辦公會議制度規(guī)章制度

辦公會議制度規(guī)章制度第一章總則

為確保公司辦公會議的規(guī)范化、高效化，提高決策的科學性、民主性和執(zhí)行力，特制定本會議管理制度。本制度適用于公司層面各類辦公會議，包括但不限于總經(jīng)理辦公會、部門例會等。

一、會議目的

1.傳達公司戰(zhàn)略、政策及工作要求；

2.分析公司運營狀況，解決存在的問題；

3.協(xié)調部門間工作，提高工作效率；

4.匯集員工智慧，促進公司發(fā)展。

二、會議原則

1.高效原則：會議應注重實效，議題明確，議程緊湊，確保會議在規(guī)定時間內完成；

2.民主原則：鼓勵與會人員充分發(fā)表意見，尊重不同觀點，實行集體決策；

3.保密原則：會議內容涉及公司機密，與會人員應嚴格遵守保密規(guī)定；

4.節(jié)約原則：合理安排會議時間、地點，減少不必要開支。

三、會議類型

1.定期會議：按照規(guī)定時間、周期召開的會議，如周例會、月度會議等；

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時召集的會議；

3.專題會議：針對特定議題召開的會議。

四、與會人員

1.會議主持人：由公司領導或相關部門負責人擔任；

2.與會人員：根據(jù)會議議題，邀請相關部門負責人及有關人員參加；

3.記錄人：由會議主持人指定，負責會議記錄及紀要整理。

五、會議通知

1.會議通知應明確會議時間、地點、議題、與會人員等；

2.會議通知應在會議召開前一定時間發(fā)送，確保與會人員做好參會準備。

六、會議紀律

1.與會人員應按時參加，不得無故缺席、遲到或早退；

2.會議期間，與會人員應關閉手機或調至靜音，保持會場秩序；

3.與會人員應積極參與討論，保守會議秘密，遵守會議規(guī)定。

本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以修訂。各部門應嚴格遵守本制度，共同維護會議的嚴肅性和有效性。后續(xù)章節(jié)將詳細闡述會議流程、會議紀要的跟蹤落實、會議室管理規(guī)定等內容。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議各環(huán)節(jié)的要求，特制定以下會議流程：

一、會前準備

1.確定議題：會議主持人根據(jù)公司工作需要，提前征集議題，明確會議討論的重點和目標；

2.發(fā)送會議通知：由會議記錄人負責，按照會議主持人確定的議題、時間、地點等信息，發(fā)送會議通知；

3.準備會議材料：相關部門應提前準備與議題相關的背景資料、數(shù)據(jù)報告等，并在會議前提交給會議主持人；

4.確定與會人員：會議主持人根據(jù)議題需要，確定與會人員名單，并通知記錄人；

5.會議室預約與布置：會議主持人負責預約會議室，并根據(jù)會議需求進行適當布置。

二、會議召開

1.會議簽到：與會人員應在會議開始前進行簽到，記錄人負責統(tǒng)計與會人員出勤情況；

2.會議主持人開場：會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和預計時長；

3.主題發(fā)言：會議主持人或相關部門負責人針對議題進行主題發(fā)言，闡述觀點和建議；

4.討論環(huán)節(jié)：與會人員針對議題展開討論，充分發(fā)表意見，提出解決方案；

5.決策環(huán)節(jié)：會議主持人根據(jù)討論情況，組織與會人員進行集體決策；

6.會議總結：會議主持人對會議討論成果進行總結，明確下一步工作要求和責任分工。

三、會議記錄與整理

1.記錄人應詳細記錄會議討論過程、與會人員的觀點和決策結果；

2.會議結束后，記錄人應在規(guī)定時間內整理會議紀要，確保內容準確、完整；

3.會議紀要應包括會議時間、地點、主持人、與會人員、議題、討論情況、決策結果等；

4.會議紀要經(jīng)會議主持人審閱后，發(fā)送給與會人員，以便跟蹤落實。

四、會議督辦與反饋

1.會議決策事項的執(zhí)行情況，由相關部門負責人負責督辦；

2.記錄人應定期收集會議決策事項的落實情況，并在下次會議中進行反饋；

3.會議主持人對會議決策事項的執(zhí)行情況進行評估，對未落實或落實不力的事項進行追蹤和問責。

第三章會議紀要的跟蹤落實

為保障會議決策的有效執(zhí)行，確保公司各項工作有序推進，特制定會議紀要的跟蹤落實制度，具體如下：

一、會議紀要的發(fā)布與傳達

1.會議紀要經(jīng)會議主持人審閱確認后，由記錄人在規(guī)定時間內通過郵件、企業(yè)通訊平臺等方式發(fā)送給所有與會人員；

2.會議紀要應明確標注需執(zhí)行的事項、責任部門、責任人及完成時限；

3.與會人員收到會議紀要后，應及時閱讀并傳達至相關人員，確保信息暢通。

二、會議決策事項的執(zhí)行與督辦

1.各責任部門應根據(jù)會議紀要中的決策事項，制定具體實施方案，明確責任人并落實執(zhí)行；

2.相關部門負責人應加強對會議決策事項的督辦，確保各項工作按照既定計劃推進；

3.對于涉及多個部門協(xié)同完成的決策事項，牽頭部門應主動協(xié)調，確保各部門之間的溝通與協(xié)作。

三、會議決策事項的進度反饋

1.記錄人應定期收集各責任部門對會議決策事項的執(zhí)行進度，并在下一次會議中進行匯報；

2.會議主持人應對會議決策事項的執(zhí)行情況進行評估，對存在的問題及時指導、協(xié)調和解決；

3.對于未能按期完成的決策事項，責任人應向會議說明原因，并提出相應的解決方案。

四、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要應按照一定的分類和編號規(guī)則進行歸檔，便于查閱和追溯；

2.記錄人應確保會議紀要的完整性和安全性，防止泄露公司機密；

3.公司員工可根據(jù)工作需要，申請查閱相關會議紀要，記錄人應提供便利。

五、會議決策事項的閉環(huán)管理

1.會議主持人應關注會議決策事項的閉環(huán)管理，確保各項工作落實到位；

2.對于長期未解決的決策事項，應納入公司重點關注事項，實行掛牌督辦；

3.通過對會議決策事項的跟蹤落實，不斷提高公司決策執(zhí)行力，促進公司持續(xù)健康發(fā)展。

第四章會議室管理規(guī)定

為確保會議室的高效使用，維護會議秩序，提升會議質量，特制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室預約與使用

1.會議室預約：各部門需提前預約會議室，填寫會議室預約表，明確會議時間、參會人數(shù)等信息；

2.會議室安排：會議室管理員根據(jù)預約情況進行合理安排，確保會議需求得到滿足；

3.臨時使用：如遇緊急會議，會議室管理員應協(xié)助安排臨時會議室，并根據(jù)實際情況調整預約安排。

二、會議室設備與管理

1.設備檢查：會議前，會議室管理員應檢查音響、投影儀、電腦等設備是否正常運行，確保會議順利進行；

2.設備操作：會議期間，由會議室管理員或指定人員負責設備操作，確保設備使用安全；

3.設備維護：定期對會議室設備進行維護保養(yǎng)，及時更新?lián)p壞設備，保障會議需求。

三、會議室環(huán)境與衛(wèi)生

1.環(huán)境布置：會議室應保持整潔、安靜，適當擺放綠植，營造舒適會議環(huán)境；

2.衛(wèi)生清潔：會議前后，會議室管理員負責對會議室進行衛(wèi)生清潔，確保衛(wèi)生狀況良好；

3.會議期間，與會人員應保持會議室衛(wèi)生，不亂丟垃圾。

四、會議室安全與保密

1.安全管理：會議室管理員負責會議期間的安全管理，確保消防設施、安全通道等符合規(guī)定；

2.保密措施：會議涉及公司機密內容時，與會人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不在會議室外談論會議內容；

3.會議資料：會議結束后，記錄人應妥善保管會議資料，防止泄露公司機密。

五、會議室服務與改進

1.會議服務：會議室管理員應主動了解與會人員需求，提供必要的服務，如茶水、文具等；

2.意見收集：定期收集與會人員對會議室管理及服務的意見和建議，不斷優(yōu)化會議室管理；

3.改進措施：針對意見和建議，及時調整會議室管理規(guī)定，提高會議室使用效率。

第五章附則

為確保本會議管理制度的貫徹執(zhí)行，特