大學(xué)計算機(jī)基礎(chǔ)-Excel電子表格

第4章

Excel電子表格肖燁剛剛?cè)肼欳ontoso公司銷售部，擔(dān)任銷售助理一職。工作上有點力不從心，她感覺壓力很大，心情煩操。面對這樣的工作開局，她決定向部門業(yè)務(wù)骨干老姬進(jìn)行請教。目前存在以下不足。對Excel工作表的編輯、格式設(shè)置缺乏深入的應(yīng)用；對Excel工作表中數(shù)據(jù)的計算，尤其是統(tǒng)計分析函數(shù)缺乏了解；對于直觀表示表中數(shù)據(jù)狀況的圖表使用不自如；對數(shù)據(jù)分析操作一知半解；Excel工作表頁眉設(shè)置與打印業(yè)務(wù)不熟悉；不知如何對工作表和工作簿進(jìn)行數(shù)據(jù)保護(hù)。目錄4.1

認(rèn)識Excel

20104.2

工作表的制作4.3

表中數(shù)據(jù)的計算4.4

圖表的制作4.5表中數(shù)據(jù)的管理4.6工作表的打印4.7數(shù)據(jù)的保護(hù)4.1

認(rèn)識Excel

20104.1.1

Excel2010的基本功能與概念Excel2010的基本功能表格編輯制作圖表數(shù)據(jù)管理公式與函數(shù)科學(xué)分析網(wǎng)絡(luò)功能與發(fā)布工作簿Excel2010的基本概念工作簿Excel2010文件默認(rèn)的擴(kuò)展名是.xlsx工作表當(dāng)新建一個Excel工作簿時，默認(rèn)包含3張工作表單元格單元格的地址由工作表的行標(biāo)號和列標(biāo)號來標(biāo)識，列標(biāo)號在前，行標(biāo)號在后4.1.2

Excel

2010的啟動和退出可通過以下幾種方式啟動：可雙擊桌面上的Excel快捷方式圖標(biāo)。單擊【開始】|【所有程序】|【MicrosoftOffice】|【MicrosoftExcel2010】命令。直接打開已存在的工作簿，則在啟動Excel2010的同時也打開了該文件。可選擇下列任意一種方法退出：單擊【文件】菜單中的【退出】選項。單擊標(biāo)題欄左側(cè)的圖標(biāo)，在出現(xiàn)的菜單中單擊【關(guān)閉】選項。單擊Excel窗口右上角的關(guān)閉圖標(biāo)。按【Alt+F4】組合鍵。在退出時，如果還沒保存當(dāng)前的工作簿，會出現(xiàn)一個【MicrosoftExcel】提示對話框，詢問是否保存所做修改。4.1.3

Excel

2010的工作界面1.Excel2010工作窗口組成元素功能區(qū)標(biāo)題欄快速啟動工具欄選項卡組名稱框編輯欄工作區(qū)狀態(tài)欄2．Excel2010工作區(qū)操作術(shù)語當(dāng)前活動單元格工作表標(biāo)簽活動工作表標(biāo)簽填充柄標(biāo)簽滾動按鈕工作表標(biāo)簽分割線窗口水平和垂直拆分線4.1.4工作簿的基本操作1.工作簿的建立（1）建立空白工作簿3種方法啟動Excel后，立即創(chuàng)建一個新的空白工作簿。單擊快速訪問工具欄上的【新建】按鈕或按快捷鍵“Ctrl+N”，立即創(chuàng)建一個新的空白工作簿。打開【文件】選項卡|【新建】標(biāo)簽，在右側(cè)【可用模板】中選擇【空白工作簿】，單擊【創(chuàng)建】按鈕，立即創(chuàng)建一個新的空白工作簿。（2）根據(jù)模板建立工作簿

打開【文件】選項卡|【新建】標(biāo)簽。

選中【O模板】|【日歷】|【永久年歷】，在右側(cè)單擊【下載】按鈕。

這樣就可根據(jù)模板【日歷】創(chuàng)建一個工作簿。（3）根據(jù)現(xiàn)有工作簿建立新的工作簿

單擊【文件】選項卡|【新建】標(biāo)簽，在右側(cè)【可用模板】中選擇【根據(jù)現(xiàn)有內(nèi)容新建】按鈕。

打開【根據(jù)現(xiàn)有工作簿新建】對話框。

選擇需要的工作簿文檔，單擊【新建】按鈕即可。2．工作簿的打開2種方法直接雙擊工作簿圖標(biāo)先啟動Excel，再打開工作簿3．工作簿的保存2種方法單擊【文件】選項卡|【保存】按鈕，即可保存工作簿。單擊【快速訪問工具欄】|【保存】按鈕，即可保存工作簿。4.2

工作表的制作4.2.1

數(shù)據(jù)輸入1.單元格、單元格區(qū)域的選定Excel2010遵循“先選定，再輸入”的原則具體的選定方法如下選定對象選定方法單個單元格單擊相應(yīng)的單元格，或用方向鍵移動到相應(yīng)的單元格連續(xù)單元格區(qū)域單擊選定該區(qū)域的第一個單元格，然后拖動鼠標(biāo)直至選定最后一個單元格所有單元格單擊【全選】按鈕，【全選】按鈕位于工作表行標(biāo)號與列標(biāo)號相交處選定對象選定方法不相鄰的單元格或單元格區(qū)域選定第一個單元格或單元格區(qū)域，然后按住Ctrl鍵再選定其他的單元格或單元格區(qū)域區(qū)域較大的單元格區(qū)域選定第一個單元格，然后按住Shift鍵再單擊區(qū)域中最后一個單元格，通過滾動可以使單元格可見整行單擊行號整列單擊列標(biāo)相鄰的行或列沿行號或列標(biāo)拖動鼠標(biāo)。或者先選定第一行或第一列，然后按住Shift鍵再選定其他的行或列不相鄰的行或列先選定第一行或第一列，然后按住Ctrl鍵再選定其他的行或列增加或減少活動區(qū)域中的單元格按住Shift鍵并單擊新選定區(qū)域中最后一個單元格，在活動單元格和所單擊的單元格之間的矩形區(qū)域?qū)⒊蔀樾碌倪x定區(qū)域，取消單元格選定區(qū)域，單擊工作表中其他任意一個單元格2．?dāng)?shù)據(jù)的輸入（1）文本型數(shù)據(jù)字符文本：直接輸入英文字母、漢字、數(shù)字和符號。如：BOOK、中國、b6。數(shù)字文本：由數(shù)字組成的字符串。先輸入單引號，再輸入數(shù)字。如：’200086。（2）數(shù)值型數(shù)據(jù)輸入數(shù)值：直接輸入數(shù)字，數(shù)字中可包含逗號，表示千位分隔符。如：1，245，210.89。輸入分?jǐn)?shù)：帶分?jǐn)?shù)的輸入是在整數(shù)和分?jǐn)?shù)之間加一個空格，真分?jǐn)?shù)的輸入是先輸入0和空格，再輸入分?jǐn)?shù)。如：52/5、03/7。輸入貨幣數(shù)值：先輸入$或￥，再輸入數(shù)字。如：$100、￥350。輸入負(fù)數(shù)：先輸入減號，再輸入數(shù)字，或用圓括號（）把數(shù)括起來。如：?368、（250）。輸入科學(xué)計數(shù)法表示的數(shù)：直接輸入。如：1.46E+10。（3）日期/時間型數(shù)據(jù)日期數(shù)據(jù)輸入：直接輸入格式為“yyyy/mm/dd”或“yyyy-mm-dd”的數(shù)據(jù)，也可是“yy/mm/dd”或“yy-mm-dd”的數(shù)據(jù)。也可輸入“mm/dd”的數(shù)據(jù)。時間數(shù)據(jù)輸入：直接輸入格式為“hh:mm［:ss］［AM/PM］”的數(shù)據(jù)。日期和時間數(shù)據(jù)輸入：日期和時間用空格分隔?？焖佥斎氘?dāng)前日期：按“Ctrl+；”組合鍵?？焖佥斎氘?dāng)前時間：按“Ctrl+：”組合鍵。（4）邏輯型數(shù)據(jù)邏輯真值輸入：直接輸入“TRUE”。邏輯假值輸入：直接輸入“FALSE”。輸入不同類型的數(shù)據(jù)3．自動填充（1）通過菜單命令填充數(shù)據(jù)（2）通過填充柄填充數(shù)據(jù)如果要讓輸入的數(shù)值遞增，按下Ctrl鍵，再拖動填充柄填充即可。4.自定義序列

單擊【開始】選項卡|【選項】按鈕，打開“Excel選項”對話框。

單擊左側(cè)的【高級】選項卡，然后單擊右側(cè)的【編輯自定義列表】按鈕，此時將會打開【自定義序列】對話框。

在“輸入序列”下方輸入要創(chuàng)建的自動填充序列。

單擊【添加】按鈕，則新的自定義填充序列出現(xiàn)在左側(cè)“自定義序列”列表的最下方。

單擊【確定】按鈕，關(guān)閉對話框。4.2.2

工作表編輯1．移動和復(fù)制單元格2.移動和復(fù)制行或列3．插入單元格、行或列4．刪除單元格、行或列5.對單元格中數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯（1）數(shù)據(jù)清單（2）記錄單6.使用記錄單編輯數(shù)據(jù)清單7.清除單元格格式或內(nèi)容選定單元格執(zhí)行右圖菜單4.2.3

工作表的格式化1.數(shù)據(jù)的格式化2.數(shù)據(jù)的字體與對齊方式3.邊框和底紋的設(shè)置

4.行高和列寬的設(shè)置（1）拖拉法（2）雙擊法（3）設(shè)置法（4）調(diào)整整個工作表列寬或行高5.設(shè)置條件格式條件格式是指當(dāng)指定條件為真時，系統(tǒng)自動應(yīng)用于單元格的格式，如單元格底紋或字體顏色。（1）設(shè)置條件格式（2）更改或刪除條件格式6.單元格樣式（1）應(yīng)用樣式（2）創(chuàng)建新樣式7.套用表格樣式系統(tǒng)預(yù)定義了60種表格的格式。4.2.4工作表的管理1.選擇工作表選擇單張工作表選擇兩張或多張相鄰的工作表選擇兩張或多張不相鄰的工作表工作簿中所有工作表2.添加工作表單擊【開始】選項卡|【單元格】組|【插入】下拉按鈕，選擇【插入工作表】命令。在工作表標(biāo)簽欄中，用鼠標(biāo)右鍵單擊工作表名字，在彈出的快捷菜單中選擇【插入】命令，打開【插入】對話框，在列表框中選中【工作表】，單擊【確定】按鈕。單擊屏幕底部的【插入工作表】按鈕。3.刪除工作表單擊【開始】選項卡|【單元格】組|【刪除】下拉按鈕，選擇【刪除工作表】命令，將刪除工作表。在工作表標(biāo)簽欄中，用鼠標(biāo)右鍵單擊工作表名字，出現(xiàn)一個彈出式菜單，再選擇【刪除】命令。4.重命名工作表擊【開始】選項卡|【單元格】組|【格式】下拉按鈕，選擇【重命名工作表】命令。在工作表標(biāo)簽欄中，用鼠標(biāo)右鍵單擊工作表名字，出現(xiàn)彈出式菜單，選擇【重命名】命令。雙擊需要重命名的工作表標(biāo)簽。5.移動或復(fù)制工作表單擊【開始】選項卡|【單元格】組|【格式】下拉按鈕，在彈出的下拉菜單的【組織工作表】選項中單擊【移動或復(fù)制工作表】命令，打開【移動或復(fù)制工作表】對話框。在【移動或復(fù)制工作表】對話框中，首先選擇目標(biāo)工作簿，然后選擇一個放置位置，若要復(fù)制工作表，還需要選中【建立副本】復(fù)選框，單擊【確定】按鈕。拆分工作表單擊【視圖】選項卡|【窗口】組|【拆分】按鈕。使用水平滾動條右側(cè)或垂直滾動條上方的拆分框。6.拆分與凍結(jié)工作表工作表的凍結(jié)例：凍結(jié)前兩行第一列4.2.5案例實戰(zhàn)

通過對制作工作表的學(xué)習(xí)，小葉結(jié)合自己手頭上的工作需要，決定在原有的“Contoso公司銷售分析.xlsx”文件中，動手制作一張新的“圖書定價”工作表。1.操作要求打開“Contoso公司銷售分析.xlsx”文件，之后所有的操作均在該文件中進(jìn)行。（1）刪除原來的“圖書定價”工作表。（2）新建圖4-30所示的“圖書定價”工作表。要求：通過套用表格格式方法將所有的成績記錄調(diào)整為一致的外觀格式，并對該工作表中的數(shù)據(jù)列表進(jìn)行格式化操作：將"出版日期"列設(shè)為“****年**月**日”的顯示方式，“定價”列設(shè)為保留兩位小數(shù)的會計專業(yè)，并顯示人民幣符號，“規(guī)劃教材數(shù)值表示”設(shè)置為整數(shù)表示，設(shè)置所有數(shù)據(jù)為居中對齊方式。（3）利用"條件格式"功能將“是否規(guī)劃教材”為“TRUE”的單元格以一種顏色填充，所用顏色深淺以不遮擋數(shù)據(jù)為宜。圖4-30新“圖書定價”工作表4.3

表中數(shù)據(jù)的計算4.3.1

公式應(yīng)用公式以“＝”開頭，后面是用運算符把常數(shù)、函數(shù)、單元格引用等連接起來的有意義的表達(dá)式。1.運算符優(yōu)先級：引用>算術(shù)＞字符＞關(guān)系算術(shù)運算符＋、-、*、/、%以及^（冪），計算順序為先乘除后加減。比較運算符＝、＞、＞＝、＜、＜＝、＜＞，它們的優(yōu)先級相同。文本運算符&（字符串連接），將兩個文本值連接起來。引用運算符“：”區(qū)域運算符“，”聯(lián)合運算符空格交叉運算符2.使用公式（1）創(chuàng)建和編輯公式例：如圖4-31所示，根據(jù)“單價”和“銷量”計算Contoso公司銷售訂單明細(xì)表中每筆訂單的“銷售額小計”，假設(shè)沒有任何折扣政策。（2）更正公式監(jiān)視窗口公式錯誤檢查#DIV/0！：被除數(shù)字為0。#N/A：數(shù)值對函數(shù)或公式不可用。#NAME？：不能識別公式中的文本。#NULL?。菏褂昧瞬⒉幌嘟坏膬蓚€區(qū)域的交叉引用。#NUM?。汗交蚝瘮?shù)中使用了無效數(shù)字值。#REF?。簾o效的單元格引用。#VALUE?。菏褂昧隋e誤的參數(shù)或操作數(shù)類型。常出現(xiàn)錯誤的值如下：（3）復(fù)制公式利用填充柄利用【復(fù)制】、【粘貼】命令或按鈕3.單元格的引用相對引用I3絕對引用$E$3混合引用$C3或C$3三維引用［工作簿名?。莨ぷ鞅砻?！單元格引用4.3.2

函數(shù)應(yīng)用1.常用函數(shù)一般形式：函數(shù)名（參數(shù)1，參數(shù)2，…）

函數(shù)語法功能說明數(shù)學(xué)函數(shù)SUM(number1,number2,...)返回某一單元格區(qū)域中數(shù)字、邏輯值、數(shù)字的文本表達(dá)式、直接鍵入的數(shù)字之和SUMIF(range,criteria,sum_range)根據(jù)指定條件對若干單元格求和SUMIFS(sum_range,criteria_range1,criteria1,[criteria_range2,criteria2],...)僅在sum_range參數(shù)中的單元格滿足所有相應(yīng)的指定條件時，才對該單元格求和PRODUCT(number1,number2，...)計算出作為參數(shù)指定的所有Number的乘積SUMPRODUCT(array1,array2,…)在給定的幾組數(shù)組中,將數(shù)組間對應(yīng)的元素相乘,并返回乘積之和INT(number)將數(shù)字向下舍入到最接近的整數(shù)ROUND(number,num_digits)計算保留按指定的位數(shù)四舍五入后的值ROUNDDOWN(number,num_digits)靠近零值,向下(絕對值減小的方向)舍入數(shù)字ROUNDUP(number,num_digits)遠(yuǎn)離零值,向上舍入數(shù)字

函數(shù)語法功能說明統(tǒng)計函數(shù)COUNT(value1,value2,...)計算日期和數(shù)值的有幾格,即,能用SUM運算加進(jìn)數(shù)值的內(nèi)容有幾格COUNTA(value1,value2,...)返回參數(shù)列表中非空值的單元格個數(shù)AVERAGE(number1,number2,...)返回參數(shù)的平均值(算術(shù)平均值)MAX(number1,number2,...)返回一組值中的最大值MIN(number1,number2,...)返回一組值中的最小值RANK(number,ref,order)返回一個數(shù)字在數(shù)字列表中的排位，order為0降序，為1升序文本函數(shù)LEFT(text,num_chars)基于所指定的字符數(shù)返回文本字符串中的左邊幾個字符RIGHT(text,num_chars)基于所指定的字符數(shù)返回文本字符串中的右邊幾個字符.MID(text,start_num,num_chars)返回文本字符串中從指定位置開始的特定數(shù)目的字符TEXT(value,format_text)將數(shù)值轉(zhuǎn)換為按指定數(shù)字格式表示的文本

函數(shù)語法功能說明日期與時間函數(shù)TODAY()返回計算機(jī)系統(tǒng)的當(dāng)前日期NOW()返回計算機(jī)系統(tǒng)的當(dāng)前日期和時間YEAR(serial_number)將系列數(shù)轉(zhuǎn)換為年MONTH(serial_number)將系列數(shù)轉(zhuǎn)換為月DAY(serial_number)將系列數(shù)轉(zhuǎn)換為日WEEKDAY(serial_number，return_type)返回某日期的星期數(shù)，在默認(rèn)情況下,它的值為1(星期天)到7(星期六)之間的一個整數(shù)HOUR(serial_number)返回時間值的小時數(shù)，即一個介于0到23之間的整數(shù)MINUTE(serial_number)返回時間值的分鐘數(shù)，即一個介于0到59之間的整數(shù)SECOND(serial_number)返回時間值的秒鐘數(shù)，即一個介于0到59之間的整數(shù)邏輯與查找函數(shù)IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)根據(jù)條件滿足與否返回不同的值向量形式：LOOKUP(lookup_value,lookup_vector,result_vector)數(shù)組形式：LOOKUP(lookup_value,array)搜索單行、單列、區(qū)域、查找對應(yīng)值VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)在表格或數(shù)值數(shù)組的首列查找指定的數(shù)值,并由此返回表格或數(shù)組當(dāng)前行中指定列處的數(shù)值2.函數(shù)的使用（1）使用【插入函數(shù)】對話框輸入函數(shù)使用VLOOKUP函數(shù)從“圖書定價”表中查找“圖書單價”向“Contoso公司銷售訂單明細(xì)表”填充“單價”值為例介紹【插入函數(shù)】對話框的使用，操作數(shù)據(jù)表如下圖所示。((具體操作：12VLOOKUP函數(shù)Table_array參數(shù)的值必須是絕對地址。（2）利用【自動求和】按鈕（3）手工輸入函數(shù)使用LEFT函數(shù)和VLOOKUP函數(shù)從“城市對照”表中查找“銷售區(qū)域”向“Contoso公司銷售訂單明細(xì)表”填充“所屬區(qū)域”值為例介紹此方法的應(yīng)用，操作數(shù)據(jù)表如下圖所示。具體操作：

選中要插入函數(shù)的單元格，此例為H3。

在【編輯欄】中輸入公式“=VLOOKUP(LEFT(G3,3),城市對照!$A$3:$B$25,2,FALSE)”，如圖4-40所示。

按回車鍵或單擊編輯欄中的“√”按鈕即可。

選中H3單元格，使用拖動柄復(fù)制公式完成所有訂單的“所屬區(qū)域”填充。4.3.3案例實戰(zhàn)

通過對計算表中數(shù)據(jù)的學(xué)習(xí)，小葉在“Contoso公司銷售分析.xlsx”文件中，對2012年和2013年的公司產(chǎn)品銷售情況進(jìn)行統(tǒng)計分析過程時，使用公式和函數(shù)完成有關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)的計算。1.操作要求打開“Contoso公司銷售分析.xlsx”文件，之后所有的操作均在該文件中進(jìn)行。（1）在“訂單明細(xì)”工作表中，刪除訂單編號重復(fù)的記錄(保留第一次出現(xiàn)的那條記錄），但須保持原訂單明細(xì)的記錄順序。（2）如果每訂單的圖書銷量超過40本（含40本），則按照圖書單價的9.3折進(jìn)行銷售；否則按照圖書單價的原價進(jìn)行銷售。按照此規(guī)則，計算并填寫“訂單明細(xì)”工作表中每筆訂單的“銷售額小計”，保留2位小數(shù)。要求該工作表中的金額以顯示精度參與后續(xù)的統(tǒng)計計算。（3）在“統(tǒng)計報告”工作表中，如圖4-41所示，分別根據(jù)“統(tǒng)計項目”列的描述，計算并填寫所對應(yīng)的“統(tǒng)計數(shù)據(jù)”單元格中的信息。圖4-41“統(tǒng)計報告”工作表4.4

圖表的制作

Excel圖表嵌入式圖表獨立圖表

圖表區(qū)

圖表標(biāo)題

數(shù)據(jù)系列標(biāo)記

坐標(biāo)軸

網(wǎng)格線

圖例4.4.1

圖表的創(chuàng)建例：為“圖書定價參考表”中前5本圖書的“價格”創(chuàng)建柱形圖。

步驟如下：

選定要創(chuàng)建圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域。

單擊【插入】選項卡|【圖表】組|【柱形圖】下拉按鈕，選擇【三維簇狀柱形圖】按鈕即可，如下圖所示。4.4.2

圖表的編輯1．編輯圖表中的數(shù)據(jù)（1）增加數(shù)據(jù)例：在圖4-43中增加“規(guī)劃教材數(shù)值表示”數(shù)據(jù)系列。步驟如下：

鼠標(biāo)右鍵單擊圖表中任意位置，在彈出的右鍵菜單中選擇【選擇數(shù)據(jù)】命令，打開【選擇數(shù)據(jù)源】對話框，如圖4-44所示。圖4-44【選擇數(shù)據(jù)源】對話框

在【圖例項（系列）】列表中單擊【添加】按鈕，打開【編輯數(shù)據(jù)系列】對話框。

將光標(biāo)定位在【系列名稱】文本框中，在表格中選中“G2”單元格，接著將光標(biāo)定位在【系列值】文本框中，在表格中選中“G3:G7”單元格區(qū)域，如圖4-45所示。圖4-45選擇系列名稱和系列值

單擊【確定】按鈕，返回【選擇數(shù)據(jù)源】對話框，在【水平（分類）軸標(biāo)簽】列表中單擊【編輯】按鈕，打開【軸標(biāo)簽】對話框，將光標(biāo)定位在【軸標(biāo)簽區(qū)域】文本框中，在表格中選中“”單元格區(qū)域，如圖4-46所示。圖4-46編輯【水平（分類）軸標(biāo)簽】

單擊【確定】按鈕，返回【選擇數(shù)據(jù)源】對話框，再次單擊【確定】按鈕。即可將“規(guī)劃教材數(shù)值表示”數(shù)據(jù)系列添加到圖表中，如圖4-47所示。圖4-47圖表中添加“規(guī)劃教材數(shù)值表示”數(shù)據(jù)系列（2）刪除數(shù)據(jù)在【選擇數(shù)據(jù)源】對話框中，選中要刪除的數(shù)據(jù)系列，單擊【刪除】按鈕。在圖表中，先單擊要刪除的數(shù)據(jù)系列，再按Del鍵。右鍵單擊數(shù)據(jù)系列，從快捷菜單中選擇【刪除】命令，如右圖所示。（3）更改系列的名稱打開如右圖所示的【選擇數(shù)據(jù)源】對話框。在【圖例項（系列）】列表中選中需要更改的數(shù)據(jù)源，接著單擊【編輯】按鈕，打開【編輯數(shù)據(jù)系列】對話框，在該對話框中完成相應(yīng)的修改即可。2．更改圖表的類型3．設(shè)置圖表格式4.4.3案例實戰(zhàn)

通過對制作圖表的學(xué)習(xí)，小葉在對2012年和2013年的公司產(chǎn)品銷售情況進(jìn)行統(tǒng)計分析的過程中，使用圖表來更直觀的反映數(shù)據(jù)的分布情況。1.操作要求打開“Contoso公司銷售分析.xlsx”文件，之后所有的操作均在該文件中進(jìn)行。（1）在“圖書定價”工作表中創(chuàng)建三維簇狀條形圖來表示教材是不是規(guī)劃教材。（2）對所建的圖表進(jìn)行修飾使其美觀。4.5表中數(shù)據(jù)的管理4.5.1

數(shù)據(jù)排序1．排序規(guī)則數(shù)值按數(shù)值的大小進(jìn)行排序。字母按照英文字典中的先后順序排序。日期按日期的先后順序排序。漢字按漢語拼音的字典順序或按筆畫順序，以筆畫的多少作為排序依據(jù)。邏輯值升序時FALSE排在TRUE前面，降序時相反?？崭窨偸桥旁谧詈?。2．簡單排序簡單排序是指對單一字段按升序或降序排序。3．復(fù)雜數(shù)據(jù)排序復(fù)雜排序就是將數(shù)據(jù)清單按多關(guān)鍵字值的順序進(jìn)行排序。4．自定義排序首先應(yīng)建立自定義序列，建立好自定義序列后，即可對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序。4.5.2

數(shù)據(jù)篩選1.自動篩選例：篩選出“圖書定價參考表”中科學(xué)出版社的圖書記錄。2.高級篩選例：篩選出“圖書定價參考表”中，科學(xué)出版社定價大于40元或清華大學(xué)出版社定價小于40元的圖書記錄。條件區(qū)域4.5.3

數(shù)據(jù)分類匯總分類匯總指的是按某一字段匯總有關(guān)數(shù)據(jù)，比如按出版社匯總圖書數(shù)量，按書店名稱匯總銷售額等。分類匯總排序匯總1．簡單匯總例：在“圖書定價參考表”中按出版社匯總圖書數(shù)量。2．分級顯示匯總數(shù)據(jù)在分類匯總表的左側(cè)可以看到分級顯示的“123”3個按鈕標(biāo)志。“1”代表總計“2”代表分類合計“3”代表明細(xì)數(shù)據(jù)單擊按鈕“1”將顯示全部數(shù)據(jù)的匯總結(jié)果，不顯示具體數(shù)據(jù)。單擊按鈕“2”將顯示總的匯總結(jié)果和分類匯總結(jié)果，不顯示具體數(shù)據(jù)。單擊按鈕“3”將顯示全部匯總結(jié)果和明細(xì)數(shù)據(jù)。單擊“+”和“?”按鈕可以打開或折疊某些數(shù)據(jù)。3．嵌套匯總對匯總的數(shù)據(jù)還想進(jìn)行不同的匯總，如統(tǒng)計各出版社圖書數(shù)量后，又想統(tǒng)計各出版社的圖書均定價，可再次進(jìn)行分類匯總。4．清除分類匯總?cè)绻獎h除已經(jīng)存在的分類匯總，在下圖中單擊【全部刪除】按鈕即可。4.5.4

數(shù)據(jù)透視表與數(shù)據(jù)透視圖數(shù)據(jù)透視表是一種可以對大量數(shù)據(jù)快速匯總和建立交叉列表的交互式表格。是一種動態(tài)工作表功能對行和列進(jìn)行轉(zhuǎn)換以查看源數(shù)據(jù)的不同匯總結(jié)果顯示不同頁面以篩選數(shù)據(jù)根據(jù)需要顯示區(qū)域中的明細(xì)數(shù)據(jù)設(shè)有“Contoso公司銷售訂單明細(xì)表”，如下圖所示。以此數(shù)據(jù)表為例創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。

單擊工作表數(shù)據(jù)清單中的任一單元格。

單擊【插入】選項卡|【表格】組|【數(shù)據(jù)透視表】按鈕。

在彈出的【創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表】對話框中的【請選擇要分析的數(shù)據(jù)】欄中選中【選擇一個表或區(qū)域】單選項，在【表/區(qū)域】文本框中輸入或使用鼠標(biāo)選取引用位置，此處為“訂單明細(xì)!$A$2:$I$636”。

在【選擇放置數(shù)據(jù)透視表的位置】欄中選中【新工作表】單選項，如右圖所示。

單擊【確定】按鈕，一個空的數(shù)據(jù)透視表將添加到一個新的工作表中，并顯示數(shù)據(jù)透視表字段列表?！緢蟊砗Y選】字段：此處選擇“所屬區(qū)域”?！拘袠?biāo)簽】：此處選擇“圖書名稱”。【列標(biāo)簽】：此處選擇“書店名稱”。【數(shù)值】字段：此處選擇“銷售額小計”，并求和函數(shù)進(jìn)行匯總。數(shù)據(jù)透視圖以直觀的圖表的方式來展示數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)，具體有良好的可視效果。

選中數(shù)據(jù)透視表中的任意單元格。

單擊【數(shù)據(jù)透視表工具】的【選項】上下文選項卡|【工具】組|【數(shù)據(jù)透視圖】按鈕。

在打開的【插入圖表】對話框中，選擇相應(yīng)的圖表類型。

單擊【確定】按鈕。數(shù)據(jù)透視圖與數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)動態(tài)關(guān)聯(lián)如右圖所示，分析東部地區(qū)某三種圖書的銷售額情況。4.5.5案例實戰(zhàn)通過對管理表中數(shù)據(jù)的學(xué)習(xí)，小葉在“Contoso公司銷售分析.xlsx”文件中，針對2012年和2013年的公司產(chǎn)品銷售情況進(jìn)行統(tǒng)計分析。1.操作要求打開“Contoso公司銷售分析.xlsx”文件，之后所有的操作均在該文件中進(jìn)行。（1）在“訂單明細(xì)”工作表中，先按書店名稱升序，再按訂單編號升序?qū)︿N售記錄排序。（2）在“訂單明細(xì)”工作表中，篩選鼎盛書店2012年的銷售記錄。（3）在“訂單明細(xì)”工作表中，根據(jù)所屬區(qū)域分類匯總不同區(qū)域的銷售額。（4）根據(jù)“訂單明細(xì)”工作表中的銷售記錄，分別創(chuàng)建名為“北區(qū)”、“南區(qū)”、“西區(qū)”和“東區(qū)”的工作表，這4個工作表中分別統(tǒng)計本銷售區(qū)域各類圖書的累計銷售金額，統(tǒng)計格式請參考“統(tǒng)計樣例”工作表，如圖4-65所示。將這4個工作表中的金額設(shè)置為帶千分位的、保留兩位小數(shù)的數(shù)值格式。圖4-65“統(tǒng)計樣例”工作表4.6工作表的打印4.6.1頁面設(shè)置【頁面】選項卡【頁邊距】選項卡【頁眉/頁腳】選項卡【工作表】選項卡4.6.2打印區(qū)域的設(shè)置和分頁1．設(shè)置打印區(qū)域

用鼠標(biāo)拖動選定待打印的工作表區(qū)域。此例選擇“圖書定價”工作表的A2:F19數(shù)據(jù)區(qū)域。

單擊【頁面布局】選項卡|【頁面設(shè)置】組|【打印區(qū)域】下拉按鈕|【設(shè)置打印區(qū)域】選項，設(shè)置好打印區(qū)域，如右圖所示，打印區(qū)域邊框為虛線。2．添加、刪除分頁插入水平或垂直分頁符

在要插入水平或垂直分頁符的位置下邊或右邊選中一行或一列。

單擊【頁面布局】選項卡|【頁面設(shè)置】組|【分隔符】下拉按鈕|【插入分頁符】命令。刪除分頁符操作選擇分頁虛線的下一行或右一列的任何單元格，再單擊【頁面布局】選項卡|【頁面設(shè)置】組|【分隔符】下拉按鈕|【刪除分頁符】命令。取消所有的手動分頁符可選擇整個工作表，再單擊【頁面布局】選項卡|【頁面設(shè)置】組|【分隔符】下拉按鈕|【重置所有分頁符】命令。3．分頁預(yù)覽