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合 同 管 理 辦 法,公司法律風險防范體系,1、公司治理結(jié)構(gòu)； 2、公司合同風險防范體系； 3、公司知識產(chǎn)權(quán)保護體系； 4、公司人力資源法律保障體系； 5、公司重大重組項目風險防范體系； 6、公司法律風險預(yù)警機制； 7、公司法律風險救濟機制； 8、公司法律培訓(xùn)； 9、公司法律風險年度評估報告。,目錄,目前合同存在的問題 問題的解決方案 合同管理辦法的主要內(nèi)容 1、適用范圍 2、職責權(quán)限 3、資信調(diào)查 4、合同文本 5、合同的形式 6、合同的審查、審批 7、合同蓋章 8、合同履行 9、合同存檔,目前合同存在的問題1/4,案例一 公司某加工定制合同，在合同履行過程中，因?qū)Ψ疆a(chǎn)品規(guī)格存在問題，產(chǎn)生糾紛。但合同中對產(chǎn)品驗收條款約定不詳細，合同中也沒有產(chǎn)品存在問題的解決方式（違約責任），并且在糾紛協(xié)調(diào)的過程中，對問題解決沒有簽訂書面協(xié)議，導(dǎo)致對方起訴我公司的訴訟中，我方有理反而要承擔不利的后果。,分析： 1、合同條款約定不全面：對合同可能存在的風險，要約定可執(zhí)行的救濟方案（違約責任）； 2、忽視合同資料的書面化：對合同履行過程中產(chǎn)生的約定，要落實到書面。,目前合同存在的問題2/4,案例二 公司某機器采購合同，合同約定詳細，應(yīng)該是一份規(guī)范的合同。但機器在使用過程中出現(xiàn)了頻繁的質(zhì)量問題，超出了正常售后的范圍，導(dǎo)致產(chǎn)品不能使用。而合同中沒有對這種極端風險的約定，導(dǎo)致糾紛處理非常被動。,分析： 1、對極端情況的風險預(yù)計不足：合同簽訂時覺著根本不可能發(fā)生問題，往往會出現(xiàn)，如果合同中沒有約定，處理會很被動。 2、對合同存在的風險，要不厭其煩，除非有100%的把握不發(fā)生，就要把該風險寫入合同。尤其要考慮極端情況下的風險，雖然這種風險的概率很小，但發(fā)生了就是很大的損失。,目前合同存在的問題3/4,案例三 公司某機器采購合同，經(jīng)過法務(wù)部審查后，加入了違約責任，后因質(zhì)量問題產(chǎn)生了糾紛。移交法務(wù)部后，我們分析了材料，認為勝訴沒有問題。但在立案的過程中，發(fā)現(xiàn)對方?jīng)]按時年檢，存在被吊銷營業(yè)執(zhí)照的可能，所以我們立即查閱了該公司檔案，發(fā)現(xiàn)該公司資本金在注冊后就被抽走，并且連年虧損，賠償能力很有限?？梢哉f此案勝訴沒問題，但執(zhí)行風險很大，即勝了官司拿不到錢。,分析： 1、違約責任設(shè)置得當有利于糾紛的迅速解決。 2、合同簽訂前的資信調(diào)查，對履約能力和履約不能的救濟意義重大。,問題總結(jié)4/4,三個案例很具有代表性，反映了公司部分部門合同的現(xiàn)狀： 1、合同起草存在漏洞。(導(dǎo)致無法追究對方責任) 合同條款約定不全面；對極端情況的風險預(yù)計不足。 2、資信調(diào)查的缺失。（導(dǎo)致即使勝訴，無法執(zhí)行） 3、合同資料不符合訴訟要求。（導(dǎo)致舉證困難） 總結(jié)：合同如果出現(xiàn)糾紛，不能勝訴；或勝訴后無法執(zhí)行。 為了解決以上問題，法務(wù)部根據(jù)公司的實際設(shè)計了以下制度和流程：,合同漏洞,合同審查,業(yè)務(wù)審查,法律審查,實質(zhì)具備,規(guī)范手續(xù),部分審查,主要控制,輔助控制,標準合同,合同蓋章,財務(wù)結(jié)算,控制點,合同已生效,合同未生效,證據(jù)形式,可執(zhí)行資產(chǎn),2標準合同制度,執(zhí)行,訂立,合同存檔,履行變更,3合同形式制度,1資信調(diào)查制度,7合同存檔制度,6合同履行處理制度,5合同專用章制度,制度流程示意圖,4合同審查審批制度,合同管理作為公司法律風險防御體系中一項基礎(chǔ)性工作，從事先預(yù)防的角度來處理公司法律風險，對公司的持續(xù)健康發(fā)展有著重要的意義。,疑問： 從來無發(fā)生問題； 實施起來太復(fù)雜； 能否不實施？,檢驗標準,沒發(fā)生風險原因： 公司優(yōu)勢地位； 合同審批權(quán)現(xiàn)對集中高層； 業(yè)務(wù)管理和合同管理要求無意識重合； 風險自身特點：低概率性； 你比較幸運。,一旦發(fā)生風險： 必然發(fā)生損失！,有實施的必要嗎？,1、能否經(jīng)受多問幾個假設(shè)的考驗？ 2、能否經(jīng)受訴訟考驗？,第三人原因造成合同對方履約不能,市場變化,利益誘惑,背棄誠信,合同陷阱,意外事故,合同風險,合同風險就像河流中的暗礁，雖然遇到的幾率不高，但一旦遇到。,主要內(nèi)容,此次實施的合同管理辦法不是一個完整的合同管理體系，僅僅是針對公司急需解決的主要問題，作出的一個解決方案的羅列。 主要內(nèi)容再次熟悉一下： 1、適用范圍；2、職責權(quán)限；3、資信調(diào)查；4、合同文本；5、合同的形式；6、合同的審查、審批；7、合同蓋章；8、合同履行；9、合同存檔 以下按照順序逐個問題講解。,適用范圍,適用范圍：集團公司總部所有合同的簽訂、履行、變更、解除和管理等活動。 參照執(zhí)行：集團下屬單位、控股單位等。 例外：集團內(nèi)部關(guān)聯(lián)交易。 思路：考慮到一種制度建立的客觀規(guī)律。合同管理制度，推廣思路為：先簡單后全面，先局部后全局，有計劃的逐步完善和全面推廣。,職責權(quán)限,二級管理、專業(yè)歸口 二級管理，公司合同管理分2個層次：公司層次和中心（下屬單位）層次，公司層次由總經(jīng)理負責，中心由分管領(lǐng)導(dǎo)負責，下屬單位由行政負責人負責。 專業(yè)歸口，合同管理是一項專業(yè)性的工作，由公司專業(yè)部門進行歸口管理。公司層次是法務(wù)部，中心（下屬單位）層次是合同管理員。 合同管理員，各中心和各下屬單位應(yīng)該設(shè)置專門（可兼職）合同管理員，在本周五之前報法務(wù)備案，法務(wù)部將對合同管理員進行專業(yè)方面的培訓(xùn)和指導(dǎo)。,資信調(diào)查,資信調(diào)查：在簽約前對簽約對象進行資質(zhì)和信譽等方面的調(diào)查，來確保對方的履約能力和風險發(fā)生后的賠償能力。 資信調(diào)查有2個階段，調(diào)查階段和評估階段。 此次合同管理制度僅對調(diào)查階段做了要求，評估也是資信調(diào)查里面重要的環(huán)節(jié)，由合同經(jīng)辦部門自行負責。 調(diào)查的方法和內(nèi)容：以客戶情況調(diào)查表為目錄，調(diào)取對方反映公司資信狀況的相關(guān)材料和文件。 希望各部門找到適合自己的調(diào)查方法，固定下來形成制度和習慣。,合同文本,合同文本的標準化是解決合同起草存在漏洞的有效方式。 目前在法務(wù)部的牽頭下，已經(jīng)起草了部分標準合同文本，有望在年內(nèi)實現(xiàn)主要合同的標準化。 推行合同文本的標準化將是合同管理初期主要的工作之一，合同標準文本制定的前提是法務(wù)部能夠全面對公司合同進行審查、了解公司存在的合同情況。 年度合同和年度合作額度較大的合同，必須逐步實現(xiàn)合同文本的標準化。 非標準合同的起草，參照已有的標準合同進行，必要時請求法務(wù)部協(xié)助。,合同的形式,合同的形式：書面形式和口頭形式 書面形式：原件方式、傳真方式和電子郵件方式 1、原件方式：就是俗稱的蓋紅章的合同，原則上公司所有的合同應(yīng)盡量采用這種方式。 2、傳真和電子郵件方式：年度合同下面的訂單或者普通合同中有其他業(yè)務(wù)往來資料相印證。 口頭形式：5000元以下，即時清結(jié)。 合同形式的選擇決定合同在效率和安全之間的平衡，在公司目前的情況下，應(yīng)以安全優(yōu)先，適當考慮效率，盡量采用原件方式來簽訂合同，需要用其他方式簽訂合同的，如在安全性上把握不準，應(yīng)尋求法務(wù)部的幫助。,合同的審查、審批,合同的審查是對合同提出專業(yè)意見的過程，合同的審批是合同是否簽訂和合同審查意見是否采納的批準過程。審查是審批的前置程序。 合同的審查和審批，是合同管理中最核心的內(nèi)容，也是本管理辦法實際執(zhí)行最外在體現(xiàn)，他的實施，是本辦法其他內(nèi)容實施的基礎(chǔ)。 合同的審查、審批分以下幾點講述： 1、流程圖 2、審查的要點 3、審批的要點,流程圖,審查的要點,合同審查分為業(yè)務(wù)審查和法律審查。 業(yè)務(wù)審查在目前實際中是存在的，現(xiàn)在需要落實到書面，需要注意的是注意全面預(yù)測風險，并在合同中體現(xiàn)。 法律審查的要點是風險相關(guān)的違約責任的設(shè)定，及合同的合法性和嚴密性。 目前合同起草主要問題：對新類型的合同不知道包含哪些條款；合同風險處理約定不全；語言口語化或表述存在歧義。 法務(wù)部審查面臨最大困難：預(yù)測業(yè)務(wù)中可能存在的風險。 合同承辦單位或法務(wù)部可以根據(jù)合同的特點，邀請相關(guān)部門參與合同審查，目的是專業(yè)的問題專業(yè)人員參與。 特別情況：涉及保密的合同，公司領(lǐng)導(dǎo)指定審查流程；外文合同，合同承辦單位提供譯文；訂單和已經(jīng)備案的標準合同不進行法律審查。,審批的要點,審批的目的是權(quán)責明確，合理分流。 本辦法中重大合同的權(quán)限審批人是董事長或總經(jīng)理，其他合同的權(quán)限審批人參照公司規(guī)定執(zhí)行。 審批的要點是：合同是否可以簽訂；對審查單位提出的意見是否采用。 目前實際問題：審批權(quán)限不規(guī)范；合同審批層次不合理；審批無固定流程。 審查審批流程現(xiàn)狀：經(jīng)辦單位拿到合同，部門看看沒問題，交法務(wù)部，修改后，交相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。實質(zhì)是符合本辦法的。 10月1日實施后要改變的：合同審批單，嚴格執(zhí)行審查審批程序。 控制點：憑審批單蓋章，無合同審批單不能蓋章。 注意：承辦單位要給審查審批預(yù)留時間，審查單位要半個工作日內(nèi)完成。,合同蓋章,實行合同專用章制度，禁止部門章或行政章在合同上使用。特殊情況下，合同單位說明原因，法務(wù)部認為可以的，在合同審批單批注使用行政章的說明，承辦單位憑審批單辦理蓋行政章手續(xù)。 合同專用章的意義在于通過蓋章這個控制點的設(shè)立，來控制合同必須經(jīng)過審查審批手續(xù)。 合同專用章的設(shè)置和申請刻制由法務(wù)部負責。 蓋章原則上對方先蓋章，我方再行蓋章。 現(xiàn)行合同用印章的初步處理意見： 目前合同用印章統(tǒng)計表,合同履行,嚴格履行合同 我方要按約履行，避免違約；對方違約的，不得擅自免除對方違約責任，要有相應(yīng)審批手續(xù)。 合同履行的責任人是合同經(jīng)辦單位。 合同異常的處理 合同履行過程中的重大變故（嚴重違約、變更、中止、解除等），要填寫合同履行跟蹤表，目的是取得專業(yè)性處理指導(dǎo)意見，避免風險的發(fā)生。 合同履行中的資料 要注意達成的協(xié)議落實到書面形式，利于將來的舉證。相應(yīng)資料要注意保管。風險性較高的合同中的處理資料歸法務(wù)部保管，法務(wù)部出具文件移交清單。,合同存檔,法務(wù)部統(tǒng)一存檔，目的為統(tǒng)一管理，規(guī)范保管。 保管方法：統(tǒng)一編號，臺帳登記。 原件和副本的使用 法務(wù)部收到原件后，出具文件移交清單給合同經(jīng)辦部門，原件掃描后歸檔，原則上不再使用。法務(wù)部根據(jù)經(jīng)辦部門需求，提供復(fù)印件并加蓋“本件與原件核對無誤”并簽名后，作為公司內(nèi)部部門保存和財務(wù)結(jié)算使用，在公司內(nèi)部等同于原件。 如果合同專用章制度不能控制合同的全面審查，法務(wù)部會考慮與財務(wù)協(xié)商，增加結(jié)算階段的控制點，要求