關(guān)于三峽集團(tuán)、中國(guó)石化數(shù)字檔案館建設(shè)調(diào)研情況的報(bào)告

-8-關(guān)于三峽集團(tuán)、中國(guó)石化數(shù)字檔案館建設(shè)調(diào)研情況的報(bào)告辦公室領(lǐng)導(dǎo)：經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，為借鑒三峽集團(tuán)、中國(guó)石化集團(tuán)在檔案管理、檔案信息化建設(shè)方面的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，辦公室協(xié)同流程與信息化管理部先后于2021年5月13日、14日，組織數(shù)字檔案館建設(shè)相關(guān)業(yè)務(wù)部門及信息化團(tuán)隊(duì)，赴兩家單位學(xué)習(xí)交流檔案工作和數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)試點(diǎn)與應(yīng)用情況?，F(xiàn)將具體情況報(bào)告如下：一、兩家央企檔案工作情況（一）三峽集團(tuán)三峽集團(tuán)成立于1993年，為建設(shè)三峽、開(kāi)發(fā)長(zhǎng)江，2009年9月27日更名為中國(guó)長(zhǎng)江三峽集團(tuán)公司。2015年之前，檔案工作隸屬三峽集團(tuán)辦公室。2015年后，成立檔案中心，屬于辦公室處級(jí)編制。2019年檔案中心成為集團(tuán)直屬機(jī)構(gòu)，設(shè)置三個(gè)部（處級(jí)），企業(yè)檔案部、電子檔案部、項(xiàng)目檔案部。2020年8月，集團(tuán)發(fā)文正式成立檔案中心，作為集團(tuán)公司直屬機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案工作的總體規(guī)劃、制度建設(shè)等管理工作，指導(dǎo)集團(tuán)各單位的檔案工作，負(fù)責(zé)集團(tuán)公司數(shù)字檔案館的建設(shè)與管理、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的組織與實(shí)施、檔案館舍的建設(shè)與管理，并逐步面向全集團(tuán)提供檔案資料的集中保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用、編研、知識(shí)管理等共享服務(wù)工作。成立初期，檔案中心內(nèi)設(shè)企業(yè)檔案部、項(xiàng)目檔案部、電子檔案部，下設(shè)宜昌、成都、昆明3個(gè)分中心，未來(lái)隨集團(tuán)公司業(yè)務(wù)發(fā)展，根據(jù)集團(tuán)公司統(tǒng)籌安排可在業(yè)務(wù)相對(duì)集中區(qū)域設(shè)立其他分中心。三峽集團(tuán)是第二個(gè)成立集團(tuán)直屬檔案中心的中央企業(yè)。（二）中國(guó)石化中國(guó)石油化工集團(tuán)公司（以下簡(jiǎn)稱“中國(guó)石化”）是1998年國(guó)家在原中國(guó)石油化工總公司基礎(chǔ)上重組成立的特大型石油石化企業(yè)集團(tuán)，是國(guó)家的支柱企業(yè)。中國(guó)石化在2000年制定了全公司的ERP規(guī)劃,先后經(jīng)歷了總部信息平臺(tái)建設(shè)、信息資源整合，建立了國(guó)際化經(jīng)營(yíng)的數(shù)字化企業(yè)。中石化的信息化工作，已經(jīng)步入從點(diǎn)到面、從局域網(wǎng)到廣域網(wǎng)再到因特網(wǎng)、從分散的單個(gè)企業(yè)到整個(gè)中石化的系統(tǒng)集成、從生產(chǎn)到經(jīng)營(yíng)、從提高管理效能到提高經(jīng)濟(jì)效益的階段。目前，中國(guó)石化正大力發(fā)展石化智云，構(gòu)建包含大數(shù)據(jù)、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)、5G技術(shù)等在內(nèi)的一體化云平臺(tái)，為經(jīng)營(yíng)管理云、智能制造云、銷售與服務(wù)云的建設(shè)和運(yùn)行維護(hù)提供統(tǒng)一的底層平臺(tái)支撐。2016-2020年，中國(guó)石化及其所屬單位先后作為國(guó)家檔案局的企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理第一批試點(diǎn)單位，數(shù)字檔案館建設(shè)試點(diǎn)，電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理試點(diǎn)。試點(diǎn)內(nèi)容包括會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)形成電子文件歸檔全過(guò)程試點(diǎn)和無(wú)紙化辦公條件下的電子公文歸檔及管理，建設(shè)工程電子招投標(biāo)交易平臺(tái)電子文件歸檔。二、數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)情況（一）三峽集團(tuán)三峽集團(tuán)于2017年12月，成立了集團(tuán)公司數(shù)字檔案館建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組和工作組，開(kāi)展數(shù)字檔案館系統(tǒng)總體規(guī)劃、組織實(shí)施等工作，2018年7月啟動(dòng)項(xiàng)目招標(biāo)采購(gòu)工作，11月啟動(dòng)項(xiàng)目需求、設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)相關(guān)工作，2019年9月系統(tǒng)上線試運(yùn)行。2020年1月數(shù)字檔案館試點(diǎn)項(xiàng)目驗(yàn)收籌備，6月順利通過(guò)國(guó)家檔案局企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)試點(diǎn)驗(yàn)收。系統(tǒng)建設(shè)期間一是實(shí)現(xiàn)了17項(xiàng)配套制度規(guī)范修編；二是成功實(shí)施國(guó)家認(rèn)證的統(tǒng)一電子簽名平臺(tái)，包含數(shù)字證書(shū)管理、電子簽名、電子簽名驗(yàn)簽、電子印章管理、時(shí)間戳服務(wù)、系統(tǒng)管理等功能；三是實(shí)現(xiàn)了覆蓋全集團(tuán)的企業(yè)級(jí)數(shù)字檔案館系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)OA系統(tǒng)、招標(biāo)采購(gòu)及合同管理、工程施工管理系統(tǒng)(App)電子文件歸檔。四是將工程施工管理系統(tǒng)納入國(guó)家檔案局“建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)”。（二）中國(guó)石化從2006-2011年，總部和7家單位，先后開(kāi)展了電子文件歸檔，分別實(shí)現(xiàn)了ERP系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、OA系統(tǒng)電子文件歸檔與管理。2012-2017年，推廣63家單位的檔案系統(tǒng)功能提升與公文系統(tǒng)對(duì)接，其中27家單位實(shí)現(xiàn)合同系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、設(shè)備系統(tǒng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)歸檔。2017年，基于“平臺(tái)+應(yīng)用”的模式，總部和18家單位實(shí)現(xiàn)了電子會(huì)計(jì)檔案管理，滿足電子會(huì)計(jì)檔案單套制管理，于2019年通過(guò)了國(guó)家檔案局驗(yàn)收。2018-2020年期間，中國(guó)石化參與國(guó)家企業(yè)數(shù)字檔案館試點(diǎn)和國(guó)家建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)，總部和61家企業(yè)持續(xù)提升電子檔案管理系統(tǒng)功能，在更多業(yè)務(wù)領(lǐng)域探索電子檔案單套制管理。三、對(duì)標(biāo)情況（一）三峽集團(tuán)檔案工作的優(yōu)勢(shì)。三峽集團(tuán)檔案工作具有管理和技術(shù)等多方面優(yōu)勢(shì)。一是成立檔案中心，作為集團(tuán)公司直屬機(jī)構(gòu)，大幅度提高總部檔案部門層級(jí)；二是數(shù)字檔案館基于容器云平臺(tái)采用微服務(wù)架構(gòu)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)，采用了多版本電子簽名版式文件相結(jié)合，在保障歸檔電子文件真實(shí)、合法、可追溯等方面的做法具有較強(qiáng)創(chuàng)新性，成功通過(guò)了國(guó)家檔案局的試點(diǎn)工作驗(yàn)收；三是在檔案基礎(chǔ)設(shè)施網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面，采用了“兩地三中心”建設(shè)方式，支持檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與備份，構(gòu)建了三張網(wǎng)，分為保密網(wǎng)、辦公網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)。其中保密網(wǎng)物理隔離，辦公網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)邏輯隔離，保障了檔案數(shù)據(jù)安全管理的要求。三峽集團(tuán)的數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)具有“穩(wěn)、快、新”的特點(diǎn)?！胺€(wěn)”體現(xiàn)在，建設(shè)試點(diǎn)歷經(jīng)深入調(diào)研、技術(shù)儲(chǔ)備、項(xiàng)目啟動(dòng)、設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)、試運(yùn)行、驗(yàn)收準(zhǔn)備等各個(gè)階段，穩(wěn)步推進(jìn)各項(xiàng)工作；“快”體現(xiàn)在，通過(guò)兩年時(shí)間，覆蓋了全集團(tuán)各部門、各二級(jí)單位以及部分三級(jí)單位，可以滿足檔案在線檢索、電子文件歸檔等工作需要；“新”體現(xiàn)在，采用了數(shù)字證書(shū)、電子簽名、電子印章等新技術(shù)和“單套制”管理等方面的做法，具有較強(qiáng)創(chuàng)新性。（二）中國(guó)石化檔案信息化的優(yōu)勢(shì)。中國(guó)石化檔案信息化工作取得了豐富的成果和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，形成了一套制度，建設(shè)了一個(gè)平臺(tái)和取得了三大亮點(diǎn)。一是結(jié)合業(yè)務(wù)系統(tǒng)從電子文件生成、流轉(zhuǎn)、歸檔到利用的全過(guò)程電子化的實(shí)踐，形成了一套完整的管理制度體系；二是采用了電子簽章技術(shù)，初步建立了電子檔案“單套制”的管理模式，完善電子檔案特色功能，實(shí)現(xiàn)了檔案輔助管理向電子管理的過(guò)渡；三是取得了“三大亮點(diǎn)”，通過(guò)“四性檢測(cè)”“區(qū)塊鏈”技術(shù)和“異地異質(zhì)”存儲(chǔ)方案，保障了電子檔案的證據(jù)價(jià)值、交互可信與長(zhǎng)久保存；四是將文件格式、保管期限、檔號(hào)等歸檔信息項(xiàng)要求，前置于業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)歸檔處理。（三）中交集團(tuán)檔案現(xiàn)狀分析中交集團(tuán)數(shù)字檔案館一期建設(shè)取得了一定成果，一是在頂層設(shè)計(jì)上搭建了檔案管理制度新體系；二是創(chuàng)建了數(shù)字檔案館系統(tǒng)與長(zhǎng)期保存系統(tǒng)，建設(shè)了統(tǒng)一數(shù)據(jù)接口平臺(tái)；三是將數(shù)字檔案館系統(tǒng)部署到了東非等境外區(qū)域，延伸了檔案管理界面;四是建立起了全集團(tuán)檔案數(shù)字資源利用共享機(jī)制；五是建設(shè)了檔案信息網(wǎng)站。因此，中交集團(tuán)在境外檔案管理方面，試點(diǎn)單位OA系統(tǒng)集成對(duì)接，跨單位借閱，檔案歷史數(shù)據(jù)遷移和檔案門戶建設(shè)方面，具有一定優(yōu)勢(shì)。與兩家央企相比，一是中交集團(tuán)檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置在集團(tuán)辦公室下文書(shū)檔案（保密）處，與國(guó)家檔案局在央企總部組織架構(gòu)中設(shè)置直屬檔案機(jī)構(gòu)尚有差距；二是有待于與更多的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成對(duì)接，如合同管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、設(shè)備系統(tǒng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)歸檔，尤其在項(xiàng)目管理系統(tǒng)、建設(shè)工程電子招投標(biāo)交易平臺(tái)方面，公司作為基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投資方與承建方；而兩家央企屬于建設(shè)方，具備了將參建方納入系統(tǒng)建設(shè)的先天優(yōu)勢(shì)；三是現(xiàn)階段電子簽章尚未在公司建設(shè)與應(yīng)用；四是文件資料的收集管理模式與借閱流程有待于進(jìn)一步優(yōu)化；五是尚未建立檔案專用的商密網(wǎng)；六是尚未建立“異質(zhì)備份”的管理機(jī)制。因此，在檔案信息化統(tǒng)籌規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)方面，仍有待提高和完善。四、工作建議根據(jù)國(guó)家檔案局2019年印發(fā)《關(guān)于在深化國(guó)有企業(yè)改革中加強(qiáng)檔案工作的意見(jiàn)》，中央企業(yè)總部、中央金融企業(yè)總行（部）、地方國(guó)有大型企業(yè)等應(yīng)在總部的組織架構(gòu)中設(shè)置檔案機(jī)構(gòu)（檔案管理部、檔案中心或檔案館等）。中交集團(tuán)作為具有全球競(jìng)爭(zhēng)力的特大型基礎(chǔ)設(shè)施綜合服務(wù)商，2020年世界500強(qiáng)排名78位，針對(duì)公司提出的“兩保一爭(zhēng)”發(fā)展目標(biāo)，為了支撐中交集團(tuán)進(jìn)入世界500強(qiáng)前50位目標(biāo)，將中交集團(tuán)的數(shù)字檔案館打造成為具有國(guó)際先進(jìn)水平的企業(yè)數(shù)字檔案館。因此，我們提出在檔案管理領(lǐng)域，力爭(zhēng)進(jìn)入行業(yè)前三名，持續(xù)完善檔案管理體系和治理能力。（一）建立檔案共享中心，提高總部檔案部門層級(jí)。通過(guò)此次調(diào)研，結(jié)合管理現(xiàn)狀，我們建議建立檔案共享中心、輻射全集團(tuán)，運(yùn)用數(shù)字化、信息化等現(xiàn)代先進(jìn)管理手段，有效利用和調(diào)配檔案資源，提升全集團(tuán)檔案管理能力和管理價(jià)值。1.建設(shè)公司檔案中心。建立中交集團(tuán)暨中國(guó)交建檔案共享中心，屬于辦公室處級(jí)編制，設(shè)置檔案管理處長(zhǎng)、副處長(zhǎng)各一名，檔案管理崗兩名。增強(qiáng)檔案服務(wù)全集團(tuán)的發(fā)展能力,提出面向世界、服務(wù)主業(yè)、專注專業(yè)發(fā)展的檔案管理思路，在公司建立“1+5+N”管理模式的檔案共享中心，1個(gè)總部檔案中心，5個(gè)境內(nèi)區(qū)域檔案分中心，N個(gè)境外檔案分中心。總部檔案中心負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案工作的總體規(guī)劃、制度建設(shè)、資源建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、安全體系建設(shè)、檔案信息化建設(shè)等管理工作，指導(dǎo)各單位的檔案工作，負(fù)責(zé)公司數(shù)字檔案館的建設(shè)與管理、項(xiàng)目檔案管理等業(yè)務(wù)的指導(dǎo)與監(jiān)督，逐步面向全集團(tuán)提供數(shù)字檔案資料的集中管理、利用、編研、知識(shí)管理等共享服務(wù)工作。2.建立5個(gè)境內(nèi)檔案分中心。根據(jù)新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》，新增了“檔案信息化建設(shè)”和“監(jiān)督檢查”兩個(gè)專章，為中央企業(yè)檔案工作變革與轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新與發(fā)展提出了更高的要求。因此，我們提出在華中、華東、西北、華南、華北區(qū)域建立五個(gè)檔案分中心，建議依托境內(nèi)區(qū)域檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范的單位二航局、上航局、二公局、中交城投、一航院，檔案分中心實(shí)行“一套人馬，兩塊牌子”，承擔(dān)將總部的檔案管理職能分解至區(qū)域，加強(qiáng)和改進(jìn)檔案指導(dǎo)監(jiān)督工作，著力建立起運(yùn)行高效、權(quán)責(zé)明確、程序規(guī)范、執(zhí)行有力的機(jī)制，強(qiáng)化事中事后監(jiān)管，切實(shí)把檔案管理制度轉(zhuǎn)化為檔案治理效能。3.建立“N”個(gè)境外檔案分中心。在東非區(qū)域檔案中心建設(shè)成熟的基礎(chǔ)上，以管理業(yè)務(wù)和基礎(chǔ)條件較為成熟的境外區(qū)域中心為依托，適時(shí)建立“N”個(gè)境外檔案分中心；建議將東非區(qū)域檔案中心優(yōu)秀的檔案管理人才納入海外事業(yè)部，為境外檔案分中心的持續(xù)建設(shè)提供寶貴的管理經(jīng)驗(yàn)。（二）圍繞檔案信息化建設(shè)，加快檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型。在數(shù)字技術(shù)驅(qū)動(dòng)、企業(yè)提質(zhì)增效、檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的背景下，企業(yè)檔案工作應(yīng)以檔案資源數(shù)字化、業(yè)務(wù)流程數(shù)字化、管控模式數(shù)字化、服務(wù)產(chǎn)品數(shù)字化為轉(zhuǎn)型方向，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型升級(jí)和價(jià)值創(chuàng)造的目標(biāo)。為確保成功轉(zhuǎn)型，一是在檔案基礎(chǔ)設(shè)施網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面，依托中交“兩地三中心”建設(shè)，支撐檔案共享中心建設(shè)，構(gòu)建中交檔案保密網(wǎng)，保障境內(nèi)外檔案數(shù)據(jù)安全管理的要求，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與備份的資源保障。二是目前紙質(zhì)檔案數(shù)字化既是企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重點(diǎn)工作，又是各單位檔案管理提升的著力點(diǎn)，建議統(tǒng)籌全集團(tuán)檔案數(shù)字化工作，采用統(tǒng)一招標(biāo)采購(gòu)方式，列入各單位檔案信息化開(kāi)支，推動(dòng)各單位檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，有助于節(jié)約各單位管理成本，快速提高檔案數(shù)字化率。三是完善全員收集、部門整理歸檔機(jī)制，進(jìn)一步優(yōu)化文件資料的收集管理方式與借閱流程。四是加快新技術(shù)研究與應(yīng)用，研究多版本電子簽名版式文件，保障歸檔電子文件的法律效力，探索云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、新一代信息安全管理等前沿信息技術(shù)應(yīng)用于檔案工作中，全方位新視覺(jué)展示檔案的價(jià)值。（三）加強(qiáng)人才培養(yǎng)，建設(shè)高素質(zhì)檔案專業(yè)人才隊(duì)伍。圍繞公司“國(guó)際化、市場(chǎng)化、專業(yè)化、區(qū)域化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化”設(shè)計(jì)路徑和舉措，建議在檔案共享中心建設(shè)中，吸納懂業(yè)務(wù)、會(huì)管理的復(fù)合型專業(yè)人才，負(fù)責(zé)組織、策劃、推動(dòng)檔案中心及區(qū)域分中心