集團(tuán)法務(wù)系統(tǒng)項(xiàng)目需求解析

集團(tuán)法務(wù)系統(tǒng)項(xiàng)目需求解析項(xiàng)目整體需求本項(xiàng)目需要通過(guò)建設(shè)美*集團(tuán)統(tǒng)一的法務(wù)管理信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)合同全生命周期管理，有效管理合同審批、簽訂、歸檔、履約監(jiān)督、合同結(jié)算等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。規(guī)范合同文本起草審批辦理流程，建立起合同標(biāo)準(zhǔn)范本庫(kù)以及條款庫(kù)，高效便捷的方式進(jìn)行合同起草。建立合同關(guān)鍵要素（文本、資金、進(jìn)度、標(biāo)的）之間的關(guān)聯(lián)性，實(shí)現(xiàn)商務(wù)業(yè)務(wù)閉環(huán)。利用預(yù)警提醒、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)、準(zhǔn)確了解公司合同管理狀況，防范風(fēng)險(xiǎn)，為公司經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)。?合同模板管理基于美*集團(tuán)的管理需要及業(yè)務(wù)特點(diǎn)，需要通過(guò)系統(tǒng)建立合同模板庫(kù)。要求提供不同類(lèi)型的合同模板，合同模板的編輯方式要靈活、易操作，可將經(jīng)過(guò)企業(yè)內(nèi)部審核的合同模板作為標(biāo)準(zhǔn)合同樣本上傳到本系統(tǒng)中，形成公司統(tǒng)一的合同模板庫(kù)?？蓪?shí)現(xiàn)自定義合同模板起草合同,將美*集團(tuán)的WORD格式合同導(dǎo)入系統(tǒng)，經(jīng)辦人將合同文本從系統(tǒng)在線打開(kāi)后，可直接在WORD中修改，完成后保存即可完成合同起草。合同模板主要可分為兩種形式：一種為參考模板，針對(duì)同類(lèi)型的合同選取該種模板后，在一些條款上可以起到參考作用，并可以根據(jù)合同的特性對(duì)部分條款進(jìn)行調(diào)整；另一種為固定格式模板，這種模板只允許填寫(xiě)部分合同關(guān)鍵要素，不能對(duì)模板內(nèi)容及固定的合同條款進(jìn)行修改。?合同編號(hào)管理需要對(duì)公司所有納入系統(tǒng)管理的合同進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，合同編號(hào)可以由美*集團(tuán)自定義其編碼規(guī)則，在系統(tǒng)中可以按照預(yù)制的規(guī)則自動(dòng)生成，既可以實(shí)現(xiàn)編號(hào)的統(tǒng)一管理、又能保障編號(hào)的唯一性。?合同文本管理在信息化日新月異、造假技巧也愈益高超的現(xiàn)今，如何保障合同文本的真實(shí)有效，維護(hù)公司的合法權(quán)益，顯得尤為重要。防止合同造假，我們最常用也是一直在用是簽字簽章,除此之外，系統(tǒng)還提供文本水印的功能，給合同文本打上防偽的水印，進(jìn)一步鞏固防偽的力度，保障合同的合法性。?合同移動(dòng)審批及審批時(shí)限管理需要系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)給領(lǐng)導(dǎo)發(fā)送審批信息，提醒領(lǐng)導(dǎo)有需要審簽信息，領(lǐng)導(dǎo)收到審簽信息后，通過(guò)移動(dòng)設(shè)備就能登陸到系統(tǒng)對(duì)待審簽的記錄并進(jìn)行審批，領(lǐng)導(dǎo)審批完成后，系統(tǒng)自動(dòng)記錄審批意見(jiàn)。需要系統(tǒng)對(duì)審批工作流程設(shè)置審批時(shí)限。通過(guò)設(shè)置審批節(jié)點(diǎn)的審批時(shí)限，審批結(jié)束后可以查看各節(jié)點(diǎn)的審批節(jié)點(diǎn)所花的時(shí)間（只計(jì)算工作時(shí)間）及整個(gè)流程審批所花費(fèi)的時(shí)間,如果超出了審批時(shí)限，系統(tǒng)將自動(dòng)發(fā)送短信、郵件或內(nèi)部消息給相關(guān)審批人。?合同文檔歸檔管理合同信息管理系統(tǒng)應(yīng)具有完善的合同相關(guān)資料的歸檔管理功能，包括合同原稿、授權(quán)委托、合同審批表單、變更文件、附圖、項(xiàng)目文件、招投標(biāo)文檔和合同履行中的各種文書(shū)等，避免因遺失或未及時(shí)存檔導(dǎo)致的合同風(fēng)險(xiǎn)。系統(tǒng)還應(yīng)該對(duì)文檔進(jìn)行分類(lèi)管理，并為每一份文檔設(shè)置關(guān)聯(lián)，保證歸檔合同的索引及查詢(xún)要方便快捷。?合同蓋章管理當(dāng)合同談恰妥當(dāng)后，會(huì)對(duì)合同加蓋印章，一個(gè)公司，可能每天都會(huì)有多次蓋章動(dòng)作，如果只是依靠傳統(tǒng)方法，如通過(guò)Excel記錄蓋章情況，或者干脆就不做任何處理，只是憑借腦力記憶，長(zhǎng)年累月下來(lái)，可能就再也不知道蓋了多少章,分別是什么類(lèi)型的章，蓋章的歸屬合同，蓋章的用途等要素了，或者至少統(tǒng)計(jì)起來(lái)是非常麻煩的，且使用傳統(tǒng)手工方法記錄蓋章信息，記錄由用章管理員保存，信息無(wú)法共享，給領(lǐng)導(dǎo)查詢(xún)統(tǒng)計(jì)用章情況帶成了不便，同時(shí)，由于信息的閉塞,也加大了用章的風(fēng)險(xiǎn)。?預(yù)警提醒功能合同履行過(guò)程中未能正常履行的階段工作事項(xiàng)需要能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)預(yù)警提醒功能（預(yù)警項(xiàng)點(diǎn)事先確定），且能根據(jù)不同的風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別進(jìn)行分級(jí)預(yù)警，在提醒相關(guān)責(zé)任人員的同時(shí)，通知相關(guān)人員及責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)的介入，相關(guān)人員可方便的進(jìn)入系統(tǒng)直觀的了解合同所產(chǎn)出的風(fēng)險(xiǎn)信息。提醒方式包括登錄界面提醒、系統(tǒng)內(nèi)彈出提醒窗口、郵件提醒、短信提醒等?？梢詫?duì)合同的進(jìn)展計(jì)劃、結(jié)款計(jì)劃和關(guān)鍵要素進(jìn)行預(yù)警，幫助用戶(hù)提前做好財(cái)務(wù)規(guī)劃和分析決策，降低合同管理中的因延誤付款、交貨滯后帶來(lái)的違約風(fēng)險(xiǎn)。系統(tǒng)提供的預(yù)警平臺(tái)還需要開(kāi)放預(yù)警配置功能，業(yè)務(wù)人員可根據(jù)需要添加必要的提醒類(lèi)型，保障業(yè)務(wù)的及時(shí)性。?合同信息安全管理合同中的相關(guān)方及標(biāo)的物等信息是企業(yè)的保密信息，合同信息的安全管理要求在不影響工作效率的前提下盡可能的保護(hù)企業(yè)的敏感信息，應(yīng)根據(jù)用戶(hù)的職位、管理要求等配置不同的系統(tǒng)權(quán)限，權(quán)限的管控要靈活，權(quán)限的變更要快捷。此外，由于崗位的不同，能夠查詢(xún)合同內(nèi)容的范圍也不同，為此，系統(tǒng)需要能夠?qū)?quán)限具體定義到字段，可以根據(jù)不同崗位來(lái)區(qū)分設(shè)置。?統(tǒng)計(jì)及分析功能合同信息管理系統(tǒng)應(yīng)提供多種便捷的統(tǒng)計(jì)分析功能，方便用戶(hù)及時(shí)的了解合同的簽訂和執(zhí)行進(jìn)展情況。可以按時(shí)間、客商、執(zhí)行狀態(tài)、合同名稱(chēng)、項(xiàng)目信息、合同金額等不同的維度進(jìn)行復(fù)合條件的查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)及分析，用戶(hù)可以方便的自定義統(tǒng)計(jì)需要的報(bào)表內(nèi)容，并能進(jìn)行形象的圖形顯示及打印出相應(yīng)的報(bào)表內(nèi)容，滿(mǎn)足不同的業(yè)務(wù)部門(mén)在一定期限或特定原因下對(duì)特定范圍的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的匯總統(tǒng)計(jì)要求，提供多種統(tǒng)計(jì)方式，支持自定義常用統(tǒng)計(jì)方案保存，能通過(guò)折線圖、餅圖、直方圖等方式直觀展示結(jié)果，輔助經(jīng)營(yíng)決策。2.1業(yè)務(wù)管理需求法務(wù)管理系統(tǒng)需要支持對(duì)合同全生命周期進(jìn)行管理，包括合同立項(xiàng)管理、審批、簽訂、履行、結(jié)算等過(guò)程。對(duì)發(fā)生異常的合同進(jìn)行跟蹤，包括合同的變更、簽訂補(bǔ)充協(xié)議等情況。對(duì)項(xiàng)目類(lèi)合同需要能夠與項(xiàng)目建立聯(lián)動(dòng)，便于跟蹤項(xiàng)目下所有合同的簽約、履行情況，以及從合同的維度對(duì)整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)管。系統(tǒng)需要能夠?qū)贤诤灱s、履約過(guò)程中所潛在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別記錄，并采取一定的有效措施控制合同風(fēng)險(xiǎn)，保障合同正常履行。系統(tǒng)需要提供全面的系統(tǒng)管理員后臺(tái)管理功能，包括組織結(jié)構(gòu)的配置、用戶(hù)與權(quán)限的配置、流程配置等，提供便捷的、界面化的、高效率的系統(tǒng)管理運(yùn)維功能。2.2系統(tǒng)集成需求為規(guī)范各項(xiàng)業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)管理，提高工作效率，美*集團(tuán)已經(jīng)建立了多類(lèi)業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)，并開(kāi)放了大量的系統(tǒng)間集成接口。為建立公司統(tǒng)一的法務(wù)管理平臺(tái)，并能夠貼合當(dāng)前業(yè)務(wù)實(shí)際，保障各項(xiàng)業(yè)務(wù)在各系統(tǒng)間能夠順暢執(zhí)行、信息充分共享，法務(wù)管理系統(tǒng)需要具有良好的系統(tǒng)開(kāi)放性與可擴(kuò)展性，需要與公司ERP、OA、SSO等系統(tǒng)進(jìn)行深度業(yè)務(wù)集成。法務(wù)管理系統(tǒng)需要基于現(xiàn)有的基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行構(gòu)建，并要求納入公司域控管理，支持公司域控網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的訪問(wèn)。2.3系統(tǒng)性能要求1） 應(yīng)用系統(tǒng)需要保持良好的用戶(hù)體驗(yàn)及操作的友好性，系統(tǒng)操作響應(yīng)時(shí)間＜2秒；2） 系統(tǒng)需要支持7x24小時(shí)不間斷穩(wěn)定運(yùn)行，并保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、安全，具有高可靠性；3） 系統(tǒng)需要提供友好的人機(jī)界面與用戶(hù)交互體驗(yàn)，有顯著的任務(wù)列表，方便用戶(hù)對(duì)系統(tǒng)的操作使用；4） 需要具有良好的、高效的系統(tǒng)運(yùn)維能力，對(duì)于普通的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)更新（如：變更用戶(hù)、權(quán)限、業(yè)務(wù)審批流程等），能夠不需要中斷系統(tǒng)運(yùn)行，即可完成調(diào)整；提供完善的可靠的系統(tǒng)容災(zāi)、備份、恢復(fù)機(jī)制；提供靈活的、開(kāi)放的系統(tǒng)架構(gòu)，在業(yè)務(wù)或需求變更的情況下，能夠快速進(jìn)行二次定制開(kāi)發(fā)，對(duì)于未來(lái)業(yè)務(wù)拓展，功能變化的靈活性、擴(kuò)展性的支持；5） 系統(tǒng)架構(gòu)安全，采用嚴(yán)格的身份鑒別機(jī)制和數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)交互、輸入/輸出安全保護(hù)措施，并提供一定的安全審計(jì)功能，記錄審計(jì)日志，保障系統(tǒng)運(yùn)行安全及用戶(hù)信息安全；2.4項(xiàng)目管理與技術(shù)服務(wù)要求為保障項(xiàng)目按進(jìn)度按質(zhì)量要求順利執(zhí)行，需要建立貼合實(shí)際的完整的項(xiàng)目管理體系，配備專(zhuān)業(yè)的具有豐富類(lèi)似項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)