檔案分類編號方案

PAGEPAGE4XXX分類編號方案XX綜合檔案室編2013年6月

XXXXXXX檔案分類編號方案為了加強(qiáng)我所綜合檔案管理的需要，統(tǒng)一檔案實體分類，實現(xiàn)檔案整理、排列、管理、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，提高綜合檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用，更好地為我所各項工作服務(wù)，更好地為本地兩個文明建設(shè)服務(wù)，根據(jù)《廣東省機(jī)關(guān)檔案分類辦法》，參考學(xué)習(xí)市、鎮(zhèn)檔案館的經(jīng)驗，結(jié)合我所實際情況，制定本分類編號方案。一、分類原則1、檔案分類原則是以本單位所形成的全部檔案為對象，依據(jù)職能，結(jié)合檔案內(nèi)容和載體形態(tài)特點，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。2、分類后的檔案，分別用英文字母按順序編大類代字。3、本辦法適用于對本單位全部檔案進(jìn)行實體分類、組卷和排架管理。二、類別設(shè)置本單位檔案設(shè)大類和屬類，大類用大寫英文字母作代字，屬類用阿拉伯?dāng)?shù)字作代號，本單位全部檔案分為八大類，大類和屬類設(shè)置如下：（8）聲像類檔案（代字：R）；R1照片（底片）R2錄像帶R3錄音帶R4光盤與磁盤三、編號方法1、文書類檔案的編號舊方法:2007年以前，采用立卷歸檔方法，其編號結(jié)構(gòu)模式為：大類代字+保管期限代號+文件所屬年份+案卷號組成。保管期限代號：永久1，長期2，短期3；永久長期合編為12；永久長期短期合編為0。例：A1.2004—001案卷號（第1個案卷）年度保管期限代號（永久）大類代字（文書檔案）新方法：2008開始，采用單件歸檔方法，其編號結(jié)構(gòu)模式為：大類代字+保管期限代號＋文件所屬年份＋件號組成。其中保管期限代號永久為1，30年為2，10年為3。例：A1.2008—001件號（第1件）年度保管期限代號（永久）大類代字（文書檔案）2、勘測類檔案（B）、城建規(guī)劃類（C）均按“類別－年度”來設(shè)置案卷順序，其檔號結(jié)構(gòu)模式為：大類代字+屬類代號＋年度+案卷號。例：B1.2004—001案卷號年度屬類代號大類代字3、城建類檔案（D）按“類別－年度”來設(shè)置案卷順序，其檔號結(jié)構(gòu)模式為：大類代字+屬類代號＋年度+案卷號。例：D2-2004—001案卷號年度屬類代號大類代字4、會計類檔案（E）會計檔案的編號，其結(jié)構(gòu)模式為：大類代字＋屬類代號＋目錄順序號＋案卷號。例：會計憑證的編號E3.1—001案卷號（第1個案卷）目錄順序號（第1條目錄）屬類代號（會計憑證）大類代字（會計檔案）5、照片檔案的編號（F）照片號是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號、類別號、保管期限代碼、目錄號、案卷號、件號組成。目錄按年度編號，一年一個目錄，一冊為一卷，一張為一件，如政府照片檔案2000年開始立卷，則2004年第6卷的第22張永久保存的照片，其照片號為：220-F1.1.5F115-6-22流水編號（張?zhí)枺┧募夘惸烤幪枺▋蕴枺┤夘惸烤幪枺甓龋┒夘惸烤幪枺ㄆ谙蓿┐箢惥幪枺ㄕ掌夸洠┯?011年開始，照片檔案全部為永久，二級類目編號（期限）不用寫上，例如2011年第6卷的第22張永久保存的照片，其編號為220-F1.5-6-22。如下圖所示：F15-6-22流水編號（張?zhí)枺┧募夘惸烤幪枺▋蕴枺┤夘惸烤幪枺甓龋┐箢惥幪枺ㄕ掌夸洠?、實物檔案編號（H）實物檔案的編號,其結(jié)構(gòu)模式為：大類代字＋屬類代號＋年度+件號。例：H1-2004—001件號年度屬類代號（錦旗類）大類代字7、聲像檔案（R）例：R4-2004—001件號