員工檔案信息管理辦法.doc

員工檔案管理辦法1 目的為規(guī)范公司員工的檔案管理，變靜態(tài)的員工管理為對員工成長過程的動態(tài)跟蹤管理，特制定本管理辦法。 員工檔案由公司綜合管理部人力資源崗負責(zé)建立、管理，未經(jīng)總經(jīng)理、主管經(jīng)理或人事主管同意，不得私自允許其他員工翻閱。 未經(jīng)允許員工不得查閱本人檔案，；如需要查閱有關(guān)內(nèi)容，必須由人事主管陪同查閱； 員工檔案不得私自刪除或帶出，可在人事主管陪同下復(fù)印所需資料。2 適用范圍3 術(shù)語定義員工檔案：指公司為加強對員工的管理，而建立起來的有關(guān)員工基本情況的資料以及對在工作過程中發(fā)生的重要事件的記錄與異動、培訓(xùn)資料等。4 權(quán)責(zé)41 全體員工檔案的建立、管理工作由企管部人力資源科薪酬福利專員負責(zé)，各分公司人力資源專員應(yīng)在其指導(dǎo)下完成所屬單位中層及以下員工的檔案的建立、更新工作。42檔案資料的查閱權(quán)限范圍：4.2.1部門領(lǐng)導(dǎo)可以查閱本部門人員檔案材料。4.2.2副總經(jīng)理可以查閱其主管范圍內(nèi)所有人員檔案材料。4.2.3總經(jīng)理/董事長可以查閱所有人員的檔案材料。4.4.4該員工申請調(diào)入或因工作需要擬將其調(diào)入其他部門時，調(diào)入部門主管申請查閱該員工的檔案材料。5 工作內(nèi)容5.1 員工檔案涉及內(nèi)容包括：員工檔案表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證明復(fù)印件、特殊工種證書復(fù)印件、體檢表、各種職稱證書復(fù)印件以及發(fā)生異動時需要的相關(guān)材料。5.2 員工檔案管理5.2.1 員工檔案的建立5.2.1.1 員工檔案應(yīng)在員工入職時，由企管部人力資源科招聘培訓(xùn)專員負責(zé)將員工報到所需的基本資料收集完整；5.2.1.2 薪酬福利專員對新入職員工所填報資料進行審核，發(fā)現(xiàn)有資料不完整的及時向相關(guān)部門和人員追索，以確保人事管理檔案的真實與完整。5.2.1.3 薪酬福利專員應(yīng)將試用（工）員工檔案資料單獨存放，并在員工入職7天內(nèi)將其信息錄入公司員工信息庫，待員工辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)后建紙質(zhì)檔案按照各部門分類存放、統(tǒng)一歸檔、嚴格保管。5.2.2 人事管理檔案的健全、更新5.2.2.1在公司員工有考核、任免、獎懲、教育培訓(xùn)、職務(wù)異動等調(diào)整時，薪酬福利專員應(yīng)及時整理、更新紙質(zhì)、電子版本相關(guān)資料。5.2.2.2 員工調(diào)任、晉升、降職、免職等人員異動資料歸檔時，同時應(yīng)在人力資源月報表以及人員異動表中登記。5.2.2.3人力資源科要本著對員工負責(zé)的態(tài)度，按照員工檔案管理的有關(guān)規(guī)定，定期對員工檔案進行更新。 5.2.3員工檔案建立后，由企管部人力資源科按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定統(tǒng)一保管。5.2.4員工檔案及檔案查閱、借閱管理 5.2.4.1有下列情形之一時，方可查、借閱員工檔案：a. 了解所屬員工基本情況；b. 員工晉升、降職； c. 員工獎懲； d. 員工調(diào)動。 5.2.4.2 查閱員工檔案的手續(xù) a. 須查閱公司人員檔案時，查閱人需持所屬部門主管簽批的人事檔案查閱/借閱單，經(jīng)人力資源科長簽核后，即可查閱所需的檔案資料。 b. 查閱公司員工檔案，必須在企管部內(nèi)完成；不準將有關(guān)資料私自帶出或復(fù)印。 5.2.4.3借閱員工檔案的手續(xù) a. 須借閱公司人員檔案時，借閱人需持所屬部門主管簽批的人事檔案查閱/借閱單，經(jīng)有核準權(quán)限的人員簽核后，即可辦理借閱手續(xù)。 b. 員工檔案的借閱期限，一般為一天，特殊情況可延長至十天。借閱人必須保證檔案資料的安全、完整，不準私自復(fù)印或轉(zhuǎn)借他人。 c. 借閱檔案人員應(yīng)按期交還所借閱之檔案，逾期未還者，薪酬福利專員有責(zé)任進行追索。 d. 歸還檔案時，薪酬福利專員應(yīng)依人事檔案查閱/借閱單的記載逐一核對，并檢查檔案資料的完整性，確認無誤后，在人事檔案查閱/借閱單備注欄中注明歸還日期。 e. 因工作調(diào)動需要需調(diào)員工檔案的,由薪酬福利專員進行復(fù)印交與調(diào)換工作者。 5.2.4.4員工檔案的借閱及查閱者，應(yīng)注意資料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成資料丟失、損壞或不注意保密擅自擴大資料的閱讀范圍影響者，而對當事人造成損失或不良影響者，責(zé)任由其個人承擔。5.2.5薪酬福利專員應(yīng)及時將人事信息歸檔，及時記錄，及時進行電子信息更新，保證實存檔案信息與電腦存儲信息一致。 5.2.6薪酬福利專員每月月末需對紙質(zhì)檔案進行整理，將當月轉(zhuǎn)正員工檔案整理歸檔、離職員工檔案進行剔檔。5.2.7離職人員檔案的處理5.2.7.1 企業(yè)建立的內(nèi)部員工檔案原則上永久保存，對于辭職、辭退和離職等人員檔案，自員工離職之日起保存一年后方可銷毀；5.2.7.2按規(guī)定銷毀的檔案由專人填寫銷毀申請單，經(jīng)人力資源資源科長審核，報企管部部長批準，并指定兩人執(zhí)行銷毀。審核、批準、執(zhí)行人員需在銷毀申請單上簽字，并存檔。6 本辦法自頒布之日起開始執(zhí)行。7 附件無查閱、借閱人事檔案審批表內(nèi)容項目姓 名部門及職務(wù)備 注被借閱人借閱人借閱檔案理由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字行為實施環(huán)節(jié)人力資源科相關(guān)部門以及相