檔案資料管理規(guī)范制度

檔案資料管理規(guī)范制度#檔案資料管理規(guī)范制度##一、目的為加強公司檔案資料的科學管理，有效地保護和利用檔案資料，提高公司工作效率和管理水平，為公司各項工作提供有力的信息支持，特制定本制度。##二、適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案資料管理工作中的行為規(guī)范與操作流程。##三、引用標準1.《中華人民共和國檔案法》2.《歸檔文件整理規(guī)則》3.行業(yè)內相關檔案管理標準與規(guī)范##四、職責分工1.**檔案管理部門**-負責制定和完善檔案資料管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。-負責公司各類檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。-負責檔案資料的信息化建設與管理，提供檔案資料的查詢、借閱等服務。2.**各部門**-負責本部門檔案資料的收集、整理和初步分類，并定期移交至檔案管理部門。-配合檔案管理部門做好檔案資料的鑒定、銷毀等工作。-根據工作需要，按規(guī)定辦理檔案資料的查詢、借閱手續(xù)。##五、檔案資料的分類與編號1.**分類原則**：根據檔案資料的來源、形成時間、內容性質等因素進行分類，如行政檔案、財務檔案、人事檔案、業(yè)務檔案等。2.**編號規(guī)則**：采用層次碼編號方法，由大類代碼、中類代碼、小類代碼和順序號組成，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。##六、檔案資料的收集與整理1.**收集范圍**：包括公司在各項工作中形成的文件、報告、合同、協(xié)議、圖表、照片、聲像資料等具有保存價值的材料。2.**收集要求**：各部門應及時收集本部門的檔案資料，確保資料的完整性和準確性。對于重要文件和緊急事項形成的檔案資料，應及時移交至檔案管理部門。3.**整理方法**：檔案管理部門按照分類標準和編號規(guī)則，對收集的檔案資料進行整理，去除無關材料，對文件進行排序、編目、裝訂等工作。##七、檔案資料的歸檔1.**歸檔時間**：各部門應在每年[具體時間]前，將上一年度整理好的檔案資料移交至檔案管理部門。檔案管理部門應在接收后[規(guī)定時間]內完成歸檔工作。2.**歸檔手續(xù)**：檔案移交時，雙方應填寫《檔案移交清單》，注明檔案資料的名稱、數量、編號等信息，經雙方簽字確認后完成交接。##八、檔案資料的保管1.**保管條件**：檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，如檔案架、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案資料的安全保管。2.**保管期限**：根據檔案資料的重要程度和保存價值，確定不同的保管期限，一般分為短期（1-3年）、中期（3-5年）、長期（5年以上）。保管期限屆滿的檔案資料，應按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。3.**定期盤點**：檔案管理部門應定期對檔案資料進行盤點，確保賬物相符。如發(fā)現檔案資料有缺失、損壞等情況，應及時查明原因并采取相應措施。##九、檔案資料的鑒定與銷毀1.**鑒定組織**：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門代表和公司領導組成，負責對保管期限屆滿的檔案資料進行鑒定。2.**鑒定方法**：根據檔案資料的歷史價值、現實利用價值等因素，綜合評估是否仍有保存必要。3.**銷毀程序**：對經鑒定確無保存價值的檔案資料，編制《檔案銷毀清單》，報公司領導審批后，在指定地點進行銷毀。銷毀過程應有專人監(jiān)督，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認。##十、檔案資料的查詢與借閱1.**查詢流程**：公司員工因工作需要查詢檔案資料，應填寫《檔案查詢申請表》，注明查詢目的、檔案名稱、編號等信息，經部門負責人審批后，到檔案管理部門進行查詢。2.**借閱流程**：如需借閱檔案資料，填寫《檔案借閱申請表》，經部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[規(guī)定天數]，如需續(xù)借，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.**借閱要求**：借閱人應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉借、涂改、損壞或丟失。歸還時，檔案管理部門應認真檢查，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。##十一、檔案資料的保密管理1.公司檔案資料涉及商業(yè)秘密、技術秘密等重要信息，全體員工應嚴格遵守公司的保密制度，確保檔案資料的安全。2.檔案管理部門應采取必要的保密措施，如限制檔案查閱權限、對敏感信息進行加密處理等。##十二、監(jiān)督與考核1.檔案管理部門定期對各部門的檔案資料管理工作進行檢查和指導，發(fā)現問題及時督促整改。2.將檔案資料管理工作納入部門和員工的績效考核體系，對檔案管理工作表現突出的部門和個人給予表彰和獎勵；對違反本制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應的處罰。##十三、制度的修訂與完善本制度應根據國家法律法規(guī)、行業(yè)標準的變化以及公司實際情況的發(fā)展，適時進行修訂和完善。修訂后的制度需經過內部評審、法律審核和相關部門反饋后，報公司領導審批發(fā)布。##十四、實施計劃1.**準備階段（[時間區(qū)間1]）**-成立制度推行小組，明確各成員職責。-收集整理相關法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司內部資料，作為制度制定的依據。-開展對公司各部門檔案資料管理現狀的調研，了解存在的問題和需求。2.**制定階段（[時間區(qū)間2]）**-根據調研結果，結合相關依據，起草《檔案資料管理規(guī)范制度》初稿。-組織內部評審會議，邀請各部門代表對初稿進行討論，提出修改意見。-根據內部評審意見，對制度進行修改完善，形成送審稿。-提交法律審核，確保制度符合法律法規(guī)要求。-根據法律審核意見，再次修改制度，形成最終稿。3.**發(fā)布階段（[時間區(qū)間3]）**-經公司領導審批通過后，正式發(fā)布《檔案資料管理規(guī)范制度》。-組織召開制度宣貫會議，向各部門傳達制度的主要內容和要求。4.**執(zhí)行階段（[時間區(qū)間4]及以后）**-各部門按照制度要求，開展檔案資料管理工作。-檔案管理部門定期對制度執(zhí)行情況進行檢查和監(jiān)督，及時發(fā)現問題并解決。-根據制度執(zhí)行過程中的反饋意見，適時對制度進行優(yōu)化調整。##十五、培訓方案1.**培訓目標**-使員工了解檔案資料管理的重要性和相關法律法規(guī)要求。-熟悉公司檔案資料管理規(guī)范制度的具體內容和操作流程。-提高員工檔案資料管理的技能和水平，確保制度的有效執(zhí)行。2.**培訓對象**：公司全體員工3.**培訓內容**-檔案資料管理基礎知識，包括檔案的定義、分類、作用等。-《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)解讀。-公司《檔案資料管理規(guī)范制度》詳細講解，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查詢、借閱等環(huán)節(jié)的操作流程和要求。-實際操作演示，如檔案整理的方法、檔案管理系統(tǒng)的使用等。-案例分析，通過實際案例分析，加深員工對制度的理解和應用。4.**培訓方式**-**集中培訓**：組織全體員工參加集中授課，由檔案管理部門負責人或外部專家進行講解。-**線上培訓**：制作培訓視頻和學習資料，發(fā)布在公司內部學習平臺上，供員工自主學習。-**現場指導**：檔案管理部門人員深入各部門，對員工在實際操作中遇到的問題進行現場指導。5.**培訓時間安排**-**集中培訓**：在制度發(fā)布后的[具體時間1]內，安排[X]次集中培訓課程，每次培訓時長為[X]小時。-**線上培訓**：培訓視頻和學習資料在制度發(fā)布后[具體時間2]內上線，員工應在[規(guī)定時間]內完成線上學習。-**現場指導**：在制度執(zhí)行后的[具體時間3]內，檔案管理部門人員根據各部門需求，安排現場指導工作。6.**培訓考核**-培訓結束后，組織員工進行考核，考核內容包括