探究學(xué)校內(nèi)部控制的優(yōu)化方法

0引言隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)工作的不斷深入，國(guó)家在教育行業(yè)投入的財(cái)政資金逐漸增加，使得社會(huì)各界更加關(guān)注教育經(jīng)費(fèi)的使用效率以及學(xué)校各項(xiàng)管理工作是否合法合規(guī)。在此背景下，學(xué)校需要規(guī)范自身內(nèi)部控制管理工作，優(yōu)化經(jīng)營(yíng)管理流程，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控和評(píng)估工作，確保學(xué)校的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和教育活動(dòng)能夠高效有序進(jìn)行，保障學(xué)校的教育教學(xué)質(zhì)量，為學(xué)校未來(lái)發(fā)展創(chuàng)造良好的內(nèi)部環(huán)境。1相關(guān)基礎(chǔ)內(nèi)容1.1內(nèi)部控制概念內(nèi)部控制是指某一組織機(jī)構(gòu)為了自身健康發(fā)展和落實(shí)既定的管理目標(biāo)，進(jìn)行的一系列有效管控活動(dòng)，其主要目的在于風(fēng)險(xiǎn)管控和權(quán)責(zé)劃分，保障該組織機(jī)構(gòu)的核心利益以及會(huì)計(jì)信息安全完整，為組織機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)管理工作有序進(jìn)行提供強(qiáng)大助力。隨著當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)制度的逐漸完善，組織機(jī)構(gòu)對(duì)內(nèi)部控制提出了更高的管理需求，在與內(nèi)外環(huán)境互動(dòng)的過(guò)程中，逐步形成了權(quán)責(zé)分明、協(xié)同管控的管理模式[1]。1.2內(nèi)部控制要素在當(dāng)前內(nèi)部控制理論體系中，將內(nèi)部控制要素分為內(nèi)控環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息溝通以及內(nèi)部監(jiān)督等內(nèi)容。第一，內(nèi)部環(huán)境。內(nèi)部環(huán)境是指組織機(jī)構(gòu)在實(shí)施內(nèi)部控制工作過(guò)程中所處的環(huán)境背景，具體內(nèi)容包括內(nèi)部控制制度體系、內(nèi)部控制管理意識(shí)以及內(nèi)部控制組織機(jī)構(gòu)等多方面內(nèi)容，內(nèi)部控制環(huán)境的好壞決定了后續(xù)內(nèi)部控制工作成效，因此，在內(nèi)部控制五要素中，內(nèi)部環(huán)境對(duì)內(nèi)部控制的實(shí)際成效影響最為明顯，需要企業(yè)組織機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該項(xiàng)工作引起高度重視。第二，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是內(nèi)部控制的重要職能作用，組織機(jī)構(gòu)在日常管理工作中，需要借助科學(xué)的方法識(shí)別組織機(jī)構(gòu)內(nèi)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)以及原因以及該風(fēng)險(xiǎn)類型可能帶來(lái)的后續(xù)危害等，并針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)特征制訂合理的應(yīng)對(duì)方案，減少風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)損失。由此可見(jiàn)，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是一項(xiàng)具有預(yù)測(cè)性的管理活動(dòng)，通過(guò)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)判，并將風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生控制在可接受范圍之內(nèi)，促進(jìn)組織機(jī)構(gòu)穩(wěn)定運(yùn)行。第三，控制活動(dòng)?？刂苹顒?dòng)是指組織機(jī)構(gòu)高層針對(duì)管理目標(biāo)的落實(shí)而采取的有效管理行動(dòng)。其崗位職能和組織機(jī)構(gòu)的應(yīng)用管理控制活動(dòng)貫穿整個(gè)內(nèi)部控制工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理活動(dòng)全過(guò)程監(jiān)督，確保所有工作在既定規(guī)范內(nèi)進(jìn)行，為內(nèi)部控制奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。第四，信息溝通。內(nèi)部控制要求組織機(jī)構(gòu)以系統(tǒng)化方式進(jìn)行運(yùn)行管理，而要進(jìn)行系統(tǒng)性管理，只有各部門之間加強(qiáng)溝通交流，從而實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)合作，因此信息溝通是促進(jìn)組織機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化管理的必要條件。在進(jìn)行信息溝通過(guò)程中，組織機(jī)構(gòu)要確保各部門崗位之間能夠高效傳遞數(shù)據(jù)信息，基于對(duì)其他部門工作進(jìn)展了解的基礎(chǔ)上，對(duì)自身管理措施進(jìn)行有針對(duì)性的調(diào)整，確保組織機(jī)構(gòu)內(nèi)所有資源能夠有效整合、高效應(yīng)用。第五，內(nèi)部監(jiān)督。內(nèi)部監(jiān)督是指由組織機(jī)構(gòu)內(nèi)的審計(jì)監(jiān)督部門對(duì)日常經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督管控，確保所有部門崗位成員嚴(yán)格按照既定規(guī)范要求做好本職工作，并對(duì)內(nèi)部控制工作中薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控，盡可能減少組織機(jī)構(gòu)內(nèi)的管理活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，為創(chuàng)造安全穩(wěn)定的內(nèi)部環(huán)境提供有力保障[2]。1.3學(xué)校內(nèi)部控制概念學(xué)校與傳統(tǒng)企業(yè)存在明顯不同，傳統(tǒng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)運(yùn)行的根本目的在于獲取利益，而學(xué)校運(yùn)行發(fā)展的主要目的則在于為社會(huì)培養(yǎng)更多專業(yè)人才，因此，具有明顯的公益性。由于兩大組織機(jī)構(gòu)的管理目標(biāo)不同，其內(nèi)部控制也存在一定差異。內(nèi)部控制主要是為財(cái)政資金高效使用提供了有力保障，確保會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確完整，推動(dòng)學(xué)校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、學(xué)術(shù)研究以及文化建設(shè)等方面工作有序進(jìn)行。此外，高校內(nèi)部控制體系建設(shè)還需要基于當(dāng)前學(xué)校的內(nèi)外環(huán)境、管理目標(biāo)以及管理對(duì)象等因素，確保實(shí)施內(nèi)部控制體系的可行性。2當(dāng)前學(xué)校內(nèi)部控制存在的問(wèn)題2.1內(nèi)部環(huán)境問(wèn)題對(duì)于學(xué)校而言，內(nèi)部控制工作是一項(xiàng)全面的系統(tǒng)性管理工作，因此需要學(xué)校轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理觀念，完善組織機(jī)構(gòu)，為學(xué)校內(nèi)部控制工作開(kāi)展提供良好的內(nèi)部環(huán)境。但是目前部分學(xué)校的內(nèi)部控制環(huán)境存在諸多問(wèn)題，具體表現(xiàn)在以下幾點(diǎn):第一，組織機(jī)構(gòu)有待完善，從當(dāng)前部分學(xué)校的內(nèi)部控制組織機(jī)構(gòu)建設(shè)情況來(lái)看，雖然建立了內(nèi)部控制管理制度，但是并未專門設(shè)立職能部門負(fù)責(zé)內(nèi)部控制的推進(jìn)實(shí)施，部分學(xué)校將內(nèi)部控制工作統(tǒng)一交由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理，由于財(cái)務(wù)部門本身工作較為繁重，財(cái)務(wù)管理和內(nèi)部控制的執(zhí)行都受到負(fù)面影響。第二，未進(jìn)行部門權(quán)責(zé)劃分。內(nèi)部控制管理機(jī)制主要是通過(guò)劃分崗位權(quán)責(zé)范圍，使部門成員處于相互監(jiān)督制約的工作狀態(tài)，從而達(dá)到了良好的管控效果。然而部分學(xué)校并未對(duì)崗位職責(zé)范圍進(jìn)行合理劃分，因此部門之間存在模糊的職責(zé)界限，一旦出現(xiàn)管理問(wèn)題，就會(huì)出現(xiàn)互相推諉責(zé)任的情況，引發(fā)部門之間矛盾，不利于內(nèi)部控制執(zhí)行工作開(kāi)展。2.2風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估問(wèn)題風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是內(nèi)部控制工作的主要職能之一，當(dāng)前部分學(xué)校在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方面存在諸多問(wèn)題，具體表現(xiàn)在以下幾點(diǎn):第一，風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)欠缺。當(dāng)前部分學(xué)校缺乏風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估意識(shí)，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的嚴(yán)重性和危害性意識(shí)不足，日常風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制的建設(shè)工作較為敷衍，對(duì)學(xué)校的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估要求較低，僅通過(guò)以往經(jīng)驗(yàn)簡(jiǎn)單預(yù)測(cè)，由于自身缺乏風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和管控的專業(yè)知識(shí)，使得學(xué)校的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作流于形式。第二，風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方式單一。當(dāng)前部分學(xué)校在進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估管控過(guò)程中過(guò)于依賴人工模式，由于人工模式在進(jìn)行數(shù)據(jù)收集和數(shù)據(jù)處理方面效率偏低，無(wú)法保證處理分析結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性，導(dǎo)致學(xué)校在進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作方面頻頻出錯(cuò)，難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)日常管理工作中潛藏的風(fēng)險(xiǎn)，給學(xué)校帶來(lái)不必要的經(jīng)濟(jì)損失。2.3控制活動(dòng)問(wèn)題控制活動(dòng)之前能夠有效切斷學(xué)校內(nèi)部控制工作的具體方向，但是部分學(xué)校在控制活動(dòng)方面存在諸多問(wèn)題，具體表現(xiàn)在以下幾點(diǎn):第一，控制活動(dòng)缺乏前期準(zhǔn)備。當(dāng)前部分學(xué)校在進(jìn)行管理活動(dòng)和制訂決策方面缺乏初期目標(biāo)論證，由于未確認(rèn)該方案的可行性，在后期工作執(zhí)行過(guò)程中，頻頻需要變更執(zhí)行方案，影響執(zhí)行工作有序進(jìn)行。第二，收入支出缺乏嚴(yán)格審核控制。收支業(yè)務(wù)是學(xué)校日常運(yùn)行的重點(diǎn)管理工作內(nèi)容之一，雖然部分學(xué)校已經(jīng)建立了收支管理制度，但是并未建立對(duì)應(yīng)的審核監(jiān)督機(jī)制，使得學(xué)校的收支管理工作在缺乏審核流程監(jiān)督的情況下出現(xiàn)了多處違規(guī)行為，比如，某些實(shí)際收支金額與預(yù)算金額不符，財(cái)務(wù)部門便采取臨時(shí)墊付方式來(lái)掩蓋錯(cuò)誤信息，在學(xué)校預(yù)算收入支出控制方面缺乏嚴(yán)格把關(guān)。2.4信息溝通問(wèn)題學(xué)校應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，因此需要借助信息溝通來(lái)促使學(xué)校構(gòu)成有機(jī)整體，實(shí)現(xiàn)學(xué)校系統(tǒng)性管理，但是目前在信息溝通方面，部分學(xué)校存在諸多問(wèn)題，具體表現(xiàn)在以下幾點(diǎn):第一，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息高度共享。當(dāng)前部分學(xué)校在各個(gè)部門采用不同型號(hào)的信息系統(tǒng)設(shè)備，各個(gè)系統(tǒng)應(yīng)用的數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，因此這些數(shù)據(jù)信息無(wú)法在不同系統(tǒng)之間傳輸共享，只能在各部門內(nèi)部流通，出現(xiàn)了“信息孤島”現(xiàn)象，不利于學(xué)校內(nèi)部控制體系的建設(shè)發(fā)展。第二，未建立完善的溝通管理機(jī)制。部分學(xué)校采用的信息活動(dòng)機(jī)制依然以過(guò)往的人工交接模式為主，并未在信息溝通流程當(dāng)中添加信息標(biāo)準(zhǔn)化管理內(nèi)容，比如，數(shù)據(jù)格式、信息管理崗位要求等內(nèi)容，使得現(xiàn)有的管理機(jī)制難以在信息化管理背景下實(shí)施。2.5內(nèi)部監(jiān)督問(wèn)題內(nèi)部監(jiān)督是確保學(xué)校內(nèi)部控制各項(xiàng)工作能夠真正落實(shí)的可靠保障，但是當(dāng)前學(xué)校在內(nèi)部監(jiān)督方面存在諸多問(wèn)題，具體表現(xiàn)在以下幾點(diǎn):第一，內(nèi)部監(jiān)督不能全程參與。當(dāng)前部分學(xué)校的內(nèi)部監(jiān)督工作僅在部分環(huán)節(jié)中實(shí)施，并未全程參與學(xué)校的內(nèi)部控制執(zhí)行工作，使得多數(shù)工作環(huán)節(jié)并未在內(nèi)部監(jiān)督環(huán)境下進(jìn)行，因此無(wú)法確保該執(zhí)行工作符合既定的規(guī)范要求，為后續(xù)的工作開(kāi)展埋下了隱患。第二，內(nèi)部監(jiān)督部門缺乏獨(dú)立性。當(dāng)前部分學(xué)校的內(nèi)部監(jiān)督工作主要是由內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)，但是學(xué)校并未賦予審計(jì)部門必要的獨(dú)立性和權(quán)威性，導(dǎo)致其他部門負(fù)責(zé)人頻繁利用職權(quán)干涉內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督部門的正常工作，使得審計(jì)結(jié)果在人為因素的干擾下，難以保證準(zhǔn)確性和客觀性。3優(yōu)化學(xué)校內(nèi)部控制的具體措施3.1優(yōu)化內(nèi)部環(huán)境優(yōu)化內(nèi)部環(huán)境是當(dāng)前學(xué)校開(kāi)展內(nèi)部控制工作的首要任務(wù)，具體需要做好以下幾項(xiàng)工作內(nèi)容:第一，完善組織機(jī)構(gòu)。學(xué)校需要基于對(duì)內(nèi)部控制的正確認(rèn)知，建立內(nèi)部控制職能部門，由該部門專門負(fù)責(zé)內(nèi)部控制的推進(jìn)工作，比如，內(nèi)部控制體系構(gòu)建以及決策制訂，將財(cái)務(wù)部門從繁重的工作負(fù)擔(dān)中解放出來(lái)，進(jìn)而同時(shí)提高財(cái)務(wù)部門和內(nèi)控部門的工作效率和工作質(zhì)量。第二，明確劃分相關(guān)職能部門的權(quán)責(zé)范圍。學(xué)校需要借助內(nèi)部控制機(jī)制，基于內(nèi)部控制理論，對(duì)相關(guān)部門成員的權(quán)責(zé)范圍進(jìn)行合理劃分，以追責(zé)機(jī)制來(lái)增強(qiáng)其責(zé)任意識(shí)，使其處于相互監(jiān)督、相互制約的管理環(huán)境當(dāng)中，加大部門成員的執(zhí)行力度，減少因責(zé)任模糊帶來(lái)的內(nèi)部矛盾，促進(jìn)內(nèi)部控制工作順利開(kāi)展[3]。3.2加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估需要學(xué)校做好以下幾項(xiàng)工作:第一，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估意識(shí)。學(xué)?？赏ㄟ^(guò)知識(shí)講座和專題會(huì)議等形式向廣大基層職工宣傳風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估相關(guān)知識(shí)理論，使其對(duì)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)管控工作引起高度重視，必要時(shí)可進(jìn)行專業(yè)能力培訓(xùn)活動(dòng)，使其掌握基本的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)管控專業(yè)知識(shí)，從而促進(jìn)學(xué)校風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作順利進(jìn)行。第二，優(yōu)化風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制。在當(dāng)前信息化管理環(huán)境下，傳統(tǒng)人工風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方式顯然已經(jīng)不再適用，為此學(xué)校需要發(fā)揮信息系統(tǒng)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，借助信息技術(shù)構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)，將學(xué)校遭遇過(guò)的風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)信息定期錄入數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，對(duì)其進(jìn)行分析處理之后生成風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警模型，幫助學(xué)校風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估管控轉(zhuǎn)向智能化和自動(dòng)化。3.3實(shí)施控制活動(dòng)加大控制活動(dòng)實(shí)施力度，需要學(xué)校做好以下幾項(xiàng)工作內(nèi)容:第一，做好控制活動(dòng)計(jì)劃分析論證。學(xué)校在編制控制活動(dòng)方案之前，需要對(duì)學(xué)校當(dāng)前的發(fā)展?fàn)顩r和資源配置進(jìn)行詳細(xì)了解。基于詳細(xì)了解的基礎(chǔ)上，確認(rèn)可靠的控制活動(dòng)目標(biāo)并將其目標(biāo)進(jìn)行拆分，最終完成內(nèi)部控制活動(dòng)計(jì)劃，保證該控制活動(dòng)計(jì)劃能夠在實(shí)施控制活動(dòng)過(guò)程中發(fā)揮其指導(dǎo)作用，避免計(jì)劃方案頻繁發(fā)生變動(dòng)，影響后續(xù)內(nèi)部控制工作實(shí)施。第二，加強(qiáng)控制活動(dòng)監(jiān)督。學(xué)校需要在控制活動(dòng)方面加大監(jiān)督審核力度，并建立監(jiān)督審核機(jī)制，將控制活動(dòng)的實(shí)際結(jié)果與預(yù)期控制活動(dòng)目標(biāo)進(jìn)行比對(duì)分析，找出存在差異背后的具體原因，幫助學(xué)校排除控制活動(dòng)中的潛在風(fēng)險(xiǎn)。3.4促進(jìn)溝通交流促進(jìn)溝通交流需要學(xué)校做好以下幾項(xiàng)工作內(nèi)容:第一，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)高度共享。分析發(fā)現(xiàn)，學(xué)校內(nèi)部數(shù)據(jù)信息無(wú)法共享的主要原因在于各部門的信息系統(tǒng)型號(hào)不一和數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，因此學(xué)校需要在購(gòu)置信息技術(shù)設(shè)備之前，明確信息系統(tǒng)的功能需求，并對(duì)各部門購(gòu)置的信息技術(shù)設(shè)備型號(hào)和品牌進(jìn)行統(tǒng)一，確保系統(tǒng)應(yīng)用的數(shù)據(jù)格式一致，為不同部門系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)對(duì)接和高度共享創(chuàng)造客觀條件。第二，優(yōu)化信息溝通機(jī)制。為了確保構(gòu)建的信息溝通機(jī)制能夠在信息化管理環(huán)境下有效實(shí)施，學(xué)校需要在現(xiàn)有的信息溝通機(jī)制當(dāng)中添加信息化管理標(biāo)準(zhǔn)要求，比如，數(shù)據(jù)格式、部門溝通時(shí)間節(jié)點(diǎn)等內(nèi)容，推動(dòng)學(xué)校內(nèi)部控制實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化管理。3.5強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督加大內(nèi)部監(jiān)督力度，需要學(xué)校做好以下幾項(xiàng)工作內(nèi)容:第一，確保內(nèi)部監(jiān)督的全程性和全面性。學(xué)校需要將內(nèi)部監(jiān)督范圍覆蓋管理工作當(dāng)中，并全程參與企業(yè)各項(xiàng)管理活動(dòng)，要求所有執(zhí)行工作嚴(yán)格按照既定規(guī)范落實(shí)到位，并確認(rèn)監(jiān)督工作環(huán)節(jié)的主次級(jí)別，在重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)薄弱環(huán)節(jié)加大監(jiān)督管控力度，盡可能減少因人為操作失誤而帶來(lái)的管理風(fēng)險(xiǎn)，減少學(xué)校不必要的經(jīng)濟(jì)損失。第二，賦予內(nèi)部監(jiān)督審計(jì)部門的獨(dú)立性。學(xué)校需要賦予內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督部門必要的獨(dú)立性和權(quán)威性，使其從組織機(jī)構(gòu)當(dāng)中完全脫離出來(lái)，不受任何管理人員的干涉和制約，并且為了提高內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督的工作成效，審計(jì)人員可直接對(duì)學(xué)校負(fù)責(zé)，定期向其匯報(bào)審計(jì)監(jiān)督工作結(jié)果