研究生學(xué)位材料立卷整理規(guī)范.ppt

研究生學(xué)位材料 立卷整理規(guī)范,整理步驟,第一步: 組卷 第二步：敲頁(yè)碼 第三步：案卷輸入 第四步：打印 第五步：裝訂 必要設(shè)備：去訂器、號(hào)碼機(jī)、電鉆、錐子、蠟線、 標(biāo)簽、夾子、封面、封底、打印機(jī)、電腦（可上網(wǎng)）,第一步: 組卷,一、按學(xué)位名冊(cè)中姓名順序?qū)W(xué)位材料和論文進(jìn)行排序并編檔號(hào)（缺材料的不給檔號(hào)） 二、學(xué)位材料卷內(nèi)文件排列順序 1.審批表 2.評(píng)閱意見(jiàn)書 3.學(xué)位證書復(fù)印件 (中文在前，英文在后),研究生檔案組卷要求,組卷時(shí)要檢查審批表中有無(wú)研究生成績(jī)單、評(píng)閱意見(jiàn)書、答辯決議、學(xué)位評(píng)定委員會(huì)辦公室章等。 檔號(hào)按學(xué)位名冊(cè)姓名順序編并同時(shí)標(biāo)注在學(xué)位名冊(cè)上，材料不齊的不給檔號(hào)直接跳過(guò)，退給學(xué)院秘書進(jìn)行補(bǔ)齊，待完整后再用后續(xù)檔號(hào)接上。 初始檔號(hào)由檔案館負(fù)責(zé)人提供。檔號(hào)編寫時(shí)應(yīng)注意年份等信息，避免漏號(hào)、錯(cuò)號(hào)。,第二步：敲頁(yè)碼,審批表封面為第一頁(yè)， 每卷起始頁(yè)碼為001，依次敲頁(yè)碼， 無(wú)論單雙面，只要有書寫文字，均應(yīng)敲頁(yè)碼。 頁(yè)碼位置在每頁(yè)材料非裝訂線一側(cè)上角。(正面敲右上角、反面左上角）,第三步：案卷輸入,登錄檔案管理系統(tǒng)2/login.asp 1.輸入用戶名和密碼 2.點(diǎn)擊“研究生教育論文（JX12）”檔案 表 3.添加案卷,登陸頁(yè)面 用戶名和密碼一致 為各學(xué)院簡(jiǎn)稱的第一個(gè)字母組合,點(diǎn)擊“研究生教育論文（JX12）”檔案表,點(diǎn)擊“添加案卷”,點(diǎn)擊“選擇類目”,一級(jí)類目選擇“研究生教育（JX12）” 二級(jí)類目選擇“答辯材料（JX1214）” 三級(jí)類目為各學(xué)院簡(jiǎn)稱,輸入必要選項(xiàng)后，點(diǎn)擊“添加”，則完成輸入,JX1214“添加案卷”輸入實(shí)例 如若修改內(nèi)容后，需點(diǎn)擊“保存”,研究生學(xué)位審批材料(JX1214)案卷級(jí)必輸項(xiàng)目,第四步：打印案卷封面,卷內(nèi)文件目錄、備考表由檔案館網(wǎng)站（/archives/dagz_ywzd.htm）下載。 備考表中立卷人為研究生秘書，檢查人為檔案館相關(guān)負(fù)責(zé)人（在移交時(shí)填寫）。 案卷目錄（最后打?。?，向檔案館移交前打印。,點(diǎn)擊“打印當(dāng)前”,1.打印封面： 選擇“案卷封面I”，“打印所有案卷”，字體為中,第五步：裝訂,1、裝訂前去掉所有材料上的金屬物，保證材料整齊、沒(méi)有破損，采用“三點(diǎn)一線”的裝訂方式。 2、排列順序：封面、卷內(nèi)文件目錄、審批表、評(píng)閱意見(jiàn)書、學(xué)位證書復(fù)印件、備考表、封底。 3、裝訂要整齊、牢固，注意不脫頁(yè)。,研究生論文整理和打印要求,1、論文一般不再裝訂。 2、打印標(biāo)簽JX1212-案卷號(hào)， 如2-2009-JX1212-1234。 3、檔號(hào)標(biāo)簽貼在左上角。 4、論文檔號(hào)要與答辯材料檔號(hào)一一對(duì)應(yīng)。,一級(jí)類目選擇“研究生教育（JX12）” 二級(jí)類目選擇“論文（JX1212）” 三級(jí)類目為各學(xué)院簡(jiǎn)稱,研究生論文材料的輸入,JX1212“添加案卷”輸入實(shí)例,研究生論文(JX1212)案卷級(jí)必輸項(xiàng)目,1.打印JX1214案卷移交目錄，選擇“案卷目錄”，打印字體為“較小”,2.打印JX1212案卷移交目錄，選擇“案卷目錄（論文、書刊）”，打印字體為“較小”,3.每完成一批即打印“案卷目錄”,打印案卷目錄,