實用英語信的格式.ppt

Practical English Writings 實用應用文寫作,The Structure and Layout of a Letter,The Structure of a Letter 英文書信通常有7個部分組成，即信頭、日期、封內(nèi)地址、稱呼、正文、結尾敬語以及簽名。除此之外。還有一些需根據(jù)實際需要而增加的部分，例如參考標號、經(jīng)辦人姓名、事由標題、認辨記號、附件、抄送以及附言等，這些部分可能出現(xiàn)在不同類型的信函中。,1）Heading or Letterhead (信頭) 信頭對于任何信件來說都是重要的組成部分，商業(yè)信函和官方公函尤其如此。 一般社交信函的信頭包括發(fā)信人的姓名、地址、郵政編碼、電話號碼、電傳及傳真號碼以及e-mail地址等，置于信箋右上角。 大多數(shù)商業(yè)信函和官方公函的信頭一般采用社交信函的信頭，多數(shù)是專業(yè)設計的，且是已事先印制好的信頭（printed heading）,進行聯(lián)系時最好使用印有本公司或單位信頭的信箋，,這樣做出于三個目的：美觀（appearance）、高效(efficiency)、標準化(standardization)。信箋上沒有印上本公司或單位信頭時，則需要將上述內(nèi)容打在信箋中上方或上方。 2）Reference Number (參考編號) 參考編號常用在商業(yè)信函中。一家公司在致函另一家公司時，會使用參考編號，便于歸類存檔。參考編號在縮行式打印的信函中常放在低于信頭一至兩格處，與寫信日期同行；在齊頭式打印的信函中常置于寫信日期之上，也可置于左下角低于署名兩行處。,Your ref. : 345SCB/bxc Our ref. : 532ZXY/mzs 注1. 345 為存檔編號， SCB為署名人首寫字母，bxc為打字員姓名首寫字母。 注2. 532 為存檔編號，ZXY 為署名人首寫字母，mzs 為打字員姓名首寫字母。 3）Date (日期) 每封信必須標明日期，日期常寫在信頭下方2行處，一般置于信箋的右上角，但當信函采用全齊頭式時則置于左上方.,May 4 (th) , 1998 -美國式 4 (th) May, 1998 -英國式 寫日期時務必注意以下各點： （1）年份必須用阿拉伯數(shù)字寫全，不能用02代替2002。 （2）月份要用英文拼寫，可全拼也可采用標準的簡寫。May, June, July 不能簡寫。 （3）日期可用基數(shù)詞(cardinal numbers)也可用序數(shù)詞(ordinal numbers)。但最好用基數(shù)詞,（4）在年份前面必須用逗號隔開，但在月份和日期之間不能用逗號隔開。 May 20, 2003 （5）寫信日期（Date）不能全部用數(shù)字表示，如 5/4/2003，這樣寫容易引起誤解。 4）Inside Address (封內(nèi)地址) 封內(nèi)地址是收信人的姓名或商行名，與信封地址相同，一般在寫信日期以下2-4行靠左書寫。封內(nèi)地址內(nèi)容及順序如下：,（1）收信人姓名（或商行名）； （2）收信人頭銜、職務或職稱； （3）公司（或所屬單位、組織、學校）名稱； （4）郵政地址（mailing/postal address）和街道地址（street address）, 即門牌和路名； （5）城市、郵編、省名或州名、國名。 注意: 國外的郵編一般在州之后, 國內(nèi)的可以在城市之后也可以在省/州之后. 如: Mr. Floyd Griffith, Director of Customer Relations AC Electric 50,Devonshire Street London WIN IFS England,封內(nèi)地址可采用齊頭式（block style），也可采用縮進式（indented style）,齊頭式較為普遍，但采用縮進式時，信函的其他部分也必須都采用縮進式。 縮進式 Mrs. Miriam Schwarts 1280 Coleman Avenue Omaha, Nebraska, 68014 U.S.A. 如果信函時寫給公司而不是個人的話，則應先寫公司名稱，后寫公司地址，門牌等。如：,Messrs. Vernon Gregory & Co., Ltd. 72 Flint Street SYDNEY Australia 注：Messrs. 是Mr.的復數(shù)，僅用于公司行號，而該公司行號的名稱是由人的姓名所組成。如： Messrs. G.P. Glover & Co. Messrs. Brown, Clarke & Father,但 Messrs.不用于下列情況： 公司行號中沒有人的姓名，即非人稱行號，如 Utility Furniture Co. 以定冠詞The開頭的公司行號，如The United Import Co. Ltd. 公司行號中包含有禮節(jié)尊稱，Sir William Dobson & Sons. 寫給個人的信函。 如果不知道收信人姓名時，信函常寄給與討論的問題有關的部門。該部門頭銜一般被認為可以處理有關問題。如：,The Manager Barminster Bank Ltd London EC2 5BP England 5) Attention Line (經(jīng)辦人) 商務和官方信函雖然寫給公司或政府機構，但常常由某個成員收閱并辦理信中事務。若寫上經(jīng)辦人姓名，可以加快信函的處理。經(jīng)辦人姓名一般置于封內(nèi)地址和稱呼之間，可左齊，縮行，也可居中?？扇看髮?，也可有大小寫并下劃線。Attention 后可用冒號或破折號，也可不用標點。例如：,ATTENTION: MR. LAWRENCE WAGNER, EXPORT MANAGER ATTENTION INTERNATIONAL DEPARTMENT Attention - Mr. Lawrence Wagner, Regional Vice President Attention of Marketing Manager For the attention of Marketing Manager Attention Mr. Lawrence Wagner,6) Salutation (稱呼) 稱呼的具體形式取決于寫信人與收信人之間的關系： 寫信人與收信人非常熟悉，在非正式信函中可直呼其名。 半公半私信函可稱呼為Dear, 以示熱情、友好?！癉ear” 后面還加上尊稱，如： Dear Mr. Dear Mrs. My dear Dear Dr. Dear Professor Dear President,(3) 官方公函常用 Dear Sir 或 Sir。商務信函的稱呼通常白用的形式是 Dear Sirs, Gentlemen, Dear Madam 或Dear Mesdames。(最好寫給某個部門或者部門經(jīng)理:Dear Manager of Customer Relations,) 不管采用何種形式，稱呼總是單獨出現(xiàn)在一行。 若無經(jīng)辦人姓名，稱呼緊跟在封內(nèi)地址下2-4 行，左齊，后面常用逗號或冒號。 7）Subject Line or Caption (事由標題) 在商業(yè)信函中常用“事由標題”，一則讓收信人盡快了解信函的主要內(nèi)容，二則便于歸檔。下列兩種情況下尤其要使用“事由標題” 項。,當對方來函已使用了事由標題項。 當信函內(nèi)容比較復雜時。 “事由標題”項常介于稱呼和正文之間，可全部大寫，也可有大小寫并下劃線，可左齊，可縮行，也可居中，常用subject 或用Re引導。例如： Dear Sirs, Subject: Alternation to Warehouse,8) The Body of the Letter (信函正文) 要求：安排恰當、層次清楚、觀點明確、態(tài)度誠懇。 信函正文包括引言、中心部分和結尾。引言為信函的第一句話或第一段。 一般英文書信沒有固定的引言，但人們常用一些客套話作為引言，如果提及對方來函的日期、編號及主題，以便使對方一看便知道來函是回復先前哪一封信的；或?qū)Ψ絹肀硎局x意；假如是首次致函對方，也可用引言作相應的自我介紹，并標明寫信的主要目的。如：,Your kind letter of November 12th arrived this afternoon. Thank you very much for your letter of May 15 and the gift you sent me on Christmas Eve. With great delight I learn from your letter of this Saturday that Im very much pleased to inform you that my visit to your company has been approved.,In reply to your letter of July 12 You were recommended to our company by the BOC, and we wish to 信函的中心部分是正文的主要內(nèi)容，或提供信息，或說明情況，或請求解決問題。結尾部分用來總結信函內(nèi)容，表達謝意與祝愿，請求合作與幫助，或期待回復等。注意：避免使用分詞引導的結尾語，如Looking forward to your favorable reply. 常用的結尾語有：,We are awaiting your good news. We look forward to your reply at your earliest convenience. Please remember me to your family. Should there be anything else we can do for you, please let us know. We look forward to your confirmation at your earliest convenience. 如果信函的正文很長，需要續(xù)頁時，則需要注意以下細節(jié)：,不能只將結尾敬語及以下各行移于續(xù)頁，至少要將信的正文最后一段的最后兩行移于續(xù)頁，最后一個詞不要使用連詞符號“ - ” , 須將整詞留在上頁或移于續(xù)頁。 續(xù)頁紙張的質(zhì)量、顏色、大小應與前頁紙相同。 續(xù)頁上部注明頁碼、收信人姓名及寫信日期。其格式如下： Mr. Johnson, July 5, 2003 Page 2,Dr. Johnson - 2 - June 2, 2003 Page 2 International Trading Co. Ltd. May 8, 2002 International Trading Co. Ltd. July 8, 2003 Page 2,9) The Complimentary Close (結尾敬語) 結尾敬語僅僅是一種用于結束信函的禮儀方式，結尾敬語必須與稱呼配套。如：,非正式結尾敬語用于彼此認識的人，或者希望消除拘謹時也可采用。正式的結尾語是作為一種標準的慣例而使用的。 結尾敬語通常置于信函正文以下2-4行處。在縮行式信函中，結尾敬語大約位于信函中間，一般與日期對齊，形成視覺對稱感，但在全齊頭式信函中，結尾敬語左齊。結尾敬語中，只有第一個單詞首寫字母大寫，結尾敬語后加逗號。,10) The Signature (簽名) 每一封信函都必須手寫簽名，為防止簽名潦草，難以辨認，常在簽名下打印署名人的姓名。假如稱呼中使用了收信人的名字（first name), 寫信人也必須使用自己的名字來簽名，然后再在下面打上全名。如： Very sincerely yours, (Signature) Henry Brown,寫信如果是女性，并且與收信人素不相識，一般在打印的署名前用括號注上Miss, Mrs. 或者Ms 字樣，以便對方回信時選用適合的稱呼。簽名與結尾敬語對齊。,11) Enclosure (附件) 出信函外還有其他資料（如廣告冊子、影印件、發(fā)票、單據(jù)等）也封入信封內(nèi)，可以簽名下方二行處使用附件欄，格式左齊。表達方式如下：,Enclosures 3 Encl. 3 catalogues Enc. 1 invoice Encls: as stated,2. The layout of a letter (信函的格式) 英語中有幾種不同卻可以接受的信函格式。四種信函格式分別是縮進式、齊頭式、混合式、及半齊頭式。 Indented Style (縮進式) 傳統(tǒng)的縮進式的特點： 信頭、封內(nèi)地址在換行時，下一行要比上一行往右縮進2-3個字母的位置； 每一個段落開始一行，一般都從左邊空白邊緣往右縮進3-8個字母的位置；也可與稱呼的最后一個字母對齊，各段第一行往右縮進時應相互對齊；,(3) 兩個段落之間一般不隔行，但也可隔1-2行； (4) 結尾敬語可正好居中，也可置于中間偏右，縮進式不太便于打印，因此現(xiàn)代英語信函中不常用。 2）Full or Extreme Block Style (全齊頭式) 全齊頭式的特點是信的每一行都左齊，信頭、發(fā)文編號、日期、封內(nèi)名稱和地址、稱呼、事由標題以及正文的段與