4.7成品油直銷及分銷業(yè)務(wù)控制矩陣.doc

4.7成品油直銷及分銷業(yè)務(wù)內(nèi)部控制矩陣2008年C4.714.7成品油直銷及分銷業(yè)務(wù)內(nèi)部控制矩陣業(yè)務(wù)目標(biāo)業(yè)務(wù)風(fēng)險控制點適用單位不相容崗位控制點分值控制點相關(guān)資料相關(guān)制度索引會計報表認定會計報表項目1存在和發(fā)生/真實性；2完整性；3權(quán)利與義務(wù)；4估價或分攤；5表達和披露；6準確性1234561.市場細分1.11.2經(jīng)營風(fēng)險：未按規(guī)定制定市場策略和營銷措施，導(dǎo)致市場份額下降、經(jīng)營效益流失。1.1各級分公司組織專門人員對區(qū)域市場進行調(diào)查，了解、分析當(dāng)?shù)厥袌龅南M規(guī)模、客戶分布和競爭狀況。根據(jù)競爭態(tài)勢和消費特點，細分目標(biāo)市場，制定相應(yīng)的市場策略和營銷措施。依據(jù)不同的區(qū)域和銷售對象設(shè)立直銷經(jīng)理/分銷經(jīng)理，負責(zé)開拓和維護區(qū)域內(nèi)成品油的直銷/分銷業(yè)務(wù)。分（子）公司3市場調(diào)研報告2.確定銷售目標(biāo)1.1經(jīng)營風(fēng)險：計劃未按規(guī)定下達，影響經(jīng)營。2.1各級分公司營銷部門根據(jù)上級下達的月度銷售計劃，結(jié)合市場規(guī)模、前期客戶購油情況以及后期資源、價格走勢分析，制定月度銷售計劃，報同級分公司分管副經(jīng)理批準后，分解落實并下達到各直銷/分銷經(jīng)理。分（子）公司3月度銷售計劃3.銷售及客戶管理1.2經(jīng)營風(fēng)險：未按規(guī)定進行市場分析和客戶檔案管理，導(dǎo)致市場份額下降。未按規(guī)定維護主數(shù)據(jù)，不能實現(xiàn)系統(tǒng)控制。3.1直銷/分銷經(jīng)理應(yīng)走訪客戶，了解客戶意見和需求，根據(jù)需要填寫區(qū)域市場客戶檔案更新表，報部門負責(zé)人。商業(yè)客戶中心負責(zé)人安排專人負責(zé)檔案維護，及時對區(qū)域市場客戶檔案進行調(diào)整、充實和更新，至少每季編寫市場消費、競爭分析報告，報分管副經(jīng)理?！綞RP】直銷/分銷經(jīng)理根據(jù)需要填寫區(qū)域市場客戶主數(shù)據(jù)維護表，由分公司經(jīng)營管理部門負責(zé)人審核確認后，由主數(shù)據(jù)維護員按規(guī)定在ERP系統(tǒng)中維護客戶主數(shù)據(jù)。分（子）公司5客戶檔案；客戶主數(shù)據(jù)申請表；2.10.14.信用核定和控制1.32.1經(jīng)營風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險：未按規(guī)定實施信用管理，造成損失，影響財務(wù)報告。4.1各省（市）分公司（區(qū)外銷售公司）信用管理領(lǐng)導(dǎo)小組（經(jīng)理任組長）負責(zé)制定相應(yīng)的信用政策和信用總體規(guī)模，對營銷部門和客戶進行分類管理，設(shè)定不同層次營銷部門和客戶的信用額度，并明確相應(yīng)的管理權(quán)限和相關(guān)責(zé)任。地市公司根據(jù)客戶資金、信用等狀況，在規(guī)定的信用政策和信用總體規(guī)模內(nèi)擬定客戶具體信用額度和時限，按規(guī)定權(quán)限審批。分（子）公司6信用管理辦法或政策客戶信用審批記錄營業(yè)收入1.32.1經(jīng)營風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險：未按規(guī)定實施信用管理，造成損失,影響財務(wù)報告。未按規(guī)定維護信用主數(shù)據(jù)，不能實現(xiàn)系統(tǒng)控制。4.2地市公司根據(jù)客戶的資金、購買、信用等狀況，至少每半年對客戶進行資信評估，建立客戶信用動態(tài)檔案或在客戶檔案中維護信用資料。【ERP】根據(jù)需求填寫客戶信用主數(shù)據(jù)申請表，按規(guī)定程序批準后，由財務(wù)部門在ERP系統(tǒng)中維護。分（子）公司經(jīng)辦審批6客戶（信用）檔案信用主數(shù)據(jù)申請表2.10.1營業(yè)收入132.13.1經(jīng)營風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險：未按規(guī)定程序和權(quán)限簽署合同，造成損失，影響財務(wù)報告。合規(guī)風(fēng)險：合同不符合法律、法規(guī)規(guī)定。4.3直銷/分銷經(jīng)理在確定的客戶具體信用額度內(nèi)，按照經(jīng)法律事務(wù)部審定的銷售合同示范文本擬訂銷售合同，經(jīng)營銷部門和財務(wù)部門負責(zé)人審核后，由合同簽訂人按規(guī)定權(quán)限與客戶簽訂銷售合同。對示范合同文本條款進行文字性修改的，經(jīng)同級法律事務(wù)部門（崗位）審核；進行實質(zhì)性修改的，報法律事務(wù)部審核。分（子）公司經(jīng)辦審核審批6銷售合同1.12.1營業(yè)收入1.3經(jīng)營風(fēng)險：未簽訂貨款回籠責(zé)任書或未及時反饋貨款回籠情況，造成損失。4.4各級分公司經(jīng)理班子與營銷部門負責(zé)人每年要簽訂貨款回籠責(zé)任書；營銷部門負責(zé)人與直銷/分銷經(jīng)理簽訂貨款回籠責(zé)任書（單筆或匯總），并與考核掛鉤。財務(wù)部門及時反饋客戶欠款情況，定期報相關(guān)部門和分管副經(jīng)理，督促貨款回籠。分（子）公司經(jīng)辦復(fù)核5貨款回籠責(zé)任書5.制定價格策略4.7成品油直銷及分銷業(yè)務(wù)內(nèi)部控制矩陣2008年C4.72業(yè)務(wù)目標(biāo)業(yè)務(wù)風(fēng)險控制點適用單位不相容崗位控制點分值控制點相關(guān)資料相關(guān)制度索引會計報表認定會計報表項目1存在和發(fā)生/真實性；2完整性；3權(quán)利與義務(wù)；4估價或分攤；5表達和披露；6準確性1234561.12.1經(jīng)營風(fēng)險：未按規(guī)定定價，造成損失。未按規(guī)定維護價格主數(shù)據(jù)，不能實現(xiàn)系統(tǒng)控制。財務(wù)風(fēng)險：交易不真實，影響財務(wù)報告。5.1各?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷售公司）價格領(lǐng)導(dǎo)小組（經(jīng)理任組長）結(jié)合市場情況，按照規(guī)定價格制定直銷/分銷的最低限價和浮動權(quán)限?！綞RP】財務(wù)部門根據(jù)價格文件，在ERP系統(tǒng)中維護銷售價格主數(shù)據(jù)。分（子）公司營銷部門財務(wù)部門3價格文件2.10.1營業(yè)收入1.12.1經(jīng)營風(fēng)險：未按規(guī)定定價，造成損失。財務(wù)風(fēng)險：交易不真實，影響財務(wù)報告。5.2地市公司在?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷售公司）規(guī)定的最低限價以上，結(jié)合當(dāng)?shù)貙嶋H，制定具體的銷售價格。低于最低限價銷售的，須由地市公司分管副經(jīng)理審核后，上報?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷售公司）按規(guī)定的浮動權(quán)限審批。分（子）公司經(jīng)辦審批6價格審批表營業(yè)收入6.開票與收款1.32.1經(jīng)營風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險：未按規(guī)定銷售開票、收款,造成損失，影響財務(wù)報告。6.1現(xiàn)款銷售：【非ERP】各級分公司營業(yè)部門收款人員根據(jù)客戶付款開具發(fā)票或收款憑證，由不相容崗位人員復(fù)核無誤后開具提貨通知單并加蓋印章（或發(fā)出提油卡）?！綞RP】各級分公司營業(yè)部門根據(jù)客戶需求和收款憑證，在ERP系統(tǒng)維護銷售訂單。由不相容崗位人員復(fù)核無誤后開具銷售發(fā)票，打印系統(tǒng)提貨通知單并加蓋印章（或發(fā)出提油卡）。分（子）公司經(jīng)辦復(fù)核4銷售發(fā)票提貨通知單2.10.1營業(yè)收入1.32.1經(jīng)營風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險：未經(jīng)審批擅自賒銷，造成損失，影響財務(wù)報告。6.2信用銷售:【非ERP】根據(jù)簽訂的銷售合同，各級分公司直銷/分銷經(jīng)理填寫信用銷售審批單據(jù),經(jīng)營銷部門負責(zé)人簽字后，附開票通知單據(jù)交營業(yè)部門開票。收款人員確認客戶欠款金額不超過規(guī)定的額度，開具銷售發(fā)票或提貨通知單并加蓋印章（或發(fā)出提油卡）；超出規(guī)定信用額度的需重新履行審批程序?！綞RP】根據(jù)簽訂的銷售合同，由營銷部門開票人員在ERP系統(tǒng)維護銷售訂單。各級分公司直銷/分銷經(jīng)理應(yīng)填寫信用銷售審批單據(jù),經(jīng)營銷部門負責(zé)人簽字批準后，附開票通知單據(jù)交營銷部門開具銷售發(fā)票，打印系統(tǒng)提貨通知單并加蓋印章（或發(fā)出提油卡）。超出規(guī)定信用額度的需重新履行審批程序，或經(jīng)批準后由財務(wù)部門信用主數(shù)據(jù)維護員在系統(tǒng)中一次性釋放凍結(jié)的訂單。分（子）公司經(jīng)辦審批5信用審批表；賒銷合同；銷售發(fā)票；提貨通知單(或提油卡)訂單解凍審批表；2.10.1營業(yè)收入應(yīng)收賬款1.11.2經(jīng)營風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險：代保管業(yè)務(wù)未按規(guī)定執(zhí)行，造成損失，影響財務(wù)報告。6.3代保管業(yè)務(wù)：開具發(fā)票的客戶，應(yīng)在開票之日15天內(nèi)提貨。各級營銷部門對于逾期未提的油品根據(jù)合同中關(guān)于代保管的條款轉(zhuǎn)入代保管賬內(nèi)，并根據(jù)政府規(guī)定、市場情況、資源狀況等確定是否收取代保管費，報分管副經(jīng)理批準后執(zhí)行。倉儲部門會同營銷部門至少每半年檢查一次客戶代保管情況。分（子）公司經(jīng)辦審核稽核3代保管業(yè)務(wù)臺賬存貨1.12.1經(jīng)營風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險：未按規(guī)定上報、審核銷售日報，導(dǎo)致管理信息失真，影響財務(wù)報告。6.4【非ERP】各級分公司營銷部門每日對銷售開單情況進行匯總，復(fù)核無誤后填寫收款記錄，報財務(wù)部門?！綞RP】各級分公司營銷部門每日應(yīng)對銷售開單情況、收款記錄進行核對，銷售發(fā)票、收款票據(jù)隨同ERP系統(tǒng)銷售日報表一并報財務(wù)部門；檢查、處理系統(tǒng)中未清的銷售訂單；核對校驗自有庫存轉(zhuǎn)出數(shù)量與代保管轉(zhuǎn)入數(shù)量一致。分（子）公司經(jīng)辦審核5銷售日報表；收款記錄2.10.1營業(yè)收入貨幣資金1.2經(jīng)營風(fēng)險：合資和專項銷售未按規(guī)定進行，影響正常經(jīng)營。6.5合資和專項銷售：銷售大區(qū)分公司根據(jù)油品銷售事業(yè)部下達的月度合資、專項計劃，按規(guī)定的付款方式和規(guī)定的價格進行結(jié)算。按規(guī)定“先款后貨”的專項銷售，業(yè)務(wù)部門根據(jù)財務(wù)部門提供收款記錄下達專項油發(fā)貨通知單；按規(guī)定“先貨后款”的合資和專項銷售，經(jīng)部門負責(zé)人在規(guī)定額度內(nèi)批準后下達合資和專項油發(fā)貨通知單。銷售大區(qū)分公司經(jīng)辦審批4銷售計劃發(fā)貨通知單7.油庫發(fā)貨1.2經(jīng)營風(fēng)險：未按規(guī)定組織配送，造成損失。7.1需配送的業(yè)務(wù)由直銷/分銷經(jīng)理填寫運輸申請單報物流部門，由調(diào)度人員根據(jù)調(diào)運單組織運輸。交貨后將客戶簽字的發(fā)貨單交營銷部門匯總。分（子）公司3運輸申請單；發(fā)貨單4.7成品油直銷及分銷業(yè)務(wù)內(nèi)部控制矩陣2008年C4.73業(yè)務(wù)目標(biāo)業(yè)務(wù)風(fēng)險控制點適用單位不相容崗位控制點分值控制點相關(guān)資料相關(guān)制度索引會計報表認定會計報表項目1存在和發(fā)生/真實性；2完整性；3權(quán)利與義務(wù)；4估價或分攤；5表達和披露；6準確性1234561.32.1經(jīng)營風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險：油庫發(fā)貨錯誤，造成損失或管理信息失真，影響財務(wù)報告。7.2【非ERP】油庫發(fā)貨人員根據(jù)各級分公司營銷部門開具并蓋有印章的提貨通知單（或提油卡）安排客戶或運輸部門提貨，并將提貨通知單留存。【ERP】油庫驗單人員接到客戶提單時,應(yīng)查詢ERP系統(tǒng)提單信息并核對驗證提單內(nèi)容相符后,按客戶需求的發(fā)貨數(shù)量（不大于提單數(shù)量）在系統(tǒng)中發(fā)貨過賬，打印油品出庫單交客戶提油。分（子）公司2提貨通知單（或提油卡）2.10.1營業(yè)成本存貨1.2經(jīng)營風(fēng)險：未按規(guī)定進行數(shù)量管理，造成損失。合規(guī)風(fēng)險：計量精度不符合國標(biāo)規(guī)定。7.3罐裝油品前，發(fā)貨人員應(yīng)檢查罐車的清潔度、是否專車專用，以確保出庫油品質(zhì)量。油庫發(fā)油以油庫計量表發(fā)貨量為準，確保實發(fā)數(shù)與應(yīng)提數(shù)量一致。數(shù)質(zhì)量部門至少每半年檢查油庫發(fā)貨計量的精確度。分（子）公司計量稽核3檢查記錄1.22.1經(jīng)營風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險：代保管業(yè)務(wù)未按規(guī)定執(zhí)行，造成損失，影響財務(wù)報告。7.4【非ERP】對于一次不能提完的油品，油庫為客戶建立代保管臺賬，并將剩余油品轉(zhuǎn)入客戶代保管賬。按照規(guī)定開展油庫代保管業(yè)務(wù)的，應(yīng)根據(jù)客戶需求開具分提貨通知單。【ERP】對于一次不能提完的油品，油庫按規(guī)定收回原代保管提單，打印剩余數(shù)量的代保管提單，作為客戶下次提貨的依據(jù)。分（子）公司2提貨通知單2.10.1存貨2.1經(jīng)營風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險：核對發(fā)貨不及時，導(dǎo)致管理信息失真，影響財務(wù)報告。7.5【非ERP】油庫發(fā)貨人員每日交班前整理提貨通知單，匯總發(fā)貨數(shù)量，編制日發(fā)貨報表和代保管臺賬，報油庫記賬人員稽核?！綞RP】油庫發(fā)貨人員每日交班前整理出庫單，報油庫記賬人員與ERP系統(tǒng)發(fā)貨數(shù)量進行核對。分（子）公司經(jīng)辦稽核3日發(fā)貨報表；代保管臺賬油庫出庫單2.10.1營業(yè)成本1.3經(jīng)營風(fēng)險：未及時核對油庫發(fā)貨數(shù)量和調(diào)整差異，造成損失。7.6油庫記賬人員復(fù)核日發(fā)貨量、提貨通知單累計數(shù)量以及代保管臺賬，檢查是否平衡，發(fā)現(xiàn)規(guī)定范圍內(nèi)的差異及時查找原因并進行調(diào)整，超出規(guī)定范圍的應(yīng)及時上報油庫負責(zé)人。分（子）公司經(jīng)辦審核審批4提貨通知單；代保管臺賬1.3經(jīng)營風(fēng)險：超計劃或無計劃供應(yīng)，影響正常經(jīng)營。7.7銷售大區(qū)分公司駐廠辦事處按照下達的發(fā)貨通知單均衡發(fā)貨供應(yīng)給合資公司和專項用戶。不能超計劃或無計劃供應(yīng)。銷售大區(qū)分公司3發(fā)貨通知單8.財務(wù)記賬2.1財務(wù)風(fēng)險：會計核算有誤，影響財務(wù)報告。8.1【非ERP】各級分公司財務(wù)部門每日復(fù)核原始票據(jù)和收款記錄，登入相應(yīng)的會計科目進行賬務(wù)處理，并經(jīng)不相容崗位稽核。【ERP】各級分公司財務(wù)部門每日復(fù)核原始票據(jù)和收款記錄，并與ERP系統(tǒng)集成的銷售會計憑證進行核對。分（子）公司記賬清賬稽核31.6.11貨幣資金應(yīng)收賬款營業(yè)收入8.2各級分公司財務(wù)部門核對應(yīng)收賬款和預(yù)收款，參見7.1應(yīng)收款項管理業(yè)務(wù)流程控制點3.2和3.3