財務(wù)合同管理制度

財務(wù)合同管理制度合同編號：__________甲方（公司名稱）：____________________法定代表人：____________________地址：____________________聯(lián)系方式：____________________乙方（公司名稱）：____________________法定代表人：____________________地址：____________________聯(lián)系方式：____________________一、總則1.目的和依據(jù)為了加強(qiáng)公司的財務(wù)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、資金管理、風(fēng)險管理等行為，維護(hù)公司的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國合同法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各單位與外部單位簽訂的各類財務(wù)合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、借款合同、租賃合同、服務(wù)合同等。3.基本原則（1）合法性原則：財務(wù)合同的簽訂和履行必須符合國家法律法規(guī)和政策的規(guī)定。（2）平等互利原則：合同雙方應(yīng)當(dāng)在平等的基礎(chǔ)上，協(xié)商一致，實現(xiàn)互利共贏。（3）風(fēng)險可控原則：在簽訂和履行合同過程中，應(yīng)當(dāng)充分考慮各種風(fēng)險因素，采取有效的風(fēng)險防范措施，保證公司的利益不受損害。（4）保密原則：合同雙方應(yīng)當(dāng)對合同內(nèi)容及涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等予以保密。二、財務(wù)合同的分類與編號1.合同分類（1）按照合同性質(zhì)，分為采購類合同、銷售類合同、資金類合同、租賃類合同、服務(wù)類合同等。（2）按照合同金額，分為重大合同（合同金額在[具體金額]以上）、一般合同（合同金額在[具體金額]以下）。2.編號規(guī)則財務(wù)合同編號由公司代碼、合同類型代碼、簽訂年份、流水號組成。例如，公司代碼為ABC，采購類合同代碼為CG，簽訂年份為2023年，流水號為001，則合同編號為ABCCG2023001。三、財務(wù)合同的簽訂1.簽訂流程（1）合同起草：業(yè)務(wù)部門根據(jù)實際業(yè)務(wù)需求，起草合同文本，并填寫《合同審批表》。（2）內(nèi)部審核：合同起草完成后，依次經(jīng)過業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門、法務(wù)部門審核。審核內(nèi)容包括合同的合法性、完整性、可行性、風(fēng)險性等。（3）合同談判：對于重大合同或涉及重要條款的合同，由業(yè)務(wù)部門組織與對方進(jìn)行談判，達(dá)成一致意見后形成合同草案。（4）合同審批：合同草案經(jīng)內(nèi)部審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批權(quán)限根據(jù)公司的授權(quán)管理制度執(zhí)行。（5）合同簽訂：經(jīng)審批通過的合同，由法定代表人或授權(quán)代表與對方簽訂正式合同。合同簽訂后，加蓋公司公章。2.合同主體資格審查（1）在簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)對對方的主體資格進(jìn)行審查，包括對方的營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書等。（2）對于首次合作的單位，還應(yīng)當(dāng)進(jìn)行實地考察，了解對方的生產(chǎn)經(jīng)營情況、信譽狀況等。（3）審查過程中，如發(fā)覺對方存在主體資格不合法、信譽不良等問題，應(yīng)當(dāng)及時終止合同簽訂程序。3.合同條款的擬定與審核（1）合同條款應(yīng)當(dāng)包括合同主體、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等內(nèi)容。（2）合同條款應(yīng)當(dāng)明確、具體、具有可操作性，避免使用模糊、含混的語言。（3）財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)對合同中的價格條款、付款方式、結(jié)算方式等進(jìn)行審核，保證合同價格合理、付款條件符合公司的財務(wù)政策。（4）法務(wù)部門應(yīng)當(dāng)對合同的合法性、完整性進(jìn)行審核，保證合同條款符合法律法規(guī)的規(guī)定，不存在法律風(fēng)險。四、財務(wù)合同的履行1.履行責(zé)任（1）合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)合同的履行，保證合同按時、按質(zhì)、按量完成。（2）財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按照合同約定，及時安排資金，保證款項支付的及時性和準(zhǔn)確性。（3）其他相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)按照各自的職責(zé)，配合業(yè)務(wù)部門做好合同的履行工作。2.履行監(jiān)督（1）業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)定期對合同的履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時發(fā)覺并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。（2）財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)對合同款項的支付情況進(jìn)行監(jiān)督，保證款項支付符合合同約定。（3）法務(wù)部門應(yīng)當(dāng)對合同的履行情況進(jìn)行法律監(jiān)督，及時發(fā)覺并處理合同履行過程中的法律問題。3.合同變更與解除（1）在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化，需要對合同進(jìn)行變更或解除的，應(yīng)當(dāng)由業(yè)務(wù)部門提出申請，填寫《合同變更（解除）審批表》，經(jīng)內(nèi)部審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（2）合同變更或解除應(yīng)當(dāng)符合法律法規(guī)的規(guī)定和合同約定，經(jīng)雙方協(xié)商一致后，簽訂書面協(xié)議。（3）對于因?qū)Ψ竭`約導(dǎo)致合同變更或解除的，應(yīng)當(dāng)及時追究對方的違約責(zé)任，維護(hù)公司的合法權(quán)益。五、財務(wù)合同的資金管理1.資金預(yù)算與安排（1）業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同金額、履行期限等因素，編制資金預(yù)算，并報財務(wù)部門審核。（2）財務(wù)部門根據(jù)公司的資金狀況和經(jīng)營計劃，對資金預(yù)算進(jìn)行審核和平衡，合理安排資金，保證合同的順利履行。2.款項支付與結(jié)算（1）合同款項的支付應(yīng)當(dāng)按照合同約定的付款方式和時間進(jìn)行。在支付款項前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)填寫《付款申請單》，經(jīng)內(nèi)部審核通過后，報財務(wù)部門支付。（2）財務(wù)部門在支付款項時，應(yīng)當(dāng)對付款申請進(jìn)行審核，保證付款金額、付款方式、收款單位等信息準(zhǔn)確無誤。（3）合同結(jié)算應(yīng)當(dāng)按照合同約定的結(jié)算方式和時間進(jìn)行。結(jié)算完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時與對方核對賬目，保證結(jié)算結(jié)果的準(zhǔn)確性。六、財務(wù)合同的風(fēng)險管理1.風(fēng)險評估（1）在簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)對合同的風(fēng)險進(jìn)行評估，包括市場風(fēng)險、信用風(fēng)險、法律風(fēng)險等。（2）風(fēng)險評估應(yīng)當(dāng)采用定性和定量相結(jié)合的方法，對風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行分析和評估。（3）根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，將風(fēng)險控制在可承受的范圍內(nèi)。2.風(fēng)險防范措施（1）對于市場風(fēng)險，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)市場調(diào)研，及時掌握市場動態(tài)，合理確定合同價格和履行期限。（2）對于信用風(fēng)險，應(yīng)當(dāng)對對方的信用狀況進(jìn)行調(diào)查和評估，建立客戶信用檔案。對于信用狀況不良的客戶，應(yīng)當(dāng)采取擔(dān)保、預(yù)付款等風(fēng)險防范措施。（3）對于法律風(fēng)險，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同管理，保證合同條款符合法律法規(guī)的規(guī)定。同時應(yīng)當(dāng)建立健全法律糾紛處理機(jī)制，及時處理合同糾紛。七、財務(wù)合同的檔案管理1.檔案的收集與整理（1）合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時將合同文本及相關(guān)資料收集齊全，包括合同審批表、合同變更（解除）審批表、付款申請單、結(jié)算憑證等。（2）業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)對收集的合同檔案進(jìn)行整理，按照合同編號進(jìn)行分類裝訂，保證檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保管與利用（1）合同檔案應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)保管，保管地點應(yīng)當(dāng)安全、防潮、防火、防蟲。（2）合同檔案的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。保管期滿后，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或移交檔案管理部門。（3）公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)當(dāng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時，應(yīng)當(dāng)遵守檔案管理的有關(guān)規(guī)定，不得損壞、涂改、轉(zhuǎn)借檔案資料。八、財務(wù)合同的監(jiān)督檢查1.監(jiān)督檢查的內(nèi)容（1）合同簽訂的合法性、完整性、可行性。（2）合同履行情況，包括合同進(jìn)度、質(zhì)量、款項支付等。（3）合同變更和解除的程序是否合規(guī)。（4）合同風(fēng)險管理情況，包括風(fēng)險評估、風(fēng)險防范措施的落實等。（5）合同檔案管理情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用等。2.監(jiān)督檢查的方式（1）定期檢查：公司每年組織一次財務(wù)合同管理的全面檢查。（2）不定期抽查：根據(jù)實際情況，對部分財務(wù)合同進(jìn)行不定期抽查。（3）專項檢查：對重大合同或存在問題較多的合同進(jìn)行專項檢查。九、財務(wù)合同的糾紛處理1.糾紛的預(yù)防（1）在簽訂合同前，應(yīng)當(dāng)充分考慮可能出現(xiàn)的糾紛因素，在合同條款中明確約定爭議解決方式、違約責(zé)任等內(nèi)容，以減少糾紛的發(fā)生。（2）在合同履行過程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，及時解決合同履行中出現(xiàn)的問題，避免糾紛的擴(kuò)大化。2.糾紛的處理流程（1）當(dāng)發(fā)生合同糾紛時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)報告，并采取積極措施，避免損失的擴(kuò)大。（2）公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)糾紛的情況，決定是否成立糾紛處理小組。糾紛處理小組由業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)糾紛的處理工作。（3）糾紛處理小組應(yīng)當(dāng)對糾紛的情況進(jìn)行調(diào)查和分析，收集相關(guān)證據(jù)，制定糾紛處理方案。（4）糾紛處理方案經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由糾紛處理小組負(fù)責(zé)實施。糾紛處理方案可以包括協(xié)商解決、調(diào)解解決、仲裁解決、訴訟解決等方式。（5）在糾紛處理過程中，應(yīng)當(dāng)及時與對方溝通協(xié)調(diào)，爭取達(dá)成和解協(xié)議。如無法達(dá)成和解協(xié)議，應(yīng)當(dāng)按照糾紛處理方案，及時采取相應(yīng)的法律措施，維護(hù)公司的合法權(quán)益。十、財務(wù)合同的績效考核1.考核指標(biāo)（1）合同簽訂的及時性和準(zhǔn)確性。（2）合同履行的情況，包括合同進(jìn)度、質(zhì)量、款項支付等。（3）合同風(fēng)險管理情況，包括風(fēng)險評估的準(zhǔn)確性、風(fēng)險防范措施的有效性等。（4）合同檔案管理情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用等。（5）合同糾紛的處理情況，包括糾紛的解決效率、損失的控制等。2.考核結(jié)果的應(yīng)用（1）績效考核結(jié)果作為公司對各部門和員工進(jìn)行獎懲的重要依據(jù)。（2）對于績效考核成績優(yōu)秀的部門和員工，公司給予表彰和獎勵。（3）對于績效考核成績不合格的部門和員工，公司給予批評和處罰，并要求其限期整改。十一、財務(wù)合同管理的信息化建設(shè)1.信息系統(tǒng)的功能（1）合同信息管理：實現(xiàn)合同的錄入、查詢、修改、刪除等功能，方便對合同信息進(jìn)行管理和維護(hù)。（2）合同審批流程管理：實現(xiàn)合同審批流程的自動化，提高審批效率，保證審批流程的規(guī)范性和合法性。（3）合同履行跟蹤管理：實現(xiàn)對合同履行情況的實時跟蹤和監(jiān)控，及時發(fā)覺合同履行過程中出現(xiàn)的問題，并進(jìn)行預(yù)警和處理。（4）合同風(fēng)險管理：實現(xiàn)對合同風(fēng)險的評估、分析和預(yù)警，為合同風(fēng)險管理提供決策支持。（5）合同統(tǒng)計分析：實現(xiàn)對合同數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析，為公司的經(jīng)營決策提供數(shù)據(jù)支持。2.信息安全保障（1）加強(qiáng)系統(tǒng)安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測、加密等安全措施，保證系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。（2）建立用戶認(rèn)證和授權(quán)機(jī)制，對用戶的訪問權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管理，保證合同信息的安全性和保密性。（3）定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全檢測和漏洞修復(fù)，及時發(fā)覺和處理系統(tǒng)安全隱患。（4）制定應(yīng)急預(yù)案，對系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)情況進(jìn)行及時處理，保證系統(tǒng)的正常運行和合同信息的安全。十二、