汨羅文旅有限公司出差報(bào)銷流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1公司基本信息介紹.....................................................................................................1

2公司差旅費(fèi)報(bào)銷流程現(xiàn)狀.........................................................................................1

3公司差旅費(fèi)報(bào)銷流程存在問題.................................................................................1

3.1出差申請(qǐng)表不完整..........................................................................................1

3.2報(bào)銷費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)不明確......................................................................................2

3.3審批報(bào)銷無時(shí)間規(guī)定......................................................................................2

3.4報(bào)銷憑證審核不嚴(yán)謹(jǐn)......................................................................................2

4公司差旅費(fèi)報(bào)銷流程優(yōu)化設(shè)計(jì).................................................................................3

4.1完善出差申請(qǐng)表..............................................................................................3

4.2規(guī)定費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)..................................................................................................3

4.2.1住宿標(biāo)準(zhǔn)...............................................................................................3

4.2.2餐費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)...............................................................................................4

4.2.3交通費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)...........................................................................................4

4.3規(guī)范報(bào)銷時(shí)間..................................................................................................5

4.4加強(qiáng)審核力度..................................................................................................5

4.4.1憑證審核...............................................................................................5

4.4.2人員培訓(xùn)...............................................................................................6

5流程優(yōu)化設(shè)計(jì)評(píng)估.....................................................................................................6

參考資料........................................................................................................................7

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

汨羅文旅有限公司出差報(bào)銷流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

1公司基本信息介紹

汨羅文旅有限公司成立于2014年1月23日，法定代表人為周建高，企業(yè)地

址位于湖南省汨羅市羅城大道瞭家山，所屬行業(yè)為商務(wù)服務(wù)業(yè)。公司現(xiàn)有經(jīng)驗(yàn)豐

富的專業(yè)人才有15人，其公司經(jīng)營范圍一般包含：農(nóng)業(yè)民間工藝以及食品、休

閑農(nóng)產(chǎn)品和鄉(xiāng)村旅游資源的開發(fā)運(yùn)營；旅游發(fā)展項(xiàng)目規(guī)劃與咨詢服務(wù)；舉辦市內(nèi)

文化藝術(shù)交流項(xiàng)目；主題公園、景點(diǎn)及中小型基礎(chǔ)設(shè)施的娛樂；停車場服務(wù)；農(nóng)

副產(chǎn)品銷售業(yè)務(wù)；住宿服務(wù)；旅行服務(wù)；汨羅文旅有限公司目前的營業(yè)狀況為持

續(xù)狀態(tài)（在營、開業(yè)、在冊(cè)）。

2公司差旅費(fèi)報(bào)銷流程現(xiàn)狀

汨羅文旅有限公司長期致力于紅色文化旅游資源開發(fā)和運(yùn)營與建設(shè)，人文主

題的旅游產(chǎn)品開發(fā)、宣傳，文化旅游景點(diǎn)規(guī)劃設(shè)計(jì)、建設(shè)、經(jīng)營，文化旅游景區(qū)

及相關(guān)配套的建設(shè)等工作，隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，因此外出人數(shù)日漸增加，在各

線城市中都存在出差情況。外出途中因?yàn)樘幚韨€(gè)人公務(wù)時(shí)所發(fā)生的交通費(fèi)、住宿

費(fèi)用和公雜費(fèi)等各項(xiàng)支出項(xiàng)目繁多，其報(bào)銷程序業(yè)務(wù)主要有公司財(cái)務(wù)辦公室主任

負(fù)責(zé)，500元以上的出差程序如圖所述：首先由公司出差人員填寫出差財(cái)務(wù)報(bào)銷

單，然后由部門經(jīng)理核對(duì)簽字，再然后交回公司財(cái)務(wù)辦公室領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核簽字，

最后交財(cái)務(wù)部門憑報(bào)銷單報(bào)銷。而500元以下的報(bào)銷則直接略過部門經(jīng)理，直接

由辦公室主任審核簽字，然后由財(cái)務(wù)部門報(bào)銷差旅費(fèi)。

出差人員填寫部門經(jīng)理審核辦公室主任審辦公室財(cái)務(wù)報(bào)

差旅費(fèi)報(bào)銷單簽字核簽字銷

圖2-1汨羅文旅有限有限公司差旅費(fèi)報(bào)銷流程圖

3公司差旅費(fèi)報(bào)銷流程存在問題

3.1出差申請(qǐng)表不完整

1

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

該公司的出差申請(qǐng)表中，如下表所示，可以得出只列出了出差地點(diǎn)和工作安

排、工作事由和出差方式，缺乏了重要的出差時(shí)間，并且相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字和

有關(guān)出差費(fèi)用也沒有列出，出差申請(qǐng)表內(nèi)容過于簡單。

表3-1出差申請(qǐng)表

申請(qǐng)人聯(lián)系電話所屬部門

出差地點(diǎn)及

工作安排

出差事由

出差方式

3.2報(bào)銷費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)不明確

公司差旅費(fèi)報(bào)銷包括住宿費(fèi)、餐費(fèi)和交通費(fèi)報(bào)銷，在這三個(gè)方面報(bào)銷費(fèi)用標(biāo)

準(zhǔn)存在不統(tǒng)一的問題。如兩個(gè)普通管理人員去同一個(gè)地方出差，具體出差情況

是一樣的，但是出差報(bào)銷所需的費(fèi)用卻不一樣，一個(gè)明明是普通員工卻享受著坐

高鐵一等座的待遇，另一個(gè)普通員工卻是坐二等座的待遇，導(dǎo)致交通費(fèi)報(bào)銷不一

樣，并且住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)也有所不同。兩個(gè)都是普通員工，但差旅費(fèi)報(bào)銷所有費(fèi)

用都不一樣，就是因?yàn)闆]有一個(gè)明確的報(bào)銷費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，所以存在員工想怎么報(bào)銷

就這么報(bào)銷的情況，以至于公司出差費(fèi)用成本增多。

3.3審批報(bào)銷無時(shí)間規(guī)定

汨羅文旅有限公司對(duì)出差報(bào)銷時(shí)間沒有明確規(guī)定，部分公司員工出差后回到

公司，未能按時(shí)到公司財(cái)務(wù)部門報(bào)銷出差所需費(fèi)用，一直拖著，拖著3，4個(gè)月

都不去報(bào)賬甚至更久，因?yàn)楣驹趫?bào)銷規(guī)定上有所欠缺，對(duì)差旅費(fèi)報(bào)銷時(shí)限沒有

做出明確的規(guī)定，以至于對(duì)公司的利益造成了不好的影響。如公司出差人員并沒

有嚴(yán)格執(zhí)行公務(wù)出差事前報(bào)銷規(guī)定，當(dāng)月出差的因?yàn)橐恍┰驔]有及時(shí)報(bào)銷，然

而在下個(gè)月報(bào)銷，所以存在事后審批補(bǔ)報(bào)現(xiàn)象，公司財(cái)務(wù)也因?yàn)楣ぷ髟蚓椭荒?/p>

按報(bào)銷去解決，隨著時(shí)間就造成員工報(bào)銷意識(shí)不強(qiáng)，還讓員工養(yǎng)成了長期掛賬的

一個(gè)習(xí)慣。差旅費(fèi)沒有及時(shí)可能報(bào)銷，這樣不利于資金的管理，容易造成公司混

亂。

3.4報(bào)銷憑證審核不嚴(yán)謹(jǐn)

公司相關(guān)財(cái)務(wù)人員對(duì)原始憑證的檢查以及審核時(shí)沒有及時(shí)核對(duì)票據(jù)時(shí)間和

金額等等。比如公司出差員工提交的報(bào)銷憑證上填寫的日期與自己出差的日期不

對(duì)應(yīng)。出差人員回到公司對(duì)差旅費(fèi)報(bào)銷時(shí)，日期寫的是5月15日，但實(shí)際出差

2

時(shí)間是5月21日。出差人員一般給的付款憑證與具體出差日期不符，在審核憑

證時(shí)存在問題，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核時(shí)往往會(huì)忽視這些問題，審核不嚴(yán)謹(jǐn)。

4公司差旅費(fèi)報(bào)銷流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.1完善出差申請(qǐng)表

公司應(yīng)當(dāng)明確公務(wù)外出事前申請(qǐng)、審批流程事項(xiàng)，對(duì)出差申請(qǐng)表進(jìn)行內(nèi)容增

加，細(xì)化公司出差申請(qǐng)表，如下圖所示。

表4-1出差申請(qǐng)表

申請(qǐng)人聯(lián)系電話所屬部門

出差時(shí)間從____年___月__日__時(shí)__分至從____年___月__日__時(shí)__分，共計(jì)___小

時(shí)

出差地點(diǎn)及工

作安排

出行方式同行人員

出差事由

費(fèi)用預(yù)算交通費(fèi)費(fèi)用總計(jì)

住宿費(fèi)

其他：

部門經(jīng)理意見簽字：年月日

辦公室主任簽字：年月日

意見

填表說明1.本表適用范圍：外出出差人員均應(yīng)填寫

2.申請(qǐng)人填表后，直接交由部門經(jīng)理、辦公室主任審核審批

3.本表填寫后，原件復(fù)印件分存人事部、本相應(yīng)部門

4.本表后必須附上相關(guān)發(fā)票據(jù)

4.2規(guī)定費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)

4.2.1住宿標(biāo)準(zhǔn)

3

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

公司規(guī)定出差住宿必須在規(guī)定的費(fèi)用限額內(nèi)報(bào)銷，按照實(shí)際出差天數(shù)進(jìn)行計(jì)

算，超過部分公司一律不承擔(dān)。如果有出差人員在出差期間居住在自己的親朋好

友家里，住宿費(fèi)一律不允許報(bào)銷。公司員工要持有節(jié)儉意識(shí)，不能單獨(dú)往高消費(fèi)

住宿去消費(fèi)。

表4-2住宿標(biāo)準(zhǔn)（單位：元/天）

地區(qū)普通員工部門經(jīng)理及主任以上

一線城市400500

二線城市380450

三線城市300350

四線城市200300

縣級(jí)市及以下200300

備注：超出規(guī)定費(fèi)用的報(bào)銷一般公司不予承擔(dān)，特殊情況除外，一定要與有關(guān)

領(lǐng)導(dǎo)溝通，經(jīng)批準(zhǔn)后方可報(bào)銷

4.2.2餐費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)

出差人員應(yīng)按照出差天數(shù)計(jì)算，在規(guī)定限額內(nèi)報(bào)銷,其中高鐵汽車途中就餐

不超過50元一餐，凡超出餐費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，超出費(fèi)用一律自行承擔(dān)，相關(guān)詳細(xì)見下表。

表4-3餐費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)（單位：元/天）

人員一線城市二線城市三線城市四級(jí)城市縣級(jí)市及以下

普通員工10080757060

部門經(jīng)理及主12095807570

任以上

備注：在市內(nèi)，在中午十二點(diǎn)前可以回來的不報(bào)銷午餐，下午六點(diǎn)之前不報(bào)銷晚餐

4.2.3交通費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)

如果公司出差人員在一日之內(nèi)要去兩個(gè)或者兩個(gè)以上地方出差，差旅費(fèi)報(bào)銷

就按照當(dāng)天停留地推薦標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷，如果當(dāng)天返回，按當(dāng)日返回計(jì)算基于最遠(yuǎn)的地

方算起。并且出差人員必須按照簡單的路徑使用交通工具，不能繞道，如遇到天

氣、道路堵塞等人為或不人為原因，需向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示表明，得到批準(zhǔn)才可申請(qǐng)

出行。交通費(fèi)報(bào)銷必須是憑紙質(zhì)車票報(bào)銷，不得弄虛作假，一旦經(jīng)舉報(bào)或者查實(shí)

發(fā)現(xiàn)，公司將一律按公司規(guī)章制度嚴(yán)格處理。并且普通員工無特殊情況不得乘坐

4

出租車，乘坐高費(fèi)額來滿足自身需求，一切從公司運(yùn)營實(shí)際情況出發(fā)，除特殊情

況外，一切遵循以下標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷。

表4-4交通方式標(biāo)準(zhǔn)

交通工具普通員工部門經(jīng)理及主任以上

大巴硬座硬座

火車硬座/硬臥硬座/硬臥/軟臥

高鐵二等座二等座/一等座

飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙經(jīng)濟(jì)艙/商務(wù)艙

4.3規(guī)范報(bào)銷時(shí)間

針對(duì)公司內(nèi)部因差旅費(fèi)而報(bào)銷時(shí)限不準(zhǔn)確的問題,現(xiàn)規(guī)定公司員工報(bào)銷時(shí)間

不能超過20天，若多于20天，個(gè)人或單位出差憑證、假單據(jù)、不合乎規(guī)定的發(fā)

票，也一概不可以報(bào)銷。如遇到特殊情況，需填寫延遲報(bào)銷單（如下表），向有

關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。另外還建立了獎(jiǎng)懲制度，超過20天就會(huì)受到一定的罰款，超過一

個(gè)季度的財(cái)務(wù)不能報(bào)銷，超出規(guī)定費(fèi)用將自行處理，罰款可用在日常工作中表現(xiàn)

為優(yōu)秀員工的獎(jiǎng)勵(lì)表彰，能夠帶動(dòng)員工的積極性，促進(jìn)公司的發(fā)展。

表4-5延遲報(bào)銷單

申請(qǐng)人聯(lián)系電話所屬部門

延遲理由

領(lǐng)導(dǎo)審核簽字：年月日

填表說明1.以上內(nèi)容必須真實(shí)屬實(shí)

2.附上報(bào)銷金額單據(jù)，方可作數(shù)

表4-6差旅費(fèi)有關(guān)懲罰表

超過20天超過2個(gè)半月超過半個(gè)季度超過一個(gè)季度

120元260元450元自行承擔(dān)

4.4加強(qiáng)審核力度

4.4.1憑證審核

公司應(yīng)加強(qiáng)原始憑證的審核，確保出差人員提供的票據(jù)是真實(shí)有效的，防止

假票、過期票等其他有關(guān)票據(jù)情況出現(xiàn)；還要查看金額是否一致，查看有沒有涂

5

改過的現(xiàn)象，避免用其他的發(fā)票來代替報(bào)銷，或者還改了數(shù)字的；檢查各票據(jù)有

關(guān)費(fèi)用是否明細(xì)，費(fèi)用明細(xì)可以使公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核時(shí)更加清楚知道公司應(yīng)承擔(dān)

的費(fèi)用。報(bào)銷費(fèi)用超過出差消費(fèi)支出規(guī)模和范圍,個(gè)人不得報(bào)銷,在公司應(yīng)承擔(dān)起

自身責(zé)任,嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定辦理。

4.4.2人員培訓(xùn)

公司還要對(duì)公司的員工進(jìn)行人員培訓(xùn)，這是做好報(bào)銷憑證審核的關(guān)鍵。利用

員工培訓(xùn)讓公司財(cái)務(wù)人員掌握各項(xiàng)業(yè)務(wù)的基本屬性，熟悉了解會(huì)計(jì)核算各種標(biāo)準(zhǔn)，

制度，程序，進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)基礎(chǔ)知識(shí)和基本技能技巧，提高審核力度，防止審

核時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤，公司人員要定時(shí)的參加有關(guān)職業(yè)培訓(xùn),加強(qiáng)責(zé)任意識(shí),不僅負(fù)責(zé)專

業(yè),還負(fù)責(zé)公司,使得在公司面對(duì)問題時(shí)將能夠更好地處理問題。并且每一次培訓(xùn)

結(jié)束后，每個(gè)人要寫一篇培訓(xùn)心得體會(huì)，早會(huì)時(shí)分享給公司財(cái)務(wù)人員。

表4-7公司財(cái)務(wù)人員培訓(xùn)計(jì)劃表

培訓(xùn)名稱培訓(xùn)地點(diǎn)培訓(xùn)內(nèi)容培訓(xùn)形式

會(huì)計(jì)崗位操作培訓(xùn)會(huì)議室財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)操作技能培訓(xùn)網(wǎng)絡(luò)教學(xué)

核算技能培訓(xùn)會(huì)議室會(huì)計(jì)有關(guān)核算業(yè)務(wù)