安全生產(chǎn)培訓項目檔案管理方案

安全生產(chǎn)培訓項目檔案管理方案

目錄

第一節(jié)檔案管理制度.......................................................2

一、檔案人員崗位責任制....................................................2

二、文件歸檔制度..........................................................3

三、檔案收集整理制度......................................................4

四、檔案保管制度..........................................................5

五、檔案庫房管理制度......................................................6

六、檔案保密制度..........................................................7

七、檔案查、借閱制度......................................................7

八、檔案利用制度..........................................................8

九、檔案統(tǒng)計制度..........................................................9

十、檔案鑒定銷毀制度.....................................................10

十一、歸檔材料控制措施和驗收制度.........................................10

第二節(jié)檔案人員崗位職責.................................................11

一、人員配備.............................................................11

二、崗位職責.............................................................12

第三節(jié)檔案管理工作規(guī)范..................................................15

一、目的.................................................................15

二、適用范圍.............................................................15

三、職責.................................................................16

四、工作程序.............................................................17

第四節(jié)安全生產(chǎn)培訓檔案管理..............................................19

一、總則.................................................................20

二、安全生產(chǎn)培訓檔案.....................................................20

三、管理要求.............................................................24

四、責任追究.............................................................25

第五節(jié)消防安全培訓服務檔案管理.........................................25

一、意義.................................................................25

二、服務檔案管理措施.....................................................26

三、相關(guān)表格記錄.........................................................31

第六節(jié)檔案安全保密制度.................................................37

二、檔案人員必須嚴格執(zhí)行各項規(guī)章制度，認真履行各項程序...................38

六、未經(jīng)允許任何人不得私自銷毀檔案.......................................38

九、電子檔案的安全保密參照上級有關(guān)規(guī)定執(zhí)行...............................39

1

第一節(jié)檔案管理制度

一、檔案人員崗位責任制

1.努力學習政治理論和專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務技能和

管理水平。忠于職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業(yè)

務培訓，并經(jīng)考核取得崗位資格證書。

2.認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和《XX省檔

案工作條例》,貫徹執(zhí)行黨和國家及本系統(tǒng)(行業(yè))有關(guān)檔

案工作的法規(guī)和規(guī)章，認真履行本公司各項檔案管理規(guī)章制

度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復制等瀆職行為的，

要及時向領(lǐng)導報告，并根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有

關(guān)規(guī)定，追究當事人和直接領(lǐng)導人的行政責任或刑事責任。

3.熟悉本公司和本系統(tǒng)業(yè)務工作，了解本公司各類文件

材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。

4.切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證

檔案的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，力爭達到標準化、規(guī)范化

的要求，逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

5.同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑒定，

對已到保管期限的檔案資料認真鑒定分析，對已失去保存價

值的檔案提出銷毀意見，造具銷毀清冊，寫出鑒定分析報告，

經(jīng)領(lǐng)導批準后，和有關(guān)人員一起進行認真負責地銷毀。

2

6.保持庫房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認真做好

檔案"八防"工作，堅持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工作。

定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對檔案資料，做好記錄，及

時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，

最大限度地延長檔案壽命。

7.編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動

地提供檔案資料，做好咨詢服務工作和檔案利用工作，嚴格

執(zhí)行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意

搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實例和檔案信息。

8.積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價

值的檔案資料，以滿足各項業(yè)務工作的需要。

9.積極參加本公司組織的各項活動，認真接收上述活動

形成的應該歸檔的文件材料，并整理歸檔。

10.做好檔案的統(tǒng)計工作，建立統(tǒng)計臺賬，及時、準確

地向檔案管理部門填報機關(guān)檔案工作統(tǒng)計年報及其他調(diào)查

統(tǒng)計表。

11.在做好公司內(nèi)部檔案管理的同時，還要對公司內(nèi)部

和所屬公司的檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導。

二、文件歸檔制度

(一)歸檔范圍

我司進行職業(yè)安全生產(chǎn)培訓過程中形成的有保存價值

的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄均屬歸檔

范圍。

3

(二)歸檔時間

1.文書材料于次年X月底前立卷歸檔；

2.會計文件材料在會計年度終了后，由會計人員立卷歸

檔，于次年X月底前移交進檔案室；

3.照片(底片)、錄音、錄像材料在拍攝(制作)完畢

后X個月內(nèi)向檔案人員移交歸檔；

4.其他門類和載體的文件材料，也應于完成工作后X個

月內(nèi)向檔案人員移交或按檔案部門有關(guān)規(guī)定辦理。

(三)歸檔要求

1.應歸檔的文件材料應為已結(jié)束的工作(或項目)的所

有文件材料，并做到打印件與底稿，證件與附件，不同形式

和載體的文件材料齊全完整；

2.歸檔文件材料應保持它們之間的歷史聯(lián)系，按照檔案

管理的規(guī)范分類、填寫各類目錄。

三、檔案收集整理制度

1.凡是我辦在工作活動中形成的具有查考利用價值的

文件、材料、報表、照片、錄像等必須收集整理。

2.收集文件材料(含電子文檔)必須齊全完整，做到分

門別類存放。

3.整理檔案要按照文件材料形成的自然規(guī)律，保持它們

之間的有機聯(lián)系，區(qū)分價值，分類整理，做到無積存零散文

件，案卷質(zhì)量符合業(yè)務規(guī)范要求。

4.歸檔文件材料的制作和書寫要適宜長期保存，禁止使

4

用圓珠筆、鉛筆和復寫紙。

四、檔案保管制度

1.本單位所有的各種門類和載體的檔案材料，由檔案人

員在檔案室集中統(tǒng)一管理，任何個人不得私自保存和任意銷

毀。

2.檔案保管應采用專用柜架，檔案庫房應當堅固可靠、

清潔通風，有防火、防盜、防鼠、防潮、防光、防塵、防蟲、

防高溫、防有害氣體等設(shè)施。

3.檔案管理員要定期檢查檔案，做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問

題及時采取有效措施，確保檔案完整和安全。

4.檔案如有破損或字跡模糊，應及時修補或復制。

5.檔案人員調(diào)動工作時，應在離職前辦理移交，移交檔

案時，雙方應根據(jù)移交目錄清點核實，并履行簽字手續(xù)。

6.收進、移出檔案和資料，必須認真清點，嚴格履行交

接手續(xù)。

7.熱保管檔案和資料，必須使用符合國家標準和規(guī)范的

卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。

8.檔案資料庫房必須堅固，必須裝備鐵門、鐵窗和其他

防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽光直

射、防有害氣體等“十防”設(shè)施。

9.隨著氣候變化，做好庫房密閉、通風、溫濕度調(diào)節(jié)，

并適時進行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。

10.檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽

5

室分開，但要相對集中，便于管理。

11.庫房專管人員進出庫房，應隨手關(guān)門上鎖，非專管

人員，不得隨意進入庫房。

12.必須定期檢查、清點庫藏檔案和資料。發(fā)現(xiàn)檔案霉

爛、褪變、破損或賬務不符時，必須及時追查、處理和修復。

因失職而損毀、丟失檔案資料者，按檔案法規(guī)嚴肅處理。

13.檔案管理人員工作變動時，必須將所保管的檔案和

資料清點移交，否則不予辦理調(diào)離手續(xù)。

五、檔案庫房管理制度

為了加強檔案庫房管理，做好檔案的保管和保護工作，

確保檔案的完整與安全，特制定本制度。

1.保持庫房內(nèi)清潔衛(wèi)生，整齊美觀，堅持不定期查庫，

并認真做好記載。

2.注意庫房安全。庫內(nèi)嚴禁存放易燃、易爆物品及雜物。

進出庫房隨時關(guān)門上鎖，不允許非庫房管理人員進入庫內(nèi)。

3.定時測量記錄庫內(nèi)溫度。要求庫內(nèi)溫度控制在

14-24℃,相對濕度控制在45-60%范圍內(nèi)，并注意做好空調(diào)

機和去濕機的定時開關(guān)工作。

4.搞好庫內(nèi)防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、

防蟲、防鼠、防有害氣體等“十防”工作。

5.遇有特殊情況，及時向分管領(lǐng)導和職能部門報告，保

護現(xiàn)場不受破壞。

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六、檔案保密制度

1.遵守保密制度，保守檔案機密，維護檔案秘密的安全。

2.檔案室保管的涉密檔案，要根據(jù)國家規(guī)定確定保密項

目和密級，不得擅自擴大使用和接觸的人員范圍。

3.檔案室是機要部門，無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。任

何人不得擅自翻印、復制、摘抄和向外傳播檔案內(nèi)容。經(jīng)批

準翻印、復制的保密材料要按正式文件進行登記和清退。

4.檔案移交、接收和查(借)閱必須辦理登記手續(xù)，歸

還時要清點注銷。

5.需銷毀的檔案材料，應造具清冊，寫出銷毀報告，經(jīng)

鑒定小組審批后，在指定地點銷毀。平時辦公廢紙、廢件及

時銷毀，不得隨意丟棄。

七、檔案查、借閱制度

1.本單位職工利用檔案，須經(jīng)辦公室主任同意后方可查

(借)閱；外來人員利用檔案，須持單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)

導同意后方可查(借)閱。

2.利用者必須愛護檔案，不得在文件材料上畫圈、勾線

和作任何記號，不得涂改拆散、抽頁、污染和損壞檔案。

3.利用者必須嚴格遵守保密制度，只能查閱相關(guān)內(nèi)容，

不得隨意傳播和擴散檔案內(nèi)容。

4.利用者需摘抄(復制)檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案管理人員

同意，所摘抄(復制)的內(nèi)容經(jīng)檔案人員核對并加蓋我辦公

章后方為有效。

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5.利用檔案一般只能在指定地點查閱，不得隨意帶走。

本單位工作人員確因工作需要，在辦理借閱手續(xù)后，可以借

出檔案室。

6.借閱期限不超過一周，確需延期者，經(jīng)辦公室主任同

意并另行辦理借閱手續(xù)。

7.利用檔案須填寫查(借)閱登記簿和檔案利用效果登

記簿。

八、檔案利用制度

1.本公司檔案僅限于本公司及本系統(tǒng)工作人員利用。凡

查借閱檔案，必須履行登記手續(xù)，填寫查借閱登記表和利用

效果登記表，并將利用結(jié)果及時向檔案室反饋，任何人不得

例外。

2.外公司來查閱檔案資料的人員，必須持有公司介紹

信，檢驗查閱人員的身份和問清查閱的目的、范圍，經(jīng)分管

領(lǐng)導批準后方可查閱。

3.查閱檔案人員應在閱文室、保密室內(nèi)查詢，并保持安

靜、衛(wèi)生，不得在室內(nèi)吸煙、喝水，以防損壞檔案。

4.查閱秘密文件必須履行審批手續(xù)，嚴格遵守保密規(guī)

定。

5.借閱檔案時間一般不超過3天，延長時間需辦理續(xù)借

手續(xù)，最多不得超過7天，借用份數(shù)每人每次不得超過3份。

6.借閱者應維護檔案的完整與安全，不得在檔案上亂寫

亂畫，不得轉(zhuǎn)借和影印、復制、拆換、涂改及污損，違者必

8

究。

7.借閱檔案歸還時，檔案管理人員要認真清點，仔細檢

查，并做好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長期離崗必須

在離崗前，將所借檔案全部歸還，以利保管和利用。

8.凡遇節(jié)假日特殊情況，檔案室有權(quán)隨時收回借出的檔

案、材料，以利安全保密等工作。

9.凡在借閱檔案過程中，造成案卷散失，污損或不歸還

者，應按《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規(guī)定嚴肅處理。

10.復制、錄檔案資料，要經(jīng)領(lǐng)導批準，錄復制的檔案

由檔案員核對無誤，加蓋公章，方可有效。

11.檔案人員應根據(jù)本公司工作的特點按照室藏檔案的

內(nèi)容、種類和結(jié)構(gòu)，編制科學的檢索工具和有參考價值的檔

案資料，以提高檔案的查全率。

九、檔案統(tǒng)計制度

1.檔案統(tǒng)計工作是檔案基礎(chǔ)工作的重要組成部分，檔案

工作必須加強政治責任心，認真做好此項工作。

2.對室藏的各種門類、載體的檔案資料利用情況，必須

建立齊全的登記，統(tǒng)計注冊。

3.對當年形成的歸檔案卷(包括接收、移交)和檔案借

閱、鑒定情況應隨時登記。

4.每年年終形成的各類檔案資源和編寫的檔案工具，科

研材料(包括案卷目錄、歸檔文件目錄、全引目錄、字號、

索引、人物卡片、專題目錄、大事記、組織、各項規(guī)章制度)

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統(tǒng)計一次。

5.檔案資料的查閱、供閱情況，每年統(tǒng)計兩次(六月和

十二月)。

6.每年十二月前，填寫《檔案工作統(tǒng)計年報表》一式兩

份，一份上報上級機關(guān)，一份存檔。

十、檔案鑒定銷毀制度

1.檔案室要根據(jù)國家檔案局關(guān)于檔案保管期限的規(guī)定、

原則、標準，結(jié)合本單位制定的檔案保管期限，確定檔案價

值，劃分保管期限，剔除確無保存價值的檔案，以便銷毀。

2.檔案的鑒定工作由辦檔案鑒定銷毀領(lǐng)導小組負責，鑒

定工作結(jié)束后，附上需要銷毀的檔案登記清冊，由鑒定小組

負責人簽字，經(jīng)批準后方可銷毀。并及時向主管檔案工作的

領(lǐng)導寫檔案鑒定報告和說明。

3.實行定期鑒定，力求準確無誤，做到不留錯，也不錯

毀檔案材料，凡鑒定剔除的檔案，應保存1—2年后確認無

保存價值，方可銷毀。

4.銷毀檔案時必須注意保密，并指定專人(X人)以上

監(jiān)銷。

十一、歸檔材料控制措施和驗收制度

1.檔案分管領(lǐng)導必須參加本單位重要會議，檔案管理人

員必須了解本單位有關(guān)的重大事項，做好材料收集歸檔工

作。

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2.按照《中華人民共和國檔案法》的有關(guān)規(guī)定，對國家

規(guī)定應當立卷歸檔的材料，必須定期向檔案室移交，集中管

理。任何人不得據(jù)為己有。

3.檔案管理人員必須檔案材料的評審、鑒定，設(shè)備的開

箱等工作并有記錄。

4.專項活動與建檔工作實行同步：即下達計劃任務同時

提出文件材料形式情況；工作結(jié)束同時驗收檔案材料的完

整、準確、歸檔情況。

5.對外出人員獲得的各類文件和引進設(shè)備、技術(shù)的各種

材料必須全部上交給檔案管理人員，由檔案管理人員把關(guān)驗

收。

第二節(jié)檔案人員崗位職責

一、人員配備

主要人員配備表

持何種資格證件

職務姓名已承擔項目情況

證書名稱級別

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共計人數(shù)

二、崗位職責

(一)工作人員分工

分管領(lǐng)導：

辦公室主任：

檔案管理員：

兼職檔案員：

(二)各成員職責

1.分管檔案工作領(lǐng)導

(1)認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和上級

主管部門有關(guān)檔案管理的方針、政策和部署安排。

(2)制訂本公司檔案工作的規(guī)劃計劃、規(guī)章制度和管

理細則，并組織實施。

(3)全面掌握本公司的工作情況，組織全室人員做好

檔案收集、整理、分類、編目、鑒定工作，組織檔案管理人

員開展檔案編研工作、有效提供檔案為生產(chǎn)、經(jīng)營管理和兩

個文明建設(shè)服務。

(4)安排本公司所屬職工的政治教育、業(yè)務技術(shù)學習

及工作考核，提高檔案隊伍的整體素質(zhì)。有計劃、有組織地

安排專兼職檔案人員的業(yè)務技術(shù)活動和學術(shù)活動。

(5)聯(lián)系購置配備必要的工具、裝具設(shè)施。

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(6)加強與各有關(guān)業(yè)務部門的聯(lián)系，理順疏通檔案的

歸檔渠道，促進檔案工作的順利開展。

(7)負責對全公司部門的檔案工作進行指導和監(jiān)督。

定期召開部門檔案工作會議，經(jīng)常組織人員深入基層了解檔

案資料的積累、利用等情況，隨時進行指導、監(jiān)督檢查工作。

(8)及時向上級主管部門提供本公司檔案工作的各種

資料。

(9)負責本部門成本的有效使用和控制。

(10)負責綜合檔案室固定資產(chǎn)的管理和維護。協(xié)助做

好廠固定資產(chǎn)的轉(zhuǎn)資工作。

(11)起草工作報告、總結(jié)工作。向上級匯報工作。

(12)完成領(lǐng)導交辦的其他工作任務。

(13)負責全公司的檔案統(tǒng)籌管理工作。

(14)負責綜合檔案室行政和日常工作。

(15)負責對全公司各部門的檔案工作進行指導和監(jiān)

督。

(16)負責理順疏通檔案的歸檔渠道。

(17)負責加強檔案基本建設(shè)，聯(lián)系購置必備的檔案裝

具和設(shè)施。

(18)負責向上級業(yè)務主管部門匯報工作。

(19)負責召集鑒定小組對到期檔案進行鑒定，并組織

監(jiān)督銷毀過期檔案，建立銷毀記錄。

2.主管檔案工作辦公室主任

(1)組織制定檔案管理制度，并認真執(zhí)行。

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(2)抓好本項目檔案建設(shè)與管理工作。

(3)定期組織檔案管理人員學習檔案工作的法律、法

規(guī)和方針政策，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務技能。

3.檔案管理員崗位

(1)對各個辦公室形成的各種文件材料的收集、整理、

立卷、歸檔工作進行監(jiān)督和指導。

(2)負責集中統(tǒng)一管理各種門類和載體的檔案以及有

關(guān)資料。

(3)貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)及各項方針政策，

建立健全檔案室的各項規(guī)章制度。

(4)對檔案實行科學管理，熟悉所藏檔案情況，積極

提供利用，為各項工作服務。

(5)辦理領(lǐng)導交辦的其他檔案業(yè)務工作。

4.兼職檔案員責任制

(1)協(xié)助檔案管理員做好本項目各種文件材料的收集、

整理、立卷、歸檔工作。

(2)負責檔案信息微機錄入及信息化管理工作。

(3)辦理領(lǐng)導交辦的其他檔案業(yè)務工作。

(三)檔案室工作職責

1.貫徹執(zhí)行上級關(guān)于檔案工作的方針、政策，自覺遵守

檔案管理的各項規(guī)章制度，制定檔案工作的相應制度，并組

織實施。

2.貫徹執(zhí)行相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，認真做好檔案的安

全、保密和保護工作。

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3.制定檔案室工作計劃，做好檔案目標管理工作。

4.按不同類別的歸檔范圍，做好各類檔案文件材料的收

集、整理、鑒定工作，并按各自要求及時歸檔。

5.對新接收的檔案進行分類入庫，積極做好檔案信息資

源的開發(fā)工作；熟悉掌握檔案室各類檔案儲藏情況，做到準

確迅速地提供利用。

6.準確及時地搞好各類檔案的傳遞、銷毀和統(tǒng)計工作。

7.嚴格執(zhí)行檔案室有關(guān)查(借)閱制度，做好檔案的查

閱、借閱工作，為有關(guān)部門提供檔案的有關(guān)情況。

8.負責檔案室?guī)旆康娜粘９芾砉ぷ鳎瑖栏癜凑瞻朔赖囊?/p>

求，保證檔案庫房的安全和衛(wèi)生。

9.加強業(yè)務學習，不斷總結(jié)經(jīng)驗，提高服務質(zhì)量，完成

領(lǐng)導交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務工作。

第三節(jié)檔案管理工作規(guī)范

一、目的

加強文件檔案管理，規(guī)范項目文件檔案的收集、歸檔程

序和方法，確保項目檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供

符合機構(gòu)需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。

二、適用范圍

適用于機構(gòu)項目部檔案的收集、整理、分類、利用及歸

檔。

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三、職責

(一)綜合管理部：

1.負責項目部檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，

并負責督促指導部門檔案管理；

2.建立健全項目部檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)

行情況；

3.收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管項目部的檔案

和其他資料；

4.負責項目部檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和

銷毀的全過程，確保項目部檔案的安全；

5.提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；

6.負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。

(二)其他各部門相關(guān)人員：

1.負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通

知綜合管理部；

2.向綜合管理部移交合同或文件資料原件或復印件；

3.負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標

識、貯存、保管、利用、歸檔；

4.財務部負責按規(guī)定獨立建檔保管財務檔案資料；

(三)各部門檔案主管人員

負責部門檔案的管理。

(四)各部門負責人

負責對部門檔案管理監(jiān)督檢查。

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四、工作程序

(一)檔案資料的收集

1.項目部相關(guān)人員負責對本部門日常工作中形成的合

同及文件資料進行收集，并編制部門《文件(合同)管理記

錄目錄》。

2.項目部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門

分別進行整理，并編制《移交目錄》每季度向綜合管理部移

交。

(1)歸檔范圍及移交時間：每季度結(jié)束后次月25日前。

(2)檔案資料的標識

項目對保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見后。

(3)檔案資料的日常管理：

①電子類合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存

放于指定電腦硬盤內(nèi)。

②文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件(合

同)管理記錄目錄》,以便檢索利用。

③文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件

盒內(nèi)，并加以標識，整齊排放在文件/檔案柜中。

(4)檔案借閱

1)借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》;

2)借閱檔案原件只限在機構(gòu)內(nèi)，不能帶出；

3)必須帶出機構(gòu)查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導

批準；

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4)檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理

批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失

或損壞，應立即報告直接上級；

5)借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，

須重新辦理手續(xù)；

6)借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、

剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得

轉(zhuǎn)借或損壞；

(5)檔案銷毀

1)對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷

毀報告，編制銷毀目錄，報部門總經(jīng)理批準，批準后方可銷

毀。

2)執(zhí)行銷毀任務時，必須由綜合管理部人員監(jiān)銷，監(jiān)

銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目

錄和批準手續(xù)文件，一并存檔永久保存。

(二)檔案管理細則

1.檔案資料的歸檔范圍

(1)項目人員資料。

(2)農(nóng)民工相關(guān)資料。

(3)培訓課程相關(guān)資料。

(4)培訓考核成績相關(guān)資料。

(5)成本等項目財務資料。

2.檔案資料的歸檔時間

(1)即時歸檔

18

認為需要即時歸檔的資料。

(2)定期歸檔

項目部應在每月25日前整理歸檔當月文件，編制檔案

清單交綜合管理部；

(3)電子聲像檔案的歸檔

重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。

一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次

制成光盤脫機保管。

3.檔案保管

(1)檔案按類別應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要，

以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能

籠統(tǒng)含糊。

(2)檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應參照《檔案分類

編號表》,將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定

順序依次排列，以便查閱。

(3)檔案分類編號內(nèi)應預留若干空檔，以備將來組織

擴大或業(yè)務增多時，隨時增補之用。

(4)檔案分類及編號的增補、修訂等由綜合管理部結(jié)

合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨

意修改。

(5)建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。

第四節(jié)安全生產(chǎn)培訓檔案管理

19

一、總則

1.為進一步做好公司安全培訓工作，切實加強安全生產(chǎn)

培訓檔案規(guī)范化管理，促進安全生產(chǎn)培訓工作有章可依，有

章可循，根據(jù)《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》、《安全生產(chǎn)培

訓管理辦法》、等文件的規(guī)定和要求，結(jié)合公司實際，制定

本制度。

(二)本制度適用于XXX有限公司《安全生產(chǎn)培訓條件

證書》中所包含的培訓項目，主要為"三項崗位"人員即企

業(yè)主要負責人、安全管理人員和特種作業(yè)人員的安全生產(chǎn)培

訓，以及公司對外合作培訓項目。

(三)公司應設(shè)立專門的安全培訓檔案室，配備專用電

腦、檔案柜等設(shè)備、設(shè)施以及防火、防盜器材，防止檔案丟

失、壞損。

(四)公司應建立健全并在安全培訓檔案室醒目位置張

掛安全生產(chǎn)培訓檔案管理制度，配備熟悉業(yè)務的專職檔案管

理人員X人，根據(jù)需要可配備輔助檔案管理人員X人，負責

安全生產(chǎn)培訓檔案的整理、維護、使用、保管等工作。

二、安全生產(chǎn)培訓檔案

(一)公司的安全生產(chǎn)培訓檔案以紙質(zhì)檔案和電子檔案

兩種形式進行保存。

紙質(zhì)檔案必須做到統(tǒng)一規(guī)格、式樣，選擇指定的檔案盒

或檔案夾進行裝載。

檔案資料采用A4(試卷可用A3)規(guī)格紙張制作。

20

電子檔案歸檔時，應附帶對電子檔案的內(nèi)容、創(chuàng)建時間、

儲存格式與文件類型等說明；錄入專用電腦，或采用光盤、

移動硬盤為載體歸檔，歸檔的電子文件必須是最終數(shù)據(jù)信

息，與紙質(zhì)檔案一致，并定期備份，必要的文件需進行加密

處理。

(二)培訓班檔案分為教學檔案和學員檔案，教學檔案

一期一檔，學員檔案一人一檔，按順序裝訂成冊，分類編號，

分類存放。

培訓檔案應進行編碼管理。編碼方法應一致，力求簡單，

便于檢索和查閱。

(三)安全生產(chǎn)培訓證書辦理完畢后，即視為一個培訓

周期的結(jié)束。班主任應于培訓周期結(jié)束后30個工作日完成

培訓總結(jié)，檔案整理及歸檔工作。

(四)主要負責人、安全生產(chǎn)管理人員、特種作業(yè)人員

資格證原件應在培訓周期結(jié)束后在安全生產(chǎn)培訓檔案室內(nèi)

專柜存放。

(五)主要負責人、安全生產(chǎn)管理人員培訓檔案應歸檔

資料

1.安全合格證辦證審批表

2.安全生產(chǎn)培訓書面報告

3.安全合格證辦證人員名冊

4.安全生產(chǎn)培訓考試成績表

5.安全生產(chǎn)培訓考場記錄表

6.安全生產(chǎn)培訓考試簽到表

21

7.安全生產(chǎn)培訓教案目錄

8.安全生產(chǎn)培訓教學簡案

9.安全生產(chǎn)培訓課程表

10.安全生產(chǎn)培訓教學計劃執(zhí)行情況表

11.安全生產(chǎn)培訓學員考勤表

12.安全生產(chǎn)培訓登記表

(六)特種作業(yè)人員培訓檔案應歸檔資料(復訓)

1.特種作業(yè)操作證復審審批表

2.特種作業(yè)培訓安全生產(chǎn)書面報告

3.特種作業(yè)考核計劃審批表

4.特種作業(yè)復審人員名冊

5.特種作業(yè)培訓考試成績表

6.特種作業(yè)培訓考場記錄表

7.特種作業(yè)人員考試簽到表

8.特種作業(yè)培訓教案目錄

9.特種作業(yè)培訓教學簡案

10.特種作業(yè)培訓課程表

11.特種作業(yè)培訓教學計劃執(zhí)行情況表

12.特種作業(yè)培訓學員考勤表

13.特種作業(yè)人員培訓登記表

(七)特種作業(yè)人員培訓檔案應歸檔資料(新訓或換證)

1.特種作業(yè)培訓辦證審批表

2.特種作業(yè)培訓安全生產(chǎn)書面報告

3.特種作業(yè)辦證人員名冊

22

4.特種作業(yè)培訓考試成績表

5.特種作業(yè)培訓考場記錄表

6.特種作業(yè)人員考試簽到表

7.特種作業(yè)培訓教案目錄

8.特種作業(yè)培訓教學簡案

9.特種作業(yè)培訓課程表

10.特種作業(yè)培訓教學計劃執(zhí)行情況表

11.特種作業(yè)培訓學員考勤表

12.特種作業(yè)人員培訓登記表

(八)學員檔案

1.培訓檔案表(含近期免冠彩底照片)

2.身份證復印件(正、反面)

3.學歷證復印件或同等學力證明

4.職稱證復印件

5.常規(guī)體檢表

6.試卷

7.其他所需材料

(九)班主任手冊

1.開班通知

2.聽課記錄

3.座談會記錄

4.培訓班總結(jié)

5.教學質(zhì)量評估表

6.學員滿意度調(diào)查表

23

(十)教學方案

1.安全生產(chǎn)培訓方案

2.安全生產(chǎn)培訓教學計劃

三、管理要求

(一)公司安全生產(chǎn)培訓檔案室設(shè)備、設(shè)施，人員設(shè)置

和制度建設(shè)等須在XXXX年X月底前達到規(guī)定標準要求。

(二)班主任負責收集、整理培訓班檔案，交由檔案管

理人員存檔，保證檔案的完好。

歸檔的文件材料要求字跡清楚、工整；做到完整、系統(tǒng)、

準確；除特殊情況外，必須用原件；

班主任移交培訓檔案前需經(jīng)培訓部門負責人以及培訓

中心主任簽字確認。

(三)安全生產(chǎn)培訓檔案不得復印、抄錄，確需復印、

抄錄的，需經(jīng)培訓中心主任同意，經(jīng)檔案管理人員核對無誤

后，由檔案管理人員在復印、抄錄件上標注“與原件內(nèi)容一

樣"字樣，并由經(jīng)辦人簽字、加蓋安全生產(chǎn)培訓中心公章，

建立登記臺賬。

(四)安全生產(chǎn)培訓檔案不得外借，確因工作需要外借

的，必須嚴格履行借閱登記手續(xù)，并按期歸還。

使用檔案的人員，不得損毀、丟失和抽取、拆散檔案，

不得自行轉(zhuǎn)借、復印，嚴禁涂改文件、資料。

(五)安全生產(chǎn)培訓檔案必須保證隨時可以查詢和調(diào)

閱。

24

(六)檔案管理人員要及時了解跟進安全生產(chǎn)培訓最新

檔案管理要求，不斷完善檔案內(nèi)容。

(七)每年組織一次對超過保管期限檔案的鑒定銷毀工

作。主要負責人、安全生產(chǎn)管理人員安全生產(chǎn)培訓檔案保存

期為三年。特種作業(yè)人員安全生產(chǎn)培訓檔案保存期為X年。

有特殊情況的，按相關(guān)要求延長保存期限。

四、責任追究

(一)培訓中心主任負責對培訓檔案的準確性、真實性、

有效性進行審核。

(二)班主任應嚴格按照本制度所要求的培訓檔案規(guī)范

編制培訓檔案，若發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)范，按公司有關(guān)規(guī)定考核處

罰。

(三)公司設(shè)專人負責安全生產(chǎn)培訓檔案的日常管理工

作，即檔案管理人員是安全生產(chǎn)培訓檔案管理的責任人。若

檔案管理不規(guī)范，上級檢查時不能及時提供相應安全生產(chǎn)培

訓資料的，或者安全生產(chǎn)培訓檔案、資料不符合本制度規(guī)定

的，按公司有關(guān)規(guī)定考核處罰。

第五節(jié)消防安全培訓服務檔案管理

一、意義

培訓檔案真實記錄了教育教學的全過程及其成效，體現(xiàn)

了機構(gòu)的培訓水平。如果說培訓對象是培訓工作的“產(chǎn)品”,

25

那么培訓檔案就是"產(chǎn)品說明書",是我司展示培訓實力、

綜合實力乃至辦學特色的窗口，記載著長期以來，我司與培

訓對象共同為創(chuàng)業(yè)作出的努力、在創(chuàng)業(yè)過程中的經(jīng)驗和教

訓，是今后我司改進職業(yè)技能培訓可借鑒的重要依據(jù)。真實、

豐富、特點鮮明的培訓對象職業(yè)技能培訓檔案和嚴格、規(guī)范、

高效的檔案管理，能夠為我司贏得良好的社會聲譽。

二、服務檔案管理措施

(一)建立健全檔案管理制度

規(guī)范培訓對象職業(yè)技能培訓檔案管理工作，要建立健全

檔案管理制度，例如檔案收集歸檔制度、檔案鑒別歸檔制度、

檔案保管制度、保密制度、檔案查閱制度、借閱制度以及檔

案管理人員崗位管理制度等；把檔案管理工作納入院校年度

經(jīng)營目標；檔案收集、保管等要由專人負責，明確其工作職

責范圍，做到歸檔有范圍、立卷有標準、借閱有規(guī)定、保密

有條理、庫房管理有措施、檔案利用有效率高；每年定期對

檔案管理工作進行對標自查，將檔案管理工作與經(jīng)濟考核指

標掛鉤；充分發(fā)揮規(guī)章制度的作用，用制度促進檔案管理水

平的提升。

(二)抓好檔案管理四個環(huán)節(jié)，強化檔案管理

1.收集環(huán)節(jié)，注重“勤”。收集工作是檔案管理的第一

個環(huán)節(jié)，是檔案管理的基礎(chǔ)。培訓對象在創(chuàng)業(yè)過程中的計劃、

方案、文字、圖片、錄音、錄像等，具有極其重要的保存價

值。收集工作具有一定的周期性，一般在每學期開學初及學

26

期末時進行。培訓計劃等資料由院校相關(guān)部門掌握，技能鑒

定證書等資料由培訓對象本人保存。嚴格檔案管理，就要從

收集資料開始把關(guān)建檔關(guān)口。檔案管理人員：一要做到主動

收集，要主動聯(lián)系院校相關(guān)部門、培訓對象本人，積極收集

相關(guān)檔案，不能坐等檔案上門。二要做到隨時收集。有些資

料不是一次就能收集齊全的，需要隨時積累，要隨時掌握信

息，集中收集，提前通知相關(guān)部門及人員，統(tǒng)一報送。收集

檔案要求做到全面、及時、準確、真實，由于培訓對象職業(yè)

技能培訓檔案具有學年性的特點，檔案歸檔易產(chǎn)生漏檔的情

況，如果沒有及時收集，一旦培訓對象離校，再去找其索要

相關(guān)檔案資料就為時已晚，從而給檔案管理工作造成相當大

的困難。因此，檔案的收集要不分巨細，要悉數(shù)保存。這是

在收集環(huán)節(jié)中應注意的問題。

2.整理環(huán)節(jié)，注重"細"。收集到的檔案材料，先用簡

易袋子裝好保管，按照培訓對象姓名、所選專業(yè)分類進行整

理，可按材料屬性、材料形成的時間排序或內(nèi)容主次關(guān)系分

類。整理工作要求檔案管理人員要耐心、細致，在大量收集

材料的基礎(chǔ)上，去粗取精，做到不錯失、不殘缺。每年九月

份定期進行核查，發(fā)現(xiàn)缺少材料或材料不符合要求，要逐一

登記，集中進行補缺工作。

3.鑒別環(huán)節(jié)，注重“準”。鑒別的原則是取之有據(jù)、舍

之有理，判斷材料是否在歸檔范圍，審查歸檔材料是否齊全、

完整、真實、手續(xù)完備，去偽存真，去雜存整，去劣存優(yōu)，

確保檔案材料的準確性和有序性。對不在歸檔范圍的資料，

27

要果斷從材料中剔除，另行造冊登記，存入相關(guān)檔案，或退

還相關(guān)部門或本人。

4.歸檔環(huán)節(jié)，注重"齊"。歸檔材料必須是辦理完畢的

正式材料。材料必須經(jīng)過認真的鑒別，材料要完整、齊全、

真實、文字清楚、對象明確，有承辦單位蓋章或個人署名，

有形成材料的日期。一旦發(fā)現(xiàn)材料不符合歸檔要求，或歸檔

材料不實、不全、有疑問的，應及時落實、認定，補齊后再

進行歸檔。材料必須按照嚴格的標準和要求進行歸檔，檔案

裝訂必須規(guī)范，檔案中不得出現(xiàn)多孔亂孔、裝訂壓字、修訂

未取等情況。檔案必須有詳細的檔案材料目錄，紙張按標準

裁切、裱糊、折疊，使檔案整齊如刀切。

(三)建立電子檔案，創(chuàng)新檔案管理模式

1.電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系。培訓對象職業(yè)技能培訓

檔案屬于長期保管檔案，隨著時間的推移，培訓對象職業(yè)技

能培訓檔案越積越多，因為存儲量大，檔案管理人員如果不

能對已經(jīng)歸檔的檔案材料進行信息的提煉和加工處理，那么

檔案信息資源將在很大程度上被閑置甚至浪費，因此建立培

訓對象職業(yè)技能培訓電子檔案勢在必行。電子檔案是紙質(zhì)檔

案的補充，與紙質(zhì)檔案相輔相成，建立電子檔案是提高檔案

管理水平的一個重要評價依據(jù)。

2.電子檔案具有的獨特優(yōu)勢。電子檔案更有利于快捷、

方便地查找檔案資料。電子檔案的查全率、查準率遠勝于紙

質(zhì)檔案，而且還可以快速調(diào)用和進行統(tǒng)計分析，有利于院校

28

領(lǐng)導、教師掌握培訓對象們職業(yè)技能培訓的情況。特別是數(shù)

碼技術(shù)與計算機的應用，對培訓對象職業(yè)技能培訓過程中的

照片、圖片等資料可以有效進行技術(shù)處理，有利于影像資料

長期保存和準確復制，使檔案圖文并茂，聲像俱全。電子檔

案資源可重復、多平臺的利用，真正實現(xiàn)了檔案信息資源的

價值和使用價值，它能提供更全面、更高效、更快捷的服務，

創(chuàng)造出最佳的社會效益和經(jīng)濟效益。電子檔案管理促進了院

校檔案管理的科學化進程。

3.電子檔案具有的“致命”弱點。在電子檔案的使用過

程中，檔案的安全性問題日益突出。目前，通過網(wǎng)絡系統(tǒng)攔

截電子信息的現(xiàn)象時有發(fā)生，網(wǎng)絡黑客通過特殊的程序可以

攔截重要的數(shù)據(jù)信息，病毒的入侵可以使電腦癱瘓、信息丟

失等，這些對電子檔案的安全性構(gòu)成了嚴重的威脅。

4.加強電子檔案的安全性。積極制定電子檔案安全風險

防范辦法，使電子檔案的管理水平得以提高，有效規(guī)避風險，

降低損失。一是做好電子檔案備份工作，防患于未然。一旦

原文件被損壞，相同的備份文件可取而代之，避免因文件被

毀而帶來的風險。二是運用“防火墻”技術(shù)。“防火墻”是

電子檔案網(wǎng)絡與安全不可缺少的"保護神",它可以杜絕外

來非法訪問和內(nèi)部機要信息非法輸出。三是防止病毒入侵。

杜絕使用非法軟件，不隨意從網(wǎng)絡上下載軟件。在計算機系

統(tǒng)中安裝正版的殺毒軟件，還要不斷升級并更新殺毒軟件，

預防病毒入侵。四是采用身份驗證和文檔加密手段，只有具

有管理權(quán)限人員才能進入操作系統(tǒng)，杜絕非法訪問者。

29

(四)提高檔案管理人員的素質(zhì)

1.提高檔案管理人員的政治素質(zhì)。良好的政治素質(zhì)是對

檔案管理人員的內(nèi)在要求。院校必須配置專職檔案管理人

員，要選擇政治可靠、作風正派、責任心強、工作細心的干

部從事檔案管理工作。檔案管理人員要有高度的組織性和紀

律性，遵守規(guī)章制度，堅決杜絕失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。

2.提高檔案管理人員的業(yè)務技能。一是“走出去”。培

訓場地領(lǐng)導要重視檔案管理人員的送培工作，派送其參加上

級組織的檔案管理培訓。二是“請進來”。培訓場地要舉辦

檔案管理人員的專業(yè)培訓，邀請檔案管理專家來培訓場地為

檔案管理人員授課。培訓內(nèi)容要因需設(shè)計，與實際工作相結(jié)

合，具有一定的針對性；要把信息化建設(shè)作為檔案專業(yè)培訓

和繼續(xù)教育的重點內(nèi)容，納入培訓課程基礎(chǔ)科目；把掌握和

應用檔案信息技術(shù)技能水平作為衡量檔案管理人員專業(yè)技

能的一個重要指標，納入檔案管理人員考核范疇。三是自我

學習。檔案管理人員要把自學作為提高自身素質(zhì)的一個重要

途徑，注重學習過程中的積累與探索，把理論學習與實際工

作有機結(jié)合起來。同時，注意與同事、兄弟單位的同行之間

進行業(yè)務交流，通過交流，了解別人的好經(jīng)驗，及時查找自

身的不足，不斷改進工作。

檔案管理工作是一項政策性、專業(yè)性、連續(xù)性和保密性

很強的工作。提高培訓對象培訓檔案管理水平，是樹立公司

整體形象、謀求持續(xù)發(fā)展的必然要求。只有檔案管理人員不

懈努力，培訓檔案管理工作才能更加科學化、規(guī)范化。

30

三、相關(guān)表格記錄

1.培訓內(nèi)容

形式培訓內(nèi)容時間課時

集中培訓

專項整治

2.單位教育培訓記錄表

計劃在職人均人次

年度月度部門部位

人員工小時量

31

數(shù)

小人均

日

序

導課程課程學員

時間地點時

號期小時

師類型名稱數(shù)量

數(shù)數(shù)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

32

16

3.單位培訓統(tǒng)計表

序號部位(部門)姓名工種

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

4.單位員工消防安全教育培訓圖片

33

時間

地點

培訓內(nèi)容

參加人員

活

動

圖

片

34

文件(合同)管理記錄目錄

序接收部原/

文件(合同)編標需抄送的相關(guān)部

號接收人備注

號題