如何當(dāng)好一名秘書(shū).ppt

,如何做好一名秘書(shū),1 接聽(tīng)、轉(zhuǎn)接電話；接待來(lái)訪人員。 2 負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機(jī)要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。 3 負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。 4 做好會(huì)議紀(jì)要。 5 負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報(bào)刊雜志的分送。 6 負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。 7 負(fù)責(zé)辦公室倉(cāng)庫(kù)的保管工作，做好物品出入庫(kù)的登記。 8 做好公司宣傳專欄的組稿。 9 按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對(duì)其負(fù)責(zé)。 10 做好公司食堂費(fèi)用支出、流水帳登記，并對(duì)餐費(fèi)做統(tǒng)計(jì)及餐費(fèi)的收納、保管。 11 每月環(huán)保報(bào)表的郵寄及社保的打表。 12 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴(yán)格借檔手續(xù)。 13 社會(huì)保險(xiǎn)的投保、申領(lǐng)。 14 統(tǒng)計(jì)每月考勤并交財(cái)務(wù)做帳，留底。 15 管理辦公各種財(cái)產(chǎn),合理使用并提高財(cái)產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。 16 接受其他臨時(shí)工作,秘書(shū)人員有兩大任務(wù)，一是辦事，二是當(dāng)參謀。 一、如何辦好領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng) （一）接受工作任務(wù)要弄清“三要素“ 領(lǐng)導(dǎo)交辦工作任務(wù)，大體都有“三要素“：一是內(nèi)容-辦什么事；二是時(shí)限-什么時(shí)間完成；三是要求-工作質(zhì)量， 注意事項(xiàng)等等。秘書(shū)人員在接受領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)時(shí)，一定要把“三要素“搞清楚，為把事情辦好創(chuàng)造前提條件。 （二）優(yōu)化辦事成果“三比較“。 辦事的目的是為了獲得好的結(jié)果，排除或縮小壞的結(jié)果，因而辦事的全過(guò)程也是趨利避弊、興利抑弊的過(guò)程。事物有其兩面性，比較地說(shuō)，一是利，一是弊。優(yōu)化辦事成果，要進(jìn)行三個(gè)方面的比較，這就是“利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小“。 （三）把握好辦事“三形式“ 辦事可能出現(xiàn)三種形式：1單一辦事-在同一時(shí)間內(nèi)完成一項(xiàng)工作任務(wù)；2交叉辦事-同時(shí)受領(lǐng)兩項(xiàng)工作任務(wù)或者兩位領(lǐng)導(dǎo)分別賦予不同任務(wù)，需要在同一時(shí)間或交叉時(shí)間內(nèi)完成；3穿插辦事-三項(xiàng)以上工作任務(wù)穿插在同一時(shí)間流程中進(jìn)行。 （四）檢驗(yàn)辦事效率“三標(biāo)準(zhǔn)“ 秘書(shū)人員完成領(lǐng)導(dǎo)交辦工作之后，要進(jìn)行工作效率自我檢驗(yàn)，標(biāo)準(zhǔn)有三：l工作質(zhì)量，是不是達(dá)到了領(lǐng)導(dǎo)要求的限制條件，有沒(méi)有潛在的問(wèn)題和漏洞；2工作速度，有沒(méi)有超過(guò)工作時(shí)限，有沒(méi)有浪費(fèi)拖延時(shí)間的情形；3對(duì)社會(huì)和群眾的影響，辦事全過(guò)程對(duì)社會(huì)、群眾有沒(méi)有不良影響。 （五）向領(lǐng)導(dǎo)復(fù)命“三注意“ 工作任務(wù)全部結(jié)束，或告一段落，應(yīng)向賦予任務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)復(fù)命，匯報(bào)完成任務(wù)的效果、時(shí)間，講明存在和可能出現(xiàn)的問(wèn)題，以及對(duì)后續(xù)工作的看法等。復(fù)命時(shí)要注意三點(diǎn)：1不失真。對(duì)完成任務(wù)情況要一是一，二是二，不擴(kuò)大，不縮小，不隱匿問(wèn)題和缺點(diǎn)。2不吹噓。不借機(jī)自我夸耀，不喋喋不休地表功、訴苦。3不邀利。不因?yàn)橥瓿闪祟I(lǐng)導(dǎo)交辦工作。,二、如何辦好請(qǐng)辦事項(xiàng) 做好請(qǐng)辦工作的基本要求是，秘書(shū)人員和部門(mén)事先搞好情況調(diào)查和了解，認(rèn)真地進(jìn)行分析研究，提出可行的工作建議，并且通過(guò)科學(xué)的請(qǐng)辦方式和程序，使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)請(qǐng)辦建議表示贊同或者賞識(shí)，以體現(xiàn)出秘書(shū)人員在請(qǐng)辦工作中的參謀助手作用。 （一）精心準(zhǔn)備，提出合理建議 （二）講究方法，選擇適當(dāng)形式 （三）注重程序，堅(jiān)持逐級(jí)請(qǐng)辦 （四）提高藝術(shù)，優(yōu)化請(qǐng)辦效果 （五）以緩應(yīng)急，避免緊張出錯(cuò) 對(duì)秘書(shū)工作有專門(mén)研究的田金昌先生早就歸納總結(jié)過(guò)給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)秘書(shū)的五大注意事項(xiàng)，我們擅自按照男女性別的差異，逐條對(duì)比了一下，怎么看怎么覺(jué)得，男性在秘書(shū)這個(gè)職位上不僅極具競(jìng)爭(zhēng)力，而且還有先天的優(yōu)勢(shì)。 一、謀事不傳事 “腦筋要多動(dòng)，嘴巴要少用”，這是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)秘書(shū)的第一要訣。勤于思考，把有用的、急需的信息情況和深思熟慮的想法、建議提供給領(lǐng)導(dǎo)，超前地、有效地為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀。 “嘴巴要少用”，就是說(shuō)領(lǐng)導(dǎo)秘書(shū)說(shuō)話必須要保持謹(jǐn)慎，克服隨意性。 歪嘴點(diǎn)評(píng)：女人能讓自己腦子不轉(zhuǎn)的比較多，但能讓自己嘴巴不出聲兒的很少見(jiàn)。所以，在這一項(xiàng)上，只要男人的智商正常，基本上就能勝出了。 二、干事不鏟事 必須要認(rèn)識(shí)到領(lǐng)導(dǎo)身邊無(wú)小事，事事都要精心、仔細(xì)，千萬(wàn)不可馬虎大意，不能把60分當(dāng)及格。作為領(lǐng)導(dǎo)秘書(shū)只有把事情做得十全十美，做到百分之百才算合格。 歪嘴點(diǎn)評(píng)：你問(wèn)問(wèn)去，有幾個(gè)女秘書(shū)沒(méi)被罵哭過(guò)。她們一掉眼淚，領(lǐng)導(dǎo)立刻亂了手腳，眼前頓時(shí)“#$&*”男孩子在這項(xiàng)上的優(yōu)勢(shì)是來(lái)自于生理原因臉皮天生厚一點(diǎn)，領(lǐng)導(dǎo)使著沒(méi)負(fù)擔(dān)。,一、什么是秘書(shū)？ 秘書(shū)，就是位于領(lǐng)導(dǎo)人身邊或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)中樞，從事辦公室事務(wù)，辦理文書(shū)，聯(lián)系各方，保證領(lǐng)導(dǎo)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)并處理各方面事務(wù)與信息的助手。一個(gè)出色的秘書(shū)，應(yīng)該是全心全意幫助上司、熟悉和了解自己的企業(yè)和公司，對(duì)自己的工作駕馭自如，善于創(chuàng)造和保持一種獨(dú)特的氛圍，使上司和同事都能和睦相片、積極配合。掌握分寸感，恰到好處地出現(xiàn)在上司最需要的時(shí)候和場(chǎng)合，心領(lǐng)神會(huì)地配合上司應(yīng)對(duì)各類人士，處理各項(xiàng)事務(wù)。 二、你適合做秘書(shū)嗎？ 首先，并不是所有的人都適合做秘書(shū)。秘書(shū)必須細(xì)心、主動(dòng)、周到、忠誠(chéng)，像老板一樣熱愛(ài)公司，一切為公司的利益著想。所以，在選擇秘書(shū)這個(gè)職業(yè)的時(shí)候，最好慎重考慮，這個(gè)職業(yè)跟自己的性格、興趣以及期望是不是相符。 即使受過(guò)良好的教育和培訓(xùn)，秘書(shū)也不是人人都能勝任的。一名優(yōu)秀的秘書(shū)，應(yīng)當(dāng)具有一些優(yōu)秀的品質(zhì)，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： （一）分寸感：一名好秘書(shū)，從言談舉止到為人處世都要掌握分寸。那怎樣掌握分寸呢？ A。這樣為人處世有分寸：自信而不自負(fù)；認(rèn)真而不較真；正直而不刻板；勇敢而不魯莽。 做秘書(shū)的確不能事事較真，但一定要真誠(chéng)，處理各種人際關(guān)系，必須從長(zhǎng)計(jì)議，與人方便，與己方便。同在一個(gè)辦公室，搞好同事間的關(guān)系是非常重要的。關(guān)系融洽，心情就舒暢，這不但利于做好工作，也有利于自己的身心健康。,B。這樣說(shuō)話有分寸：坦蕩而不輕狂；贊美而不虛偽；活潑而不輕佻；自尊而不張揚(yáng)。 病從口入，禍從口出。因此，上班時(shí)，盡量多做事少說(shuō)話。這樣做，可以避免無(wú)聊時(shí)閑談別人的是非。即使在工作之外，也不要對(duì)同事評(píng)頭論足，誰(shuí)是誰(shuí)非，自己心中有數(shù)。 C。這樣辦事有分寸：謙和而不自卑；拒絕而不冷漠；機(jī)智而不奸詐；實(shí)惠而不惟利。 （二）禮貌。 面對(duì)一個(gè)有教養(yǎng)的人，有禮貌是十分容易的事；但是彬彬有禮地接待一個(gè)十分粗魯?shù)娜藙t是一種職業(yè)技能，做秘書(shū)的經(jīng)常遇到這種情況。俗話說(shuō)秀才遇到兵，有禮說(shuō)不清。但職業(yè)要求秘書(shū)必須和各種各樣的人交往，因此，有禮貌地對(duì)待任何人就成了秘書(shū)職業(yè)品質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)。禮貌要得體而不做作，只有溫和善良才是真正的禮貌。 （三）謙虛 謙虛有三個(gè)好處：既能使你在別人心里感覺(jué)良好，又不會(huì)樹(shù)大招風(fēng)，更能幫助你提高自己在上司心中的價(jià)值。因?yàn)榇蟛糠掷习宥枷矚g謙虛和內(nèi)斂的秘書(shū)。我父親曾經(jīng)對(duì)我說(shuō)過(guò)一句話，他說(shuō)做人一定要低姿態(tài)；低姿態(tài)不表示你就低人一等，只能說(shuō)明你更成熟、更智慧。父親的這句話一直令我受益非淺。 （四）敏感：對(duì)周圍的人或事物具有敏感性，可以提高秘書(shū)工作的準(zhǔn)確性和對(duì)事物的判斷。反應(yīng)遲鈍會(huì)影響工作效率，但過(guò)分敏感也會(huì)讓自己過(guò)于緊張，因此，敏感也要恰到好處。 （五）自制：善于控制自己的情緒是一個(gè)人性格成熟的表現(xiàn)，但并不是每個(gè)成熟的人都有很好的自制力。而秘書(shū)卻要每時(shí)每刻都能夠很好地控制自己，而不應(yīng)該是性情中人。我們常說(shuō)辦公室里有“六不”原則：不驕、不躁、不卑、不亢、不要功、不埋怨?？偠灾?，急躁會(huì)影響人的判斷力，秘書(shū)，切忌躁火攻心，失去理智。,三、秘書(shū)的職業(yè)道德 我認(rèn)為秘書(shū)的職業(yè)道德最重要的有三點(diǎn)：忠誠(chéng)感、敬業(yè)心、責(zé)任感 （一）忠誠(chéng)感：古往今來(lái)，秘書(shū)最接近領(lǐng)導(dǎo)層，知曉和掌握大量機(jī)密，甚至參與機(jī)密的運(yùn)作。如果秘書(shū)的職業(yè)道德淪喪，造成的傷害將無(wú)法估量。 有時(shí)，忠誠(chéng)是一個(gè)兩難的選擇。從員工的責(zé)任講，如果上司有問(wèn)題一定要檢舉揭發(fā)；但從秘書(shū)的職業(yè)道德講，又應(yīng)該嚴(yán)守機(jī)密。如果你顧及了前者，以后可能會(huì)被上司封殺，在這個(gè)公司再也做不成秘書(shū)；如果你顧及了后者，可能又有損于公司的整體利益。那么到底孰輕孰重呢？我曾經(jīng)就這個(gè)問(wèn)題問(wèn)過(guò)一些朋友，有的朋友說(shuō)“要看我和上司的關(guān)系如何再?zèng)Q定”有的朋友說(shuō)“打死也不說(shuō)”還有的朋友說(shuō)“以公司大局為重”，褒貶不一，公說(shuō)公有理，婆說(shuō)婆有理。這確實(shí)是一個(gè)兩難的選擇，我個(gè)人認(rèn)為要具體情況具體分析，如果領(lǐng)導(dǎo)工作出現(xiàn)偏差，可以及時(shí)提醒，避免導(dǎo)致不可挽回的錯(cuò)誤，成為領(lǐng)導(dǎo)真正的左膀右臂，而不一味隨聲附和，這是更高層次的忠誠(chéng)。 （二）敬業(yè)心：秘書(shū)的職業(yè)特點(diǎn)，決定其工作主要是實(shí)干。要圍繞領(lǐng)導(dǎo)的工作展開(kāi)活動(dòng)，做到招之即來(lái)，來(lái)之能干，在具體緊張的工作中，腳踏實(shí)地，不計(jì)個(gè)人得失，有吃苦耐勞甚至委曲求全的精神。 （三）責(zé)任感： 有了忠誠(chéng)感，說(shuō)明你品質(zhì)好；有了敬業(yè)心，說(shuō)明你干得好；而負(fù)責(zé)任，說(shuō)明你可以讓人依賴。 責(zé)任分為兩種，明確的責(zé)任是你的職責(zé)范圍，不明確的責(zé)任是你主動(dòng)承擔(dān)的份外工作。做好明確的工作，這是秘書(shū)的本份；做好不明確的工作，則會(huì)受人重用。一個(gè)好秘書(shū)，一定知道什么事情是重要的，哪些細(xì)節(jié)會(huì)給上司帶來(lái)幫助，遇到突發(fā)性的意外事件，秘書(shū)應(yīng)沉著、從容地應(yīng)對(duì)，變通地解決。責(zé)任感不僅在危難時(shí)候需要，在日常的細(xì)節(jié)上就能反映出來(lái)。大量日?，嵥榈呢?zé)任感才是對(duì)秘書(shū)品質(zhì)的考驗(yàn)。,四、秘書(shū)的自我完善。 （一）保持身心健康 秘書(shū)人員由于所處位置特殊，工作任務(wù)繁重以及社會(huì)對(duì)秘書(shū)角色的期望值高，在心理上承受著各種壓力。秘書(shū)的心理保健十分重要。一個(gè)好秘書(shū)必然情緒穩(wěn)定，樂(lè)觀向上，具有愛(ài)心，善解人意，態(tài)度現(xiàn)實(shí)，責(zé)任心強(qiáng)，靈活多變，適應(yīng)力強(qiáng)，人際關(guān)系和諧，善于交往。秘書(shū)在領(lǐng)導(dǎo)、同事之間建立和諧型的工作環(huán)境氛圍，在這種良好的人際關(guān)系中自如地工作，壓力得以緩解，苦悶、憂愁得到合理的宣泄、排解，工作的疲憊感以此而消失，從而達(dá)到心理平衡。 （二）努力做到出力而不“越位” 我們強(qiáng)調(diào)，要準(zhǔn)確地認(rèn)識(shí)自己的社會(huì)角色，擺正自己的社會(huì)位置，目的是為了防止和克服“越位”現(xiàn)象，找到一個(gè)穩(wěn)定的出力方式?！霸轿弧笔窍录?jí)在處理與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系過(guò)程中常發(fā)生的一種錯(cuò)誤。 發(fā)生越位的原因很多。從秘書(shū)角度來(lái)說(shuō)，有的人屬于心理品質(zhì)有問(wèn)題，不把領(lǐng)導(dǎo)放在眼里，這種人為數(shù)極少；而就多數(shù)有這方面錯(cuò)誤行為的人來(lái)說(shuō)，是由于不能準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)自己的角色地位和盲目的工作熱情所致。因此，秘書(shū)人員應(yīng)正確認(rèn)識(shí)自己的角色地位，出力而不越位。,我認(rèn)為做一個(gè)真正意義上的好秘書(shū)要具備很多潛力和素質(zhì)現(xiàn)在不是流行復(fù)合型人才嗎？我想我們秘書(shū)這一職業(yè)有時(shí)候也需要類似的人才,甚至可以說(shuō)是“全能型”秘書(shū) 首先,硬件條件是必不可少的掌握一門(mén)外語(yǔ)通常指英語(yǔ),這是最基本的條件；做文秘的人工作在辦公室,文字處理的工作特別多,所以對(duì)一些現(xiàn)代化機(jī)器的熟練掌握也是不用多說(shuō)的最基本的能力,尤其是電腦 其次,秘書(shū)的職業(yè)道德備受重視,每一行有每一行的規(guī)矩,秘書(shū)也不例外平時(shí)工作中不可避免地會(huì)接觸到公司的一些內(nèi)部的文件,保守秘密就顯得分外關(guān)鍵 另外,秘書(shū)是工作在老板身邊最親近的人,老板出差不便看郵件時(shí),我們要處理一些文件,有時(shí)需要立即替他批復(fù)所以一個(gè)好秘書(shū),除了講一口流利的英語(yǔ)、熟練使用計(jì)算機(jī)和擬寫(xiě)各種文件外,還有很重要的是應(yīng)具備良好的溝通能力、組織能力、協(xié)調(diào)能力、判斷能力、預(yù)見(jiàn)能力、一定的決策能力以及隨機(jī)應(yīng)變的能力這些有時(shí)候需要多年的鍛煉和培養(yǎng)所以很多大公司在挑選秘書(shū)時(shí)會(huì)視其工作經(jīng)歷 最后,要講究公私分明千萬(wàn)別搞老板秘書(shū)戀,真正的好秘書(shū)是不會(huì)倚仗這種手段在職場(chǎng)上攀升的 溝通最重要 Jessy 年齡：22歲 任職：1年 時(shí)常聽(tīng)到一些對(duì)秘書(shū)的普遍性描述：聰明、細(xì)心、謹(jǐn)慎、考慮周到除此之外,秘書(shū)還應(yīng)該有靈氣、有悟性、有團(tuán)結(jié)能力；能提出有創(chuàng)造性的建議,并且凡事懂得分出輕重而在我看來(lái),最為重要的是交際和溝通能力 我和領(lǐng)導(dǎo)在一間辦公室,但是客戶們一進(jìn)門(mén)先瞅見(jiàn)我,形象當(dāng)然很重要其實(shí)不用穿得很時(shí)尚、另類,只要大方得體就行,儀表看上去舒服即可我的工作要求我有很好的溝通能力,不僅要和客戶打交道,還要和公司內(nèi)部的人員保持良好的人際關(guān)系領(lǐng)導(dǎo)常說(shuō)我可以算作是領(lǐng)導(dǎo)和下屬之間的橋梁,夾在上下兩級(jí)之間,一定要尋求到好的一個(gè)平衡點(diǎn),正確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意思表示,不能讓雙方產(chǎn)生不必要的誤會(huì)和矛盾 做助理、秘書(shū)這一行不僅僅等同于打雜、操辦瑣碎的事務(wù),其實(shí)還要求人員有較廣的知識(shí)面在我的工作中,難以避免要打電話去催客戶支付費(fèi)用,說(shuō)得難聽(tīng)點(diǎn)有點(diǎn)“討債”的味道,但這是我工作的一部分,不得不直面現(xiàn)在我也習(xí)慣了這些事務(wù),總結(jié)了一套經(jīng)驗(yàn)技巧,這也是一種溝通的能力 小心那些潛在的危機(jī)艾小姐 年齡：26歲 任職：3年 我曾經(jīng)在一家公司做文秘,老板是個(gè)臺(tái)灣人工作辛苦點(diǎn)就算了,最怕上司是個(gè)好色的半老頭當(dāng)我發(fā)現(xiàn)他想占自己便宜時(shí),深覺(jué)女秘書(shū)不好當(dāng),特別碰著這么一個(gè)上司,自己再怎么端莊嚴(yán)謹(jǐn),有時(shí)候也很無(wú)奈！上司不好伺候,更不好得罪,那時(shí)我就隱隱意識(shí)到潛在的危機(jī)：萬(wàn)一工作出了什么紕漏,被他抓到什么把柄,