COP-01文件和資料的控制程序2

邵陽神風動力制造有限責任公司程序文件文件編號：COP01版本號：A標題：文件和資料控制程序修改序號：00頁碼：第4頁共6頁版本修改序號修訂摘要生效日期A00初版發(fā)行﹒2002年10月01日編制人：審核人：批準人：如此印章并非紅色，代表此文件并非合法之版本，并不會受到控制及更新，請使用受控制之文件。文件分發(fā)編號文件控制印章1目的與適用范圍本程序規(guī)定了所有文件和資料的控制要求，使其處于受控狀態(tài)，并確保對質量體系有效運行起重要作用的各相關部門都能及時使用文件和資料的有效版本。本程序適用于本公司與質量體系有關的文件和資料（包括適當范圍的外來文件）的控制。2引用文件2.1《技術文件和資料管理規(guī)定》;2.2《質量記錄控制程序》3職責3.1全質辦負責組織編寫質量手冊、程序文件。3.2管理者代表審核質量手冊、程序文件。3.3各部門負責人組織編寫、審核和使用保管有關工作文件和質量記錄。3.4總經(jīng)理批準質量手冊。3.5全質辦資料員負責對文件進行編輯、標識、編號、發(fā)放、保存等管理。4工作程序4.1新文件的編號4.1.1全質辦資料員根據(jù)4.4條款，對質量手冊、程序文件進行編號。4.1.2其他文件，由文件編制者從全質辦資料員處取得文件編號。取號時應填寫“文件取號登記表”記錄文件名稱及文件編號。4.2文件的分類4.2.1按照文件的內容分：a)質量手冊；b)程序文件；c)工作文件，包括管理性工作文件和技術性工作文件；d)質量記錄;e)外來文件。4.2.2按文件受控程度分：a)受控文件；b)非受控文件。4.3文件的編寫、審核和批準4.3.1各層次文件的編制、審核、批準按本程序3“職責”執(zhí)行。4.3.2由全質辦負責規(guī)范文件的格式。4.3.3技術圖紙、圖樣的編制、審核和批準則按《技術文件和資料管理規(guī)定》執(zhí)行。4.4文件的標識、發(fā)放、更改及回收4.4.1質量體系文件編號的構成和表達形式××/×××××適用于記錄表格,表示“A”版文件順序號適用于工作文件（代號如下）文件層次（類別）4.4.1.1文件類別代號質量手冊——QM程序文件——COP工作文件——WI質量記錄——QR4.4.1.2文件順序號文件順序號均從“01”開始按自然數(shù)順序編號。4.4.1.3文件編號的位置文件編號（版本號）打印在首頁或其右上角。當對體系建立前的舊版本文件和表格不加修改使用時，亦可直接手寫編號（版本號）于相應的位置。4.4.1.4工作文件代號：JD：崗位職責，MS：管理制度，EOI：設備操作規(guī)程，IS：檢驗指導書，4.4.2文件的發(fā)放4.4.2.1受控文件原稿在提交給全質辦資料員前，送交人應對文件進行以下確認：是否進行有效的批準；標題、文件編號、版本、修改序號、頁數(shù)是否完整；如有不完整的情況時，退回編寫人進行修正。c)受控文件的范圍：一般用于公司內部，受更改控制的文件。4.4.2.2將文件連同“文件發(fā)放清單”提交全質辦資料員，全質辦資料員將收到的文件原稿做好編目登記，填寫“文件歸檔編目清單”。4.4.2.3全質辦資料員根據(jù)全質辦主任批準后的“文件發(fā)放清單”的總份數(shù)進行復印，在復印文件上加蓋“受控文件”印章。填寫“文件發(fā)放、回收記錄”發(fā)放文件，文件領用者簽收?！拔募l(fā)放、回收記錄”應記錄正本持有者的簽收。4.4.2.4任何員工不得私自復制，但當文件嚴重破損時可以舊換新，因丟失或工作需要需增發(fā)文件，并填寫“文件借閱/復制登記表”，報全質辦主任同意后可補發(fā)，分發(fā)號保持不變。4.4.2.5經(jīng)管理者代表同意，可向顧客或其他外界組織發(fā)放質量手冊，但須在手冊封面加蓋蘭色“非受控文件”印章。4.4.2.6文件分發(fā)號文件各部門主管均給予唯一文件分發(fā)號（見下表）。職務文件分發(fā)號職務文件分發(fā)號總經(jīng)理01生產(chǎn)副總經(jīng)理05常務副總經(jīng)理02總經(jīng)辦06質量副總經(jīng)理03認證機構07經(jīng)營副總經(jīng)理04管理者代表與質量副總相同各部門下屬崗位編號由該部門主管編號后加副編號生成，中間用“－”隔開。4.4.3文件的更改4.4.3.1本公司任何員工均可提出文件更改的建議，提出者需填寫“文件更改審批表”，經(jīng)其部門主管批準。若文件更改涉及到其它有關部門，還應由這些部門主管簽署意見。4.4.3.2對于有隸屬關系或需要相互協(xié)調的文件，某一份文件更改后，歸口部門負責對相關文件同時進行相應更改。4.4.3.3文件更改的審批按該文件的原審批程序進行，若因部門人員調整，不能由原審批人審批時，該部門需獲取所依據(jù)的有關背景資料。4.4.3.4全質辦資料員依據(jù)“文件更改審批表”，印制更改頁發(fā)至原文件持有者，同時收回作廢的舊文件，并加蓋紅色“作廢文件”印章。對于極少量更改或錯別字的更改，全質辦資料員可對持有者的文件直接劃改?！拔募膶徟怼睉S被更改頁的正本同時保存。4.4.3.5每年由管理者代表組織對現(xiàn)有質量管理體系文件進行定期評審，各部門結合平時使用情況進行適當評審，必要時予以修改，執(zhí)行4.4.3條款規(guī)定。4.4.4文件的換版a)文件經(jīng)多次修改或大幅度修改時應換版，全質辦資料員可依文件的修改情況提出改版申請，報全質辦主任批準后改版。b)文件首次發(fā)布時，版本號為“A”。每改版一次，版本號按英文字母順序遞增，修改序號恢復為“00”。4.5文件的保管4.5.1文件的正本無須加蓋任何印章，也無需對正本編號，由全質辦資料員保存（另有規(guī)定者除外），只要程序文件、工作文件有修訂或換版，則全質辦資料員應同時更新程序文件首頁及建立“工作文件修改總覽表”，以記錄修改和改版情況。4.5.2作廢的文件和資料，全質辦資料員填寫“文件銷毀申請單”，經(jīng)全質辦主任批準后統(tǒng)一銷毀。為法律和積累知識等需保留的文件，需加蓋紅色“作廢文件”印章后方可留用,并建立“作廢文件”清單。4.5.3作廢版本的正本文件（含技術文件）均不得銷毀，由全質辦或技術處資料員加蓋紅色“作廢文件”印章隔離保存，以確保需要時在作用處可獲得適用文件的有關版本。4.5.4存入計算機軟盤資料由全質辦資料員歸檔登記，為防止文件丟失，所有存入軟盤的文件均應有備份，并作好標識，使用者須妥善保管。4.5.5對受控文件，各部門應及時填寫本部門所使用文件的“部門受控文件清單”。4.6質量記錄的發(fā)放、更改和保存按《質量記錄控制程序》執(zhí)行。4.7外來文件的管理4.7.1外來資料包括標準（國際標準、國家標準、企業(yè)標準及行業(yè)標準等）、顧客提供的技術圖紙和資料4.7.2技術處、全質辦資料員負責外來文件（顧客提供的技術圖紙和資料）的登記，填寫“國家/國際標準清單”。4.7.3各部門要把上述標準及其他與質量管理體系有關的外來文件報全質辦備案。4.8文件的借閱、復制借閱、復制與質量管理體系有關的文件，應填寫“文件借閱/復制登記表”后，向相關的文件保管人員借閱。復制受控文件必須由全質辦資料員登記編號等。4.9印章樣式4.9.1“受控文件”印章樣式4.9.2“非受控文