企業(yè)集團OA協(xié)同辦公系統(tǒng)運行管理辦法范本文檔.doc

興瀘投資集團有限公司辦公自動化（oa）系統(tǒng)運行管理辦法第一章 總 則第一條 為保障興瀘投資集團有限公司辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱oa）安全、有效、規(guī)范運行，根據(jù)企業(yè)網(wǎng)建設及oa系統(tǒng)實施要求，結合本單位實際，特制定本辦法。第二條 oa系統(tǒng)運行應堅持優(yōu)化業(yè)務辦公流程程、提高辦公效率和降低管理成本原則，利用oa系統(tǒng)處理辦公業(yè)務應符合公司公文管理及其它業(yè)務管理的有關規(guī)定。第三條 oa系統(tǒng)由總經(jīng)辦負責建設、管理、運行和維護檢查工作。各部門文檔管理員，負責對本部門文檔進行管理。各部門應積極利用辦公局域網(wǎng)和oa辦公系統(tǒng)開展工作，并提出進一步完善自動化辦公系統(tǒng)的意見和建議。第二章 系統(tǒng)實施的目標第四條 oa系統(tǒng)的運行是為了達到集團公司內部無紙化辦公及對外信息交流。第五條 公司實行三步走的信息化戰(zhàn)略目標。第一步是在2006年7月1日起全面實現(xiàn)集團公司內部辦公無紙化；第二步是在2006年年底之前實現(xiàn)集團公司與旗下成員企業(yè)之間的信息交換、網(wǎng)絡辦公等；第三步是在2007年實現(xiàn)集團公司及旗下成員企業(yè)與上級單位和外部網(wǎng)絡的信息交換等。第三章 系統(tǒng)運行操作管理第六條 在公司內，電子文件與相同內容的紙質文件，具有同等效力，各部門可以將電子文件作為公司內部貫徹執(zhí)行工作和辦理的依據(jù)。第七條 公司內部各類會議通知、有關工作情況通報、部門之間的信息傳遞、日常請假申請，以及其他只在系統(tǒng)內部需要貫徹的、部署性的、告知性的、事務性的文件等，只通過oa系統(tǒng)傳遞和辦理，不再發(fā)送紙質文件。第八條 公司員工應熟練掌握oa系統(tǒng)的操作方法，在使用oa 系統(tǒng)處理辦公業(yè)務時，應遵守以下規(guī)定：1、通過oa 系統(tǒng)發(fā)布的信息、發(fā)起的協(xié)同，oa使用人員視同知曉，應及時登錄系統(tǒng)獲取辦公信息，處理相關業(yè)務。2、公司員工應保證通過oa系統(tǒng)發(fā)布、流轉的信息和文件的內容完整準確，并對所發(fā)布的內容負責。3、公司員工應保證oa系統(tǒng)處理辦公業(yè)務的響應時間。網(wǎng)上公文及協(xié)同處理流程涉及到的工作人員處理時間原則上不超過2個工作日。如有出差、請假、培訓等特殊原因離開時，須通過代理設置功能委托相關人員代為辦理。第九條 oa系統(tǒng)公共信息管理實行實名制，不得在oa系統(tǒng)上發(fā)布與公司工作無關的公告或調查；應避免在討論區(qū)發(fā)布私人事務，尊重他人權益及隱私，言論應遵守國家相關法律法規(guī)。第四章 網(wǎng)上辦公業(yè)務管理規(guī)則第十條 發(fā)文 公司各管理部門發(fā)文，由各部門職員擬稿，交部門主管審核后，提交總經(jīng)辦主任復核，總經(jīng)辦主任根據(jù)文件性質提交給相關領導簽發(fā)，領導簽發(fā)后文件傳遞給總經(jīng)辦文書，文書對文件存檔，并分發(fā)到各相關部門和人員。第十一條 收文（包括紙質文件和網(wǎng)發(fā)文件） 1、公司收文，總經(jīng)辦人員收文后登記，并把外來文件掃描成電子件，傳遞給總經(jīng)辦主任，總經(jīng)辦主任提出初步處理意見后提交公司領導閱示，領導閱覽后批示意見，總經(jīng)辦根據(jù)領導批示意見轉交相關部門辦理。2、部門收文，由部門文員完成收文登記、部門領導擬辦、領導批示、轉到具體辦事人辦理自動歸檔。第十二條 其他辦公事項 1、日常請假 單位人員請休病假、事假或公出，須經(jīng)協(xié)同系統(tǒng)傳遞填寫請假單，并根據(jù)情況提交給本部門領導或直接交給公司領導審核，同時知會人事部門。 2、協(xié)同辦公 單位人員需要傳遞文件，須用協(xié)同工作與部門內部或其他部門人員、部門領導或公司領導進行日常的文件的交流和消息溝通。3、報表管理領導需要查看的業(yè)務報表，業(yè)務人員除了在目標文檔中存放并授權領導查閱外，還需要以協(xié)同方式傳遞通知相關領導。 4、會議通知 召開會議前，由各部門人員填寫會議通知或方案，通知相關人員，描述會議相關信息，提交部門領導審核，部門領導根據(jù)需要交領導審批或直接交總經(jīng)辦發(fā)布。 5、公告調查 由總經(jīng)辦起草公告通知等信息，交部門領導審核或直接交領導審核后在辦公oa系統(tǒng)上直接發(fā)布。6、新聞稿件登記由各部門擬稿后交由相關領導審批發(fā)稿，稿件刊發(fā)后，再交由總經(jīng)辦審核登記、相關領導查閱后，由總經(jīng)辦文檔管理員歸檔。第五章 公司數(shù)據(jù)庫的建立第十三條 公司數(shù)據(jù)庫嚴格按照分級瀏覽權限建立并確定瀏覽范圍。分為三大部分：公司領導文件夾、各部門文件夾、公司共享資料文件夾。第十四條 文件夾的建立和維護應嚴格按照分級、分類的原則進行文檔的上傳、修改和存放。文件夾應根據(jù)文件夾內文檔的主要內容命名，并冠以日期，格式如下：年.月項目名稱。文件夾中的文檔應以統(tǒng)一的項目名稱命名，并冠以日期，格式如下：年.月項目名稱-詳細文件名。第十五條 公司領導文件夾由公司領導管理，公司各領導對該文件夾均具備讀取、修改、上傳的權限。其他人無權訪問該文件夾。第十六條 各部門文件夾由各部門文檔管理員管理，公司領導對該文件夾具備讀取的權限，各部門員工均具備對本部門文件夾讀取、修改、上傳的權限。各部門的員工無法訪問其他部門的文件夾。第十七條 公司共享資料文件夾存放各類常用資料，方便各員工使用和查找。文件夾按內容劃分為多個子文件夾，包括法律法規(guī)、工作總結、常用軟件、oa系統(tǒng)學習課件、常用電腦驅動程序等，員工對該文件夾具備讀取權限。第十八條 個人文檔文件夾原則上不做限制。第六章 安全保密管理第十九條 oa系統(tǒng)使用要嚴格執(zhí)行國家有關保密法律、法規(guī)和集團公司商業(yè)秘密保護的有關規(guī)定，確保國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的安全。第二十條 oa系統(tǒng)中公文傳輸為非涉密電子公文。對涉及國家秘密，以及公司商業(yè)秘密機密級以上的公文，仍以紙質文件傳遞。第二十一條 通過oa系統(tǒng)生成的電子文檔或公文與相同內容的紙質文檔或公文具有同等效力，除按有關規(guī)定必需采用紙質文件存檔外，無需打印存檔。第二十二條 oa系統(tǒng)通過用戶名和密碼進行身份管理和認證，使用人員首次登錄系統(tǒng)應及時更換密碼，不得泄露給他人，由于密碼泄露造成的損失由本人負責。第二十三條 oa系統(tǒng)涉及使用電子印章和人員簽名，由系統(tǒng)管理員統(tǒng)一制作并授權使用，對電子印章的使用、管理等同于實物印章。第二十四條 有權使用電子印章和人員簽名的人員，應定期更換其密碼，妥善保管，不得泄露；電子印章及簽名僅在oa系統(tǒng)上與鮮章具有同等效力，紙質打印無效。第七章 系統(tǒng)維護管理第二十五條 為避免計算機病毒傳播和網(wǎng)絡攻擊保證數(shù)據(jù)及網(wǎng)絡安全，oa服務器應安裝防火墻及網(wǎng)絡防病毒軟件，系統(tǒng)管理員應指導檢查本單位操作用計算機安裝防病毒軟件并及時更新操作系統(tǒng)安全補丁及病毒特征碼。第二十六條 系統(tǒng)管理員負責每日對oa數(shù)據(jù)進行本機備份，每周末對oa完整數(shù)據(jù)進行一次異地備份。第二十七條 總文檔管理員應定期清理討論區(qū)內容；各部門文檔管理員應定期整理部門“單位文檔”中文檔資料，及時刪除過期無效文檔；使用人員應及時刪除在oa系統(tǒng)上生成的失效或錯發(fā)信息。第二十八條 oa系統(tǒng)定時關閉維護時間為：“五一”、“十一”及春節(jié)長假期間。第二十九條 總經(jīng)辦應與軟件開發(fā)單位簽訂技術支持協(xié)議，確保故障得到及時處理及軟件版本升級。第八章 考核第三十條 oa系統(tǒng)自動對協(xié)同工作進行跟蹤，并對每位公司員工工作事項的處理周期、處理件數(shù)、延誤情況進行記錄。并將使用情況納入部門年度考核范圍。第三十一條 處罰1對長期不使用oa系統(tǒng)、不按統(tǒng)一要求提供共享數(shù)據(jù)；網(wǎng)上辦公數(shù)據(jù)不準確，對工作造成不良影響的，將按照考核的相關辦法進行處理。2偵測、盜用他人帳號和密碼，刺探網(wǎng)絡配置、服務器配置和數(shù)據(jù)庫信息，造成oa系統(tǒng)運行中斷的；遺失或泄露帳號、