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機關(guān)單位人員與教師必懂的office10技巧*機關(guān)事業(yè)單位工作的財務(wù)人員，經(jīng)常要填寫國家機關(guān)事業(yè)單位工作人員工資變動審批表圖1。工作量少時，一兩人的工資變動，多時幾十、幾百人的工資變動都要填寫，且重復(fù)、易錯。我們只要利用Excel強大的數(shù)據(jù)管理功能和Word的郵件合并功能就能輕松制作審批表。 第一步：先建立一個Word文件國家機關(guān)事業(yè)單位工作人員工資變動審批表(以下簡稱工資審批表)，格式為圖1所示需上報的審批表。 第二步：建立一個Excel文件工資變動情況表，將工資審批表內(nèi)需填寫的項目作為表格第一行列標題。為下一步方便，列標題盡可能使用簡短的名稱(如“不算工齡學(xué)習(xí)年限”可簡稱“學(xué)習(xí)年限”，使用批注功能注明其全稱)。從第二行起錄入工資變動人員的數(shù)據(jù)，保存并關(guān)閉文件圖2。 第三步：打開Word文件工資審批表，在工具欄右鍵單擊選擇“郵件合并”，調(diào)出郵件合并工具欄(將鼠標在按鈕上停留三秒后會出現(xiàn)按鈕名稱)，如圖3所示。 點擊郵件合并工具欄“設(shè)置文檔類型”按鈕，設(shè)置主文檔類型為“信函”，點“確定”。再點擊“打開數(shù)據(jù)源”按鈕，在“選取數(shù)據(jù)源”對話框中找到剛編輯的Excel文件工資變動情況表，打開“選擇表格”對話框。點選相應(yīng)的表格及選中“數(shù)據(jù)首行包含列標題(F)”，單擊“確定”圖4。 第四步：移動光標到姓名后的空格，點擊郵件合并工具欄“插入域”按鈕，在“插入合并域”對話框中依次點擊“數(shù)據(jù)庫域”“姓名”“插入”“關(guān)閉”，空格中顯示“姓名”，即完成第一個空格的合并域工作。依次將移動光標到其他空格，插入域。 第五步：根據(jù)文件格式要求及上述“插入域”的方法編輯“呈報單位或主管部門意見”。其中，書名號及其中的內(nèi)容是插入域的內(nèi)容，不能直接輸入圖5。 檢查以上操作、內(nèi)容均無誤后，進入下一步(點擊“檢查錯誤”按鈕，進行錯誤檢查，即可完成相應(yīng)工作)。 第六步：點擊“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕，即可顯示第一條記錄。點擊“首記錄”、“上一記錄”、“下一記錄”、“尾記錄”或在輸入框中輸入數(shù)字可進行相應(yīng)記錄的查詢。 第七步：點擊“合并到新文檔”或“合并到打印機”，即可完成全部工資審批表的編輯工作或打印工作。 需要注意的問題：如果改動工資變動情況表列標題內(nèi)容，就必須相應(yīng)更改工資審批表“插入域”的內(nèi)容，否則會出錯。如果移動了工資審批表和工資變動情況表的保存位置，在打開工資審批表時要重新指定“數(shù)據(jù)源”的位置。*對巧用Excel函數(shù)分辨人員身份一文的補充 2002年第38期所刊巧用Excel函數(shù)分辨人員身份一文，提出了讓計算機自動填寫表格內(nèi)容的方法，減輕了工作負擔。筆者還對該文提出以下幾點補充，并推薦使用YEAR()、TODAY()、NOW()、LEN()和MID()函數(shù)。 一、計算“年齡”時，因為18位身份證號碼也比較多，而且身份證號的最后一位字符有可能為X，所以身份證號應(yīng)為字符型數(shù)據(jù)。 計算年齡時，若采用上期所講的，利用常數(shù)102作被減數(shù)，那么每年都要修改操作代碼。最好先用YEAR(TODAY()或YEAR(NOW()取出當前年號，然后減去身份證號中取出的年號來求年齡。身份證的字長可用LEN()測出。設(shè)表格單元格C2為身份證號，則年齡可由下式計算： 年齡=YEAR(TODAY()-IF(LEN(C2)=18,MID(C2,7,4)，MID(C2,7,2)+1900)， 或： 年齡=YEAR(NOW()-IF(LEN(C2)=18,MID(C2,7,4)，MID(C2,7,2)+1900)。 二、身份證號中只用一位字符即可判別性別，當身份證號為18位時，則“性別”可由下式計算： 性別=IF(MOD(MID(C2,17,1),2)=0,“男”,“女”)。 三、通常人們填寫出生日期時只需年份與月份，當身份證號為18位時，“出生年月”可由下式計算： 出生年月=MID(C2,7,4)。 分別考慮身份證號為15位和18位兩種字長的情況，就可以順利地判別出“性別”與“出生年月”來了。 *更勝一籌Office XP的新功能 1.即時翻譯單詞 Word 2002提供了基本的雙語詞典和翻譯功能(中英互譯)，雖然功能相對其他專業(yè)翻譯軟件弱一些，但用起來還是很方便，而且你還可以通過Web獲得更多的翻譯服務(wù)。不過，這一功能并非Office XP的默認安裝選項，必須選擇自定義安裝方式才行，但如果未安裝的話，首次使用時系統(tǒng)會提示你進行安裝。 我們可以選中某個英文單詞或中文詞語后從右鍵菜單中選擇“翻譯”菜單項，就可以在如圖1所示的任務(wù)窗格中看到翻譯結(jié)果。 2.快速統(tǒng)計文檔的字數(shù) 在Word 97/2000中，為了統(tǒng)計文檔的字數(shù)，我們大都是選擇“工具/字數(shù)統(tǒng)計”菜單命令，是不是覺得很麻煩呢？Office XP中的Word 2002新增加了一個十分實用的“字數(shù)統(tǒng)計”工具欄，我們可以通過右擊工具欄，從彈出的菜單中選擇“字數(shù)統(tǒng)計”把它顯示出來(圖2)。雖然它只有一個下拉列表框和一個“重新計數(shù)”按鈕，但點擊下拉列表框右邊的下箭頭后可以從其中選擇字、字符(無空格)、字符(帶空格)、中文字符或朝鮮語單詞、非中文字符、行、頁、段落等多項統(tǒng)計內(nèi)容，選中相應(yīng)的統(tǒng)計項如“字符(無空格)”，再單擊右邊的“重新計數(shù)”按鈕即會在框中顯示最新的統(tǒng)計數(shù)字。 3.保護作者的隱私 Office XP中的應(yīng)用程序如Word、Excel和PowerPoint等在文檔存盤時，都會同時保存文檔創(chuàng)建者的許多個人資料，如作者、單位、電子郵件標題等多項內(nèi)容，一不小心就會暴露作者不愿意讓他人知道的隱私。因此，我們可以在Office XP任一應(yīng)用程序中選擇“工具/選項”菜單，在“安全性”選項卡下的“隱私選項”中選中“保存時從此文件中刪除個人信息”復(fù)選框(圖3)。如果對隱私還有更高的要求，可以同時選中其余兩項，這樣在文檔存盤時系統(tǒng)就會刪除其中的個人資料，或者用一些通用的資料來取代個人資料。 4.在別人的電腦上使用“自己的”O(jiān)ffice Office XP允許用戶創(chuàng)建一個定制化設(shè)置文件，其中包括菜單、工具條和模板的設(shè)置，該文件可以存儲在本地硬盤或遠程的互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)器上，當你在他人的計算機上工作時，就可以使用該配置文件虛擬地將這臺計算機變?yōu)樵瓉砟闶质煜さ挠嬎銠C，這樣使用Office XP時就會非常得心應(yīng)手，相當于做了一次“克隆”。 要建立這個定制化設(shè)置文件，可以從開始菜單的“微軟Office工具”下執(zhí)行“用戶設(shè)置保存向?qū)А泵睿诔霈F(xiàn)的對話框中點擊“下一步”，再選擇“保存本機的設(shè)置”選項(圖4)。點擊“下一步”按鈕繼續(xù)，再在出現(xiàn)的窗口中選擇是將這個設(shè)置文件保存到Web還是保存到文件(如果你有個人主頁的話可以保存到Web頁上)，如果要保存到軟盤上就插入一張已格式化的軟盤，點擊“完成”按鈕即可。 注意:進行該操作必須退出所有Office XP的應(yīng)用程序，否則無法進行該操作。 5.在互聯(lián)網(wǎng)上保存與獲取文檔 如果你需要與別人共享文檔，可以考慮將文件保存到微軟MSN門戶網(wǎng)站的一個免費站點上。當然，你需要有微軟的安全ID和口令。在使用Hotmail或MSN Instant Messenger等微軟公司提供的其他服務(wù)時也同樣需要，而申請是完全免費的。這里的ID就是指Hotmail電子郵件地址，口令與訪問收件箱的口令相同。 在第一次使用這個功能時，Office XP會為你自動創(chuàng)建一個存儲站點，然后這個站點將作為文件夾出現(xiàn)在“另存為”對話框中。當需要在互聯(lián)網(wǎng)上保存文件時，只要像在其他文件夾中保存文件那樣點擊它即可。要打開保存在互聯(lián)網(wǎng)上的文件，同樣在“文件”菜單中使用“打開”命令，當然還有一個登錄的過程。 當我們將文件保存在互聯(lián)網(wǎng)上以后，我們就可以在任何一臺能夠上網(wǎng)的計算機上把它取回來。方法是打開IE，連接到“//files”地址，其中的“”是你的ID，輸入通訊證ID和口令，稍候就會看到一個在Office XP各種應(yīng)用程序中存儲在互聯(lián)網(wǎng)上的文件的基于瀏覽器的目錄，只要點擊需要的文件就可以將它下載到本機硬盤中。 6.一次性顯示所有特定字符 Office XP中的“查找”功能已大大增強，在“查找和替換”窗口中不僅可以統(tǒng)計出特定字符在文檔中的應(yīng)用次數(shù)和位置，如果選中“突出顯示所有在該范圍找到項目”復(fù)選框，點擊“全部查找”按鈕，程序會告訴你該字符在文檔中的出現(xiàn)次數(shù)，并且為便于識別，會加亮顯示所有包含該字符的短語。 7.輕松添加圖示 PowerPoint 2002新增加了一個“插入/圖示”菜單項，也可以通過“繪圖”工具欄中的“圖示”工具進行，這樣往幻燈片中添加一份有組織的圖示就非常簡單了。圖示類型包括循環(huán)圖、目標圖、射線圖、維恩圖、棱錐圖等(圖5)，我們可以使用這些圖示來使文檔和演示文稿更生動。 添加或更改圖示時，圖示周圍會顯示出相應(yīng)的繪圖空間，其外圍還有非打印邊框和尺寸控點?？梢允褂谜{(diào)整大小命令調(diào)整圖示，將繪圖區(qū)域擴大以便得到更大的工作空間；或通過使邊框離圖示更近以去掉額外空間。可以使用預(yù)設(shè)樣式格式化整個圖示，或與格式化形狀(如添加顏色和文本、更改線條的粗細和樣式以及添加填充、紋理和背景)一樣只格式化圖示的幾個部分，可以使用“圖示”工具欄添加元素或線段并將它們向前或向后移動，也可以動畫顯示圖示以強調(diào)圖示的各個部分，并控制演示文稿中的信息流。 8.使用不同顏色的工作表標簽 過去，Excel中的工作表標簽都是統(tǒng)一的無顏色的，不夠醒目?，F(xiàn)在，我們可以用不同的顏色來區(qū)分同一工作簿中的不同工作表，在Excel 2002中右擊某個工作表標簽(如Sheet1、Sheet2、Sheet3)，從快捷菜單中執(zhí)行“工作表標簽顏色”命令，在出現(xiàn)的“設(shè)置工作表標簽顏色”對話框中選擇一種你喜歡的顏色后點擊“確定”按鈕即可。 注意:雖然工作表標簽用顏色做了特殊的標記，但當選中該工作表標簽時，其名稱會按用戶指定的顏色加下劃線，如果工作表標簽顯示時具有背景色(用戶設(shè)置的顏色)，則說明工作表當前處于未選中狀態(tài)。 9.使用監(jiān)視功能 你是否覺得僅拖動滾動條無法滿足工作時的需要？Excel 2002新增加的“監(jiān)視窗口”功能可以讓用戶在一個比較小的卻永遠位于頂層的窗口中監(jiān)視某些特殊的單元格，甚至當那些單元格位于其他工作簿或當前工作簿屏幕以外的位置也可以。只要對所監(jiān)視的單元格中的數(shù)值進行了修改，立刻就可以在監(jiān)視窗口中觀察得到，這樣就無需前后上下地點擊滾動條進行切換了。 如果想將某個單元格添加到監(jiān)視窗口，只要右擊該單元格，選擇“添加監(jiān)視點”命令，就會彈出如圖6所示的監(jiān)視窗口，這個監(jiān)視窗口將一直停留在工作表的頂層，不管你查看工作簿的任意位置，監(jiān)視窗口都會在屏幕上顯示。當然，監(jiān)視窗口也像其他工具欄一樣，你可以任意拖動到其他位置。如果你對某個單元格不想繼續(xù)監(jiān)視，只要在監(jiān)視窗口中選中該單元格，然后單擊“刪除監(jiān)視”按鈕即可。 *利用Excel 2000管理學(xué)生成績 作為一名教師，每次考試后都要統(tǒng)計成績，十分辛苦。在計算機日益普及的今天，我們可以利用它來統(tǒng)計、管理學(xué)生的成績，使教師們從繁重的勞動中解脫出來。 電子表格軟件Excel 2000不僅可以制作表格，強大的功能還可以作為一個小型數(shù)據(jù)庫來管理一些數(shù)據(jù)。下面就以班級各科匯兌成績統(tǒng)計為例來說明如何使用Excel 2000來方便管理學(xué)生成績。 首先，我們應(yīng)該建立成績統(tǒng)計模板。 一、輸入統(tǒng)計項目 運行Excel 2000，在該表第一行中輸入以下內(nèi)容：學(xué)號、姓名、各考試科目名稱(語文、數(shù)學(xué)、英語等)、總分、名次，然后在對應(yīng)列中錄入學(xué)生的學(xué)號、姓名。 輸入學(xué)號時，由于學(xué)號是連續(xù)的，我們可采用自動填充的功能，如：先輸入第一、二個學(xué)生的學(xué)號201、202，然后選定這兩個單元格，將光標移到選定單元格的右下角，光標變?yōu)榧毷?，按住鼠標左鍵向下拖拉，至所有學(xué)生學(xué)號出現(xiàn)。如圖1。(圖) 在學(xué)號下方依次輸入“均分”、“優(yōu)分人數(shù)”、“及格人數(shù)”、“最高分”，用于統(tǒng)計、分析成績。在“姓名”對應(yīng)列中輸入所有學(xué)生姓名。 二、用條件格式來標出各分數(shù)段內(nèi)成績 選定所有錄入學(xué)生成績的單元格，單擊菜單欄中“格式”按鈕，在下拉菜單中執(zhí)行“條件格式”命令。然后在“單元格數(shù)值”范圍中填入“80”與“100”，單擊“格式”按鈕，在出現(xiàn)的對話框(圖2)(圖)中將單元格數(shù)值設(shè)置為你喜歡的格式：如數(shù)值顏色為藍色、字形為傾斜等，這樣，在80到100之間的分數(shù)在輸入后自動變?yōu)樗{色并傾斜。單擊“確定”，返回條件格式對話框，單擊“添加”，在單元格數(shù)值范圍中輸入“60”到“79”，單擊“格式”按鈕，將分數(shù)在60到79之間的又設(shè)置為你喜歡的格式。其它可類推。 三、利用求和公式計算每位學(xué)生的總分 單擊總分下的單元格，在編輯欄中輸入=SUM(C2:H2)，在下一個單元格中輸入=SUM(C3:H3)，然后選定這兩個單元格，將光標移動到兩個單元格的右下角，到變成細十字，按住鼠標左鍵向下拖拉至最后一名學(xué)生，利用自動填充的功能向每名學(xué)生對應(yīng)的總分欄中輸入求和公式，以后只要你輸入學(xué)生各科成績，每位學(xué)生的總分即自動求出。 四、利用RANK函數(shù)給學(xué)生的總成績排名次 在Excel 2000中可以用單元格自動排序的方式給成績排序，但不好處理同分數(shù)的名次，利用RANK函數(shù)則沒有這樣的問題。其方法是：總分位于I列，名次位于J列，在第一名學(xué)生的名次單元格中輸入=RANK(I2,$I,$2:$I$55)，該公式的目的是排出I2單元格的數(shù)據(jù)從I2到I55所有數(shù)據(jù)中的位次(假設(shè)該班共54名學(xué)生，學(xué)生的姓名，成績等數(shù)據(jù)從第2行排到第55行)，在第二名學(xué)生的名次單元格中輸入=RANK(I3,$I$2:$I$55)，然后拖動鼠標，選中這兩個單元格，利用自動填充的功能，在每個學(xué)生的名次單元格中輸入RANK函數(shù)的公式。這樣你只要將學(xué)生各科成績輸入到對應(yīng)的單元格中后，RANK函數(shù)即自動求出該學(xué)生的名次，同分數(shù)的名次則自動排為相同的名次，下一個名次數(shù)值自動空出。 五、利用AVERGE函數(shù)計算各科平均分 在語文平均分單元格中輸入公式=AVERAGE(C2:C55)，在數(shù)學(xué)平均分單元格中輸入公式=AVERAGE(D2:D55)，拖動鼠標，選中這兩個單元格，利用自動填充的功能，在每科均分的單元格中輸入對應(yīng)的公式。這樣，將每科的成績輸入完了后，該科的平均分即可自動求出。 六、利用COUNTIF函數(shù)統(tǒng)計每科各分數(shù)段人數(shù) 在管理學(xué)生成績時，老師常常要將優(yōu)分人數(shù)和不及格人數(shù)統(tǒng)計出來，有了COUNTIF函數(shù)，就不必要計數(shù)了。使用方法是：在語文優(yōu)分人數(shù)的單元格中輸入公式=COUNTIF(C2:C55,“=80”)(假設(shè)各科的滿分為100分)，在數(shù)學(xué)優(yōu)分人數(shù)的單元格中輸入公式=COUNTIF(D2:D55,“=80”)，選中這兩個單元格，利用自動填充的功能將