檔案信息管理系統(tǒng)使用手冊

檔案信息管理系統(tǒng)

使用手冊

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請聯(lián)系本人改正或者刪除。

檔案信息管理系統(tǒng)

使用手冊

目錄

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請聯(lián)系本人改正或者刪除。

登錄檔案信息管理系統(tǒng).....................錯誤!未定義書簽。

1.1.系統(tǒng)首頁錯誤!未定義書簽。

12個人設(shè)置................................錯誤!未定義書簽。

1.3.修改密碼................................錯誤!未定義書簽。

1.4.退出系統(tǒng)................................錯誤!未定義書簽。

,????????????????????????????????????????????????????????錯誤!未定乂書簽。

2.1.添加檔案庫...........................................6

22刪除檔案庫...........................................6

2.3.修改檔案庫...........................................7

三.結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)..................................錯誤!未定義書簽。

3.1.引入其它庫結(jié)構(gòu).......................................8

3.2.添加與修改...........................................8

3.3.刪除列................................................9

3.4.顯示順序..............................................9

3.5.隱藏設(shè)置.............................................10

3.6.為空設(shè)置.............................................11

3.7.數(shù)據(jù)初始.............................................12

3.8.關(guān)聯(lián)設(shè)置.............................................13

3.9.全文檢索...............................1錯誤!未定義書簽。

3.10.密集架設(shè)置

1錯誤!未定義書簽。

3.11.維護(hù)數(shù)據(jù)

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請聯(lián)系本人改正或者刪除。

1錯誤!未定義書簽。

3.12.索引數(shù)據(jù)

17

四.檔案庫操作...........................................17

4.1.添加新例據(jù)........................................17

4.2.編輯數(shù)據(jù)..........................................18

4.3.刪除數(shù)據(jù)..........................................18

4.4.插入數(shù)據(jù)..........................................18

4.5.移去數(shù)據(jù)..........................................19

4.6.普通查詢..........................................20

4.7.打印..............................................21

五.歸檔管理..................................錯誤!未定義書簽。

5.1.歸檔審批設(shè)置.....................................22

5.2.直接歸檔..........................................22

5.3.組卷歸檔.............................2錯誤!未定義書簽。

5.4.歸檔狀態(tài)管理.....................................27

六.借閱管理..................................錯誤!未定義書簽。

6.1.借閱申請...............................錯誤!未定義書簽。

6.2.借閱審批..........................................30

621.借閱審批設(shè)置.................................30

6.22借閱審批.....................................31

6.3.確認(rèn)借出...........................................31

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6.4.借閱歸還..............................錯誤!未定義書簽。

6.5.彳昔閱統(tǒng)計(jì)..............................錯誤!未定義書簽。

6.6.我的電子，昔閱..........................錯誤味定義書簽。

七.權(quán)限管理.............................................錯誤!未定義書簽。

7.1.用尸管理..............................錯誤!未定義書簽。

7.1.1.用戶列表.........................錯誤!未定義書簽。

7.1.2.添加用戶.........................錯誤!未定義書簽。

7.1.3.編輯用戶.........................錯誤!未定義書簽。

7.1.4,彳修改密碼.........................錯誤!未定義書簽。

7.1.5.刪除用戶.........................錯誤!未定義書簽。

7.1.6.搜索用戶.........................錯誤!未定義書簽。

7.1.7.按用戶組顯示用戶................錯誤!未定義書簽。

7.1.8.移動用戶.........................錯誤!未定義書簽。

7.2.用戶組管理............................錯誤!未定義書簽。

7.2.1.用戶組歹I」表......................錯誤!未定義書簽。

7.2.2.添加用戶組......................錯誤!未定義書簽。

7.2.3.編輯用戶組......................錯誤!未定義書簽。

7.2.4.移動該組的用戶到其它組..........錯誤味定義書簽。

7.2.5.刪除用戶組......................錯誤!未定義書簽。

7.3.菜單權(quán)限..............................錯誤!未定義書簽。

7.3.1.查看菜單權(quán)限....................錯誤!未定義書簽。

7.3.2.編輯菜單權(quán)限....................錯誤!未定義書簽。

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7.4.檔案組權(quán)限...........................錯誤!未定義書簽。

7.4.1.添加檔案組權(quán)限..................錯誤!未定義書簽。

7.4.2.查看檔案組權(quán)限..................錯誤!未定義書簽。

7.4.3.編輯檔案組權(quán)限..................錯誤!未定義書簽。

7.4.4.冊U除檔案組權(quán)限..................錯誤!未定義書簽。

7.5.權(quán)限樹描述......................................40

7.6.瀏覽設(shè)置.......................................40

J\.系統(tǒng)設(shè)置................................錯誤!未定義書簽。

8.1.庫房記錄...........................錯誤!未定義書簽。1

8.2.MAC綁定..........................錯誤!未定義書簽。2

九.日志管理................................錯誤!未定義書簽。

9.1.用戶登錄記錄.......................錯誤!未定義書簽。2

9.2.庫操作記錄.........................錯誤!未定義書簽。3

9.3.借閱操作記錄..................................44

十.:肖息列表................................錯誤!未定義書簽。

H,全文檢索..............................錯誤!未定義書簽。

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一、登錄檔案信息管理系統(tǒng)

打開一個IE窗口，輸入檔案信息管理系統(tǒng)地址，在登錄

界面中輸入登錄帳號和密碼,點(diǎn)擊登錄。

1.1.系統(tǒng)首頁

登入系統(tǒng)后，首先進(jìn)入檔案信息管理系統(tǒng)首頁，如下圖所

ZJ\o

首頁的導(dǎo)航欄中，“首頁“用于進(jìn)行檔案相關(guān)的操作，”

消息列表”用于管理個人的站內(nèi)消息，“全文檢索”用于對

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請聯(lián)系本人改正或者刪除。

有權(quán)限的所有檔案原文進(jìn)行全文檢索，”系統(tǒng)管理”用于進(jìn)

入管理后臺,進(jìn)行系統(tǒng)的管理。

1.2.個人設(shè)置

點(diǎn)擊首頁左上方的“個人設(shè)置”，彈出個人設(shè)置窗口，如

口圖所不。

填寫必要的信息后,點(diǎn)擊提交修改個人信息

1.3.修改密碼

點(diǎn)擊首頁左上方的''修改密碼"，彈出密碼修改窗口，如

卜圖所示。

修改密碼

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填寫正確的舊密碼、新密碼和確認(rèn)新密碼，點(diǎn)擊提交修

改當(dāng)前帳號的密碼。

1.4.退出系統(tǒng)

點(diǎn)由首頁右上方的”退出系統(tǒng)圖案”，系統(tǒng)將注銷當(dāng)前

用戶，并返回登錄頁面；直接關(guān)閉瀏覽器,系統(tǒng)也將注銷當(dāng)前

用戶。

二、檔案庫定義

瀏覽左邊樹，如上，可見“添I刪修”文字鏈接，分別用于

添加檔案庫,刪除檔案庫以及修改襠案庫信息。

b主菜單_____________

品Admin(admin)

-［添I刪I修］［結(jié)構(gòu)設(shè)討］

一。檔案管理

2.1.添加檔案庫

選中將要添加子檔案庫的檔案庫例如“科技檔案”，然

后單擊“添“文字鏈接,彈出如下窗口。

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輸入檔案類別即將添加的檔案庫名稱，單擊“提交”即

可。系統(tǒng)會彈出如下對話框：

如上意思是指選中的父類別將無法顯示用戶添加到該類

別的數(shù)據(jù)。如果單擊“取消“該添加操作。

2.2.刪除檔案庫

在左邊樹形中選中將要刪除的檔案庫，然后單擊“冊W

文字鏈接,彈出如下窗口。

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5制除巖案類別-MicrosoftInternetExplorer,!□!x|

-刪除檔案類別----------------------

*檔案類別：檔案1

表名

：x_1203511270278

述

貓

多

類

:科技檔案

確定取消

單擊“確定”即可。系統(tǒng)會彈出如下對話框:

MicrosokInternetExplorer兇

?>確定刪除該檔案類別嗎？

I匚二旗愛:［口|取消I

如果單擊“取消“該添加操作。

2.3.修改檔案庫

在左邊樹形中選中將要修改的橙案庫，然后單擊“修“

文字鏈接,彈出如下窗口。

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能夠修改檔案類別即檔案庫名稱，以及描述.單

擊“提交“即可。

三、結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

在左邊樹形中選中將要設(shè)計(jì)的檔案庫，然后單擊”結(jié)構(gòu)

設(shè)計(jì)”文字鏈接。如下圖所示。

引入其它JMfi1

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3.1.引入其它庫結(jié)構(gòu)

單擊主窗口下面的按鈕—51AM它庫結(jié)構(gòu);作用在于能

夠?qū)⑵渌鼨n案庫結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)的結(jié)構(gòu)部分或全部拷貝到當(dāng)前

檔案庫中。如下窗口顯示。

選擇要被拷貝的檔案庫即以如下窗口顯了:

在列能夠進(jìn)行選擇，若選中表示拷貝。然后單

擊"提交"即可。

3.2.添加與修改

單擊主窗口下面的按鈕1添加一列，添加新的一空白列,

在該列中就能夠如下輸入

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第一列為中文名字，即為顯示的名稱。第二列為英又名

字，其對應(yīng)表中的列名。第三列為類型，VARCHAR2為字符

串類型，NUMBER為數(shù)字類型。第三類為長度，一般

VARCHAR2類型輸入300,如果“備注”一般輸入1000,一

般NUMBER類型輸入10或16即可。

單擊主窗口下面的按鈕—移除當(dāng)前列，能夠?qū)⑿绿砑拥牧?/p>

移除。

單擊主窗口下面的按鈕/1能夠當(dāng)前所做的添加或修

改進(jìn)行保存。

33刪除列

選中網(wǎng)格中的某列，然后單擊主窗口下面的按鈕

11除列即可。系統(tǒng)提示要去確認(rèn)是否刪除該列。

該功能一定小心謹(jǐn)慎,刪除后該列數(shù)據(jù)將無法修復(fù)。

3.4.顯示順序

單擊主窗口上方顯示順序，用于控制檔案庫中數(shù)據(jù)依次顯

示的順序。單擊如下窗口彈出。

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在下拉框中選中列，單擊按鈕“最上面“”向上移"”

向下移““最下面”分別移動到最上面，向上移動一格，向

下移動一格,移動到最下面。單擊提交按鈕保存。

3.5.隱藏設(shè)置

單擊主窗口上方」隱藏，用于將檔案庫中某些列數(shù)據(jù)不顯

示，隱藏起來。單擊如下窗口彈出。

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選中需要隱藏的列，然后“提交“即可。

3.6.為空設(shè)置

單擊主窗口上方為至,用于檔案庫中某些列數(shù)據(jù)添加或修

改時不允許為空。單擊如下窗口彈出。

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選中不允許為空的列，然后“提交”即可。在添加或編

輯的時候如果字段為空則會進(jìn)行提示,輸入不允許為空。

3.7.數(shù)據(jù)初始

單擊主窗口上方逑暨叫，用于初始化檔案庫中某些列數(shù)

據(jù),以方便用戶添加新數(shù)據(jù)。單擊如下窗口彈出。

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請聯(lián)系本人改正或者刪除。

首先選擇要初始設(shè)置的列。

其次,

如果設(shè)定固定值則在（1）輸入固定值下輸入固定的值,

例如：

（1）輸入固定值___________________

|asd-

如果設(shè)定自動累加的值，則在（2）自動累加

輸入,例如:

前綴表示自動累加1,2,3…之前的固定值，例如

fgl,fg2,fg3...

依賴于表示“所有“為從所有數(shù)據(jù)的總數(shù)開妗計(jì)

數(shù)，如果選擇列則表示該列的值一致的進(jìn)行計(jì)

數(shù)。

如果設(shè)定可選擇的,則在（3）輸入可選擇,多值之間用

空格隔開,例如：

（3）輸入可選擇，多值之間用空格隔開

3.8.關(guān)聯(lián)設(shè)置

單擊主窗口上方美聯(lián)設(shè)寓，用于初始化檔案庫中某些列與

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請聯(lián)系本人改正或者刪除。

其它檔案庫某些列之間的關(guān)聯(lián)，例如卷目檔案的卷號能夠關(guān)

聯(lián)到其案卷號對應(yīng)的卷內(nèi)檔案。單擊如下窗口彈出。

首先選擇要被關(guān)聯(lián)的列。

其次選擇關(guān)聯(lián)檔案即可顯示如下：

選擇關(guān)聯(lián)列：I三I

附加關(guān)聯(lián)（1）:|3=I3

附加關(guān)聯(lián)（2）：|3二|3

然后選擇關(guān)聯(lián)列。如果存在多個條件，則經(jīng)過選擇附

加關(guān)聯(lián)（1）或附加關(guān)聯(lián)（2）進(jìn)行設(shè)置。

3.9.全文檢索

單擊主窗口上方篤蟠，用于檔案庫全文檢索時候要檢

索的列。單擊如下窗口彈出。

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請聯(lián)系本人改正或者刪除。

選擇要默認(rèn)被檢索的列，單擊“提交“即可。

3.10.密集架設(shè)置

單擊主窗口上方壁壁蟠,用于檔案庫中列與密集架實(shí)際

的區(qū)號與列號進(jìn)行關(guān)聯(lián)，以支持用戶能夠在系統(tǒng)直接打開與

關(guān)閉密集架。單擊如下窗口彈出。

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請聯(lián)系本人改正或者刪除。

選擇區(qū)號列與列號列,單擊“提交“即可。

3.11.維護(hù)數(shù)據(jù)

單擊主窗口上方評護(hù)數(shù)據(jù)L用于批量維護(hù)檔案庫列數(shù)據(jù)。

單擊如下窗口顯示。

S入條件刷新

佰.

8d

LJ

添加條件售除條?！龆?/p>

經(jīng)過添加條件與移除條件進(jìn)行多種條件組合設(shè)定。網(wǎng)格

框中第一列選擇字段名，第二列選擇條件例如包含、等于

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請聯(lián)系本人改正或者刪除。

等，第三列輸入匹配的值，第四列輸入與下一個條件之間的

關(guān)系例如而且或或者。

然后單擊“確定”即檢索出匹配條件的數(shù)據(jù)。

杵案］眼就

姓名長度dah

p?:d

■定共1條記錄《?1/1??傳到19Q

在這里能夠不選中某些數(shù)據(jù)前面的選擇框，表示將K需

要維護(hù)這些數(shù)據(jù)。單擊“確定”進(jìn)入下一步。

在這里選擇要將維護(hù)的列，該列數(shù)據(jù)會根據(jù)下一步設(shè)定

的規(guī)則進(jìn)行修改,單擊“下一步“進(jìn)入下一步。

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請聯(lián)系本人改正或者刪除。

右邊選擇規(guī)則：

插入固定值，插入固定的值,例如：

插入固定值：P

插入自動增加，插入自動累加的值，例如:

插入自動增加：蹦I

向上移11向下移11最下面

前綴表示自動累加1,2,3...之前的固定值，例如

fgl,fg2,fg3...o選擇列將固定插入與該列相等的

值。

依賴于表示“所有“為從所有數(shù)據(jù)的總數(shù)開妗計(jì)

婁h如果選擇當(dāng)前數(shù)據(jù)計(jì)數(shù)，則根據(jù)匹配條件的

數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)數(shù)。如果選擇列則表示該列的值一致

的進(jìn)行計(jì)數(shù)。

選擇列,表示插入與該列相等的值。

選中”招數(shù)據(jù)重新排序”，這個用處主要作用于插入自

動增加的時候。在自動增加的時侯會根據(jù)數(shù)據(jù)重新排序的

順序進(jìn)行累計(jì)計(jì)數(shù)。

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請聯(lián)系本人改正或者刪除。

單擊“提交”即可。

3.12.索引數(shù)據(jù)

單擊主窗口上方選強(qiáng)魚,用于重新索引檔案庫數(shù)據(jù),以支

持全文檢索。單擊如下窗口彈出。

索引數(shù)將伏態(tài)

索引狀態(tài)未索引承建索引

檔案庫

敢霜表

息索引條數(shù)0

當(dāng)前索引項(xiàng)0-0

單擊"重建索引”進(jìn)行重新索引該檔案庫數(shù)據(jù)。單擊后

網(wǎng)頁自動刷新顯示索引條數(shù)以及當(dāng)前索引第幾條至第幾

條。當(dāng)索引完畢時候，回復(fù)到最初如上狀態(tài)。

四、檔案庫操作

檔案庫操作這里主要指添加新數(shù)據(jù)，編輯數(shù)據(jù),刪除數(shù)據(jù),

插入與移除數(shù)據(jù),普通查詢,打印數(shù)據(jù)等。

4.1.添加新數(shù)據(jù)

單擊主窗口上方添加新數(shù)魚,用于為檔案庫添加新數(shù)據(jù)。單

擊如下窗口彈出。

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請聯(lián)系本人改正或者刪除。

「下一步上傳原文歹下一步繼續(xù)添加散裔I提交4消

選中”下一步上傳原文”表示下一步為該檔案數(shù)據(jù)上傳

原文。選中”下一步繼續(xù)添加數(shù)據(jù)”表示下一步繼續(xù)添加

新的數(shù)據(jù)。單擊“提交”即可提交數(shù)據(jù)。

4.2.編輯數(shù)據(jù)

選中要編輯的數(shù)據(jù)，單擊主窗口中間按鈕

即可彈出窗口編輯數(shù)據(jù)。

4.3.刪除數(shù)據(jù)

選中要刪除的數(shù)據(jù)，單擊主窗口中間按鈕陽除

進(jìn)行刪除數(shù)據(jù)。

4.4.插入數(shù)據(jù)

選中插入點(diǎn)的數(shù)據(jù)，單由主窗口中間按鈕插入即可彈出

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請聯(lián)系本人改正或者刪除。

窗口插入數(shù)據(jù)。插入數(shù)據(jù)將批量修改插入點(diǎn)后的某些列數(shù)

據(jù)。這些數(shù)據(jù)一般是自動計(jì)數(shù)的檔案號。

在選擇修改列這里選擇需要修改的列。該列自動增加,

主要包括三個部分,（1）列前綴，用選中列的值填充；（2）固

定值前綴,文本框內(nèi)固定輸入值；（3）起始值,表示從哪里開

始,一般是當(dāng)前插入點(diǎn)數(shù)據(jù)相應(yīng)的值。單擊“提交“即可。

4.5.移去數(shù)據(jù)

選中要移去的數(shù)據(jù)，單擊主窗口中間按鈕即可彈出

窗口插入數(shù)據(jù)。移去數(shù)據(jù)將批量修改移去點(diǎn)后的某些列數(shù)

據(jù)。這些數(shù)據(jù)一般是自動計(jì)數(shù)的檔案號。

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請聯(lián)系本人改正或者刪除。

在選擇修改列這里選擇需要修改的列。該列自動增加,

主要包括三個部分,（1）列前綴，用選中列的值填充；（2）固

定值前綴,文本框內(nèi)固定輸入值；（3）起始值,表示從哪里開

始,一般是當(dāng)前移去點(diǎn)數(shù)據(jù)相應(yīng)的值。單擊“提交"即可。

4.6.普通查詢

單擊主窗口上方普通查詢，用于查詢檔案庫數(shù)據(jù)。單擊如

卜窗口顯示。

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請聯(lián)系本人改正或者刪除。

關(guān)系例如而且或或者。

然后單擊“確定”即檢索出匹配條件的數(shù)據(jù)。

4.7.打印

單擊主窗口上方幽，用于查詢檔案庫數(shù)據(jù)。單擊如下

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經(jīng)過添加條件與移除條件進(jìn)行多種條件組合設(shè)定。網(wǎng)格

框中第一列選擇字段名，第二列選擇條件例如包含、等于

等，第三列輸入匹配的值，第四列輸入與下一個條件之間的

關(guān)系例如而且或或者。

然后單擊“確定”即檢索出匹配條件的數(shù)據(jù)。

mg1______________________________________________________________________________________________________________________________________

姓名長度新列

p?：dfCl

P?定共1條記錄《?1/i??精到1次目

在這里能夠不選中某些數(shù)據(jù)前面的選擇框，表示將K需

要打印這些數(shù)據(jù)。單擊“確定”迸入下一步。

------------------------------------

選擇字段漫行排序母授需要打印的字蹌

最上面|向上移|向I移|最下面|文字內(nèi)容KSG度手大小toffl不允洋執(zhí)行

大標(biāo)題張口》100012是二J

1姓名<KU>

長度M與題0徐￡>爾u>點(diǎn)u>

d?h

U*認(rèn)廠

M列用S頭*①枷11-zj

?姓名姓名戶0010<?u>

修長度長度愀10

Qd?hdah唐10曲A>

附列河10<?U>

?頁打印!30條記錄______

逸掾是否保存為新的根極工3

在這里設(shè)置打印各個屬性。例如打印順序，選擇打印的

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請聯(lián)系本人改正或者刪除。

數(shù)據(jù)，打印每頁的數(shù)目，是否保存為新的模板等等。單巧”

確定”即可;將數(shù)據(jù)導(dǎo)入到EXCEL中,然后將其打印。

五、歸檔管理

為方便檔案的管理，用戶常常想把結(jié)構(gòu)相近的檔案放入

同一組中，此為歸檔。本模塊將歸檔過程分為歸檔審批和歸

檔執(zhí)行兩部分，歸檔類型分為直接歸檔和組卷歸檔兩種。以

下詳細(xì)闡述各個部分的使用。用尸能夠從圖1找到歸檔相

關(guān)的操作入口。

用戶在選擇了具體的檔案組后，能夠看到圖1所示的狀

態(tài),紅線標(biāo)出了與歸檔相關(guān)的操作。

5.1.歸檔審批設(shè)置

點(diǎn)擊歸檔審批設(shè)置,按鈕,系統(tǒng)自動彈出一個新的頁面,如圖所

示：

生成婦檔條件

田姐：“

用戶鋌-用戶：□爸?aw’n

僅存取消

該頁面招列出所有在系統(tǒng)內(nèi)注冊的用戶，告訴當(dāng)前操作

的用戶檔案組“er”能夠被以下的用戶審批，圖2只列出了

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請聯(lián)系本人改正或者刪除。

用戶admin,如果當(dāng)刖操作的用戶想讓admin來審批“er”

檔案，那么只需要將admin前面的單選框鉤上，然后點(diǎn)百”

保存”，即可。如果當(dāng)前操作用戶認(rèn)為admin不適合審批檔

案組”e產(chǎn)，則點(diǎn)擊”取消”即可。

5.2.直接歸檔

如果用戶選擇當(dāng)歸檔，則系統(tǒng)導(dǎo)入歸檔條件設(shè)置頁面,該

頁面與借閱條件設(shè)置類似。如圖3所示，用戶能夠就檔案

組"er”的字段名，字段滿足條件，字段的值，以及各個歸檔

條件之間的澄輯關(guān)系做出具體的設(shè)置。

■入舊《條件刷赫

這里字段名下拉框?qū)⒘谐霎?dāng)前所選檔案組的字段名，例

如當(dāng)前選擇的是“er”檔案組，那么系統(tǒng)將列出”姓

名“，“長度“，“dah”，此時用戶能夠選擇這三個中的其

中之一設(shè)置歸檔條件，比如我們選擇“長度”，那么接下來

的設(shè)置針正確都是字段名“長度“，“條件域”設(shè)置的是所

選字段值的大小關(guān)系，如圖2所示，“值"域設(shè)置的是關(guān)系

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請聯(lián)系本人改正或者刪除。

右端的值，比如我們設(shè)置“條件”為包含值為1,則意味著

我們要將檔案組“er”中字段名“長度”中包含字符串1的

所有檔案進(jìn)行歸檔?！瓣P(guān)系”域設(shè)置的是多條歸檔條件之

間的邏輯關(guān)系，包括“而且“和“或者“。箭頭標(biāo)示的是用

戶能夠?qū)w襠條件進(jìn)行增加和刪除。

條件設(shè)置好后，點(diǎn)擊確定，系統(tǒng)導(dǎo)入如下圖所示的頁面,

該頁面列出所有滿足條件的檔案。這里需要注意的是，用戶

能夠?qū)x出來的檔案做進(jìn)一步的篩選，系統(tǒng)缺省狀態(tài)是所有

的記錄都被選中，用戶能夠就某一條記錄進(jìn)行篩選，點(diǎn)巧記

錄前面的單選按鈕即可實(shí)現(xiàn)。

當(dāng)用戶選擇好最終要被歸檔的檔案后，點(diǎn)擊”選擇目標(biāo)

檔案組”后面的下拉列表，系統(tǒng)將列出系統(tǒng)當(dāng)前的所有檔案

組，注意，這里只能選擇一個目標(biāo)檔案組。然后點(diǎn)擊”直接

歸檔”按鈕,系統(tǒng)導(dǎo)入如下圖所示頁面。

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請聯(lián)系本人改正或者刪除。

□是否現(xiàn)除原救18宙途中表云1?左）

回是否打卬數(shù)據(jù)

叼守開檔3淤1■由rth?向下格量下面

+EJ11|中田」u」-1-

筌文*?

系統(tǒng)在左上端列出要?dú)w檔的檔案組的字段名，然后在每

個字段名右邊對應(yīng)一個下拉列表，下拉列表內(nèi)容由目標(biāo)檔案

組的所有字段名和“按固定值”“按自動增加”構(gòu)成，如

卜三個圖分別顯示了各種不同的對應(yīng)方式。

列:姓名V

諳選葉

插入固定值

插入自動增加

□是否刪除原數(shù)據(jù)宙選中表

叼是否打印數(shù)格

圖1目標(biāo)字段下拉列表

設(shè)置數(shù)據(jù)

插入固定值V

姓名<=

插入固定值：匚

圖2按固定值方式

設(shè)自數(shù)據(jù)

依勤于I當(dāng)前數(shù)據(jù)計(jì)數(shù)w

□是否刪除原數(shù)據(jù)雷選中表示刪除）

團(tuán)是否打卬數(shù)據(jù)

回將數(shù)據(jù)通新捧序「髭上面向上移向下移是下面

圖3插入自動增加

這里”按照固定值方式“與“插入自動增加”兩項(xiàng)是為

了填補(bǔ)空余字段的，當(dāng)目標(biāo)檔案組字段數(shù)量比原檔案組多時,

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請聯(lián)系本人改正或者刪除。

多出來的字段能夠按照”按固定值填充”或者”插入自動

增加”的方式來設(shè)置空余字段。經(jīng)過以上的向?qū)В脩裟軌?/p>

明確地設(shè)置原檔案組字段與目標(biāo)檔案組字段的對應(yīng)關(guān)系。

點(diǎn)擊確后，系統(tǒng)自動導(dǎo)入起始頁面，即回到圖1所示的頁

面。查看目標(biāo)檔案組13,發(fā)現(xiàn)檔案已經(jīng)成功歸入。如卜圖

所示。

5.3.組卷歸檔

為了實(shí)現(xiàn)歸檔的可視化,以及增加系統(tǒng)得可用性,美觀性,

多功能性，系統(tǒng)提供了出回檔的功能。系統(tǒng)入口如圖1所

示。點(diǎn)擊組卷歸檔，系統(tǒng)導(dǎo)入歸檔條件設(shè)置頁面，點(diǎn)擊確定

后導(dǎo)入如下圖所示頁面：

點(diǎn)擊"組卷歸檔"，導(dǎo)入下圖頁面：這里用戶能夠選擇要

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請聯(lián)系本人改正或者刪除。

顯示的列,然后點(diǎn)擊下一步

推動檔案到稻案總

檔案盒。)檔案含。)檔案盒Q)

選殍目標(biāo)當(dāng)案售電V選擇目標(biāo)檔案庫歸當(dāng)V逡授目慶檔案庫歸檔V

中國/I/中

E_TV_t

檔一-3)稻案含⑷

法在目標(biāo)檔案售期V選擇目標(biāo)檔案庫歸檔V

上圖列出了原檔案，以及6個檔案盒，用戶能夠用鼠標(biāo)實(shí)

現(xiàn)draganddrop功能。選中檔案圖標(biāo)，按住鼠標(biāo)左鍵不放,

然后拖動鼠標(biāo)到目標(biāo)檔案盒，釋放鼠標(biāo)，則原檔案自動導(dǎo)入

目標(biāo)檔案盒。

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請聯(lián)系本人改正或者刪除。

捌映無措安叁

檔案含。)檔案含⑴檔案含②

選界目標(biāo)檔案疾歸替V選擇目標(biāo)檔案庫歸檔V選擇目分檔案庫婦當(dāng)V

檔案-3)檔案盆(4)檔案盒(5)

選科目標(biāo)檔奏作歸檔v選擇目標(biāo)檔案摩日怡v選舞目標(biāo)檔富球歸有v

然后，在被拖入的檔案盒中，選擇下拉列表中的目標(biāo)檔案

組。如下圖。選擇”定制檔案--13”，系統(tǒng)自動彈出歸檔數(shù)

據(jù)設(shè)置頁面，功能同直接歸檔類似。這里不在詳述，用戶能

夠參考直接歸檔中的描述。

檔案盒(1)

定制檔案-13

選擇目標(biāo)檔案庫歸檔

檔案管理

檔案管理-科技檔案

中國檔案管理?12

國.檔案管理-定制檔案

檔案管理-11

科技檔案-45

定制檔案-13

定制檔案-水文檔案

定制檔案?new

、水文檔案-檔案3

設(shè)沒則8

姓名]<=列姓名

3|列:長》

_____|<=列Yah

□是否出除原數(shù)1E偌選中表示88除)

回是否打Ep數(shù)據(jù)___________

□將數(shù)憲重飄排序I星上面11向上移11向下移11餐下面I

提交取不

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請聯(lián)系本人改正或者刪除。

5.4.歸檔狀態(tài)管理

歸檔狀態(tài)管理用戶讓用戶審批請求歸檔的檔案，對請求

的歸檔予以經(jīng)過或者拒絕。

在系統(tǒng)主頁上點(diǎn)擊“系統(tǒng)管理”，在左側(cè)主菜單下選

擇，，歸檔管理”，然后點(diǎn)擊待審批歸檔，則系統(tǒng)列出了所有

請求的歸檔,包括申請人,被歸檔的檔案ID,目標(biāo)檔案ID,申

請人，申請時間，選擇每條請求記靈,下面會給出詳細(xì)的信息,

即符合條件的所有檔案記錄。審批人對于申請的具體信息

決定是否經(jīng)過，點(diǎn)擊經(jīng)過或者刪除后，待審批歸檔請求自動

進(jìn)入已審批歸檔記錄里。這里我們點(diǎn)擊“確定“，然后點(diǎn)

擊”已審批歸檔”，如下圖所示：

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請聯(lián)系本人改正或者刪除。

申請人以檔再賓組目標(biāo)檔案噩是否通過oilWfl

旦A&e4512遇過20)8-1-27

J

□u除記求

45-符合日君條件的符宏信R

卷目te貓迷貨號姓名

4545444444

上圖能夠看到記錄經(jīng)過了審核，對于已經(jīng)經(jīng)過審核的歸

檔請求,用戶能夠選擇刪除記錄,只需要選中記錄項(xiàng)目，然后

點(diǎn)擊“刪除記錄”按鈕，則系統(tǒng)揩永久刪除這條記錄，此功

能請慎用！

六、借閱管理

借閱檔案時，應(yīng)該先找到檔案，再進(jìn)行操作。因此，月戶

應(yīng)當(dāng)有瀏覽和借閱相應(yīng)檔案的權(quán)限，才能夠進(jìn)行借閱的操

作。

借閱分為電子檔訂閱和實(shí)物借閱，這兩種借閱都需要經(jīng)

過申請和審批的過程，實(shí)物借閱在審批經(jīng)過后，還有確認(rèn)借

出和歸還的步驟。

6.1.借閱申請

首先進(jìn)入檔案所在的檔案組,找到檔案,如下圖所示。

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請聯(lián)系本人改正或者刪除。

45A比默罐I信■亙閏IES.1313.狙蒼歸二I帚鼠口式I七?由-蜴I■□自國扯幽I打卬，一用

“卷目to貓法偏號姓名

|□4S45444444

口：“?r^n?跳?「**?「實(shí)物給慟電子省訂用共1條記錄《*i八?”帆1頁日

度文?悟起?

在檔案列表中勾選欲借閱的檔案（只能勾選一項(xiàng)），點(diǎn)

擊“實(shí)物借閱“、“電子檔訂閱”按鈕，分別進(jìn)行檔案實(shí)

物借閱或電子檔借閱申請。

借閱信息

*檔案信息

檔案組：檔案管理一科技檔案一45

ww?45

卷目：45

te：4

描述：4

編號：4

姓名：444

填寫實(shí)物借閱申請

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請聯(lián)系本人改正或者刪除。

電子檔訂閱信息

*檔案信息

檔案組：檔案管理一科技檔案一45

ww:45

卷目：45

te：4

描述：4

編號?4

姓名：444

訂閱帳號：admin

訂閱天數(shù)：14天

填寫電子檔訂閱申請

填寫申請并提交后，若該檔案沒有相應(yīng)的審核要求,

則直接經(jīng)過申請,否則進(jìn)入審批環(huán)節(jié)。

6.2.借閱審批

6.2.1.借閱審批設(shè)置

點(diǎn)擊檔案列表中的“借閱審批設(shè)置“（有權(quán)限才會顯示）,

進(jìn)入審批條件列表,如下圖所示。

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請聯(lián)系本人改正或者刪除。

“答案管理—科技若案一45“借閱審核條件列表增加條件I予回檔案列表|刷新

審核環(huán)節(jié)條件描述

—I...一.

-at用戶iMK條件*共0條記錄

詳細(xì)信息I

單擊列表中的條件項(xiàng)，能夠在〃詳細(xì)信息”標(biāo)簽中看到

條件的具體腳本和審核人，方便技術(shù)人員確認(rèn)腳本的E確

性。

勾選條件頂，點(diǎn)擊“修改用戶“或“編輯條件”，能夠分

別修改審核條件對應(yīng)的審核人和審核條件；點(diǎn)擊"刪除“能

夠刪除條件或。

點(diǎn)擊增加條件,進(jìn)入添加條件的界面,如下圖所示

?省案2?借閱審核條件返回條件列表I刷新

18字段名▲除件I值美.

審核環(huán)節(jié)：］

用戶（用戶組）：□admin（管理犯）

______________口syy（首理組）

添加條件移除條件確定

資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請聯(lián)系本人改正或者刪除。

填寫審核條件、審核環(huán)節(jié)并勾選審核人后,點(diǎn)擊確定,生

成借閱審核條件。

6.2.2.借閱審批

如果借閱申請符合某項(xiàng)審批條件，申請將分配給審批條

件中的審核人進(jìn)行審批,并發(fā)送消息給審核人。

點(diǎn)擊首頁右上方的“系統(tǒng)管理“，進(jìn)入檔案信息管理系

統(tǒng)的系統(tǒng)管理頁面，在左側(cè)的菜單中選擇“借閱管理“一一

”實(shí)物借閱審批"/“電子訂閱審批“，進(jìn)入借閱審批的列

表,如下圖所示。

持審批借H上尼博