湖南翻天食品有限公司銷售業(yè)務內(nèi)部控制優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設計

目錄

1湖南翻天食品有限公司簡介......................................1

2湖南翻天食品有限公司銷售業(yè)務內(nèi)部控制現(xiàn)狀......................1

2.1公司銷售業(yè)務基本情況....................................1

2.2公司銷售業(yè)務內(nèi)部控制崗位職責............................2

2.3公司銷售業(yè)務流程........................................2

3湖南翻天食品有限公司銷售業(yè)務內(nèi)部控制存在的問題................4

3.1銷售環(huán)節(jié)的部門設立不完善................................4

3.2銷售費用審批流程不規(guī)范..................................4

3.3銷售費用管理失效........................................4

3.4銷售退回制度執(zhí)行不力....................................5

4湖南翻天食品有限公司銷售業(yè)務內(nèi)部控制優(yōu)化設計..................5

4.1優(yōu)化公司內(nèi)部控制職能部門................................5

4.1.1建立內(nèi)部審計機構(gòu)..................................5

4.1.2建立信用管理部門..................................5

4.2優(yōu)化銷售費用的審批流程..................................6

4.2.1遵循銷售費用審批原則..............................6

4.2.2加強銷售費用審批檢查..............................7

4.3優(yōu)化銷售費用合理支出....................................7

4.4規(guī)范銷售退回制度........................................8

5設計方案實施效果..............................................8

參考資料........................................................9

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湖南翻天食品有限公司銷售業(yè)務內(nèi)部控制優(yōu)化設計

1湖南翻天食品有限公司簡介

湖南翻天食品有限公司成立于2004年，19年專注休閑麻辣食品?！胺臁?/p>

始終將“讓更多的人過上自己想過的幸福生活”作為企業(yè)使命，致力于將最正宗、

最地道、最具特色的“翻天”休閑麻辣食品帶給廣大消費者。

公司坐落于革命偉人黃興故里黃興鎮(zhèn)，占地面積20000多平方米，總投資

8000多萬元。公司是一家集生產(chǎn)、研發(fā)、銷售方便食品于一體的民營公司，現(xiàn)

有員工400多人，年生產(chǎn)近200萬件。產(chǎn)品遍布全國30多個城市，并出口到馬

來西亞，新加坡，加拿大，印度，澳大利亞等多個國家。目前公司內(nèi)設銷售部、

生產(chǎn)部、采購部、品管部、財務部、倉儲部和行政部，公司組織結(jié)構(gòu)情況如圖1

所示。

董事長

總經(jīng)理

銷生采品財倉行

售產(chǎn)購管務儲政

部部部部部部部

圖1湖南翻天食品有限公司組織結(jié)構(gòu)圖

2湖南翻天食品有限公司銷售業(yè)務內(nèi)部控制現(xiàn)狀

2.1公司銷售業(yè)務基本情況

湖南翻天食品有限公司產(chǎn)品涵蓋辣條，豆皮，大辣片等麻辣零食，品種多樣，

并結(jié)合時下熱點推出新品，如螺螄粉味辣絲，火鍋味大刀肉，不想掛科辣條等。

2019年專注休閑麻辣食品，讓翻天成為中國食品行業(yè)的驕傲。2020年12月第十

八屆食品安全大會再獲殊榮，2022年8月榮獲最受消費者喜愛獎。湖南翻天食

品有限公司致力于滿足客戶與市場需求，積極研發(fā)新產(chǎn)品，順應新需求，努力拓

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寬線下銷售渠道，并開展線上天貓旗艦店以及抖音直播間等渠道進行售賣，單個

產(chǎn)品能達三十萬包每天。公司采用優(yōu)質(zhì)原材料，高自動化生產(chǎn)，日產(chǎn)一百萬包，

銷往全國各地。公司產(chǎn)品多樣，并針對性強的研制產(chǎn)品，如小朋友喜歡的香甜味

口感的元氣棒以及年輕人喜歡的臭豆腐味和螺螄粉味的辣絲。

2.2公司銷售業(yè)務內(nèi)部控制崗位職責

為保障公司生產(chǎn)和運營順利進行，湖南翻天食品有限公司的銷售部、財務部、

生產(chǎn)部、倉儲部，品管部、采購部、行政部均明確了工作職責。其中銷售部包括

市場部門，售前服務部門，銷售部門，售后服務部門。其中財務部門兼內(nèi)部審計

和風險管理相關職責，不僅要實時評估公司經(jīng)營風險，還要檢查、監(jiān)督、評價公

司內(nèi)部控制制度的健全性和有效性，確保公司財務工作開展。公司還設置了不相

容崗位分離、授權(quán)審批、銷售退回、人員績效定期考核等銷售業(yè)務內(nèi)控制度。各

部門需要建立規(guī)范的操作流程、控制點、責任落實等制度，相關崗位設置與主要

職責如表1所示。

表1湖南翻天食品有限公司崗位職責

部門崗位主要職責

負責銷售業(yè)務結(jié)算、會計處理、

財務部出納、會計、財務部經(jīng)理

催收貨款、信用評估、建立內(nèi)控管理

生產(chǎn)員、車間主管、車間負責生產(chǎn)計劃的制定、組織與管

生產(chǎn)部

經(jīng)理理生產(chǎn)

倉儲部倉儲員、倉儲經(jīng)理負責發(fā)貨、退貨、庫存控制

品管部品管員、品管經(jīng)理對產(chǎn)品質(zhì)量進行監(jiān)督、檢驗和評估

采購計劃制定、供應商篩選、采

采購部采購員、采購經(jīng)理

購合同管理、采購訂單管理等

制定銷售計劃、招攬客戶、簽訂

銷售部業(yè)務人員、銷售經(jīng)理

合同、發(fā)貨、回款等

行政部行政專員、行政經(jīng)理人員安排、日常行政管理服務等

2.3公司銷售業(yè)務流程

如表2所示，湖南翻天食品有限公司的銷售業(yè)務流程主要包括制定銷售計劃、

客戶的維護與開發(fā)、簽訂銷售合同、發(fā)貨、收款、售后服務等環(huán)節(jié)。首先公司積

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極開發(fā)市場，加強對老客戶的維護，同時努力發(fā)現(xiàn)潛在客戶。其次合同談判與簽

訂前公司派遣了專門負責人員對對方公司進行資信調(diào)查，同時還應該要明確產(chǎn)品

的定價，結(jié)算方式和雙方的權(quán)力與義務。收款是在發(fā)貨的基礎上實現(xiàn)，公司要根

據(jù)合同定期完成產(chǎn)品并嚴格按規(guī)定時間組織發(fā)貨，并且在發(fā)貨時要根據(jù)合同條款

填制相應憑證，將各發(fā)貨環(huán)節(jié)清晰地記錄下來，以實現(xiàn)銷售業(yè)務全過程登記制度。

最后產(chǎn)品送達至客戶手中，經(jīng)客戶確認后再進行相關結(jié)算工作，這一系列流程下

來公司的營銷部要對客戶的售后滿意程度及問題進行服務，不斷改進產(chǎn)品質(zhì)量與

自身服務水平，努力提升公司的整體形象。

表2公司銷售與收款業(yè)務流程

銷售與收款業(yè)務流程表

流程圖說明部門

公司依據(jù)客戶資信情況報告和銷售合同訂

制定銷售計劃單、生產(chǎn)加工計劃、存貨管理等情況編制產(chǎn)品

銷售部

的品種、規(guī)格型號、數(shù)量、貨款與支付管理方

式說明等內(nèi)容。

銷售定價公司產(chǎn)品的定價基于市場化定價和市場供

求情況，也會綜合考慮產(chǎn)品的生產(chǎn)成本和其他銷售部

簽訂合同

相關成本。

公司與購貨方在達成一致的情況下簽訂銷財務部

售合同，財務經(jīng)理對銷售合同進行審核，并交銷售專

于管理層審批。員

接受客戶組織發(fā)貨當客戶提出訂貨要求時，公司銷售部門應

訂單及時接受，生成銷售單，銷售單上應記錄商品銷售部

的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價等信息并及時生產(chǎn)部

通知生產(chǎn)部編制生產(chǎn)訂單，安排生產(chǎn)。

公司倉儲部人員根據(jù)審批過后的銷售單備

向客戶開票貨，清點庫存貨物，編制公司產(chǎn)品出庫單，發(fā)倉儲部

及收款貨人員根據(jù)出庫單裝運庫存貨物，編制發(fā)貨單。

財務部人員根據(jù)審批后的銷售單、發(fā)運單

開銷售發(fā)票，并要及時提醒客戶打款，關注款財務部

項的到達信息，做好賬務處理。

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3湖南翻天食品有限公司銷售業(yè)務內(nèi)部控制存在的問題

3.1銷售環(huán)節(jié)的部門設立不完善

可以發(fā)現(xiàn)，公司目前缺少銷售業(yè)務的審計部門，將影響公司的風險管控與銷

售業(yè)務內(nèi)部控制。銷售審計部門可以幫助公司識別潛在的風險，如員工存在的欺

詐行為或違規(guī)行為，幫助公司避免相關風險。銷售審計可以為公司提供銷售收入

和毛利率等方面的準確數(shù)據(jù)，幫助管理層及時調(diào)整公司的銷售策略和產(chǎn)品定位。

銷售審計可以通過客戶滿意度調(diào)查，協(xié)助公司更好地了解客戶需求，提供即

時服務和解決方案，維護長期的牢固客戶關系。銷售審計可以提供銷售數(shù)據(jù)、趨

勢分析和預測等信息，為管理層做出更好的決策提供參考。對于公司而言，成立

銷售審計部門是非常必要的。

3.2銷售費用審批流程不規(guī)范

伴隨著公司的發(fā)展和壯大，人員的組織結(jié)構(gòu)也變得更加復雜，而費用的審批

也變得更加冗長。面對快速變化的市場，以及提高經(jīng)銷商滿意度方面的要求，這

些都變成了一種阻力。許多銷售人員總是抱怨流程不透明，審批不及時，這對他

們的營銷策略造成了很大的影響。公司銷售費用審批流程不規(guī)范將導致管理效率

低下，會使員工花費更長的時間來完成審批流程或?qū)徍斯句N售費用的支出，進

而拖慢公司的業(yè)務發(fā)展。同時，銷售費用審批流程不規(guī)范，可能會導致資金管理

不規(guī)范。員工未獲得審批前花費太多的銷售費用將意味著公司的資金流失加劇，

會對公司的現(xiàn)金流產(chǎn)生負面影響。

3.3銷售費用管理失效

銷售人員在對外進行銷售活動的過程中，會產(chǎn)生各種的銷售費用，總結(jié)起來

有：產(chǎn)品的廣告費、銷售人員的差旅費、銷售人員的交通費、銷售人員的業(yè)務招

待費以及其他費用等。在日益激烈的市場競爭情況下，經(jīng)營風險加大，目前公司

在廣告費用、差旅費等的投入在逐漸增多，銷售費用過高，可能導致公司的整個

資金流動混亂，使公司面臨財務困境。如，銷售費用過高也會導致公司利潤率下

降，甚至造成負收益。在網(wǎng)絡銷售的沖擊下，銷售費用的管控尤為重要，公司銷

售費用管理失效，會導致銷售人員過多地依靠費用來獲得業(yè)績，而不是發(fā)掘潛在

客戶的潛力。銷售人員的管理關系到銷售量與公司業(yè)務目標實現(xiàn)，公司營銷人員

費用報銷不透明不完善，財務審批程序不嚴格，將導致工作效率低，給公司帶來

財務損失。為了解決這些問題，湖南翻天食品有限公司應重新審視銷售費用管理，

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并制定有效的管理方案。

3.4銷售退回制度執(zhí)行不力

公司缺乏對銷售退回制度的明確規(guī)定和流程，或者監(jiān)督執(zhí)行的機制不夠嚴格。

員工對銷售退回制度了解不足或是對該制度的重要性認識不夠，導致制度執(zhí)行不

到位。一些員工在追求銷售業(yè)績和完成任務的壓力下，忽略了銷售退回制度的執(zhí)

行。公司可能由于利潤的考慮，對于損耗品或過期產(chǎn)品的退回處理不夠嚴格，沽

貨不顧食品安全問題。沒有完善退貨檢驗與審核的工作程序，退貨產(chǎn)品的處理成

本較高，未能充分執(zhí)行銷售退回制度。公司的銷售退回制度執(zhí)行不力，會導致食

品質(zhì)量問題難以及時得到解決或者無法有效控制產(chǎn)品流通，從而可能對消費者的

健康造成潛在威脅。

4湖南翻天食品有限公司銷售業(yè)務內(nèi)部控制優(yōu)化設計

4.1優(yōu)化公司內(nèi)部控制職能部門

4.1.1建立內(nèi)部審計機構(gòu)

一方面，公司可以設立相應的銷售審計，對公司的營銷業(yè)務和財務活動展開

監(jiān)督，使審計部門的功能真正發(fā)揮出來。二是加強對營銷和財務人員的風險防范

意識。最后，還要注意對銷售、財務方面的制度進行進一步的完善，做到防微杜

漸，避免各種風險。在審計部門的監(jiān)督下，在各項制度的制約下，湖南翻天食品

有限公司在經(jīng)營和財務上的風險得到了進一步的控制。公司內(nèi)部控制職能部門關

系如圖2所示。

審計部

監(jiān)監(jiān)

管管

市場部

財務部

圖2公司內(nèi)部控制職能部門關系圖

4.1.2建立信用管理部門

如圖3所示，除了上述的審計部門的建立以外，湖南翻天食品有限公司還需

要建立信用管理部門。對于以銷售為主的湖南翻天食品有限公司來說，要想不斷

擴大自己的銷售的同時，穩(wěn)定增加公司的收入,就需要公司在客戶的信用管理上

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下功夫。對客戶的信用管理主要有以下幾個方面:一個是客戶的信用情況，需要

公司對客戶的信用資料進行收集整理;二是要對收集到的客戶的信用資料進行評

估，進而確定是否具備合作的能力以及在合作中能否采用信用支付的方式；最后

對評估的結(jié)果上報給公司的管理層，由他們進行最后的決定。對于湖南翻天食品

有限公司來說，要在這三方面進行完善，進而建立公司的信用管理部門。

圖3信息管理部組織架構(gòu)圖

客戶檔案管理員：根據(jù)公司業(yè)務員反饋的客戶資料經(jīng)市場監(jiān)察人員核實后，

以《客戶檔案管理制度》建立客戶檔案；不定時地進行客戶資料的更新，了解重

點客戶的信用變化，實現(xiàn)信息的集中與實時。

客戶信用分析員：在充分了解了顧客信息之后，還要對顧客信息進行匯總、

整理、分析、分類、評估顧客的資信水平，以決定是否給予賒銷。以對客戶檔案

管理為基礎，對客戶的資產(chǎn)狀況、財務狀況、償債能力、擔保、業(yè)務狀況、交易

情況等進行了解，利用大數(shù)據(jù)進行分析對比，從主、客觀角度分別對客戶的拒付

風險進行評價。

應收賬款管理員：每月對發(fā)出產(chǎn)品三個月未回的款額進行分類統(tǒng)計，比上報

信用管理部部長，每月做一次從次月起到年底的逐月應收款明細，上報直系領導。

應收賬款催收員：執(zhí)行公司政策和催收流程根據(jù)訂單客戶與我公司簽訂的合

同條款中的交付期限及時跟進，逾期未交電聯(lián)對方正常及時還款。

外勤聯(lián)絡員：負責實地考察客戶的資產(chǎn)狀況，調(diào)查清楚拖欠的原因，是工作

上的疏忽，交付的產(chǎn)品不滿意，資金緊張還是故意拖欠等再制定相應的收款政策。

4.2優(yōu)化銷售費用的審批流程

4.2.1遵循銷售費用審批原則

首先，費用的報銷一定要嚴格遵守財政規(guī)定，報銷的手續(xù)一定要完備，要合

乎程序。其次，報銷單據(jù)要由經(jīng)手人簽名、寫明日期、寫明用途，并附上有關的

原始單據(jù)。跨年的費用不能在本年度內(nèi)支付，應在本年度內(nèi)支付。報銷單的簽署

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流程是：部門經(jīng)理——財務審計——總經(jīng)理——財務部經(jīng)理。

4.2.2加強銷售費用審批檢查

檢查實際中產(chǎn)生的費用是否與公司支出的費用相一致，所產(chǎn)生的銷售費用是

否滿足公司的相關規(guī)定。

圖4銷售費用審批規(guī)范

4.3優(yōu)化銷售費用合理支出

（1）廣告和差旅費用:占銷售費用的比重很大，公司應嚴加控制，理想的做

法就是銷售部門編制廣告和差旅費規(guī)劃，向管理層證明廣告和促銷預算的合理性，

并在此基礎上編制廣告和差旅費用預算。因工作需要出差，無論是否借款，出差

前均應填寫《出差申請單》，明確出差任務、出行路線、出差時間等相關事宜，

《出差申請單》應由部門負責人或授權(quán)人代理審核簽字。若同次出差任務涉及多

部門員工的，應按部門分別填制《出差申請單》。未經(jīng)過審批的，不予借支和報

銷差旅費。出差人如需要借款、應填寫《員工借款單》、根據(jù)《出差申請單》確

定借款金額。根據(jù)《員工借款審批流程》規(guī)定審批批準方可執(zhí)行。公司制定銷售

人員差旅費標準如表3所示。

表3銷售人員差旅費標準

出差地區(qū)

銷售人員級一級二級三級

別交通費住宿費交通費住宿費交通費住宿費

（元）（元）（元）（元）（元）（元）

營銷副總1000120090011008001000

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銷售經(jīng)理95011008801060700950

銷售主管90010508501000600850

銷售代表8501000800900500700

（2）其他銷售費用:主要包括銷售部門人員辦公費用、促銷費、通訊費、業(yè)

務招待費、培訓費和銷售傭金等，這些費用涉及面廣，存在很大變數(shù)，可以考慮

采用定額標準進行測算確定，或者根據(jù)變動和固定銷售費用成本分析,按照銷收

入一定比例提取確定。

4.4規(guī)范銷售退回制度

湖南翻天食品有限公司應當建立完善的銷售退回制度，并且動員各部門一起

監(jiān)管。公司的銷售退回必須經(jīng)過銷售主管審批后方可執(zhí)行，還要明確各部門崗位

的審批權(quán)限。其中返回的商