文件化信息控制程序工作流程

文件化信息控制程序1、目的對(duì)QEOHS有關(guān)文件的編制、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、作廢和回收等進(jìn)行控制，確保相關(guān)單位及時(shí)得到并使用有效版本，防止誤用失效或作廢的文件。2、適用范圍適用于與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系有關(guān)文件的控制。3、職責(zé)3.1質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)管理手冊(cè)、程序文件、通用作業(yè)指導(dǎo)書等質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系文件的控制。3.2生產(chǎn)管理部負(fù)責(zé)專用作業(yè)指導(dǎo)書、國家相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、施工圖紙的控制。3.3經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司文件、外來文件的控制。3.4企業(yè)策劃部：負(fù)責(zé)公司法律法規(guī)等文件的控制及更新。3.5各單位負(fù)責(zé)本單位自制文件和上級(jí)文件的管理與控制。工作流程序號(hào)過程內(nèi)容實(shí)施單位批準(zhǔn)簽發(fā)人主管部室相關(guān)單位1文件編寫2文件審核3外來文件識(shí)別4批準(zhǔn)簽發(fā)5編號(hào)、標(biāo)識(shí)、發(fā)放6簽收、使用7文件更改申請(qǐng)8更改文件審核9更改文件審批10更改文件登記11更改文件發(fā)放、回收原文件12清理作廢文件13作廢文件回收、注銷14作廢文件銷毀／留用15銷毀／留用審批16作廢文件留用標(biāo)識(shí)17銷毀作廢文件5、控制要求5.1文件的分類5.1.1外來文件ａ）相關(guān)法律法規(guī)；ｂ）上級(jí)文件（包括上級(jí)單位的部門文件）；ｃ）行業(yè)可直接引用或執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范；ｄ）顧客提供的圖紙、資料、來函及傳真件等。5.1.2內(nèi)部形成文件ａ）管理手冊(cè)；ｂ）程序文件；ｃ）質(zhì)量管理制度；ｄ）作業(yè)指導(dǎo)書；ｅ）公司文件ｆ）機(jī)關(guān)部室用于指導(dǎo)全公司工作的部門文件；ｇ）合同文件；h）各單位自制的文件。5.2文件的編寫、審核和批準(zhǔn)簽發(fā)5.2.1管理手冊(cè)由質(zhì)量管理部組織編寫，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)。5.2.2程序文件由質(zhì)量管理部組織相關(guān)部室編寫，管理者代表批準(zhǔn)簽發(fā)。質(zhì)量管理制度由質(zhì)量管理部組織編寫，單位負(fù)責(zé)人審核，管理者代表批準(zhǔn)簽發(fā)。5.2.3通用作業(yè)指導(dǎo)書由質(zhì)量管理部組織編寫，單位負(fù)責(zé)人審核，管理者代表批準(zhǔn)簽發(fā)。5.2.4專用作業(yè)指導(dǎo)書由主管單位組織編寫，單位負(fù)責(zé)人審核，主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)。5.2.5施工組織設(shè)計(jì)、質(zhì)量計(jì)劃、施工方案的編制和批準(zhǔn)簽發(fā)執(zhí)行《產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的策劃控制程序》和《施工和服務(wù)提供的控制程序》。5.2.6公司文件由經(jīng)理辦公室組織相關(guān)部室編寫，經(jīng)理辦公室審核，總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)；機(jī)關(guān)部室用于指導(dǎo)全公司工作的文件由部室編寫，部室負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)。5.2.7工程合同由市場(chǎng)經(jīng)營部負(fù)責(zé)擬稿或提供，相關(guān)部室按《與顧客有關(guān)的過程控制程序》評(píng)審，總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理按規(guī)定權(quán)限批準(zhǔn)簽發(fā)。其他合同按部室職責(zé)分別擬稿或提供，相關(guān)單位按公司《合同管理辦法》會(huì)簽，法律事務(wù)室審核，總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理按規(guī)定權(quán)限批準(zhǔn)簽發(fā)。5.2.8各單位自編自用的文件，各單位負(fù)責(zé)編寫，單位負(fù)責(zé)人審批。5.3文件的編號(hào)、標(biāo)識(shí)和發(fā)放5.3.1文件的編號(hào)按《質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系文件／記錄編號(hào)規(guī)則》執(zhí)行。5.3.2文件的標(biāo)識(shí)ａ）受控文件用文件編號(hào)中的受控標(biāo)識(shí)符“K”和分發(fā)號(hào)予以識(shí)別。對(duì)編號(hào)中無受控標(biāo)識(shí)符或無編號(hào)的文件，加蓋文件“受控”章，注明分發(fā)號(hào)；ｂ）非受控文件不作標(biāo)識(shí)；ｃ）質(zhì)量管理部、生產(chǎn)管理部、企業(yè)策劃部、經(jīng)理辦公室應(yīng)適時(shí)更改受控文件清單，及時(shí)發(fā)放至相關(guān)單位。ｄ）受控文件的范圍由主管部室制定，主管部室年中、年末分別將更新編制的受控文件清單，報(bào)質(zhì)量管理部編目；ｅ）施工圖紙管理見《顧客財(cái)產(chǎn)控制程序》。5.3.3文件的發(fā)放ａ）自制文件的發(fā)放對(duì)象及數(shù)量，由編寫單位在發(fā)文審批單上注明，負(fù)責(zé)批準(zhǔn)簽發(fā)的有關(guān)負(fù)責(zé)人確認(rèn)；ｂ）外來文件，在使用前應(yīng)得到各相關(guān)部門的識(shí)別，確認(rèn)該文件的有效性，相關(guān)部室應(yīng)予以登記并擬定發(fā)放對(duì)象，按管理權(quán)限審批確定；ｃ）文件的發(fā)放由主管部室填寫《發(fā)文登記表》，文件領(lǐng)用人簽收并在收、發(fā)文登記表上登記，屬受控文件的，應(yīng)作出標(biāo)識(shí)。各單位內(nèi)部如實(shí)行分級(jí)發(fā)放，參照本條規(guī)定執(zhí)行。5.4文件的更改5.4.1文件需要更改時(shí)，由提出修改的單位填寫《文件更改申請(qǐng)表》，說明修改的內(nèi)容及理由，交主管單位負(fù)責(zé)人審核，由原批準(zhǔn)者或按管理權(quán)限審批。5.4.2文件更改的方式，如換版、換頁、局部修改，需在“文件更改申請(qǐng)表”中注明，發(fā)放更改后的文件應(yīng)同時(shí)收回原文件。5.5文件的作廢5.5.1文件是否作廢，由文件主管部室依據(jù)有關(guān)規(guī)定和公司工作的實(shí)際情況，提出初步意見，經(jīng)原批準(zhǔn)者或按管理權(quán)限確認(rèn)。5.5.2經(jīng)確認(rèn)的作廢文件由文件主管部室按原發(fā)放范圍收回，并在原《發(fā)文登記表》上注明“回收”字樣。銷毀文件應(yīng)填寫《文件銷毀／留用申請(qǐng)表》，經(jīng)原批準(zhǔn)者或按管理權(quán)限審批后由文件主管部室銷毀。5.5.3需作資料保留的作廢文件，加蓋“作廢”印章后留用。5.5.4在匯編文件中含有作廢文件時(shí)，應(yīng)在匯編文件總目錄和作廢文件首頁上作出標(biāo)識(shí)。5.6文件的管理5.6.1各單位必須指定一名工作人員作為本單位的文件管理人員（兼）。5.6.2文件印發(fā)后，由各單位主管人員按《檔案管理規(guī)定》歸檔，次年三月前上交公司經(jīng)理辦公室。5.6.3需要臨時(shí)借閱文件時(shí)，應(yīng)經(jīng)文件主管單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后予以借閱，借閱者應(yīng)辦理借閱手續(xù)，在《文件借閱登記表》上登記，限期歸還。檔案借閱按《檔案管理規(guī)定》執(zhí)行。5.6.4當(dāng)需用文件的人員未領(lǐng)到文件時(shí)，不得隨意用其他人員的文件復(fù)印，確需復(fù)印時(shí)應(yīng)經(jīng)文件管理單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，復(fù)印后應(yīng)加蓋文件管理單位印章，按正式文件的管理方式進(jìn)行管理。5.6.5當(dāng)文件使用人的文件破損嚴(yán)重，影響使用時(shí)，應(yīng)到文件管理單位辦理更換手續(xù)，交回破損文件，補(bǔ)發(fā)新文件。新文件分發(fā)號(hào)仍沿用原文件分發(fā)號(hào)，由文件管理單位將