四季戀酒店采購制度

四季戀酒店采購部管理手冊目錄

第一章…………采購部管理制度第二章…………采購部工作流程

第三章…………采購部相關(guān)工作表格采購部管理制度為使酒店的采購工作走上制度化、規(guī)范化,合理控制成本,加強(qiáng)內(nèi)部工作協(xié)調(diào)和提高工作效率,特制定本采購管理制度:

采購管理部門酒店設(shè)立專職采購部,隸屬酒店董事管理,接受酒店運(yùn)營總經(jīng)理、集團(tuán)稽查部及其它相關(guān)部門的監(jiān)督，全面負(fù)責(zé)酒店的采購工作。二、

采購部工作職責(zé)1.所有采購項(xiàng)目均需董事簽批授權(quán)或酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)同意

。

2.

所有采購物品的品質(zhì)須保持一慣穩(wěn)定并符合質(zhì)量要求，若發(fā)現(xiàn)采購物品的價(jià)格過高由采購自行負(fù)責(zé)。3.

等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價(jià)格信息并整理成價(jià)格信息庫,以書面形式匯報(bào)給酒店董事。4.

檔并妥善保管,有人6

.采購時(shí)間要求；一般物品采購時(shí)間為3天;急用物品當(dāng)天必須采購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個(gè)月申請下單采購。7.采購部采購物品原則上都需供應(yīng)商開具發(fā)票（個(gè)別小金額除外）或經(jīng)財(cái)務(wù)同意，否則不予報(bào)銷及付款。

8.采購部負(fù)責(zé)跟進(jìn)各協(xié)作廠商的貨款及時(shí)簽批支付事宜.對到期的應(yīng)付帳款,酒店應(yīng)及時(shí)支付,以建立酒店良好形象,維護(hù)酒店財(cái)務(wù)信譽(yù),同時(shí)也為日后的采購工作提供便利。三、供應(yīng)商選擇為保證采購物品價(jià)格的合理性，每類物品報(bào)價(jià)單需要最少三家作出比較，即在簽訂合同或訂貨前，必須征詢3個(gè)或3個(gè)以上供應(yīng)商報(bào)價(jià)，然后確定選用那家供應(yīng)商的物品，具體做法是：1、采購部按照申請單位需求尋找相關(guān)供應(yīng)商并請其提供報(bào)價(jià)或樣品:量標(biāo)準(zhǔn)及生產(chǎn)周期并同時(shí)提供所報(bào)價(jià)物品之樣品。②對于交通不便或外地的供應(yīng)商，提出采購部的選擇意見和理由，連同報(bào)價(jià)單一起送交上級審批。2、根據(jù)采購部提供的有關(guān)報(bào)價(jià)資料，參考采購部的意見，對幾個(gè)供應(yīng)商報(bào)來的貨品價(jià)格以及質(zhì)量，信譽(yù)等進(jìn)行評估后，確定其中一家信譽(yù)好、品質(zhì)高、價(jià)格低的供應(yīng)商，董事審核通過后登錄合格供應(yīng)商名冊.四、采購的后續(xù)跟進(jìn)工作

1、采購訂單的跟催：當(dāng)訂單發(fā)出后，采購部需要跟催整個(gè)過程直至收貨入庫。

2、采購人員現(xiàn)金自購物品價(jià)格信息當(dāng)天需錄入電腦檔案，以便日后備查。3、采購訂單取消

：eq\o\ac(○,1)酒店取消訂單：

如因某種原因，酒店需要取消己發(fā)出之訂單，供應(yīng)商可能提出取消的賠償，故采購部必須預(yù)先提出有可能出現(xiàn)的問題及可行解決方法，以便報(bào)董事作出決定。

eq\o\ac(○,2)供應(yīng)商取消訂單：

如因某種原因，供應(yīng)商取消了酒店已發(fā)出的訂單，采購部必須能找到另一供應(yīng)商并立即通知需求部門。為保障酒店利益，供應(yīng)商必須賠償酒店人力、時(shí)間及其他經(jīng)濟(jì)損失。

4、違反合同：

合同上應(yīng)載明詳細(xì)細(xì)則，如有違反，便應(yīng)依合同上所載處理。

5、采購交貨延遲檢討：凡未能按時(shí)、按量采購所需物品，并影響申購部門正常經(jīng)營活動(dòng)的，需書面說明原因檢討及跟進(jìn)情況并報(bào)董事批示。6、采購物品的維護(hù)保養(yǎng)：如所購買的物品是需要日后維修保養(yǎng)的，選擇供應(yīng)商便需要注意這一項(xiàng)目的購買，采購要向工程部咨詢有關(guān)自行維護(hù)的可能性及日后保養(yǎng)維修方法并與供應(yīng)商簽訂維護(hù)保養(yǎng)協(xié)議。同時(shí)，事先一定要向工程部了解所購物品能否與酒店的現(xiàn)有配套系統(tǒng)兼容，以免造成不能配套或無法安裝之情況采購部工作流程一、

采購審批程序：1.一般雜項(xiàng)申購審批程序：

使用部門申請（填寫物品請購申請單）申請部門主管審核總經(jīng)理批準(zhǔn)采購部尋價(jià)董事同意采購購買eq\o\ac(○,1)單位價(jià)值1000元以下或批量價(jià)值在2000元以下的由采購部現(xiàn)金自購的物品,由采購部主管同意或口頭報(bào)董事批準(zhǔn)后方可采購。eq\o\ac(○,2)單位價(jià)值1000元以上或批量價(jià)值在2000元以上的由采購部現(xiàn)金自購的物品，采購部需事先尋找至少三家廠商比較價(jià)格品質(zhì)并在物品請購申請單上注明尋價(jià)結(jié)果及意向廠商后報(bào)董事同意方可購買。

eq\o\ac(○,3)辦公文具類用品由人事部每月統(tǒng)一提出申請予采購。使用部門申請（至少1個(gè)月的用量）申請部門主管審核總經(jīng)理批準(zhǔn)采購尋價(jià)，比價(jià)選定供應(yīng)商董事同意簽訂合同或采購協(xié)議開立采購單董事簽核eq\o\ac(○,1)固定易耗品購買由采購部在已簽訂合同（合格供應(yīng)商名冊）供貨商當(dāng)中選擇購買，并依據(jù)單批次申請數(shù)量開立采購單。eq\o\ac(○,2)新增物品需尋找至少三家廠商比較價(jià)格品質(zhì)后由評定小組共同確定供貨商，采購部與供貨商共同草擬合同或采購協(xié)議

經(jīng)董事簽章后登錄合格供應(yīng)商名冊。二、采購控制流程圖：請購需求請購需求輔導(dǎo)輔導(dǎo)選擇供應(yīng)商選擇供應(yīng)商供應(yīng)商評定NG供應(yīng)商評定不合格OK淘汰合格淘汰登錄《合格供應(yīng)商名冊》登錄《合格供應(yīng)商名冊》簽訂采購合同簽訂采購合同發(fā)出采購單發(fā)出采購單供應(yīng)商確認(rèn)采購單供應(yīng)商確認(rèn)采購單開具發(fā)票供應(yīng)商交貨OK開具發(fā)票供應(yīng)商交貨進(jìn)料檢驗(yàn)進(jìn)料檢驗(yàn)不合格退貨或特別采用退貨或特別采用合格倉庫入庫倉庫入庫采購開報(bào)銷單或編制月結(jié)單財(cái)務(wù)付款財(cái)務(wù)付款湖北嘉世家酒店管理有限公司物品請購申請單使用部門：申請人：申請日期：序號物品名稱品牌及規(guī)格型號單位數(shù)量估計(jì)單價(jià)合計(jì)備注1234567891011121314合計(jì)：0采購：審核：批準(zhǔn)：湖北嘉世家酒店有限公司物料采購單制單日期:交貨日期：供應(yīng)商：訂單編號：TO:FROM：ATTN:ATTN:TEL：TEL：序號NO描述

Description型號

P/N數(shù)量

QTY單位單價(jià)

UnitPrice總金額

Amount備注

Remark合計(jì)零元整0.00一、交貨周期：供應(yīng)商須按本訂單之交期或本公司以電話書面調(diào)整之交貨日交貨，若有延誤，逾一日扣除該貨款的10%。如有不可抗拒的因素造成延期交貨的，必須提前通知我公司原由，在取得我公司同意后可延遲交期。二、驗(yàn)貨標(biāo)準(zhǔn)：按定單或樣板，由到貨之日起我公司一周內(nèi)完成驗(yàn)收，若經(jīng)檢驗(yàn)不合格，由供應(yīng)商負(fù)責(zé)包換并承擔(dān)調(diào)換或退貨而產(chǎn)生的實(shí)際費(fèi)用。三、付款方式:貨到開票一周內(nèi)付款。四、收到本訂單后，請確認(rèn)回簽，并于八小時(shí)內(nèi)回傳，否則視為默認(rèn)。送貨單須提供兩聯(lián)，單上標(biāo)明訂單編號、品名、規(guī)格、數(shù)量。并隨貨附帶產(chǎn)品檢驗(yàn)合格證或材料出廠檢驗(yàn)單。五、交貨地點(diǎn)：咸寧市金桂路青少年宮。供應(yīng)商蓋章回傳：購貨商簽字蓋章：供貨方:采購:批準(zhǔn)：湖北嘉世家酒店管理有限公司供應(yīng)商調(diào)查表編號：公司名稱聯(lián)系電話公司地址傳真號碼聯(lián)系人手機(jī)號碼Email代理商名稱聯(lián)系電話公司地址傳真號碼聯(lián)系人手機(jī)號碼Email公司性質(zhì)私營企業(yè)合資企業(yè)外資企業(yè)其它公司注冊資金公司成立時(shí)間公司人數(shù)公司主要產(chǎn)品及品牌公司主要客戶年?duì)I業(yè)額工廠面積訂貨時(shí)間最低訂量成立時(shí)間認(rèn)證體系ISO9000ISO14000UL職工總數(shù)工人數(shù)QC人數(shù)采購意見：簽名：日期工程意見：簽名：日期最終結(jié)果：采用不采用相關(guān)人員審核：總經(jīng)理核準(zhǔn)：注：供應(yīng)商需提供的資料：1.營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件2.稅務(wù)登記證復(fù)印件3.公司簡介或相關(guān)資料4.設(shè)備清單5.代理商（貿(mào)易商）需提供代理證書湖北嘉世家酒店管理有限公司合格供應(yīng)商名錄序號供應(yīng)商名稱產(chǎn)品名稱品牌生產(chǎn)許可證營業(yè)執(zhí)照ISO認(rèn)證檢驗(yàn)報(bào)