明清檔案著錄細(xì)則

明清檔案著錄細(xì)則

明清檔案著錄細(xì)則

1范圍

本文件確立了明清檔案多級著錄原則，規(guī)定了明清

檔案著錄項(xiàng)目、著錄用標(biāo)識符、著錄用文字以及各層級

著錄項(xiàng)目細(xì)則。

本文件適用于保藏明清檔案的各類機(jī)構(gòu)開展明清檔

案的著錄工作。某些內(nèi)容或形制特殊的明清檔案可參照

使用或提出進(jìn)一步的細(xì)化規(guī)定。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本

文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日

期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其

最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

GB/T15418—2009檔案分類標(biāo)引規(guī)則

3術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本文件。

3.1

明清檔案Ming-Qingarchives

明清時期皇室、政府機(jī)關(guān)、民間機(jī)構(gòu)、社會團(tuán)體以

及個人在從事社會活動過程中直接形成的具有保存價值

的各種歷史記錄。

3.2

著錄層級levelofdescription

著錄單元在全宗內(nèi)所處的層次位置。

注：著錄層級包括文件級、案卷級、類別級、全宗級

等。

[來源：DA/T18—2022,3.4]

3.3

著錄單元unitofdescription

作為基本著錄單位的一份文件或一個文件集合。

[來源：DA/T18—2022,3.2]

3.4

著錄條目entryofdescription

一個著錄單元所有著錄項(xiàng)目的組合。

[來源：DA/T18—2022,3.6]

4總體原則和要求

4.1一致性

應(yīng)在著錄原則、著錄內(nèi)容、著錄格式等方面保持基

本一致，確保著錄信息具有通用性，以提高不同機(jī)構(gòu)中

檔案信息資源的互用性。在著錄過程中，每個著錄項(xiàng)目

都遵循統(tǒng)一的規(guī)定，以保證著錄信息規(guī)范統(tǒng)一。

4.2完整性

盡可能全面地設(shè)置著錄項(xiàng)目，多角度、全方位記錄

檔案的相關(guān)信息，確保檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景和元數(shù)

據(jù)等信息無缺損。

4.3實(shí)用性

著錄項(xiàng)目充分考慮檔案使用者的檢索習(xí)慣和規(guī)律，

確保著錄的內(nèi)容信息及其表現(xiàn)形式符合使用要求，便于

檔案使用者檢索和利用；著錄內(nèi)容務(wù)求直觀，方便檔案

使用者識別和理解。

4.4層級性

根據(jù)檔案整理體系，從文件級到全宗級分級著錄檔

案信息，以反映部分與整體的層次結(jié)構(gòu)。

4.5關(guān)聯(lián)性

標(biāo)識著錄條目的著錄層級，將其與上一級著錄單元

相連接，以明確著錄單元在著錄層級結(jié)構(gòu)中的位置，揭

示各層級之間的有機(jī)聯(lián)系。

4.6相稱性

僅記錄著錄單元所在層級的相關(guān)信息，以避免在具

有等級結(jié)構(gòu)關(guān)系的相關(guān)條目中產(chǎn)生冗余信息。當(dāng)著錄單

元為全宗時，不提供案卷的詳細(xì)內(nèi)容信息；當(dāng)著錄單元

為文件時，僅著錄文件信息。

5著錄項(xiàng)目

5.1本文件將著錄信息組織為七個大項(xiàng)：

a）標(biāo)識項(xiàng)（表達(dá)用于確認(rèn)著錄單元唯一性的具體特征

的信息）；

b）背景項(xiàng)（表達(dá)著錄單元來源和保管情況的信息）；

c）內(nèi)容與結(jié)構(gòu)項(xiàng)（表達(dá)著錄單元的主題內(nèi)容和組織信

息）；

d）查閱與利用控制項(xiàng)（表達(dá)著錄單元可利用情況的信

息）；

e）相關(guān)檔案材料項(xiàng)（表達(dá)與著錄單元有重要關(guān)系的相

關(guān)檔案材料的信息）；

f）著錄控制項(xiàng)（表達(dá)檔案著錄條目的編制方式、編制

時間以及編制人員方面的信息）；

g）附注項(xiàng)（表達(dá)特殊信息和不適用于其他各項(xiàng)著錄的

信息）。

5.2每一個大項(xiàng)下包括若干個著錄小項(xiàng)。對于一條著錄

條目而言，有些著錄項(xiàng)目為必選，有些著錄項(xiàng)目為可

選，須依據(jù)實(shí)際情況分析使用。

5.3不同著錄層級對應(yīng)的著錄項(xiàng)目應(yīng)符合表1的規(guī)定。

表1不同著錄層級對應(yīng)的著錄項(xiàng)目表

全宗韁案集發(fā)文件M

?承星纜??錄層綴??承層M?

號號?號號?號號?

全宗名稱?題名?文件庵名?

起止日期?起止“期?文件眼成日期?

//文片/文本?

//?體類型

//版格

數(shù)長知?位?fkflt”?一?

//附M初展說明

//官1C位/，份

//真任留名秀?

機(jī)府沿落//

人■生平//

//

k蜜巾名秀?//

情代碼?//

植網(wǎng)Ri提要患牌加提要/

保管斯愛?//

鱉JV情況工”情況/

//杳年利用條件

//MH廿及條件

//文字美見?

//關(guān)健司

//分契號

//用像號

實(shí)體保存位■實(shí)體保存位■/

實(shí)體貴假情祝實(shí)體或假情況實(shí)體貴做情祝

//實(shí)體修復(fù)記錄

//實(shí)體?霓記錄

//規(guī)■件狀況

微“酎往冊”附注慟*附注

/?承者?承弄

/審修青審情背

、二E1凈月=地§加1

/才錄條例或埋■

表1不同著錄層級對應(yīng)的著錄項(xiàng)目表《續(xù)〉

全宗緝*金編文件或

/?承日期?及日期

/審幡日期審依日期

附注附注

....…典;LR=E”的

住：其中幟有??“青力必逸警承*自成*V（小*）.

6標(biāo)識符號

著錄內(nèi)容標(biāo)識符號如下：

“口”用于標(biāo)括出考證所得的著錄內(nèi)容。

“*”用于題名項(xiàng)內(nèi)殘缺的、無法考證的、無法辨認(rèn)

或字庫中沒有的文字。

“口”用于責(zé)任者或文種項(xiàng)內(nèi)無法考證的內(nèi)容。

“-”用于連接檔號、數(shù)字圖像號的各層級。

7著錄用文字

7.1漢文檔案著錄時，應(yīng)使用規(guī)范的簡化漢字。如遇檔案

人名、地名中的文字在由繁化簡過程中可能產(chǎn)生歧義，

可照錄原文字。

7.2少數(shù)民族文字檔案著錄時，依照少數(shù)民族文字書寫

規(guī)則著錄，亦可根據(jù)實(shí)際需要翻譯成漢文著錄（外文檔案

著錄亦同）。

7.3無論著錄何種文字的檔案，其公元紀(jì)年時間、載體

形態(tài)、檔案館代碼、分類號、圖像號、附注項(xiàng)中的數(shù)

字，均使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

8著錄項(xiàng)目細(xì)則

8.1標(biāo)識項(xiàng)

8.1.1著錄層級

目的：確認(rèn)著錄單元所屬的層次位置。

規(guī)則：記錄著錄單元的著錄層級，包括：全宗級、類

別級、案卷級、文件級等。本文件在對著錄項(xiàng)進(jìn)行描述

時，僅覆蓋全宗、案卷、文件級別，其余級別的著錄項(xiàng)

目根據(jù)需要自行選擇。

示例1：全宗級

示例2：文件級

8.1.2檔號

目的：確認(rèn)著錄單元的唯一性，并提供著錄條目與著

錄單元之間的聯(lián)系。

規(guī)則：檔號是經(jīng)過檔案整理形成的檔案編號。全宗級

著錄全宗號；案卷級著錄案卷號及其所有上位類代碼，

由全宗號、目錄號、案卷號三級或全宗號、類號、項(xiàng)

號、案卷號四級構(gòu)成；文件級著錄文件號及其所有上位

類代碼，由全宗號、目錄號、案卷號、文件號四級或全

宗號、類號、項(xiàng)號、案卷號、文件號五級構(gòu)成。檔號使

用阿拉伯?dāng)?shù)字，各級間用”連接。

不例1：內(nèi)閣全宗

著錄為：02

示例2：內(nèi)閣全宗工科題本第1卷

著錄為：02-01-008-000001

示例3：內(nèi)閣全宗工科題本第1卷第1件

著錄為：02-01-008-000001-0001

8.1.3題名

8.1.3.1目的與規(guī)則

目的：為一個著錄單元命名。

規(guī)則：有題名時，一般照原文著錄。如果原題名不能

反映檔案內(nèi)容或檔案沒有原題名，可根據(jù)檔案內(nèi)容重新

擬定題名。如果原題名過于冗長，可在不丟失重要信息

的前提下適當(dāng)刪改。題名所用文字應(yīng)盡量體現(xiàn)著錄單元

的年代特征，避免使用現(xiàn)代詞語，并且要能夠準(zhǔn)確揭示

著錄單元所包含的內(nèi)容。

8.1.3.2全宗名稱

著錄案卷級或文件級著錄單元所屬全宗的完整名

稱。字?jǐn)?shù)一般不超過30個漢字。

示例1：明朝檔案

示例2：軍機(jī)處

8.1.3.3案卷題名

對案卷內(nèi)所有檔案的情況進(jìn)行概括與歸納，語句應(yīng)

簡練、易懂，語意表達(dá)完整。案卷題名應(yīng)包含時間、地

點(diǎn)、人物、機(jī)構(gòu)、事件等要素，字?jǐn)?shù)一般不超過100個

漢字。

示例：江蘇巡撫端方等關(guān)于題銷蘇松巡道建造衙署、

長洲等縣建造倉感用過銀兩等文件

8.1.3.4文件題名

對案卷內(nèi)有獨(dú)立文件號的檔案內(nèi)容進(jìn)行概括與歸

納，一般不使用標(biāo)點(diǎn)符號。題名應(yīng)包含時間、地點(diǎn)、人

物、事件等要素，字?jǐn)?shù)一般不超過50個漢字。對辨認(rèn)不

清或無法顯示的字，用“*”表示。

a）公文稿件類檔案，題名著錄采用“為……事”格

式。如具備行文對象，題名著錄采用“為……事+致+對

象”格式。

示例1：為遵旨具陳賑濟(jì)甘肅災(zāi)民情形事

示例2：為請赴庫領(lǐng)取軍機(jī)章京公費(fèi)銀兩事致軍機(jī)處

b）檔簿、圖表、單、契等類檔案，題名著錄采用

“內(nèi)容+文種”式。

示例1:鑲紅旗漢軍陸文興買得張德山名下坐落東鐵

匠胡同東頭路南空地地契

示例2：河南省道光二十六年四月份雨雪糧價清單

c）一個檔號內(nèi)有多個文件，有主附關(guān)系的，依據(jù)主

件內(nèi)容著錄；無主附關(guān)系的，則依據(jù)第一個內(nèi)容、時間

完整的文件著錄。其他著錄項(xiàng)選取文件應(yīng)與題名著錄項(xiàng)

保持一致。

示例：為恭辦大婚差務(wù)在事出力人員開單請獎事（在

事出力人員清單作為附件著錄）

d）存在主附關(guān)系的一份（一組）文件，在著錄主件題名

的同時，須將附件信息著錄在附注項(xiàng)內(nèi)，格式為“附+文

字類型+文種+數(shù)量”。

示例：題名著錄：為領(lǐng)取左翼覺羅學(xué)乾隆十二年三月

份公費(fèi)銀米并造冊送部事附注項(xiàng)著錄：附漢文清單1件

e）對無法著錄題名的檔案應(yīng)標(biāo)注原因。賦予檔號的

無實(shí)質(zhì)著錄信息的檔案封套，著錄為“封套不著錄”；

檔案無任何有效信息，著錄為“無內(nèi)容不著錄”；檔案

殘破且無法識別有效信息，著錄為“殘破不著錄”。

8.1.4日期

8.1.4.1目的與規(guī)則

目的：確定著錄單元的起止日期或形成日期。

規(guī)則：視不同著錄層級著錄起止日期或文件形成日

期。

8.1.4.2起止日期

該著錄項(xiàng)適用于全宗級、案卷級。記錄著錄單元內(nèi)

檔案的起止日期，即著錄全宗、案卷內(nèi)檔案的最早日期

和最晚日期。檔案起止日期用漢文書寫，以“至”連

接。

示例：雍正七年正月初二日至雍正九年十月二十九日

8.1.4.3文件形成日期

該著錄項(xiàng)適用于文件級，可根據(jù)檔案的具體情形開

列不同的日期項(xiàng)。

a）一般情況下，公私文書著錄發(fā)文日期，詔令文書

著錄發(fā)布日期，條約、合同著錄簽署日期，表冊著錄編

制日期。如無上述日期，可根據(jù)檔案的具體情況（包括文

種、類型、日期信息等），著錄具有明顯特征的日期，如

辦文日期、抄錄日期等。在具備條件的情況下，也可對

多個日期項(xiàng)進(jìn)行著錄，如：朱批奏折著錄具奏日期和奉朱

批日期，咨文著錄發(fā)文日期和收文日期。

b）文件形成日期用漢字書寫，采用原紀(jì)年（照原文著

錄），同時可用阿拉伯?dāng)?shù)字著錄公元紀(jì)年。

c）文件形成日期不清、有誤或信息缺失時，應(yīng)根據(jù)

其內(nèi)容、形式、載體特征等考證其形成日期進(jìn)行著錄，

并在考證出的日期兩端加“口”?？甲C無結(jié)果的檔案，

著錄為“無朝年”。

示例1：［順治十三年二月十六日］

示例2：無朝年

d）只有公元紀(jì)年信息的檔案，照錄公元紀(jì)年，無需

換算為原紀(jì)年。

e）檔案上日期采用其他政權(quán)年號或其他紀(jì)年方法

的，一般依據(jù)檔案原文照錄。

8.1.5文種/文本

目的：確定著錄單元的文書種類或文書版本。

規(guī)則：該著錄項(xiàng)適用于文件級。根據(jù)文件內(nèi)容與形式

特征，著錄文書種類名稱，如上諭、奏折、咨文、移文

等。也可著錄文書稿本情況，如正本、副本、草稿、定

稿、影印稿、手稿等。

a）文種/文本項(xiàng)應(yīng)根據(jù)其形制、內(nèi)容等特征加以規(guī)范

后著錄，如“咨報、咨送、咨行”等統(tǒng)一為“咨文”。

示例：呈報

b）當(dāng)無法判斷出文種時，著錄為。

c）一個檔號內(nèi)有多個文件，有主附關(guān)系的，依據(jù)主

件的文種著錄；無主附關(guān)系的，則依據(jù)第一個內(nèi)容、時

間完整的文件著錄。所選著錄文件須與其他著錄項(xiàng)保持

一致。

d）可根據(jù)實(shí)際情況，在著錄文種的基礎(chǔ)上，增加著錄

文本情況。

8.1.6載體形態(tài)

8.1.6.1目的與規(guī)則

目的：確定著錄單元的形態(tài)、邏輯數(shù)量及載體介質(zhì)。

規(guī)則：著錄載體的介質(zhì)類型，并以阿拉伯?dāng)?shù)字與計量

單位記錄著錄單元的形態(tài)及邏輯數(shù)量。

8.1.6.2載體類型

該著錄項(xiàng)適用于文件級。著錄該著錄單元特有的載

體介質(zhì)，如膠片、木牌等。以紙張為載體的檔案一般不

予著錄。

8.1.6.3規(guī)格

該著錄項(xiàng)適用于文件級。著錄該著錄單元載體的尺

寸。

示例：38.7cmX23.3cm

8.1.6.4數(shù)量和單位

數(shù)量用阿拉伯?dāng)?shù)字，計量單位用檔案物質(zhì)形態(tài)的統(tǒng)

計單位，如：頁、張、冊、卷等。

a）當(dāng)著錄層級為全宗級時，著錄該全宗的檔案數(shù)

量，包括卷數(shù)、件數(shù)。

b）當(dāng)著錄層級為案卷級時，著錄該案卷的檔案數(shù)

量，包括案卷內(nèi)文件起止順序號、案卷內(nèi)文件數(shù)量。

c）當(dāng)著錄層級為文件級時，著錄該檔案的數(shù)量內(nèi)

容，包括件數(shù)、頁數(shù)、計量單位等。

8.1.6.5附屬物及說明

該著錄項(xiàng)適用于文件級。著錄該檔案附屬物需要特

殊說明的情況，如：有紙箍、有粘條等。

示例：有粘條；附圖1張，38.7cmX23.3cm

8.2背景項(xiàng)

8.2.1責(zé)任者

8.2.1.1目的與規(guī)則

目的：確定著錄單元的責(zé)任主體。

規(guī)則：責(zé)任者項(xiàng)著錄對著錄單元的形成、積累和管理

負(fù)有責(zé)任的組織機(jī)構(gòu)或個人。具體可細(xì)分為官職爵位/身

份和責(zé)任者名稱。

8.2.1.2官職爵位/身份

該著錄項(xiàng)適用于文件級。以檔案內(nèi)的名稱作為主要

依據(jù)，著錄規(guī)范的官職爵位或身份等信息。

a）如有官職爵位信息，則著錄規(guī)范的官職爵位全稱

或通用簡稱，且只著錄實(shí)銜；當(dāng)責(zé)任者有多個職銜時，

著錄與檔案內(nèi)容直接相關(guān)的實(shí)銜。官銜前如有“署

理”“署”“護(hù)理”“暫護(hù)”等，不應(yīng)省略。如無官職

爵位僅有身份、職業(yè)等信息，則著錄身份、職業(yè)等信息，

如商人、件作等。

示例1：兵部右侍郎兼都察院右副都御史總督直隸等

處地方軍務(wù)

著錄為：直隸總督。

示例2：調(diào)任河南巡撫貴州巡撫

著錄為：貴州巡撫（如檔案內(nèi)容與黔省相關(guān)）

示例3：建昌府新城縣件作龔祥

著錄為：建昌府新城縣件作

b）官職爵位/身份項(xiàng)應(yīng)與責(zé)任者名稱項(xiàng)相對應(yīng)，最多

選取兩個責(zé)任者著錄。當(dāng)責(zé)任者超過兩個時，第二個官

職爵位/身份項(xiàng)的著錄內(nèi)容后不加“等”字。

c）責(zé)任者缺失或?yàn)閳F(tuán)體責(zé)任者時，官職爵位/身份項(xiàng)

不著錄。

d）一個檔號內(nèi)有多個文件，有主附關(guān)系的，依據(jù)主

件的官職爵位/身份著錄；無主附關(guān)系的，則依據(jù)第一個

內(nèi)容、時間完整的文件著錄。所選著錄文件須與其他著

錄項(xiàng)保持一致。

8.2.1.3責(zé)任者名稱

該著錄項(xiàng)適用于文件級。以檔案內(nèi)的責(zé)任者名稱作為主

要依據(jù)，著錄規(guī)范的責(zé)任者名稱信息。

a）個人責(zé)任者著錄規(guī)范的人名全稱。當(dāng)責(zé)任者超過

兩個時，在第二個責(zé)任者名稱項(xiàng)的著錄內(nèi)容后加“等”

字。

b）團(tuán)體責(zé)任者在責(zé)任者名稱項(xiàng)下著錄相應(yīng)機(jī)構(gòu)或團(tuán)

體的全稱或通用簡稱。

示例1：總理各國事務(wù)衙門

著錄為：總理衙門

示例2：京師內(nèi)外地方審判廳

著錄為：京師地方審判廳

c）責(zé)任者信息不完整、不準(zhǔn)確或未署責(zé)任者的，可

根據(jù)檔案內(nèi)容、形式特征、用印、卷內(nèi)文件關(guān)系，及查

詢《清代職官年表》《清代各地將軍都統(tǒng)大臣年表》

《清季中外使領(lǐng)年表》等加以考證?？甲C得出的責(zé)任者

名稱外加“口”，如：［溥杰］。如只有責(zé)任者姓，無法考

證出全名，則在責(zé)任者姓后加“口□”補(bǔ)齊，如：潘

□□o考證無結(jié)果時，著錄為。

d）責(zé)任者使用別名、筆名、藝名時，照原文著錄。

能考證出責(zé)任者真實(shí)姓名的，可在附注項(xiàng)內(nèi)說明。

e）外國責(zé)任者，其國別和職務(wù)應(yīng)著錄全稱或通用簡

稱，姓名按照原文著錄。

不例：英國商人JohnNewwu.J

f）一個檔號內(nèi)有多個文件，有主附關(guān)系的，依據(jù)主

件的責(zé)任者名稱著錄；無主附關(guān)系的，則依據(jù)第一個內(nèi)

容、時間完整的文件著錄。所選著錄文件須與其他著錄

項(xiàng)保持一致。

8.2.2機(jī)構(gòu)沿革或人物生平

8.2,2.1目的與規(guī)則

目的：提供檔案形成機(jī)構(gòu)沿革信息或人物生平傳記詳

情，以便更好地理解檔案。

規(guī)則：該著錄項(xiàng)適用于全宗級。根據(jù)檔案的實(shí)際情況

及相關(guān)歷史資料著錄。一般不超過500個字。

8.2.2.2機(jī)構(gòu)沿革

按照組織機(jī)構(gòu)設(shè)立的全宗，著錄其官方名稱、存在時

間、職能、隸屬關(guān)系、內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置及演變情況等。

不例：宗人府全宗

著錄為：唐宋以來，設(shè)置宗正寺作為管理皇族事務(wù)的

機(jī)構(gòu)。明代洪武三年（1370年）設(shè)立大宗正院，洪武二十

二年更名為宗人府。清沿明制，于順治九年（1652年）設(shè)

置宗人府，管理滿洲皇族事務(wù)，位列內(nèi)閣、六部之上。

宗人府存至1924年溥儀被逐出宮為止。宗人府職掌

為：①纂修譜牒；②辦理宗室、覺羅的養(yǎng)贍、爵位、食俸

等；③辦理宗室、覺羅人員司法事宜；④負(fù)責(zé)向各王公府

第選派人員；⑤負(fù)責(zé)皇族教育；⑥參與宗室、覺羅官職

任免獎懲。

8.2.2.3人物生平

按照個人或家族設(shè)立的全宗，著錄其全名和頭銜、

生卒年月、出生地、曾經(jīng)居住地、活動、職業(yè)或職務(wù)、

原名及其他名稱、重要的成就及死亡地等。

示例：溥儀全宗

著錄為：愛新覺羅?溥儀（1906年一1967年），清朝

的末代皇帝。光緒三十二年正月十四日（1906年2月7

日）生于北京醇王府。父親是光緒帝的弟弟醇親王載泮，

母親是大學(xué)士榮祿的女兒蘇完瓜爾佳氏，祖父是道光帝

的第七子醇賢親王奕光緒三十四年十月二十一日

（1908年11月14日），慈禧太后立溥儀為嗣皇帝，其父

載泮為監(jiān)國攝政王，年號宣統(tǒng)，定己酉年（1909年）為宣

統(tǒng)元年。1912年2月12日，溥儀宣布退位。1917年7

月1日，張勛率兵進(jìn)京，與康有為等擁立溥儀登極，復(fù)

辟清朝。1924年第二次直奉戰(zhàn)爭期間，溥儀被陸軍檢閱

使馮玉祥驅(qū)逐出宮，暫居北府。1924年11月29日，在

日本駐華公使芳澤謙吉的策劃下，溥儀潛往日本使館。

1925年2月23日，溥儀在日本控制下移住天津。1931

年“九一八”事變后，溥儀出任偽滿洲帝國的皇帝。

1945年，溥儀在逃日途中被蘇軍逮捕，拘押蘇聯(lián)，1950

年押還中國，禁于撫順戰(zhàn)犯管理所，1959年被特赦釋

放。1960年，溥儀被分配在中國科學(xué)院植物研究所北京

植物園工作，1961年被聘為政協(xié)文史資料研究委員會專

員，1964年被薦為全國政協(xié)委員，1967年在北京逝

世。

8.2.3檔案沿革

目的：提供對于著錄單元的憑證性、完整性和可理解

性具有重要作用的歷史信息。

規(guī)則：該著錄項(xiàng)適用于全宗級。著錄對著錄單元具有

的擁有權(quán)和保管責(zé)任的歷次轉(zhuǎn)換情況。如果著錄單元是

直接從形成者處收集到的或未發(fā)生過權(quán)屬的轉(zhuǎn)換，則著錄

收集或移交來源、時間和方式等。如果著錄單元的保管

沿革或直接來源情況不詳，須注明此情況。

示例1：戶部一度支部全宗

著錄為：包括3部分：一部分是財政部辦公廳于1958

年移交，1983年重新加工整理立卷；一部分是南京史料整

理處于1961年移交；一部分是本館原藏，1974年整理立

卷。

示例2：長蘆鹽運(yùn)使司檔案

著錄為：原存天津，由中國食品工業(yè)部鹽務(wù)總局保

存，1958年移交本館。

8.2.4檔案館名稱及代碼

8.2.4.1目的與規(guī)則

目的：說明著錄單元的保管機(jī)構(gòu)。

規(guī)則：照實(shí)著錄檔案當(dāng)前所在的保管單位的規(guī)范名稱

及代碼信息。

8.2.4.2檔案館名稱

該著錄項(xiàng)適用于全宗級。著錄檔案當(dāng)前所在的保管

單位，應(yīng)著錄規(guī)范的檔案館全稱。

示例：河南省檔案館

8.2.4.3檔案館代碼

該著錄項(xiàng)適用于全宗級。著錄國家檔案主管部門確

定的各檔案館對應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)代碼。

示例：441001

8.3內(nèi)容與結(jié)構(gòu)項(xiàng)

8.3.1范圍和提要

目的：使檔案使用者能夠判斷著錄單元中的潛在相關(guān)

性。

規(guī)貝＞]:該著錄項(xiàng)適用于全宗級、案卷級。對著錄單元

所涉及范圍（如時間范圍、地點(diǎn)范圍）、內(nèi)容（如文件類

型、主題）等進(jìn)行簡要著錄。

示例：憲政編查館檔案共100卷2936件，自光緒三十

一年（1905年）至宣統(tǒng)三年（1911年）。內(nèi)容包括：考察政

治方面，共6卷45件；籌備立憲方面，共32卷1004件；

官制職官方面，共13卷577件；司法方面，共5卷365件;

軍務(wù)方面，共8卷186件；學(xué)務(wù)方面，共4卷109件；財政

軍費(fèi)方面，共11卷265件；文書檔案方面，共7卷90件；

其他方面，共14卷295件。

8.3.2保管期限

目的：提供任何關(guān)于鑒定、銷毀及保管期限的劃分方

面的信息。

規(guī)則：該著錄項(xiàng)適用于全宗級。著錄對著錄單元已進(jìn)

行的或計劃要進(jìn)行的鑒定、銷毀及保管期限劃分方面的

信息。如有必要，加著開展這些活動的行政管理機(jī)構(gòu)名稱

及日期。

示例：本全宗所有文件保管期限均被鑒定為“永久”

8.3.3整理情況

目的：提供著錄單元的內(nèi)部結(jié)構(gòu)、排序及分類體系等

有關(guān)信息。

規(guī)則：該著錄項(xiàng)適用于全宗級、案卷級。記錄著錄單

元的內(nèi)部結(jié)構(gòu)、排序、分類體系等方面的信息，簡要說明

其整理情況。

示例：本館現(xiàn)存外務(wù)部檔案，共500余卷10萬余件，

自咸豐十年（I860年）至宣統(tǒng)三年（1911年）。1972年一

1974年進(jìn)行了整理編目，整理原則是國別一問題，共分為

53個國家，另設(shè)綜合、國際會議、海關(guān)稅務(wù)、內(nèi)務(wù)4部

分。每個國家下再分為疆界租地、軍務(wù)兵器、法律詞

訟、交聘往來、僑務(wù)招工、鎮(zhèn)壓革命運(yùn)動、開埠通商、

路礦實(shí)業(yè)、財政金融、傳教教案、留學(xué)辦校、慈善賑

濟(jì)、文圖庶務(wù)和其他各類。自1999年起，本館在原案卷

整理的基礎(chǔ)上，又對這部分檔案進(jìn)一步整理、著錄、修

復(fù)、數(shù)字化。

8.4查閱與利用控制項(xiàng)

8.4.1查閱利用條件

目的：提供有關(guān)限制或影響檔案查閱的法律及其他規(guī)

章制度等方面的信息。

規(guī)則：該著錄項(xiàng)適用于文件級。著錄影響著錄單元查

閱的法律、規(guī)章、制度、政策或契約等相關(guān)情況。按照

國家和行業(yè)相關(guān)規(guī)定、檔案保管單位相關(guān)規(guī)定著錄。

示例1：根據(jù)《館藏數(shù)字化檔案開放鑒定辦法》，該檔

案暫不開放

示例2：開放

8.4.2復(fù)制管理?xiàng)l件

目的：明確著錄單元復(fù)制的任何限制條件。

規(guī)則：該著錄項(xiàng)適用于文件級。著錄在著錄單元被提

供查閱后有關(guān)其被復(fù)制的管理?xiàng)l件。如果相關(guān)的管理?xiàng)l

件不詳，也應(yīng)予以說明。如果沒有這些管理?xiàng)l件，則無需

說明。

示例：本檔案只供閱覽，不能復(fù)制。

8.4.3文字類型

目的：確定著錄單元使用的主要文字類型。

規(guī)貝＞]:該著錄項(xiàng)適用于文件級。著錄構(gòu)成著錄單元的

檔案正文內(nèi)容的文字類型。如檔案內(nèi)容中或文封上有個

別文字為其他文字類型，不著錄該類型。

a）漢文檔案著錄“漢文”；滿文檔案著錄“滿文”；

滿漢合璧檔案著錄“滿漢合璧”；外文檔案文字可識別的,

著錄相應(yīng)文字類型名稱，如“英文”“俄文”“日文”；

外文檔案文字無法識別的，著錄“其他文”。

示例：漢文

b）檔案主體無文字的，如照片，著錄為“無”。

c）一個檔號內(nèi)有多個文件，有主附關(guān)系的，依據(jù)主件

的文字類型著錄；無主附關(guān)系的，則依據(jù)第一個內(nèi)容、時

間完整的文件著錄。所選著錄文件須與其他著錄項(xiàng)保持

一致。

d）檔案附件文字類型在“附注項(xiàng)”內(nèi)進(jìn)行著錄，如：

附漢文清單1件。

8.4.4關(guān)鍵詞

目的：規(guī)范概括檔案基本內(nèi)容，進(jìn)行主題標(biāo)弓I,便于檢

索利用。

規(guī)則：該著錄項(xiàng)適用于文件級。著錄表達(dá)檔案主題并

具有檢索意義的詞或詞組，依據(jù)檔案內(nèi)容選取或提煉。

a）關(guān)鍵詞主要根據(jù)檔案中的人物、時間、地點(diǎn)、事

件等要素著錄。

b）關(guān)鍵詞標(biāo)引須遵循一致性、準(zhǔn)確性、完整性原

則。一致性要求對同一檔案或相同主題的檔案賦予相同

的檢索標(biāo)識，對同類型、同類主題的檔案在標(biāo)引方式、標(biāo)

引深度等方面保持一致；準(zhǔn)確性要求對檔案中所反映出的

主題對象，做到準(zhǔn)確描述、用詞得當(dāng)；完整性要求全面標(biāo)

引檔案主題信息，對于存在檢索意義的詞，不要遺漏。

C）關(guān)鍵詞標(biāo)引應(yīng)概念明確、含義清楚、實(shí)用性強(qiáng)，具

有檢索意義。

d）關(guān)鍵詞各詞語之間均應(yīng)加半角空格以便區(qū)分。示

例：江西巡撫何裕城為動項(xiàng)修葺安仁崇義二縣監(jiān)獄事奏折

1著錄為：江西安仁縣崇義縣監(jiān)獄修葺

8.4.5分類號

目的：明確檔案內(nèi)容的分類，便于檢索利用。

規(guī)則：該著錄項(xiàng)適用于文件級。依據(jù)《清代檔案分類

表》、GB/T15418—2009標(biāo)引。一般標(biāo)引到二級類即

可。一個條目至少標(biāo)引一個分類號。

示例：檔案題名為“福州將軍新柱為修葺福州城垣工

竣并出示會禁事奏折”，主題與城垣相關(guān)，著錄分類號為

“R51”

8.4.6圖像號

目的：明確檔案對應(yīng)的縮微膠片號、數(shù)字圖像號（電

子文件號）及畫幅數(shù)，便于檢索利用。

規(guī)則：該著錄項(xiàng)適用于文件級。著錄檔案對應(yīng)的縮微

膠片或數(shù)字圖像的信息?？s微膠片號由“縮微號”和

“縮微拍數(shù)”組成，數(shù)字圖像號由“起始圖像號”“終止

圖像號”和“畫幅數(shù)”組成。

示例：起始圖像號05-13-001-000001-0001-0001終

止圖像號05-13-001-000001-0001-0008畫幅數(shù)8

8.5相關(guān)檔案材料項(xiàng)

8.5.1實(shí)體狀況

8.5.1.1目的與規(guī)則

目的：明確著錄單元的實(shí)體收藏地、可利用性及其殘

損情況等。

規(guī)則：著錄檔案實(shí)體的具體保存位置及實(shí)體保管情

況。

8.5.1.2實(shí)體保存位置

該著錄項(xiàng)適用于全宗級、案卷級。著錄檔案實(shí)體在

保管機(jī)構(gòu)存放的具體位置。

8.5.1.3實(shí)體殘損情況

該著錄項(xiàng)適用于全宗級、案卷級、文件級。著錄檔

案實(shí)體是否有殘破等情況，殘損程度如何。

示例1：該全宗由于歷史原因，破損較為嚴(yán)重，僅有部

分制成縮微膠片，可供查閱。（全宗級）

示例2：水漬、破損（文件級）

8.5.1.4實(shí)體修復(fù)記錄

該著錄項(xiàng)適用于文件級。如果檔案實(shí)體經(jīng)過修復(fù)處

理，著錄修復(fù)的具體情況，如修復(fù)時間、修復(fù)人員、修復(fù)

方式等。