人員備案與檔案管理制度

人員備案與檔案管理制度1.適用范圍本制度適用于我司全部在職人員、實習生以及外包人員的人員備案與檔案管理工作。2.目的為了規(guī)范我司人員備案與檔案管理工作，確保人事管理的準確性及時性和完整性，建立一個有效的人事檔案體系，提高人事管理的科學性和效率。3.定義3.1人員備案：指對入職、更改、離職、解除合同等情況下的人員信息進行登記和管理的過程。3.2人事檔案：指對公司員工的個人信息、工作經(jīng)過、培訓記錄、績效評定等文件資料的整理和保管。4.人員備案管理流程4.1新員工入職備案4.1.1當新員工成功通過招聘流程，并與公司簽訂勞動合同后，人力資源部將對其進行入職備案。4.1.2新員工需供應身份證復印件、學歷證書復印件、照片等必需文件，以便完成入職備案。4.1.3人力資源部將依據(jù)供應的信息完成入職登記表，并將相關(guān)信息錄入人事系統(tǒng)。4.1.4入職登記表包含員工個人基本信息、工作崗位、薪資待遇、辦公用品領(lǐng)取等內(nèi)容。4.1.5相關(guān)部門負責人收到入職通知后，依照入職登記表的要求為新員工進行相應的布置和培訓。4.1.6入職備案完畢后，員工將被調(diào)配員工編號，并告知使用員工卡及其他相關(guān)事項。4.2更改備案4.2.1當員工發(fā)生晉升、降職、轉(zhuǎn)崗、調(diào)動等更改情況時，員工本人或相關(guān)部門負責人必需及時向人力資源部提出更改備案申請。4.2.2更改備案申請應包含員工個人基本信息、更改原因、更改日期、崗位調(diào)整等內(nèi)容。4.2.3人力資源部收到更改備案申請后，進行審核后將相關(guān)信息更新到人事系統(tǒng)。4.2.4相關(guān)部門負責人收到更改通知后，依照更改備案申請的要求為員工進行相應的調(diào)整和培訓。4.3離職備案4.3.1當員工提出離職申請時，應在離職前提交離職申請書，并告知人力資源部。4.3.2人力資源部將收到的離職申請進行審核，并核實離職原因和日期。4.3.3離職備案應包含員工個人基本信息、離職原因、離職日期等內(nèi)容。4.3.4人力資源部將審核通過的離職備案信息記錄到人事系統(tǒng)，并辦理離職手續(xù)。4.3.5離職手續(xù)包含員工勞動合同解除、社會保險注銷、工資結(jié)算等事項。4.3.6離職備案完畢后，人力資源部將員工檔案移交至歸檔管理部門進行歸檔保管。5.人事檔案管理流程5.1檔案管理責任部門5.1.1歸檔管理部門負責公司內(nèi)全部員工的檔案管理工作。5.2檔案存儲和訪問5.2.1全部員工的檔案必需依照檔案系統(tǒng)的規(guī)定進行存儲和保管。5.2.2檔案歸檔管理部門負責對員工檔案的存放、整理、檢索和借閱。5.2.3員工可以隨時向歸檔管理部門申請查閱本身的檔案，但不得擅自拆卸、借閱他人檔案。5.2.4員工申請查閱檔案時需填寫查檔申請表，并經(jīng)上級主管部門批準后方可進行查閱。5.3檔案保管期限5.3.1員工檔案原則上要保管至員工離職后5年。5.3.2對于涉及合同糾紛、勞動爭議等特殊情況下的員工檔案，要依照相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定保管。5.3.3員工離職后，檔案歸檔管理部門需做好檔案的密封和標識，并依照規(guī)定的時限進行保管。6.信息安全與保密6.1全部員工檔案信息必需嚴格保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。6.2檔案歸檔管理部門應加強檔案的物理安全措施，防止檔案的破壞、滅失和泄露。6.3檔案歸檔管理部門應定期進行檔案存儲設(shè)備的檢查和維護，確保檔案信息的安全性。6.4員工離職時，其檔案必需進行安全銷毀，包含紙質(zhì)檔案的銷毀或電子檔案的徹底清除。7.違規(guī)處理7.1對于有意供應虛假人員備案信息的員工，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將視情節(jié)輕重予以相應的紀律處分。7.2對于違反檔案管理制度的員工，將依照公司相關(guān)規(guī)定進行處理，并可能受到相應的法律責任。8.其他事項8.1本制度的解釋權(quán)歸公司全部。8.2本制度的修改和增補由人力資源部提出，并經(jīng)公司管理層