萬(wàn)達(dá)的會(huì)議管理制度

萬(wàn)達(dá)的會(huì)議管理制度第一章總則

第一條目的與原則

本制度旨在規(guī)范萬(wàn)達(dá)集團(tuán)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“集團(tuán)”）會(huì)議的召開(kāi)、流程、紀(jì)要跟蹤及會(huì)議室管理，以確保會(huì)議的高效性、有序性，提升決策質(zhì)量和執(zhí)行力度。制定和執(zhí)行會(huì)議管理制度應(yīng)遵循以下原則：

1.高效節(jié)儉：會(huì)議應(yīng)精簡(jiǎn)、高效，避免形式主義和無(wú)效溝通。

2.權(quán)責(zé)明確：會(huì)議參與各方權(quán)責(zé)清晰，確保決策的權(quán)威性和可執(zhí)行性。

3.公開(kāi)透明：會(huì)議內(nèi)容、決議及執(zhí)行情況應(yīng)對(duì)集團(tuán)內(nèi)部公開(kāi)，保證透明度。

4.績(jī)效評(píng)估：對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，持續(xù)改進(jìn)會(huì)議管理。

第二條適用范圍

本制度適用于集團(tuán)召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、管理層會(huì)議、部門(mén)例會(huì)、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)等。

第三條會(huì)議分類(lèi)

根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和目的，會(huì)議可分為以下幾類(lèi)：

1.決策性會(huì)議：圍繞集團(tuán)戰(zhàn)略、重大決策及政策制定等進(jìn)行討論和決定的會(huì)議。

2.協(xié)調(diào)性會(huì)議：旨在協(xié)調(diào)各部門(mén)、各項(xiàng)目之間關(guān)系的會(huì)議。

3.專(zhuān)題性會(huì)議：針對(duì)特定主題或問(wèn)題進(jìn)行研究和探討的會(huì)議。

4.例行性會(huì)議：定期召開(kāi)的會(huì)議，如周會(huì)、月會(huì)等。

第四條會(huì)議召開(kāi)

會(huì)議的召開(kāi)應(yīng)遵循以下規(guī)定：

1.會(huì)議的召開(kāi)應(yīng)具有明確的議題和目標(biāo)，提前通知參會(huì)人員。

2.會(huì)議召集人負(fù)責(zé)確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程和參會(huì)人員。

3.會(huì)議召集人應(yīng)確保會(huì)議內(nèi)容的充實(shí)和有序，避免無(wú)效和重復(fù)議題。

第五條參會(huì)人員

參會(huì)人員應(yīng)遵循以下規(guī)定：

1.會(huì)議通知中應(yīng)明確參會(huì)人員范圍，參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加，不得無(wú)故缺席。

2.參會(huì)人員應(yīng)提前準(zhǔn)備會(huì)議資料，確保會(huì)議討論的深入和高效。

3.參會(huì)人員應(yīng)積極參與討論，尊重他人意見(jiàn)，保持會(huì)場(chǎng)秩序。

第六條制度修訂

本制度根據(jù)集團(tuán)發(fā)展需要和實(shí)際情況適時(shí)修訂，修訂過(guò)程應(yīng)充分征求各方意見(jiàn)，確保制度的科學(xué)性和實(shí)用性。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議議題征集：會(huì)議召集人應(yīng)至少提前一周向相關(guān)部門(mén)或人員征集會(huì)議議題，并對(duì)議題進(jìn)行初步篩選和分類(lèi)。

2.確定會(huì)議議程：根據(jù)征集到的議題，會(huì)議召集人負(fù)責(zé)制定會(huì)議議程，明確會(huì)議討論的重點(diǎn)和順序。

3.會(huì)議通知：會(huì)議召集人應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前至少3個(gè)工作日，向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等信息。

4.會(huì)議資料準(zhǔn)備：參會(huì)人員根據(jù)會(huì)議議題，提前準(zhǔn)備相關(guān)資料，并在會(huì)議召開(kāi)前至少1個(gè)工作日提交給會(huì)議召集人。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開(kāi)始前，參會(huì)人員應(yīng)進(jìn)行簽到，確認(rèn)參會(huì)人員到齊。

2.會(huì)議主持人：會(huì)議主持人應(yīng)按照會(huì)議議程主持會(huì)議，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

3.討論與決策：會(huì)議主持人引導(dǎo)參會(huì)人員就議題展開(kāi)討論，鼓勵(lì)充分發(fā)表意見(jiàn)，最終形成決策。

4.會(huì)議記錄：指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括議題、討論過(guò)程、決策結(jié)果等。

三、會(huì)議決策

1.決策公示：會(huì)議決策結(jié)果應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)，以適當(dāng)方式向集團(tuán)內(nèi)部公示，保證決策的透明度。

2.決策執(zhí)行：會(huì)議決策的執(zhí)行責(zé)任到人，明確執(zhí)行期限，確保決策得到有效落實(shí)。

3.決策反饋：執(zhí)行過(guò)程中，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向會(huì)議召集人反饋執(zhí)行情況，便于會(huì)議召集人掌握決策實(shí)施進(jìn)度。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)整理出會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議主持人審核后發(fā)送給參會(huì)人員。

2.會(huì)議評(píng)估：會(huì)議召集人應(yīng)組織對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，收集參會(huì)人員的意見(jiàn)和建議，不斷優(yōu)化會(huì)議流程。

3.優(yōu)化改進(jìn)：根據(jù)會(huì)議評(píng)估結(jié)果，會(huì)議召集人負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議管理制度和流程進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化和改進(jìn)。

五、緊急會(huì)議

對(duì)于突發(fā)事件的緊急處理，可召開(kāi)臨時(shí)會(huì)議。臨時(shí)會(huì)議的召開(kāi)和流程應(yīng)參照本章節(jié)規(guī)定，盡量保證會(huì)議的有序和高效。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確記錄會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、討論的主要內(nèi)容和決策結(jié)果。

2.會(huì)議紀(jì)要編制完成后，需經(jīng)會(huì)議主持人審核確認(rèn)，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。

3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后兩個(gè)工作日內(nèi)，通過(guò)集團(tuán)內(nèi)部通訊系統(tǒng)或郵件形式發(fā)送給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)。

二、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行跟蹤

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的行動(dòng)計(jì)劃和決策，需明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，并定期向會(huì)議召集人匯報(bào)執(zhí)行進(jìn)度。

3.會(huì)議召集人應(yīng)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行持續(xù)跟蹤，確保決策得到有效實(shí)施。

三、會(huì)議紀(jì)要的反饋與評(píng)估

1.針對(duì)會(huì)議紀(jì)要中提出的各項(xiàng)任務(wù)，責(zé)任人應(yīng)在執(zhí)行過(guò)程中及時(shí)反饋遇到的問(wèn)題和挑戰(zhàn)，尋求支持和幫助。

2.會(huì)議召集人應(yīng)根據(jù)責(zé)任人的反饋，組織相關(guān)人員對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，必要時(shí)調(diào)整執(zhí)行策略。

3.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行總結(jié)，評(píng)估會(huì)議決策的實(shí)際效果和影響，為未來(lái)的決策提供參考。

四、會(huì)議紀(jì)要的存檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為重要文件進(jìn)行存檔，確保隨時(shí)可以查閱。

2.集團(tuán)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的會(huì)議紀(jì)要管理檔案，對(duì)歷次會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行分類(lèi)、整理和保管。

3.會(huì)議紀(jì)要的存檔應(yīng)遵循保密原則，根據(jù)信息敏感度和需要，合理設(shè)置查閱權(quán)限。

五、會(huì)議紀(jì)要的公開(kāi)與透明

1.會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容應(yīng)根據(jù)信息的敏感度和適用范圍，適度向集團(tuán)內(nèi)部公開(kāi)，促進(jìn)信息的共享和透明度。

2.對(duì)于涉及集團(tuán)重大決策和員工利益的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)通過(guò)適當(dāng)?shù)姆绞较蛉w員工公開(kāi)，接受監(jiān)督。

3.會(huì)議紀(jì)要的公開(kāi)應(yīng)遵循法律法規(guī)和集團(tuán)內(nèi)部規(guī)定，確保信息安全。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議召集人或指定人員提前向行政部門(mén)申請(qǐng)。

2.預(yù)訂會(huì)議室時(shí)，需提供會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議類(lèi)型等信息，以便行政部門(mén)合理安排會(huì)議室資源。

3.行政部門(mén)應(yīng)建立會(huì)議室預(yù)約平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)會(huì)議室使用情況的可視化，提高預(yù)訂效率。

二、會(huì)議室配置

1.會(huì)議室應(yīng)根據(jù)會(huì)議類(lèi)型和規(guī)模進(jìn)行合理配置，包括但不限于音響設(shè)備、投影儀、白板、會(huì)議桌椅等。

2.行政部門(mén)負(fù)責(zé)定期檢查會(huì)議室設(shè)施，確保設(shè)備正常運(yùn)行，及時(shí)更新或維修損壞的設(shè)備。

3.會(huì)議室應(yīng)保持干凈、整潔，提供必要的文具和飲用水，為參會(huì)人員創(chuàng)造良好的會(huì)議環(huán)境。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議召集人應(yīng)確保會(huì)議按時(shí)開(kāi)始和結(jié)束，遵守預(yù)訂的會(huì)議室使用時(shí)間。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)場(chǎng)紀(jì)律，保持手機(jī)靜音，避免大聲喧嘩。

3.愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施，嚴(yán)禁在會(huì)議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食，不得隨意移動(dòng)或損壞設(shè)備。

四、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室使用期間，應(yīng)確保門(mén)窗關(guān)閉，保護(hù)會(huì)議內(nèi)容不被泄露。

2.對(duì)于涉及敏感信息的會(huì)議，會(huì)議召集人應(yīng)采取額外措施，如設(shè)置密碼保護(hù)、使用加密通訊設(shè)備等。

3.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全檢查，確保消防設(shè)施正常，應(yīng)急通道暢通。

五、會(huì)議室管理與維護(hù)

1.行政部門(mén)應(yīng)制定會(huì)議室管理規(guī)定，明確使用流程和規(guī)范，并向集團(tuán)內(nèi)部公示。

2.對(duì)違反會(huì)議室管理規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)制止并記錄，情節(jié)嚴(yán)重者予以相應(yīng)處罰。

3.定期收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議室使用體驗(yàn)的反饋，不斷優(yōu)化會(huì)議室管理，提升服務(wù)品質(zhì)。

第五章附則

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