項(xiàng)目七-文檔高級編排與審閱

Word2010文檔處理案例教程項(xiàng)目七

文檔高級編排與審閱任務(wù)二任務(wù)三任務(wù)四任務(wù)一設(shè)置分隔符及添加頁眉和頁腳應(yīng)用樣式檢查審閱與加密文檔應(yīng)用郵件合并設(shè)置文檔分欄在文檔中插入公式任務(wù)五任務(wù)六一、設(shè)置分隔符二、添加頁眉、頁腳和頁碼任務(wù)一設(shè)置分隔符及添加頁眉和頁腳三、修改與刪除頁眉和頁腳四、設(shè)置首頁不同或奇偶頁不同的頁眉和頁腳一、設(shè)置分隔符

Word的分隔符包括分節(jié)符和分頁符。通過為文檔分頁和分節(jié)，可以靈活安排文檔內(nèi)容。

節(jié)是文檔格式化的最大單位，只有在不同的節(jié)中，才可以對同一文檔中的不同部分進(jìn)行不同的頁面設(shè)置，如設(shè)置不同的頁眉、頁腳、頁邊距、文字方向或分欄版式等格式。

此外，通常情況下，用戶在編輯文檔時(shí)，系統(tǒng)會自動分頁。如果要對文檔進(jìn)行強(qiáng)制分頁，可通過插入分頁符實(shí)現(xiàn)。

插入分節(jié)符；確定要分節(jié)的位置后選擇“下一頁”項(xiàng)插入分頁符；確定要分頁的位置后選擇“分頁符”項(xiàng)

刪除分頁符的方法與刪除分節(jié)符相同。此外，如果未看到分頁符或分節(jié)符標(biāo)記，可單擊“開始”選項(xiàng)卡上“段落”組中的“顯示/隱藏編輯標(biāo)記”按鈕

。二、添加頁眉、頁腳和頁碼

頁眉和頁腳分別位于頁面的頂部和底部，常用來插入頁碼、時(shí)間和日期、作者姓名或公司徽標(biāo)等內(nèi)容。

打開文檔后進(jìn)入頁眉和頁腳編輯狀態(tài)，選擇頁眉樣式并輸入頁眉文本

單擊“轉(zhuǎn)至頁腳”按鈕，進(jìn)入頁腳編輯狀態(tài)，然后輸入頁腳文本選擇系統(tǒng)內(nèi)置的某些頁腳樣式時(shí)，會自動添加頁碼。如果沒有添加，我們也可將插入點(diǎn)置于要添加頁碼的位置，然后在“頁碼”列表中選擇添加頁碼的位置三、修改與刪除頁眉和頁腳

要修改頁眉和頁腳內(nèi)容，只需在頁眉或頁腳位置雙擊鼠標(biāo)進(jìn)入頁眉和頁腳編輯狀態(tài)，此時(shí)可參考修改正文的方法修改頁眉或頁腳。要更改系統(tǒng)內(nèi)置的頁眉或頁腳樣式，可在“頁眉和頁腳工具

設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡的“頁眉和頁腳”組中重新選擇一種樣式。

刪除頁眉線：選中頁眉線上方的段落標(biāo)記，然后在“開始”選項(xiàng)卡的“邊框”列表中選擇“無框線”項(xiàng)四、設(shè)置首頁不同或奇偶頁不同的頁眉和頁腳

使用Word編排長文檔（1節(jié)或多節(jié)）時(shí)，每節(jié)的首頁通常不要頁眉和頁腳，并且奇數(shù)頁和偶數(shù)頁的頁眉和頁腳內(nèi)容和位置有時(shí)候也不相同。例如，在編排雙面打印或印刷的文檔時(shí)，通常將偶數(shù)頁的頁眉和頁腳居中或靠左顯示，而奇數(shù)頁的頁眉和頁腳居中或靠右顯示。

進(jìn)入頁眉和頁腳編輯狀態(tài)，選中“首頁不同”和“奇偶頁不同”復(fù)選框，此時(shí)在該節(jié)的首頁、奇數(shù)頁和偶數(shù)頁的頁眉和頁腳分別以不同的文字標(biāo)識，分別輸入頁眉和頁腳文本即可在此對話框可設(shè)置頁碼格式一、設(shè)置分欄二、插入分欄符任務(wù)二

設(shè)置文檔分欄默認(rèn)創(chuàng)建的文檔只有一欄，為使文檔更加美觀和便于閱讀，我們可對文檔進(jìn)行多欄排版。例如報(bào)刊、雜志的內(nèi)頁通常都采用多欄排版。一、設(shè)置分欄將插入符置于文檔的任意位置或選定要分欄的文本，單擊“頁面布局”選項(xiàng)卡上“頁面設(shè)置”組中的“分欄”按鈕

，在展開的列表中選擇“兩欄”或“三欄”項(xiàng)，即可將文檔等寬分欄示。若在展開的列表中選擇“偏左”或“偏右”項(xiàng)，可將文檔不等寬分欄。

要將文檔分為更多的欄或設(shè)置分欄選項(xiàng)，可在“分欄”列表底部選擇“更多分欄”項(xiàng)，打開“分欄”對話框，在“列數(shù)”編輯框中輸入要分成的欄數(shù)，然后選中“欄寬相等”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，即可將所選文本等寬分為多欄。

也可在“分欄’對話框的“寬度”編輯框中設(shè)置欄寬，在“間距”編輯框中輸入欄間距。若選中“分隔線”復(fù)選框，還可在欄與欄之間設(shè)置分隔線，使各欄之間的界限更加明顯。此外，還可在“應(yīng)用于”下拉列表框中選擇分欄的應(yīng)用范圍，如應(yīng)用于整篇文檔、當(dāng)前選擇的文本還是本節(jié)。二、插入分欄符一般情況下，文檔內(nèi)容在分欄版式中的流動總是按照從左至右的順序，在填滿一欄后再開始新的一欄。但有時(shí)為了強(qiáng)調(diào)文檔內(nèi)容的層次感，常常需要將一些重要的段落從新的一欄開始，這種排版要求可以通過在文檔中插入分欄符來實(shí)現(xiàn)。

將插入符置于需要插入分欄符的位置，然后在”分隔符列表中“選擇”分欄符“項(xiàng)一、樣式的分類二、創(chuàng)建和應(yīng)用樣式任務(wù)三

應(yīng)用樣式三、修改和清除樣式樣式是一系列格式的集合，它是Word中最強(qiáng)有力的工具之一，使用它可以快速統(tǒng)一或更新文檔的格式。例如，一旦修改了某個(gè)樣式，所有應(yīng)用該樣式的內(nèi)容格式會自動更新。同時(shí)，利用樣式還可輔助提取目錄。一、樣式的分類

在Word2010中，樣式有三類，一類是段落樣式，一類是字符樣式，還有一類是鏈接段落和字符樣式。字符樣式只包含字符格式，如字體、字號、字形等，用來控制字符的外觀，在“樣式”窗格中標(biāo)記有字符符號

。要應(yīng)用字符樣式，需要先選中要應(yīng)用樣式的文本。段落樣式既可包含字符格式，也可包含段落格式，用來控制段落的外觀。在“樣式”窗格中標(biāo)記有段落符號

。當(dāng)需要對一個(gè)段落應(yīng)用段落樣式時(shí)，只需將插入符置于該段落中即可。用戶可對一段文本應(yīng)用段落樣式，對其中的部分文字應(yīng)用字符樣式。鏈接段落和字符樣式，這類樣式包含了字符格式和段落格式設(shè)置，它既可用于段落，也可用于選定字符。在“樣式”窗格中標(biāo)記有一個(gè)段落符號和字符符號

。二、創(chuàng)建和應(yīng)用樣式

在Word2010中，系統(tǒng)為用戶提供了多種內(nèi)置樣式，如“正文”、“標(biāo)題1”、“標(biāo)題2”和“標(biāo)題3”等，用戶在編排文檔時(shí)可直接套用這些樣式，也可以根據(jù)需要創(chuàng)建或修改樣式。

應(yīng)用系統(tǒng)內(nèi)置樣式設(shè)置樣式名稱、樣式類型、樣式基準(zhǔn)、樣式字符格式創(chuàng)建樣式應(yīng)用創(chuàng)建的樣式三、修改和清除樣式

將鼠標(biāo)指針移至要修改的樣式上方，然后單擊右側(cè)出現(xiàn)的下拉按鈕，從展開的列表中選擇“修改”選項(xiàng)，在打開的對話框中進(jìn)行修改操作并確定選擇“刪除XXX”，會將所選樣式刪除（但不能刪除系統(tǒng)內(nèi)置的樣式）；選擇“清除X個(gè)實(shí)例的格式”，會將應(yīng)用該樣式的文本或段落的格式清除；選擇“選擇所有X個(gè)實(shí)例”選項(xiàng)，可選中文檔中應(yīng)用該樣式的所有文本。其中，清除樣式和刪除樣式后，所有應(yīng)用該樣式的文本將應(yīng)用正文樣式任務(wù)四在文檔中插入公式一、在文檔中插內(nèi)置入公式二、編寫公式從事教育工作的老師和科技人員，經(jīng)常要編輯與數(shù)學(xué)運(yùn)算有關(guān)的文檔，使用Word2010內(nèi)置的公式可快速在文檔中插入公式，或根據(jù)需要使用“公式工具

設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡自己編寫公式。一、在文檔中插內(nèi)置入公式

要在文檔中插入系統(tǒng)內(nèi)置的公式，可單擊“插入”選項(xiàng)卡上“符號”組中的“公式”按鈕

下方的三角按鈕，在展開的列表中顯示了二次公式、二項(xiàng)式定理、傅里葉級數(shù)、勾股定理、和的展開式、三角恒等式等，單擊所需的公式，即可將其插入到文檔中。單擊公式右側(cè)的三角按鈕，在展開的列表中選擇相應(yīng)選項(xiàng)，可設(shè)置公式的對齊方式二、編寫公式若公式列表中的內(nèi)置公式無法滿足實(shí)際需要，可直接單擊“符號”組中的“公式”按鈕

，此時(shí)在文檔的插入符處會顯示“在此處鍵入公式。”編輯框，同時(shí)顯示“公式工具

設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡。我們可在“結(jié)構(gòu)”組中選擇公式結(jié)構(gòu)，在“符號‘組中選擇公式運(yùn)算符號，同時(shí)也可直接使用鍵盤輸入公式中的運(yùn)算符號或數(shù)據(jù)，完成公式的制作。“符號”組中分類存放了公式中常用的符號“結(jié)構(gòu)”組中分類存放了常用公式，如分?jǐn)?shù)、積分等公式編輯框一、創(chuàng)建主文檔二、創(chuàng)建數(shù)據(jù)源任務(wù)五應(yīng)用郵件合并三、郵件合并在日常辦公事務(wù)處理中，經(jīng)常會遇到把一些內(nèi)容相同的公文、信件或通知發(fā)送給不同的地址、單位或個(gè)人，這時(shí)我們就可以利用Word中的“郵件合并”功能來方便地解決這個(gè)問題。執(zhí)行郵件合并操作時(shí)涉及兩個(gè)文檔，主文檔文件和數(shù)據(jù)源文件。主文檔是郵件合并內(nèi)容中固定不變的部分，即信函中通用的部分。數(shù)據(jù)源文件主要用于保存聯(lián)系人的相關(guān)信息。在執(zhí)行郵件合并操作之前首先要創(chuàng)建這兩個(gè)文檔，然后將它們關(guān)聯(lián)起來，也就是標(biāo)識數(shù)據(jù)源文件中的信息在文檔的什么位置出現(xiàn)。完成后“合并”這兩個(gè)文檔，就可以為每個(gè)收件人創(chuàng)建郵件。一、創(chuàng)建主文檔創(chuàng)建主文檔的方法與創(chuàng)建普通文檔相同。用戶還可對其頁面和字符等格式進(jìn)行設(shè)置。

主文檔是郵件合并內(nèi)容中固定不變的部分，即信函中通用的部分二、創(chuàng)建數(shù)據(jù)源

數(shù)據(jù)源文件主要用于保存聯(lián)系人的相關(guān)信息，用戶可以在郵件合并中使用多種格式的數(shù)據(jù)源，如MicrosoftOutlook聯(lián)系人列表，Access數(shù)據(jù)庫，或Word文檔。Excel數(shù)據(jù)源三、郵件合并數(shù)據(jù)源和主文檔都創(chuàng)建好了，接下來就可以進(jìn)行郵件合并。打開主文檔，選擇收件人

選擇數(shù)據(jù)源文件，定位插入符后選擇要插入的域Word將根據(jù)設(shè)置自動合并文檔并將全部記錄存放到一個(gè)新文檔中，合并完成的文檔的份數(shù)取決于數(shù)據(jù)表中記錄的條數(shù)一、檢查拼寫和語法錯誤二、為文檔添加批注任務(wù)六

檢查審閱與加密文檔三、修訂文檔四、加密文檔一、檢查拼寫和語法錯誤在輸入文本時(shí)，難免會出現(xiàn)拼寫和語法錯誤。Word提供了拼寫和語法檢查功能，可以在輸入文本的同時(shí)檢查拼寫及語法錯誤，或在文檔編輯完成后集中檢查，并提出修改建議。默認(rèn)情況下，Word會在我們輸入文本的同時(shí)自動對其進(jìn)行拼寫和語法檢查，用紅色波浪下劃線標(biāo)識有拼寫錯誤或不可識別的單詞，用綠色波浪下劃線標(biāo)識出現(xiàn)語法錯誤的內(nèi)容語法錯誤拼寫錯誤此時(shí)，我們可以根據(jù)Word提出的修改建議對錯誤的內(nèi)容進(jìn)行修改，其方法為：在帶有波浪線的文字上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇修改建議。忽略：忽略拼寫和語法錯誤的單詞，并繼續(xù)進(jìn)行檢查。全部忽略：忽略文檔中所有該單詞的拼寫錯誤。添加到詞典：將該單詞添加到Word的詞典中，Word將不再視該單詞為錯誤項(xiàng)。拼寫檢查：將打開“拼寫”對話框，以便指定附加的拼寫選項(xiàng)。二、為文檔添加批注

利用Word中的批注功能，審閱者可以方便地在文檔中插入對某些內(nèi)容的說明或建議。同時(shí)，Word2010還可以不同的底紋顏色和用戶名稱對不同審閱者的批注加以區(qū)別。設(shè)置用戶名及其縮寫為文檔添加批注：選中要添加批注的文字，或直接將插入符置于要添加批注的地方，單擊“批注”組中的“新建批注”按鈕，在打開的批注框中輸入批注內(nèi)容單擊“上一條”或“下一條”按鈕，可查看各條批注刪除批注：將插入符定位在被批注的文本區(qū)或批注框中，然后單擊“批注”組中的“刪除”按鈕三、修訂文檔

使用Word2010的文檔修訂功能可以突出顯示審閱者對文檔所做的修改，而文檔創(chuàng)建者可以選擇接受或拒絕審閱者對文檔進(jìn)行的修改。單擊“修訂”組中的“修訂”按鈕下方的三角按鈕，在展開的列表中選擇“修訂”，進(jìn)