高職院校二級單位預算管理優(yōu)化研究

引言目前，很多高職院校在自身的發(fā)展中都建立了相關的二級單位，這些二級單位有自身的資金來源，也有對應的資金用途，且涉及的資金量很大，若不加強管理就可能造成嚴重的經(jīng)濟影響。而這些影響是二級單位本身以及高職院校不能接受的，因此高職院校二級單位為了避免這種影響，普遍采取了預算管理方法來控制資金運作。預算管理方法的融入確實起到了應有效果，但實際情況中管理效果與預期所想還有很大的差距，說明二級單位在預算管理方式上還有較大的待優(yōu)化空間，因此有必要對預算管理優(yōu)化問題展開相關研究。一、預算管理的基本概念預算管理是一種提前對接下來資金運作進行管理的方法，主要是結合接下來工作需要來計算工作各方面的資金需求，基于工作整體的資金需求，然后編制相關的預算方案，方案中要明確表示出整體工作的資金需求，還要對總資金需求進行合理分配，確定每個工作環(huán)節(jié)的資金上限，接下來即可按照這個預算方案向工作投入資金，實際工作中的資金消耗不可超過對應的資金上限要求，這樣工作中的相關行為將得到合理限制，不能出現(xiàn)不規(guī)范行為，否則就可能導致實際資金投入超過相關預算要求?？傮w而言，預算管理是一種非常有效的資金管理方法，能夠幫助相關組織實現(xiàn)成本最小化的目標，也不會導致資金投入不滿足工作需求的問題發(fā)生，因此預算管理現(xiàn)已被社會各大組織廣泛采納，其中就包括了高職院校的二級單位。二、高職院校二級單位預算管理中的現(xiàn)狀問題（一）過度追求成本最小化不少高職院校二級單位認為，所謂成本最小化，就是用最少的資金投入去完成工作，因此在預算管理的預算方案編制當中，會盡可能排除所有非固定成本投入項目，將總資金要求降至最小，然后按照這種要求進行實際工作。這一基礎上，因為實際工作會存在一些變動，或者在工作過程中可能會發(fā)生一些難以預測的突發(fā)事件，所以大部分情況下實際工作的成本需求會比想象中要高，而排除所有非固定成本投入項目，盡可能降低預算方案的總資金的做法，會導致預算方案總資金不包含工作變動、突發(fā)事件帶來的額外成本，說明預算方案總資金低于實際工作的資金需求，按照這個預算方案執(zhí)行工作很容易發(fā)生預算不足的問題，甚至會因為這個問題爆發(fā)工作風險，故高職院校二級單位應當正確理解成本最小化的目標，合理編制預算方案。（二）預算信息支撐不足實際情況中高職院校二級單位在信息采集方面存在問題，導致預算信息支撐不足，不利于預算管理作用發(fā)揮。導致高職院校二級單位信息采集出現(xiàn)問題的主要原因有兩點：第一，單位內(nèi)部沒有設立專門的工作小組，導致信息采集工作人員經(jīng)常變動，這樣就可能造成信息采集重復、信息采集不完整的現(xiàn)象。如某高職院校二級單位就沒有設立專門的工作小組，信息采集工作中相關人員經(jīng)常對某個信息目標進行重復采集，或者相關人員認為某信息項目是其他人員負責采集的，因此不進行采集；第二，單位內(nèi)部各部門之間的溝通不暢，導致其他部門的信息很難完整、快速傳遞給財務部門，過程中還無法保障信息本身是否準確，有可能因為其他部門失誤導致某一項信息失準。受以上兩大原因影響，高職院校二級單位很難給預算管理工作提供良好預算信息支撐。（三）人員素質(zhì)不足預算管理使得財務部門相關人員要執(zhí)行管理工作，但很多高職院校二級單位的工作人員都沒有系統(tǒng)的學習過管理技能，也沒有執(zhí)行過相關管理工作，經(jīng)驗上比較欠缺，僅具備財務相關的能力，因此他們在預算管理當中只能做好預算方案編制工作，并不能有效根據(jù)預算方案對其他部門或項目工作進行管理，說明人員素質(zhì)不足，這不利于預算管理的作用發(fā)揮。以某高職院校二級單位財務部門的會計人員為例，該會計人員是典型的傳統(tǒng)會計，因此具有出色的會計專業(yè)水平，但隨著單位引入預算管理，要求其執(zhí)行管理工作之后，該會計人員對于工作就表現(xiàn)得非常不適應，不知道如何進行管理，遇到一些管理工作的問題也不能有效處理，說明其專業(yè)素質(zhì)不足，不滿足預算管理要求。諸如此類的現(xiàn)象在許多高職院校二級單位財務部門都存在，說明這是一個普遍問題，理應引起重視。（四）缺乏信息審核機制預算管理要求財務部門工作人員對工作過程進行管理，因此高職院校二級單位財務人員要不斷了解工作過程的信息，根據(jù)信息判斷工作是否能按照預算方案順利進行，是否有可能出現(xiàn)成本超支的現(xiàn)象，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，并加以解決，也避免過程中出現(xiàn)成本濫用等不規(guī)范事件。而實際情況中，雖然財務人員會要求其他部門的工作人員提交過程信息，但卻無法識別其他部門工作人員提交信息的真實性，部分信息可能是虛假的，例如某部門工作人員因為自己的失誤，導致現(xiàn)階段工作的實際成本超出預算范圍，這種情況發(fā)生會導致其受到處罰，所以該工作人員為了避免處罰，選擇偽造信息，將虛假的合規(guī)信息提交給了財務部門，而財務部門在缺乏信息審核機制的情況下，不能有效識別信息真?zhèn)?，導致其被虛假信息誤導，認為工作還在按照計劃執(zhí)行，而當問題逐漸顯露，再要尋找問題的根源就會非常困難。（五）權責邊界模糊預算管理是一項專業(yè)性較強的工作，因此理應有專業(yè)的財務人員負責執(zhí)行，但這樣做就必須將管理執(zhí)行權與管理決策權全部交給財務人員。這一基礎上，現(xiàn)代許多高職院校二級單位在預算管理中僅僅將管理執(zhí)行權交給了財務人員，而管理決策權則被單位領導把握，說明單位領導在職能上承擔了一定的預算管理責任，其與財務人員之間的權責邊界比較模糊。同時因為大多數(shù)高職院校二級單位領導并不是專業(yè)的財務人員，所以無法做好預算管理的相關決策工作，有可能會提出一些不合理、過于苛刻的要求，例如某高職院校二級單位領導就認為預算方案中的某個成本項目是不必要的支出，但事實上從專業(yè)角度上來講，該項目是必要支出，故因為領導錯誤的判斷，所以導致財務人員必須刪除這個項目，最終的預算方案并不完整，工作中就出現(xiàn)了問題，帶來了很多后續(xù)的麻煩。三、高職院校二級單位預算管理優(yōu)化策略（一）正確理解成本最小化，合理編制預算方案預算管理中對于成本最小化的解讀為：在包含一切固定成本投入項目的基礎上，增加合理的可變動資金空間，兩者相結合既為最小化成本。根據(jù)概念解讀了解到，雖然預算方案編制中確實要排除一些非固定成本投入項目，但并不是所有非固定成本投入項目都要排除，部分高概率出現(xiàn)的非固定成本也應當納入預算方案編制當中，這一部分成本即可作為可變動資金空間來設置，諸如高職院校二級單位在工作當中遇到了一個新的問題，那么可能就要為此投入對應的資金來采購設備，或者新加入部分人員，這些現(xiàn)象是可能發(fā)生的，且概率比較高。因此，在預算方案編制中應當增設一定的可變動資金空間，只要實際工作中出現(xiàn)了這種情況，就能通過可變動資金空間向其提供資金支撐，避免成本超支等類似問題發(fā)生，說明具備可變動資金空間的預算方案更加合理。這一基礎上，高職院校二級單位的財務人員一定要正確理解成本最小化，然后合理編制預算方案，保障預算方案有符合實情的總成本要求，也有對應的可變動資金空間。（二）設立專門工作小組，夯實各部門溝通基礎預算方案編制要與實際工作所需完全匹配，因此編制之前要先對實際工作進行信息采集，采集所得信息必須完整、準確，否則預算方案就可能出現(xiàn)項目上的錯誤或漏洞，無法投入實際應用。從這里可以看出，預算信息支撐對于預算管理的重要性，因此高職院校二級單位應當做好預算信息采集工作，保障信息完整、準確。因此，為了給預算管理提供良好的預算信息支撐，高職院校二級單位必須設立專門的工作小組，同時要讓該小組成員采用正確的方法來采集信息，即該小組專門負責信息采集工作，而為了能夠采集到完整、準確的信息，就必須掌握正確的信息采集方法，該方法有很多種，本文主要列舉其一以供參考：首先，該小組在信息采集之前，先要分析預算方案編制的信息需求，然后根據(jù)信息需求設計信息采集報表，其次，將報表發(fā)送給其他部門，讓其他部門根據(jù)報表要求填寫相關信息，完成后將信息返回給工作小組，再由工作小組提交給其他財務人員，促使其他財務人員能夠更好地進行預算方案編制工作，并根據(jù)方案執(zhí)行預算管理工作。這種方式能夠更好地保障信息完整性與準確性，不會發(fā)生信息遺漏、重復等問題。另外，如果高職院校二級單位發(fā)現(xiàn)內(nèi)部各部門之間的溝通不暢，那么就要著手采取措施予以優(yōu)化，夯實各部門溝通基礎。通常情況下，各部門之間溝通不暢的原因是各部門工作內(nèi)容不同，所以在現(xiàn)實因素的限制下，無法及時交流，采用常規(guī)的線上溝通渠道，也無法保障溝通質(zhì)量，因此建議高職院校二級單位開發(fā)專門的信息平臺，借助平臺讓信息采集小組能夠在線上進行信息采集報表設計、發(fā)送等工作，也借助平臺將報表傳遞給其他工作人員，這樣就能保障各部門溝通順暢，全面解決問題。（三）明確人員轉(zhuǎn)型目標，展開培訓及激勵工作目前，人員素養(yǎng)不足的問題在很多高職院校二級單位的預算管理中都得到了重視，這也讓人們意識到傳統(tǒng)會計需要轉(zhuǎn)型，否則預算管理就不能很好地發(fā)揮作用。從這一角度出發(fā)，高職院校二級單位應當明確人員轉(zhuǎn)型目標，然后展開培訓及激勵工作，推動傳統(tǒng)會計及其他人員開始轉(zhuǎn)型，盡早讓人員素養(yǎng)滿足預算管理要求。首先是人員轉(zhuǎn)型目標，以會計人員為例，滿足預算管理要求的會計人員被稱為“管理型會計”，這種會計人員同時具備良好的會計專業(yè)水平與管理專業(yè)水平，因此高職院校二級單位可以針對會計崗位進行職能改造，增加崗位管理職能，促使傳統(tǒng)會計人員有意識的以“管理型會計”為目標開始轉(zhuǎn)型。其次，因為單純地依靠會計人員本身可能很難快速實現(xiàn)轉(zhuǎn)型，所以高職院校二級單位要對他們展開培訓及激勵工作，培訓中要讓會計人員了解到傳統(tǒng)會計與管理型會計之間的區(qū)別，然后介紹一些技術概念、管理方法等，可以通過績效激勵等方式讓會計人員積極學習管理方法、積累管理經(jīng)驗，以強化自身素質(zhì)，快速實現(xiàn)人員轉(zhuǎn)型目標。（四）建立信息審核機制為了避免財務人員在預算管理中被虛假信息誤導，也為了打擊偽造信息來掩蓋不規(guī)范行為及后果的不當做法，高職院校二級單位必須建立對應的信息審核機制。信息審核機制建設主要內(nèi)容有：第一，應當要求財務人員定期或不定期地對實際工作情況進行自我檢查，以便更好地了解實際工作中的相關信息，然后根據(jù)實際信息與之前提交的信息進行對比，如果沒有完全匹配，就要繼續(xù)深入追查，同時要鎖定責任人，查明信息沒有完全匹配的原因，再根據(jù)實際原因?qū)ω熑稳诉M行處罰；第二，考慮到一些虛假信息造成的影響比較大，定期或不定期的檢查依然無法對其影響力進行控制的問題，建議高職院校二級單位嚴格要求財務人員，每日展開信息分析工作，即如果其他工作人員偽造了虛假信息，那么這一部分信息就會與其他信息出現(xiàn)邏輯上的差異，因此根據(jù)信息邏輯關系能夠判斷信息當中是否存在虛假信息，而只要發(fā)現(xiàn)信息邏輯關系無法對應，就應當按照存在虛假信息的問題來處理，諸如要求相關人員重新提交信息，多次無果可以考慮對其進行處罰。（五）優(yōu)化權責邊界為了能夠讓專業(yè)財務人員全權負責執(zhí)行預算管理工作，高職院校二級單位必須將管理決策權交給財務人員，而考慮到該權利交給財務人員，確實可能導致財務人員濫用權利作出不規(guī)范行為的問題，高職院校二級單位要對高層人員的權責范圍也進行改造，即高層領導應當負責對財務人員的預算管理工作進行全過程監(jiān)督，這樣能夠發(fā)揮領導豐富的經(jīng)驗來保障預算管理工作不出現(xiàn)問題，也避免財務人員濫