4.7成品油直銷及分銷業(yè)務控制矩陣.doc

4.7成品油直銷及分銷業(yè)務內(nèi)部控制矩陣2008年C4.714.7成品油直銷及分銷業(yè)務內(nèi)部控制矩陣業(yè)務目標業(yè)務風險控制點適用單位不相容崗位控制點分值控制點相關資料相關制度索引會計報表認定會計報表項目1存在和發(fā)生/真實性；2完整性；3權利與義務；4估價或分攤；5表達和披露；6準確性1234561.市場細分1.11.2經(jīng)營風險：未按規(guī)定制定市場策略和營銷措施，導致市場份額下降、經(jīng)營效益流失。1.1各級分公司組織專門人員對區(qū)域市場進行調(diào)查，了解、分析當?shù)厥袌龅南M規(guī)模、客戶分布和競爭狀況。根據(jù)競爭態(tài)勢和消費特點，細分目標市場，制定相應的市場策略和營銷措施。依據(jù)不同的區(qū)域和銷售對象設立直銷經(jīng)理/分銷經(jīng)理，負責開拓和維護區(qū)域內(nèi)成品油的直銷/分銷業(yè)務。分（子）公司3市場調(diào)研報告2.確定銷售目標1.1經(jīng)營風險：計劃未按規(guī)定下達，影響經(jīng)營。2.1各級分公司營銷部門根據(jù)上級下達的月度銷售計劃，結合市場規(guī)模、前期客戶購油情況以及后期資源、價格走勢分析，制定月度銷售計劃，報同級分公司分管副經(jīng)理批準后，分解落實并下達到各直銷/分銷經(jīng)理。分（子）公司3月度銷售計劃3.銷售及客戶管理1.2經(jīng)營風險：未按規(guī)定進行市場分析和客戶檔案管理，導致市場份額下降。未按規(guī)定維護主數(shù)據(jù)，不能實現(xiàn)系統(tǒng)控制。3.1直銷/分銷經(jīng)理應走訪客戶，了解客戶意見和需求，根據(jù)需要填寫區(qū)域市場客戶檔案更新表，報部門負責人。商業(yè)客戶中心負責人安排專人負責檔案維護，及時對區(qū)域市場客戶檔案進行調(diào)整、充實和更新，至少每季編寫市場消費、競爭分析報告，報分管副經(jīng)理。【ERP】直銷/分銷經(jīng)理根據(jù)需要填寫區(qū)域市場客戶主數(shù)據(jù)維護表，由分公司經(jīng)營管理部門負責人審核確認后，由主數(shù)據(jù)維護員按規(guī)定在ERP系統(tǒng)中維護客戶主數(shù)據(jù)。分（子）公司5客戶檔案；客戶主數(shù)據(jù)申請表；2.10.14.信用核定和控制1.32.1經(jīng)營風險、財務風險：未按規(guī)定實施信用管理，造成損失，影響財務報告。4.1各?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷售公司）信用管理領導小組（經(jīng)理任組長）負責制定相應的信用政策和信用總體規(guī)模，對營銷部門和客戶進行分類管理，設定不同層次營銷部門和客戶的信用額度，并明確相應的管理權限和相關責任。地市公司根據(jù)客戶資金、信用等狀況，在規(guī)定的信用政策和信用總體規(guī)模內(nèi)擬定客戶具體信用額度和時限，按規(guī)定權限審批。分（子）公司6信用管理辦法或政策客戶信用審批記錄營業(yè)收入1.32.1經(jīng)營風險、財務風險：未按規(guī)定實施信用管理，造成損失,影響財務報告。未按規(guī)定維護信用主數(shù)據(jù)，不能實現(xiàn)系統(tǒng)控制。4.2地市公司根據(jù)客戶的資金、購買、信用等狀況，至少每半年對客戶進行資信評估，建立客戶信用動態(tài)檔案或在客戶檔案中維護信用資料?！綞RP】根據(jù)需求填寫客戶信用主數(shù)據(jù)申請表，按規(guī)定程序批準后，由財務部門在ERP系統(tǒng)中維護。分（子）公司經(jīng)辦審批6客戶（信用）檔案信用主數(shù)據(jù)申請表2.10.1營業(yè)收入132.13.1經(jīng)營風險、財務風險：未按規(guī)定程序和權限簽署合同，造成損失，影響財務報告。合規(guī)風險：合同不符合法律、法規(guī)規(guī)定。4.3直銷/分銷經(jīng)理在確定的客戶具體信用額度內(nèi)，按照經(jīng)法律事務部審定的銷售合同示范文本擬訂銷售合同，經(jīng)營銷部門和財務部門負責人審核后，由合同簽訂人按規(guī)定權限與客戶簽訂銷售合同。對示范合同文本條款進行文字性修改的，經(jīng)同級法律事務部門（崗位）審核；進行實質(zhì)性修改的，報法律事務部審核。分（子）公司經(jīng)辦審核審批6銷售合同1.12.1營業(yè)收入1.3經(jīng)營風險：未簽訂貨款回籠責任書或未及時反饋貨款回籠情況，造成損失。4.4各級分公司經(jīng)理班子與營銷部門負責人每年要簽訂貨款回籠責任書；營銷部門負責人與直銷/分銷經(jīng)理簽訂貨款回籠責任書（單筆或匯總），并與考核掛鉤。財務部門及時反饋客戶欠款情況，定期報相關部門和分管副經(jīng)理，督促貨款回籠。分（子）公司經(jīng)辦復核5貨款回籠責任書5.制定價格策略4.7成品油直銷及分銷業(yè)務內(nèi)部控制矩陣2008年C4.72業(yè)務目標業(yè)務風險控制點適用單位不相容崗位控制點分值控制點相關資料相關制度索引會計報表認定會計報表項目1存在和發(fā)生/真實性；2完整性；3權利與義務；4估價或分攤；5表達和披露；6準確性1234561.12.1經(jīng)營風險：未按規(guī)定定價，造成損失。未按規(guī)定維護價格主數(shù)據(jù)，不能實現(xiàn)系統(tǒng)控制。財務風險：交易不真實，影響財務報告。5.1各?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷售公司）價格領導小組（經(jīng)理任組長）結合市場情況，按照規(guī)定價格制定直銷/分銷的最低限價和浮動權限?！綞RP】財務部門根據(jù)價格文件，在ERP系統(tǒng)中維護銷售價格主數(shù)據(jù)。分（子）公司營銷部門財務部門3價格文件2.10.1營業(yè)收入1.12.1經(jīng)營風險：未按規(guī)定定價，造成損失。財務風險：交易不真實，影響財務報告。5.2地市公司在?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷售公司）規(guī)定的最低限價以上，結合當?shù)貙嶋H，制定具體的銷售價格。低于最低限價銷售的，須由地市公司分管副經(jīng)理審核后，上報?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷售公司）按規(guī)定的浮動權限審批。分（子）公司經(jīng)辦審批6價格審批表營業(yè)收入6.開票與收款1.32.1經(jīng)營風險、財務風險：未按規(guī)定銷售開票、收款,造成損失，影響財務報告。6.1現(xiàn)款銷售：【非ERP】各級分公司營業(yè)部門收款人員根據(jù)客戶付款開具發(fā)票或收款憑證，由不相容崗位人員復核無誤后開具提貨通知單并加蓋印章（或發(fā)出提油卡）。【ERP】各級分公司營業(yè)部門根據(jù)客戶需求和收款憑證，在ERP系統(tǒng)維護銷售訂單。由不相容崗位人員復核無誤后開具銷售發(fā)票，打印系統(tǒng)提貨通知單并加蓋印章（或發(fā)出提油卡）。分（子）公司經(jīng)辦復核4銷售發(fā)票提貨通知單2.10.1營業(yè)收入1.32.1經(jīng)營風險、財務風險：未經(jīng)審批擅自賒銷，造成損失，影響財務報告。6.2信用銷售:【非ERP】根據(jù)簽訂的銷售合同，各級分公司直銷/分銷經(jīng)理填寫信用銷售審批單據(jù),經(jīng)營銷部門負責人簽字后，附開票通知單據(jù)交營業(yè)部門開票。收款人員確認客戶欠款金額不超過規(guī)定的額度，開具銷售發(fā)票或提貨通知單并加蓋印章（或發(fā)出提油卡）；超出規(guī)定信用額度的需重新履行審批程序?！綞RP】根據(jù)簽訂的銷售合同，由營銷部門開票人員在ERP系統(tǒng)維護銷售訂單。各級分公司直銷/分銷經(jīng)理應填寫信用銷售審批單據(jù),經(jīng)營銷部門負責人簽字批準后，附開票通知單據(jù)交營銷部門開具銷售發(fā)票，打印系統(tǒng)提貨通知單并加蓋印章（或發(fā)出提油卡）。超出規(guī)定信用額度的需重新履行審批程序，或經(jīng)批準后由財務部門信用主數(shù)據(jù)維護員在系統(tǒng)中一次性釋放凍結的訂單。分（子）公司經(jīng)辦審批5信用審批表；賒銷合同；銷售發(fā)票；提貨通知單(或提油卡)訂單解凍審批表；2.10.1營業(yè)收入應收賬款1.11.2經(jīng)營風險、財務風險：代保管業(yè)務未按規(guī)定執(zhí)行，造成損失，影響財務報告。6.3代保管業(yè)務：開具發(fā)票的客戶，應在開票之日15天內(nèi)提貨。各級營銷部門對于逾期未提的油品根據(jù)合同中關于代保管的條款轉入代保管賬內(nèi)，并根據(jù)政府規(guī)定、市場情況、資源狀況等確定是否收取代保管費，報分管副經(jīng)理批準后執(zhí)行。倉儲部門會同營銷部門至少每半年檢查一次客戶代保管情況。分（子）公司經(jīng)辦審核稽核3代保管業(yè)務臺賬存貨1.12.1經(jīng)營風險、財務風險：未按規(guī)定上報、審核銷售日報，導致管理信息失真，影響財務報告。6.4【非ERP】各級分公司營銷部門每日對銷售開單情況進行匯總，復核無誤后填寫收款記錄，報財務部門?！綞RP】各級分公司營銷部門每日應對銷售開單情況、收款記錄進行核對，銷售發(fā)票、收款票據(jù)隨同ERP系統(tǒng)銷售日報表一并報財務部門；檢查、處理系統(tǒng)中未清的銷售訂單；核對校驗自有庫存轉出數(shù)量與代保管轉入數(shù)量一致。分（子）公司經(jīng)辦審核5銷售日報表；收款記錄2.10.1營業(yè)收入貨幣資金1.2經(jīng)營風險：合資和專項銷售未按規(guī)定進行，影響正常經(jīng)營。6.5合資和專項銷售：銷售大區(qū)分公司根據(jù)油品銷售事業(yè)部下達的月度合資、專項計劃，按規(guī)定的付款方式和規(guī)定的價格進行結算。按規(guī)定“先款后貨”的專項銷售，業(yè)務部門根據(jù)財務部門提供收款記錄下達專項油發(fā)貨通知單；按規(guī)定“先貨后款”的合資和專項銷售，經(jīng)部門負責人在規(guī)定額度內(nèi)批準后下達合資和專項油發(fā)貨通知單。銷售大區(qū)分公司經(jīng)辦審批4銷售計劃發(fā)貨通知單7.油庫發(fā)貨1.2經(jīng)營風險：未按規(guī)定組織配送，造成損失。7.1需配送的業(yè)務由直銷/分銷經(jīng)理填寫運輸申請單報物流部門，由調(diào)度人員根據(jù)調(diào)運單組織運輸。交貨后將客戶簽字的發(fā)貨單交營銷部門匯總。分（子）公司3運輸申請單；發(fā)貨單4.7成品油直銷及分銷業(yè)務內(nèi)部控制矩陣2008年C4.73業(yè)務目標業(yè)務風險控制點適用單位不相容崗位控制點分值控制點相關資料相關制度索引會計報表認定會計報表項目1存在和發(fā)生/真實性；2完整性；3權利與義務；4估價或分攤；5表達和披露；6準確性1234561.32.1經(jīng)營風險、財務風險：油庫發(fā)貨錯誤，造成損失或管理信息失真，影響財務報告。7.2【非ERP】油庫發(fā)貨人員根據(jù)各級分公司營銷部門開具并蓋有印章的提貨通知單（或提油卡）安排客戶或運輸部門提貨，并將提貨通知單留存?！綞RP】油庫驗單人員接到客戶提單時,應查詢ERP系統(tǒng)提單信息并核對驗證提單內(nèi)容相符后,按客戶需求的發(fā)貨數(shù)量（不大于提單數(shù)量）在系統(tǒng)中發(fā)貨過賬，打印油品出庫單交客戶提油。分（子）公司2提貨通知單（或提油卡）2.10.1營業(yè)成本存貨1.2經(jīng)營風險：未按規(guī)定進行數(shù)量管理，造成損失。合規(guī)風險：計量精度不符合國標規(guī)定。7.3罐裝油品前，發(fā)貨人員應檢查罐車的清潔度、是否專車專用，以確保出庫油品質(zhì)量。油庫發(fā)油以油庫計量表發(fā)貨量為準，確保實發(fā)數(shù)與應提數(shù)量一致。數(shù)質(zhì)量部門至少每半年檢查油庫發(fā)貨計量的精確度。分（子）公司計量稽核3檢查記錄1.22.1經(jīng)營風險、財務風險：代保管業(yè)務未按規(guī)定執(zhí)行，造成損失，影響財務報告。7.4【非ERP】對于一次不能提完的油品，油庫為客戶建立代保管臺賬，并將剩余油品轉入客戶代保管賬。按照規(guī)定開展油庫代保管業(yè)務的，應根據(jù)客戶需求開具分提貨通知單?！綞RP】對于一次不能提完的油品，油庫按規(guī)定收回原代保管提單，打印剩余數(shù)量的代保管提單，作為客戶下次提貨的依據(jù)。分（子）公司2提貨通知單2.10.1存貨2.1經(jīng)營風險、財務風險：核對發(fā)貨不及時，導致管理信息失真，影響財務報告。7.5【非ERP】油庫發(fā)貨人員每日交班前整理提貨通知單，匯總發(fā)貨數(shù)量，編制日發(fā)貨報表和代保管臺賬，報油庫記賬人員稽核?！綞RP】油庫發(fā)貨人員每日交班前整理出庫單，報油庫記賬人員與ERP系統(tǒng)發(fā)貨數(shù)量進行核對。分（子）公司經(jīng)辦稽核3日發(fā)貨報表；代保管臺賬油庫出庫單2.10.1營業(yè)成本1.3經(jīng)營風險：未及時核對油庫發(fā)貨數(shù)量和調(diào)整差異，造成損失。7.6油庫記賬人員復核日發(fā)貨量、提貨通知單累計數(shù)量以及代保管臺賬，檢查是否平衡，發(fā)現(xiàn)規(guī)定范圍內(nèi)的差異及時查找原因并進行調(diào)整，超出規(guī)定范圍的應及時上報油庫負責人。分（子）公司經(jīng)辦審核審批4提貨通知單；代保管臺賬1.3經(jīng)營風險：超計劃或無計劃供應，影響正常經(jīng)營。7.7銷售大區(qū)分公司駐廠辦事處按照下達的發(fā)貨通知單均衡發(fā)貨供應給合資公司和專項用戶。不能超計劃或無計劃供應。銷售大區(qū)分公司3發(fā)貨通知單8.財務記賬2.1財務風險：會計核算有誤，影響財務報告。8.1【非ERP】各級分公司財務部門每日復核原始票據(jù)和收款記錄，登入相應的會計科目進行賬務處理，并經(jīng)不相容崗位稽核。【ERP】各級分公司財務部門每日復核原始票據(jù)和收款記錄，并與ERP系統(tǒng)集成的銷售會計憑證進行核對。分（子）公司記賬清賬稽核31.6.11貨幣資金應收賬款營業(yè)收入8.2各級分公司財務部門核對應收賬款和預收款，參見7.1應收款項管理業(yè)務流程控制點3.2和3.3