條形碼、電子標(biāo)簽等物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在文檔管理中的應(yīng)用

2/2條形碼、電子標(biāo)簽等物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在文檔管理中的應(yīng)用會博通10是一個非常通用而又專業(yè)的文件、檔案、知識一體化管理系統(tǒng)，已廣泛應(yīng)用于文件管理、檔案管理以及知識資源整合的各種應(yīng)用場景。會博通可方便地將條形碼（包括一維碼和二維碼）和電子標(biāo)簽應(yīng)用于文檔管理，不但可對一式一份的檔案進行管理，并且，也可方便地對一式多份文件進行管理。會博通容許電子標(biāo)簽和條形碼混合或組合使用，以適應(yīng)盡可能多的應(yīng)用場景。一式一份文件與檔案的管理每一份文件最多可對應(yīng)5個標(biāo)簽編碼，即一個電子標(biāo)簽和多個條形碼或其它標(biāo)簽編碼。另外，知識標(biāo)識和文件順序號也是系統(tǒng)中的唯一標(biāo)識，可用于制作條形碼并進行管理。一式多份文件的管理會博通容許對一式多份文件進行管理，即份數(shù)管理，每一份文件都可以設(shè)置具有唯一性的份數(shù)標(biāo)簽。份數(shù)標(biāo)簽可以用會博通設(shè)定的規(guī)則來形成唯一標(biāo)識（通過系統(tǒng)參數(shù)設(shè)定標(biāo)簽前綴），并制作條形碼進行管理。當(dāng)然，也可讀入已有的條形碼作為份數(shù)標(biāo)簽來作為該份文件的唯一標(biāo)識。跟份數(shù)標(biāo)簽編號相關(guān)的系統(tǒng)參數(shù)如下：PaperCodeIDCID-3文檔份數(shù)管理中份數(shù)編碼（標(biāo)簽）的知識序號代碼，可選CID、KMID或TAG，缺省為CID。如果PaperCodeID=TAG，則忽略前綴和知識序號代碼，直接編制份數(shù)序號，但如果文件編號即TAG為空，則PaperCodeID會自動轉(zhuǎn)為缺省值。知識序號代碼后面，可帶份數(shù)序號位數(shù)，規(guī)則為-n，如：TAG-3，表示知識序號代碼采用編號，并且份數(shù)序號為3位數(shù)，位數(shù)不夠用0補齊。PaperCodePrefixHBTP_文檔份數(shù)管理中份數(shù)編碼（份數(shù)標(biāo)簽）前綴。當(dāng)信息存在一式多份時，會博通可對每一份進行獨立編碼，并容許自定義編碼前綴。缺省為HBTP_。（份數(shù)編碼由前綴PaperCodePrefix+知識序號（可選CID、KMID或TAG，缺省為CID）+_份數(shù)序號）?？梢渣c擊份數(shù)列表右邊的修改按鈕，將該份文件專有的電子標(biāo)簽或條形碼編碼讀入保存為份數(shù)標(biāo)簽，則份數(shù)也可以利用電子標(biāo)簽或條形碼進行管理。借閱、歸還、發(fā)放、回收等，都可在份數(shù)管理中完成，并且，對于發(fā)放及份數(shù)狀態(tài)的調(diào)整，還提供了狀態(tài)的批量修改功能。份數(shù)狀態(tài)的種類由狀態(tài)選項參數(shù)PaperStateOption設(shè)定，其中，正常、發(fā)放、銷毀、損毀、丟失是必須存在的缺省狀態(tài)。PaperStateOption正常;發(fā)放;銷毀;損毀;丟失文檔份數(shù)管理中的狀態(tài)選項，多個選項時，用半角分號相隔。會博通也提供了專門的借閱與歸還模塊，可批量處理借閱、歸還、發(fā)放、回收等操作。需要說明的是，會博通在文件登記增加文件的數(shù)量（份數(shù)）時，會在份數(shù)管理中自動增加份數(shù)，但減少份數(shù)時，不會自動刪除份數(shù)，需要業(yè)務(wù)管理人員標(biāo)注減少的份數(shù)的狀態(tài)或主動刪除。比如，由5份減少為4份，則表示其中的1份不存在了，可以修改對應(yīng)序號的狀態(tài)為銷毀、損毀或丟失等，也可直接刪除。點擊導(dǎo)航欄的借領(lǐng)情況，可看到不同份數(shù)的當(dāng)前借閱與發(fā)放情況，并可查閱和打印借閱清單、發(fā)放清單、回收清單和狀態(tài)臺賬。如果采用多用戶版本，還可采用業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)更復(fù)雜的管理應(yīng)用。專門的借閱歸還模塊會博通為文檔管理人員，提供了一個較為專業(yè)的借閱與歸還模塊，可以批量處理借閱、歸還、發(fā)放和回收等業(yè)務(wù)。模塊中，提供了一系列關(guān)于借還與發(fā)放的臺賬及統(tǒng)計報表，具體如下：關(guān)于條形碼的簡要說明條形碼一般是指一維碼和二維碼，有多種編碼格式，比如一維碼的Code128，二維碼的QRCode等，是比較常見的編碼格式。下面是一維碼和二維碼的樣式，采用條形碼閱讀器即可直接獲取到對應(yīng)的編碼?，F(xiàn)在，市場上銷售的小型噴碼機，可以直接在紙質(zhì)文件和檔案盒上噴印條形碼，不必再專門制作條形碼標(biāo)簽，使用也很方便。這里，向有興趣的用戶推薦兩種噴碼機（不限品牌），一種是手持式的，另一種則是臺式的，樣式如下：◣這是手持式噴碼機，可以直接在檔案盒或文件的空白位置平移打印出條形碼，使用簡單方便，價美物廉。說明：這種噴碼機不只限于在紙上噴碼，也可在不同材質(zhì)的平面上噴碼，如采用快干墨水在實物檔案的表面上噴碼等。◣這是臺式噴碼機，其功能與手持式類似，但其方便之處是，用機器的打印噴頭的移動來代替手工滑動，只要將要打印的器物，如紙張，放在打印托架緊貼機器的位置就可以了，由于不需要手持滑動，打印效果更佳，也更方便。（設(shè)備圖片僅供參考，不涉及特定品牌，用戶了解到的設(shè)備是否適合用于文檔管理，請用戶直接與廠家、商家或會博通應(yīng)用顧問溝通確認(rèn)）。關(guān)于電子標(biāo)簽電子標(biāo)簽，又稱RFID射頻標(biāo)簽、應(yīng)答器、數(shù)據(jù)載體。電子標(biāo)簽，實際上就是專用的IC芯片，需要專門的閱讀器才能讀取其編碼信息。電子標(biāo)簽可與條形碼組合使用▲電子標(biāo)簽可與條形碼組合使用▲◤各種電子標(biāo)簽樣式對與電子標(biāo)簽，其存儲遵循以下規(guī)則：RFID的存儲分為4個區(qū)，即：保密區(qū)：也稱保留區(qū)，用于存儲密碼和相關(guān)設(shè)置等。TID區(qū)：標(biāo)簽識別號，電子標(biāo)簽的唯一編碼，由廠家出廠前即寫入，只讀。EPC區(qū)：用于定義管理對象的唯一編碼，對于文檔管理，可寫入檔號、歸檔號、文件順序號等，必須唯一。有些地區(qū)，已有電子檔案編碼的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范或規(guī)則，可將依規(guī)則編制的編碼作為EPC碼。用戶區(qū)：用戶根據(jù)需要寫入數(shù)據(jù)。如果只是要求編號具有唯一性，最簡單的電子標(biāo)簽應(yīng)用，使用者只需要采購電子標(biāo)簽和閱讀設(shè)備，并將電子標(biāo)簽粘貼在文件上，直接讀取TID碼作為唯一標(biāo)識來管理文件就可以了。當(dāng)然，更多的做法，是根據(jù)應(yīng)用場景自身的規(guī)則編制EPC碼，然后，將EPC碼寫入電子標(biāo)簽并存入會博通對應(yīng)的標(biāo)簽位置，還可以在電子標(biāo)簽的表面打印條形碼，以便適合更多的應(yīng)用場景。電子標(biāo)簽的應(yīng)用越來越普及，也使電子標(biāo)簽和閱讀器的價格趨于廉價，并且，現(xiàn)在的電子標(biāo)簽閱讀器，不少是像條碼閱讀器一樣，可以作為一個鍵盤輸入設(shè)備來使用的，非常方便。關(guān)于標(biāo)簽編碼的建議現(xiàn)在，各單位所采用的標(biāo)簽編碼規(guī)則各式各樣，有簡有繁。雖然會博通從軟件功能來說，其對標(biāo)簽的管理與編碼規(guī)則無關(guān)，即具有非常好的適用性與通用性，但會博通還是推薦采