古德白貿(mào)易有限公司對俄羅斯廣飛天進出口有限公司的商務接待方案設計

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設計

目錄

1公司前期準備............................................................................................................1

1.1客戶的風俗習慣探討會..............................................................................1

1.1.1客戶的飲食文化...................................................................................1

1.1.2客戶的忌諱講究...................................................................................2

1.2針對研究出來的風俗習慣做準備..............................................................2

1.2.1訂好餐飲住宿.......................................................................................2

1.2.2公司接待人員熟知客戶的特點...........................................................3

1.3雙方公司業(yè)務背景介紹..................................................................................3

1.3.1我方公司業(yè)務背景...............................................................................3

1.3.2對方公司業(yè)務背景以及與我方合作過往情況...................................3

2公司中期籌備............................................................................................................4

2.1公共事務部工作安排......................................................................................4

2.2行政部工作安排..............................................................................................5

2.3企業(yè)宣傳部工作安排......................................................................................5

3迎客戶........................................................................................................................6

3.1禮儀到位..........................................................................................................6

3.2接待細節(jié)..........................................................................................................6

4送客............................................................................................................................8

5復盤此次商務接待....................................................................................................8

5.1會議小結(jié)..........................................................................................................8

5.2事項督辦..........................................................................................................9

參考資料.........................................................................................................................10

II

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商務接待方案書

1公司前期準備

要讓遠道而來的俄羅斯客戶有回家一般的感覺，他們異國而來肯定有諸多

不習慣，所以針對這點，我們有以下探討與準備。首先，我們需要接待的俄羅

斯廣飛天公司負責人有：廣飛天有限公司的技術(shù)服務部總監(jiān)Lisa以及她的助

理Ava,宣傳部總監(jiān)Linda以及三個公司職員Karry，Amanda和Roy，一共6

人。

1.1客戶的風俗習慣探討會

世界上有很多的民族和國家，每個國家和民族都有自己的風俗習慣，想要

了解和接待我們的客戶就要了解這個國家人民的風俗習慣，這樣才可以讓客戶

更舒適的度過這次商務工作。6位客戶中，Lisa擁有東正教的信仰，這是當?shù)?/p>

的國教，因此，我們應當特別關(guān)注她，并給予她更多的尊重和關(guān)懷。其他的隨

行人員都不信仰宗教。

1.1.1客戶的飲食文化

由于大多數(shù)客戶來自俄羅斯，因此他們的飲食習慣通常是以面包為主。副

食包括魚、肉、家禽、雞蛋和蔬菜。Lisa是一位技術(shù)服務部的總監(jiān)，她非常喜

歡牛、羊肉，但是她并不太喜歡豬肉。她更喜歡酸、甜、咸和微辣的口味。相

比之下，Linda更喜歡豬肉，并且對羊肉有點過敏。這兩位的餐飲要注意分開。

客戶6人的早餐通常相對簡單，只需要幾片烤面包和一杯酸奶即可。中餐和晚

餐是一種非常講究的飲食，Ava、Karry和Roy都喜歡吃肉餅、牛排、紅燒牛肉、

火烤羊肉串、烤山雞、魚肉丸子、炸馬鈴薯和紅繪的雞和魚等。Amanda對中國

菜肴非常喜愛，尤其是北京烤鴨，因此我們的飲食安排將中西方元素結(jié)合在一

起。不要食用任何含有木耳、海蟄或海參等成分的食物。他們6人每天都會選

擇湯來進食，湯的口味多種多樣，從魚片湯、肉丸湯、雞汁湯到清湯，都是不

可或缺的。

Lisa、Ava和Karry都喜歡吃各種涼菜，包括生西紅柿、洋蔥、黃瓜、白菜、

酸奶渣和酸奶油，以及各種色拉。當他們?nèi)齻€人一起享用涼拌蔬菜時，他們都

非常愛喝啤酒。他們對高度烈性的伏特加深深著迷，而對我國本土的二鍋頭等

白酒更是情有獨鐘。然而，其余三位并不熱衷于飲酒，而是偏愛飲用紅茶，尤

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其是檸檬和糖，此外，還有酸奶和果汁6人都喜歡，無論是在用餐前還是用餐

后，都可以享用。

1.1.2客戶的忌諱講究

（1）據(jù)了解，Lisa信仰宗教，她認為就餐時不可以照鏡子，也不能戴帽子坐

在餐桌旁，這些被認為會招來不幸。所以我們的接待人員切記在陪同吃

飯時不要照鏡子補妝，以免觸及別人的忌諱。

（2）盡管Karry沒有信奉任何宗教，但他仍然深知蠟燭的重要性，作為一個

俄羅斯本地人，他將其視為一種可以預示死亡的惡魔，因此，將蠟燭贈

予他人就意味著在暗示著自己的死亡。

1.2針對研究出來的風俗習慣做準備

我們需要避開這6位客戶的忌諱點，專門針對6位客戶他們的喜愛去設計

一切安排流程。所以需要各個部門配合看完客戶們的忌諱講究后再去行動，會

減少很多不必要的重來。

1.2.1訂好餐飲住宿

（1）住宿的話，我們把住宿安排在具有俄羅斯風情的莫斯科大酒店。而且

我們不打算給客戶一天一個酒店，避免讓客戶搬來搬去，很是麻煩。也可以降

低客戶的不適應程度。

（2）關(guān)于餐飲，客戶一共會來訪三天，三天的飲食安排做了個表格，以便

觀看：

表1

時間早餐中餐晚餐

9月1日會專門安排酒店送早特意安排了北京的名店晚上就讓6位客戶有在家的

餐：黑麥面包，俄式四季民福，讓俄羅斯客戶感覺，去北京老字號莫斯科餐

酸黃瓜，奶酪以及一嘗嘗著名的北京烤鴨，以廳，吃吃他們熟悉的味道。

杯牛奶。及炸醬面等等北京特色

菜。

9月2日專門安排酒店送早餐：安排了銅鍋涮肉：聚寶源，老北京小吃茶湯李京味餐廳：

用魚肉，碎肉末，雞也是北京名店，體驗北京一半是豆沙一半是山楂的奶

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蛋，蔬菜做成的包子。特色。卷，咸香可口的茶湯，香甜可

蕎麥粥，歐拉季益：口的杏仁茶，門釘肉餅。

傳統(tǒng)俄式松餅。

9月3日專門安排酒店送早餐：普希金文學餐廳：紅菜湯。歡送晚宴：在黑珍珠餐廳，是

布林餅：傳統(tǒng)俄式薄羅宋湯，類似番茄牛肉搭一個中西結(jié)合的餐廳：五味三

煎餅，鮮美可口的魚配米飯的罐燜牛肉，烤豬吃魚子醬烤鴨，櫻桃清酒鵝肝，

子醬，小餐包蘸芥末肘搭配酸黃瓜，特色沙拉，招牌干燒大黃魚，金蒜焗安格

醬。大列巴。斯牛肉粒等等

1.2.2公司接待人員熟知客戶的特點

公司配合接待的工作人員要針對客戶多做了解，多做功課，要客戶看到我

們的專業(yè)性以及合作的真誠。

1.3雙方公司業(yè)務背景介紹

要想與廣飛天有限公司成功達成合作，必須要好好接待，在這之前了解

我們雙方公司業(yè)務背景以及我們的合作過往是很有必要的。

1.3.1我方公司業(yè)務背景

我司的產(chǎn)品銷售在業(yè)內(nèi)有著不錯的成績但還有待提高，與多個百強公

司有過合作，并取得了深遠影響。接待人員作為我公司主力員工已經(jīng)充分

了解我方公司全部情況，在這里不做過多贅述。

1.3.2對方公司業(yè)務背景以及與我方合作過往情況

俄羅斯的廣飛天有限公司，成立于1999年，公司擁有員工4500人，其中

高級職稱人員占多數(shù)，承接業(yè)務和完成產(chǎn)值居全球百強，廣飛天有限公司依靠

科技提高，強化管理，堅持走創(chuàng)新之路。多年來，我們一直致力于為各行各業(yè)

提供專業(yè)的IT服務，并且在不斷的努力和發(fā)展中，我們已經(jīng)形成了一支技術(shù)

精湛的團隊，他們憑借著卓越的服務品質(zhì)和專業(yè)的安全技術(shù)，為不同群體的用

戶提供更加完善、更加優(yōu)質(zhì)的IT服務。是一個很棒的合作對象。

我司之前與其公司并無合作過往，這將是第一次合作，所以我們要認真對

待，為其公司負責人代表們提供最好的商務接待。

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2公司中期籌備

公司前期的基本工作準備完畢后，就要開始最后的準備了，接下來是各部

門的安排統(tǒng)籌。

2.1公共事務部工作安排

為了容易觀看，以表格形式呈現(xiàn)：以下所有事務必須在8月30日完成。

表2

項目工作內(nèi)容細節(jié)

準備工作確認來訪人員單位，人數(shù)，規(guī)格，目的

來訪用餐確認來訪人員人數(shù)，忌口，酒水情況，陪同人

員

來訪用車確認來訪人員交通工具，提前確認接站人員，

公根據(jù)級別安排車輛

共來訪住宿確認來訪人員人數(shù)，性別，職位，習慣，房間

事內(nèi)陳設等

務來訪會議根據(jù)來訪目的進行推介PPT修改，并在會議中

部負責進行PPT講解工作

接待服飾根據(jù)來訪人員規(guī)格提前通知接待人員所需接

待服飾要求

內(nèi)部對接與人事行政部門/企業(yè)宣傳部門進行來訪接待

配合工作對接

迎賓工作根據(jù)來訪級別進行迎賓位置及人員的安排

引導參觀接待人員提前與引導參觀人員進行來訪目的

確認，有目的有重心的進行企業(yè)介紹展示

會場檢查針對LED,PFT,音響,資料,紙筆及其他物料提

前進行檢查確認

會場服務添茶倒水,應急準備等

行程票務根據(jù)來訪規(guī)格確認往來票務預訂時間/交通工

具

文娛活動/景根據(jù)來訪人員/時間進行地方知名景點游玩安

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區(qū)游覽排,提前購票,準備

禮品/紀念品根據(jù)來訪人員具體情況進行禮品/紀念品準備

2.2行政部工作安排

同樣，表格方式呈現(xiàn)：

表3

項目工作內(nèi)容標準

接待人員確定來訪時間,

配合迎賓告知前臺,9月1日提前

10分鐘做好迎賓準備

9月1日來訪前進行參觀

行衛(wèi)生檢查線路全方位的衛(wèi)生檢查,

政專人負責

部LED屏幕,桌牌,音響,投

會場安排影PFT準備,鮮花,茶飲,

水果,紙

配合項9.1到9.3的用車,酒店,

票務預訂工作

2.3企業(yè)宣傳部工作安排

表4

項目工作內(nèi)容標準

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根據(jù)來訪人員情況提前制

企歡迎條幅作懸掛

業(yè)

宣隨行拍攝提前調(diào)試設備,記錄來訪

傳人員各流程片段

部

根據(jù)公共事務部及集團其

會后宣發(fā)他各部門領導需求進行宣

發(fā)主題,內(nèi)容，形式，時間

確認。

3迎客戶

3.1禮儀到位

接待禮儀：（1）小譚等我方公司接待人員必須衣著得體。

（2）宣傳部小明在迎接廣飛天公司的6位客戶時，應該提前到達公司門口或

車站機場，并且在接待人員介紹主賓時，要按照一定的順序進行，以確保客戶

的到來。

（3）當他們把自己的名片遞給我們時，我們應該以尊重的心情雙手接過，仔

細閱讀后，將它們小心翼翼地放進口袋里。

（4）6位客戶進入公司時，Lisa總監(jiān)會走在他們的右前方，Lisa總監(jiān)會不時

地左側(cè)轉(zhuǎn)身，與Lisa等人一起前進，在轉(zhuǎn)彎處伸出右手示意，并且會說“這

邊請”。

（5）當乘坐電梯時，請向Lisa總監(jiān)和其他人提供指引，讓6位乘客優(yōu)先登上

或離開。

(6)座談時，等Lisa總監(jiān)落座后，我們再落座，先客人，后主人，先領導，后

同事。

（7）當您到達公司大門，請您與6位客戶握手，以示尊重。在您離開后，我

們的接待人員會立即離開。

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3.2接待細節(jié)

接待布置都由公共事務部的員工來負責：（1）水果擺放，將配置的干果

及水果，事先清潔、擦干、去核;整齊裝盤，有序擺放:

（2）瓶裝水擺放，根據(jù)會議人數(shù)準備，每人一瓶，擺放在座位右上角(靠近右

手處);

（3）紙筆和資料擺放，提前準備好紙筆，放置正前方，筆應放在便箋紙上

方，筆尖向左前方;

（4）提供茶水，根據(jù)參會人員數(shù)童及喜好提前準備好紅茶，擺放帶蓋茶杯，

杯子花色必須統(tǒng)一，杯把向右下方偏45°，茶杯中放入適當茶葉。

（5）橫幅準備，需提前2-3天確認橫幅內(nèi)容，材質(zhì)，尺寸，PPT歡迎頁準備，

根據(jù)會議來訪人員提前準備;

（6）紙巾擺放，放在會議室桌面，根據(jù)人數(shù)準備(一般2-3人/盒)，到時候現(xiàn)

場一共有14人。

（7）會議設備物料準備，提前準備激光翻頁筆，錄音筆，并調(diào)試好投影設

備，音響，電話會議或者視頻會議設備;

（8）所有物品同一屬性均需在同一水平線上，保持統(tǒng)一標準;

接待細節(jié)注意事項：（1）小唐等接待人員提前10分鐘在停車場等待迎接，同

時預留車位;

（2）行政人員在前臺進行迎賓;

（3）根據(jù)集團公司參觀線路安排參觀講解;

（4）小唐秘書要每隔20分鐘進行一次續(xù)水，續(xù)水至人分滿，如會議在三小

時以上，則需中途更換茶具及茶葉。

（5）小唐和其他接待人員在處理機要事務、秘密文件和重大會議時，必須格

外小心，確保信息安全。他們需要精通公司的各項信息，并且能夠區(qū)分內(nèi)部和

外部，嚴格遵守公司的商業(yè)機密。如果遇到需要拍照或錄音的情況，必須提前

告知Lisa總監(jiān)和其他工作人員。

接待原則：（l）這次接待會由我們公司高層管理人員歐亞和單位主管領導沈

佳音出面接待。并成立相應接待領導小組。由集團辦公室制定詳細的接待方案

并具體實施。

（2）住宿原則上安排三天同一家酒店，中途不更換酒店，減少往返路途耗費

時間及客人內(nèi)行程安全。

車輛管理細節(jié)：

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用車計劃:根據(jù)接待行程及實際情況調(diào)配,并配備機動車輛。

(1)接待前先要了解客人相關(guān)信息，方案上方都有介紹，根據(jù)實際情況適時選

擇車輛類型并確定駕駛?cè)藛T,明確專人負責接待車輛工作,建立微信群,確定車

隊長,并將每臺車排好順序。

(2)提前了解接待客人的照片、行程時間和行程路線,及時在微信群里更新。

(3)司機小袁提前對車輛進行油里檢查、安全檢查,查看安全帶、滅火器等安全

設施是否齊全，確保車輛及客人安全。

(4)司機小袁要保證車輛清潔衛(wèi)生、車內(nèi)無異味、腳墊干凈無雜物、車窗明亮

無灰塵。

(5)按照客人用車時間:司機小袁應提前15分鐘到達發(fā)車地點。

(6)到達候車地點后,小袁要選擇適當?shù)牡胤酵＼?，停車時—律將車頭朝外停

放，按照車輛順序依次等候。

(7)電話通知對接人Jack，然后我司送客人員小明和小譚二人將客人送至候車

地點,注意以禮貌用語稱呼客人，同時作必要的自我介紹。

(8)客戶出現(xiàn)時及時啟動車輛,小明和小譚要為客戶開啟后備箱門和車門，主動

為客戶放置行李。

(9)常用物料準備參考如下圖,包括但不限于口罩、濕巾、紙巾﹑雨傘、餅干﹑

糖果、礦示水、充電線、充電寶、護理包等。

4送客

接待結(jié)束后，我司清潔團隊同有關(guān)部門清理接待現(xiàn)場，人事總監(jiān)歐亞的

助理