合同管理制度 (一)

合同管理制度

第一章總則

第一條為規(guī)范公司合同管理，預(yù)防、減少和及時解決合同

糾紛，維護(hù)公司的合法權(quán)益，提高經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)《中華人民

共和國合同法》及有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，特制訂

本管理制度。

第二條合同管理是公司管理的一項重要內(nèi)容，做好合同管

理，對于公司經(jīng)濟(jì)活動的開展和經(jīng)濟(jì)利益的取得有著積極的意

義。合同經(jīng)辦人和被授權(quán)人以及其他有關(guān)人員，都必須嚴(yán)格執(zhí)

行本制度Q

第三條公司各部門與公司外各類法人、自然人、其他組織

進(jìn)行各類經(jīng)濟(jì)活動和非經(jīng)濟(jì)活動所簽訂的各類合同、協(xié)議、章

程等均遵守本制度。

第四條公司內(nèi)部簽訂的各種協(xié)議及勞動合同的管理，參照

本制度執(zhí)行。

第五條公司對外經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來的交易行為應(yīng)以書面形式簽

訂合同，包括但不限于以下各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)：

（一）依法對外投資或者接受投資。

（二）依法借入或者借出款項（企業(yè)之間不得拆借資金）。

（三）分兩次以上收（付）款的業(yè)務(wù)。

（四）服務(wù)期限在一個月以上的單次收（付）款業(yè)務(wù)。

（五）日常辦公家具、電子設(shè)備采購、勞務(wù)、服務(wù)、零星

裝修、維修等業(yè)務(wù)。

第六條合同的簽訂、履行、變更、解除必須遵守《中華人

民共和國合同法》及有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和制度。

第七條參預(yù)公司合同簽訂、管理工作的所有人員，應(yīng)當(dāng)遵

守公司相關(guān)保密制度。

第八條公司簽訂和履行合同，應(yīng)當(dāng)符合國家法律、法規(guī)和

其他規(guī)范性文件的規(guī)定，遵循商議一致、平等互利的原則。

第二章機(jī)構(gòu)設(shè)置及職責(zé)劃分

第九條公司綜合管理部為合同檔案儲存保管部門，具體職

責(zé)如下：

（一）協(xié)助相關(guān)部門處理合同糾紛、調(diào)解、仲裁、訴訟等。

（二）對已履行完畢的合同裝訂成冊，分別整理歸檔。

（三）負(fù)責(zé)合同歸檔、分發(fā)、復(fù)印、調(diào)閱等日常合同檔案

管理工作。

第十條公司合約部是合同歸口管理部門，具體職責(zé)如下：

（一）草擬公司合同管理制度。

（二）協(xié)助業(yè)務(wù)部門擬定業(yè)務(wù)格式合同和重大或者特殊合同。

（三）審查合同承辦部門擬定的合同具體條款并提出修改

意見。

（四）協(xié)助業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門依法簽訂、變更、解除合同。

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（五）負(fù)責(zé)合同專用印章管理并對經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)簽訂

的合同加蓋印章。

（六）對公司簽訂的各類合同進(jìn)行統(tǒng)一編號并分發(fā)。

（七）處理合同爭議及糾紛案件。

（八）負(fù)責(zé)監(jiān)督合同履行情況。

第十一條合同承辦部門職責(zé)如下：

（一）起草標(biāo)準(zhǔn)合同文本。

（二）審核合同當(dāng)事人主體資格和保管其資信證明文件復(fù)

印件，將資信證明原件交綜合管理部歸檔。

（三）依法履行合同，負(fù)責(zé)合同履行的全過程管理。

（四）負(fù)責(zé)牽頭處理合同爭議及糾紛案件。

（五）負(fù)責(zé)申請及辦理合同文本審核、審批手續(xù)以及簽章、

移交工作。

第十二條財務(wù)管理部的主要職責(zé)

（一）對確屬公司簽訂并合法生效的合同，財務(wù)管理部應(yīng)

及時結(jié)算。

（二）對于公司先履行付款義務(wù)，有預(yù)付款或者分批付款

的合同，未見我方簽字、蓋章的書面合同原件，財務(wù)管理部不

予以付款。

（三）按照合同約定，對方需先履行義務(wù)，我方主要為付

款義務(wù)的合同，沒有充分證據(jù)表明對方已徹底履行相應(yīng)的合同

義務(wù)時，財務(wù)管理部不予以付款。

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表（若需要）、資信證明（若需要）、業(yè)績情況、有業(yè)務(wù)往來的

金融機(jī)構(gòu)出具的資信證明。

（三）擬交易標(biāo)的情況。

（四）合同對方授權(quán)情況。

（五）依該項交易需要調(diào)查的其他事項。

當(dāng)經(jīng)辦人不具備盡職調(diào)查能力和權(quán)限時，可以上報公司領(lǐng)

導(dǎo)后依法禮聘專業(yè)機(jī)構(gòu)的人員進(jìn)行盡職調(diào)查。

經(jīng)辦人員的其他義務(wù)：

（一）經(jīng)辦人員應(yīng)將采集的上述全部相關(guān)資料發(fā)送電子版

或者掃描版至公司綜合管理部、合約部各自使用的電子郵箱

及法律顧問電子郵箱。

（二）催促合同對方及時履行付款義務(wù)。

第十五條商議談判

承辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對主要事項與合同對方商議談判，根據(jù)

商議談判的進(jìn)程及交易需要，可與合同對方形成談判記要、意

向書或者框架協(xié)議等文件。

第十六條經(jīng)談判商議，談判各方就交易的主要事項達(dá)成一

致，承辦部門可根據(jù)交易情況自行擬定合同草稿。

第十七條擬定的合同普通應(yīng)當(dāng)符合下列要求：

（―）合同主體合格。

（二）合同主要條款齊備。

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（三）合同主要條款包括但不限于以下內(nèi)容：簽約日期、

合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、履行期限、簽約地點(diǎn)、支付方式、履

約擔(dān)保以及違約責(zé)任、爭議解決、生效條件、法律合用等。

（四）雙方的權(quán)利義務(wù)明確。

（五）言詞規(guī)范簡潔、意思表達(dá)準(zhǔn)確。

笫四章合同的審核、審批

第十八條承辦部門負(fù)責(zé)人對合同的審核內(nèi)容包括：簽約方

資質(zhì)、合同主要條款、技術(shù)內(nèi)容等。

第十九條財務(wù)管理部負(fù)責(zé)審核以下內(nèi)容：

（一）合同事項是否在年度預(yù)算范圍內(nèi)。

（二）合同交易對納稅的影響，有無稅務(wù)成本更優(yōu)化的交

易方式，并論證其可行性。

（三）合同中關(guān)于收付款條款是否符合公司相關(guān)規(guī)定，并

考慮對公司資金和納稅時間的影響。

（四）審核合同中關(guān)于發(fā)票的取得、開具、發(fā)票種類、時

間等問題。

第二十條法律顧問對合同審核內(nèi)容包括：

（一）簽約資格審核：

主體資格：研究經(jīng)辦人所發(fā)送的電子郵件中的相關(guān)文件，

在認(rèn)為簽約主體資格有重大問題或者法律障礙時通過電子郵件

或者口頭方式提醒公司經(jīng)辦人、綜合管理部或者合約部注意相

關(guān)風(fēng)險。

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（二）合同內(nèi)容審核:

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1、合同的合法性。包括：對方有無簽訂、履行該合同的權(quán)

利能力和行為能力;合同內(nèi)容是否符合國家法律、政策和本制度

規(guī)定;雙方權(quán)利、義務(wù)是否平等;訂立程序是否符合法律規(guī)定。

2、合同的嚴(yán)密性。包括：合同應(yīng)具備的條款要明確齊全；

措辭要準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)、簡潔；內(nèi)容包括：標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價

款或者報酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任和爭議解決辦

法等。

3、合同的可行性。包括：對方是否具備履行合同的法律條

件;合同非正常履行時可能受到的經(jīng)濟(jì)損失。

第二十一條合同審批程序：

（一）公司簽訂的所有合同均需由法定代表人審批允許方

可簽訂。法定代表人授權(quán)總經(jīng)理審批的，由總經(jīng)理審批允許后

方可簽訂。

（二）承辦部門負(fù)責(zé)人或者經(jīng)辦人經(jīng)法定代表人授權(quán)后方

可在授權(quán)范圍內(nèi)對外簽訂合同。

（三）被授權(quán)人應(yīng)事先填寫《合同用印審批表》和《用印申

請表》，按照合同審核、審批流程，相關(guān)責(zé)任人在《合同用印

審批表》上簽署意見后方可報法定代表人審查批準(zhǔn)。

（四）需報總經(jīng)理辦公會或者董事會審批的，應(yīng)先由被授

權(quán)人將合同文本及有關(guān)資料、附件等，一并向總經(jīng)理辦公會

或者董事會進(jìn)行情況匯報，經(jīng)批準(zhǔn)后方可簽訂。

第五章合同授權(quán)委托管理

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第二十二條公司對外合同（包括協(xié)議、契約等）由法定

代表人或者被授權(quán)人簽訂，未經(jīng)授權(quán)委托，任何人不得對外簽

訂合同（法定代表人直接簽訂的合同除外）。

第二十三條任何未經(jīng)公司法定代表人授權(quán)而以公司名義

簽訂的合同均為無效合同，但事后公司予以追認(rèn)的除外。

第二十四條被授權(quán)人在授權(quán)范圍和期限內(nèi)簽訂合同，不

得擅自超越授權(quán)權(quán)限從事經(jīng)營活動，委托代理人不得再另行委

托他人辦理授權(quán)委托業(yè)務(wù)。

第二十五條被授權(quán)人的主要職責(zé)：

（一）被授權(quán)人在簽訂合同前，必須認(rèn)真了解對方當(dāng)事人

的情況，做到既考慮公司的經(jīng)濟(jì)效益，又考慮對方的履行能力

和實際條件，確保所簽合同有效執(zhí)行。

（二）被授權(quán)人在授權(quán)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)談判、簽訂合同，既不

能違章越權(quán)，也不能消極推委。

（三）對須報請上級領(lǐng)導(dǎo)審批的合同，被授權(quán)人負(fù)責(zé)辦理

申報手續(xù)，提出本人意見并對本人意見負(fù)責(zé)。

（四）在授權(quán)委托范圍內(nèi)簽訂合同，并對所簽署合同的合

法性、完整性、可行性負(fù)責(zé)。

（五）對所簽合同的全面履行進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督、管理。依

法、依公司制度辦理合同變更、解除及清算等相關(guān)手續(xù)。

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（六）對履行中發(fā)現(xiàn)問題的，被授權(quán)人需即將上報、并積

極想辦法解決，對發(fā)生的合同糾紛負(fù)責(zé)處理好或者協(xié)助有關(guān)部

門處理。

（七）負(fù)責(zé)保管好本人所簽的合同資料，在合同簽訂后交

綜合管理部歸檔。

第二十六條合同承辦部門在審簽合同前，提出授權(quán)委托

申請，由綜合管理部負(fù)責(zé)辦理授權(quán)委托手續(xù)。

第二十七條《授權(quán)委托書》只限本人在簽訂合同時使用，

不得涂改、轉(zhuǎn)借或者代做他用。

第二十八條被授權(quán)人實施傷害公司合法權(quán)益的行為或者

不適宜擔(dān)任委托代理工作的，法定代表人有權(quán)隨時終止代理關(guān)

系。

第二十九條《授權(quán)委托書》一式兩份，一份留在綜合管

理部備查，另一份交被授權(quán)人作為代理人的法律依據(jù)。

第六章合同的簽訂

第三十條公司各相關(guān)部門對外簽訂合同，必須取得法定代

表人允許并書面授權(quán)后方可簽訂。

第三十一條被授權(quán)人在簽訂合時必須對公司負(fù)責(zé)，并在

授權(quán)范圍內(nèi)行使簽約權(quán)，超越代理權(quán)限和非法委托人均無權(quán)對

外簽訂合同。

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第三十二條承辦部門需組織相應(yīng)的準(zhǔn)備工作，如市場調(diào)

研、詢價比價，以及合同的預(yù)算書審查，做好合同簽訂前的其

它必要工作。

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第三十三條簽訂合同時必須遵守國家的法律、政策及有

關(guān)規(guī)定。必須貫徹“商議一致、平等互利”的原則。

第三十四條公司對外簽訂合同一律采用書面形式，合約

部將合同統(tǒng)一進(jìn)行分類連續(xù)編號后加蓋合同專用章，并登記“用

印申請臺賬”，更新合同管理臺賬。

第三十五條在簽訂合同時，當(dāng)事雙方的權(quán)利和義務(wù)的規(guī)

定必須明確、具體，做到語言規(guī)范、字跡清晰，條款完整，用

語準(zhǔn)確、無歧義。合同內(nèi)容應(yīng)注意以下問題：

（一）起首部份，注意寫明簽約雙方的全稱、簽約時間、

簽約地點(diǎn)和法定代表人或者授權(quán)代理人、固定聯(lián)系電話等內(nèi)容。

（二）正文部份，注意明確標(biāo)注合同事項、履行期限及合

同金額；有法定違約金的按規(guī)定寫明，法律沒有規(guī)定或者規(guī)定

不具體的，應(yīng)具體寫明約定的違約金數(shù)額、支付比例及計算方

法。

（三）結(jié)尾部份，注意雙方都必須使用合格的印章（公章或

者合同專用章），不得使用財務(wù)章或者業(yè)務(wù)章等不合格印章。單

份合同文本達(dá)兩頁以上的必須加蓋騎縫章。法定代表人或者被

授權(quán)人需親自在合同上簽字。嚴(yán)禁在空白合同文本上加蓋合同

專用章或者公章。

第三十六條任何人對外簽訂合同，都必須以維護(hù)本公司

合法權(quán)益和提高經(jīng)濟(jì)效益為宗旨，決不允許在簽訂合同時假公

濟(jì)私、損公肥私、謀取私利，違者依法嚴(yán)懲。

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第七章合同的履行

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第三十七條合同簽訂后，即具有法律約束力。一切與合

同有關(guān)的部門、人員都必須本著“重合同、守信譽(yù)”的原則，嚴(yán)

格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù)，確保合同的實際履行或者全面履行。

第三十八條合同承辦部門負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)合同規(guī)定的公

司義務(wù)的全面履行。對有履行期限或者分批次履行的合同，應(yīng)

及時檢查、跟蹤合同履行進(jìn)度。若合同履行浮現(xiàn)問題，將履

約情況上報合約部，重大事項還需上報合同承辦部門分管領(lǐng)

導(dǎo)，采取必要措施，盡可能的減少損失，必要時，邀請法律

事務(wù)崗參與商討。

第三十九條對應(yīng)驗收的標(biāo)的物，由承辦部門驗收后簽署

驗收合格單。對驗收不合格或者與合同規(guī)定不符的標(biāo)的物，

應(yīng)由承辦部門即時提出書面意見，按國家規(guī)定或者合同約定

的時間向?qū)Ψ教岢霎愖h，盡快采取適當(dāng)措施解決。

第四十條財務(wù)管理部協(xié)同合同經(jīng)辦人進(jìn)行合同的履行，合

同承辦部門經(jīng)辦人定期與財務(wù)管理部核對收付款情況。

第四十一條合同履行完畢的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)以合同條款或者法

律規(guī)定為準(zhǔn)。沒有合同條款或者法律規(guī)定的，普通應(yīng)以物資

交清、工程竣工并驗收合格、價款結(jié)清、無遺留交涉手續(xù)為

準(zhǔn)。

第四十二條合約部負(fù)責(zé)監(jiān)督合同履行情況，合同承辦部

門定期向合約部報送合同的履行情況。

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第八章合同的變更、解除及糾紛處理

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第四十三條合同雖已簽訂，但發(fā)現(xiàn)顯失公平、重大誤解

或者對方有欺詐行為，嚴(yán)重傷害公司利益的，合同承辦部門可

以會同合同歸口管理部門及時向公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行情況匯報，并

與對方商議變更或者解除合同，積極采取合法有效的措施，

制止危害行為的發(fā)生。必要時由合約部依法向仲裁機(jī)構(gòu)申請

仲裁或者向人民法院提起訴訟予以合同變更或者撤銷。

第四十四條在合同履行過程中遇到艱難的，合同雙方首

先應(yīng)盡一切努力克服艱難，竭力保障合同的正常履行。如實際

履行或者適當(dāng)履行確有不可克服的艱難而需要變更、解除合同時,

應(yīng)在法律規(guī)定或者合理期限內(nèi)與對方當(dāng)事人進(jìn)行商議解決。

第四十五條有下列情形之一的，合同的權(quán)利義務(wù)終止：

（一）債務(wù)已經(jīng)按照約定履行。

（二）債務(wù)相互抵銷。

（三）債務(wù)人依法將標(biāo)的物提存。

（四）債權(quán)人免除債務(wù)。

（五）法律規(guī)定或者當(dāng)事人約定終止的其他情形。

第四十六條有下列情形之一的，雙方可以解除合同：

（-）因不可抗力導(dǎo)致不能實現(xiàn)合同目的。

（二）在履行期限屆滿之前，合同對方明確表示或者以自

己的行為表明不履行主要債務(wù)。

（三）合同對方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限

內(nèi)仍未履行。

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（四）合同對方遲延履行債務(wù)或者有其他違約行為導(dǎo)致不

能實現(xiàn)合同目的。

（五）董事長或者總經(jīng)理基于公司利益的考慮，認(rèn)為應(yīng)當(dāng)

解除合同的。

（六）合同約定的其他可以解除合同的情形。

第四十七條對方當(dāng)事人提出變更、解除合同的，應(yīng)從維

護(hù)本公司合法權(quán)益出發(fā)，從嚴(yán)控制。

第四十八條變更、解除合同，必須符合《合同法》的規(guī)

定，并應(yīng)在公司內(nèi)辦理有關(guān)手續(xù)。

第四十九條變更、解除合同的手續(xù)，應(yīng)按本制度的審批

權(quán)限和程序執(zhí)行。

第五十條當(dāng)合同需要發(fā)生合同變更、解除時，由合同承辦

部門跟進(jìn)合同變更、解除信息，并以書面形式通知合同對方。

第五十一條經(jīng)雙方商議變更、解除合同的內(nèi)容，必須簽

訂書面協(xié)議，口頭形式無效。簽訂的補(bǔ)充協(xié)議按正常合同依本

制度的規(guī)定辦理手續(xù)，作為原合同的附件進(jìn)行存檔管理。

第五十二條變更、解除合同的協(xié)議在未達(dá)成或者未批準(zhǔn)

之

前，原合同仍有效，仍應(yīng)繼續(xù)履行。但特殊情況經(jīng)雙方一致同

意的例外。

第五十三條因變更、解除合同而使公司的利益遭受損失

的，除法律允許免負(fù)責(zé)任的以外，應(yīng)由對方承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠

償責(zé)任，并在變更、解除合同的協(xié)議書中明確規(guī)定賠償金額。

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第五十四條合同的權(quán)利義務(wù)終止或者后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人（

被授權(quán)人）應(yīng)當(dāng)根據(jù)交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助、保密等義務(wù)。

第五十五條公司如有以變更、解除合同為名，行以權(quán)謀

私、假公濟(jì)私之實，損公肥私的人員，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，從嚴(yán)懲罰。

第五十六條合同發(fā)生糾紛時，合同承辦部門應(yīng)在規(guī)定時

效內(nèi)與合同對方商議或者調(diào)解，并應(yīng)由合約部負(fù)責(zé)人與法律事

務(wù)崗共同參預(yù)。

經(jīng)雙方商議達(dá)成一致意見的，合同承辦部門依照總經(jīng)理辦

公會批復(fù)意見與對方商議，編制合同補(bǔ)充、變更及解除的“合

同文本”，按照合同審核審批程序進(jìn)行申報，由雙方法定代表人

或者其授權(quán)人簽章并加蓋合同專用章后生效。

合同糾紛經(jīng)商議無法解決的，合約部應(yīng)以合同約定選擇仲

裁或者訴訟方式解決，合同承辦部門協(xié)助合約部辦理。

第九章合同檔案管理與合同借閱

第五十七條合同作為公司對外經(jīng)濟(jì)活動的重要法律依據(jù)

和公司內(nèi)部明確職責(zé)的憑證，所有相關(guān)人員需保守合同秘密。

第五十八條合同簽訂具體份數(shù)按實際情況確定，原則上

至少留存貳份原件。合同簽訂完畢，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在合同簽訂的

當(dāng)天將合同文本的所有原件交給合約部，合同承辦部門留存一

份合同復(fù)印件，合約部留存一份，并轉(zhuǎn)給財務(wù)管理部一份備案，

作為財務(wù)收付款等業(yè)務(wù)的依據(jù)。

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第五十九條每月30日前，合約部將執(zhí)行完成的合同及資

料進(jìn)行匯總，并移交至綜合管理部進(jìn)行歸檔，交接雙方當(dāng)面檢

查合格后，綜合管理部經(jīng)辦人填寫“文件歸檔登記表”，雙方簽

字確認(rèn)后，綜合管理部進(jìn)行歸檔保存。合約部負(fù)責(zé)管理未履行

完畢的合同。

第六十條對外簽訂合同加蓋的印章，除特殊情況使用公章

外，一律使用合同專用章，其他印章一律不許代替使用。否則

財務(wù)管理部有權(quán)拒絕辦理結(jié)算手續(xù)，由此所引起的責(zé)任由有關(guān)

人員承擔(dān)。

第六十一條合同專用章由法定代表人授權(quán)專人負(fù)責(zé)管理，

并嚴(yán)格遵照公章管理制度，填寫《用印申請表》，報法定代表人

審批后方可使用印鑒。嚴(yán)禁任何人私自刻制、使用。

第六十二條合同專用章應(yīng)嚴(yán)格按授權(quán)的范圍使用，不許

混用、代用或者借用。

第六十三條綜合管理部、合約部、合同承辦部門、財務(wù)管

理部維護(hù)本部門的“合同臺賬”，記錄合同信息：合同編號、合同

名稱（項目）、附件、合作方、金額、合作期限、簽訂日期、