管理運(yùn)營小組4—把握關(guān)鍵讓你的工作更有效率.ppt

1、管理運(yùn)營學(xué)習(xí)小組實踐活動（4）把握關(guān)鍵讓你的工作更有效率,2010年6月2日, 版權(quán)所有，請勿轉(zhuǎn)載，謝謝合作！,提起關(guān)鍵大家能想到什么？,我們?yōu)槭裁从懻撨@個話題？,數(shù)字技術(shù)讓信息泛濫； 變化與競爭讓所有的人時間都變少； 成熟的方法很多，但哪些才適用？,在這個消息泛濫的時代，誰能掌握關(guān)鍵，誰就能掌握未來！,如何提升把握關(guān)鍵的能力？,針對不同任務(wù)，需要根據(jù)環(huán)境變化不斷調(diào)整優(yōu)先級,針對具體任務(wù)，要進(jìn)行分解分析，挖掘根源性問題，最終歸納為簡單、清晰的結(jié)論，但注意保持充分詳實的支撐性材料。,四步走，把握關(guān)鍵提升效率把握關(guān)鍵的縱向分析,界定,分解,排序,輸出,任務(wù)是什么？,任務(wù)背后還藏著什么？,哪些是決定

2、性因素？,用什么方式交給客戶？,第一步：界定,任務(wù)是什么？ 這個環(huán)節(jié)必須明確任務(wù)是什么？你的客戶是誰？他們有什么偏好？ 任務(wù)的背景，其產(chǎn)生的根源性問題是什么？ 誰來評價結(jié)果，他們的特點(diǎn)是什么？ 任務(wù)的目標(biāo)或成功的標(biāo)準(zhǔn)是什么？ 影響任務(wù)成功的風(fēng)險是什么？,你是否完全了解了以上內(nèi)容，確認(rèn)后進(jìn)入下一步！,“界定”方面的小建議,接到任務(wù)以后首先評估風(fēng)險，在評估分析的基礎(chǔ)上制定合理的目標(biāo)、范圍，并申請必要的資源。 通過對風(fēng)險的分析，合理的控制對方的預(yù)期，實施完成后再給對方一點(diǎn)驚喜，這就是一個成功的項目。,影響他人評價的因素是你不斷制造不確定性，我們在實施項目或任務(wù)時，就是要為不確定性預(yù)留足夠的資源或時間

3、，并提前定義而非事后報告或總結(jié)。,第二步：分解,任務(wù)背后隱藏著什么？ 對問題或任務(wù)進(jìn)行分解，搜集與之相關(guān)的資料，找出適用的部分，我們不但要了解業(yè)務(wù)，還要了解這方面的最佳實踐，這樣我們會顯得更加專業(yè)些。 對任務(wù)可能涉及的問題進(jìn)行窮舉。 搜索與任務(wù)相關(guān)的最佳實踐。,我的分解實踐：,“分解”方面的小建議,要視任務(wù)的規(guī)模、重要程度以及你的了解程度來決定你的分析深度。 當(dāng)思維混亂的時候，可以嘗試“頭腦風(fēng)暴”，在分解問題時需要放開你的思維，這個方法使用一段時間之后你會發(fā)現(xiàn)你的提升超過自己的想象。 這個方法也可以鍛煉一個人的學(xué)習(xí)能力，可以加快學(xué)到新知識的速度。,第三步：排序,哪些是決定性因素？ 對搜集分解的

4、信息進(jìn)行分類、排序，找出影響目標(biāo)達(dá)成的主要因素，這個環(huán)節(jié)可以鍛煉人的邏輯思維能力。,對大量信息進(jìn)行分類； 建立機(jī)制，對要素進(jìn)行排序； 對非關(guān)鍵要素進(jìn)行歸并和刪除；,第四步：輸出,用什么方式交給客戶？ 根據(jù)客戶特點(diǎn)、喜好，采用靈活的方式，使其第一眼能看明白，需要的詳細(xì)信息應(yīng)有盡有，能讓信息轉(zhuǎn)化為客戶的行動。 用簡明的方式呈現(xiàn)給客戶；短時間接受產(chǎn)生興趣 要有詳實的支持性材料；讓客戶產(chǎn)生信心 要注重后續(xù)的溝通；保障最終的結(jié)果,“輸出”類型,我們常用的輸出類型： 用數(shù)字說話 用圖片說話,注：輸出注意： 橫有多寬，縱有多深，整體與細(xì)節(jié)一個都不能少！,“輸出”方面的小建議,1、見客戶前一定要充分準(zhǔn)備，客戶

5、給你的時間越短，你準(zhǔn)備的時間就要越長。 2、要做多手準(zhǔn)備，當(dāng)一種方案被否定，立刻拿出另外一套，讓客戶有選擇的權(quán)利，不給客戶拒絕的機(jī)會。 3、后續(xù)跟蹤，適當(dāng)?shù)膱?zhí)著和原則性是必要的，為達(dá)到最終目的，可以犧牲部分短期利益和聲譽(yù)。,最后一個環(huán)節(jié)工作量是最大的，前3個階段是定方向和架構(gòu)，第四個階段如整理輸出，需要大量的數(shù)據(jù)支持，需要設(shè)計輸出具體的溝通、跟蹤環(huán)環(huán)相扣，任何環(huán)節(jié)出問題結(jié)果都會大打折扣。,四步走，縱向分析回顧,界定,分解,排序,輸出,任務(wù)是什么？,任務(wù)背后還藏著什么？,哪些是決定性因素？,用什么方式交給客戶？,明確任務(wù)的目標(biāo)、時間、邊界、客戶,對問題或認(rèn)為進(jìn)行分解，搜集與之相關(guān)的資料，找出適用

6、的部分。,對搜集分解的信息進(jìn)行分類、排序，找出影響目標(biāo)達(dá)成的主要因素。,根據(jù)客戶特點(diǎn)、喜好，采用靈活的方式，使其第一眼能看明白，需要的詳細(xì)信息應(yīng)有盡有。能讓信息轉(zhuǎn)化為客戶的行動。,建立你的任務(wù)清單把握關(guān)鍵的橫向分析,用最簡單方式跟蹤任務(wù) 根據(jù)實際情況調(diào)整優(yōu)先級,如何提升把握關(guān)鍵的能力,工作計劃梳理 備忘錄編寫 前期任務(wù)總結(jié)用新方法分析 注意積極實踐,讓我們更有效率的工作,建立我們的清單，并不斷調(diào)整任務(wù)的優(yōu)先級； 把界定、分解、排序、輸出形成一種思維習(xí)慣； 時刻關(guān)注客戶的需求，換位思考，并以客戶的行動作為工作結(jié)束的尺度； 把系統(tǒng)的方法用到實踐中成為自己行業(yè)中的專家，提出有價值的建議，看見需求方改進(jìn)。,謝謝參與！,歡迎您提出建設(shè)性意見,本周案例實踐：,背景： 員工日常紀(jì)律衛(wèi)生檢查是公司每個員工應(yīng)該遵守的一項紀(jì)律，定期檢查是保證公司正常辦公秩序的手段。但目前許多部