銀行會計檔案管理實施細(xì)則模版

1、會計檔案管理實施細(xì)則第一章總則第一條為規(guī)范分行會計檔案管理，保證會計檔案的安全完整，滿足會計檔案存取和利用的需要，根據(jù)總行xx銀行會計檔案管理辦法號文件，制定本規(guī)則。第二條會計檔案是我行檔案的重要組成部分，是各項業(yè)務(wù)活動的原始記錄和重要史料。會計檔案為維護(hù)客戶和銀行利益、防范金融風(fēng)險提供信息支持和保障。第三條會計檔案管理的基本要求是：完整收集、規(guī)范整理、安全保管、方便利用和到期銷毀。第四條有關(guān)機(jī)構(gòu)和部門必須加強(qiáng)會計檔案管理，建立會計檔案歸檔、保管、查閱和銷毀管理制度，確保會計檔案妥善保管、有序存放、便于查閱，防止會計檔案損壞、丟失和泄露。第二章會計檔案的范圍和分類第五條會計檔案是指在經(jīng)營活動中

2、形成的會計憑證、會計賬簿、會計報告(表)和其他專業(yè)會計資料。第六條會計檔案具體包括以下四類：(1)會計憑證：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會計憑證。(2)會計賬簿：總賬(包括會計科目報告)、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿等。(3)會計報告(表):月度、季度、半年度和年度財務(wù)報告(表)。(四)其他類別：對賬單、余額調(diào)節(jié)表、納稅申報表、各種登記簿、會計檔案移交清單、會計檔案銷毀清單、會計檔案鑒定意見及其他會計專業(yè)資料和應(yīng)歸檔的管理檔案資料。具體會計檔案類型見附件1 xx銀行會計檔案清單。第三章會計檔案的歸檔第七條會計檔案生成機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的歸檔范圍和保管期限，對會計檔案進(jìn)行收集、統(tǒng)計

3、、裝訂、編目和登記。第八條會計檔案的收集。(a)會計憑證。各會計機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)機(jī)構(gòu)、交易日期、交易柜員和交易流程收集會計憑證，原始交易憑證、附件等數(shù)據(jù)應(yīng)附在相應(yīng)的普通記賬憑證上，按交易時間順序收集。(2)會計賬簿。各會計機(jī)構(gòu)生成的賬簿按照記賬日期的順序進(jìn)行分類匯總。如果同一賬簿涉及不同的幣種，則應(yīng)按本幣先于外幣的順序收款。(3)會計報告(表格)。各會計機(jī)構(gòu)編制的月度、季度、半年度和年度會計報告(表)應(yīng)單獨收集。其中，月度、季度和半年度會計報告應(yīng)按時間順序收集。(4)其他類別。各會計機(jī)構(gòu)生成的其他類型會計檔案，應(yīng)當(dāng)按照各類檔案的時間順序進(jìn)行分類收集。第九條清點會計檔案。對收集完整的會計憑證、會計賬簿

4、、會計報告(表)和其他會計檔案，應(yīng)當(dāng)逐一清點，逐頁編號。同時，應(yīng)清除會計數(shù)據(jù)的原始雜物，沿折疊線撕開電腦網(wǎng)上打印紙，必要時將非標(biāo)準(zhǔn)會計數(shù)據(jù)折疊。第十條會計檔案的裝訂。不同保管期限、不同類別、不同機(jī)構(gòu)的會計檔案應(yīng)分別歸檔。如果裝訂成冊，每冊都應(yīng)有封面、封底、帳戶標(biāo)題和目錄。封面應(yīng)包括文件名稱和類別、生產(chǎn)機(jī)構(gòu)名稱、機(jī)構(gòu)編號、文件日期、頁數(shù)、文件編號、歸檔日期、簿記員簽名、主管會計簽名等。(格式見附件2)，裝訂邊應(yīng)加蓋簿記員的裝訂印章。會計檔案應(yīng)裝訂牢固、整齊美觀、橫平豎直。(一)會計憑證的裝訂會計憑證按以下順序排列如果會計憑證是塑料包裝的，掃描中心將在掃描和事后監(jiān)督后統(tǒng)一抽真空包裝。塑料記賬憑證應(yīng)

5、與封面一起包裝。不同機(jī)構(gòu)生成的會計憑證應(yīng)分開包裝，并按時間順序排列。箱滿后，應(yīng)在箱的顯著位置貼上標(biāo)簽，標(biāo)明箱內(nèi)會計憑證的生成機(jī)構(gòu)、份數(shù)、起止日期、起止檔號等內(nèi)容，以便查閱。如果裝訂成冊，每冊的厚度不應(yīng)超過5厘米，有封面和封底，以便牢固、整齊和美觀。(2)會計報表(表格)的裝訂會計報告(表)按年度報告、半年度報告、季度報告和月度報告的順序排列。報表(表)的幣種順序為：本幣、人民幣、外幣折人民幣、外幣折美元、單外幣報表，按照國家貨幣標(biāo)準(zhǔn)代碼的字母順序排列。(3)會計賬簿的裝訂會計賬簿按年度按總賬、明細(xì)賬或賬號順序排列，幣種按科目順序排列，先按人民幣，后按外幣，再按表外，外幣按國家貨幣標(biāo)準(zhǔn)代碼的字母

6、順序排列?？梢悦磕隁w檔的登記冊根據(jù)具體類型進(jìn)行裝訂。(5)其他會計檔案的裝訂其他會計檔案應(yīng)按年度順序裝訂，便于管理和查閱。第十一條會計檔案的編目。文件編號應(yīng)按會計文件編號編制規(guī)則逐一編制。會計檔案共有17個檔案號，編制規(guī)則為：類別編碼(2位數(shù)字)、檔案形成年份(4位數(shù)字)、保存期限(3位數(shù)字)和序號(4位數(shù)字)。(1)類別代碼(2位數(shù)字):使用文件類別將漢語拼音的首字母大寫。其中，會計憑證類為pz，總賬賬簿類為zz，明細(xì)賬賬簿類為fh，會計報表(表)類為bb，登記類為dj，其他類為qt；(2)檔案形成年份(4位數(shù)字):由4位阿拉伯?dāng)?shù)字組成的年份；(3)機(jī)構(gòu)編碼(4位):在核心系統(tǒng)中機(jī)構(gòu)編號對應(yīng)

7、的3位序號前使用0(對應(yīng)關(guān)系可在核心系統(tǒng)的機(jī)構(gòu)信息查詢交易中查詢)；(4)保存期限(3位數(shù)字):使用2個阿拉伯?dāng)?shù)字“y”(永久)或“d”(固定期限)，例如：y99表示永久保存，d10表示保存10年，d30表示保存30年；(5)序列號(4位):用4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。(會計檔案的檔案號編制示例見附件3)。第十二條會計檔案登記。裝訂后，應(yīng)詳細(xì)登記每卷的封面、封底、帳頭或目錄信息。保管期間，應(yīng)及時登記xx銀行會計檔案保管登記簿，并詳細(xì)記錄保管會計檔案信息。第十三條分類會計檔案應(yīng)符合以下要求：(一)會計檔案的分類、保管期限和編目是否準(zhǔn)確；(二)會計檔案收集完整，統(tǒng)計準(zhǔn)確；(3)會計檔案按要求建立，每卷包

8、裝牢固牢固；(四)會計檔案的封面、封脊、會計檔案保管登記簿等信息齊全，字跡清晰規(guī)范，封面印章清晰無滲漏；(五)會計檔案實物數(shù)量與會計檔案保管登記簿登記的數(shù)量一致。第四章會計檔案的保管第十四條會計檔案的存放場所應(yīng)當(dāng)具備防盜、防火、防潮、防塵、防蟲的條件。第十五條會計檔案的保存期限分為永久和定期兩種。定期儲存期一般分為10年和30年。其他監(jiān)管部門明確規(guī)定期限長于此期限的，從其規(guī)定。各種會計檔案的保存期限見xx銀行會計檔案保管期限表(附件4)。屬于永久保存類別的會計檔案應(yīng)打印裝訂成冊，以便永久保存。會計檔案的保存期限從第十七條會計檔案移交分行計劃財務(wù)部集中保管時，應(yīng)編制xx銀行會計檔案移交清冊(附件

9、5)。xx銀行會計檔案移交清冊一式兩份，詳細(xì)說明移交會計檔案的名稱、檔案號、卷號、冊號、起止年份、保管期限和保管期限；移交方應(yīng)按會計檔案移交清單所列內(nèi)容逐項移交，并接受接收部門負(fù)責(zé)人的監(jiān)督；交接后，雙方經(jīng)理和監(jiān)事應(yīng)在會計檔案交接清單上簽字蓋章，明確各自的職責(zé)。第十八條會計檔案保管部門應(yīng)及時登記xx銀行會計檔案保管登記簿。第十九條會計檔案庫房應(yīng)當(dāng)建立雙人管理、定期數(shù)據(jù)庫檢查制度和應(yīng)急管理機(jī)制。第二十條會計檔案庫房需要檔案人員進(jìn)入和操作。每次你離開倉庫，你都需要檢查是否有斷水、停電、上鎖和明火。第二十一條會計檔案管理人員因辭職或工作調(diào)動移交會計檔案時，應(yīng)在xx銀行會計檔案保管登記簿備注中注明移交日

10、期和移交人。雙方應(yīng)全面檢查檔案，在會計人員工作交接登記簿上詳細(xì)登記移交檔案信息，辦理移交手續(xù)，并在同級主管監(jiān)督下簽字確認(rèn)，完成所有移交手續(xù)后方可離開崗位。第二十二條分支機(jī)構(gòu)分立，原機(jī)構(gòu)存在的，會計檔案由原機(jī)構(gòu)保存；分支機(jī)構(gòu)分立、撤銷原機(jī)構(gòu)的，會計檔案由分支機(jī)構(gòu)的計劃財務(wù)部門管理或移交上級主管部門保管。第二十三條分支機(jī)構(gòu)合并時，會計檔案應(yīng)由合并后的機(jī)構(gòu)保存；分支機(jī)構(gòu)撤銷時，會計檔案由其上級機(jī)構(gòu)保存。第二十四條年終和更換倉庫時需要進(jìn)行徹底檢查。檢查完圖書館后，應(yīng)填寫圖書館檢查登記表。損壞和變質(zhì)的檔案應(yīng)及時修復(fù)和復(fù)制或用其他方法處理，以保證會計檔案的完整性和安全性。因人為因素或不可抗拒的因素造成檔案

11、丟失事故時，應(yīng)及時采取補(bǔ)救和搶救措施，并向上級報告。第五章會計檔案的移交第二十五條會計檔案在傳遞過程中，應(yīng)采取鎖定、封存等風(fēng)險防范措施，防止檔案在傳遞過程中丟失或信息泄露。第二十六條移交會計檔案時，要嚴(yán)格移交程序，明確雙方責(zé)任。第二十七條業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)與崗位監(jiān)管之間的會計數(shù)據(jù)傳遞應(yīng)遵循“包傳遞、專人交接、面對面清點、簽名登記”的原則。也就是說，業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)移交給崗位監(jiān)督的會計憑證必須密封，不得泄露或暴露，并由指定人員交付和移交。崗位主管收到業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)交付的會計憑證后，應(yīng)認(rèn)真清點，并由雙方簽字確認(rèn)。確保會計資料交接過程中的安全和完整，防止遺漏和丟失事故的發(fā)生。第二十八條分支機(jī)構(gòu)的分立、合并、撤銷等一、會計檔

12、案的移交，要編制xx銀行會計檔案移交清冊，移交雙方共同辦理會計檔案的移交。第二十九條因搬遷、裝修等原因臨時存放會計檔案的，臨時檔案庫房還應(yīng)當(dāng)符合檔案管理要求。移交會計檔案前，必須清點和核對會計檔案，并保存書面記錄。搬回后，應(yīng)再次根據(jù)保留的記錄對文件進(jìn)行清點，以確保沒有遺漏或損失；會計檔案的臨時保管應(yīng)嚴(yán)格移交給保管人，xx銀行會計檔案移交清冊應(yīng)由雙方簽字確認(rèn)，以明確雙方的責(zé)任。第三十條移交紙質(zhì)會計檔案時，應(yīng)當(dāng)保留原件的包裝。個人需要拆包重組的，移交部門應(yīng)與接收部門一起拆包重組，分清責(zé)任。第六章第三十三條查閱會計檔案應(yīng)當(dāng)有專人協(xié)調(diào)，防止信息的遺漏和泄露。第三十四條檢查人員可以對需要的證據(jù)或者有關(guān)材

13、料進(jìn)行抄錄、拍照或者復(fù)印，嚴(yán)禁油漆、拆封或者交換會計檔案。第三十五條會計檔案查閱后，相應(yīng)的檔案保管部門應(yīng)詳細(xì)記錄查閱日期、查閱部門、查閱人員、查閱情況等。xx銀行會計檔案調(diào)閱申請單，由文件存儲部經(jīng)理和訪問人員簽字確認(rèn)，以備日后參考。第七章會計檔案的銷毀第三十六條會計檔案保管期滿后需要銷毀時，會計檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)牽頭組織分行計劃財務(wù)部、審計部、辦公室和生產(chǎn)機(jī)構(gòu)共同確定需要銷毀的會計檔案，并填寫xx銀行檔案調(diào)閱登記簿(見附件7)，報主管業(yè)務(wù)副行長批準(zhǔn)后銷毀。第三十七條未到期或者屬于永久保管的會計檔案不得銷毀。銷毀會計檔案時，應(yīng)按以下程序辦理(1)檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)編制xx銀行擬銷毀會計檔案鑒定意見書(附

14、件8)，列出被銷毀會計檔案的名稱、檔案號、卷號、冊號、起止年份、保管期限、保管期限和銷毀時間。(二)應(yīng)送指定廠家、檔案管理部門、審計部門、辦公室等聯(lián)合送現(xiàn)場監(jiān)督和銷售，以防檔案丟失和泄漏。會計檔案銷毀前，銷售主管應(yīng)對會計檔案銷毀清單所列內(nèi)容進(jìn)行核對。(三)會計檔案銷毀后，銷售主管應(yīng)在會計檔案銷毀清單上簽字或蓋章。第三十八條已到期但涉及未決債權(quán)債務(wù)或其他未決事項的原始會計資料不得銷毀，并應(yīng)當(dāng)單獨提取備案，直至未決事項終結(jié)。儲存后，按照文件銷毀程序?qū)⑵滗N毀。單獨抽出歸檔的會計檔案應(yīng)分別列在xx銀行會計檔案銷毀清冊、xx銀行擬銷毀會計檔案鑒定意見書和xx銀行會計檔案銷毀清冊中。第八章附則第三十九條本

15、規(guī)則由分行計劃財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋和修訂。第四十條本規(guī)則自發(fā)布之日起實施。附件：1 .1.xx銀行會計檔案清單2.2.xx銀行會計檔案封面及蓋章3.會計檔案文件編號編制示例4.xx銀行會計檔案保管期限表5.5.xx銀行會計檔案移交清單6.6.xx銀行會計檔案閱讀申請表7.7.xx銀行對擬銷毀會計檔案的評估意見8.8.xx銀行會計檔案銷毀清單附件1xx銀行會計檔案清單序列號會計檔案的類型1會計憑證和附件2年度財務(wù)會計報告(表)和中期財務(wù)會計報告(表)3手工登記簿、會計人員和會計檔案移交清單、會計檔案銷毀清單、重要文件和重要印章、機(jī)構(gòu)變動移交清單4賬戶銷售記錄5資本、股本和權(quán)益的詳細(xì)信息6公司存款賬戶明細(xì)賬7主管當(dāng)局的查詢、凍結(jié)和扣減8對賬收