行政事務(wù)管理(1-4節(jié)).ppt

第一節(jié)日常工作 一 值班工作1 值班的類型 1 按職責(zé)范圍 綜合值班 專項(xiàng)值班 2 人員分工 固定值班 輪流值班 3 按時(shí)間特征分 永久性 臨時(shí)性2 值班工作作用 聯(lián)絡(luò)作用 過濾作用 應(yīng)急作用 窗口作用 3 值班工作任務(wù) 承接上級(jí)指示 負(fù)責(zé)電話應(yīng)對(duì) 接待來訪人員 掌握領(lǐng)導(dǎo)的行蹤 承辦臨時(shí)事項(xiàng) 確保機(jī)關(guān)安全 編寫值班材料 4 值班工作制度 崗位責(zé)任制度 請(qǐng)示報(bào)告制度 交接班制度 保密制度 安全防范制度 5 值班人員的要求 認(rèn)真負(fù)責(zé) 待人熱情 高度警惕 二 印章管理1 印章的作用 權(quán)威作用 代表作用 憑信作用2 印章刻制 法定組織的成立 由批準(zhǔn)該組織的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)刻制并頒發(fā)公章 本組織無權(quán)刻制公章 印章的規(guī)格 一般由現(xiàn)狀 尺寸 字形 圖形 排列等項(xiàng)目組成 刻制印章 必須慎重選擇合適的承制單位 履行正式審批手續(xù) 實(shí)行嚴(yán)格的監(jiān)督 3 印章的頒發(fā) 由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)向其所屬下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)頒發(fā) 4 印章的使用 一般應(yīng)經(jīng)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 辦理簽批手續(xù) 文秘人員不要擅自作主 建立用印登記簿 5 印章的保管 專人保管 在辦公室內(nèi)使用 文秘人員親自蓋章 保持印章清潔 防丟失防盜 案例 1998年2月27日下午1時(shí)許 上海市某區(qū)某養(yǎng)雞場會(huì)計(jì)于某拿著一份該場拖欠某糧油公司52萬余元債款的 還款計(jì)劃 急匆匆走進(jìn)鎮(zhèn)政府辦公室 找鎮(zhèn)政府秘書姚某 于會(huì)計(jì)是受單位負(fù)責(zé)人丁某之托來蓋擔(dān)保章的 姚某稍稍瞄了一下就毫不猶豫地打開抽屜蓋了章 第二年6月 養(yǎng)雞場由于經(jīng)營不善 未能履行還款義務(wù) 法院判決鎮(zhèn)政府承擔(dān)賠償責(zé)任 三 領(lǐng)導(dǎo)日程安排1 領(lǐng)導(dǎo)日常活動(dòng)的范圍 接待 走訪慰問 慶典儀式 會(huì)議 考察 商務(wù)旅行 會(huì)見會(huì)談 其他日?；顒?dòng)2 日程安排的原則 統(tǒng)籌兼顧 有急有緩 圍繞中心 突出重點(diǎn) 力戒排場 求真務(wù)實(shí)ABCD法則中的A是指先做重要而緊急的任務(wù) 再做重要而不緊急的任務(wù) 即B類事務(wù) 后做緊急而不重要的工作 即C類事務(wù) 再處理就是D類 可做可不做的事務(wù) 這樣安排 只有這樣 才能提高效率 充分利用時(shí)間 合理分配精力 完成工作任務(wù) 練習(xí) 某單位領(lǐng)導(dǎo)班子構(gòu)成情況如下 李某 總經(jīng)理 主管全面工作 張某 副總經(jīng)理 主管財(cái)務(wù) 孫某 副總經(jīng)理 主管辦公室行政 王某 副總經(jīng)理 主管業(yè)務(wù) 根據(jù)一周工作安排和臨時(shí)活動(dòng) 周二的工作有 1 與某鄉(xiāng)政府洽談?wù)鞯亟◤S事宜 總公司準(zhǔn)備投資2000萬元 2 一家外資企業(yè)洽談產(chǎn)品代理事宜 3 總公司年度審計(jì)工作總結(jié)表彰會(huì) 4 新擴(kuò)建的食堂竣工 2 領(lǐng)導(dǎo)日程表的種類和編制 年度計(jì)劃表 月計(jì)劃表 周計(jì)劃表 日志 日程表應(yīng)簡單明了 由領(lǐng)導(dǎo)意向決定 留有余地 備忘錄 等等3 約定及其注意事項(xiàng)4 日程表的落實(shí) 變更和調(diào)整 提前 銜接5 OA管理 日程管理自動(dòng)化練習(xí) 一位沒有事先約定訪談時(shí)間的客人要求將自己的到訪由李秘書通知單位的王局長 而王局長全天活動(dòng)已有安排 王局長指示李秘書想辦法解決這 問題 你能否提供三個(gè)方案使李秘書順利解決此問題 參考 A委婉答復(fù)客人 局長今天沒時(shí)間 可否記下來訪的內(nèi)容及要求日后答復(fù) B請(qǐng)示局長能否請(qǐng)別人代為接待 并讓詢客人意見 C熱情但堅(jiān)定地回復(fù)客人 對(duì)不起 今日不能約見 請(qǐng)另約時(shí)間再來 四 領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)1 特點(diǎn) 范圍 廣泛性 臨時(shí)性 具體性 緊迫性 文書工作 會(huì)務(wù)工作 信訪工作 信息工作 調(diào)研工作 督查工作 聯(lián)絡(luò)工作 協(xié)調(diào)工作 接待工作和其他交辦事項(xiàng)10項(xiàng)2 原則 積極主動(dòng) 千方百計(jì) 既要符合政策 又要靈活變通 件件有著落 事事有回音 3 注意的問題 態(tài)度和藹 協(xié)商解決 堅(jiān)持原則 按章辦事 一視同仁 不分親疏 五 機(jī)要工作1 機(jī)要工作及其特點(diǎn) 處理涉及黨 國家和軍隊(duì)等 機(jī)密的事 稱為機(jī)要工作 具有保密性 內(nèi)部性 實(shí)務(wù)性 時(shí)間不確定性的特點(diǎn) 2 機(jī)要文件打印要求 打字 對(duì)機(jī)要文件進(jìn)行登記 專人打字校對(duì) 防止泄密 付印 登記付印時(shí)間和份數(shù) 專人承印 防止泄密 3 機(jī)要秘書的工作事項(xiàng) 分類登記傳閱反饋收文 查辦領(lǐng)導(dǎo)的電話事務(wù) 替領(lǐng)導(dǎo)查閱資料 收存資料 了解領(lǐng)導(dǎo)去向 印章管理和內(nèi)收發(fā)等 六 安全保衛(wèi)工作1 安全保衛(wèi)工作的任務(wù) 宣傳教育 內(nèi)部治安管理 要害部門安全 保密 領(lǐng)導(dǎo)本單位安全工作 監(jiān)督本單位刑釋人員 2 機(jī)關(guān)保衛(wèi)工作的范圍 重點(diǎn) 文件資料和機(jī)要室 檔案室 章印保管室 會(huì)計(jì)室 計(jì)算機(jī)室等12個(gè)部位 重點(diǎn)范圍是省以上機(jī)關(guān)的高級(jí)領(lǐng)導(dǎo) 七 宴請(qǐng)活動(dòng)1 工作程序 1 準(zhǔn)備階段 確定對(duì)象規(guī)格范圍 確定時(shí)間地點(diǎn) 通知 現(xiàn)場布置 2 進(jìn)行階段 迎賓 等候休息 入席 宣布宴會(huì)開始 介紹主要來賓 致辭 祝酒 就餐交流 3 結(jié)束階段 送客 結(jié)賬2 注意事項(xiàng) 八 危機(jī)事件處理1 特點(diǎn) 突發(fā)性 偶然性 意外性 危害性2 意義 保護(hù)安全 減少損害 維護(hù)形象2 處理程序和方法 現(xiàn)場保護(hù)和報(bào)告 調(diào)查和判斷 預(yù)測與監(jiān)控 處理和重建練習(xí) X企業(yè)突然發(fā)生了重大的火災(zāi)事故 假如你是該企業(yè)當(dāng)時(shí)的值班秘書 應(yīng)做哪些工作 并請(qǐng)說出處理事故的基本方法 參考 接到事故報(bào)告后要問清地點(diǎn) 火情和撲救情況 并及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo) 通知消防部門立即求援 并保證消防力量夠用 通知公關(guān)部門派人到現(xiàn)場維護(hù)秩序 調(diào)查起火原因 通知電信部門保障通訊暢通 2 處理事故的基本方法 趕赴現(xiàn)場協(xié)調(diào)處理 妥善處理善后工作 做好赴現(xiàn)場所需物品的保管和維護(hù)工作 九 祝賀頒獎(jiǎng)事務(wù)1 內(nèi)容 2 程序 進(jìn)場 就座 主持人宣布開始 介紹來賓 宣讀決定 宣讀賀詞 領(lǐng)獎(jiǎng) 代表致辭 授勛練習(xí) 某市政建設(shè)公司提前完成了某項(xiàng)高速公路建設(shè)任務(wù) 定于10月20日舉行慶功祝捷活動(dòng) 設(shè)想公司秘書部門將為此安排哪些內(nèi)容 并應(yīng)注意哪些問題 參考 1 1 內(nèi)容大體有開幕詞 代表講話 頒獎(jiǎng)儀式 獻(xiàn)花和領(lǐng)導(dǎo)講話 2 會(huì)場要隆重 人員要坐滿 秩序要井然 3 主席臺(tái)上人要坐滿 盡量邀請(qǐng)各方領(lǐng)導(dǎo)出席 要與受獎(jiǎng)人相間排列座次 4 發(fā)獎(jiǎng)時(shí)要配合音樂 氣氛要熱烈 5 要邀請(qǐng)新聞單位參加并配合宣傳十 大事記1 特點(diǎn) 擇要性 連續(xù)性2 作用 提供歷史概況 便于回顧總結(jié) 第二節(jié)信息工作 一 信息的概念特征 廣義的信息是對(duì)各種事物運(yùn)動(dòng)特征的客觀描述 狹義的信息是指通過一定的物質(zhì)載體反映出來的新的有用知識(shí) 特點(diǎn) 客觀性 無限性 時(shí)效性 共享性 可傳輸性 可加工性 可擴(kuò)散性二 信息工作的概念 作用 特點(diǎn)信息工作特指文秘人員獲取 加工 傳遞 儲(chǔ)存和利用信息的一系列活動(dòng) 作用 輔助領(lǐng)導(dǎo)正確決策 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)管理 開墾林地和文秘人員的思路 提高文秘人員工作效率特點(diǎn) 服務(wù)性 綜合性 針對(duì)性 適時(shí)性 三 信息工作的要求 主要制度要求 敏銳 準(zhǔn)確 及時(shí) 全面 適用 經(jīng)濟(jì)主要制度 信息專報(bào)制度 信息報(bào)送數(shù)量定額制度 緊急信息報(bào)送制度 信息稿件送審制度 信息采用通報(bào)制度 信息專題分析制度 信息業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度 信息工作獎(jiǎng)懲制度四 信息獲取的范圍 上級(jí)信息 內(nèi)部信息 社會(huì)信息 同業(yè)信息 歷史信息 國際信息信息獲取的渠道 信息網(wǎng)絡(luò)渠道 文書渠道 書刊渠道 調(diào)查渠道 會(huì)議渠道 信訪渠道 科研渠道 檔案渠道信息獲取的方法 網(wǎng)絡(luò)查詢法 文字閱讀法 收看收聽法 會(huì)議記錄法 相互交流法 專題調(diào)查法 隨時(shí)觀察法 索取求購法五 信息加工的方法歸納法 濃縮法 縱深法 擴(kuò)充法 對(duì)比法 轉(zhuǎn)換法 圖表法 剪接法 六 信息簡報(bào)的編寫標(biāo)題醒目 主題集中 內(nèi)容鮮明 結(jié)構(gòu)簡單 篇幅簡短 語言簡潔七 信息提供的對(duì)象 要求 方式對(duì)象 本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān) 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān) 下級(jí)機(jī)關(guān)和基層單位要求 針對(duì)性 多樣性 適時(shí)性 保密性方式 簡報(bào)遞送 電報(bào)遞送 傳真遞送 網(wǎng)絡(luò)傳送 電話報(bào)送 音像制品遞送八 信息存儲(chǔ)的要求 方式要求 認(rèn)真篩選 科學(xué)分類 系統(tǒng)完整 堅(jiān)持不懈 便于檢索方式 計(jì)算機(jī)存儲(chǔ) 信息簡報(bào)存儲(chǔ) 多媒體存儲(chǔ) 信息資料存儲(chǔ) 第三節(jié)調(diào)研工作 一 調(diào)研工作的概念 它是調(diào)查研究在文秘活動(dòng)中的具體體現(xiàn) 專指文秘人員為有效輔助領(lǐng)導(dǎo)工作而展開的調(diào)查研究業(yè)務(wù) P73 調(diào)研的概念 對(duì)其考查 了解 分析研究 以認(rèn)識(shí)其本質(zhì) 發(fā)展規(guī)律 P72 二 調(diào)研意義 工作基礎(chǔ) 發(fā)揮參謀作用的途徑 鍛煉能力的方法 P73 74 三 調(diào)研的特點(diǎn) P74 75 1 奉命性 主動(dòng) 被動(dòng)2 非常規(guī)性3 補(bǔ)缺性 四 調(diào)研的原則 P76 77 1 點(diǎn)面結(jié)合 典型與全面結(jié)合2 性量結(jié)合 性質(zhì) 數(shù)量3 直接與間接結(jié)合 直接調(diào)研指深入親自調(diào)研 以掌握真實(shí)全面的情況 間接調(diào)研指采用間接方式獲得資料 4 信息與調(diào)研結(jié)合五 選擇調(diào)研題目的原則 P79 80 1 針對(duì)性 普遍性 傾向性 急需解決2 創(chuàng)新性 新出現(xiàn)的 新的理解3 可行性 大與小 難與易 需要與興趣 六 如何做好調(diào)研的準(zhǔn)備工作1 選題2 占有資料3 制定調(diào)研計(jì)劃4 選擇調(diào)研方法5 組織分工七 調(diào)研計(jì)劃的內(nèi)容1 目的 要求 是出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn) 也是指導(dǎo)思想和主要依據(jù)2 范圍和對(duì)象3 時(shí)間 步驟 八 調(diào)查的方式 p84 86 全面 重點(diǎn) 典型 抽樣 九 調(diào)查的方法 p86 90 個(gè)別交談 開調(diào)查會(huì) 現(xiàn)場觀察 問卷調(diào)查 文獻(xiàn)調(diào)查 統(tǒng)計(jì)調(diào)查 專家調(diào)查十 研究的方法 p92 94 比較 縱向 橫向 相同點(diǎn) 相異點(diǎn) 同異綜合 類比 分析 定性 定量 因果 典型 矛盾 系統(tǒng) 綜合十一 調(diào)研成果的轉(zhuǎn)化 以文 會(huì) 信息 宣傳的形式轉(zhuǎn)化練習(xí) 某總公司接到揭發(fā)下屬某公司違反財(cái)務(wù)政策行為的群眾舉報(bào)后 總公司領(lǐng)導(dǎo)班子幾次研究和批示 要求嚴(yán)肅查處 但落實(shí)難度較大 如果你受命對(duì)此問題進(jìn)行調(diào)研 你將怎么做 參考 1 充分領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的批示精神2 事先占有材料1 熟悉相關(guān)的財(cái)務(wù)政策或法規(guī)2 了解查處過程中有哪些困難3 了解群眾舉報(bào)的具體內(nèi)容4 了解該公司近幾年的財(cái)務(wù)運(yùn)行情況5 了解相關(guān)人員的工作背景或經(jīng)歷3 制定調(diào)研計(jì)劃1 明確調(diào)查的目的2 確定調(diào)查的時(shí)間3 確定調(diào)查對(duì)象 該公司領(lǐng)導(dǎo)及分管領(lǐng)導(dǎo) 財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人 經(jīng)辦人 普通員工4 選擇合適的調(diào)查方式 可采用現(xiàn)場個(gè)別訪談 問卷調(diào)查 專家調(diào)查相結(jié)合的4 組成調(diào)查小組 做好人員分工 必要時(shí)可以請(qǐng)審計(jì)或財(cái)務(wù)專家加入調(diào)查5 調(diào)查過程中注意收集詳實(shí)可信的證據(jù) 不能偏聽偏信 并做好保密 第七節(jié)通訊工作 一 廣義的通訊工作 語音通訊 數(shù)據(jù)通訊二 通訊工作的作用 1 提高管理水平2 增強(qiáng)辦事效率3 樹立良好形象三 通訊工作的原則1 及時(shí)2 安全3 經(jīng)濟(jì)4 準(zhǔn)確 四 通話的程序和要求一 撥打電話1 準(zhǔn)備 查號(hào) 內(nèi)容2 通話 自報(bào)家門 確認(rèn)對(duì)方身份 表達(dá)簡練 復(fù)述要點(diǎn)3 結(jié)束 道別 掛機(jī)二 接收電話1 接聽準(zhǔn)備 鈴聲2 3聲 左手接右手記2 接聽中 復(fù)述要點(diǎn) 做好記錄 認(rèn)真傾聽3 結(jié)束 禮貌 轉(zhuǎn)告 五 各種意外電話的處理1 災(zāi)害電話 如實(shí)記錄 即刻報(bào)告 傳達(dá)指示2 糾纏電話 禮貌謝絕 轉(zhuǎn)達(dá)留言 擋駕3 匿名電話 以禮相待 記錄內(nèi)容及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá) 了解對(duì)方4 推銷電話 問清來由 請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo) 根據(jù)規(guī)定婉拒5 恐嚇電話 保持警惕周旋拖延 錄音留證 及時(shí)報(bào)告或報(bào)警6 性騷擾電話 掛機(jī) 斥責(zé)警告 錄音留證7 錯(cuò)打電話 以禮相待六 傳真的優(yōu)點(diǎn)1 逼真2 迅速 七 文秘人員寄發(fā)郵件的程序和要求 1 查對(duì) 地址姓名 郵編 標(biāo)記 簽署 附件2 登記 日期 發(fā)件單位 編號(hào) 性質(zhì) 件數(shù) 份數(shù) 簽收人3 封裝 筒 捆 套 袋4 交寄 核對(duì) 簽字5 結(jié)算 八 文秘人員接收郵件的程序和要求 1 點(diǎn)收 清點(diǎn) 件數(shù) 地址 包裝完整 簽字2 分揀 3 拆封 領(lǐng)導(dǎo)親啟 涉密4 登記 5 分發(fā) 分類 九 文秘人員應(yīng)熟悉和掌握的郵政業(yè)務(wù) 1 國內(nèi)函件2 包裹3 特快專遞4 國際郵件5 電子信函 第八節(jié)保密工作 一 保密工作的意義 1 國家安全與利益2 社會(huì)穩(wěn)定3 經(jīng)濟(jì)與科技發(fā)展4 領(lǐng)導(dǎo)工作成敗 二 如何做好文書保密工作 1 涉密文件撰制 起草時(shí)提出意見 領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā) 草稿管理 印制在指定場所 控制份數(shù) 校樣廢頁銷毀2 涉密文件傳遞 專人負(fù)責(zé) 蓋密封章 包裝牢固 傳遞渠道3 涉密文件承辦 逐份登記 及時(shí)收回 注意辦理范圍 定期核查 審批后再借閱4 涉密文件移交 清點(diǎn)核對(duì) 簽字蓋章 監(jiān)督 專人保管 專冊登記 專柜存放5 檔案資料管理 簽字審批6 廢舊資料銷毀 編造銷毀目錄 核對(duì)審批 指定場所 監(jiān)銷人員7 復(fù)印機(jī)管理 審批登記 指定復(fù)印 三 如何做好會(huì)議保密工作 一 會(huì)前1 評(píng)估秘密程