安全生產(chǎn)培訓(xùn)項(xiàng)目檔案管理方案

安全生產(chǎn)培訓(xùn)項(xiàng)目檔案管理方案

目錄

第一節(jié)檔案管理制度.......................................................2

一、檔案人員崗位責(zé)任制....................................................2

二、文件歸檔制度..........................................................3

三、檔案收集整理制度......................................................4

四、檔案保管制度..........................................................5

五、檔案庫(kù)房管理制度......................................................6

六、檔案保密制度..........................................................7

七、檔案查、借閱制度......................................................7

八、檔案利用制度..........................................................8

九、檔案統(tǒng)計(jì)制度..........................................................9

十、檔案鑒定銷毀制度.....................................................10

十一、歸檔材料控制措施和驗(yàn)收制度.........................................10

第二節(jié)檔案人員崗位職責(zé).................................................11

一、人員配備.............................................................11

二、崗位職責(zé).............................................................12

第三節(jié)檔案管理工作規(guī)范..................................................15

一、目的.................................................................15

二、適用范圍.............................................................15

三、職責(zé).................................................................16

四、工作程序.............................................................17

第四節(jié)安全生產(chǎn)培訓(xùn)檔案管理..............................................19

一、總則.................................................................20

二、安全生產(chǎn)培訓(xùn)檔案.....................................................20

三、管理要求.............................................................24

四、責(zé)任追究.............................................................25

第五節(jié)消防安全培訓(xùn)服務(wù)檔案管理.........................................25

一、意義.................................................................25

二、服務(wù)檔案管理措施.....................................................26

三、相關(guān)表格記錄.........................................................31

第六節(jié)檔案安全保密制度.................................................37

二、檔案人員必須嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真履行各項(xiàng)程序...................38

六、未經(jīng)允許任何人不得私自銷毀檔案.......................................38

九、電子檔案的安全保密參照上級(jí)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行...............................39

1

第一節(jié)檔案管理制度

一、檔案人員崗位責(zé)任制

1.努力學(xué)習(xí)政治理論和專業(yè)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)技能和

管理水平。忠于職守，遵守紀(jì)律，積極參加各級(jí)各類檔案業(yè)

務(wù)培訓(xùn)，并經(jīng)考核取得崗位資格證書。

2.認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》和《XX省檔

案工作條例》,貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家及本系統(tǒng)(行業(yè))有關(guān)檔

案工作的法規(guī)和規(guī)章，認(rèn)真履行本公司各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制

度。對(duì)造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復(fù)制等瀆職行為的，

要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及有

關(guān)規(guī)定，追究當(dāng)事人和直接領(lǐng)導(dǎo)人的行政責(zé)任或刑事責(zé)任。

3.熟悉本公司和本系統(tǒng)業(yè)務(wù)工作，了解本公司各類文件

材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。

4.切實(shí)做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證

檔案的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，力爭(zhēng)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

的要求，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

5.同鑒定小組其他人員一同定期對(duì)室藏檔案進(jìn)行鑒定，

對(duì)已到保管期限的檔案資料認(rèn)真鑒定分析，對(duì)已失去保存價(jià)

值的檔案提出銷毀意見，造具銷毀清冊(cè)，寫出鑒定分析報(bào)告，

經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，和有關(guān)人員一起進(jìn)行認(rèn)真負(fù)責(zé)地銷毀。

2

6.保持庫(kù)房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認(rèn)真做好

檔案"八防"工作，堅(jiān)持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工作。

定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對(duì)檔案資料，做好記錄，及

時(shí)處理檔案保管、保護(hù)方面的事故，保證檔案的完整與安全，

最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命。

7.編制科學(xué)的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動(dòng)

地提供檔案資料，做好咨詢服務(wù)工作和檔案利用工作，嚴(yán)格

執(zhí)行保密制度，堅(jiān)持做好查借閱登記和利用效果登記，注意

搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實(shí)例和檔案信息。

8.積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價(jià)

值的檔案資料，以滿足各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的需要。

9.積極參加本公司組織的各項(xiàng)活動(dòng)，認(rèn)真接收上述活動(dòng)

形成的應(yīng)該歸檔的文件材料，并整理歸檔。

10.做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，及時(shí)、準(zhǔn)確

地向檔案管理部門填報(bào)機(jī)關(guān)檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及其他調(diào)查

統(tǒng)計(jì)表。

11.在做好公司內(nèi)部檔案管理的同時(shí)，還要對(duì)公司內(nèi)部

和所屬公司的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

二、文件歸檔制度

(一)歸檔范圍

我司進(jìn)行職業(yè)安全生產(chǎn)培訓(xùn)過程中形成的有保存價(jià)值

的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄均屬歸檔

范圍。

3

(二)歸檔時(shí)間

1.文書材料于次年X月底前立卷歸檔；

2.會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后，由會(huì)計(jì)人員立卷歸

檔，于次年X月底前移交進(jìn)檔案室；

3.照片(底片)、錄音、錄像材料在拍攝(制作)完畢

后X個(gè)月內(nèi)向檔案人員移交歸檔；

4.其他門類和載體的文件材料，也應(yīng)于完成工作后X個(gè)

月內(nèi)向檔案人員移交或按檔案部門有關(guān)規(guī)定辦理。

(三)歸檔要求

1.應(yīng)歸檔的文件材料應(yīng)為已結(jié)束的工作(或項(xiàng)目)的所

有文件材料，并做到打印件與底稿，證件與附件，不同形式

和載體的文件材料齊全完整；

2.歸檔文件材料應(yīng)保持它們之間的歷史聯(lián)系，按照檔案

管理的規(guī)范分類、填寫各類目錄。

三、檔案收集整理制度

1.凡是我辦在工作活動(dòng)中形成的具有查考利用價(jià)值的

文件、材料、報(bào)表、照片、錄像等必須收集整理。

2.收集文件材料(含電子文檔)必須齊全完整，做到分

門別類存放。

3.整理檔案要按照文件材料形成的自然規(guī)律，保持它們

之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分價(jià)值，分類整理，做到無積存零散文

件，案卷質(zhì)量符合業(yè)務(wù)規(guī)范要求。

4.歸檔文件材料的制作和書寫要適宜長(zhǎng)期保存，禁止使

4

用圓珠筆、鉛筆和復(fù)寫紙。

四、檔案保管制度

1.本單位所有的各種門類和載體的檔案材料，由檔案人

員在檔案室集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得私自保存和任意銷

毀。

2.檔案保管應(yīng)采用專用柜架，檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)堅(jiān)固可靠、

清潔通風(fēng)，有防火、防盜、防鼠、防潮、防光、防塵、防蟲、

防高溫、防有害氣體等設(shè)施。

3.檔案管理員要定期檢查檔案，做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問

題及時(shí)采取有效措施，確保檔案完整和安全。

4.檔案如有破損或字跡模糊，應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。

5.檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)在離職前辦理移交，移交檔

案時(shí)，雙方應(yīng)根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核實(shí)，并履行簽字手續(xù)。

6.收進(jìn)、移出檔案和資料，必須認(rèn)真清點(diǎn)，嚴(yán)格履行交

接手續(xù)。

7.熱保管檔案和資料，必須使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的

卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。

8.檔案資料庫(kù)房必須堅(jiān)固，必須裝備鐵門、鐵窗和其他

防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽(yáng)光直

射、防有害氣體等“十防”設(shè)施。

9.隨著氣候變化，做好庫(kù)房密閉、通風(fēng)、溫濕度調(diào)節(jié)，

并適時(shí)進(jìn)行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。

10.檔案資料庫(kù)房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽

5

室分開，但要相對(duì)集中，便于管理。

11.庫(kù)房專管人員進(jìn)出庫(kù)房，應(yīng)隨手關(guān)門上鎖，非專管

人員，不得隨意進(jìn)入庫(kù)房。

12.必須定期檢查、清點(diǎn)庫(kù)藏檔案和資料。發(fā)現(xiàn)檔案霉

爛、褪變、破損或賬務(wù)不符時(shí)，必須及時(shí)追查、處理和修復(fù)。

因失職而損毀、丟失檔案資料者，按檔案法規(guī)嚴(yán)肅處理。

13.檔案管理人員工作變動(dòng)時(shí)，必須將所保管的檔案和

資料清點(diǎn)移交，否則不予辦理調(diào)離手續(xù)。

五、檔案庫(kù)房管理制度

為了加強(qiáng)檔案庫(kù)房管理，做好檔案的保管和保護(hù)工作，

確保檔案的完整與安全，特制定本制度。

1.保持庫(kù)房?jī)?nèi)清潔衛(wèi)生，整齊美觀，堅(jiān)持不定期查庫(kù)，

并認(rèn)真做好記載。

2.注意庫(kù)房安全。庫(kù)內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品及雜物。

進(jìn)出庫(kù)房隨時(shí)關(guān)門上鎖，不允許非庫(kù)房管理人員進(jìn)入庫(kù)內(nèi)。

3.定時(shí)測(cè)量記錄庫(kù)內(nèi)溫度。要求庫(kù)內(nèi)溫度控制在

14-24℃,相對(duì)濕度控制在45-60%范圍內(nèi)，并注意做好空調(diào)

機(jī)和去濕機(jī)的定時(shí)開關(guān)工作。

4.搞好庫(kù)內(nèi)防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、

防蟲、防鼠、防有害氣體等“十防”工作。

5.遇有特殊情況，及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)和職能部門報(bào)告，保

護(hù)現(xiàn)場(chǎng)不受破壞。

6

六、檔案保密制度

1.遵守保密制度，保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案秘密的安全。

2.檔案室保管的涉密檔案，要根據(jù)國(guó)家規(guī)定確定保密項(xiàng)

目和密級(jí)，不得擅自擴(kuò)大使用和接觸的人員范圍。

3.檔案室是機(jī)要部門，無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。任

何人不得擅自翻印、復(fù)制、摘抄和向外傳播檔案內(nèi)容。經(jīng)批

準(zhǔn)翻印、復(fù)制的保密材料要按正式文件進(jìn)行登記和清退。

4.檔案移交、接收和查(借)閱必須辦理登記手續(xù)，歸

還時(shí)要清點(diǎn)注銷。

5.需銷毀的檔案材料，應(yīng)造具清冊(cè)，寫出銷毀報(bào)告，經(jīng)

鑒定小組審批后，在指定地點(diǎn)銷毀。平時(shí)辦公廢紙、廢件及

時(shí)銷毀，不得隨意丟棄。

七、檔案查、借閱制度

1.本單位職工利用檔案，須經(jīng)辦公室主任同意后方可查

(借)閱；外來人員利用檔案，須持單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)

導(dǎo)同意后方可查(借)閱。

2.利用者必須愛護(hù)檔案，不得在文件材料上畫圈、勾線

和作任何記號(hào)，不得涂改拆散、抽頁(yè)、污染和損壞檔案。

3.利用者必須嚴(yán)格遵守保密制度，只能查閱相關(guān)內(nèi)容，

不得隨意傳播和擴(kuò)散檔案內(nèi)容。

4.利用者需摘抄(復(fù)制)檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案管理人員

同意，所摘抄(復(fù)制)的內(nèi)容經(jīng)檔案人員核對(duì)并加蓋我辦公

章后方為有效。

7

5.利用檔案一般只能在指定地點(diǎn)查閱，不得隨意帶走。

本單位工作人員確因工作需要，在辦理借閱手續(xù)后，可以借

出檔案室。

6.借閱期限不超過一周，確需延期者，經(jīng)辦公室主任同

意并另行辦理借閱手續(xù)。

7.利用檔案須填寫查(借)閱登記簿和檔案利用效果登

記簿。

八、檔案利用制度

1.本公司檔案僅限于本公司及本系統(tǒng)工作人員利用。凡

查借閱檔案，必須履行登記手續(xù)，填寫查借閱登記表和利用

效果登記表，并將利用結(jié)果及時(shí)向檔案室反饋，任何人不得

例外。

2.外公司來查閱檔案資料的人員，必須持有公司介紹

信，檢驗(yàn)查閱人員的身份和問清查閱的目的、范圍，經(jīng)分管

領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。

3.查閱檔案人員應(yīng)在閱文室、保密室內(nèi)查詢，并保持安

靜、衛(wèi)生，不得在室內(nèi)吸煙、喝水，以防損壞檔案。

4.查閱秘密文件必須履行審批手續(xù)，嚴(yán)格遵守保密規(guī)

定。

5.借閱檔案時(shí)間一般不超過3天，延長(zhǎng)時(shí)間需辦理續(xù)借

手續(xù)，最多不得超過7天，借用份數(shù)每人每次不得超過3份。

6.借閱者應(yīng)維護(hù)檔案的完整與安全，不得在檔案上亂寫

亂畫，不得轉(zhuǎn)借和影印、復(fù)制、拆換、涂改及污損，違者必

8

究。

7.借閱檔案歸還時(shí)，檔案管理人員要認(rèn)真清點(diǎn)，仔細(xì)檢

查，并做好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長(zhǎng)期離崗必須

在離崗前，將所借檔案全部歸還，以利保管和利用。

8.凡遇節(jié)假日特殊情況，檔案室有權(quán)隨時(shí)收回借出的檔

案、材料，以利安全保密等工作。

9.凡在借閱檔案過程中，造成案卷散失，污損或不歸還

者，應(yīng)按《中華人民共和國(guó)檔案法》及有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。

10.復(fù)制、錄檔案資料，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，錄復(fù)制的檔案

由檔案員核對(duì)無誤，加蓋公章，方可有效。

11.檔案人員應(yīng)根據(jù)本公司工作的特點(diǎn)按照室藏檔案的

內(nèi)容、種類和結(jié)構(gòu)，編制科學(xué)的檢索工具和有參考價(jià)值的檔

案資料，以提高檔案的查全率。

九、檔案統(tǒng)計(jì)制度

1.檔案統(tǒng)計(jì)工作是檔案基礎(chǔ)工作的重要組成部分，檔案

工作必須加強(qiáng)政治責(zé)任心，認(rèn)真做好此項(xiàng)工作。

2.對(duì)室藏的各種門類、載體的檔案資料利用情況，必須

建立齊全的登記，統(tǒng)計(jì)注冊(cè)。

3.對(duì)當(dāng)年形成的歸檔案卷(包括接收、移交)和檔案借

閱、鑒定情況應(yīng)隨時(shí)登記。

4.每年年終形成的各類檔案資源和編寫的檔案工具，科

研材料(包括案卷目錄、歸檔文件目錄、全引目錄、字號(hào)、

索引、人物卡片、專題目錄、大事記、組織、各項(xiàng)規(guī)章制度)

9

統(tǒng)計(jì)一次。

5.檔案資料的查閱、供閱情況，每年統(tǒng)計(jì)兩次(六月和

十二月)。

6.每年十二月前，填寫《檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)表》一式兩

份，一份上報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)，一份存檔。

十、檔案鑒定銷毀制度

1.檔案室要根據(jù)國(guó)家檔案局關(guān)于檔案保管期限的規(guī)定、

原則、標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位制定的檔案保管期限，確定檔案價(jià)

值，劃分保管期限，剔除確無保存價(jià)值的檔案，以便銷毀。

2.檔案的鑒定工作由辦檔案鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)，鑒

定工作結(jié)束后，附上需要銷毀的檔案登記清冊(cè)，由鑒定小組

負(fù)責(zé)人簽字，經(jīng)批準(zhǔn)后方可銷毀。并及時(shí)向主管檔案工作的

領(lǐng)導(dǎo)寫檔案鑒定報(bào)告和說明。

3.實(shí)行定期鑒定，力求準(zhǔn)確無誤，做到不留錯(cuò)，也不錯(cuò)

毀檔案材料，凡鑒定剔除的檔案，應(yīng)保存1—2年后確認(rèn)無

保存價(jià)值，方可銷毀。

4.銷毀檔案時(shí)必須注意保密，并指定專人(X人)以上

監(jiān)銷。

十一、歸檔材料控制措施和驗(yàn)收制度

1.檔案分管領(lǐng)導(dǎo)必須參加本單位重要會(huì)議，檔案管理人

員必須了解本單位有關(guān)的重大事項(xiàng)，做好材料收集歸檔工

作。

10

2.按照《中華人民共和國(guó)檔案法》的有關(guān)規(guī)定，對(duì)國(guó)家

規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須定期向檔案室移交，集中管

理。任何人不得據(jù)為己有。

3.檔案管理人員必須檔案材料的評(píng)審、鑒定，設(shè)備的開

箱等工作并有記錄。

4.專項(xiàng)活動(dòng)與建檔工作實(shí)行同步：即下達(dá)計(jì)劃任務(wù)同時(shí)

提出文件材料形式情況；工作結(jié)束同時(shí)驗(yàn)收檔案材料的完

整、準(zhǔn)確、歸檔情況。

5.對(duì)外出人員獲得的各類文件和引進(jìn)設(shè)備、技術(shù)的各種

材料必須全部上交給檔案管理人員，由檔案管理人員把關(guān)驗(yàn)

收。

第二節(jié)檔案人員崗位職責(zé)

一、人員配備

主要人員配備表

持何種資格證件

職務(wù)姓名已承擔(dān)項(xiàng)目情況

證書名稱級(jí)別

11

共計(jì)人數(shù)

二、崗位職責(zé)

(一)工作人員分工

分管領(lǐng)導(dǎo)：

辦公室主任：

檔案管理員：

兼職檔案員：

(二)各成員職責(zé)

1.分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)

(1)認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》和上級(jí)

主管部門有關(guān)檔案管理的方針、政策和部署安排。

(2)制訂本公司檔案工作的規(guī)劃計(jì)劃、規(guī)章制度和管

理細(xì)則，并組織實(shí)施。

(3)全面掌握本公司的工作情況，組織全室人員做好

檔案收集、整理、分類、編目、鑒定工作，組織檔案管理人

員開展檔案編研工作、有效提供檔案為生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理和兩

個(gè)文明建設(shè)服務(wù)。

(4)安排本公司所屬職工的政治教育、業(yè)務(wù)技術(shù)學(xué)習(xí)

及工作考核，提高檔案隊(duì)伍的整體素質(zhì)。有計(jì)劃、有組織地

安排專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)技術(shù)活動(dòng)和學(xué)術(shù)活動(dòng)。

(5)聯(lián)系購(gòu)置配備必要的工具、裝具設(shè)施。

12

(6)加強(qiáng)與各有關(guān)業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系，理順疏通檔案的

歸檔渠道，促進(jìn)檔案工作的順利開展。

(7)負(fù)責(zé)對(duì)全公司部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。

定期召開部門檔案工作會(huì)議，經(jīng)常組織人員深入基層了解檔

案資料的積累、利用等情況，隨時(shí)進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督檢查工作。

(8)及時(shí)向上級(jí)主管部門提供本公司檔案工作的各種

資料。

(9)負(fù)責(zé)本部門成本的有效使用和控制。

(10)負(fù)責(zé)綜合檔案室固定資產(chǎn)的管理和維護(hù)。協(xié)助做

好廠固定資產(chǎn)的轉(zhuǎn)資工作。

(11)起草工作報(bào)告、總結(jié)工作。向上級(jí)匯報(bào)工作。

(12)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。

(13)負(fù)責(zé)全公司的檔案統(tǒng)籌管理工作。

(14)負(fù)責(zé)綜合檔案室行政和日常工作。

(15)負(fù)責(zé)對(duì)全公司各部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)

督。

(16)負(fù)責(zé)理順疏通檔案的歸檔渠道。

(17)負(fù)責(zé)加強(qiáng)檔案基本建設(shè)，聯(lián)系購(gòu)置必備的檔案裝

具和設(shè)施。

(18)負(fù)責(zé)向上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門匯報(bào)工作。

(19)負(fù)責(zé)召集鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，并組織

監(jiān)督銷毀過期檔案，建立銷毀記錄。

2.主管檔案工作辦公室主任

(1)組織制定檔案管理制度，并認(rèn)真執(zhí)行。

13

(2)抓好本項(xiàng)目檔案建設(shè)與管理工作。

(3)定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案工作的法律、法

規(guī)和方針政策，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能。

3.檔案管理員崗位

(1)對(duì)各個(gè)辦公室形成的各種文件材料的收集、整理、

立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

(2)負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理各種門類和載體的檔案以及有

關(guān)資料。

(3)貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)及各項(xiàng)方針政策，

建立健全檔案室的各項(xiàng)規(guī)章制度。

(4)對(duì)檔案實(shí)行科學(xué)管理，熟悉所藏檔案情況，積極

提供利用，為各項(xiàng)工作服務(wù)。

(5)辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。

4.兼職檔案員責(zé)任制

(1)協(xié)助檔案管理員做好本項(xiàng)目各種文件材料的收集、

整理、立卷、歸檔工作。

(2)負(fù)責(zé)檔案信息微機(jī)錄入及信息化管理工作。

(3)辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。

(三)檔案室工作職責(zé)

1.貫徹執(zhí)行上級(jí)關(guān)于檔案工作的方針、政策，自覺遵守

檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，制定檔案工作的相應(yīng)制度，并組

織實(shí)施。

2.貫徹執(zhí)行相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，認(rèn)真做好檔案的安

全、保密和保護(hù)工作。

14

3.制定檔案室工作計(jì)劃，做好檔案目標(biāo)管理工作。

4.按不同類別的歸檔范圍，做好各類檔案文件材料的收

集、整理、鑒定工作，并按各自要求及時(shí)歸檔。

5.對(duì)新接收的檔案進(jìn)行分類入庫(kù)，積極做好檔案信息資

源的開發(fā)工作；熟悉掌握檔案室各類檔案儲(chǔ)藏情況，做到準(zhǔn)

確迅速地提供利用。

6.準(zhǔn)確及時(shí)地搞好各類檔案的傳遞、銷毀和統(tǒng)計(jì)工作。

7.嚴(yán)格執(zhí)行檔案室有關(guān)查(借)閱制度，做好檔案的查

閱、借閱工作，為有關(guān)部門提供檔案的有關(guān)情況。

8.負(fù)責(zé)檔案室?guī)旆康娜粘９芾砉ぷ鳎瑖?yán)格按照八防的要

求，保證檔案庫(kù)房的安全和衛(wèi)生。

9.加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高服務(wù)質(zhì)量，完成

領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。

第三節(jié)檔案管理工作規(guī)范

一、目的

加強(qiáng)文件檔案管理，規(guī)范項(xiàng)目文件檔案的收集、歸檔程

序和方法，確保項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供

符合機(jī)構(gòu)需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。

二、適用范圍

適用于機(jī)構(gòu)項(xiàng)目部檔案的收集、整理、分類、利用及歸

檔。

15

三、職責(zé)

(一)綜合管理部：

1.負(fù)責(zé)項(xiàng)目部檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，

并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理；

2.建立健全項(xiàng)目部檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)

行情況；

3.收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管項(xiàng)目部的檔案

和其他資料；

4.負(fù)責(zé)項(xiàng)目部檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和

銷毀的全過程，確保項(xiàng)目部檔案的安全；

5.提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；

6.負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。

(二)其他各部門相關(guān)人員：

1.負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通

知綜合管理部；

2.向綜合管理部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；

3.負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)

識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔；

4.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；

(三)各部門檔案主管人員

負(fù)責(zé)部門檔案的管理。

(四)各部門負(fù)責(zé)人

負(fù)責(zé)對(duì)部門檔案管理監(jiān)督檢查。

16

四、工作程序

(一)檔案資料的收集

1.項(xiàng)目部相關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門日常工作中形成的合

同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門《文件(合同)管理記

錄目錄》。

2.項(xiàng)目部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門

分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》每季度向綜合管理部移

交。

(1)歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結(jié)束后次月25日前。

(2)檔案資料的標(biāo)識(shí)

項(xiàng)目對(duì)保管的檔案資料編號(hào)，編號(hào)規(guī)則見后。

(3)檔案資料的日常管理：

①電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存

放于指定電腦硬盤內(nèi)。

②文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件(合

同)管理記錄目錄》,以便檢索利用。

③文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件

盒內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊排放在文件/檔案柜中。

(4)檔案借閱

1)借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》;

2)借閱檔案原件只限在機(jī)構(gòu)內(nèi)，不能帶出；

3)必須帶出機(jī)構(gòu)查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)

批準(zhǔn)；

17

4)檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理

批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失

或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)；

5)借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過借閱時(shí)間，

須重新辦理手續(xù)；

6)借檔人必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、

剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得

轉(zhuǎn)借或損壞；

(5)檔案銷毀

1)對(duì)已失去利用價(jià)值的檔案，銷毀時(shí)，必須寫申請(qǐng)銷

毀報(bào)告，編制銷毀目錄，報(bào)部門總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后方可銷

毀。

2)執(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí)，必須由綜合管理部人員監(jiān)銷，監(jiān)

銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目

錄和批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。

(二)檔案管理細(xì)則

1.檔案資料的歸檔范圍

(1)項(xiàng)目人員資料。

(2)農(nóng)民工相關(guān)資料。

(3)培訓(xùn)課程相關(guān)資料。

(4)培訓(xùn)考核成績(jī)相關(guān)資料。

(5)成本等項(xiàng)目財(cái)務(wù)資料。

2.檔案資料的歸檔時(shí)間

(1)即時(shí)歸檔

18

認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。

(2)定期歸檔

項(xiàng)目部應(yīng)在每月25日前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案

清單交綜合管理部；

(3)電子聲像檔案的歸檔

重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。

一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個(gè)月一次

制成光盤脫機(jī)保管。

3.檔案保管

(1)檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，

以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能

籠統(tǒng)含糊。

(2)檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類

編號(hào)表》,將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定

順序依次排列，以便查閱。

(3)檔案分類編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織

擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。

(4)檔案分類及編號(hào)的增補(bǔ)、修訂等由綜合管理部結(jié)

合工作和部門要求，組織實(shí)施修訂。任何部門和個(gè)人不得隨

意修改。

(5)建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。

第四節(jié)安全生產(chǎn)培訓(xùn)檔案管理

19

一、總則

1.為進(jìn)一步做好公司安全培訓(xùn)工作，切實(shí)加強(qiáng)安全生產(chǎn)

培訓(xùn)檔案規(guī)范化管理，促進(jìn)安全生產(chǎn)培訓(xùn)工作有章可依，有

章可循，根據(jù)《中華人民共和國(guó)安全生產(chǎn)法》、《安全生產(chǎn)培

訓(xùn)管理辦法》、等文件的規(guī)定和要求，結(jié)合公司實(shí)際，制定

本制度。

(二)本制度適用于XXX有限公司《安全生產(chǎn)培訓(xùn)條件

證書》中所包含的培訓(xùn)項(xiàng)目，主要為"三項(xiàng)崗位"人員即企

業(yè)主要負(fù)責(zé)人、安全管理人員和特種作業(yè)人員的安全生產(chǎn)培

訓(xùn)，以及公司對(duì)外合作培訓(xùn)項(xiàng)目。

(三)公司應(yīng)設(shè)立專門的安全培訓(xùn)檔案室，配備專用電

腦、檔案柜等設(shè)備、設(shè)施以及防火、防盜器材，防止檔案丟

失、壞損。

(四)公司應(yīng)建立健全并在安全培訓(xùn)檔案室醒目位置張

掛安全生產(chǎn)培訓(xùn)檔案管理制度，配備熟悉業(yè)務(wù)的專職檔案管

理人員X人，根據(jù)需要可配備輔助檔案管理人員X人，負(fù)責(zé)

安全生產(chǎn)培訓(xùn)檔案的整理、維護(hù)、使用、保管等工作。

二、安全生產(chǎn)培訓(xùn)檔案

(一)公司的安全生產(chǎn)培訓(xùn)檔案以紙質(zhì)檔案和電子檔案

兩種形式進(jìn)行保存。

紙質(zhì)檔案必須做到統(tǒng)一規(guī)格、式樣，選擇指定的檔案盒

或檔案夾進(jìn)行裝載。

檔案資料采用A4(試卷可用A3)規(guī)格紙張制作。

20

電子檔案歸檔時(shí)，應(yīng)附帶對(duì)電子檔案的內(nèi)容、創(chuàng)建時(shí)間、

儲(chǔ)存格式與文件類型等說明；錄入專用電腦，或采用光盤、

移動(dòng)硬盤為載體歸檔，歸檔的電子文件必須是最終數(shù)據(jù)信

息，與紙質(zhì)檔案一致，并定期備份，必要的文件需進(jìn)行加密

處理。

(二)培訓(xùn)班檔案分為教學(xué)檔案和學(xué)員檔案，教學(xué)檔案

一期一檔，學(xué)員檔案一人一檔，按順序裝訂成冊(cè)，分類編號(hào)，

分類存放。

培訓(xùn)檔案應(yīng)進(jìn)行編碼管理。編碼方法應(yīng)一致，力求簡(jiǎn)單，

便于檢索和查閱。

(三)安全生產(chǎn)培訓(xùn)證書辦理完畢后，即視為一個(gè)培訓(xùn)

周期的結(jié)束。班主任應(yīng)于培訓(xùn)周期結(jié)束后30個(gè)工作日完成

培訓(xùn)總結(jié)，檔案整理及歸檔工作。

(四)主要負(fù)責(zé)人、安全生產(chǎn)管理人員、特種作業(yè)人員

資格證原件應(yīng)在培訓(xùn)周期結(jié)束后在安全生產(chǎn)培訓(xùn)檔案室內(nèi)

專柜存放。

(五)主要負(fù)責(zé)人、安全生產(chǎn)管理人員培訓(xùn)檔案應(yīng)歸檔

資料

1.安全合格證辦證審批表

2.安全生產(chǎn)培訓(xùn)書面報(bào)告

3.安全合格證辦證人員名冊(cè)

4.安全生產(chǎn)培訓(xùn)考試成績(jī)表

5.安全生產(chǎn)培訓(xùn)考場(chǎng)記錄表

6.安全生產(chǎn)培訓(xùn)考試簽到表

21

7.安全生產(chǎn)培訓(xùn)教案目錄

8.安全生產(chǎn)培訓(xùn)教學(xué)簡(jiǎn)案

9.安全生產(chǎn)培訓(xùn)課程表

10.安全生產(chǎn)培訓(xùn)教學(xué)計(jì)劃執(zhí)行情況表

11.安全生產(chǎn)培訓(xùn)學(xué)員考勤表

12.安全生產(chǎn)培訓(xùn)登記表

(六)特種作業(yè)人員培訓(xùn)檔案應(yīng)歸檔資料(復(fù)訓(xùn))

1.特種作業(yè)操作證復(fù)審審批表

2.特種作業(yè)培訓(xùn)安全生產(chǎn)書面報(bào)告

3.特種作業(yè)考核計(jì)劃審批表

4.特種作業(yè)復(fù)審人員名冊(cè)

5.特種作業(yè)培訓(xùn)考試成績(jī)表

6.特種作業(yè)培訓(xùn)考場(chǎng)記錄表

7.特種作業(yè)人員考試簽到表

8.特種作業(yè)培訓(xùn)教案目錄

9.特種作業(yè)培訓(xùn)教學(xué)簡(jiǎn)案

10.特種作業(yè)培訓(xùn)課程表

11.特種作業(yè)培訓(xùn)教學(xué)計(jì)劃執(zhí)行情況表

12.特種作業(yè)培訓(xùn)學(xué)員考勤表

13.特種作業(yè)人員培訓(xùn)登記表

(七)特種作業(yè)人員培訓(xùn)檔案應(yīng)歸檔資料(新訓(xùn)或換證)

1.特種作業(yè)培訓(xùn)辦證審批表

2.特種作業(yè)培訓(xùn)安全生產(chǎn)書面報(bào)告

3.特種作業(yè)辦證人員名冊(cè)

22

4.特種作業(yè)培訓(xùn)考試成績(jī)表

5.特種作業(yè)培訓(xùn)考場(chǎng)記錄表

6.特種作業(yè)人員考試簽到表

7.特種作業(yè)培訓(xùn)教案目錄

8.特種作業(yè)培訓(xùn)教學(xué)簡(jiǎn)案

9.特種作業(yè)培訓(xùn)課程表

10.特種作業(yè)培訓(xùn)教學(xué)計(jì)劃執(zhí)行情況表

11.特種作業(yè)培訓(xùn)學(xué)員考勤表

12.特種作業(yè)人員培訓(xùn)登記表

(八)學(xué)員檔案

1.培訓(xùn)檔案表(含近期免冠彩底照片)

2.身份證復(fù)印件(正、反面)

3.學(xué)歷證復(fù)印件或同等學(xué)力證明

4.職稱證復(fù)印件

5.常規(guī)體檢表

6.試卷

7.其他所需材料

(九)班主任手冊(cè)

1.開班通知

2.聽課記錄

3.座談會(huì)記錄

4.培訓(xùn)班總結(jié)

5.教學(xué)質(zhì)量評(píng)估表

6.學(xué)員滿意度調(diào)查表

23

(十)教學(xué)方案

1.安全生產(chǎn)培訓(xùn)方案

2.安全生產(chǎn)培訓(xùn)教學(xué)計(jì)劃

三、管理要求

(一)公司安全生產(chǎn)培訓(xùn)檔案室設(shè)備、設(shè)施，人員設(shè)置

和制度建設(shè)等須在XXXX年X月底前達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)要求。

(二)班主任負(fù)責(zé)收集、整理培訓(xùn)班檔案，交由檔案管

理人員存檔，保證檔案的完好。

歸檔的文件材料要求字跡清楚、工整；做到完整、系統(tǒng)、

準(zhǔn)確；除特殊情況外，必須用原件；

班主任移交培訓(xùn)檔案前需經(jīng)培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)人以及培訓(xùn)

中心主任簽字確認(rèn)。

(三)安全生產(chǎn)培訓(xùn)檔案不得復(fù)印、抄錄，確需復(fù)印、

抄錄的，需經(jīng)培訓(xùn)中心主任同意，經(jīng)檔案管理人員核對(duì)無誤

后，由檔案管理人員在復(fù)印、抄錄件上標(biāo)注“與原件內(nèi)容一

樣"字樣，并由經(jīng)辦人簽字、加蓋安全生產(chǎn)培訓(xùn)中心公章，

建立登記臺(tái)賬。

(四)安全生產(chǎn)培訓(xùn)檔案不得外借，確因工作需要外借

的，必須嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，并按期歸還。

使用檔案的人員，不得損毀、丟失和抽取、拆散檔案，

不得自行轉(zhuǎn)借、復(fù)印，嚴(yán)禁涂改文件、資料。

(五)安全生產(chǎn)培訓(xùn)檔案必須保證隨時(shí)可以查詢和調(diào)

閱。

24

(六)檔案管理人員要及時(shí)了解跟進(jìn)安全生產(chǎn)培訓(xùn)最新

檔案管理要求，不斷完善檔案內(nèi)容。

(七)每年組織一次對(duì)超過保管期限檔案的鑒定銷毀工

作。主要負(fù)責(zé)人、安全生產(chǎn)管理人員安全生產(chǎn)培訓(xùn)檔案保存

期為三年。特種作業(yè)人員安全生產(chǎn)培訓(xùn)檔案保存期為X年。

有特殊情況的，按相關(guān)要求延長(zhǎng)保存期限。

四、責(zé)任追究

(一)培訓(xùn)中心主任負(fù)責(zé)對(duì)培訓(xùn)檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)性、

有效性進(jìn)行審核。

(二)班主任應(yīng)嚴(yán)格按照本制度所要求的培訓(xùn)檔案規(guī)范

編制培訓(xùn)檔案，若發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)范，按公司有關(guān)規(guī)定考核處

罰。

(三)公司設(shè)專人負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)培訓(xùn)檔案的日常管理工

作，即檔案管理人員是安全生產(chǎn)培訓(xùn)檔案管理的責(zé)任人。若

檔案管理不規(guī)范，上級(jí)檢查時(shí)不能及時(shí)提供相應(yīng)安全生產(chǎn)培

訓(xùn)資料的，或者安全生產(chǎn)培訓(xùn)檔案、資料不符合本制度規(guī)定

的，按公司有關(guān)規(guī)定考核處罰。

第五節(jié)消防安全培訓(xùn)服務(wù)檔案管理

一、意義

培訓(xùn)檔案真實(shí)記錄了教育教學(xué)的全過程及其成效，體現(xiàn)

了機(jī)構(gòu)的培訓(xùn)水平。如果說培訓(xùn)對(duì)象是培訓(xùn)工作的“產(chǎn)品”,

25

那么培訓(xùn)檔案就是"產(chǎn)品說明書",是我司展示培訓(xùn)實(shí)力、

綜合實(shí)力乃至辦學(xué)特色的窗口，記載著長(zhǎng)期以來，我司與培

訓(xùn)對(duì)象共同為創(chuàng)業(yè)作出的努力、在創(chuàng)業(yè)過程中的經(jīng)驗(yàn)和教

訓(xùn)，是今后我司改進(jìn)職業(yè)技能培訓(xùn)可借鑒的重要依據(jù)。真實(shí)、

豐富、特點(diǎn)鮮明的培訓(xùn)對(duì)象職業(yè)技能培訓(xùn)檔案和嚴(yán)格、規(guī)范、

高效的檔案管理，能夠?yàn)槲宜沮A得良好的社會(huì)聲譽(yù)。

二、服務(wù)檔案管理措施

(一)建立健全檔案管理制度

規(guī)范培訓(xùn)對(duì)象職業(yè)技能培訓(xùn)檔案管理工作，要建立健全

檔案管理制度，例如檔案收集歸檔制度、檔案鑒別歸檔制度、

檔案保管制度、保密制度、檔案查閱制度、借閱制度以及檔

案管理人員崗位管理制度等；把檔案管理工作納入院校年度

經(jīng)營(yíng)目標(biāo)；檔案收集、保管等要由專人負(fù)責(zé)，明確其工作職

責(zé)范圍，做到歸檔有范圍、立卷有標(biāo)準(zhǔn)、借閱有規(guī)定、保密

有條理、庫(kù)房管理有措施、檔案利用有效率高；每年定期對(duì)

檔案管理工作進(jìn)行對(duì)標(biāo)自查，將檔案管理工作與經(jīng)濟(jì)考核指

標(biāo)掛鉤；充分發(fā)揮規(guī)章制度的作用，用制度促進(jìn)檔案管理水

平的提升。

(二)抓好檔案管理四個(gè)環(huán)節(jié)，強(qiáng)化檔案管理

1.收集環(huán)節(jié)，注重“勤”。收集工作是檔案管理的第一

個(gè)環(huán)節(jié)，是檔案管理的基礎(chǔ)。培訓(xùn)對(duì)象在創(chuàng)業(yè)過程中的計(jì)劃、

方案、文字、圖片、錄音、錄像等，具有極其重要的保存價(jià)

值。收集工作具有一定的周期性，一般在每學(xué)期開學(xué)初及學(xué)

26

期末時(shí)進(jìn)行。培訓(xùn)計(jì)劃等資料由院校相關(guān)部門掌握，技能鑒

定證書等資料由培訓(xùn)對(duì)象本人保存。嚴(yán)格檔案管理，就要從

收集資料開始把關(guān)建檔關(guān)口。檔案管理人員：一要做到主動(dòng)

收集，要主動(dòng)聯(lián)系院校相關(guān)部門、培訓(xùn)對(duì)象本人，積極收集

相關(guān)檔案，不能坐等檔案上門。二要做到隨時(shí)收集。有些資

料不是一次就能收集齊全的，需要隨時(shí)積累，要隨時(shí)掌握信

息，集中收集，提前通知相關(guān)部門及人員，統(tǒng)一報(bào)送。收集

檔案要求做到全面、及時(shí)、準(zhǔn)確、真實(shí)，由于培訓(xùn)對(duì)象職業(yè)

技能培訓(xùn)檔案具有學(xué)年性的特點(diǎn)，檔案歸檔易產(chǎn)生漏檔的情

況，如果沒有及時(shí)收集，一旦培訓(xùn)對(duì)象離校，再去找其索要

相關(guān)檔案資料就為時(shí)已晚，從而給檔案管理工作造成相當(dāng)大

的困難。因此，檔案的收集要不分巨細(xì)，要悉數(shù)保存。這是

在收集環(huán)節(jié)中應(yīng)注意的問題。

2.整理環(huán)節(jié)，注重"細(xì)"。收集到的檔案材料，先用簡(jiǎn)

易袋子裝好保管，按照培訓(xùn)對(duì)象姓名、所選專業(yè)分類進(jìn)行整

理，可按材料屬性、材料形成的時(shí)間排序或內(nèi)容主次關(guān)系分

類。整理工作要求檔案管理人員要耐心、細(xì)致，在大量收集

材料的基礎(chǔ)上，去粗取精，做到不錯(cuò)失、不殘缺。每年九月

份定期進(jìn)行核查，發(fā)現(xiàn)缺少材料或材料不符合要求，要逐一

登記，集中進(jìn)行補(bǔ)缺工作。

3.鑒別環(huán)節(jié)，注重“準(zhǔn)”。鑒別的原則是取之有據(jù)、舍

之有理，判斷材料是否在歸檔范圍，審查歸檔材料是否齊全、

完整、真實(shí)、手續(xù)完備，去偽存真，去雜存整，去劣存優(yōu)，

確保檔案材料的準(zhǔn)確性和有序性。對(duì)不在歸檔范圍的資料，

27

要果斷從材料中剔除，另行造冊(cè)登記，存入相關(guān)檔案，或退

還相關(guān)部門或本人。

4.歸檔環(huán)節(jié)，注重"齊"。歸檔材料必須是辦理完畢的

正式材料。材料必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別，材料要完整、齊全、

真實(shí)、文字清楚、對(duì)象明確，有承辦單位蓋章或個(gè)人署名，

有形成材料的日期。一旦發(fā)現(xiàn)材料不符合歸檔要求，或歸檔

材料不實(shí)、不全、有疑問的，應(yīng)及時(shí)落實(shí)、認(rèn)定，補(bǔ)齊后再

進(jìn)行歸檔。材料必須按照嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行歸檔，檔案

裝訂必須規(guī)范，檔案中不得出現(xiàn)多孔亂孔、裝訂壓字、修訂

未取等情況。檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄，紙張按標(biāo)準(zhǔn)

裁切、裱糊、折疊，使檔案整齊如刀切。

(三)建立電子檔案，創(chuàng)新檔案管理模式

1.電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系。培訓(xùn)對(duì)象職業(yè)技能培訓(xùn)

檔案屬于長(zhǎng)期保管檔案，隨著時(shí)間的推移，培訓(xùn)對(duì)象職業(yè)技

能培訓(xùn)檔案越積越多，因?yàn)榇鎯?chǔ)量大，檔案管理人員如果不

能對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案材料進(jìn)行信息的提煉和加工處理，那么

檔案信息資源將在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)，因此建立培

訓(xùn)對(duì)象職業(yè)技能培訓(xùn)電子檔案勢(shì)在必行。電子檔案是紙質(zhì)檔

案的補(bǔ)充，與紙質(zhì)檔案相輔相成，建立電子檔案是提高檔案

管理水平的一個(gè)重要評(píng)價(jià)依據(jù)。

2.電子檔案具有的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)。電子檔案更有利于快捷、

方便地查找檔案資料。電子檔案的查全率、查準(zhǔn)率遠(yuǎn)勝于紙

質(zhì)檔案，而且還可以快速調(diào)用和進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，有利于院校

28

領(lǐng)導(dǎo)、教師掌握培訓(xùn)對(duì)象們職業(yè)技能培訓(xùn)的情況。特別是數(shù)

碼技術(shù)與計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，對(duì)培訓(xùn)對(duì)象職業(yè)技能培訓(xùn)過程中的

照片、圖片等資料可以有效進(jìn)行技術(shù)處理，有利于影像資料

長(zhǎng)期保存和準(zhǔn)確復(fù)制，使檔案圖文并茂，聲像俱全。電子檔

案資源可重復(fù)、多平臺(tái)的利用，真正實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的

價(jià)值和使用價(jià)值，它能提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)，

創(chuàng)造出最佳的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。電子檔案管理促進(jìn)了院

校檔案管理的科學(xué)化進(jìn)程。

3.電子檔案具有的“致命”弱點(diǎn)。在電子檔案的使用過

程中，檔案的安全性問題日益突出。目前，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔

截電子信息的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過特殊的程序可以

攔截重要的數(shù)據(jù)信息，病毒的入侵可以使電腦癱瘓、信息丟

失等，這些對(duì)電子檔案的安全性構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。

4.加強(qiáng)電子檔案的安全性。積極制定電子檔案安全風(fēng)險(xiǎn)

防范辦法，使電子檔案的管理水平得以提高，有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，

降低損失。一是做好電子檔案?jìng)浞莨ぷ?，防患于未然。一?/p>

原文件被損壞，相同的備份文件可取而代之，避免因文件被

毀而帶來的風(fēng)險(xiǎn)。二是運(yùn)用“防火墻”技術(shù)?！胺阑饓Α笔?/p>

電子檔案網(wǎng)絡(luò)與安全不可缺少的"保護(hù)神",它可以杜絕外

來非法訪問和內(nèi)部機(jī)要信息非法輸出。三是防止病毒入侵。

杜絕使用非法軟件，不隨意從網(wǎng)絡(luò)上下載軟件。在計(jì)算機(jī)系

統(tǒng)中安裝正版的殺毒軟件，還要不斷升級(jí)并更新殺毒軟件，

預(yù)防病毒入侵。四是采用身份驗(yàn)證和文檔加密手段，只有具

有管理權(quán)限人員才能進(jìn)入操作系統(tǒng)，杜絕非法訪問者。

29

(四)提高檔案管理人員的素質(zhì)

1.提高檔案管理人員的政治素質(zhì)。良好的政治素質(zhì)是對(duì)

檔案管理人員的內(nèi)在要求。院校必須配置專職檔案管理人

員，要選擇政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、工作細(xì)心的干

部從事檔案管理工作。檔案管理人員要有高度的組織性和紀(jì)

律性，遵守規(guī)章制度，堅(jiān)決杜絕失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。

2.提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能。一是“走出去”。培

訓(xùn)場(chǎng)地領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理人員的送培工作，派送其參加上

級(jí)組織的檔案管理培訓(xùn)。二是“請(qǐng)進(jìn)來”。培訓(xùn)場(chǎng)地要舉辦

檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，邀請(qǐng)檔案管理專家來培訓(xùn)場(chǎng)地為

檔案管理人員授課。培訓(xùn)內(nèi)容要因需設(shè)計(jì)，與實(shí)際工作相結(jié)

合，具有一定的針對(duì)性；要把信息化建設(shè)作為檔案專業(yè)培訓(xùn)

和繼續(xù)教育的重點(diǎn)內(nèi)容，納入培訓(xùn)課程基礎(chǔ)科目；把掌握和

應(yīng)用檔案信息技術(shù)技能水平作為衡量檔案管理人員專業(yè)技

能的一個(gè)重要指標(biāo)，納入檔案管理人員考核范疇。三是自我

學(xué)習(xí)。檔案管理人員要把自學(xué)作為提高自身素質(zhì)的一個(gè)重要

途徑，注重學(xué)習(xí)過程中的積累與探索，把理論學(xué)習(xí)與實(shí)際工

作有機(jī)結(jié)合起來。同時(shí)，注意與同事、兄弟單位的同行之間

進(jìn)行業(yè)務(wù)交流，通過交流，了解別人的好經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)查找自

身的不足，不斷改進(jìn)工作。

檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性、連續(xù)性和保密性

很強(qiáng)的工作。提高培訓(xùn)對(duì)象培訓(xùn)檔案管理水平，是樹立公司

整體形象、謀求持續(xù)發(fā)展的必然要求。只有檔案管理人員不

懈努力，培訓(xùn)檔案管理工作才能更加科學(xué)化、規(guī)范化。

30

三、相關(guān)表格記錄

1.培訓(xùn)內(nèi)容

形式培訓(xùn)內(nèi)容時(shí)間課時(shí)

集中培訓(xùn)

專項(xiàng)整治

2.單位教育培訓(xùn)記錄表

計(jì)劃在職人均人次

年度月度部門部位

人員工小時(shí)量

31

數(shù)

小人均

日

序

導(dǎo)課程課程學(xué)員

時(shí)間地點(diǎn)時(shí)

號(hào)期小時(shí)

師類型名稱數(shù)量

數(shù)數(shù)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

32

16

3.單位培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表

序號(hào)部位(部門)姓名工種

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

4.單位員工消防安全教育培訓(xùn)圖片

33

時(shí)間

地點(diǎn)

培訓(xùn)內(nèi)容

參加人員

活

動(dòng)

圖

片

34

文件(合同)管理記錄目錄

序接收部原/

文件(合同)編標(biāo)需抄送的相關(guān)部

號(hào)接收人備注

號(hào)題