湘潭清衛(wèi)食品有限公司費(fèi)用報(bào)銷制度的優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄TOC\o"1-2"\h\u185241公司基本情況簡(jiǎn)介 湘潭清衛(wèi)食品有限公司費(fèi)用報(bào)銷制度的優(yōu)化設(shè)計(jì)1公司基本情況簡(jiǎn)介湘潭清衛(wèi)食品有限公司成立于2013年8月18日，注冊(cè)地位于湖南省湘潭市工業(yè)園，法定代表人為陳林成。本公司注冊(cè)資本為2000萬（元）企業(yè)類型屬于有限責(zé)任公司（自然人獨(dú)資）。主要經(jīng)營(yíng)范圍包括其他食品（食用檳榔）銷售，加工為一體的檳榔文化塑造于一體的品牌生產(chǎn)企業(yè)。本公司資金雄厚，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)地占地面積約1000平方，擁有目前一流的檳榔生產(chǎn)線和生產(chǎn)管理體系及產(chǎn)品質(zhì)量保證體系，且擁有生產(chǎn)研發(fā)技術(shù)人員20余名，擁有非常強(qiáng)的新品技術(shù)研發(fā)能力，管理人員20余名，生產(chǎn)工作人員300余人等。銷售商品額度近年平均年度銷售額高達(dá)2億元。本公司在2019年度中榮獲“產(chǎn)品質(zhì)量?jī)?yōu)秀示范單位”、“湖南省守合同重信用單位”、“湖南省檳榔協(xié)會(huì)理事單位”等等。2湘潭清衛(wèi)食品有限公司費(fèi)用報(bào)銷方面存在的問題2.1原始發(fā)票上存在的問題該公司在費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)里原始憑證上很多都沒有收款單位簽章，或票據(jù)因保管不善等原因?qū)е履：舟E不清晰或者字跡潦草使會(huì)計(jì)人員判斷發(fā)生模棱兩可導(dǎo)致失誤；很多都是沒有付款單位名稱不清楚沒有標(biāo)記或是用的其他單位的名稱；原始發(fā)票上的購物內(nèi)容不僅模糊且過于片面，有的發(fā)票“購物名稱”欄只寫“生活用品”或“辦公用品”，未開具小票和購物清單；發(fā)票沒有及時(shí)報(bào)賬導(dǎo)致跨會(huì)計(jì)期間入賬；發(fā)票上偶爾有明顯的套寫或變?cè)靷卧旌圹E。2-1湘潭清衛(wèi)食品有限公司不規(guī)范原始憑證2.2報(bào)銷人報(bào)銷單據(jù)內(nèi)容存在的問題該公司費(fèi)用報(bào)銷人不按要求填制費(fèi)用報(bào)銷單，填寫的費(fèi)用報(bào)銷單也沒有經(jīng)過內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)簽字審核就直接移交至財(cái)務(wù)中心，對(duì)于報(bào)銷事項(xiàng)沒有在費(fèi)用報(bào)銷單上注明清楚；報(bào)銷單據(jù)填寫原始發(fā)票的粘貼不符合公司費(fèi)用報(bào)銷制度規(guī)定，報(bào)銷原始憑證票據(jù)混亂未按照費(fèi)用類型分類填寫，白紙黑字籠統(tǒng)，例如：該公司銷售部人員每月月初出差月末回公司。報(bào)銷單在月末統(tǒng)一填制時(shí)必需要按規(guī)定的格式以及要求填寫交通費(fèi)用、住宿費(fèi)用等差旅費(fèi)用報(bào)銷單并合理粘貼好原始憑證在報(bào)銷單上，銷售部人員因?yàn)樵谕獬霾钐鞌?shù)多，檳榔行業(yè)面對(duì)全國(guó)市場(chǎng)，銷售部人員在交通費(fèi)用票據(jù)量大，招待費(fèi)用票據(jù)多等多種類型的票據(jù)，報(bào)銷發(fā)票的數(shù)量很多，銷售部人員對(duì)于差旅費(fèi)報(bào)銷單沒有按業(yè)務(wù)類別分類，原始單據(jù)的粘貼個(gè)別人員沒有按規(guī)定粘貼，在填制差旅費(fèi)報(bào)銷單時(shí)籠統(tǒng)填制使會(huì)計(jì)人員在審核時(shí)產(chǎn)生疑問，延長(zhǎng)費(fèi)用報(bào)銷出款的時(shí)間；發(fā)票內(nèi)容或者抬頭發(fā)票有誤，報(bào)賬金額與票據(jù)金額不符，出現(xiàn)白條票據(jù)等，報(bào)銷單據(jù)缺少相關(guān)附件的支持，如費(fèi)用明細(xì)表等；報(bào)銷人員報(bào)銷票據(jù)無報(bào)賬期，本月報(bào)銷前兩月的單據(jù)，或累計(jì)半年報(bào)銷一次的單據(jù)，未在當(dāng)月業(yè)務(wù)完成時(shí)及時(shí)報(bào)銷；報(bào)銷人報(bào)銷的原始單據(jù)（如：采購百貨送貨單）無相關(guān)管理（驗(yàn)收、簽收）人員簽名，以上問題都會(huì)耽誤會(huì)計(jì)人員、稽核人員對(duì)費(fèi)用單據(jù)的審核效率拖延出款時(shí)間。2.3報(bào)銷內(nèi)容的其他問題費(fèi)用報(bào)銷人差旅費(fèi)報(bào)銷單中偶然有混有按摩、足浴、茶館等高檔消費(fèi)服務(wù)業(yè)的發(fā)票；交通費(fèi)票據(jù)中有明顯繞路現(xiàn)象且無正當(dāng)理由的票據(jù)；差旅交通費(fèi)、住宿費(fèi)超標(biāo)；“驗(yàn)收人”欄隨意簽名，報(bào)銷人購買商品與商家惡意串通開取假發(fā)票為個(gè)人利益騙取公司財(cái)產(chǎn)等現(xiàn)象，以及發(fā)票遺失后報(bào)銷手續(xù)問題等類似其他問題。3湘潭清衛(wèi)食品有限公司費(fèi)用報(bào)銷制度問題產(chǎn)生的原因?qū)τ谠摴镜馁M(fèi)用報(bào)銷問題產(chǎn)生的原因無論是從原始單據(jù)及發(fā)票本身存在的問題，還是由報(bào)銷人其他原因產(chǎn)生的問題，其本質(zhì)主要還是人為原因而造成的。個(gè)人的素質(zhì)水平不高或者其他原因所導(dǎo)致。費(fèi)用報(bào)銷單上一般都涉及財(cái)務(wù)主的簽字審核、相關(guān)會(huì)計(jì)復(fù)核、部門負(fù)責(zé)人審核、總經(jīng)理簽字等多重審核，對(duì)于票據(jù)的真實(shí)性、合法性、合理性、正確性、準(zhǔn)確性等，與經(jīng)手人、審核簽字人員的責(zé)任意識(shí)職業(yè)道德有直接的關(guān)系。所以，以上現(xiàn)象產(chǎn)生的原因主要有:3.1報(bào)銷人對(duì)發(fā)票認(rèn)知模糊根據(jù)國(guó)家會(huì)計(jì)準(zhǔn)則規(guī)定：“發(fā)票是財(cái)務(wù)收支和會(huì)計(jì)核算的法定憑證?！毕M(fèi)者消費(fèi)后獲取正規(guī)發(fā)票是每一個(gè)報(bào)銷經(jīng)手人員應(yīng)該具備的意識(shí)。報(bào)銷人一旦忽略了索取正規(guī)發(fā)票這一意識(shí)，就很容易出現(xiàn)有關(guān)報(bào)銷發(fā)票不合理和財(cái)務(wù)報(bào)銷糾紛等問題，如：銷售部人員在省外發(fā)生業(yè)務(wù)沒有索取發(fā)票，不方便再次索取發(fā)票，就會(huì)產(chǎn)生財(cái)務(wù)報(bào)銷上的糾紛。3.2對(duì)“倉儲(chǔ)驗(yàn)收人員”簽字不重視或者驗(yàn)收人員責(zé)任意識(shí)不夠強(qiáng)關(guān)于“倉儲(chǔ)驗(yàn)收人員”簽字項(xiàng)應(yīng)該由了解此項(xiàng)業(yè)務(wù)的相關(guān)人員簽字，例如：技術(shù)研發(fā)部門外購專業(yè)香精香料而產(chǎn)生的報(bào)銷對(duì)于公司普通倉儲(chǔ)部門驗(yàn)收人員的驗(yàn)收就會(huì)存在簽字的隨意性，對(duì)于專業(yè)香精香料的市場(chǎng)單價(jià)、金額、數(shù)量、來料屬性就不夠了解。所以導(dǎo)致公司倉儲(chǔ)驗(yàn)收人員對(duì)于準(zhǔn)確性在實(shí)際工作中往往對(duì)于物料的驗(yàn)收不夠?qū)I(yè)而產(chǎn)生隨意填寫，或倉儲(chǔ)驗(yàn)收人員填寫也是由于公司規(guī)章制度不合理等原因而缺少必要的專業(yè)驗(yàn)收審核。這樣，從流程手續(xù)上雖然完成了產(chǎn)品的驗(yàn)收入庫，但是對(duì)于票據(jù)的真實(shí)性與準(zhǔn)確性就減少了一項(xiàng)專業(yè)的檢查監(jiān)控。3.3報(bào)賬會(huì)計(jì)人員對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)賬有關(guān)規(guī)定不重視即使公司已經(jīng)制定了不同費(fèi)用報(bào)銷的使用標(biāo)準(zhǔn)，但由于會(huì)計(jì)人員的不重視、不了解，在審核過程中往往會(huì)使有關(guān)規(guī)定收到忽略，從而造成與使用標(biāo)準(zhǔn)不相符合的現(xiàn)象。3.4財(cái)務(wù)部門以外的相關(guān)部門不了解費(fèi)用報(bào)銷制度財(cái)務(wù)部門以外的部門負(fù)責(zé)人對(duì)公司的費(fèi)用報(bào)銷制度不熟悉，不能嚴(yán)格把關(guān)本部門工作人員的費(fèi)用報(bào)銷，對(duì)原始發(fā)票的審核不嚴(yán)格。我國(guó)現(xiàn)行的費(fèi)用報(bào)銷制度由相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字審核已經(jīng)是重要的內(nèi)控措施之一，每項(xiàng)費(fèi)用的支出都應(yīng)該由部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人簽字、審核，一旦各部門領(lǐng)導(dǎo)有意或無意的在票據(jù)審核中隨意簽字或?qū)徟?，公司的?bào)銷開支就有可能造成虛報(bào)謊報(bào)錯(cuò)報(bào)的現(xiàn)象。3.5報(bào)銷個(gè)人鉆報(bào)銷政策的空子或者故意行為例如銷售部門人員外出差旅費(fèi)的報(bào)銷，公司規(guī)定食宿費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)是250元/人，但是會(huì)有相關(guān)人員在食宿方面受到經(jīng)銷商的招待從而當(dāng)日有未消費(fèi)的情況，其人員就會(huì)用經(jīng)銷商消費(fèi)的發(fā)票來公司報(bào)賬等行為。有極少數(shù)人員為了套取公司的現(xiàn)金而故意與商鋪溝通開具假發(fā)票在公司報(bào)銷的現(xiàn)象。也有極少數(shù)人員利用所有服務(wù)業(yè)發(fā)票相同的機(jī)會(huì)，將茶樓，按摩、洗腳等高消費(fèi)發(fā)票混入差旅費(fèi)費(fèi)發(fā)票中，從而出現(xiàn)報(bào)假賬的行為。4湘潭清衛(wèi)食品有限公司費(fèi)用報(bào)銷制度優(yōu)化措施4.1制定湘潭清衛(wèi)食品有限公司費(fèi)用報(bào)銷流程圖4-1制定湘潭清衛(wèi)食品有限公司費(fèi)用報(bào)銷流程圖4.2對(duì)各部門報(bào)銷人員的素質(zhì)進(jìn)行培訓(xùn)了解報(bào)銷審批制度，向商家索取正規(guī)的發(fā)票正規(guī)的發(fā)票需要有銷售方的簽章，銷售單位的全稱，發(fā)票清晰，對(duì)于小票上有詳細(xì)的購物清單等，并對(duì)原始憑證的真實(shí)性、合法性、合理性、準(zhǔn)確性進(jìn)行嚴(yán)格檢查，從公司所提各種問題上來看除了極少數(shù)個(gè)別人外，大多數(shù)人費(fèi)用報(bào)銷者的不規(guī)范行為是由于對(duì)原始憑證索取重要性的了解不夠，并不是故意造成的，所以由財(cái)務(wù)部門組織集中培訓(xùn)常識(shí)性的相關(guān)票據(jù)法和財(cái)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，從而使報(bào)銷人員明白各種報(bào)銷制度的相關(guān)規(guī)定，具有鑒別發(fā)票真?zhèn)蔚哪芰?，讓?bào)銷人員不斷規(guī)范自己的財(cái)務(wù)行為。4.3財(cái)務(wù)部門應(yīng)該制定相關(guān)報(bào)銷文件財(cái)務(wù)部門應(yīng)該下達(dá)一些報(bào)賬應(yīng)注意事項(xiàng)的文件或者案例的文件發(fā)布給相關(guān)部門。例如，銷售部門的差旅費(fèi)報(bào)銷規(guī)定，規(guī)定每人每天的食宿是250元/天，超過標(biāo)準(zhǔn)不予報(bào)銷，對(duì)于公共交通費(fèi)用的報(bào)銷：1）乘坐公共交通出差，200公里以內(nèi)可以自行選擇火車硬座或者乘坐高鐵二等座，200公里以上可以選擇高鐵二等座或者火車硬臥。2）當(dāng)機(jī)票與高鐵/動(dòng)車二等座費(fèi)用相當(dāng)時(shí)可以自行選擇。3）必須提供紙質(zhì)打印車票作為核銷憑證等，對(duì)于票據(jù)核銷需要在3個(gè)月內(nèi)報(bào)銷完畢，未報(bào)銷的不做處理，以及那種項(xiàng)目事項(xiàng)允許報(bào)銷，何種不允許報(bào)銷等都應(yīng)該要出具詳細(xì)的文件規(guī)定。4.4將日常票據(jù)報(bào)銷內(nèi)容按日期先后順序進(jìn)行分類整理制定各類不同業(yè)務(wù)票據(jù)的審核流程，并由會(huì)計(jì)審核人員嚴(yán)格按照流程執(zhí)行。如差旅費(fèi)報(bào)銷的住宿費(fèi)用，需要報(bào)銷人在取得發(fā)票時(shí)檢查合理性在妥善保管，不得自行涂改發(fā)票，并按相應(yīng)的日期以先后順序整理好，在填制費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)時(shí)應(yīng)該按規(guī)定添加附件粘貼到位。根據(jù)不同的業(yè)務(wù)類別專門制定詳細(xì)的審核流程，嚴(yán)格要求會(huì)計(jì)審核人員嚴(yán)格執(zhí)行審核流程。4.5增強(qiáng)會(huì)計(jì)人員專業(yè)素質(zhì)及業(yè)務(wù)判斷能力費(fèi)用會(huì)計(jì)必須明確財(cái)務(wù)行為規(guī)范及各種項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的使用范圍，如采購人員出差的報(bào)銷規(guī)定，購買辦公用品的報(bào)銷規(guī)定，小型費(fèi)用的報(bào)銷規(guī)定。以及票據(jù)不規(guī)范或者報(bào)銷人員遺失票據(jù)后處理程序的規(guī)定都要嚴(yán)格按規(guī)定執(zhí)行。審核費(fèi)用會(huì)計(jì)應(yīng)具有良好的業(yè)務(wù)判斷能力，嚴(yán)格按照《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核，做到細(xì)心耐心審核費(fèi)用報(bào)銷原始單據(jù)的真實(shí)性，合理性，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，抵制不合法、以及虛假票據(jù)的入賬，從會(huì)計(jì)核算上防止原始單據(jù)的失真。4.6公司針對(duì)極個(gè)別人員的報(bào)假發(fā)票和做假賬的獎(jiǎng)懲制度例如對(duì)于報(bào)銷人出具假發(fā)票應(yīng)該給與相應(yīng)的懲罰、部門負(fù)責(zé)人包庇報(bào)銷人報(bào)銷假發(fā)票事假，及會(huì)計(jì)人員串通故意不審核等道德不良行為按事件大小作出相應(yīng)的懲罰，對(duì)于積極舉報(bào)人員給與獎(jiǎng)勵(lì)相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。5小結(jié)財(cái)務(wù)報(bào)銷一系列制度中，任何環(huán)節(jié)、任何程序的審核、簽字都非常重要。只有把握好各個(gè)環(huán)節(jié)及各個(gè)程序所涉及的工作人員都嚴(yán)格審核報(bào)銷內(nèi)容，認(rèn)真把關(guān)，這樣才能做到報(bào)銷資料的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性、完整性，才能保證報(bào)銷過程及結(jié)果的真實(shí)性。但由于各個(gè)部門，人與人之間種種交情不同或者單位負(fù)責(zé)人、小團(tuán)體為了達(dá)到某一種特定的目的而故意所為，在報(bào)銷過程中就會(huì)產(chǎn)生復(fù)雜問題，所以，這就要求湘潭清衛(wèi)食品有限公司費(fèi)用會(huì)計(jì)核算人員一定要提高自己的專