公用 品的實際需求量進行月度計劃編制，于下月 5 號前報主管行政副總經(jīng)理審核后，形成采購計劃。 第八條 低值易耗品（單品價值 200 元）申請流程：編制部門月份辦公 用品申請計劃部門經(jīng)理審核辦公室確認。 第九條 固定資產(chǎn)（單品價值 200 元）申請流程：填寫辦公用品申請單 部門經(jīng)理審核行政副總經(jīng)理批準辦公室確認。 第十條 臨時急需的辦公用品（計劃外）申請流程：填寫辦公用品申請單 部門經(jīng)理審核部門總監(jiān)審批總經(jīng)理批準辦公室確認。 第四章 辦公用品的采購及結算 第十一條 辦公室根據(jù)制定的采購計劃實 施采購行為，并于月底前完成。 在實施采購時辦公室應做好供應商的建檔工作，編制出常用辦公用品的價格表，把握好辦公用品的價格行情，做好供應商的比對、甄選工作，盡最大可能控制好辦公用品的采購成本。 第十二條 辦公室將常用辦公用品價格表交一份財務部保管，財務部在接到相應付款單據(jù)時應當再次核對相應品種的單價和總金額及簽收人的簽字，確認無誤后給予付款。 第五章 辦公用品的管理 第十三條 在供應商送來所購的辦公用品后，由辦公室專人進行驗收，驗收合格后，由辦公室負責簽收，辦理入庫手續(xù)。 38 第十四條 辦公用品入庫后，辦公室需根據(jù)銷貨清 單登記入帳。 第十五條 辦公室需定期查看庫存，根據(jù)辦公用品的消耗或領用情況，確定和保持合理的庫存種類和數(shù)量，以保證正常辦公需要的及時滿足，提高供給效率。 第十六條 辦公室應劃定相應的存放區(qū)域，對辦公用品實行封閉保存，防止辦公用品受潮、蟲柱、損壞或丟失，保證辦公用品的功用和性能。 第十七條 辦公室根據(jù)辦公用品臺帳，定期或不定期盤點，查對臺帳與實物，保證帳實相符。 第十八條 對于大件管理實行保管責任制。實行使用人、領取人、保管責任人三合一的辦法，對保管責任進行歸屬。辦公室將根據(jù)不同時期的現(xiàn)實情況合理編訂納入保管 責任制的大件管理目錄?，F(xiàn)階段的大件管理范圍暫定為：電腦極其配件、電話機、電風扇、計算器。 第十九條 對因個人工作失誤、非正常使用而對辦公用品造成的重大異常損耗，將根據(jù)個人責任的程度，由責任人承擔所造成相應損失部分的賠償。 第二十條 實行定期盤存制。盤存頻率為 1 次 /月，辦公室將于每月的 25 號 -31 號內(nèi)抽取時間進行大件管理品的盤存。盤存內(nèi)容包括檢查相應的辦公用品的存在情況、問題情況，并讓相應的保管人簽字確認，以便及時地發(fā)現(xiàn)問題、處理問題。 第六章 辦公用品的領用 第二十一條 采購的辦公用品入庫后，辦公室應通知 各部門申請的辦公用品已到位，各部門需認真填寫領料單，注明用途，經(jīng)部門經(jīng)理簽字、辦公室審核后領用。 39 第二十二條 在領用時，發(fā)放出去的辦公用品應當由辦公室做好相應的領用記錄，明確領用部門，領用人，領用日期。 第二十三條 領用人應當在辦公室的辦公用品個人領用臺帳的記錄上簽字。涉及固定資產(chǎn)的，必須是使用人前來領取簽字，以明確保管責任。 第二十四條 新員工（管理人員）入職每人按標準配備：簽字筆 1 支、記事本 1 本、文件架 1 組、文件夾 2 個。由辦公室統(tǒng)一辦理。 第二十五條 已領取電話、計算器、訂書機、打孔機 、筆筒、剪刀等耐用辦公用品的，原則上不再發(fā)放。如重復申請應說明原因或憑損壞原物以舊換新，杜絕虛報、冒領。如人為損壞或遺失，由個人負責賠償。 第七章 辦公用品的報廢、交接與回收 第二十六條 公司對固定資產(chǎn)的報廢實行審批管理。各部門如有固定資產(chǎn)損壞，不能使用的，應當依據(jù)以下程序進行處理： 1、對簡單問題的可以自行修理。但對有保修服務的，且在保修期內(nèi)的，不得擅自自行處理。 2、可維修品出現(xiàn)問題的應當提交辦公用品維修申請單至辦公室統(tǒng)一進行處理。 3、對維修不成的固定資產(chǎn)實行報廢處理。報廢應當是在對可能維修的、提交過維修申請、經(jīng)過維修但無法修好的情況下，或是是對無條件維修的、經(jīng)過了辦公室的故障認定，方可由該管理品的保管人填寫辦公用品報廢申請單，經(jīng)辦公室簽字確認后報廢事項方為成立。報廢品原購買價值單件超過 1000 元的，須總經(jīng)理批準。 4、 報廢品在得到報廢審批后應當由辦公室進行回收處理，以求極可能開40 源節(jié)流。 5、 固定資產(chǎn)在完成報廢程序后，應當從固定資產(chǎn)登記表上核銷，并附上辦公用品報廢申請單。 第二十七條 員工因離職或工作崗位變動等原因需進行辦公用品交接或收回時，應嚴格遵守交接回收程序。 第二十八條 移交 人需逐項列出物品清單，接交人應仔細點驗，辦公室根據(jù)移交清單進行核實、遇有損壞的要求移交人書面標明，視該物品金額的大小情況，是否追究移交人的責任，另行處理。 41 第一章 總 則 第一條：適用范圍：公司名下所有車輛。 第二條：辦公室為車輛管理的執(zhí)行部門。公司所有車輛的證照及稽核等事務統(tǒng)一由辦公室管理。所有車輛可由辦公室統(tǒng)一調(diào)派。 第一章 駕駛人員管 理 第三條：專職駕駛員的錄用 一、駕駛員招聘條件 1. 身體健康，年齡在 23 32 歲； 2. 要求熱愛駕駛工作，具備高中以上學歷，有本地區(qū)正式戶口； 3. 五年以上從事駕駛工作經(jīng)歷，駕駛經(jīng)驗豐富，駕駛執(zhí)照準駕車型為“ B 型”及以上； 4. 具備較強的車輛維修保養(yǎng)專業(yè)知識，有對車輛一般故障的判斷、排除能力。 二、招聘駕駛員程序 1. 辦公室根據(jù)公司的經(jīng)營發(fā)展需要負責統(tǒng)一公開招聘駕駛員，并由其進行初試，初試合格后轉(zhuǎn)辦公室復試； 文件名稱 車輛管理制度 部 門 發(fā)布日期 文件編號 版本號 0 次 1 編制 : 審核 : 批準： 共 11 頁 42 2. 辦公室負責對應聘駕駛員進行復試登記、專業(yè)駕駛技能考核及路考，復試合格后報行政副總審批同意后，按公司相 關的人事規(guī)章制度辦理正式錄用手續(xù)。 第四條：車管職責 一、 公司下屬的車輛由辦公室指定專人負責管理。 二、辦公室車輛負責人負責登記出車記錄、車輛維修保養(yǎng)情況、行駛公里數(shù)、油耗統(tǒng)計、交通違章及事故統(tǒng)計，對所屬車輛進行績效考核。 三、 辦公室 車輛負責人將車輛統(tǒng)計情況以報表形式于次月三日前通過報行政副總，如有特殊情況逾期上報的，必須事先報行政副總說明情況，否則一律嚴處。 四、辦公室 車輛負責人應定期檢查所屬車輛的維護情況和車容車貌衛(wèi)生情況，并且采取不定期突擊檢查方式，對上述問題進行明查暗 訪，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)違規(guī)者，對該駕駛員進行嚴肅警告，并責令其限期整改。 第五條： 駕駛員日常管理 一、安全管理 1. 公司駕駛員必須遵守中華人民共和國道路交通管理條例及有關交通安全管理的規(guī)章規(guī)則，安全駕車。并遵守本公司其它相關規(guī)章制度。 2. 駕駛員不得私自將公司車輛開回家（經(jīng)分管領導批準除外），或作私用，違者將進行處罰，駕駛員下班后必須將車鑰匙交回辦公室。私自用車時若發(fā)生事故，導致違規(guī)、損毀、失竊以及駕駛員傷亡，扣除理賠款后全部費用由用車人承擔，并報辦公室，根據(jù)情節(jié)性質(zhì)，對駕駛員進行處理。 3. 定期（月或季度）由辦公室組織全體 駕駛員召開“交通安全工43 作會”，進行交通安全法規(guī)培訓、本階段工作總結、獎懲通報。 4. 對屢次違規(guī)的駕駛員，由辦公室負責人對其進行警告談話；違規(guī)情節(jié)嚴重的駕駛員，由辦公室負責人上報行政副總審批同意，對該駕駛員實施待崗學習。 二、駕駛員日常行為規(guī)范 1. 注意個人衛(wèi)生，儀容儀表整齊，態(tài)度熱情、工作認真、服從車輛負責人調(diào)度。 2. 駕駛員對乘客要熱情、禮貌，說話應文明。車內(nèi)客人談話時除非客人主動搭話，不要隨便插嘴?？蛻羲投Y品未經(jīng)領導同意，不準自用，及時交由公司處置。 3. 駕駛員必須按派車單指定地點合理行駛，不得擅自偏離路線（ 50 公里 內(nèi)）。改變路線需經(jīng)主管領導同意。 4. 駕駛員應愛惜公司車輛，每天早晨必須按時上班，出車前四十分鐘應對車輛做好基本檢查（如：方向、剎車、水箱、油量、機油、輪胎氣壓、內(nèi)外觀清潔等），確保及時出車。 5. 駕駛員對所開車輛的各種證件齊全或有效性應經(jīng)常檢查，出車時保證證件齊全。嚴格遵守交通安全法規(guī)，避免發(fā)生交通違章及安全事故。 6. 空車返回時，不得隨意帶客，貨車不能私自帶貨，發(fā)現(xiàn)后根據(jù)情節(jié)性質(zhì)，對駕駛員進行處理。 7. 平時經(jīng)常注意車輛的保養(yǎng)，經(jīng)常檢查車輛的主要機件。天氣不冷要求本車駕駛員擦洗所駕駛車輛，保持車內(nèi)外的清潔衛(wèi)生。出車回來 后，要檢查存油量，發(fā)現(xiàn)存油不足一格時，應立即加油，不得出車時才臨時去加油。 8. 駕駛員發(fā)現(xiàn)所駕車輛有故障時要立即檢修。同時應立即報告辦公室車輛負責人，并提出具體維修意見。未經(jīng)批準，不許私自修理。 44 9. 駕駛員在上班時間內(nèi)未被派出的，應隨時在本崗待命。不得在其他公共辦公區(qū)域翻看報紙、聊天、玩電子游戲等與上班不符的活動。有事離開時要告知調(diào)度去向、時間。對工作安排應無條件服從，不準借故拖延或拒不出車。對工作安排有意見，可事后向上級領導反映。 10. 公司車輛不得借予非本公司人員使用，不得將自己保管的車輛隨便交給他人駕駛或練習駕駛， 嚴禁將車輛給無證人員駕駛，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，不論是否造成后果，一律作除名處理。 11. 開文明車，不準開堵氣車、賽車，更不準酒后駕車。注意休息，不開疲勞車，車內(nèi)不準吸煙。 12. 車輛發(fā)生人為損壞（如：缺機油、缺水、發(fā)動機、變速箱等主要部件有異常聲音，未經(jīng)同意繼續(xù)行駛），造成后果由駕駛員承擔。 13. 接乘公司領導外出辦事時，嚴禁外傳領導談話內(nèi)容，嚴守公司機密；嚴禁擅自打聽公司各項機密和人員調(diào)整等重大問題，以上違規(guī)一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，由辦公室對其進行處罰。 第二章 車 輛 管 理 第六條：車輛購置、調(diào)配 一、新車購置 1. 公司購置車輛由辦公室填 寫車輛購置申請表，上報董事長審批后，由辦公室安排購買。 2. 公司購置車輛必須按要求填寫車輛購置申請表，并上報至辦公室，辦公室對車輛購置的合理性、車型、價格進行審核，提出意見，符合購置條件的報董事長審批后，由辦公室安排購買。車輛交付使用時必須到辦公室領取車輛檔案本。 3. 每輛車在購置時即設置車輛行駛記錄表、各項費用表、車輛檔案。45 汽車的養(yǎng)路費、保險費、年審、維修、檢查等項目由辦公室統(tǒng)一管理，即時記載車輛的每項動態(tài)，以便了解車輛使用情況。 4. 新車辦完手續(xù)后須進行車內(nèi)基本裝飾，內(nèi)容包括：安裝防盜報警裝置（限小轎車），鋪地 板革、貼太陽膜、購置腳墊及撣子等擦車清潔用具。 5. 在經(jīng)營活動中廠家贈與的車輛各單位須及時上報公司董事長，由董事長審議是否接受贈與以及接受后的使用安排，由辦公室備案，各單位不得自行處理或私自上牌使用，否則將對負責人進行通報和處罰。 二、車輛調(diào)配 1. 如需調(diào)整使用車輛，應以書面形式上報辦公室，經(jīng)董事長批準后方可辦理，并由辦公室車隊備案。 2. 公司車輛調(diào)配由辦公室按標準統(tǒng)一安排。 第七條：車輛租賃管理 一、車輛租賃范圍： 1. 需長期（租期超過 1 個月）租用社會車輛時適用； 2. 公司用于商品配送、安裝、維修等工作需要租用的； 3. 由于公務 和配送、安裝、維修等需要長期租賃的。 二、單位招標： 1. 任何長期租賃的社會車輛必須進行公開招標。 2. 招標備選單位必須要有三家以上，有營運資質(zhì)的社會車輛單位公開招標。 3. 車輛租賃由辦公室與申請部門共同參與，面向社會公開招標確定合作單位。 三、中標單位車輛管理與運載要求： 1. 運輸單位對運輸?shù)膿p失必須要有賠償能力，要求貨車有貨物保險，小客車應投保乘客險。 46 2. 租賃車輛必須要證照、各項保險齊全的社會合法車輛，車輛大小要