應急救援裝備檔案管理方案

應急救援裝備檔案管理方案

目錄

第一節(jié)檔案管理的重要性........................2

第二節(jié)檔案管理制度............................7

第三節(jié)檔案人員崗位職責.......................20

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第一節(jié)檔案管理的重要性

隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案工作越來越重要。

檔案工作是在各項工作中形成的，具有保存考究價值的資

料，是對工作的記錄及考察的憑證。檔案為經(jīng)濟建設服務，

這是勿庸置疑的。我們不能狹隘地與獲得多少經(jīng)濟效益劃等

號。檔案的保存和管理目的不是為了謀求利益，而是為了方

便、造福于人類，效益最終大多表現(xiàn)為社會效益。檔案質(zhì)量

是檔案的生命線，檔案質(zhì)量的好壞直接影響其效用。

然而工作需要相應的資料做好整、建立健全、完善檔案

基礎設施設備、健全檔案工作制度。我們每個從事檔案管理

工作的人員必須樹立檔案全面質(zhì)量管理的思想，使檔案質(zhì)量

不斷提高。

一、檔案在經(jīng)營過程中發(fā)揮的作用

（一）行政方面的作用

檔案是行政工作的工具之一，充分發(fā)揮檔案的作用有助

于計劃和決策的科學化，有利于提高工作效率和管理水平。

（二）項目運營方面的作用

檔案是公司活動的記錄，具有憑證和參考作用。項目管

理的各個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生相應記錄，公司品質(zhì)管理，項目的達

標創(chuàng)優(yōu)工作，都是建立在項目檔案整理和分析的基礎上，檔

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案整理與運營工作相互促進，才能不斷提升項目的管理水平

和盈利能力。

（三）文化方面作用

檔案與企業(yè)文化緊密相連，檔案是企業(yè)發(fā)展的真實記錄

和見證，檔案是企業(yè)文化的重要組成部分。通過企業(yè)的檔案

我們能夠了解到企業(yè)的成長歷程，企業(yè)的核心價值觀，文化

氛圍等。

（四）法律方面作用

檔案室當時、當?shù)睾彤斒氯嗽跇I(yè)務活動中形成的原始記

錄，真實可靠，是令人信服的真憑實據(jù)。能夠保護企業(yè)、員

工、參會者合法權益不收侵害，明確各方面的責任，減少不

必要的糾紛。

（五）培訓方面的作用

檔案是一種重要的資源，其真實性和原始記錄性，具有

不可抗拒的說服力和感染力，一個個真實的案例可以提高培

訓的效率和效果。

二、做好檔案管理工作

檔案利用是檔案管理最為基本的工作，檔案利用對于整

個社會的發(fā)展是不可或缺的，是社會的信啟。首先，要對檔

案進行收集、整理、鑒定和保管的工作，然后對檔案的管理

系統(tǒng)進行操作、檢索和維護，使得檔案利用工作的需求得以

滿足；其次，重視檔案的保管，可以做到在檔案被需要的時

候可以提供出來；最后，要對重要的檔案進行復印或者微縮，

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可以成為檔案原件的替代品，避免原件被損壞。檔案的管理

不僅僅停留在管理好的層面上，還要與時俱進，順應社會的

發(fā)展，找出合適的方式方法，在此基礎上對檔案利用的水平

進行提高，充分的發(fā)揮檔案自身的作用和社會價值。

由于檔案室是比較獨立的一個部門，檔案管理方法的一

直比較傳統(tǒng)，使得我們在工作中的視野、思維和思路容易受

到影響和制約。要實現(xiàn)思想觀念上的轉(zhuǎn)變，需要大力倡導開

拓創(chuàng)新精神，推進檔案工作創(chuàng)新的氛圍?？偨Y檔案工作好的

經(jīng)驗，準確把握檔案工作特點和規(guī)律，用新觀念新思路做好

檔案管理工作。

三、健全制度

不斷把關，努力把好檔案材料的收集關。要結合公司自

身的管理體制、協(xié)調(diào)各部門，做好檔案收集工作的基礎工作。

積極主動、全面、保量、保質(zhì)、保密。檔案管理人員在收集

工作中，還必須針對工作的實際情況，與各部門經(jīng)常保持聯(lián)

系，對于收集工作，做到隨時收集和定期收集相結合，防止

和減少檔案材料的流失。這樣不僅對檔案的收集范圍擴大

了，還促進了收集工作的開展。只有做好案卷的收集工作，

才能提高案卷的質(zhì)量。

四、與時俱進，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化

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檔案數(shù)量越來越大，檔案材料的種類越來越多。因此，

只有在檔案管理上下功夫，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的

新問題。

（一）加強管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工

作，要求管理人員要有高度的工作責任感，要有良好的職業(yè)

道德，要有扎實的檔案知識、要有辦事細心的工作態(tài)度以及

先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作

者要不斷的拓寬知識層面，不斷的提高綜合素質(zhì)，才能跟得

上現(xiàn)在的檔案管理工作。

（二）掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。檔案管理

數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，更是檔案管

理發(fā)展的最終方向。因此，檔案管理工作者要根據(jù)自己公司

的情況結合崗位工作的特點，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素

質(zhì)的同時，更要注重知識、信息技術的學習和掌握。

（三）檔案管理工作對現(xiàn)代公司制度的健康發(fā)展起著至

關重要的作用。要做好檔案管理工作就必須立足于企業(yè)管理

的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，立足于

服務領導、服務項目使檔案管理工作更好的為企業(yè)發(fā)展服

務。

（四）檔案管理工作者要努力練好基本功，熟悉業(yè)務，

創(chuàng)新是在基本功扎實的基礎上開辟的道路。檔案管理工作者

要熟悉自己所管理的檔案，把熟悉“家底”當做天天職。按

照國家的有關規(guī)定整理、保管檔案，防止檔案的破損、腿色、

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霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對重要的和珍貴的

檔案采取特殊的保護措施。

五、提高檔案全面質(zhì)量管理的方法

如何提高檔案全面質(zhì)量管理就是領導和檔案工作人員

參加，以科學方法為手段，充分發(fā)揮科學管理和專業(yè)技術的

作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質(zhì)量保障體系從而

保證高質(zhì)量的檔案。其核心是強調(diào)提高檔案工作水平，以保

證檔案的高質(zhì)量。

（一）全體人員參加。要求檔案形成過程中的所有人員，

領導、如各部門的領導、活動負責人、檔案員等等人員的密

切配合，嚴格按照有關標準和要求共同完成文件的歸檔及檔

案管理工作。樹立“檔案質(zhì)量，人人有責”的觀念。只有這

樣，才能保證檔案的完整性、統(tǒng)一性、才能保證檔案的高質(zhì)

量。

（二）樹立檔案質(zhì)量意識。檔案質(zhì)量的提高，與工作人

員的意識有著密切關系。其中，領導的檔案質(zhì)量意識最為關

鍵，領導必須提高認識，轉(zhuǎn)變觀念，高度重視本公司檔案管

理工作，用較高的工作質(zhì)量來促進檔案質(zhì)量。

（三）檔案工作者肩負著歷史的職責，提高檔案管理人

員的意識，促進檔案科學管理，用豐富科技信息資源，推動

檔案事業(yè)的發(fā)展。只有好的工作思路和方法，才能確保檔案

管理質(zhì)量穩(wěn)步提高。

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第二節(jié)檔案管理制度

一、檔案人員崗位責任制

（一）努力學習政治理論和專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務技

能和管理水平。忠于職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔

案業(yè)務培訓，并經(jīng)考核取得崗位資格證書。

（二）認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》及其

《實施辦法》，貫徹執(zhí)行黨和國家及本項目有關檔案工作的

法規(guī)和規(guī)章，認真履行本項目各項檔案管理規(guī)章制度。對造

成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復制等瀆職行為的，要及時

向領導報告，并根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關規(guī)定，

追究當事人和直接領導人的行政責任或刑事責任。

（三）熟悉本項目業(yè)務工作，了解本項目各類文件材料

的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。

（四）切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，

保證檔案的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，力爭達到標準化、規(guī)

范化的要求，逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

（五）同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑒

定，對已到保管期限的檔案資料認真鑒定分析，對已失去保

存價值的檔案提出銷毀意見，造具銷毀清冊，寫出鑒定分析

報告，經(jīng)領導批準后，和有關人員一起進行認真負責地銷毀。

（六）保持庫房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認真

做好檔案“八防”工作，堅持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工

作。定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對檔案資料，做好記錄，

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及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安

全，最大限度地延長檔案壽命。

（七）編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極

主動地提供檔案資料，做好咨詢服務工作和檔案利用工作，

嚴格執(zhí)行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，

注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實例和檔案信

息。

（八）積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些

有價值的檔案資料，以滿足各項業(yè)務工作的需要。

（九）做好項目檔案的統(tǒng)計工作，建立統(tǒng)計臺帳，及時、

準確地向公司檔案管理部門填報項目檔案工作統(tǒng)計年報及

其他調(diào)查統(tǒng)計表。

（十）在做好本項目內(nèi)部檔案管理的同時，還要對項目

內(nèi)部各部門的檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導。

二、檔案保管制度

（一）收進、移出檔案和資料，必須認真清點，嚴格履

行交接手續(xù)。

（二）保管檔案和資料，必須使用符合國家標準和規(guī)范

的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。

（三）檔案資料庫房必須堅固，必須裝備鐵門、鐵窗和

其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽

光直射、防有害氣體等“十防”設施。

（四）隨著氣候變化，做好庫房密閉、通風、溫濕度調(diào)

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節(jié)，并適時進行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。

（五）檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱

覽室分開，但要相對集中，便于管理。

（六）庫房專管人員進出庫房，應隨手關門上鎖，非專

管人員，不得隨意進入庫房。

（七）必須定期檢查、清點庫藏檔案和資料。發(fā)現(xiàn)檔案

霉爛、褪變、破損或帳物不符時，必須及時追查、處理和修

復。因失職而損毀、丟失檔案資料者，按檔案法規(guī)嚴肅處理。

（八）檔案管理人員工作變動時，必須將所保管的檔案

和資料清點移交，否則不予辦理調(diào)離手續(xù)。

三、檔案復制制度

（一）要遵循保密原則，凡涉及保密的檔案不得復制。

（二）復制檔案中的內(nèi)容，須經(jīng)處領導同意，由檔案管

理人員進行復制。

（三）破損的檔案，檔案員要及時修改和復制。

（四）對利用較多的檔案，可復制數(shù)份，以利用使用，

并保護原檔案，減少檔案的磨損。

四、檔案查借閱制度

（一）本著方便工作、滿足利用的原則，檔案資料一般

不予借出，須在檔案室、閱文室內(nèi)查閱。

（二）本公司有關部門因工作需要須借閱檔案，原則上

只能在閱文室內(nèi)查閱，確實要借出的檔案，必須經(jīng)分管部長

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簽批，方可辦理借閱手續(xù)，借閱時間一般不超過一周。

（三）外單位來查找利用檔案者，一律憑單位介紹信，

經(jīng)公司領導簽字同意，有關部門派人陪同，方可查閱。

（四）借閱者不準在檔案材料上劃杠、打圈、勾畫，不

準涂改撕毀，不準將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，

更不準將檔案保密內(nèi)容外泄。

（五）查閱檔案時，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬

檔案。

（六）借閱者歸還檔案時，應填寫利用效果信息反饋，

認真履行交接簽字手續(xù)，如發(fā)現(xiàn)有撕毀、涂改和損壞現(xiàn)象，

按照檔案法規(guī)有關條款及追究責任。

五、檔案庫房管理制度

為了加強檔案庫房管理，做好檔案的保管和保護工作，

確保檔案的完整與安全，特制定本制度。

（一）保持庫房內(nèi)保潔衛(wèi)生，整齊美觀，堅持不定期查

庫，并認真做好記載。

（二）注意庫房安全。庫內(nèi)嚴禁存放易燃、易爆物品及

雜物。進出庫房隨時關門上鎖，不允許非庫房管理人員進入

庫內(nèi)。

（三）定時測量記錄庫內(nèi)溫度。要求庫內(nèi)溫度控制在

14-24℃，相對濕度控制在45-60%范圍內(nèi)，并注意做好空調(diào)

機和去濕機的定時開關工作。

（四）搞好庫內(nèi)防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高

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溫、防蟲、防鼠、防有害氣體等“十防”工作。

（五）遇有特殊情況，及時向分管領導和職能部門報告，

保護現(xiàn)場不受破壞。

六、檔案立卷歸檔制度

（一）歸檔范圍

凡是本項目在各項活動中直接形成的具有查考利用價

值的各種門類、各種載體的文件材料、圖表、帳薄、聲像、

照片、實物以及上級印發(fā)需要本本項目長期執(zhí)行和落實的各

項規(guī)定、制度等均屬歸檔范圍。

（二）歸檔時間

1.各項管理工作形成的文件材料，各部門應在工作完成

后及時向公司檔案部移交。

2.財務會計檔案，由財務部按照歸檔要求整理裝訂成

冊，保管一年后移交給公司檔案部。

3.歸檔要求

（1）歸檔的文件材料一般一式一份，本單位發(fā)文、基

建項目檔案一式一份，項目檔案按上級要求制定份數(shù)。

（2）自己撰寫的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑

墨水書寫，禁止圓珠筆、復寫紙書寫，粘貼裝訂要符合檔案

技術保護要求。

（3）歸檔的文件材料必須整齊、保潔、字跡清楚，便

于利用。

（4）歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規(guī)律。

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（5）歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準確的反映各

職能部門在各項活動中真實內(nèi)容的歷史過程。

4.歸檔手續(xù)

移交檔案時要認真履行交接手續(xù)，填寫檔案移交登記

表，一式兩份，經(jīng)清點無誤，雙方簽字后，各自保管一份，

以備查找、負責。

七、文書材料歸檔制度

（一）本本項目形成的各種專業(yè)內(nèi)容、各種載體（紙張、

膠卷、磁帶）、各種形式（如文件、文字材料、圖紙、圖表、

聲像——即照片、錄像、錄音等）各類檔案均須及時送本公

司檔案部歸檔。

（二）文書檔案，應于檔案形成年度的次年第一季度末

前歸檔完畢。

（三）會計檔案，應于形成年度為單位，于決算批準后，

繼續(xù)在財會部門保存一年期滿時，向公司檔案部移交。

（四）其他各種專業(yè)檔案，均必須按其形成規(guī)律，遵守

規(guī)定及時歸檔。

（五）凡記述本項目實際工作或應急救援裝備采購過程

中歷史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）電報、

圖紙（含底圖）圖表、報表簿冊（即各種登記簿、帳簿、名

冊）和錄音、錄像、照片等均須向公司檔案部歸檔。

（六）歸檔工作，務須保證歸檔文件材料的種類、稿本、

份數(shù)以及每件文件的頁數(shù)均須齊全完整。

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（七）凡歸檔的文件材料，須在“保持文件之間的歷史

聯(lián)”的同時按文件的保存價值（即永久、長期、短期）組成

（案卷）編目歸檔。

（八）歸檔文件材料中的文件與電報應逐一分類立卷。

正件與附件、印件與定稿、請示與批示、轉(zhuǎn)發(fā)文件的批文與

原文、多種文字形成的同一文件不得分開立卷。

（九）按年度歸檔的檔案（如文書、會議……檔案等），

跨年度的請示與批復一并歸入復文件，沒有復文的請示歸入

請示年；跨年度的規(guī)劃歸入針對的第一年；跨年度的會議文

件歸入會議開幕年。

（十）卷內(nèi)文件必須排列有序。一般按責任者——問題

——時間排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前

定稿在后，重要文件的歷次稿件依次排在定稿之后；非訴論

案件卷，結論、決定、判決性的文件材料在前依據(jù)材料在后。

（十一）卷內(nèi)文件，應安排列順序逐件逐頁編所在頁號

或件號。即：

裝訂的卷，在有文字的每頁文件的下面右上角，背面左

上角編全卷文件統(tǒng)一的順序頁號；

不裝訂的卷，應在每份文件首頁右上角加蓋檔號章，在

章內(nèi)填上順序件號；

圖表和聲像材料，應在裝具上或在聲像材料的背面逐件

編號。

（十二）凡歸檔案卷，不論永久、長期和短期保存價值，

均須按規(guī)定格式逐卷填寫內(nèi)文件目錄和備考表。

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1.填寫目錄時，不得隨便改變和簡化文件題名（即標

題）。

2.對沒有題名或題名（如通知）不能反映文件實質(zhì)內(nèi)容

的文件，應根據(jù)文件內(nèi)容予以擬制。

3.對沒有責任者（即作者），年、月、日的文件，要考

證清楚，補齊后填入有關項內(nèi)。

4.會議記錄、應填寫每次會議的時間和主要內(nèi)容。

5.填寫卷內(nèi)文件目錄的字跡要工整。

6.填寫卷內(nèi)文件的情況說明，應逐項填寫在備考表內(nèi)；

無需說明的卷，亦應將立卷人、檢查人的姓名和立卷的時間

填上。

7.卷內(nèi)文件目錄置于卷首，備考表置于卷尾。

8.聲像材料應用文字標出所攝聲像的人、物名稱、身份

（或職務）及其活動時間、地點、中心內(nèi)容和攝錄者。

9.凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針

等金屬物；如有破損者，應按裱糊技術要求托裱；如有字跡

擴散褪變者，應復制，復制件與原件一并歸檔。

10.凡歸檔的文件、材料，均須裝訂。凡裝訂的案卷，

須按卷內(nèi)文件目錄在其首、備考表在其尾，卷內(nèi)文件依預先

后排列的順序理齊，做到右、下側齊整；采直徑1-1.5毫米

粗細的紗繩和用“三孔一線”裝訂法裝訂；凡不裝訂的案卷，

應用細線和縫紉機裝卷內(nèi)文件逐件裝訂。

11.歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內(nèi)文件目錄、備考

表、案卷目錄等，必須符合檔案部門規(guī)定的標準和規(guī)范，并

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按規(guī)定格式和要求填寫清楚。

12.歸檔案卷的標題要簡明、確切地反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，

一般應由卷內(nèi)文件的負責者（即作者）、內(nèi)容和名稱等部門

組成，對責任者簡稱的使用，要通俗易懂，保持一致。

八、檔案移交制度

（一）檔案工作人員調(diào)離工作后，必須辦完移交手續(xù)后，

方可離崗辦理調(diào)離手續(xù)。

（二）對檔案收進、移出、利用銷毀的情況要認真登記，

為統(tǒng)計和移交工作作好準備。

（三）移交登記要本著實事求是的原則，既要有綜合性

的報表，又要有詳細的明細表，要做到帳物相符、賬表相符。

九、檔案保密制度

（一）檔案工作人員應嚴格貫徹執(zhí)行國家保密法規(guī)，遵

守保密紀律，明確保密職責，維護檔案的安全的完整。

（二）保密文件材料、檔案的密級劃分、變更和解密，

必須按照國家有關制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料，

要妥善保管，絕密檔案要單獨保管。

（三）檔案庫房設施應符合“八防”的要求，要安裝鐵

門（防盜門）鐵窗，凡遇重大節(jié)日應提前對庫房的安全保密

設施進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

（四）不該說秘密不說，不該知道的秘密不問，不該看

的秘密不看，不該記錄的秘密不記錄。

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（五）不準私自或在無保密保障的情況下復制、使用、

存放、銷毀記錄秘密的文件、檔案、資料和物品。不準將秘

密文件、檔案、資料作為廢品出售。

（六）不準借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件，

應履行審批手續(xù)，并限于保密室或檔案室內(nèi)閱覽，不得抄錄

和帶出，不得向別人透露秘密文件的內(nèi)容。

（七）定期進行保密文件、檔案、資料和物品的清查工

作，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告。

（八）不準隱瞞泄密事件，對于造成失密、泄密的人員

或事件要及時報告，并視其情節(jié)依法追究責任。

十、檔案鑒定銷毀制度

（一）成立檔案鑒定小組，鑒定小組由分管領導任組長，

成員由檔案人員及有關部門的人員組成。

（二）鑒定小組以專業(yè)主管部門確定的檔案價值鑒定原

則和標準為準繩，以檔案的保管期限為依據(jù)，及時組織對到

期檔案進行鑒定。

（三）鑒定工作結束后，要寫出鑒定報告，在保管單位

備考表中注明鑒定意見，由鑒定小組負責人簽名并注明日

期，對無保存價值需要銷毀的檔案及文件材料，要造出清冊，

提出銷毀報告，經(jīng)分管領導批準，并報送有關檔案部門備案，

然后方可銷毀。

（四）對已超過保管期限的檔案或文件材料，重新鑒定

后，確有保管利用價值需要延長保管期限的，應重新規(guī)定保

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管期限，其保管期限從第一次鑒定的年限算起。

（五）經(jīng)過鑒定，對延長保管期限的檔案或文件材料要

重新組卷，要達到劃定保管期限準確，保管單位質(zhì)量達到標

準規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整，檔案部門要及時

向領導匯報，責成有關部門或責任人負責修改、補充。

（六）銷毀檔案時，監(jiān)銷人員不得少于2人，應由檔案

室和有關部門派員在指定地點共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀以

前，應認真進行清點核實，銷毀后要在銷毀清冊上簽名蓋章，

并將銷毀情況報告領導。

（七）銷毀檔案時，必須注意保密，監(jiān)銷人員在檔案尚

未安全毀掉時不得離開現(xiàn)場。

（八）情況特殊的專門檔案另有銷毀規(guī)定的按有關規(guī)定

執(zhí)行。

十一、檔案利用制度

（一）本項目檔案僅限于本公司及采購方利用。凡查借

閱檔案，必須履行登記手續(xù)，填寫查借閱登記表和利用效果

登記表，并將利用結果及時向檔案室反饋，任何人不得例外。

（二）外單位來查閱檔案資料的人員，必須持有單位介

紹信，檢驗查閱人員的身份和問清查閱的目的、范圍，經(jīng)分

管領導批準后方可查閱。

（三）查閱檔案人員應在閱文室、保密室內(nèi)查詢，并保

持安靜、衛(wèi)生，不得在室內(nèi)吸煙、喝水，以防損壞檔案。

（四）查閱秘密文件必須履行審批手續(xù)，嚴格遵守保密

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規(guī)定。

（五）借閱檔案時間一般不超過3天，延長時間需辦理

續(xù)借手續(xù)，最多不得超過7天，借用份數(shù)每人每次不得超過

3份。

（六）借閱者應維護檔案的完整與安全，不得在檔案上

亂寫亂畫，不得轉(zhuǎn)借和影印、復制、拆換、涂改及污損，違

者必究。

（七）借閱檔案歸還時，檔案管理人員要認真清點，仔

細檢查，并做好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長期離崗

必須在離崗前，將所借檔案全部歸還，以利保管和利用。

（八）凡遇節(jié)假日特殊情況，檔案室有權隨時收回借出

的檔案、材料，以利安全保密等工作。

（九）凡在借閱檔案過程中，造成案卷散失，污損或不

歸還者，應按《中華人民共和國檔案法》及有關規(guī)定嚴肅處

理。

（十）復制、抄錄檔案資料，要經(jīng)領導批準，抄錄復制

的檔案由檔案員核對無誤，加蓋公章，方可有效。

（十一）檔案人員應根據(jù)本項目工作的特點按照室藏檔

案的內(nèi)容、種類和結構，編制科學的檢索工具和有參考價值

的檔案資料，以提高檔案的查全率。

十二、檔案統(tǒng)計制度

（一）檔案統(tǒng)計要符合《中華人民共和國統(tǒng)計法》及其

他有關法規(guī)、規(guī)章要求。

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（二）檔案統(tǒng)計包括登記和統(tǒng)計兩個部分。檔案室要建

立檔案工作統(tǒng)計臺帳，檔案人吶喊要認真細致地做好檔案收

進、移出、整理、鑒定、銷毀、搶救、清理、保管的數(shù)量、

狀況及結構的登記和統(tǒng)計，還要做好檔案檢索、編研和利用

情況的登記和統(tǒng)計。

（三）檔案統(tǒng)計內(nèi)容與指標要保持一致性、穩(wěn)定性和連

續(xù)性，不得隨意更改。

（四）統(tǒng)計數(shù)字要準確無誤，情況要真實，結論要正確，

各項數(shù)字一律用阿拉伯數(shù)字書寫，字跡工整、清楚、不得潦

草和模糊。

（五）及時、準確向檔案綜合管理部門填寫檔案工作統(tǒng)

計年報及其他檔案調(diào)查統(tǒng)計表，統(tǒng)計表要由領導簽字蓋章后

方能上報或歸檔。

（六）堅持做好溫濕度記錄、掌握庫房溫度變化情況，

定期分析研究，采取科學的降溫去濕措施，使庫內(nèi)溫濕度控

制達到國家和本省規(guī)定的標準。

（七）檔案室要定期對檔案統(tǒng)計資料進行歸納整理，定

期對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行必要的綜合、分析和研究，從而及時發(fā)現(xiàn)

問題，糾正錯誤，更好地認識和了解本項目檔案管理的現(xiàn)狀，

掌握發(fā)展規(guī)律，分析發(fā)展趨勢，提高管理水平。

十三、文件、質(zhì)量記錄和憑證管理制度

（一）目的：為加強質(zhì)量記錄和憑證的管理，為質(zhì)量跟

蹤提供客觀證據(jù)，特制定本制度。

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（二）質(zhì)檢部負責質(zhì)量記錄和憑證的制訂、修訂、使用

等管理。

（三）各相關部門負責本部門