辦公區(qū)域管理規(guī)定(KY-GL-G-11-A)

武漢凱迪 綠色能源開發(fā)運營 有限公司 Wuhan Kaidi Green Energy Development & Operation Co.Ltd 辦公區(qū)域 管理規(guī)定 （ 試行版 ） KY-GL-G-11-A 版 次 A/O 分發(fā)號 持有人 狀 態(tài) 受控 非受控 作廢 密 級 秘密 機密 絕密 編制 /日期 審核 /日期 批準 /日期 2008 年 8 月 日發(fā)布 2008 年 8 月 日 試行 目錄 1 目的 .1 2 范圍 .1 3 定義 .1 4 職責 .1 5 程序 .1 5.1 設施與設備 .1 5.2 辦公秩序 .2 5.3 環(huán)境衛(wèi)生 .2 5.4 外出與安全 .3 5.5 檢查考核 .3 6 相關(guān)文件 .3 7 記錄 .4 辦公區(qū)域管理規(guī)定 版次： A/O 頁次： 1/8 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司所有 未經(jīng)許可不得影印 1 目的 為加強公司管理，通過規(guī)范 辦公區(qū)域 員工日常辦公行為，創(chuàng)造良好的企業(yè)文化氛圍，維護公司形象，特制定本規(guī)定。 2 適用范圍 本規(guī)定適用于 武漢凱迪 綠色能源開發(fā)運營有限 公司 (下簡稱公司 )的 辦公區(qū)域 的 文明辦公 管理。 3 定義 3.1 本 規(guī)定所指工作場所為所有公共集中辦公區(qū)域，包括辦公室、會議室 、 檔案 室等區(qū)域。 3.2 公共場所包括辦公樓的過道、樓梯、衛(wèi)生間等。 4 職責 4.1 總經(jīng)理工作部 負責 對辦公室和 其他 辦公區(qū)域的設施 和辦公 秩序進行 檢查和 考核 ； 并 負責辦公場所的安全、消防、衛(wèi)生工作的執(zhí)行和維護 。 4.2 各職能部門負 責本部門 員工文明辦公行為的督導和教育。 5 程序 5.1 設施與設備 5.1.1 辦公室內(nèi)資料柜、電腦、打印機、傳真機、復印機、辦公桌椅、辦公用品等各種辦公用具應擺放有序，不準在室內(nèi)和公共走廊堆放物品。 辦公區(qū)域管理規(guī)定 版次： A/O 頁次： 2/8 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司所有 未經(jīng)許可不得影印 5.1.2 辦公 區(qū)域內(nèi)需 保 持整潔，做到檔案資料、文具工具、電話，電腦放置 整潔 有序 。 5.1.3 各辦公室 公用 設備 按照辦公需要擺放， 部門 指定 專人 為責任人。 5.1.4 發(fā)現(xiàn)辦公設備 和設施 （包括通訊、照明、影音、電腦、建筑等）損壞或發(fā)生故障時， 發(fā)現(xiàn)人 應立即 使用 辦公設備故障報修單 向 總經(jīng)理工作部 報修 。 總經(jīng)理工作部 將 于一個工作日內(nèi)給予解決，無法及時解決的 應 立即回復。 5.1.5 下班應 由最后離開辦公室人員關(guān)閉全部 照明、空調(diào)、 辦公設備 等 用電設備 ，并鎖好所有門窗 。 5.2 辦公秩序 5.2.1 員工在 工作時間內(nèi)不應無故離崗、串崗，不得閑聊、吃零食、大聲 喧嘩，確保辦公環(huán)境的安靜有序。 5.2.2 員工在 工作 時間 嚴禁做與工作無關(guān)的事 ： 如接待親朋好友， 或 與業(yè)務無關(guān)的客人，看與工作無關(guān)的書籍和報紙， 炒股， 玩游戲，聊天，睡覺等 。 5.2.3 職員間的工作交流應在規(guī)定的區(qū)域內(nèi)進行（會議室、接待室、總經(jīng)理室）或通過公司內(nèi)線電話聯(lián)系，如需在個人工作區(qū)域內(nèi)進行談話的，時間 不應過長 。 5.3 環(huán)境 衛(wèi)生 5.3.1 辦公 區(qū)域 作為公司日常辦公及業(yè)務開展的場所，每位員工都應自覺維護環(huán)境衛(wèi)生 。 辦公區(qū) 域 應保持環(huán)境清潔、整齊、肅靜、井然有序 。 5.3.2 員工應 小心避免茶水 ， 飲料，食物等污染 地面 ； 垃圾，茶水等廢棄物 應放置到規(guī)定廢棄回收桶內(nèi) 。 辦公區(qū)域內(nèi) 飲水杯 僅供 客人使用 ，本公司員工應自帶 水 杯 。 5.3.3 員工 嚴禁 在 辦公場所內(nèi) 丟棄 煙頭、紙屑、瓜果皮核。 5.3.4 員工 嚴禁 向窗外吐痰、倒水或倒雜物。 5.3.5 員工應注意 保持區(qū)域 清潔， 及時 整理個人辦公區(qū)域，并保持桌面的衛(wèi)生及整齊 。 每天下班后將個人的辦公椅 推回辦公桌下， 辦公用品 放入抽屜 ，文件放置 在 文件盒內(nèi)，保證桌面沒有雜物和廢紙。 5.3.6 辦公場所和公共區(qū)域 禁止吸煙 。外來人員在非辦公區(qū)域吸煙， 接待 員工應加辦公區(qū)域管理規(guī)定 版次： A/O 頁次： 3/8 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司所有 未經(jīng)許可不得影印 以制止。 5.4 外出與安全 5.4.1 上班時間 員工外出須報部門 部長 批準， 外出和 返回 時均需在 OA 系統(tǒng)上登記 作為記錄 。 5.4.2 公司資產(chǎn) 出門 必須 持物品 出門證 ， 經(jīng) 部門負責人審核 ，總經(jīng)理工作部部長同意 后 方可離開公司 ， 無 物品出門證 ，門衛(wèi)有權(quán)暫扣 物品 。 5.4.3 非公司人員不得隨意進入辦公區(qū)域。 外來 人員 到訪公司， 需提前預約 并 填寫會客登記單 。 門衛(wèi)檢查證件后 ， 用電話聯(lián)系相關(guān)部門 得到同意后 ， 由 接待 人員安排等候及會面 。 離開時 門衛(wèi) 需核對并收回業(yè)務部門人員簽字的 會客登記單 。 5.4.4 當邀請客戶或參觀客戶前來公司訪問時， 會客登記單 可由接待人員代為填寫。 5.5 檢查考核 5.5.1 總經(jīng)理工作部每月第 某 周周五 下午 4： 00 定期 對辦公區(qū)域環(huán)境進行檢查。并根據(jù)檢查結(jié)果填寫文明辦公缺失登記表，對檢查出的缺失提請部門負責人簽字確認，并負責在 3 日內(nèi)改善。 5.5.2 為加強文明管理力度，由總經(jīng)理工作部組織采取多種形式對辦公區(qū)域環(huán)境進行不定期檢查， 通過 成立 由各部門參加或總經(jīng)理牽頭的 文明辦公檢查小組 。 并根據(jù)檢查結(jié)果填寫文明辦公缺失登記表，對檢查出的缺失提請部門負責人簽字確認，并負責在 3 日內(nèi)改善。 5.5.3 每月 按 各部門檢查 缺失 項目數(shù) 作為文明辦公先進部門 考核標準 ， 月度 缺失 項目最小的部門將被評比為當月文明辦公先進部門 。 先進部門將獲得其他部門缺失罰款，作為部門活動經(jīng)費。年度獲得先進部門次數(shù)最多的部門將被頒發(fā) 年度文明辦公優(yōu)秀部門獎杯。 6 相關(guān)文件 a) 績效考核規(guī)定 辦公區(qū)域管理規(guī)定 版次： A/O 頁次： 4/8 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司所有 未經(jīng)許可不得影印 b) 信息收集與傳遞工作程序 7 記錄 7.1 物品放行條 (KY-GL-G-11-A-01) 7.2 會客登記單 (KY-GL-G-11-A-02) 7.3 文明辦公 點檢 項目表 (KY-GL-G-11-A-03) 7.4 文明辦公缺失登記表 (KY-GL-G-11-A-04) 辦公區(qū)域管理規(guī)定 版次： A/O 頁次： 5/8 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司所有 未經(jīng)許可不得影印 物品出門證 表單編號 ： 記錄流水號： 時間 單位 物品名稱 數(shù)量 事由 備注 經(jīng)辦人： 部門主管： 值班保安： 備注：記錄流水號，出門時間和出門件數(shù)由門衛(wèi)填寫 辦公區(qū)域管理規(guī)定 版次： A/O 頁次： 6/8 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司所有 未經(jīng)許可不得影印 會客登記單 來訪時間 來客單位 訪客姓名 攜帶物品 身份證號 來客事由 接洽單位 接洽人 來訪時間 離開時間 表單編號： 辦公區(qū)域管理規(guī)定 版次： A/O 頁次： 7/8 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司所有 未經(jīng)許可不得影印 文明辦公點檢項目 表 缺失大項 缺失細則 處罰 對象 處罰額度 設施與設備 部門資料柜、電腦、打印機、傳真機、復印機、辦公桌椅、辦公用品等各種辦公用具擺放無序。 部門負責人 每處 10 元 室內(nèi)和公共走廊堆放有雜物。 部門負責人 每處 10 元 辦公區(qū)域內(nèi)檔案資料、文具工具、電話，電腦放置雜亂。 區(qū)域責任人 每處 20 元 辦公室人員離開，沒有關(guān)閉全部 、空調(diào)、辦公設備 等 用電設備 部門負責人 每處 50 元 門窗未鎖 部門鑰匙負責人 每次 50 元 辦公秩序 員工在工作時間無故離崗、串崗，影響正常辦公 當事人 每次 50 元 員工在辦公室閑聊、吃零食、大聲 喧嘩，影響正常辦公環(huán)境 當事人 每次 10 元 員工在 工作 時間 看與工作無關(guān)的書籍和報紙 當事人 每次 50 元 員工在 工作 時間 炒股， 玩游 戲 ，睡覺 當事人 每次 50 元 環(huán)境衛(wèi)生 員工辦公區(qū) 域 環(huán)境 臟亂 當事人 每處 10 元 員工亂扔 垃圾，茶水等廢棄物 當事人 每次 10 元 員工使用公司紙杯 當事人 每次 5 元 員工在辦公場所內(nèi)丟棄煙頭、紙屑、瓜果皮核 當事人 每次 20 元 員工向窗外吐痰、倒水或倒雜物 當事人 每次 20 元 下班后 未將 個人的辦公椅 推回辦公桌下 當事人 每次 10 元 員工桌面有雜物和 廢紙。 當事人 每處 10