深圳市綠源物業(yè)環(huán)保產(chǎn)業(yè)有限公司差旅費(fèi)報(bào)銷制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)·目錄TOC\o"1-1"\h\u27891深圳市綠源物業(yè)環(huán)保產(chǎn)業(yè)有限公司差旅費(fèi)報(bào)銷制度優(yōu)化設(shè)計(jì)1深圳市綠源物業(yè)環(huán)保產(chǎn)業(yè)有限公司概述深圳市綠源物業(yè)環(huán)保產(chǎn)業(yè)有限公司成立于2016年10月,注冊(cè)資本1000萬元以上人民幣,涵蓋民辦學(xué)校、政府外包、餐飲、勞務(wù)對(duì)外派遣、市政(垃圾清運(yùn)、清掃、綠化、消殺、垃圾處理分類)、展館、政府機(jī)關(guān)辦公大樓、醫(yī)院等多個(gè)清潔服務(wù)行業(yè)領(lǐng)域,擁有深圳市環(huán)衛(wèi)清潔服務(wù)行業(yè)管理服務(wù)一級(jí)資質(zhì),有害生物樹木除草殺蟲消毒滅鼠、有害生物白蟻防治行業(yè)資質(zhì)證書。公司與多家鄭州公司建立了長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，重信用、守合同、保證產(chǎn)品質(zhì)量，贏得了廣大客戶的信任，公司全力跟隨客戶需求，不斷進(jìn)行產(chǎn)品創(chuàng)新和服務(wù)改進(jìn)。公司組織結(jié)構(gòu)如下：公司組織結(jié)構(gòu)如下：圖1公司組織結(jié)構(gòu)圖2深圳市綠源物業(yè)環(huán)保產(chǎn)業(yè)有限公司差旅費(fèi)報(bào)銷制度現(xiàn)況2.1差旅費(fèi)費(fèi)用報(bào)銷辦理流程綠源公司出差人員出差先按照公司出差制度填寫“出差申請(qǐng)單”，交由負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理審核簽字。將簽字后的“出差申請(qǐng)單”交由財(cái)務(wù)部預(yù)支差旅費(fèi)，出差歸來后，出差人員將出差發(fā)生的單據(jù)去找財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)簽字，財(cái)務(wù)人員根據(jù)公司差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)審核報(bào)銷。具體流程如下:圖2差旅費(fèi)報(bào)銷流程2.2綠源公司差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)湖南綠源公司對(duì)于出差人員的交通費(fèi)、住宿費(fèi)和生活補(bǔ)助費(fèi)等采取“節(jié)約為主，據(jù)實(shí)報(bào)銷”原則，具體規(guī)定如下:（1）交通費(fèi):市內(nèi)交通費(fèi)按實(shí)際發(fā)票據(jù)實(shí)報(bào)銷。乘坐火車、動(dòng)車、高鐵，按實(shí)際乘坐火車、動(dòng)車、高鐵票進(jìn)行支付。經(jīng)理級(jí)別可乘坐高鐵、公車，普通員工應(yīng)選擇火車出行。出租車費(fèi)用按至目的地實(shí)際里程進(jìn)行報(bào)銷。乘飛機(jī)需要提前申請(qǐng)，報(bào)總經(jīng)理同意簽字后即可報(bào)銷。（2）住宿費(fèi):住宿費(fèi)總經(jīng)理到一般員工均是據(jù)實(shí)報(bào)銷。（3）出差補(bǔ)助:伙食費(fèi)補(bǔ)貼按照實(shí)際往返的天數(shù)計(jì)算，不滿八小時(shí)的按一餐(中餐)計(jì)算，超過八小時(shí)（含8小時(shí)）按90元/天（早餐20，中餐、晚餐各35）計(jì)算。3深圳市綠源物業(yè)環(huán)保產(chǎn)業(yè)有限公司差旅費(fèi)報(bào)銷制度存在的問題3.1綠源公司差旅費(fèi)部分項(xiàng)目過高綠源公司對(duì)于差旅費(fèi)的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)制定了相關(guān)的制度，但由于部分制度不完善、出差人員主觀原因等情況，綠源公司差旅費(fèi)部分項(xiàng)目過高。根據(jù)2019年綠源公司差旅費(fèi)用明細(xì)表，具體情況如下表:表1綠源公司2019差旅費(fèi)用明細(xì)表單位：元項(xiàng)目交通費(fèi)住宿費(fèi)出差補(bǔ)貼合計(jì)市內(nèi)交通動(dòng)車出租車酒店普通賓館386070差旅費(fèi)3560010435074390657802945076500各項(xiàng)目占差旅費(fèi)比率9.22%27.02%19.26%17.04%7.63%19.81%由上表可以看出:住宿費(fèi)在差旅費(fèi)中占比到24.67%，其中的酒店費(fèi)用更是占到差旅費(fèi)的17.04%，由此可見住宿費(fèi)比較高，主要原因中的酒店費(fèi)用是一些出差人員出差前提前選擇酒店或車票，住宿時(shí)選擇較高檔的酒店居住，出差人員有兩個(gè)及以上的，本可以選擇雙床房的，卻選擇兩個(gè)或者多個(gè)單人間，另外有極少數(shù)員工與一些相關(guān)酒店“合作”從而從中評(píng)價(jià)購買獲取回扣。企業(yè)難以在特定的酒店/賓館增加人數(shù)及天數(shù)的同時(shí)，也造成了差旅費(fèi)不必要的增加。另一方面綠源公司交通費(fèi)用中出租車費(fèi)用較高，這主要原因是綠源公司對(duì)于出租車并未采取限制人員類別，公司許多出差地點(diǎn)較近，但選擇公交車等公共工具較少，許多員工出行選擇費(fèi)用較高的出租車從而增加差旅費(fèi)。綠源公司對(duì)于差旅費(fèi)報(bào)銷雖有相關(guān)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)制度，但實(shí)際報(bào)銷時(shí)基本只按照單據(jù)報(bào)銷，比如對(duì)市內(nèi)交通的報(bào)銷、出租車費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)及限制、對(duì)動(dòng)車報(bào)銷限制及標(biāo)準(zhǔn)等，由于無相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)，單據(jù)有多少即報(bào)銷多少，造成差旅費(fèi)用增加。具體情況如下表：表2交通費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)單位：元限制報(bào)銷市內(nèi)交通費(fèi)無據(jù)實(shí)報(bào)銷動(dòng)車費(fèi)據(jù)實(shí)報(bào)銷出租車費(fèi)無據(jù)實(shí)報(bào)銷3.2差旅費(fèi)報(bào)銷不及時(shí),報(bào)銷附件不齊全根據(jù)綠源公司報(bào)銷時(shí)間規(guī)定差旅費(fèi)報(bào)銷時(shí)間為出差歸后一周以內(nèi)報(bào)銷，但在實(shí)際報(bào)銷時(shí)，存在較嚴(yán)重的超時(shí)報(bào)銷行為，根據(jù)綠源公司2019年差旅費(fèi)報(bào)銷時(shí)間統(tǒng)計(jì)圖如下:圖3差旅費(fèi)報(bào)銷時(shí)間統(tǒng)計(jì)圖根據(jù)上圖可以看出綠源公司超時(shí)報(bào)銷現(xiàn)象較嚴(yán)重，這是由于綠源公司許多出差地點(diǎn)較近，出差費(fèi)用較小，嫌棄找領(lǐng)導(dǎo)簽字麻煩，時(shí)常積累次數(shù)，數(shù)額較大時(shí)再一次報(bào)銷，時(shí)常因?yàn)殚L時(shí)間積累，導(dǎo)致報(bào)賬不及時(shí)、沖賬不及時(shí)，一些員工因?yàn)槌霾钶^多還未及時(shí)報(bào)銷，又要進(jìn)行下一個(gè)出差任務(wù)導(dǎo)致差旅費(fèi)報(bào)銷不及時(shí)、時(shí)間不清楚、票據(jù)丟失等情況，雖然出差審批單上有相關(guān)審核及簽字，但由于次數(shù)多，時(shí)間長、特殊關(guān)照等草草簽字，對(duì)出差申請(qǐng)單、出差報(bào)銷單等單據(jù)未作進(jìn)一步審核。3.3差旅費(fèi)報(bào)銷流程較簡單，審批手續(xù)不完善綠源公司差旅費(fèi)報(bào)銷流程較簡單，報(bào)銷審批手續(xù)不完善，差旅費(fèi)報(bào)銷單等相關(guān)資料填寫不準(zhǔn)確，員工在出差歸后找負(fù)責(zé)人簽字，多數(shù)并未仔細(xì)審核草草簽字了事，對(duì)于單據(jù)真實(shí)等情況無法保證，經(jīng)由負(fù)責(zé)人簽字的單據(jù)直接去財(cái)務(wù)部即可報(bào)銷，根據(jù)圖4可看出在填寫“出差申請(qǐng)單”后出差人員并沒有把“出差申請(qǐng)單”提交給人事部備案，導(dǎo)致一些員工并未出差假卻借“出差申請(qǐng)單”為由抵消缺勤，造成考勤混亂，同時(shí)也給人事部的員工增加工作負(fù)擔(dān)。出差人員在出差后直接找部門負(fù)責(zé)人審核，不論出差費(fèi)用多少、單據(jù)是否齊全、是否存在虛假，總經(jīng)理簽字后即可報(bào)銷，造成審批手續(xù)不完善、無法保證單據(jù)的真實(shí)有效，也增加了差旅費(fèi)用不必要的支出，綠源公司差旅費(fèi)報(bào)銷流程如上圖圖2所示。4深圳市綠源物業(yè)環(huán)保產(chǎn)業(yè)有限公司差旅費(fèi)報(bào)銷管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)4.1綠源公司差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的優(yōu)化設(shè)計(jì)根據(jù)綠源公司原有的費(fèi)用報(bào)銷制度，建議在生活補(bǔ)助費(fèi)中，增加通訊費(fèi)，采取每人50元/月，為杜絕員工“不從簡”的行為，建議出租車僅限經(jīng)理級(jí)別，其他員工須申請(qǐng)后方可乘坐，從而限制出租車費(fèi)用的增加，從而節(jié)約公司差旅費(fèi)用。關(guān)于出差人員的交通費(fèi)、住宿費(fèi)和出差補(bǔ)貼采取“節(jié)約為主,據(jù)實(shí)報(bào)銷”，具體報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)如下:（1）住宿費(fèi)報(bào)銷:住宿費(fèi)采取“差額不補(bǔ)，超額自負(fù)”原則，住宿標(biāo)準(zhǔn)為每天每間，出差人員為兩人及以上的，原則上能住一間的按一間報(bào)銷，總經(jīng)理據(jù)實(shí)報(bào)銷，出差地提供宿舍的應(yīng)優(yōu)先選擇提供的宿舍。報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)如下表：表3住宿費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)單位：元人員省會(huì)城市省轄市縣級(jí)市及以下總經(jīng)理據(jù)實(shí)報(bào)銷部門經(jīng)理350280150其他人員260200100（2）出差補(bǔ)助:伙食費(fèi)補(bǔ)助按照實(shí)際往返的天數(shù)計(jì)算，不滿八小時(shí)的按一餐（中餐）計(jì)算，超過八小時(shí)（含8小時(shí)）按80元/天（早餐20，中餐、晚餐各30）計(jì)算，總經(jīng)理據(jù)實(shí)報(bào)銷。另加10元/天的通訊補(bǔ)貼。補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)如下表：表4伙食費(fèi)補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)單位：元人員省會(huì)城市省轄市縣級(jí)市及以下總經(jīng)理據(jù)實(shí)報(bào)銷部門經(jīng)理858585其他人員858585（3）市內(nèi)交通費(fèi):按出差天數(shù)計(jì)算，每人每天60元，出租車僅限經(jīng)理級(jí)別。報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)如下表：表5市內(nèi)交通費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)單位：元人員省會(huì)城市省轄市縣級(jí)市及以下總經(jīng)理據(jù)實(shí)報(bào)銷部門經(jīng)理606060其他人員606060乘坐交通費(fèi)報(bào)銷:對(duì)于動(dòng)車費(fèi)用的報(bào)銷采取限制措施。交通費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)如下表:表6乘坐交通費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)單位：元工具/人員飛機(jī)高鐵/動(dòng)車火車長途汽車出租車總經(jīng)理限普通艙限二等座軟臥軟座實(shí)報(bào)實(shí)報(bào)部門經(jīng)理預(yù)申請(qǐng)預(yù)申請(qǐng)硬臥硬座可乘實(shí)報(bào)其他人員硬臥硬座可乘預(yù)申請(qǐng)4.2財(cái)務(wù)部門加強(qiáng)對(duì)差旅費(fèi)單據(jù)的審核綠源公司財(cái)務(wù)管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)于公司差旅費(fèi)報(bào)銷流程的審核，財(cái)務(wù)管理人員根據(jù)公司具體情況制定差旅費(fèi)報(bào)銷制度，通過加強(qiáng)審批程序完善相應(yīng)的神批制度，規(guī)范差旅費(fèi)報(bào)銷流程及差旅費(fèi)報(bào)銷時(shí)間，通過完善差旅費(fèi)報(bào)銷流程達(dá)到對(duì)出差人員差旅費(fèi)報(bào)銷監(jiān)督的目的。對(duì)于出差人員出差票據(jù)，應(yīng)要求員工簽字前整理好單據(jù)由其他部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，再交由財(cái)務(wù)人員再一次審核票據(jù)，確保票據(jù)真實(shí)有效，由財(cái)務(wù)人員檢查后較財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人也應(yīng)仔細(xì)檢查，不可潦草簽字，經(jīng)過財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字后，再交由財(cái)務(wù)人員審核報(bào)銷，對(duì)于出差人員報(bào)銷單據(jù)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)保存完好,方便之后檢查。通過三次檢查審核票據(jù)和財(cái)務(wù)人員票據(jù)留存，加強(qiáng)了公司差旅費(fèi)報(bào)銷單據(jù)的審核與監(jiān)督。財(cái)務(wù)管理人員應(yīng)適當(dāng)對(duì)于出差人員的票據(jù)進(jìn)行再次審查，一年檢查兩次左右，一方面能過保證票據(jù)的真實(shí)有效及完整，另一方面也對(duì)財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)水平進(jìn)行檢查，監(jiān)督差旅費(fèi)報(bào)銷單據(jù)的同時(shí)，也規(guī)范了財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)。4.3對(duì)于差旅費(fèi)報(bào)銷不及時(shí)的優(yōu)化設(shè)計(jì)差旅費(fèi)報(bào)銷應(yīng)采取一周一清，對(duì)于出差次數(shù)較多人員采取分次報(bào)銷原則，可半月一次，或者一個(gè)月兩次，但一個(gè)月最多分兩次報(bào)銷，并且需要分次報(bào)銷的員工須提前申請(qǐng)，報(bào)銷單據(jù)必須真實(shí)有效。出差人員應(yīng)在回公司后一周以內(nèi)到財(cái)務(wù)部統(tǒng)一結(jié)算，財(cái)務(wù)部門對(duì)于出差人員實(shí)行監(jiān)督責(zé)任，每半個(gè)月進(jìn)行一次清查，差旅費(fèi)報(bào)銷時(shí)間不得超過一個(gè)月，對(duì)于出差借款超一個(gè)月的人員在公司通告欄進(jìn)行通報(bào)，并提醒其及時(shí)報(bào)銷，對(duì)于逾期仍不報(bào)銷或不歸還借款者，從工資中扣還借款并處于一定的懲罰。具體罰款標(biāo)準(zhǔn)如下:表7逾期罰款標(biāo)準(zhǔn)單位：元提前申請(qǐng)未申請(qǐng)超一周未報(bào)銷不予罰款30元/天15天清查未報(bào)銷不予罰款50元/天超30天未報(bào)銷罰款100元/天,并通報(bào)4.4建立健全差旅費(fèi)報(bào)銷流程的優(yōu)化設(shè)計(jì)根據(jù)原差旅費(fèi)審批報(bào)銷制度，現(xiàn)加入三個(gè)環(huán)節(jié):第一，出差歸來需要補(bǔ)批手續(xù)，對(duì)于不能及時(shí)申請(qǐng)的須經(jīng)總經(jīng)理許可后才能報(bào)銷。第二，出差人將“出差申請(qǐng)單”報(bào)行政部審批備查考勤，方便人事中心統(tǒng)計(jì)出差人數(shù)，加強(qiáng)對(duì)員工考勤的管理。第三，出差人員將“差旅費(fèi)報(bào)銷單”交由辦公室銷售助理審核簽字，并將相關(guān)文檔留檔保存，可以加強(qiáng)對(duì)出差人員出差實(shí)事的確認(rèn)，留存差旅費(fèi)報(bào)銷相關(guān)單據(jù)，一方面可對(duì)出差人員進(jìn)行監(jiān)督，也可做為出差人員業(yè)績統(tǒng)計(jì)依據(jù)。完善后具體流程如下圖:圖5優(yōu)化后綠源公司差旅費(fèi)報(bào)銷流程4.5加強(qiáng)對(duì)財(cái)會(huì)人員的培訓(xùn)教育，提高業(yè)務(wù)水平的優(yōu)化設(shè)計(jì)綠源公司要積極組織財(cái)務(wù)人員學(xué)習(xí)了解公司相關(guān)財(cái)務(wù)制度，對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)人員采取分批短期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行考核，這樣既可以加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員對(duì)公司制度了解，也能通過培訓(xùn)加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員的管理。綠源公司要有計(jì)劃的開展職業(yè)道德教育活動(dòng),促進(jìn)財(cái)務(wù)人員思想道德提高，堅(jiān)守職業(yè)守則，綠源公司需要對(duì)財(cái)務(wù)人員制定檢查考核制度，對(duì)于公司違規(guī)的財(cái)務(wù)人員采取懲罰。綠源公司要積極組織財(cái)務(wù)人員學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)知識(shí)，積極開展學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)相關(guān)財(cái)經(jīng)法規(guī)，促進(jìn)財(cái)務(wù)人員對(duì)于法律法規(guī)的了解與學(xué)習(xí)，提升財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)水平，通過了解最新財(cái)務(wù)制度結(jié)合公司相關(guān)財(cái)務(wù)制度及時(shí)完善公司相關(guān)制度。財(cái)務(wù)人員要根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度辦事，加強(qiáng)對(duì)單據(jù)的審核，對(duì)于單據(jù)的審核要逐一核對(duì)，認(rèn)真識(shí)別虛假不實(shí)的票據(jù)，要結(jié)合原始單據(jù)將單據(jù)上的事項(xiàng)一一核對(duì)，確保單據(jù)完整有效。嚴(yán)格按照公司差旅費(fèi)報(bào)銷流程辦事，要積極指導(dǎo)出差人員按流程報(bào)銷，及時(shí)督促出差人員報(bào)銷。5總結(jié)差旅費(fèi)對(duì)于以銷售為主的綠源公司來說占比較大，因此對(duì)于差旅費(fèi)報(bào)銷制度管理極其重要,綠源公司雖對(duì)差旅費(fèi)報(bào)銷有相應(yīng)的制度,但仍存在許多問題，比如差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)不明確、報(bào)銷不及時(shí)、附件不明確、報(bào)銷流程簡單審核不完善。通過制定具體的差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)、對(duì)部分費(fèi)用較高的項(xiàng)目進(jìn)行限制、完善差旅費(fèi)報(bào)銷流程、對(duì)