行政管理-1、行政部門崗位職責(zé)

行政部門崗位職責(zé)本文件是針對(duì)本公司行政部門各個(gè)崗位制定，明確各個(gè)崗位的詳細(xì)權(quán)責(zé)劃分，高效率完成行政部門各項(xiàng)工作。行政經(jīng)理崗位名稱：HYPERLINK”http：///z/Search。e?sp=S%E8%A1%8C％E6％94%BF％E9%83%A8&ch=link”行政部經(jīng)理直接上級(jí)：總經(jīng)理崗位性質(zhì)：負(fù)責(zé)全面主持本部的管理工作管理權(quán)限：受總經(jīng)理的委托，行使對(duì)公司行政后勤、總務(wù)、公司財(cái)產(chǎn)保衛(wèi)維護(hù)工作的指揮、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、管理的權(quán)力，并承擔(dān)執(zhí)行公司各項(xiàng)規(guī)程、工作指令的義務(wù)管理責(zé)任,對(duì)所分管的工作全面負(fù)責(zé)。職責(zé)一：全面負(fù)責(zé)辦公室日常工作組織制定辦公室年度、月度工作目標(biāo)及HYPERLINK”http：///z/Search。e?sp=S％E5％B7％A5％E4%BD％9C％E8％AE%A1％E5％88％92&ch=link”\t”_blank"工作計(jì)劃，并組織實(shí)施；負(fù)責(zé)參加總經(jīng)理辦公會(huì)、重大業(yè)務(wù)會(huì)議，并負(fù)責(zé)記錄；負(fù)責(zé)督辦、檢查總經(jīng)理辦公會(huì)及部門經(jīng)理例會(huì)決議的執(zhí)行情況；組織起草公司重要文件，定期提交公司工作簡報(bào)；組織起草公司各項(xiàng)HYPERLINK”/z/Search。e?sp=S％E7％AE%A1%E7%90％86％E8％A7％84%E7％AB％A0%E5％88%B6％E5％BA％A6&ch=link"管理規(guī)章制度并監(jiān)督實(shí)施；公司大事記的記錄和編寫.參與公司重大決策的研討和制定；負(fù)責(zé)組織HYPERLINK”/z/Search.e?sp=S%E7%AD%96％E5％88%92%E5%85%AC％E5%8F％B8＆ch=link"\t”_blank”策劃公司的重大公關(guān)和HYPERLINK”/z/Search。e?sp=S％E5％BA%86％E5％85％B8％E6%B4%BB％E5％8A%A8&ch=link"\t”_blank”慶典活動(dòng)；負(fù)責(zé)組織外事接待活動(dòng)，妥善處理各種對(duì)外事務(wù)；審核、控制公司辦公費(fèi)用及接待費(fèi)用。職責(zé)二：組織危機(jī)管理工作及外部投訴處理。組織公司危機(jī)管理工作，包括危機(jī)預(yù)防、危機(jī)發(fā)生時(shí)的及時(shí)處理及危機(jī)發(fā)生后的\t”_blank"企業(yè)形象恢復(fù)；組織公司外部投訴處理工作，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決職責(zé)三：協(xié)調(diào)公司各部門之間的關(guān)系。負(fù)責(zé)組織各部門的信息傳遞工作,保證各部門信息溝通順暢；協(xié)調(diào)各部門的工作行為，使_blank"工作流程順暢，實(shí)現(xiàn)共同的_blank”戰(zhàn)略目標(biāo)；負(fù)責(zé)公司的HYPERLINK”http：///z/Search。e？sp=S％E5%B9%B4%E7％BB％88%E6％80％BB％E7%BB％93&ch=link”年終總結(jié)工作，包括會(huì)議安排及跟催各部門編寫_blank"總結(jié)報(bào)告職責(zé)四：負(fù)責(zé)公司對(duì)外形象宣傳、http：///z/Search.e？sp=S％E4%BC%81%E4％B8%9A％E6%96％87％E5％8C％96％E5%BB%BA%E8%AE％BE＆ch=link"\t"_blank”企業(yè)文化建設(shè)代表公司與相關(guān)部門、上下級(jí)單位往來，保持與\t"_blank”政府部門及相關(guān)企業(yè)的良好合作關(guān)系；負(fù)責(zé)公司的對(duì)外工作，協(xié)調(diào)公司與政府部門及企業(yè)的關(guān)系；負(fù)責(zé)組織公司企業(yè)文化建設(shè),提煉和宣傳\t”_blank"企業(yè)理念，舉辦各種活動(dòng)，促進(jìn)員工凝聚力.職責(zé)五:內(nèi)部組織管理。負(fù)責(zé)將部門工作計(jì)劃分解到個(gè)人，并監(jiān)督計(jì)劃完成情況；評(píng)價(jià)考核下屬員工工作完成狀況；控制部門預(yù)算使用情況。職責(zé)六：執(zhí)行公司領(lǐng)導(dǎo)交待的其它臨時(shí)性的突發(fā)事情。1、優(yōu)先完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類緊急事務(wù)。2、規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成不了的，應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)說明其原因，并盡力盡快完成，最終匯報(bào)完成結(jié)果。3、有任何工作困惑，可通過郵件或面談的方式提出，保證透明溝通,工作暢通。行政主管崗位名稱：行政部文員直接上級(jí)：行政主管崗位性質(zhì)：細(xì)致認(rèn)真完成各類行政工作職責(zé)一：執(zhí)行辦公用品的采購、發(fā)放、管理1、新員工入職時(shí),由部門經(jīng)理根據(jù)辦公用品實(shí)際需要，提出申請(qǐng)，向行政文員簽字領(lǐng)取。其余時(shí)間，員工急需領(lǐng)取辦公用品,必須簽字，并寫清楚領(lǐng)用時(shí)間、項(xiàng)目、數(shù)量等。2、員工離職時(shí),部門經(jīng)理應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)其辦公用品，并到行政部填寫移交清單并簽字。3、協(xié)助行政主管每月對(duì)辦公用品進(jìn)行一次盤點(diǎn)，辦公用品采購原則上由各部門向行政部提出申請(qǐng)后統(tǒng)一采購，特殊物品采購由部門主管、副總同意后另行購買。職責(zé)二：會(huì)議管理協(xié)助.按照會(huì)議要求通知所有與會(huì)人員會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)。按照會(huì)議要求準(zhǔn)備會(huì)議需用的所有文件、文檔，如有需要會(huì)前發(fā)放的文件應(yīng)在會(huì)前規(guī)定時(shí)間內(nèi)發(fā)放到所有與會(huì)人員手中。布置會(huì)場。根據(jù)會(huì)議需要，提前準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議需要使用的設(shè)備，如投影儀、手提電腦、移動(dòng)存儲(chǔ)器、功放、話筒、音響之類，在會(huì)前調(diào)試設(shè)備,保證會(huì)議中的正常使用。根據(jù)會(huì)議規(guī)模和性質(zhì)，擬定會(huì)議所需采購的飲品、小吃、文具等物品清單,上報(bào)行政主管。會(huì)議中，做好詳細(xì)會(huì)議記錄，并在會(huì)后整理會(huì)議記錄完成會(huì)議總結(jié)報(bào)告，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)上繳行政主管。會(huì)后會(huì)場的清掃整理工作.職責(zé)三：執(zhí)行印制名片的聯(lián)系、校稿與管理1、公司名片格式統(tǒng)一化，由公司行政文員依據(jù)企業(yè)形象規(guī)劃并聯(lián)系印刷業(yè)務(wù)。2、需做名片的員工，先填寫名片印制申請(qǐng)單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后交由行政文員負(fù)責(zé)辦理。3、名片印制前需校稿，確認(rèn)名片職務(wù)、部門是否相符，姓名、聯(lián)系辦法等需確認(rèn)無誤。自確認(rèn)名片內(nèi)容起,一周內(nèi)，行政文員將做好的名片發(fā)放給名片印制申請(qǐng)者。職責(zé)四：執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理1、負(fù)責(zé)對(duì)公司的固定資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)、登記。做到編好號(hào)、貼標(biāo)碼、注明使用狀況、統(tǒng)計(jì)數(shù)量、并責(zé)任到具體員工。使用者離開本公司時(shí)，公司資產(chǎn)收歸行政部管理。對(duì)需要報(bào)廢的資產(chǎn)進(jìn)行報(bào)廢登記處理。2、行政文員根據(jù)盤點(diǎn)狀況，制作《公司固定資產(chǎn)使用情況登記表》，發(fā)給公司相關(guān)負(fù)責(zé)人。3、行政文員負(fù)責(zé)對(duì)打印機(jī)、傳真機(jī)等其它辦公設(shè)備、設(shè)施的保養(yǎng)維護(hù)和聯(lián)系維修工作。職責(zé)五：執(zhí)行書籍、文件、資料的規(guī)范管理1、公司所有書籍應(yīng)編碼貼號(hào)、做好編目、分類存放、按順序排列整齊，及時(shí)更新登記表。2、公司員工借書、領(lǐng)取文件資料時(shí)，必須簽字登記.應(yīng)注明“日期、姓名、編號(hào)、項(xiàng)目名稱、數(shù)量、歸還日期、備注”等。3、員工借書的限期不超過一個(gè)月，行政文員應(yīng)提醒催還。員工離開公司時(shí),應(yīng)歸還所領(lǐng)文件、資料給行政文員.書籍、資料被歸還時(shí),行政文員應(yīng)備注說明歸還日期。4、嚴(yán)格按照公司《文件文檔管理制度》做好公司各類文件文檔的分類、保存、調(diào)閱管理、定期檢查、保密、銷毀等相關(guān)工作。職責(zé)六：執(zhí)行公司領(lǐng)導(dǎo)交待的其它臨時(shí)性的突發(fā)事情。1、優(yōu)先完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類緊急事務(wù).2、規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成不了的,應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)說明其原因，并盡力盡快完成，最終匯報(bào)完成結(jié)果。3、有任何工作困惑，可通過郵件或面談的方式提出，保證透明溝通,工作暢通。前臺(tái)接待崗位名稱：前臺(tái)接待員直接上級(jí):行政主管崗位性質(zhì):完成部分行政基礎(chǔ)工作，展示公司良好形象。職責(zé)一：來訪者接待、員工考勤統(tǒng)計(jì)管理1、負(fù)責(zé)公司來訪客戶的禮貌接待與服務(wù),按照公司接待標(biāo)準(zhǔn)流程完成詢問、引座、倒茶、通知相關(guān)被訪人等工作。2、每日負(fù)責(zé)全公司所有人員的考勤監(jiān)督，杜絕考勤包庇現(xiàn)象，每月制作考勤簽到表.協(xié)助行政主管完成員工每月病假、事假、加班、遲到等考勤的管理與統(tǒng)計(jì)。3、拒絕鬧事人員或推銷人員入內(nèi)，事件如不能自行解決，應(yīng)立即通知行政主管或行政經(jīng)理。職責(zé)二：飲用水管理、訂餐、訂會(huì)議廳、訂房、訂票等1、根據(jù)飲用水的飲用情況，及時(shí)負(fù)責(zé)公司飲用水的訂送。確認(rèn)送水桶數(shù)、空桶回收數(shù)量.2、公司負(fù)責(zé)人或其它部門根據(jù)實(shí)際需要，提出訂餐、訂會(huì)議廳、訂票、訂房申請(qǐng)時(shí)，行政前臺(tái)予以代辦，結(jié)款方式根據(jù)實(shí)際情況而定。3、訂餐、訂會(huì)議廳、訂票、訂房工作需一定的提前量（訂票一般提前2～3天知會(huì)行政前臺(tái)，訂餐、訂房一般提前1~2天，訂會(huì)議廳一般提前10～20天）。職責(zé)三:公司日常辦公設(shè)備及電器管理.每日到公司后打開所有電燈、飲水機(jī)、打印復(fù)印掃描設(shè)備，根據(jù)季節(jié)打開空調(diào)，檢查所有電氣設(shè)備是否正常運(yùn)作,如發(fā)現(xiàn)故障情況，應(yīng)立即通知相關(guān)維修人員。每日下班前，關(guān)閉所有電器電源，并對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)檢查,做到?jīng)]有遺漏.有其他部門人員加班的情況下，將電源關(guān)閉工作移交到某加班人員手中，并將移交人員名單記錄在案，確保詳細(xì)的責(zé)任追認(rèn)。職責(zé)四：信件的收發(fā)、文件資料打、復(fù)印，傳真管理1、公司所有打印、復(fù)印文檔工作及信件、報(bào)刊收發(fā)管理工作由行政前臺(tái)統(tǒng)一負(fù)責(zé)。收到信件資料由行政文員及時(shí)通知或遞送給收件人.對(duì)投遞錯(cuò)誤的信件,退回或轉(zhuǎn)移.發(fā)件時(shí)，由發(fā)件人填寫好資料，再由行政文員執(zhí)行發(fā)送。2、行政文員妥善保管外部提供的文件資料打印、復(fù)印或快遞的結(jié)賬單據(jù)，并負(fù)責(zé)核對(duì)單據(jù)、數(shù)量、金額,便于財(cái)務(wù)結(jié)算。3、做好公司常用工作表格的分類、整理、保存,定期對(duì)公司常用工作表格進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和盤點(diǎn)，及時(shí)補(bǔ)充數(shù)量不多的工作表格.4、員工不得利用公司機(jī)器打印或傳真與工作無關(guān)的文件，前臺(tái)人員有權(quán)監(jiān)管設(shè)備的使用.職責(zé)五：電話的接聽和記錄。電話響起后，響三聲之內(nèi)必須接聽。接聽后使用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范用語和對(duì)方禮貌通話,不得和對(duì)方發(fā)生任何爭執(zhí).詳細(xì)記錄通話內(nèi)容，整理后立即處理或傳達(dá)到相關(guān)負(fù)責(zé)人處。等到對(duì)方掛電話后才能掛電話,如需先掛電話，應(yīng)向?qū)Ψ蕉Y貌說明原因。接收到傳真，如是非工作性質(zhì)內(nèi)容傳真（如廣告）可自行處理，如是公司相關(guān)工作內(nèi)容傳真，應(yīng)立即遞交到相關(guān)負(fù)責(zé)人處處理。職責(zé)六:執(zhí)行公司領(lǐng)導(dǎo)交待的其它臨時(shí)性的突發(fā)事情。1、優(yōu)先完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類緊急事務(wù)。2、規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成不了的，應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)說明其原因，并盡力盡快完成,最終匯報(bào)完成結(jié)果。3、有任何工作困惑,可通過郵件或面談的方式提出，保證透明溝通，工作暢通。司機(jī)崗位名稱:司機(jī)直接上級(jí)：行政主管崗位性質(zhì)：完成公司派車任務(wù)職責(zé)一：遵守交通制度及公司制度公司司機(jī)必須遵守《中華人民共和國道路交通管理?xiàng)l例》及有關(guān)交通安全管理的規(guī)章規(guī)則。司機(jī)對(duì)自己所開車輛的各種證件的有效性應(yīng)經(jīng)常檢查，出車時(shí)一定保證證件齊全遵守公司員工管理手冊(cè)，安全駕車.同時(shí)遵守本公司其他相關(guān)的規(guī)章制度.不準(zhǔn)私自用車職責(zé)二：定期檢查保養(yǎng)車輛司機(jī)應(yīng)愛惜公司車輛，平時(shí)要注意車輛的保養(yǎng)，經(jīng)常檢查車輛的主要機(jī)件。每月至少用半天時(shí)間對(duì)自己所開車輛進(jìn)行檢修，確保車輛正常行駛.司機(jī)應(yīng)每天抽適當(dāng)時(shí)間擦洗自己所開車輛，以保持車輛的清潔(包括車內(nèi)、車外和引擎的清潔）。出車前，要例行檢查車輛的水、電、油及其他性能是否正常,發(fā)現(xiàn)不正常時(shí)，要立即加補(bǔ)或調(diào)整。出車回來，要檢查存油量，發(fā)現(xiàn)存油不足一格時(shí),應(yīng)立即加油，不得出車時(shí)才臨時(shí)去加油。司機(jī)發(fā)現(xiàn)所駕車輛有故障時(shí)要立即檢修。不會(huì)檢修的，應(yīng)立即報(bào)告行政主管，并提出具體的維修意見(包括維修項(xiàng)目和大致需要的經(jīng)費(fèi)等)。未經(jīng)批準(zhǔn)，不許私自將車輛送廠維修,違者費(fèi)用不予報(bào)銷。職責(zé)三：車輛安全停放。出車在外或出車歸來停放車輛，一定要注意選取停放地點(diǎn)和位置，不能在不準(zhǔn)停車的路段或危險(xiǎn)地段停車。司機(jī)離開車輛時(shí)，要鎖好保險(xiǎn)鎖,防止車輛被盜.鑰匙及行駛證交給管理人員。職責(zé)四：認(rèn)真完成派車任務(wù)。公司用車時(shí)，要準(zhǔn)時(shí)出車，不得誤點(diǎn)。出車后，按要求作好行車記錄，詳細(xì)記錄行車時(shí)間、里程、起始地、乘坐人姓名、事由等,并由乘坐人簽字確認(rèn)（如僅有公司外客人乘坐，由安排人員簽字確認(rèn)）,次日將行車記錄交管理人員審核簽章。每月末按乘坐人或部門統(tǒng)計(jì)當(dāng)月行車?yán)锍炭倲?shù)，各部門合計(jì)數(shù)應(yīng)與當(dāng)月總行駛里程一致,不一致則由駕駛員承擔(dān)多余里程.司機(jī)對(duì)管理人員的工作安排，應(yīng)無條件服從,不準(zhǔn)借故拖延或拒不出車。對(duì)工作安排有意見的，事后可向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)反映。司機(jī)對(duì)乘車人要熱情、禮貌,說話應(yīng)文明。車內(nèi)客人談話時(shí),除非客人主動(dòng)搭話，不準(zhǔn)隨便插嘴