內(nèi)部檔案管理使用條例

內(nèi)部檔案管理使用條例TOC\o"1-2"\h\u19493第一章總則 17181.1目的與適用范圍 179401.2管理原則 131618第二章檔案分類與編號 2157742.1分類標準 2285992.2編號規(guī)則 212945第三章檔案收集與歸檔 2223353.1收集流程 3305763.2歸檔要求 310849第四章檔案存儲與保管 3236694.1存儲環(huán)境 354244.2保管措施 312040第五章檔案查閱與借閱 4170465.1查閱規(guī)定 474575.2借閱程序 425741第六章檔案銷毀與處置 412966.1銷毀條件 429196.2處置流程 57216第七章檔案信息化管理 5112867.1電子檔案管理 5277957.2信息安全保障 530147第八章附則 6267928.1解釋權(quán)與修訂權(quán) 6228598.2生效日期 6第一章總則1.1目的與適用范圍為了加強內(nèi)部檔案的管理，保證檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本條例。本條例適用于公司內(nèi)部各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等管理工作。1.2管理原則內(nèi)部檔案管理應(yīng)遵循以下原則：（1）集中統(tǒng)一管理原則：公司內(nèi)部檔案由專門的檔案管理部門進行集中統(tǒng)一管理，保證檔案管理的規(guī)范化和標準化。（2）完整性原則：檔案應(yīng)完整地記錄公司的各項活動和業(yè)務(wù)，包括文件、資料、圖像、音頻等各種形式的信息。（3）準確性原則：檔案中的信息應(yīng)準確無誤，如實反映公司的實際情況。（4）安全性原則：采取必要的安全措施，保證檔案的實體安全和信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況的發(fā)生。（5）保密性原則：對涉及公司機密的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，保證公司的商業(yè)秘密和知識產(chǎn)權(quán)得到保護。（6）便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查找、利用和檢索，提高檔案的利用效率。第二章檔案分類與編號2.1分類標準根據(jù)公司的業(yè)務(wù)特點和管理需求，將內(nèi)部檔案分為以下幾類：（1）行政管理類：包括公司的規(guī)章制度、會議紀要、通知公告、工作總結(jié)等。（2）人事管理類：包含員工的個人檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核等。（3）財務(wù)管理類：涵蓋財務(wù)報表、會計憑證、審計報告、預(yù)算方案等。（4）業(yè)務(wù)管理類：有項目合同、業(yè)務(wù)報告、市場調(diào)研、客戶資料等。（5）技術(shù)研發(fā)類：包括研發(fā)項目文檔、技術(shù)標準、專利申請、實驗數(shù)據(jù)等。2.2編號規(guī)則為了便于檔案的管理和檢索，對各類檔案進行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：（1）采用分類編碼與流水號相結(jié)合的方式，分類編碼代表檔案的類別，流水號代表該類檔案的順序號。（2）分類編碼由大寫字母表示，如行政管理類為“XZ”，人事管理類為“RS”，財務(wù)管理類為“CW”，業(yè)務(wù)管理類為“YW”，技術(shù)研發(fā)類為“JS”。（3）流水號為四位數(shù)字，從0001開始依次遞增。（4）例如，一份行政管理類的檔案編號為“XZ0001”，一份人事管理類的檔案編號為“RS0002”，以此類推。第三章檔案收集與歸檔3.1收集流程檔案的收集工作應(yīng)按照以下流程進行：（1）各部門指定專人負責本部門檔案的收集工作，定期將本部門產(chǎn)生的各類檔案進行整理和匯總。（2）收集人員對檔案進行初步篩選，剔除重復(fù)、無效的文件和資料，保證收集的檔案具有保存價值。（3）按照檔案的分類標準，對收集的檔案進行分類，并填寫檔案收集清單，注明檔案的名稱、編號、來源、日期等信息。（4）將分類后的檔案移交至檔案管理部門，辦理交接手續(xù)，雙方簽字確認。3.2歸檔要求檔案的歸檔應(yīng)符合以下要求：（1）歸檔的檔案應(yīng)齊全完整，內(nèi)容真實可靠，文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合歸檔要求。（2）歸檔的檔案應(yīng)按照編號規(guī)則進行編號，并在檔案袋或文件夾上注明檔案編號、名稱、歸檔日期等信息。（3）歸檔的檔案應(yīng)按照分類標準進行存放，便于查找和利用。（4）歸檔的檔案應(yīng)定期進行整理和核對，保證檔案的準確性和完整性。第四章檔案存儲與保管4.1存儲環(huán)境為了保證檔案的安全和質(zhì)量，檔案存儲應(yīng)滿足以下環(huán)境要求：（1）檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，保證檔案的實體安全。（2）檔案庫房的溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間，避免溫度和濕度對檔案的損害。（3）檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行通風換氣，保持空氣流通。（4）檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和設(shè)備，并定期進行檢查和維護，保證消防設(shè)施的完好有效。4.2保管措施為了加強檔案的保管，應(yīng)采取以下措施：（1）建立檔案保管制度，明確檔案保管的責任和要求，保證檔案的安全和完整。（2）對檔案進行定期檢查和清點，發(fā)覺問題及時采取措施進行處理。（3）對珍貴檔案和重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如設(shè)置專柜存放、加密保管等。（4）嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確需進入的，應(yīng)辦理登記手續(xù)，并由檔案管理人員陪同。第五章檔案查閱與借閱5.1查閱規(guī)定檔案查閱應(yīng)遵循以下規(guī)定：（1）公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)部門負責人批準后，向檔案管理部門提出申請。（2）檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，在規(guī)定的時間內(nèi)為查閱人提供所需檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督和指導(dǎo)，保證查閱人遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定。（3）查閱人應(yīng)在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱現(xiàn)場。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門批準后，按照規(guī)定的程序進行復(fù)制。5.2借閱程序檔案借閱應(yīng)按照以下程序進行：（1）公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息，經(jīng)部門負責人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，向檔案管理部門提出申請。（2）檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，對借閱人的資格和借閱用途進行審查，符合借閱條件的，辦理借閱手續(xù)，并在《檔案借閱登記表》上進行登記。（3）借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案，如需續(xù)借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。第六章檔案銷毀與處置6.1銷毀條件符合以下條件的檔案，可以進行銷毀處理：（1）保管期限已滿，且無保存價值的檔案。（2）經(jīng)鑒定確認為失去保存價值的檔案。（3）涉及國家秘密的檔案，按照國家有關(guān)規(guī)定進行銷毀處理。6.2處置流程檔案銷毀應(yīng)按照以下流程進行：（1）檔案管理部門提出檔案銷毀清單，注明檔案的編號、名稱、銷毀原因等信息，經(jīng)部門負責人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，報公司總經(jīng)理辦公會審議。（2）公司總經(jīng)理辦公會對檔案銷毀清單進行審議，經(jīng)審議通過后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。（3）檔案銷毀工作應(yīng)由兩人以上共同進行，并在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)督和記錄。銷毀后，應(yīng)填寫《檔案銷毀登記表》，注明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息，由銷毀人員和監(jiān)督人員簽字確認。第七章檔案信息化管理7.1電子檔案管理加強電子檔案的管理，保證電子檔案的真實性、完整性和可用性。具體要求如下：（1）建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行集中管理和存儲。（2）電子檔案的形成、收集、整理、歸檔應(yīng)符合國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定和標準。（3）對電子檔案進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（4）加強電子檔案的安全防護，采取加密、訪問控制等措施，保證電子檔案的信息安全。7.2信息安全保障為了保障檔案信息化管理的安全，應(yīng)采取以下措施：（1）建立信息安全管理制度，明確信息安全責任和要求，加強對信息系統(tǒng)的安全管理。（2）采用防火墻、入侵檢測、病毒防護等安全技術(shù)手段，加強對信息系統(tǒng)的安全防護。（3）對檔