公司發(fā)文及文件管理制度

公司發(fā)文及文件管理制度一、目的：為了完整保存有限公司的發(fā)展歷程，清楚、準(zhǔn)確的記錄XXXXX公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理職能，特制訂本管理制度。二、適用范圍：本制度適用于XXXXX有限公司。三、文件管理辦法：公司文件產(chǎn)生的途徑：因內(nèi)部管理產(chǎn)生的規(guī)章制度、重要的通知、通報(bào)、批復(fù)、決定（因內(nèi)部管理而產(chǎn)生的日常通知或規(guī)定除外）；因外部合作與交流產(chǎn)生的法律文件；因政府管理而產(chǎn)生的報(bào)告和審批文件。行政及辦公文件管理的職能部門(mén)為公司行政部，承擔(dān)發(fā)文和歸檔的工作。文件發(fā)布后，需作為資料歸檔留存，一般性文件保存期限為3年，技術(shù)性文件保存期限為5年。發(fā)文審批流程：發(fā)文部門(mén)→公司會(huì)議通過(guò)→公司總負(fù)責(zé)人審批→行政部公布、歸檔并備案文件的密級(jí)管理及受控方式：文件密級(jí)分為四類(lèi)：普通、秘密、機(jī)密、絕密；文件受控使用“直接發(fā)放”和“發(fā)放號(hào)管理”兩種方式。密級(jí)文件范圍掌握范圍受控方式普通一般公示性的管理文件。公司全體人員直接發(fā)放（后續(xù)文件取代前文件）秘密涉及具體工作內(nèi)容的文件；源程序。本部門(mén)及相關(guān)部門(mén)掌握具體過(guò)程，直線(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)按照層級(jí)管理、監(jiān)督直接發(fā)放（后續(xù)文件取代前文件）機(jī)密涉及方針政策、戰(zhàn)略步驟及方向的文件、財(cái)務(wù)報(bào)表。公司領(lǐng)導(dǎo)層了解掌握發(fā)放號(hào)管理受控絕密涉及公司的大政方針包括工資、銷(xiāo)售策略、提成方案、市場(chǎng)合作、銷(xiāo)售及市場(chǎng)合同、開(kāi)發(fā)方案等；公司財(cái)務(wù)總報(bào)表。公司總經(jīng)理及其授權(quán)人員和相關(guān)責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)人可以了解掌握的文件內(nèi)容發(fā)放號(hào)管理受控注：不便由行政部發(fā)布，歸檔并備案的機(jī)密或絕密文件，由發(fā)文部門(mén)按本規(guī)定自行做好發(fā)布，歸檔并備案的工作，但必須向行政部提交歸檔文件的清單作為備案。發(fā)文形式：公司發(fā)文工作通過(guò)紙介質(zhì)或電子文檔形式進(jìn)行，文件擬訂后統(tǒng)一提交給發(fā)文部門(mén)，由發(fā)文部門(mén)填寫(xiě)發(fā)文文件紙，附紙介質(zhì)文件，報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。審批通過(guò)，在紙介質(zhì)文件上蓋章生效后發(fā)放。由發(fā)放號(hào)管理方式受控的文件通過(guò)紙介質(zhì)或電子文檔發(fā)放，并登記文件簽收單；其它文件的默認(rèn)發(fā)布方式為電子郵件，如需加發(fā)紙介質(zhì)，請(qǐng)?jiān)诎l(fā)文文件紙中注明。公司文件采用編號(hào)管理的方式，在公司總部行政部建立方便的查詢(xún)系統(tǒng)；文件編號(hào)文件名稱(chēng)主題詞概要發(fā)文單位密級(jí)發(fā)布日期保存形式備注（1）文件編號(hào)原則：首位：公司名稱(chēng)的縮寫(xiě)GYRT；第二位：標(biāo)示年度，如本年度為2002年，簡(jiǎn)寫(xiě)為“02”；第三位：標(biāo)示發(fā)文單位使用漢語(yǔ)拼音字頭，總部各部門(mén)漢語(yǔ)拼音字頭包括：行政部（XZ）、財(cái)務(wù)部(CW)、銷(xiāo)售市場(chǎng)部(SC)、開(kāi)發(fā)一部(KF1)、開(kāi)發(fā)二部（KF2）、產(chǎn)品研發(fā)部（CY），所有發(fā)文部門(mén)的漢語(yǔ)拼音字頭應(yīng)在公司行政部（XZ）備案，以保證發(fā)文的規(guī)范化；第四位：文件號(hào)碼，按照該發(fā)文單位的文件先后排序，統(tǒng)一從“001”排起。（2）文件名稱(chēng)：錄入全稱(chēng)。（3）主題詞：能夠反映文件重點(diǎn)內(nèi)容的關(guān)鍵詞語(yǔ)。（4）概要：將文件內(nèi)容和提綱高度概括總結(jié)出來(lái)。（5）發(fā)文單位：發(fā)文單位全稱(chēng)。（6）文件密級(jí)：依照密級(jí)制度填寫(xiě)。（7）發(fā)布日期：文件發(fā)布的日期。（8）保存形式：公司歸檔保存的文件必須保證有一份書(shū)面原始文件和至少一份復(fù)印件，同時(shí)可以以磁盤(pán)、光盤(pán)、膠片等其他介質(zhì)保存；涉及公司絕密和機(jī)密級(jí)的文件，應(yīng)盡量減少保留在電腦硬盤(pán)中，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)留存。發(fā)文、傳閱文件（1）發(fā)文：由行政部將所發(fā)文件的文號(hào)、名稱(chēng)、份數(shù)、時(shí)間進(jìn)行登記，由文件領(lǐng)取部門(mén)在《文件簽收單》簽字領(lǐng)取保管。（2）傳閱：由行政部將傳閱文件的文號(hào)、名稱(chēng)、文件傳出時(shí)間登記在《文件傳閱單》上，由傳閱人在該傳閱單上簽字后傳閱。閱畢，傳閱人將文件交回行政部，由收件人在《文件傳閱單》上簽字并注明文件傳回