![項(xiàng)目七-文檔高級(jí)編排與審閱_第1頁(yè)](http://file4.renrendoc.com/view8/M02/13/2C/wKhkGWbmIIaAIVVWAADUZWfJPHI490.jpg)
![項(xiàng)目七-文檔高級(jí)編排與審閱_第2頁(yè)](http://file4.renrendoc.com/view8/M02/13/2C/wKhkGWbmIIaAIVVWAADUZWfJPHI4902.jpg)
![項(xiàng)目七-文檔高級(jí)編排與審閱_第3頁(yè)](http://file4.renrendoc.com/view8/M02/13/2C/wKhkGWbmIIaAIVVWAADUZWfJPHI4903.jpg)
![項(xiàng)目七-文檔高級(jí)編排與審閱_第4頁(yè)](http://file4.renrendoc.com/view8/M02/13/2C/wKhkGWbmIIaAIVVWAADUZWfJPHI4904.jpg)
![項(xiàng)目七-文檔高級(jí)編排與審閱_第5頁(yè)](http://file4.renrendoc.com/view8/M02/13/2C/wKhkGWbmIIaAIVVWAADUZWfJPHI4905.jpg)
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文檔簡(jiǎn)介
Word2010文檔處理案例教程項(xiàng)目七
文檔高級(jí)編排與審閱任務(wù)二任務(wù)三任務(wù)四任務(wù)一設(shè)置分隔符及添加頁(yè)眉和頁(yè)腳應(yīng)用樣式檢查審閱與加密文檔應(yīng)用郵件合并設(shè)置文檔分欄在文檔中插入公式任務(wù)五任務(wù)六一、設(shè)置分隔符二、添加頁(yè)眉、頁(yè)腳和頁(yè)碼任務(wù)一設(shè)置分隔符及添加頁(yè)眉和頁(yè)腳三、修改與刪除頁(yè)眉和頁(yè)腳四、設(shè)置首頁(yè)不同或奇偶頁(yè)不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳一、設(shè)置分隔符
Word的分隔符包括分節(jié)符和分頁(yè)符。通過(guò)為文檔分頁(yè)和分節(jié),可以靈活安排文檔內(nèi)容。
節(jié)是文檔格式化的最大單位,只有在不同的節(jié)中,才可以對(duì)同一文檔中的不同部分進(jìn)行不同的頁(yè)面設(shè)置,如設(shè)置不同的頁(yè)眉、頁(yè)腳、頁(yè)邊距、文字方向或分欄版式等格式。
此外,通常情況下,用戶在編輯文檔時(shí),系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)分頁(yè)。如果要對(duì)文檔進(jìn)行強(qiáng)制分頁(yè),可通過(guò)插入分頁(yè)符實(shí)現(xiàn)。
插入分節(jié)符;確定要分節(jié)的位置后選擇“下一頁(yè)”項(xiàng)插入分頁(yè)符;確定要分頁(yè)的位置后選擇“分頁(yè)符”項(xiàng)
刪除分頁(yè)符的方法與刪除分節(jié)符相同。此外,如果未看到分頁(yè)符或分節(jié)符標(biāo)記,可單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡上“段落”組中的“顯示/隱藏編輯標(biāo)記”按鈕
。二、添加頁(yè)眉、頁(yè)腳和頁(yè)碼
頁(yè)眉和頁(yè)腳分別位于頁(yè)面的頂部和底部,常用來(lái)插入頁(yè)碼、時(shí)間和日期、作者姓名或公司徽標(biāo)等內(nèi)容。
打開(kāi)文檔后進(jìn)入頁(yè)眉和頁(yè)腳編輯狀態(tài),選擇頁(yè)眉樣式并輸入頁(yè)眉文本
單擊“轉(zhuǎn)至頁(yè)腳”按鈕,進(jìn)入頁(yè)腳編輯狀態(tài),然后輸入頁(yè)腳文本選擇系統(tǒng)內(nèi)置的某些頁(yè)腳樣式時(shí),會(huì)自動(dòng)添加頁(yè)碼。如果沒(méi)有添加,我們也可將插入點(diǎn)置于要添加頁(yè)碼的位置,然后在“頁(yè)碼”列表中選擇添加頁(yè)碼的位置三、修改與刪除頁(yè)眉和頁(yè)腳
要修改頁(yè)眉和頁(yè)腳內(nèi)容,只需在頁(yè)眉或頁(yè)腳位置雙擊鼠標(biāo)進(jìn)入頁(yè)眉和頁(yè)腳編輯狀態(tài),此時(shí)可參考修改正文的方法修改頁(yè)眉或頁(yè)腳。要更改系統(tǒng)內(nèi)置的頁(yè)眉或頁(yè)腳樣式,可在“頁(yè)眉和頁(yè)腳工具
設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡的“頁(yè)眉和頁(yè)腳”組中重新選擇一種樣式。
刪除頁(yè)眉線:選中頁(yè)眉線上方的段落標(biāo)記,然后在“開(kāi)始”選項(xiàng)卡的“邊框”列表中選擇“無(wú)框線”項(xiàng)四、設(shè)置首頁(yè)不同或奇偶頁(yè)不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳
使用Word編排長(zhǎng)文檔(1節(jié)或多節(jié))時(shí),每節(jié)的首頁(yè)通常不要頁(yè)眉和頁(yè)腳,并且奇數(shù)頁(yè)和偶數(shù)頁(yè)的頁(yè)眉和頁(yè)腳內(nèi)容和位置有時(shí)候也不相同。例如,在編排雙面打印或印刷的文檔時(shí),通常將偶數(shù)頁(yè)的頁(yè)眉和頁(yè)腳居中或靠左顯示,而奇數(shù)頁(yè)的頁(yè)眉和頁(yè)腳居中或靠右顯示。
進(jìn)入頁(yè)眉和頁(yè)腳編輯狀態(tài),選中“首頁(yè)不同”和“奇偶頁(yè)不同”復(fù)選框,此時(shí)在該節(jié)的首頁(yè)、奇數(shù)頁(yè)和偶數(shù)頁(yè)的頁(yè)眉和頁(yè)腳分別以不同的文字標(biāo)識(shí),分別輸入頁(yè)眉和頁(yè)腳文本即可在此對(duì)話框可設(shè)置頁(yè)碼格式一、設(shè)置分欄二、插入分欄符任務(wù)二
設(shè)置文檔分欄默認(rèn)創(chuàng)建的文檔只有一欄,為使文檔更加美觀和便于閱讀,我們可對(duì)文檔進(jìn)行多欄排版。例如報(bào)刊、雜志的內(nèi)頁(yè)通常都采用多欄排版。一、設(shè)置分欄將插入符置于文檔的任意位置或選定要分欄的文本,單擊“頁(yè)面布局”選項(xiàng)卡上“頁(yè)面設(shè)置”組中的“分欄”按鈕
,在展開(kāi)的列表中選擇“兩欄”或“三欄”項(xiàng),即可將文檔等寬分欄示。若在展開(kāi)的列表中選擇“偏左”或“偏右”項(xiàng),可將文檔不等寬分欄。
要將文檔分為更多的欄或設(shè)置分欄選項(xiàng),可在“分欄”列表底部選擇“更多分欄”項(xiàng),打開(kāi)“分欄”對(duì)話框,在“列數(shù)”編輯框中輸入要分成的欄數(shù),然后選中“欄寬相等”復(fù)選框,單擊“確定”按鈕,即可將所選文本等寬分為多欄。
也可在“分欄’對(duì)話框的“寬度”編輯框中設(shè)置欄寬,在“間距”編輯框中輸入欄間距。若選中“分隔線”復(fù)選框,還可在欄與欄之間設(shè)置分隔線,使各欄之間的界限更加明顯。此外,還可在“應(yīng)用于”下拉列表框中選擇分欄的應(yīng)用范圍,如應(yīng)用于整篇文檔、當(dāng)前選擇的文本還是本節(jié)。二、插入分欄符一般情況下,文檔內(nèi)容在分欄版式中的流動(dòng)總是按照從左至右的順序,在填滿一欄后再開(kāi)始新的一欄。但有時(shí)為了強(qiáng)調(diào)文檔內(nèi)容的層次感,常常需要將一些重要的段落從新的一欄開(kāi)始,這種排版要求可以通過(guò)在文檔中插入分欄符來(lái)實(shí)現(xiàn)。
將插入符置于需要插入分欄符的位置,然后在”分隔符列表中“選擇”分欄符“項(xiàng)一、樣式的分類二、創(chuàng)建和應(yīng)用樣式任務(wù)三
應(yīng)用樣式三、修改和清除樣式樣式是一系列格式的集合,它是Word中最強(qiáng)有力的工具之一,使用它可以快速統(tǒng)一或更新文檔的格式。例如,一旦修改了某個(gè)樣式,所有應(yīng)用該樣式的內(nèi)容格式會(huì)自動(dòng)更新。同時(shí),利用樣式還可輔助提取目錄。一、樣式的分類
在Word2010中,樣式有三類,一類是段落樣式,一類是字符樣式,還有一類是鏈接段落和字符樣式。字符樣式只包含字符格式,如字體、字號(hào)、字形等,用來(lái)控制字符的外觀,在“樣式”窗格中標(biāo)記有字符符號(hào)
。要應(yīng)用字符樣式,需要先選中要應(yīng)用樣式的文本。段落樣式既可包含字符格式,也可包含段落格式,用來(lái)控制段落的外觀。在“樣式”窗格中標(biāo)記有段落符號(hào)
。當(dāng)需要對(duì)一個(gè)段落應(yīng)用段落樣式時(shí),只需將插入符置于該段落中即可。用戶可對(duì)一段文本應(yīng)用段落樣式,對(duì)其中的部分文字應(yīng)用字符樣式。鏈接段落和字符樣式,這類樣式包含了字符格式和段落格式設(shè)置,它既可用于段落,也可用于選定字符。在“樣式”窗格中標(biāo)記有一個(gè)段落符號(hào)和字符符號(hào)
。二、創(chuàng)建和應(yīng)用樣式
在Word2010中,系統(tǒng)為用戶提供了多種內(nèi)置樣式,如“正文”、“標(biāo)題1”、“標(biāo)題2”和“標(biāo)題3”等,用戶在編排文檔時(shí)可直接套用這些樣式,也可以根據(jù)需要?jiǎng)?chuàng)建或修改樣式。
應(yīng)用系統(tǒng)內(nèi)置樣式設(shè)置樣式名稱、樣式類型、樣式基準(zhǔn)、樣式字符格式創(chuàng)建樣式應(yīng)用創(chuàng)建的樣式三、修改和清除樣式
將鼠標(biāo)指針移至要修改的樣式上方,然后單擊右側(cè)出現(xiàn)的下拉按鈕,從展開(kāi)的列表中選擇“修改”選項(xiàng),在打開(kāi)的對(duì)話框中進(jìn)行修改操作并確定選擇“刪除XXX”,會(huì)將所選樣式刪除(但不能刪除系統(tǒng)內(nèi)置的樣式);選擇“清除X個(gè)實(shí)例的格式”,會(huì)將應(yīng)用該樣式的文本或段落的格式清除;選擇“選擇所有X個(gè)實(shí)例”選項(xiàng),可選中文檔中應(yīng)用該樣式的所有文本。其中,清除樣式和刪除樣式后,所有應(yīng)用該樣式的文本將應(yīng)用正文樣式任務(wù)四在文檔中插入公式一、在文檔中插內(nèi)置入公式二、編寫公式從事教育工作的老師和科技人員,經(jīng)常要編輯與數(shù)學(xué)運(yùn)算有關(guān)的文檔,使用Word2010內(nèi)置的公式可快速在文檔中插入公式,或根據(jù)需要使用“公式工具
設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡自己編寫公式。一、在文檔中插內(nèi)置入公式
要在文檔中插入系統(tǒng)內(nèi)置的公式,可單擊“插入”選項(xiàng)卡上“符號(hào)”組中的“公式”按鈕
下方的三角按鈕,在展開(kāi)的列表中顯示了二次公式、二項(xiàng)式定理、傅里葉級(jí)數(shù)、勾股定理、和的展開(kāi)式、三角恒等式等,單擊所需的公式,即可將其插入到文檔中。單擊公式右側(cè)的三角按鈕,在展開(kāi)的列表中選擇相應(yīng)選項(xiàng),可設(shè)置公式的對(duì)齊方式二、編寫公式若公式列表中的內(nèi)置公式無(wú)法滿足實(shí)際需要,可直接單擊“符號(hào)”組中的“公式”按鈕
,此時(shí)在文檔的插入符處會(huì)顯示“在此處鍵入公式?!本庉嬁?,同時(shí)顯示“公式工具
設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡。我們可在“結(jié)構(gòu)”組中選擇公式結(jié)構(gòu),在“符號(hào)‘組中選擇公式運(yùn)算符號(hào),同時(shí)也可直接使用鍵盤輸入公式中的運(yùn)算符號(hào)或數(shù)據(jù),完成公式的制作?!胺?hào)”組中分類存放了公式中常用的符號(hào)“結(jié)構(gòu)”組中分類存放了常用公式,如分?jǐn)?shù)、積分等公式編輯框一、創(chuàng)建主文檔二、創(chuàng)建數(shù)據(jù)源任務(wù)五應(yīng)用郵件合并三、郵件合并在日常辦公事務(wù)處理中,經(jīng)常會(huì)遇到把一些內(nèi)容相同的公文、信件或通知發(fā)送給不同的地址、單位或個(gè)人,這時(shí)我們就可以利用Word中的“郵件合并”功能來(lái)方便地解決這個(gè)問(wèn)題。執(zhí)行郵件合并操作時(shí)涉及兩個(gè)文檔,主文檔文件和數(shù)據(jù)源文件。主文檔是郵件合并內(nèi)容中固定不變的部分,即信函中通用的部分。數(shù)據(jù)源文件主要用于保存聯(lián)系人的相關(guān)信息。在執(zhí)行郵件合并操作之前首先要?jiǎng)?chuàng)建這兩個(gè)文檔,然后將它們關(guān)聯(lián)起來(lái),也就是標(biāo)識(shí)數(shù)據(jù)源文件中的信息在文檔的什么位置出現(xiàn)。完成后“合并”這兩個(gè)文檔,就可以為每個(gè)收件人創(chuàng)建郵件。一、創(chuàng)建主文檔創(chuàng)建主文檔的方法與創(chuàng)建普通文檔相同。用戶還可對(duì)其頁(yè)面和字符等格式進(jìn)行設(shè)置。
主文檔是郵件合并內(nèi)容中固定不變的部分,即信函中通用的部分二、創(chuàng)建數(shù)據(jù)源
數(shù)據(jù)源文件主要用于保存聯(lián)系人的相關(guān)信息,用戶可以在郵件合并中使用多種格式的數(shù)據(jù)源,如MicrosoftOutlook聯(lián)系人列表,Access數(shù)據(jù)庫(kù),或Word文檔。Excel數(shù)據(jù)源三、郵件合并數(shù)據(jù)源和主文檔都創(chuàng)建好了,接下來(lái)就可以進(jìn)行郵件合并。打開(kāi)主文檔,選擇收件人
選擇數(shù)據(jù)源文件,定位插入符后選擇要插入的域Word將根據(jù)設(shè)置自動(dòng)合并文檔并將全部記錄存放到一個(gè)新文檔中,合并完成的文檔的份數(shù)取決于數(shù)據(jù)表中記錄的條數(shù)一、檢查拼寫和語(yǔ)法錯(cuò)誤二、為文檔添加批注任務(wù)六
檢查審閱與加密文檔三、修訂文檔四、加密文檔一、檢查拼寫和語(yǔ)法錯(cuò)誤在輸入文本時(shí),難免會(huì)出現(xiàn)拼寫和語(yǔ)法錯(cuò)誤。Word提供了拼寫和語(yǔ)法檢查功能,可以在輸入文本的同時(shí)檢查拼寫及語(yǔ)法錯(cuò)誤,或在文檔編輯完成后集中檢查,并提出修改建議。默認(rèn)情況下,Word會(huì)在我們輸入文本的同時(shí)自動(dòng)對(duì)其進(jìn)行拼寫和語(yǔ)法檢查,用紅色波浪下劃線標(biāo)識(shí)有拼寫錯(cuò)誤或不可識(shí)別的單詞,用綠色波浪下劃線標(biāo)識(shí)出現(xiàn)語(yǔ)法錯(cuò)誤的內(nèi)容語(yǔ)法錯(cuò)誤拼寫錯(cuò)誤此時(shí),我們可以根據(jù)Word提出的修改建議對(duì)錯(cuò)誤的內(nèi)容進(jìn)行修改,其方法為:在帶有波浪線的文字上單擊鼠標(biāo)右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇修改建議。忽略:忽略拼寫和語(yǔ)法錯(cuò)誤的單詞,并繼續(xù)進(jìn)行檢查。全部忽略:忽略文檔中所有該單詞的拼寫錯(cuò)誤。添加到詞典:將該單詞添加到Word的詞典中,Word將不再視該單詞為錯(cuò)誤項(xiàng)。拼寫檢查:將打開(kāi)“拼寫”對(duì)話框,以便指定附加的拼寫選項(xiàng)。二、為文檔添加批注
利用Word中的批注功能,審閱者可以方便地在文檔中插入對(duì)某些內(nèi)容的說(shuō)明或建議。同時(shí),Word2010還可以不同的底紋顏色和用戶名稱對(duì)不同審閱者的批注加以區(qū)別。設(shè)置用戶名及其縮寫為文檔添加批注:選中要添加批注的文字,或直接將插入符置于要添加批注的地方,單擊“批注”組中的“新建批注”按鈕,在打開(kāi)的批注框中輸入批注內(nèi)容單擊“上一條”或“下一條”按鈕,可查看各條批注刪除批注:將插入符定位在被批注的文本區(qū)或批注框中,然后單擊“批注”組中的“刪除”按鈕三、修訂文檔
使用Word2010的文檔修訂功能可以突出顯示審閱者對(duì)文檔所做的修改,而文檔創(chuàng)建者可以選擇接受或拒絕審閱者對(duì)文檔進(jìn)行的修改。單擊“修訂”組中的“修訂”按鈕下方的三角按鈕,在展開(kāi)的列表中選擇“修訂”,進(jìn)
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