3C認(rèn)證文件和資料控制程序

1目的

對文件的編制、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、回收、保存、作廢和銷毀等進(jìn)

行控制，確保相關(guān)部門及時得到并使用有效版本。防止誤用失效或作廢的文件

和資料。

2范圍

本程序適用于公司內(nèi)部質(zhì)量管理體系有關(guān)文件(包括質(zhì)量手冊、程序文件、

作業(yè)指導(dǎo)文件、質(zhì)量計劃、技術(shù)文件等)的控制，以及外來文件和標(biāo)準(zhǔn)的控制

與管理。

3職責(zé)

3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)、發(fā)布《質(zhì)量手冊》。

3.2質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)、發(fā)布程序文件。

3.3質(zhì)檢部負(fù)責(zé)體系文件及部分外來文件的歸口管理、控制及對體系文件的

定期評審。

3.4技術(shù)開發(fā)部負(fù)責(zé)技術(shù)文件及部分外來文件的歸口管理、控制。

3.5辦公室負(fù)責(zé)行政管理文件及部分外來文件的歸口管理、控制。

3.6各部門負(fù)責(zé)相關(guān)文件的編制、使用和保存。

3.7各部門負(fù)責(zé)本部門與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的收集、整理和歸檔等。

4程序

4.1文件的分類

4.1.1按文件性質(zhì)分類

a)質(zhì)量手冊，其中包括形成文件的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)的聲明。

b)為質(zhì)量管理體系所編制的程序文件。

c)公司為確保其過程有效策劃、運行和控制所需的文件，包括質(zhì)量計劃、

技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書、工藝規(guī)程、檢驗規(guī)程、技術(shù)文件等。

d)強(qiáng)制性產(chǎn)品認(rèn)證工廠質(zhì)量保證能力要求所要求的記錄，包括質(zhì)量記錄、

表格等。

e)外來文件包括法律法規(guī)、行政文件、國際先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)

準(zhǔn)和顧客提供的圖樣或技術(shù)資料等。

4.1.2按文件載體分類：

a)紙張性文件。

b)非紙張性文件。

4.2文件的編號

4.2.1質(zhì)量手冊編號

Q/XX?RH-QM-****

年代

號

連接

符

質(zhì)量

手

冊

連接

符

企業(yè)

縮

寫

企業(yè)

標(biāo)

準(zhǔn)

代

號

例如："Q/XX-RH-QM-2017"表示沈陽市長白電器有限公司發(fā)布的《質(zhì)量手

冊》是企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)布年代2017年。

4.2.2程序文件編號

I企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代號

例如：Q/XX?RH-QP03-2017《文件和資料控制程序》表示沈陽市長白電器

有限公司發(fā)布的程序文件，對應(yīng)《質(zhì)量手冊》的第3個文件，發(fā)布年代2017年。

4.2.3質(zhì)量記錄編號

本條詳見Q/XX?RH-QP04-2017《質(zhì)量記錄控制程序》

4.2.4其他企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件的編號

Q/XX?RH-□□******

?-------年代號

-------------連接符

-------序號

-------------------連接符

-------------------------------部門代碼

--------------------------連接符

---------------------------------------企業(yè)縮寫

--------------------------------------------------企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代號

各部門代碼規(guī)定如下：

辦公室-BG,技術(shù)開發(fā)部-JS,生產(chǎn)經(jīng)營部-SC,質(zhì)檢部-ZJ,工裝設(shè)備部-GZ,

物保部-WB,...

例如：Q/XX-RH-JZ-01-2017《紙箱包裝材料檢驗規(guī)程》表示沈陽市長白

電器有限公司質(zhì)檢部發(fā)布的第1個檢驗規(guī)程，發(fā)布年代2017年。

4.2.5技術(shù)圖樣和文件的編號按國家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及設(shè)計文件完整性標(biāo)準(zhǔn)

執(zhí)行。

4.2.6外來文件編號按各自原來的編號。

4.3文件的編寫和審批

4.3.1《質(zhì)量手冊》由質(zhì)檢部組織編寫，經(jīng)質(zhì)量負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.3.2程序文件由相關(guān)部門編寫，各歸口管理部門部長審核，質(zhì)量負(fù)責(zé)人批

準(zhǔn)。

4.3.3其他文件分別由相關(guān)部門編制，各部門負(fù)責(zé)人官批，重大項目由質(zhì)量

負(fù)責(zé)人或總經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.3.4確保文件的正確、清晰、協(xié)調(diào)、易于識別和檢索。

4.4文件的發(fā)放

4.4.1文件發(fā)放時辦理登記手續(xù)，簽字領(lǐng)用，文件的發(fā)放、回收要填寫“文

件發(fā)放回收記錄”

4.4.2公司范圍內(nèi)及向?qū)徍藱C(jī)構(gòu)發(fā)放的文件為“受控”文件，在封面加蓋“受

控”印章。向顧客提供的文件為“非受控”文件。

4.4.3受控文件發(fā)放要注明發(fā)放編號，按DC01-DC99發(fā)放號進(jìn)行發(fā)放，發(fā)

放編號原則如下：

DC**

?—序號（從01開始）

------------文件發(fā)放代號

4.4.4當(dāng)使用的文件嚴(yán)重破損并影響使用時，應(yīng)到發(fā)放部門辦理更換手續(xù)，

仍沿用原文件分發(fā)號，破損文件由質(zhì)檢部收回。

4.4.5若文件丟失，應(yīng)向發(fā)放部門說明丟失原因，申請補(bǔ)發(fā)。補(bǔ)發(fā)的文件應(yīng)

給予新的分發(fā)號，并注明原文件分發(fā)號作廢。

4.4.6提供給認(rèn)證機(jī)構(gòu)和供方的文件，按內(nèi)部受控文件處理。

4.5文件的評審

每年三季度由質(zhì)檢部會同辦公室組織使用部門參加，對現(xiàn)有體系文件的適

用性、協(xié)調(diào)性進(jìn)行評審，必要時進(jìn)行修訂。

4.6文件的更改與換版

4.6.1體系文件的更改，由質(zhì)檢部組織實施。填寫“文件更改申請通知”，

經(jīng)總經(jīng)理或質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后實施。質(zhì)檢部應(yīng)保留文件更改內(nèi)容的記錄。

4.6.2其他文件的更改，由相應(yīng)主管部門填寫“文件更改申請通知”，經(jīng)原

審核人員審批。若指定其他人員審批時，應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料。

4.6.3文件更改時，要按規(guī)定做好記錄。所有被更改的原文件必須由相應(yīng)主

管部門收回，以確保有效文件的唯一性。

4.6.4文件頁數(shù)較多，更改頁數(shù)較少，則僅更改修改之頁，更換修改之頁后,

文件的版本號不變，頁/章版號須變更，頁/章版號用依次用“A”、"B”、"C”、“D”、

“E”表示。

4.6.5任何頁/章的版號更改五次時，即頁/章版號為“E”時，要更換版本,

重新印發(fā)。新版本文件各頁/章的版號重新由“A”開始，質(zhì)量記錄表格每更改

一次要換版本。

4.6.6文件更改的方式，如換版、換頁、局部修改等，需在“文件更改申請

通知”中注明。

4.6.7非受控文件不需要隨受控文件的更改而更改。

4.7文件的保存及銷毀

4.7.1與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件，應(yīng)分類存放在干燥、通風(fēng)、安全的地方。

4.7.2所有的文件原稿及其“文件發(fā)放回收記錄”由質(zhì)檢部統(tǒng)一保存。各部

門設(shè)專人負(fù)責(zé)保存相關(guān)的文件，以方便存取和查閱。

4.7.3質(zhì)檢部負(fù)責(zé)編制并及時更新“受控文件清單”，以反映版本最新狀況。

4.7.4所有失效或作廢文件由相關(guān)部門資料員及時從所有發(fā)放或使用場所撤

出，加蓋“作廢”印章，確保防止作廢文件的非預(yù)期使用。

4.7.5如因法律或其他原因需保留的任何已作廢的文件，都應(yīng)在文件封皮右

上先加蓋“作廢”印章。

4.7.6對要銷毀的作廢文件，由相關(guān)部門填寫“文件銷毀申請記錄”，經(jīng)質(zhì)

量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由質(zhì)檢部授雙相關(guān)部門銷毀。

4.7.5作廢留用的文件，應(yīng)辦理手續(xù)，加標(biāo)識并單獨存放。

4.8外來文件控制

4.8.1外來文件由相關(guān)部門管理。收到外來文件時，應(yīng)識別其適用性及版本

的有效性，控制分發(fā)以確保其有效。

4.8.2技術(shù)開發(fā)部負(fù)責(zé)收集國際、國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的最新版本，適時宣貫，

并編寫或更新“外來文件目錄”。

4.9文件管理

確保文件整潔和清晰，任何人不得在受控文件上亂涂畫、拆頁，不準(zhǔn)私自

外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。

4.10記錄

記錄是一種特殊的文件，按Q/XX?RH-QP04-2017《質(zhì)量記錄控制程序》執(zhí)

行。

4.11非紙張性文件的控制

4.11.1分類

a）電子文件（即文件貯存在磁盤或光盤上）。

b）膠片文件。

c）音像文件（文件貯存在錄音錄像帶、膠卷或其它數(shù)碼設(shè)備上的聲音或圖

像信息文件）。

4.11.2要求

a)設(shè)計和開發(fā)中涉及計算機(jī)軟件開發(fā)平臺時，方案評審階段應(yīng)對特殊要求

提出說明，確定應(yīng)編制的文檔的種類并備案，作為應(yīng)交付資料的一部分。

b)在不同的設(shè)計和開發(fā)階段，技術(shù)開發(fā)部應(yīng)檢查應(yīng)交付的文檔的正確性、

完整性。

c)在產(chǎn)品鑒定前，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)會同技術(shù)開發(fā)部對所開發(fā)的軟件的正確性

進(jìn)行測試，并檢查應(yīng)交付的文檔的正確性和完整性。

4.11.3簽署

a)一般應(yīng)復(fù)制成紙張性文件后，進(jìn)行手簽。

b)對不能制成紙張性文件的，在文件審簽完