職業(yè)教育論文-電子公文在高職院校辦公室工作中的應(yīng)用.doc

職業(yè)教育論文-電子公文在高職院校辦公室工作中的應(yīng)用摘要電子公文在制作成本與傳播方面具有相當(dāng)大的優(yōu)越性，但由于種種原因，電子公文在高職院校還沒有廣泛運用；本文從安全性、規(guī)范性、技術(shù)等方面分析了產(chǎn)生這種狀況的原因，提出了加強(qiáng)軟、硬件建設(shè)，規(guī)范電子公文管理等方面的應(yīng)對措施。關(guān)鍵詞電子公文；高職院校；優(yōu)越性；軟硬件建設(shè)高職院校的辦公室在所有的職能部門中，是一個繁雜性、綜合性、協(xié)調(diào)性、功能性很強(qiáng)的綜合管理機(jī)構(gòu)，對內(nèi)起到上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)關(guān)系的作用，同時又起著輔助決策的重要作用1；對外則起到合作交流、窗口形象的作用。社會的發(fā)展、科技的進(jìn)步以及高等教育的發(fā)展，高校規(guī)模迅速擴(kuò)大和高等教育體制自身改革的需要對高校辦公室工作帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，辦公室的各項工作正朝著科學(xué)化、智能化、信息化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化的趨勢發(fā)展；同時隨著我國教育科研網(wǎng)建設(shè)的啟動和高校的校園網(wǎng)的初步建立并與Internet連接，給高校辦公室的電子公文的應(yīng)用提供了一個良好的契機(jī)2。一、應(yīng)用電子公文的優(yōu)越性和必要性電子公文比紙質(zhì)公文方便快捷、高效智能、環(huán)保節(jié)能。日常內(nèi)部公文處理程序包括擬稿、審稿、定稿、簽發(fā)、印刷、分發(fā)、催辦、歸檔等；上級來文則有收文、登記、傳閱、催辦、歸檔等；上行文還要親自送或通過郵寄的方式上達(dá)上級部門。傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)公文的所有程序都要靠手工或腿功來完成，費時費力不說，公文遺失或被盜的情況還時有發(fā)生。如一份5000字左右的紙質(zhì)公文需要3頁A4的紙，印50份需要150頁A4紙，用印花費30分鐘，兩人裝訂要1個小時，1人分發(fā)到45個部門（人）要花費至少1個半小時。上行文坐車送要耗汽油，郵寄要花郵資費，遇到不可抗拒力因素的影響，可能會造成時間上的延誤甚至是不可估量的損失等等，而在文件印制過程中諸如油墨、人工、機(jī)器損耗還在其外；而一個500人單位每年平均行文100次，每次50份，用紙數(shù)以萬計，這又不知要砍伐多少樹木了。而依托計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電子數(shù)據(jù)和信息高速公路的電子公文的出現(xiàn)把傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)公文從“刀耕火種”的方式中解脫出來了，它不需人工一份份去印、一張張對齊折疊裝訂、一個個部門跑送，上行文也可省去了車馬勞頓之苦，它只需一臺電腦、一根網(wǎng)線、一個工作人員3分鐘之內(nèi)就可以完成上述50份電子公文同時送達(dá)的任務(wù)，速度快，不需一張白紙。節(jié)省了大量的人力不說，也省卻了油墨、汽油、郵資費等費用。同時，電子公文比紙質(zhì)公文攜帶安全方便，保存起來所占空間要小，保存時間也要長；相對紙質(zhì)公文而言，它可復(fù)制可備份，搜索查閱使用起來比紙質(zhì)公文便利得多，單位的領(lǐng)導(dǎo)即使遠(yuǎn)在國外，借助互聯(lián)網(wǎng)，可以和同事在同一時間簽閱同一份電子公文。而且，電子公文受外界不可抗拒力影響相對來也要小一些。一場冰雹可以使紙質(zhì)公文送達(dá)時間延誤2天，一場大火可以使一個檔案館幾千年紙質(zhì)公文資料化為灰燼，而2006年12月26日臺灣南部海域發(fā)生7.2級地震雖造成多條國際海底通信光纜發(fā)生中斷，但對網(wǎng)絡(luò)傳輸并未造成太大影響。當(dāng)然，正如任何事物都不可能十全十美一樣，電子公文作為一個新生的事物，它也有其不足之處，比如標(biāo)準(zhǔn)化、“網(wǎng)絡(luò)安全”隱患，電子公文處理的軟件開發(fā)使用、繼電配備技術(shù)問題，觀念問題等等。然而，電子公文的出現(xiàn)是信息時代的產(chǎn)物，它的使用和普及也將是時代和社會發(fā)展的需求。二、電子公文在職業(yè)院校辦公室的應(yīng)用中存在的問題及原因(一)觀念上的問題一方面部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部對電子公文應(yīng)用的重視不夠，認(rèn)為公文處理電子化就是用電腦打印文件，而沒有上升到無紙辦公自動化的高度；而有相當(dāng)一部分教職工習(xí)慣紙質(zhì)公文，缺乏對電子公文的認(rèn)同感和安全感，甚至出現(xiàn)了在一個單位內(nèi)部各部門使用電子公文處理系統(tǒng)的狀況存在較大差異，有些部門甚至沒有紙質(zhì)公文無法辦公。另一方面存在電子公文“緩一緩”思想的高職院校不在少數(shù)。實現(xiàn)公文電子化要投入相當(dāng)一筆資金經(jīng)費先實現(xiàn)校園網(wǎng)絡(luò)化，當(dāng)前我國相當(dāng)一部分高職院校經(jīng)費都有困難，因此其內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的水平滯后。(二)技術(shù)問題最關(guān)鍵1.硬件的配置不能滿足電子公文處理系統(tǒng)的要求。2.軟件設(shè)計存在功能和安全、操作便利上的缺陷。3.人員的技術(shù)水平不到位。（三）安全問題不容忽視電子公文的安全問題來自于內(nèi)外兩個方面。一方面是來自于內(nèi)部的管理不善，導(dǎo)致電子公文數(shù)據(jù)被非法編輯、復(fù)制、傳播、丟失等。二是由于系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)信息安全問題導(dǎo)致信息在傳輸過程中出錯、丟失或者被竊聽利用等。（四）規(guī)范化問題由于目前沒有一套公認(rèn)為標(biāo)準(zhǔn)的電子公文處理系統(tǒng)，使得電子公文處理系統(tǒng)參差不齊，這就造成了有多個電子公文系統(tǒng)并存的現(xiàn)狀。由于學(xué)校在技術(shù)力量、資金投入等方面不一，客觀上造成了該系統(tǒng)在設(shè)計功能、使用方便、后期維護(hù)等方面，存在較大差異。(五)標(biāo)準(zhǔn)化問題電子公文處理系統(tǒng)就是利用電腦網(wǎng)絡(luò)功能，完成從公文的草擬、審核、批示、傳閱以及來文登記、承辦、歸檔等一系列綜合性的公文流轉(zhuǎn)全程管理應(yīng)用系統(tǒng)3。標(biāo)準(zhǔn)化是電子公文的客觀要求。電子公文處理系統(tǒng)的開發(fā)者往往并不是該系統(tǒng)的使用者，開發(fā)人員雖具有豐富的電腦軟硬件知識，而對公文方面的知識比較欠缺。使用人員對紙質(zhì)公文的使用比較熟悉，通常會要求開發(fā)人員按照普通公文的處理方式來設(shè)計電子公文處理系統(tǒng)。開發(fā)人員和使用人員之間的這種矛盾，客觀上造成電子公文應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)化程度較低。三、解決問題的途徑（一）加大投入力度，加強(qiáng)培訓(xùn)，提高網(wǎng)絡(luò)化水平電子公文處理系統(tǒng)是一個高度自動化、高度集成化的信息管理系統(tǒng)，它的使用涉及到校園網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，工作人員公文業(yè)務(wù)能力、電腦操作技能等。只有在資金支持、人員安排與培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)硬件、軟件設(shè)計等各方面給予足夠地支持，才能盡快在實現(xiàn)辦公室信息工作網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)上，從根本上實現(xiàn)公文電子化、辦公無紙化。(二)加強(qiáng)軟硬件建設(shè)，解決各種技術(shù)問題1.首先是硬件的配置要能跟上，購買的電腦其硬件設(shè)備要能滿足電子公文應(yīng)用軟件系統(tǒng)運行的要求；設(shè)計或購買及使用具有自身特色、適合自身需要的軟件。一定要保證電子公文處理系統(tǒng)的完整性，該應(yīng)用軟件應(yīng)該涵蓋公文處理的全過程，而且公文辦理過程所產(chǎn)生的相關(guān)信息，應(yīng)該符合檔案管理的要求4。2.保證簽傳過程的網(wǎng)絡(luò)化。電子公文處理要求無紙化辦公，因此電子公文處理的整個流程應(yīng)當(dāng)高度網(wǎng)絡(luò)化。某一環(huán)節(jié)不能網(wǎng)絡(luò)化，就會導(dǎo)致電子公文處理過程的受阻，就不能實現(xiàn)真正意義上的無紙化辦公。電子公文處理的軟硬件環(huán)境和人員素質(zhì)必須符合網(wǎng)絡(luò)化的要求。3.保證電子數(shù)據(jù)的安全性。在電子公文的傳輸、簽閱、保存等過程中，安全性是保證電子公文正常運轉(zhuǎn)的前提。盡量采用動態(tài)密碼技術(shù)和實物密碼技術(shù)來建立用戶認(rèn)證體系，建立規(guī)范的傳輸交換標(biāo)準(zhǔn)，解決不同單位之間的電子公文數(shù)據(jù)傳輸交換5。（三）保證電子公文的安全性1.針對內(nèi)部的管理不善，導(dǎo)致電子公文數(shù)據(jù)被非法編輯、復(fù)制、傳播、丟失等。我們可以通過嚴(yán)格管理、嚴(yán)格執(zhí)行權(quán)限操作制度、全程操作日志記錄等辦法來解決。2.為保證電子公文系統(tǒng)的安全，首先在設(shè)計或購買電子公文處理系統(tǒng)時，要把安全問題放在首位，該系統(tǒng)要有足夠的健壯性。其次要采取多種網(wǎng)絡(luò)安全措施，建立電子公文流傳體系的安全防范機(jī)制，保證信息在傳輸過程中不會出錯、丟失或者被竊聽，保證信息的機(jī)密性、完整性、一致性和不可否認(rèn)性，及時化解網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險，確保電子公文系統(tǒng)的安全5。(四)加強(qiáng)對電子公文的管理電子公文和紙質(zhì)公文具有同樣的權(quán)威性和法律性，然而電子公文的生成、傳輸、歸檔等過程卻和紙質(zhì)公文有很大的不同。電子公文處理的各個環(huán)節(jié)，涉及所有參與電子公文處理的部門和人員。不同崗位人員所處的層次不同，對電子公文的要求和權(quán)限也不同；電子公文歸檔、保管、利用的流程和要求也存在很大差異。由于對電子公文這些特點認(rèn)識不足，造成了對電子公文的管理不到位。電子公文的管理是一個全過程的系統(tǒng)管理，既包括網(wǎng)絡(luò)軟硬件管理人員對電子公文的管理，也包括電子公文使用人員對電子公文的管理；既包括電子公文的生成管理，也包括電子公文的傳輸和歸檔的管理。電子公文的管理是一個全過程的系統(tǒng)管理，是一個操作流程的規(guī)范化管理。只要有某一個環(huán)節(jié)管理不到位，就有可能出現(xiàn)電子公文的安全、時效和流轉(zhuǎn)混亂等問題，勢必影響全局的工作秩序。領(lǐng)導(dǎo)一定要重視電子公文的行政管理，安排責(zé)任心強(qiáng)、公文處理經(jīng)驗豐富和電腦操作技能好的人員，確保電子公文處理系統(tǒng)正常高效運轉(zhuǎn)。同時，還應(yīng)做好電子公文處理系統(tǒng)異常的預(yù)案機(jī)制。（五）搞好電子公文處理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化標(biāo)準(zhǔn)化是資源共享、協(xié)同工作的前提。電子公文格式規(guī)范是跨平臺、跨部門電子公文交換的基礎(chǔ)。2003年，國家檔案局出臺了電子公文歸檔管理暫行辦法，上海、深圳等地已經(jīng)頒布了有關(guān)電子公文交換的地方標(biāo)準(zhǔn)。實現(xiàn)電子公文在高職院校辦公室工作中的應(yīng)用，當(dāng)然要有標(biāo)準(zhǔn)化的電子公文。公文具有權(quán)威性、規(guī)范性，我們在制作紙質(zhì)公文時，必須符合公文法定的體式，這方面國家已有明確的規(guī)定。時代不同，公文的稱謂和分類也就不同?，F(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)，社會事物日趨繁雜，公文分類也日趨細(xì)密。隨著信息時代的到來，有可能產(chǎn)生新的公文文種6。雖然電子公文和紙質(zhì)公文有很大的不同，但其功能是一樣的。因此電子公文應(yīng)當(dāng)盡可能地利用紙質(zhì)公文的規(guī)范。這里所說的規(guī)范，并不是指我們最后見到的電子公文的具體視覺“紙面形式”，而是電子公文的數(shù)據(jù)信息規(guī)范。這就要求我們在設(shè)計電子公文處理系統(tǒng)時，盡可能地利用紙質(zhì)公文的規(guī)范。同時，在電子公文處理過程中，一定要操作規(guī)范?？傊?，電子公文在高職院校辦公室工作中的應(yīng)用現(xiàn)狀還不盡如人意，還存在著許多尚需解決的問題。隨著現(xiàn)代電子信息技術(shù)的發(fā)展，電子公文在各部門應(yīng)用的比重將越來越大，只要我們高度重視電子公文的作用，在現(xiàn)實中不斷解決存在的問題，就一定能使電子公文發(fā)揮重要作用。參考文獻(xiàn)1胡求光，邵紅艷.論高校辦公室工作的協(xié)同與整合J，寧波大學(xué)學(xué)報（教育科學(xué)版），2003，（5）：76-79.2米密,