湖南印味食品有限公司采購與付款業(yè)務內部控制優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1湖南印味食品有限公司簡介........................................................................................1

2湖南印味食品有限公司采購與付款業(yè)務內部控制現(xiàn)狀............................................1

3湖南印味食品有限公司采購與付款業(yè)務內部控制存在的問題................................2

3.1采購流程不合理.................................................................................................2

3.2采購計劃不科學.................................................................................................3

3.3原材料驗收工作存在缺陷.................................................................................3

3.4往來賬款對賬不明晰.........................................................................................4

4湖南印味食品有限公司采購與付款業(yè)務內部控制優(yōu)化設計....................................4

4.1制定合理的采購流程.........................................................................................4

4.2制定科學的采購計劃.........................................................................................5

4.3完善商品入庫管理.............................................................................................6

4.4及時進行往來賬款對賬工作.............................................................................6

5小結................................................................................................................................7

參考資料...........................................................................................................................8

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

湖南印味食品有限公司采購與付款業(yè)務內部控制優(yōu)

化設計

1湖南印味食品有限公司簡介

湖南印味食品有限公司成立時間為2017年6月，注冊資金為200萬元，注

冊地址在湖南省長沙市芙蓉區(qū)東岸街道人民東路676號，鄭運龍先生是公司的

法定代表人。公司主要從事的業(yè)務活動是面包、餅干類食品的生產與銷售，也

經營散裝食品、預包裝食品和農產品的批發(fā)業(yè)務。公司自成立以來，一直緊跟

時代的步伐，在生產上運用的都是比較先進的技術手段，致力于生產干凈衛(wèi)生、

口感良好的面包、餅干類食品。

湖南印味食品有限公司的規(guī)模比較小，公司的實際決策人為總經理，在總

經理之下設有采購部、銷售部、行政部、財務部以及生產部五個部門，生產部

下設生產車間與倉庫兩個下屬機構，行政部兼管人力以及各項后勤工作，公司

的組織架構如下圖1-1所示。

總經理

采購部銷售部生產部財務部行政部

生產車間倉庫

圖1-1湖南印味食品有限公司組織架構圖

2湖南印味食品有限公司采購與付款業(yè)務內部控制現(xiàn)狀

湖南印味食品有限公司主要生產的是面包以及各類餅干，所需要采購的原

材料主要有面粉、黃油、牛奶、白砂糖、雞蛋等。這些原料的保質期一般都不

長，所以對采購的預估數(shù)量要求非常高，要是買多了用不完，很容易出現(xiàn)過期、

變質現(xiàn)象。所以對于湖南印味食品有限公司來說，合理安排原材料的采購工作

非常重要。

雖然湖南印味食品有限公司成立至今已有四年多的時間，但是其在采購業(yè)

務的開展上并不是非常成熟。目前公司的采購業(yè)務主要是由生產部下設的生產

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車間負責人告知采購部門需要的原材料數(shù)量，采購部門工作人員填寫采購單后

直接進行采購，其中沒有專業(yè)人員對采購商品的數(shù)量進行評價，只要不是特別

不合理，一般采購人員都會直接聽取生產車間的要求，這樣的后果就是可能會

造成原材料采購不合理而產生浪費情況。實際上，公司在成立以來這樣的情況

并不少見，但是由于采購業(yè)務沒有專人負責數(shù)量的把控，這項工作就一直模糊

地進行了下來。公司在進行原材料采購的時候，付款模式是根據(jù)與供應商簽訂

的合同進行，有全款預付、定金+尾款、貨到付款三種方式，公司內部每半年會

進行一次大規(guī)模的對賬活動。在驗收入庫的環(huán)節(jié)，只有采購部門與倉庫人員在

場，原材料是否能夠通過驗收的決定權在采購人員的手里。采購業(yè)務以及付款

流程如下圖2-1所示。

生產車間提出原材料采購需求

采購人員根據(jù)生產車間需求填寫采購單

聯(lián)系供應商進行采購

預付貨款

/財務打款

支付定金

貨到付款

采購人員驗收、入庫/

支付尾款

圖2-1湖南印味食品有限公司采購與付款流程

3湖南印味食品有限公司采購與付款業(yè)務內部控制存在的問題

3.1采購流程不合理

湖南印味食品有限公司沒有設置專人和部門對采購商品的數(shù)量進行核對，

一直是由生產車間在原材料即將用完的時候向采購部發(fā)起申請采購的原材料需

求，數(shù)量也是由生產車間擬定。采購部門的員工在收到申請后，直接根據(jù)生產

車間上報的數(shù)量聯(lián)系供應商進行原材料的采購，但是生產車間的負責人沒有經

過怎樣制定合理的原材料需求學習與培訓，提出的采購需求中，經常會出現(xiàn)原

材料購買過多或者原材料不夠用的情況。公司使用的原材料大多容易過期與變

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質，在沒有科學的采購計劃加持下，買多的原材料在倉庫放到不能使用是非常

大的浪費，原材料購買過多，對于公司來說也會增加很多的采購成本，利潤也

就會因此下降。要是原材料購買過少，在生產的時候就需要緊急補貨，緊急補

貨購買原料的價格會高一些不說，要是不能及時購買到所需商品，還會影響公

司的生產計劃，從兩個方面來看都不利于公司的長遠發(fā)展。

3.2采購計劃不科學

采購計劃是否能夠合理安排關系到公司的生產經營活動是否可以正常進行。

湖南印味食品有限公司并沒有安排專門的負責人或者部門去制定科學的采購計

劃，在實際生產過程中，都是倉庫缺什么原料就去安排購買什么原料，而且購

買的計劃還是交給生產車間的人決定的。在實際的生產過程中，有時候還會出

現(xiàn)客戶臨時調整需求，發(fā)生這樣的情況相應的原材料也會出現(xiàn)一些小變動，要

是沒有制定科學的計劃，原材料發(fā)生浪費的情況就會很嚴重。而且沒有計劃會

頻繁出現(xiàn)小規(guī)模的采購情況，這種情況會導致采購成本更高，對于一些緊缺的

原材料可能出現(xiàn)短時間沒辦法進行補充的情況，導致公司生產計劃暫停，暫停

生產就會耽誤工期進度，這樣的情況一旦發(fā)生，對于公司來說損失是很大的。

3.3原材料驗收工作存在缺陷

采購的商品到達公司倉庫之后，驗收工作是由采購部門的人員自行組織，

這樣一來采購部門的權力就非常大，幾乎公司的采購資金與原材料的質量都把

控在采購的身上，沒有公司其他部門進行監(jiān)督，驗收商品入庫的流程如下圖3-1

所示。

采購聯(lián)系供商品到達采購人員原材料入

應商送貨倉庫進行驗收庫

圖3-1湖南印味食品有限公司原材料驗收入庫流程

在驗收的過程中，一般來說采購人員只會核對商品的種類和數(shù)量，基本上

不會進行對于商品質量的檢驗，導致驗收過程中經常讓不合格的原材料也直接

進入倉庫中。倒了使用原材料的時候，發(fā)現(xiàn)不合格的材料，采購部門就會將責

任推卸給倉庫管理人員，認為是他們保管不合格，倉庫管理人員則咬定是采購

的問題，不利于公司的日常生產與內部團結。

而且將整個采購和驗收的工作都交給采購部門的人員完成，還很容易出現(xiàn)

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采購人員以權謀私的情況，比如湖南印味食品有限公司以前就發(fā)生過采購人員

收取供應商的回扣，采購價格比較高且不合格的原材料并且正常入庫，使得公

司蒙受巨大虧損的情況。

3.4往來賬款對賬不明晰

湖南印味食品有限公司核實采購支出款項的工作每半年才進行一次，半年

中發(fā)生的采購業(yè)務非常多，半年進行一次對賬時間間隔太長而且工作量很大，

很多的賬務由于當時沒有理清楚，導致在對賬的時候出現(xiàn)賬款記錄不清晰的情

況，這樣下來公司的很多關于采購業(yè)務的賬款都沒辦法進行嚴格的梳理。

并且在半年一次的對賬工作中，財務人員的工作量是非常大的，一年中一

般進行對賬的月份是6月和12月，12月接近年底，更是有很多的工作需要財務

人員進行處理，這時候還要對半年的采購業(yè)務賬款進行詳細的核對，公司的財

務人員每到這個時候就經常存在加班也干不完工作的情況，所以半年進行一次

采購對賬的這種模式非常不可取，制度需要進行整改。

4湖南印味食品有限公司采購與付款業(yè)務內部控制優(yōu)化設計

4.1制定合理的采購流程

湖南印味食品有限公司原來采用的生產車間報送采購數(shù)量的方式并不合理，

由于生產部門員工對采購數(shù)量估計不準確，時常會造成材料積壓。所以，公司

應該采用生產車間申請采購，采購部門根據(jù)實際情況確定采購數(shù)量的模式。在

生產車間提出采購申請時，應按照嚴格的步驟，由生產車間人員填寫如下的材

料物資請購單：

表4-1湖南印味食品有限公司生產部門材料物資請購單

時間：年月日訂單編號：

規(guī)計量單計劃單目前庫存申請采

品名備注

格位價數(shù)量購量

采購部門在收到生產部的采購申請時，根據(jù)生產需要的數(shù)量，結合倉庫中

原有的存貨，以及生產需要的數(shù)量和剩下的合理存貨數(shù)量合理安排數(shù)量。采購

審批由采購部門負責人與財務部門負責人完成，采購部門負責人需要根據(jù)請購

單審核其數(shù)量是否合理，確定采購數(shù)量，并根據(jù)掌握的市場價格預估所需資金。

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財務部門負責人需審核請購單是否符合公司的經營目標，是否按計劃進行，預

算是否在制定的預算范圍內。二者審批通過后交采購部門辦理具體的采購業(yè)務，

財務部門同時安排采購資金以便后期打款，具體流程如下圖4-1所示：

生產車間提出原材料采購需求

采購部門確定采購數(shù)量

采購、財務部門負責人審批

聯(lián)系供應商進行采購

財務部門進行打款

收貨、入庫

圖4-1湖南印味食品有限公司優(yōu)化后采購流程圖

4.2制定科學的采購計劃

科學的采購計劃應該是采購人員在收到生產車間提交的采購申請之后，及

時對生產計劃與庫存中剩下的原材料數(shù)量進行了解，然后確定合適的采購數(shù)量、

時間以及采購價格，然后在提交給部門負責人進行審批，負責人覺得沒有問題

之后再進行采購。采購人員需要依照供應商先近后遠、先企業(yè)內后企業(yè)外、采

購物資符合公司生產需求以及貨比三家選最優(yōu)的原則進行原材料的采購。

在采購計劃的制定上，除了根據(jù)日常的生產需要之外，還能規(guī)劃出一些定

期、定量采購的原材料。比如說生產面包、餅干所需要的面粉，需求量比較大，

就能采用定量采購的方式，當庫存量降低到一定水平的時候再大規(guī)模進行補充。

黃油、白砂糖等輔料，種類較多并且需求量沒那么大的原材料，就能采取定期

采購的方式，這樣除了能夠避免原材料在倉庫中存放的時間太長，也能保證公

司能夠正常進行生產活動。原材料采購的資金也是公司流動資金中比較重要的

一個部分，有科學合理的采購計劃也能幫助公司能夠最大限度地利用好流動資

金，避免出現(xiàn)資金周轉問題。

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4.3完善商品入庫管理

對于原材料入庫過程中采購人員權力過大的缺陷，可以在驗收環(huán)節(jié)中增加

別的部門人員進行合作驗收，并且增加審批環(huán)節(jié)。在驗收的過程中，采購部門

的負責人是第一責任人，需要對采購回來的原材料各方面都進行監(jiān)管和保證，

另外可以增加財務部作為聯(lián)合驗收的責任人，在驗收的過程中需要有財務部的

人員在場，對原材料的質量進行把關。倉庫也要派出人員共同進行原材料驗收，

這樣在出現(xiàn)問題的時候就能更好追責，不存在采購與倉庫推卸責任的情況。、

在驗收的過程中，倉庫管理人員需要按要求填寫商品入庫單，并且商品入

庫單要一式三份，倉庫留一份，另外兩份分別交給采購部與財務部。在商品入

庫時，填寫的入庫單如下表4-1所示。

表4-2湖南印味食品有限公司原材料入庫單

供貨單位名稱：日期：年月日

進貨價格進庫驗收

貨號貨名及規(guī)格單價數(shù)量

單價金額日期數(shù)量

……

庫管簽字：采購簽字：財務簽字：

在經過優(yōu)化之后，原材料的采購入庫流程如下圖4-2所示。

供應商送商品到采購、財務填寫入庫

貨達倉庫庫管聯(lián)合單

驗收原材料入

庫

圖4-2湖南印味食品有限公司優(yōu)化后驗收流程圖

4.4及時進行往來賬款對賬工作

對于公司對賬時間長、財務人員工作量大的情況，可以采取調整對賬周期

的辦法來進行應對，也就是要及時處理關于采購應付款的對賬工作。公司可以

與供應商進行協(xié)商，要求供應商在每月月末提交本月的對賬單，財務人員在收

到供應商發(fā)來的對賬單之后，每月進行一次應付賬款的對賬工作。這樣可以緩

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解每半年進行一次對賬工作的業(yè)務壓力。在與供應商進行對賬的時候，財務人

員要嚴格按照公司的規(guī)章制度，對于沒有加蓋公章或者賬單不規(guī)范的，可以拒

絕對賬。除了與供應商對賬之外，財務人員也應該在每月