湖南嘉寶家居有限公司付款審批流程優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄1 湖南嘉寶家居有限公司簡介 湖南嘉寶家居有限公司付款審批流程優(yōu)化設(shè)計湖南嘉寶家居有限公司簡介湖南嘉寶家居有限公司創(chuàng)立于2004年，是一家專業(yè)從事于整體廚房、整體衣柜、木門等家具的定制，為客戶提供集研發(fā)、設(shè)計、生產(chǎn)、銷售、安裝于一體的一條龍服務(wù)的本土大型家具嘉寶家居公司集團。2014年榮獲“中國定制家具行業(yè)十強示范嘉寶家居公司”，嘉寶家居有限公司是湖南一家擁有自主產(chǎn)權(quán)式工業(yè)園的廚柜品牌，該公司六千平米的大型工業(yè)園區(qū)坐落于長沙市望城縣丁字鎮(zhèn)。公司秉承“客戶滿意度高于一切”的經(jīng)營宗旨，致力于為客戶提供樣式多樣化的產(chǎn)品和體貼的服務(wù)，同時也為客戶提供一個方便快捷的一站式定制環(huán)境和平臺，為客戶做到“省心、省力、省時”。嘉寶家居一直本著“十年質(zhì)?！钡漠a(chǎn)品核心理念服務(wù)客戶。隨著公司的不斷壯大，作為后起之秀的嘉寶家居通過幾年的強勢發(fā)展，尤其在市場占有率不斷提升和品牌知名度加強的背景下，在整個行業(yè)里扮演了越來越重要的角色。湖南嘉寶家居有限公司崗位簡介湖南嘉寶家居有限公司除總經(jīng)理、副總經(jīng)理之外還設(shè)有其他五個部門，分別是設(shè)計部、運營部、財務(wù)部、行政人力資源部和制造部。設(shè)計部負責(zé)產(chǎn)品的外觀樣式的設(shè)計，是公司的核心部門；運營部和制造部負責(zé)產(chǎn)品的銷售和生產(chǎn)，起著溝通和橋梁的作用；行政人力資源部負責(zé)公司的接待和員工的應(yīng)聘就職工作以及公司內(nèi)部的嘉寶家居公司文化和員工關(guān)系；財務(wù)部則負責(zé)公司的日常財務(wù)核算，分析財務(wù)數(shù)據(jù)，擬定和完善公司的財務(wù)制度。各個部門相互關(guān)聯(lián)又互相監(jiān)督。其詳細組織架構(gòu)見下圖2-1湖南嘉寶家居有限公司崗位介紹圖湖南嘉寶家居有限公司存在的問題及現(xiàn)狀分析湖南嘉寶家居有限公司雖然各部門分工明確，公司組織架構(gòu)清晰。但公司管理過于隨意，高層管理人員淡薄的管理意識，導(dǎo)致財務(wù)內(nèi)部漏洞百出。員工也是懶散隨意的工作態(tài)度，大家沒有凝聚力，各自在自己的崗位上得過且過。公司上層對于公司財務(wù)方面的管理松懈，也導(dǎo)致了財務(wù)制度不健全不嚴謹。而財務(wù)工作最重視的就是財務(wù)制度的建設(shè)，其賬務(wù)處理又是財務(wù)工作的基礎(chǔ)。一旦基礎(chǔ)不穩(wěn)固，“上層建筑”也就是豆腐渣工程。所以打牢財務(wù)工作的基礎(chǔ)工作才能使得嘉寶家居公司越來越強大。付款審批流程制度缺乏嚴謹性申請審批流程應(yīng)該是層層遞進，互相關(guān)聯(lián)且制約的關(guān)系。經(jīng)過研究卻發(fā)現(xiàn)嘉寶家居公司財務(wù)內(nèi)部的付款審批流程存在極大的隨意性，審批程序極其簡單且不規(guī)范。付款審批流程制度就是經(jīng)辦人填寫完付款申請后，沒有經(jīng)過任何上級的批準或者規(guī)范的簽字蓋章，直接將付款申請移交給了出納，將款項劃出。這樣就出現(xiàn)了跨級審批的陋習(xí)，違反了嘉寶家居公司內(nèi)部控制的不相容職務(wù)分離的原則。長此以往，公司財務(wù)內(nèi)部就會成一盤散沙，大家都我行我素，毫無規(guī)章可言。公司的資金流轉(zhuǎn)也是一團亂，對于財務(wù)報表的成型和數(shù)據(jù)的分析都造成了困難。付款方式過于隨意，無統(tǒng)一標準當(dāng)今付款最為常見的幾種付款方式無一例外就是支票、電匯和轉(zhuǎn)賬這幾種付款方式。而公司的財務(wù)公章和個人名章以及個人簽名就是決定付款是否成功的關(guān)鍵。當(dāng)公司簽發(fā)支票付款時，沒有統(tǒng)一規(guī)范的要求，個人名章和個人簽名隨意更換，兌換支票銀行預(yù)留簽名不規(guī)范和不統(tǒng)一，由此容易被模仿和盜用。付款支票也是雜亂無順序，導(dǎo)致重復(fù)付款的現(xiàn)象發(fā)生。審批時效影響工作效率財務(wù)工作是否可以高效且準確的完成，不僅需要專業(yè)的技能，同時與各部門的協(xié)調(diào)也是密不可分的。審批流程需要一層一層的通過，最終完成付款的整個流程。其中公司的過度集權(quán)，繁瑣且不必要的審批流程則大大降低了公司整體的工作效率。一昧的傳統(tǒng)審批流程，不僅容易出現(xiàn)很多細節(jié)上的錯誤，信息也不能及時進行傳遞和溝通，出現(xiàn)信息不對稱的情況，員工沒有一定的權(quán)利，從而導(dǎo)致財務(wù)工作的進行和上層領(lǐng)導(dǎo)的管理之間存在誤差，拉低工作效率。員工工作態(tài)度懶散隨意，資金復(fù)核不嚴謹嘉寶家居公司內(nèi)部員工缺乏自律性，各有各的小團體，不夠團結(jié)，公司沒有凝聚力。員工對于申請付款的網(wǎng)銀和單據(jù)上的收款人和金額是否一致沒有進行嚴格的復(fù)核，隨意核對就完成了審批流程的最后一步。并且未按照規(guī)定對財務(wù)單據(jù)進行連續(xù)編號,簽字和保存。這不僅會造成原始單據(jù)的丟失，對之后的查賬也帶來了極大的不便，從而拉低了嘉寶家居公司的工作效率。湖南嘉寶家居有限公司付款審批流程優(yōu)化設(shè)計規(guī)范付款審批流程制度嘉寶家居主要以門，櫥柜和家具的定做為主業(yè)，需要對購買家具定做所需要的原材料進行付款申請。首先由經(jīng)辦人提出付款申請，其中要如實填寫費用事項和原因，填寫申請單含時間／地點／申請金額／用途等明細，確認按合同執(zhí)行；再移交給副總經(jīng)理進行核實申請事項是否屬實；然后移交給總經(jīng)理；接著移交給財務(wù)主管進行相關(guān)手續(xù)的交接和辦理，把握對該項付款的發(fā)生對嘉寶家居公司的經(jīng)營的影響，然后簽字確定款項的劃出；接著出納進行資金再審，審核網(wǎng)銀或支票和單據(jù)上的收款人和金額是否一致，復(fù)核簽批單據(jù)后將款項劃出。付款審批流程圖如下：2-2湖南嘉寶家居有限公司申請付款審批流程圖統(tǒng)一付款方式付款方式是付款審批流程的最后一步也是至關(guān)重要的一步，所以設(shè)置規(guī)范且統(tǒng)一的付款方式是十分有必要的。統(tǒng)一規(guī)定公司預(yù)留給銀行的印章或簽名是具有辨別性的，要求不容易被模仿或者盜用，只有公司內(nèi)部的人員才告知。并對付款支票進行連續(xù)編號，從而防止被重復(fù)付款；對于之后的查賬，也可以很清晰明了的找到，保證存根的完整性，提高工作效率。公司內(nèi)部各司其職，一定程度的放權(quán)適當(dāng)?shù)姆艡?quán)給員工，采用內(nèi)部控制的不相容職務(wù)分離制度。注重嘉寶家居公司內(nèi)部人員的各司其職，減少繁瑣的審批流程，從而大大的提高嘉寶家居公司的工作效率。不必要不論款項的大小都要通過一系列管理層的審批才通過下來，然后進行付款。因為這樣會影響審批時效，降低工作效率。對于申請付款的款項可分“大錢和小錢”，對于款項較少的申請，可采取一定的放權(quán)制度，總經(jīng)理將審批權(quán)力給財務(wù)主管，由財務(wù)主管進行決策和定奪。然后再直接移交給出納進行審核和劃款。這樣就可以有效的提高審批效率，促進上層和下層的溝通。以金額為5000為例子的流程圖如下：2-3湖南嘉寶家居有限公司付款審批流程圖充分調(diào)動員工的工作積極性，形成團結(jié)上進的工作氛圍一個公司的企業(yè)文化也是它發(fā)展壯大的精神力量。嘉寶家居有限公司可以不定期開一個員工動員大會，對員工進行精神和物質(zhì)方面的鼓勵。加強公司的人文關(guān)懷，多組織員工之間進行交流和學(xué)習(xí)，營造一個有凝聚力又團結(jié)且積極向上的工作氛圍，從而可以大大的提高員工的工作積極性和增強員工對于公司的歸屬感。完善并健全資金復(fù)核的制度完善并健全資金復(fù)核的制度，對于已簽發(fā)的支票或電匯的總額與所處理的付款憑單的總額進行再次核對，保證其一致性；確認支票收款人姓名和金額與付款憑單上的內(nèi)容具有一致性。并對單據(jù)進行連續(xù)編號，保證其完整性和對作廢單據(jù)處理的合理性。一旦付款程序完成，就在其憑單和憑證上加蓋印戳或打洞等方式將其注銷，避免重復(fù)付款，損害公司的經(jīng)濟效益。湖南嘉寶家居有限公司付款審批流程制度的優(yōu)化給嘉寶家居公司經(jīng)營帶來的影響一套合理規(guī)范且科學(xué)的付款審批流程，不僅可以帶動公司財務(wù)部的工作效率，更能提高整個公司的經(jīng)濟效益，所以每一個員工都應(yīng)該學(xué)習(xí)并遵守相關(guān)規(guī)章制度。為嘉寶家居設(shè)計的付款審批流程的優(yōu)化方案滿足了嘉寶家居公司內(nèi)部控制的要求，在遵循不相容職務(wù)分離的基礎(chǔ)上，又做到了適當(dāng)?shù)姆艡?quán)。在申請付款審批流程的過程中，員工既行駛權(quán)利又承擔(dān)責(zé)任，付款申請單層層流轉(zhuǎn)，各部門相輔相成，井然有序的完成整個付款審批流程的財務(wù)活動，各部門之間既相互合作又相互制約和監(jiān)督。其次規(guī)范統(tǒng)一的付款流程，也為之后公司現(xiàn)金流的監(jiān)管和運用起到了一定的輔助作用，可以讓管理層更加清晰明了了解資金的明細，由此更快做出經(jīng)濟決策。因為財務(wù)內(nèi)部有了明確又規(guī)范的財務(wù)制度，所以一定程度上為嘉寶家居公司降低了財務(wù)風(fēng)險，員工有了一定的自我管理權(quán)利，從而一定程度上節(jié)約了工作時間，嘉寶家居公司的工作效率也得到了顯著提高。最后規(guī)范的財務(wù)制度直接創(chuàng)造價值。表現(xiàn)為系統(tǒng)的工作方法、精準的財務(wù)數(shù)據(jù)、整個財務(wù)部乃至整個公司的整體協(xié)調(diào)性，都大大提高了嘉寶家居公司的嘉寶家居公司協(xié)同效應(yīng)，形成自身獨有的財務(wù)優(yōu)勢，從而創(chuàng)造并保持嘉寶家居公司的競爭價值，在競爭愈發(fā)激烈的家居市場立于王牌地位。小結(jié)此次在為嘉寶家居有限公司設(shè)計的付款審批流程的優(yōu)化方案中，針對其付款的流程，付款的時效，付款的方式，員工的工作態(tài)度，資金的復(fù)核等方面提出了全面且科學(xué)的建議。因為財務(wù)本身就是公司建設(shè)的基石，要想公司做大做好，基石就要又穩(wěn)又牢。而每一個員工就是那“匠師”，一套完整規(guī)范的財務(wù)管控體系要求每一位員工都要去遵守和維護。不管是公司制度還是公司文