某物業(yè)公司行政人事部崗位設置作業(yè)規(guī)范

重慶萬怡渝能物業(yè)治理

文件名稱編號：1

公司

作業(yè)規(guī)范版本：A

行政人事部崗位設置修改狀態(tài)：0

第1頁共1

簽發(fā)人：

圖頁

簽發(fā)日期編制

經理

經理助理

副經理

行

政采

人購

事主

主

管

管

培

資

行

訓

料

政文庫

專

內

人管

員

勤

事

員員

員

專

員

重慶萬怡渝能物業(yè)治理

文件名稱編號：2

公司

版本：A

作業(yè)規(guī)范

行政人事部主要職能修改狀態(tài)：0

____________________________________________________I第1頁共1頁

1.針對公司的經營治理目標和發(fā)展規(guī)劃，提出合理的機構設置和職位配置方

案，制定人力資源開發(fā)和治理計劃。

2.負責實施員工的招聘、培訓、轉正、考核和人員調配等工作，并建立人事檔

案。

3.健全公司內部治理規(guī)章制度和崗位職責，制定工作標準和職業(yè)道德規(guī)范，監(jiān)

督檢查實際執(zhí)行情形。

4.對員工、業(yè)主、住戶以及相關方意識與技能的培訓進行有效策劃、實施和治

理。

5.跟蹤公司的質量方針和目標適時實施人力資源治理。（含建立公司人才資源

檔案）。

6.以公司名義向內向外發(fā)送的文件的起草和文印。

7.安排各種會議，編寫會議紀要、決議、領導講話等材料。負責處理日常行政

事務，和諧各部門的關系，督促、檢查各項決策、決議的實施，反饋有關信

,國、0

8.外部文件資料（含開發(fā)商移交的技術檔案資料）的完整收集和儲存及檔案治

理。

9.公共關系事務的處理。

10.法律事務的處理。

11.本部日常治理工作臺，以及電腦、局域網、清潔衛(wèi)生的治理。

12.公司各部門對公司的相關合同進行評審。

一三.有關部門按程序進行供主評定，負責在合格供方名單規(guī)定的單位中采購物

資/服務（含重要設備的關鍵備品配件）。

14.公司車輛、后勤、BaoMi、安全等方面的治理，保證公司日常經營活動的需

要。

重慶萬怡渝能物業(yè)治理

文件名稱編號：3

公司

版本：A

作業(yè)規(guī)范行政人事部質量目標修改狀態(tài)：0

第1頁共1頁

根據公司2003年質量目標，結合本部門實際工作制訂2003年行政人事部質量

目標：

1.公司各項行政治理工作實現循環(huán)率100%

2.員工培訓覆蓋率/合格率100%

3.業(yè)主/租客培訓覆蓋率/培訓合格率》80%

4.內外文件起草合格率三90%

5.內外部文件資料收集完整率及儲存完好率295%

6.公司本部清潔衛(wèi)生日檢查合格率100%

7.公司公共/法律關系事務處理及時率/中意率290%

8.完成公司領導交辦事務的成功率/及時率100%

9.合同評審率100%

10.內外關系信息傳遞準確率/及時率100%

重慶萬怡渝能物業(yè)治理

文件名稱編號：4

公司

版本：A

作業(yè)規(guī)范行政人事部工作職責修改狀態(tài)：0

第1頁共1頁

1.負責公司總部來電、來訪、來信等日常行政接待工作。

2.負責草擬公司行政公文（如通知、請示、決議等）和各類文件的打印工作。

3.負責公司行政文件的收集、發(fā)放、傳閱、呈批、催辦、儲存、注銷及文件檔

案資料的立卷歸檔工作。

4.負責公司各類書籍報刊的購置、分類、保管、借閱、治理工作。

5.負責公司行政印鑒及各服務中心印章治理工作。

6.負責公司總部各部門及各服務中心的和諧工作，落實上傳下達任務。

7.負責公司與萬怡公司及其下屬各分公司、樓盤項目部，行政人事主管部門及

其它相關業(yè)務單位的溝通、聯(lián)絡、和諧工作。

8.負責辦理公司各種業(yè)務招待活動。

9.負責公司車輛的調度使用和修理工作。

10.負責公司各部門/各服務中心所有物資的庫存、調度及分配工作。

11.負責公司各部門/各服務中心固定資產的建賬、登記、領用等治理工作。

12.負責公司行政人事部布局規(guī)劃及辦公環(huán)境、辦公秩序的治理與保護工作。

一三.負責公司內部文體娛樂活動和其它各種對外活動的策劃組織及安排工作。

14.負責公司工商營業(yè)執(zhí)照、資質證書等各種證件的治理及年審工作。

一五.負責公司行政人事部辦公設施設備（運算機、復印機、油印機、傳真機、

飲水機、辦公桌椅、空調機、文件柜等）的治理、保護、保養(yǎng)。

16.負責協(xié)助各服務中心與市物價局、地房局、市公安局相關部門、物業(yè)服務中

心業(yè)務聯(lián)系及溝通工作。

重慶萬怡渝能物業(yè)治理

文件名稱編號：5

公司

版本：A

行政人事部經理崗位職責與入職

修改狀態(tài)：0

作業(yè)規(guī)范要求

第1頁共1頁

行政人事部經理崗位職責

1.直接對總經理助理負責。

2.按循環(huán)的方式對行政人事部工作實施治理并指導其員工的工作。

3.負責對本部門員工進行職業(yè)意識和職業(yè)技能的培訓。

4.負責主持初審公司各項治理規(guī)章制度并監(jiān)督實施。

5.負責牽頭對分包方、供方進行評判。

6.負責辦理公司工商營業(yè)執(zhí)照、資質證書等各種證件的年審及變更工作

7.主持合同評審。

8.負責采購計劃的審核。

9.負責組織對文件資料收集準確/完整率及儲存完好率，合同評審率，合格供方

評定率，物業(yè)治理費收支公告率，業(yè)主/租客動態(tài)檔案建檔率，社區(qū)服務中意

率，組織利潤盈虧率等進行統(tǒng)計，并將統(tǒng)計資料和數據傳遞至品質治理部。

入職要求

1.了解9001：2000原理、方法和內容。

2.了解人力資源及培訓治理、行政內勤治理、物資供應治理、文件資料治理、

檔案治理等工作內容。

3.具有較強的組織和和諧能力，能調動思想政治工作部門員工積極性并使其為

實現公司及本部門質量目標而作出奉獻。

4.具有很強的溝通能力，能獨立處理公司對內、對外各種關系。

5.具有以顧客為關注焦點的意識，確保顧客及相關方的需求得到滿足。

6.其它要求：大專及以上文化程度，具有三年以上物業(yè)治理公司工作體會，并

取得物業(yè)經理上崗證，年齡28歲至45歲，性別不限。

重慶萬怡渝能物業(yè)治理

文件名稱編號：6

公司

版本：A

作業(yè)規(guī)范行政人事部經理助理崗位職責與入修改狀態(tài)：0

職要求第1頁共1

頁

行政人事部經理助理崗位職責

1.直接對行政人事部經理負責。

2.按循環(huán)的方式協(xié)助行政人事部經理對行政人事部工作實施治理。

3.負責對本部門員工進行職業(yè)意識和職業(yè)技能的培訓。

4.負責初審公司各項治理規(guī)章制度并監(jiān)督實施。

5.負責采購計劃的初審。

6.負責協(xié)助行政人事部經理組織對文件資料收集準確/完整率及儲存完好率，合

同評審率，合格供方評定率，物業(yè)治理費收支公告率，業(yè)主/租客動態(tài)檔案建檔

率，社區(qū)服務中意率，組織利潤盈虧率等進行統(tǒng)計，并將統(tǒng)計資料和數據傳遞

至品質治理部。

入職要求

1.了解9001：2000原理、方法和內容。

2.了解人力資源及培訓治理、行政內勤治理、文件資料治理、檔案治理等工作

內容。

3.具有較強的組織和和諧能力，能調動思想政治工作部門員工積極性并使其為

實現公司及本部門質量目標而作出奉獻。

4.具有很強的溝通能力，能獨立處理公司對內、對外各種關系。

5.具有以顧客為關注焦點的意識，確保顧客及相關方的需求得到滿足。

6.其它要求：大專及以上文化程度，具有三年以上物業(yè)治理公司工作體會，并

取得物業(yè)經理上崗證，年齡25歲至35歲，性別不限。

重慶萬怡渝能物業(yè)治理

文件名稱編號：7

公司

版本：A

作業(yè)規(guī)范行政人事部副經理崗位職責與入職修改狀態(tài)：0

要求第1頁共1

頁

行政人事部副經理崗位職責

1.直接對行政人事部經理負責。

2.按循環(huán)的方式行政人事部經理對行政人事部工作實施治理。

3.負責對本部門員工進行職業(yè)意識和職業(yè)技能的培訓。

4.負責協(xié)助經理對分包方、供方進行評判。并作好相關記錄。

5.負責初審公司各項治理規(guī)章制度并監(jiān)督實施。

6.負責采購計劃的初審。

7.負責治理職工食堂和員工宿舍。

8.治理車輛和車輛的調度

9.負責協(xié)助行政人事部經理組織對文件資料收集準確/完整率及儲存完好率，合

同評審率，合格供方評定率，物業(yè)治理費收支公告率，業(yè)主/租客動態(tài)檔案建檔

率，社區(qū)服務中意率，組織利潤盈虧率等進行統(tǒng)計，并將統(tǒng)計資料和數據傳遞

至品質治理部。

入職要求

1.了解9001：2000原理、方法和內容。

2.了解人力資源及培訓治理、行政內勤治理、文件資料治理、檔案治理等工作

內容。

3.具有較強的組織和和諧能力，能調動思想政治工作部門員工積極性并使其為

實現公司及本部門質量目標而作出奉獻。

4.具有很強的溝通能力，能獨立處理公司對內、對外各種關系。

5.具有以顧客為關注焦點的意識，確保顧客及相關方的需求得到滿足。

6.其它要求：大專及以上文化程度，具有三年以上物業(yè)治理公司工作體會，并

取得物業(yè)經理上崗證，年齡25歲至35歲，性別不限。

重慶萬怡渝能物業(yè)治理

文件名稱編號：8

公司

版本：A

作業(yè)規(guī)范采購主管崗位職責及入職要求修改狀態(tài)：0

第1頁共1頁

采購主管崗位職責

1.對行政人事部經理負責。

2.負責對分包方、供方進行評判。

3.負責具體實施合格供方的評定，負責采購計劃的編制。

4.具體實施物品采購工作，對合格供方實施動態(tài)治理。

5.負責按采購控制程序對質量目標實現情形的統(tǒng)計并將統(tǒng)計結果及時傳遞到品

質治理部。

入職要求

1.了解9001：2000內容，公司質量治理體系相關作業(yè)程序和作業(yè)規(guī)范。

2.具有實施物品采購工作，對合格供方實施動態(tài)治理的能力。

3.具有一定的社會關系，并能及時根據公司的實際情形建立供方關系的能力。

4.其它要求：大專及以上學歷，具有二年以上相關工作體會，年齡25歲至45

歲，性別不限。

重慶萬怡渝能物業(yè)治理

文件名稱編號：9

公司

版本：A

采購專員理崗位職責及入職

作業(yè)規(guī)范修改狀態(tài)：0

要求

第1頁共1頁

采購專員崗位職責

1.對采購主管負責。

2.負責對分包方、供方進行評判。

3.負責具體實施合格供方的評定，負責采購計劃的編制。

4.具體實施物品采購工作，對合格供方實施動態(tài)治理。

入職要求

1.了解9001：2000內容，公司質量治理體系相關作業(yè)程序和作業(yè)規(guī)范。

2.具有實施物品采購工作，對合格供方實施動態(tài)治理的能力。

3.有一定社會關系，并能及時根據公司的實際情形建立供方關系的能力。

3.其它要求：大專及以上學歷，具有二年以上相關工作體會，年齡25歲至45

歲，性別不限。

重慶萬怡渝能物業(yè)治理

文件名稱編號：10

公司

版本：A

行政人事主管崗位職責及入職要

修改狀態(tài)：0

作業(yè)規(guī)范求

第1頁共1頁

行政人事主管崗位職責

1.對行政人事部經理負責。

2.負責公司對外聯(lián)系事務。

3.與政府相關職能主管部門保持聯(lián)系，及時了解當地物業(yè)治理行業(yè)動態(tài)及相關

政策，并將所獲取的信息及時向行政人事部經理報告

4.負責公司規(guī)章制度和對外文件起草等和公司部行政人事事務的處理。

5.負責對本部門員工進行職業(yè)意識和職業(yè)技能的培訓。

6.負責協(xié)助行政人事部經理主持初審公司各項治理規(guī)章制度并監(jiān)督實施.。

7.負責對分包方、供方進行評判。

8.審核公司刊物。

9.負責對社區(qū)服務活動方案的審定。

10.協(xié)助行政人事部經理組織對公司文件資料收集準確/完整率及儲存完好率，

合同評審率，合格供方評定率，物業(yè)治理費收支公告率，業(yè)主/租客動態(tài)檔案建

檔率，社區(qū)服務中意率，組織利潤盈虧率等進行統(tǒng)計，并將統(tǒng)計資料和數據傳

遞至品質治理部。

入職要求

1.了解9001：2000原理、方法和內容。

2.了解人力資源及培訓治理、行政內勤治理、物資供應治理、文件資料治理、

檔案治理等工作內容。

3.具有一定的組織和和諧能力，能調動思想政治工作部門員工積極性并使其為

實現公司及本部門質量目標而作出奉獻。

4.具有很強的溝通能力，能處理公司對內、對外各種關系。

5.具有以顧客為關注焦點的意識，確保顧客及相關方的需求得到滿足。

6.其它要求：人力資源治理、物業(yè)治理專業(yè)大專及以上學歷，具有三年以上物

業(yè)治理公司工作體會，并取得物業(yè)經理上崗證，年齡25歲至45歲，性別不

限。

重慶萬怡渝能物業(yè)治理

文件名稱編號：11

公司

版本：A

行政人事專員崗位職責及入職要

修改狀態(tài)：0

作業(yè)規(guī)范求

第1頁共1頁

行政人事專員崗位職責

1.對行政人事主管負責。

2.負責及時跟蹤公司動態(tài)的質量方針和質量目標，按循環(huán)的方式，對公司人力

資源實施動態(tài)治理。

3.負責根據員工的招聘、錄用等，并建立動態(tài)治理。

4.負責牽頭策劃組織對相關方實施考核、驗證，并儲存記錄。

5.與各部門、各服務中心保持密切聯(lián)系，了解其工作狀況及各項需要，并做好

和諧工作。

6.及時傳達公司內部各種文件、通知，落實好上傳下達任務。

7.并將統(tǒng)計資料和數據及時傳遞至品質治理部。

入職要求

1.了解9001：2000內容，深刻領會人力資源治理對于本公司興衰存忘的重要作

用，能熟練把握人力資源治理技能的能力。

2.具有對人力資源實施治理的能力。

3.具有對員工考核過程按9001：2000標準要求進行策劃的能力。

4.具有較強的組織和和諧能力，確保培訓的有效實施。

5.其它要求：人力資源治理、物業(yè)治理專業(yè)大專以上學歷，具有三年以上相關

工作體會；年齡25歲至35歲之間，性別不限。

重慶萬怡渝能物業(yè)治理

文件名稱編號：12

公司

版本：A

作業(yè)規(guī)范培訓專員崗位職責及入職要求修改狀態(tài)：0

第1頁共1頁

培訓專員崗位職責

1.對行政人事主管負責。

2.負責及時跟蹤公司動態(tài)的質量方針和質量目標，按循環(huán)的方式，對公司人力

資源實施動態(tài)治理。

3.負責員工意識及技能方面的培訓策劃、組織、實施和驗證。

4.負責牽頭策劃組織對相關方實施培訓、考核、驗證與演練，并儲存培訓1/演練

記錄。

5.與各部門、各服務中心保持密切聯(lián)系，了解其工作狀況及各項需要，并做好

和諧工作。

6.并將統(tǒng)計資料和數據及時傳遞至品質治理部。

入職要求

1.了解9001：2000內容，深刻領會人力資源治理對于本公司興衰存忘的重要作

用，熟練把握人力資源治理技能，熟悉員工培訓程序、業(yè)主/租客培訓程序。

2.具有對員工培訓和業(yè)主/租客培訓過程按9001：2000標準要求進行策劃的能

力。

3.具有較強的組織和和諧能力，確保培訓的有效實施。

4.其它要求：人力資源治理、物業(yè)治理專業(yè)大專以上學歷，具有三年以上相關

工作體會；年齡25歲至35歲之間，性別不限。

重慶萬怡渝能物業(yè)治理

文件名稱編號:一三

公司

版本：A

作業(yè)規(guī)范文員崗位職責及入職要求修改狀態(tài)：0

第1頁共1頁

文員崗位職責

1.負責公司總部各部門各類文件的打字（EP）工作，并做好記錄。

2.負責公司總部來訪接待，做好來訪登記，對電話預約的來訪要及時告知相關領

導或部門人員；對突然來訪者，要報告相關領導或部門人員后，再約時安排見

面。

3.負責公司總臺的長途電話、傳真機、總臺電腦使用治理，做好使用記錄。

4.負責公司行政公文分發(fā)至公司各部門/服務中心；負責接收公司各部門/服務中

心各種來往信函、傳真件，并及時分發(fā)至各相關領導或部門人員。

5.負責公司各種會議會前準備工作（如預訂會議室、通知與會人員）。

6.負責公司中高層例會、部門例會的會議記錄分發(fā)至各有關部門。

7.負責公司總部運算機（除財務專用外）、復印機、傳真機的關機治理，聯(lián)系

修理，定期保養(yǎng)及及時更換墨粉、復印紙等工作。

8.負責公司總部行政人事部報刊書籍的裝訂、接收、分類治理工作。

9.負責公司總部各部門/各服務中心文件資料的復印、油印工作，并做好登記。

10.負責按時開啟、關閉公司總部行政人事部所有門窗（簾）、空調機及飲水

機。

11.負責公司總部行政人事部員工飲用水的訂購及更換。

12.負責給公司重要來訪客人端茶送水，保持總臺接待物品擺放整齊。

一三.負責定期更換和打印公司通訊錄。

14.負責公司總部打孔機、裝訂機的治理和使用。

一五.負責公司總部人員考勤登記工作。

16.完成上級領導交辦的其他工作。

入職要求

1.熟悉辦公室的工作，接受過專業(yè)的禮儀禮貌知識培訓，對物業(yè)治理方面的知

識有一定的了解。

2.具有較強的運算機操作技能，能熟練的應用辦公軟件進行文字表格處理。

3.具有良好的語言表達能力，應變能力，親和力強。

4.其它要求：物業(yè)治理、文秘專業(yè)等相關專業(yè)大專以上學歷，有一年以上相關

工作體會，工作態(tài)度認真、不卑不亢、踏實肯干，年齡最好在21歲至26歲之

間，女性為宜。

重慶萬怡渝能物業(yè)治理

文件名稱編號：14

公司

版本：A

資料內勤崗位職責及入職要

作業(yè)規(guī)范修改狀態(tài)：0

求

第1頁共1頁

資料內勤員崗位職責

1.對行政人事主管負責。

2.負責公司行政人事部各類行政公文（除人事任免）的草擬、送審、登記、儲

存、歸檔工作。

3.負責公司外來文件（特指政府部門、上級公司、同級項目部）的收集、傳

閱、呈批、催辦、儲存、歸檔工作。

4.負責公司總部行政人事部各類專業(yè)書籍、業(yè)務資料的分類、整理及借閱登記

按期催還工作。

5.負責接收登記公司內部（各部門/各服務中心）來函，及時分送各相關領導和

部門處理并負責催辦，最后分類整理歸檔。

6.負責公司各部門/各服務中心各種合同協(xié)議送審、分發(fā)、歸檔、儲存整理工

作。

7.負責公司工商資料、各類資質證書等jimi資料的登記、歸檔、保管工作。

8.負責公司總部行政人事部所有臺式運算機、手提電腦、打印機、復印機、空

調機等使用說明書、保修（修理）卡、驅動光盤等資料的登記、分類、整理、

歸檔及借用治理工作。

9.負責對公司各種活動圖片、相（影）片、圖表收集、分類、整理歸檔工作。

10..負責裝訂公司各類文件資料。

11.負責指導各部門/服務中心資料內勤員進行資料和檔案治理工作。

12.每月20日定期對公司所有檔案集中系統(tǒng)整理、盤查一次。

一三.遵守公司BaoMi制度，不散布、傳播在工作中接觸的公司資料、決策等

屬BaoMi的事項。

14.負責參與公司擬接管物業(yè)的標書或物業(yè)方案的策劃和制作。

一五.完成上級領導交辦的其他工作。

入職要求

1.了解職9001：2000內容，熟悉公司各部門職責及工作程序，熱愛物業(yè)治理內

勤工作，熟悉文件資料控制程序，熟悉檔案治理工作及相關的法律法規(guī)。

2.具有文印能力，檔案收集、分整、歸檔、整理和保管的能力，實施各種物業(yè)

相關中介服務的能力。

3.具備一定的運算機操作技能，會使用常用的辦公軟件。

4.其它要求：物業(yè)治理、行政治理、法律等相關專業(yè)大專以上學歷；接受過主

管部門正

規(guī)的物業(yè)治理培訓，取得國家建設部頒發(fā)的物業(yè)治理上崗證；具有兩年以上相

關工作體會，年齡在23歲至30歲之間，身心健康，性別不限。

重慶萬怡渝能物業(yè)治理

文件名稱編號：一五

公司

版本：A

作業(yè)規(guī)范庫管員崗位職責及入職要求修改狀態(tài)：0

第1頁共1頁

庫管員崗位職責

1.對行政人事主管負責。

2.負責公司總部行政人事部所有物品、工具、材料的驗收、入庫登記并做好實

物賬的登記工作，負責各服務中心物資物品的調撥治理工作。

3.嚴格按照物品領用制度進行辦公用品、材料、其它物品的發(fā)放、回收并做好

登記工作。

4.物品出入庫、調撥要及時登記，做到入賬及時，入庫單、出庫單、調撥單等

單據當日清理。

5.把握物品庫存動態(tài)，負責物品申購計劃；

6.負責日常的倉庫檢查及每月月底各服務中心的盤點工作，并編制月度報表報

送公司財務部；

7.做好專用工具的借用、歸還、登記工作，嚴禁私自借用工具及用品。

8.負責倉庫環(huán)境清潔衛(wèi)生及安全消防治理工作；

9.完成上級領導交辦的其他工作。

入職要求

1.對9001：2000的內容有一定的了解。

2.有一定財務知識和運算機操作能力，具備倉庫物資治理能力，熟悉財務盤

點、物品盤存的相關流程。

3.其它要求：行政治理、財經等相關專業(yè)中專以上學歷，半年以上物質、倉庫

治理工作體會，為人誠實，作風正派，年齡在23歲至30歲之間。

重慶萬怡渝能物業(yè)治理

文件名稱編號:16

公司

版本：A

作業(yè)規(guī)范司機崗位職責及入職要求修改狀態(tài)：0

第1頁共1頁

司機崗位職責

1.負責公司的公務用車。

2.服從調度分配，根據要求執(zhí)行出車任務。

3.負責車輛的日常保護和保養(yǎng)，注意保持車輛整潔。

4.努力鉆研業(yè)務技術，熟悉車輛性能，保證車輛隨時處于良好狀態(tài)之中，發(fā)覺

不安全因素，及時排除。

5.加強安全意識，自覺遵守交通規(guī)則，保證行車安全。

6.配合主管部門做好車輛的修理保養(yǎng)和年審工作。

7.嚴格執(zhí)行車輛治理規(guī)定，節(jié)省用油，降低能量消耗。

8.下班后按指定地點停放車輛保管，嚴禁公車私用。

9.完成公司領導交辦的其他工作。

入職要求

1.熟悉各種機動車輛的駕駛技能、交通規(guī)則以及重慶交通地勢。

2.熟悉車輛性能，保證車輛隨時處于良好狀態(tài)之中，發(fā)覺不安全因素，及時排

除。

3.其它要求：經過駕駛培訓，取得相應車輛駕駛證，三年以上機動車駕齡，高

中以上學歷，年齡最好在23歲至40歲之間。

重慶萬怡渝能物業(yè)治理

文件名稱編號：17

公司

版本：A

作業(yè)規(guī)范接待來訪治理規(guī)定修改狀態(tài)：0

第1頁共2頁

1.目的

明確公司行政人事部接待來訪制度，樹立企業(yè)良好形象，提高服務質量。

2.適用范疇

適用于公司總部行政人事部總臺接待工作。

3.職責

公司行政人事部負責來人來訪接待工作。

4.工作規(guī)定

4.1保持接待區(qū)域的整潔及待客用品（紙杯、茶葉）齊全。

4.2工作期間要穿著工作降服或職業(yè)裝，儀態(tài)端莊，保持良好的精神面貌。

4.3來訪人進入行政人事部，接待人員應點頭示意或起立，以表示尊重。盡量

少讓客人久等，否則，應誠懇表示歉意。

4.4及時、準確地記錄來訪者姓名、單位及來訪意圖，能解決的問題及時解

決。自己不能解決的，應向來訪者說明清楚或說明找哪個部門解決，杜絕說

“不知道”。

4.5有關人員不在，應禮貌地代為約定時間；如有重要事情，應在“接待記錄

表”內登記，并及時聯(lián)系有關人員。

4.6給客人指示方向或作介紹時，不要用一只手指指點點，應手臂伸直，手指

自然并攏，掌心向上，身體前傾、眼睛兼顧對方并指示目標。

4.7接待人員不得擅離崗位；如遇特別情形離崗，必須請其他同事替換。

4.8行政人事部接待的禮貌語言和禮貌動作：

4.8.1客人進門說：您好、請坐、請喝茶、您請看。

4.8.2客人走時說：謝謝、對不起、這是我應該做的、您慢走、再見。

4.9迎接重要客人時，相應的領導、人員要出門等候，不能坐在室內靜候。

4.10他人相互交談時，不要隨便去旁聽或隨意插話。若須打斷，應等對方談話

告一段落時，說聲“對不起，我打斷一下可以嗎？”得到答應后再插話。

4.11客人在過道或樓梯間，工作人員不能從客人中間穿過，應先道一聲“對不

起，請讓一下”，待對方移步后再從側面通過。

4.12送客時，應等客人站起來后同時起身，親切道別?？腿松焓种笤傥談e。

4.一三對一樣的客人送到門口，等待客人提出“留步”后方可說：“原諒不遠

送，歡迎您再來?！狈瞪磉M門時關門要輕，不能重重一扣。對于重要客人，領

導或長輩，應扶送上車，待到車子啟動，面帶微笑揮手道別，目送車子遠去。

4.14接聽來電時，應使用禮貌用語，如所找的有關人員在場，應及時通知；如

有關人員不在，

重慶萬怡渝能物業(yè)治理

文件名稱編號：17

公司

版本：A

作業(yè)規(guī)范接待來訪治理規(guī)定修改狀態(tài)：0

第2頁共2頁

可在“接待記錄表”內登記主要內容，并負責跟進。

5.質量記錄

5.1接待記錄表

重慶萬怡渝能物業(yè)治理

文件名稱編號：一八

公司

傳真復印打印油印治理規(guī)版本：A

作業(yè)規(guī)范修改狀態(tài)：0

定第1頁共1頁

1.目的

為規(guī)范傳真、復印、打印、油印工作制度，明確工作內容，提高工作效率。

2.適用范疇

適用于公司行政人事部傳真、復印、打印、油印工作治理。

3.職責

3.1行政人事部經理負責監(jiān)督指導工作。

3.2行政人事部文員負責傳真、復印、打印、油印工作。

4.工作規(guī)定

4.1受控文件與Jimi文件資料，必須持有其領導簽字的申請單及行政人事部審

批的手續(xù)，方可復印、油印。

4.2公司員工復印、油印、傳真材料，須辦理登記手續(xù)、審批手續(xù)并妥善儲存

備查。

4.3嚴格控制復印和傳真數量，非必要材料不予復印和傳真。數量多，宜油印

的材料不復印。

4.4行政人事部不承接外單位及私人托付的打印、復印、油印傳真文件。

4.5打印機、復印機、油印機和傳真機由專人保管，定期修理和保養(yǎng)。無關人

員未經許可不得操作。

4.6打字、復印室系機要重地，非工作人員未經許可不得入內。

4.7公司總部電話，除總經理批準的電話外，其它電話均須取消長途直撥功能，

須打長途電話的部門/人均需填寫“長途電話登記表”。

5.質量記錄

5.1接收傳真登記表

5.2發(fā)送傳真登記表

5.3受控文件復印申請表

5.4復印油印記錄表

5.5長途電話登記表

重慶萬怡渝能物業(yè)治理

文件名稱編號：19

公司

行政人事部文書處理治理版本：A

作業(yè)規(guī)范修改狀態(tài)：0

規(guī)定第1頁共2頁

1.目的

為使公文處理規(guī)范化、制度化和科學化，以提高公文處理的效率和質量。

2.適用范疇

公司行政人事部的文書治理工作。

3.職責

行政人事部資料內勤員負責公司公文處理的治理工作。

4.工作規(guī)定

4.1公文處理

4.1.公文處理主要包括；公文的形成、辦理、立卷、歸檔和銷毀。

4.1.2公文處理的基本原則是：及時、準確、規(guī)范、BaoMio

4.1.3公文種類：通知、通報、報告、請示、函、會議記錄等。

4.2公文格式

4.2.1發(fā)文機關標識在公文正上方；

4.2.2發(fā)文字號：包括發(fā)文年度、發(fā)文機關代號和發(fā)文順序號、按順序標識下

方,如“萬怡渝能字［2003］第001號”；

4.2.3公文標題應準確、簡要地概括公文的主要內容，標題在發(fā)文機關標識或

發(fā)文字號下方居正文上端中央位置書寫；

4.2.4公文署名，分為機關署名和領導署名，標注在正文或附件說明右下方，

印章必須與署名相符，蓋在單位名稱的正中位置。

4.2.5成文日期，一樣以領導簽發(fā)或會議通知的日期為準，亦可以印發(fā)時間為

準，成文日期要完整寫出年、月、日。

4.2.6凡需聯(lián)系辦理的公文，要在公文末下端，標注承辦單位、聯(lián)系人及電話號

碼。

4.3公文的起草和審批簽發(fā)

4.3.1公文起草的基本要求是：

a）重點要突出，觀點要鮮明，論理要清楚，文字要精練，用詞要準確，篇

幅要簡短、結構要嚴謹，層次要分明；

b）擬稿人必須用方格稿紙擬寫，要按公文的文種格式行文，用鋼筆或毛筆

書寫，不得用圓珠筆或紅筆書寫；

c）文稿在呈送領導審批簽發(fā)之前，負責擬稿的人員要對公文進行認真核

對。

4.3.2公文的審批簽發(fā)程序為：

行文稿先由行文部門負責人審核簽名，再送行政人事部核稿，不屬急件，一樣

不得將文稿

重慶萬怡渝能物業(yè)治理

文件名稱編號：19

公司

行政人事部文書處理治理版本：A

作業(yè)規(guī)范修改狀態(tài)：0

規(guī)定第2頁共2頁

呈送領導；如需會簽的，送會簽部門審稿，然后由行政人事部將符合要求的文

稿送有關領導簽發(fā)。“要求”、“報告”和對外行文由公司總經理簽發(fā)，一樣

例行事務性公文，由分管領導簽發(fā)，最后由行政人事部編號簽字并交打字室打

印、其它各部門均不得直接安排打字員打印。

4.4公文處理

4.4.1公文處理主要包括公文的登記、分發(fā)、承辦、印制、傳遞等環(huán)節(jié)。

4.4.2登記公文，應將公文的標題、密級、發(fā)文字號、來文機關、發(fā)往機關、

份數、收發(fā)時間及辦理情形等逐項記載清楚，以便今后回收和銷毀。

4.5分發(fā)公文

4.5.1一切外來公函，統(tǒng)一由行政人事部資料員簽收、登記并及時分送；

4.5.2根據公文性質和內容，由行政人事部經理提出處理意見，送領導閱示，

或根據需要交有關業(yè)務部門辦理；

4.5.3凡需業(yè)務部門經辦的公文，由行政人事部負責催辦，并將落實結果報告

主管領導。

4.6承辦公文是指接受下級單位請示的公文和其它需要批復的公文，以及轉發(fā)

翻印的公文等，承辦請示的公文，凡屬本公司權限范疇內能批復的事項，一樣

先由業(yè)務部門提出意見，經領導審批或會議決定后再批復呈文單位，時限一樣

不得超過一周，重要事項和重要問題的請示、可直接送領導批閱后批復、時限

不得超過三天，承辦公文部門要提高辦事效率，及時催辦和跟蹤，避免延誤。

重慶萬怡渝能物業(yè)治理

文件名稱編號：20

公司

版本：A

修改狀態(tài)：0

作業(yè)規(guī)范行政人事部書籍治理規(guī)定

第1頁共1

頁

1.目的

規(guī)范書籍治理工作，使書籍治理工作有序。

2.適用范疇

適用公司所購書籍的治理工作。

3.職責

3.1行政人事部經理負責對書籍治理工作的檢查指導。

3.2行政人事部資料內勤員負責對書籍編號、歸類、登記、保管、借閱等治理

工作。

4.0工作規(guī)定

4.1書籍的日常治理工作由資料內勤員負責，行政人事部經理負責監(jiān)管。

4.2資料內勤員將所有書籍進行編號，然后登記在“書籍目錄”中，內容包

括：編號、書目名稱、類別、冊數、單價、購買時間、備注等欄目。每次購進

新書，需進行編號登記，再辦理借閱手續(xù)。

4.3資料內勤員按編號順序將書籍依次排放在安全地點，并注意防潮、防霉、

防腐蝕防蟲蛀、防火、防盜工作。

4.4資料內勤員每月對書籍進行一次清點，每季度將清點結果記錄在“書籍目

錄”內報行政人事部經理審核參閱。

4.5行政人事部每月底末將“書籍目錄”提供給各個部門，供各部門挑選借

閱。

4.6書籍出庫一律辦理借閱手續(xù)，否則不準出庫。

4.7借閱人員到資料內勤員處查閱“書籍目錄”，按需要挑選書籍，每一次一

樣不得超過兩本，并在“公司資料文件/借閱登記表”中簽名并注明借閱時間。

4.8書籍借閱一樣不超過一五天，超過一五天的需要辦理續(xù)借手續(xù)（己被預約借

閱的書籍除外）。

4.9借閱人發(fā)覺欲借閱的書籍已被他人借走，可向資料內勤員預約借閱。

4.10書籍借閱工作必須經資料內勤員辦理，同事之間不可相互轉借。

4.11借閱人應愛惜公司財產，在書籍中勾畫、涂改、撕毀、損壞或因不慎丟失

書籍，照價賠償。

4.12借閱人應在歸還日期前主動將書籍歸還行政人事部。經行政人事部兩次催

交不還的，視為丟失，由行政人事部將扣款項目報財務部，在員工當月工資內

按書籍原價的兩倍價款予以扣除。

4.一三借閱人將書籍歸還，資料內勤員應注銷借閱人簽名。

5.質量記錄

5.1書籍目錄

5.2行政人事部資料文件/書籍借閱登記表

重慶萬怡渝能物業(yè)治理

文件名稱編號:21

公司

版本：A

作業(yè)規(guī)范辦公用品使用治理規(guī)定修改狀態(tài)：0

第1頁共2頁

1.目的

為明確員工領用辦公用品制度，節(jié)省辦公用品成本。

2.適用范疇

公司總部行政人事部領用辦公用品的治理工作。

3.職責

3.1行政人事部經理負責對辦公用品領用治理工作的監(jiān)督檢查。

3.2庫管員負責辦公用品領用治理工作。

4.工作規(guī)定

4.1辦公用品供應采取集中治理、分部門申請、定期供應、盡量選配實用、低

中檔價格用品的原則。

4.2辦公用品的使用應本著節(jié)省實用的原則，各部門/各服務中心要按實際工作

需要申報，不得夸大，不得虛報，庫管員應認真嚴格審核，避免浪費和虛報。

4.3庫管員要經常深入各部門/各服務中心，了解辦公用品使用情形，做出合理

規(guī)定，保證供給。

4.4辦公用品定義：辦公用品主要包括各種文具、清潔用具等。辦公用品的發(fā)

放由行政人事部具體負責實施。

4.5辦公用品的申請領用

4.5.1公司各部門/服務中心全體員工必須本著“節(jié)省第一，按需領用”的原則

使用和領用辦公用品，不得以任何形式和借口多占多領。

4.5.2個人常用辦公用品的領用方法原則上采用按職務及工作性質按月領用。

領用時需在辦公用品領用登記本上簽名，注明辦公用品的名稱、數量等。

4.5.3公用常用辦公用品在領用時需在“辦公用品領用登記表”上簽名，注明

辦公用品的品名、數量，并注明“公用”。

4.5.4非常辦公用品的領用按照申請購入多少、領用多少的原則發(fā)放，領用時

必須在辦公用品領用登記本上簽名，并注明用途。

4.5.5各部門主管/服務中心主管須建立辦公用品實物賬，進出物品要登記入

賬，領用人要簽名，以備倉庫專管員查驗。

4.5.6行政人事部每個月對部門/服務中心的領用情形進行統(tǒng)計，并登記到辦公用

品賬本上。

4.5.7辦公用品每月按部門的工作需要進行預算，月末進行盤點。

4.5.8各部門應本著節(jié)省、節(jié)儉的原則申領辦公用品。如未經部門主管同意，

發(fā)放領用辦公用品超過規(guī)定數量的，從工資中扣除多領取用品的費用；發(fā)覺挪

用、貪污和浪費辦公用品行為嚴重的，行政人事部將予以嚴肅處理。

重慶萬怡舞物業(yè)治理文件名稱編號：21

版本：A

作業(yè)規(guī)范辦公用品使用治理規(guī)定修改狀態(tài)：。

第2頁共2頁

5.質量記錄

5.1.物品領用登記表

重慶萬怡渝能物業(yè)治理

文件名稱編號:22

公司

公司物資物品盤點治理規(guī)版本：A

作業(yè)規(guī)范修改狀態(tài)：0

定第1頁共1頁

1.目的

規(guī)范公司所購物資物品的清查、盤點工作，把握物資物品分配動態(tài)。

2.適用范疇

適用于對公司物資物品的盤點工作。

3.職責

行政人事部庫管員負責對公司物資物品的盤點。

4.0工作規(guī)定

4.1行政人事部物資物品盤點

4.1.1每月底庫管員會同財務人員共同清點行政人事部庫存物資物品。

4.1.2盤點對象為庫存的辦公用品、日用品、服裝等物品。

4.1.3庫管員根據本月出入庫單、調撥單等單據核對庫存物資物品的數量。

4.1.4將庫存物資物品區(qū)分為物料用品、低值易耗品及固定資產，制作月盤點

表，一式貳份，交財務一份，自備一份。

4.2各部門/服務中心物資物品的盤點

4.2.1行政人事部庫管員每月定時應到各服務中心清點庫存的辦公用品、工程用

品、保潔用品和服裝等物資物品。

4.2.2行政人事部庫管員應會同各服務中心庫管員共同清點。

4.2.3各物資物品的數量清點完畢，行政人事部庫管員與服務中心庫管員應在

盤點表上簽字確認。

4.2.4行政人事部庫管員自留一份，以核對下月各服務中心采購申請單。

5.質量記錄

5.1入庫單

5.2出庫單

5.3盤點報告表

重慶萬怡渝能物業(yè)治理

文件名稱編號：23

公司

版本：A

作業(yè)規(guī)范公司倉庫治理規(guī)定修改狀態(tài)：0

第1頁共1頁

1.目的

規(guī)范倉庫治理制度，確保倉庫物品完好。

2.適用范疇

適用于公司辦公用品、工裝的倉庫治理。

3.職責

行政人事部庫管員負責入庫物資物品的驗收、出入庫和調撥工作。

4.工作規(guī)定

4.1入庫

4.1.1對公司采購部采買的物料，庫管員根據各部門/服務中心“采購申請”的

要求對采購部采購回的物品會同相關人員按常用物料檢驗標準進行驗證。

4.1.2驗收無誤，辦理入庫手續(xù)，并填寫“入庫單”。

4.2標識、貯存和防護：

4.2.1入庫物品分類擺放，進行標識工作，并登記實物保管帳。

4.2.2倉庫實行規(guī)范治理，明確設立“合格區(qū)”、“待檢區(qū)”、“不合格區(qū)”，并有相應標

識牌。

4.2.3經檢驗合格入庫的物料放入“合格區(qū)”；已進庫但還未檢驗的物料放入“待檢區(qū)”；

不合格物品放入“不合格區(qū)”。

4.2..4庫管員應經常對庫房進行清掃，保持庫房內干凈、整潔。

4.3出庫

4.3.1庫管員按“先進先出”的原則發(fā)放物資物品，緊急情形下可先行發(fā)放，

但事后必須補辦出庫手續(xù)，出庫時應填寫“出庫單”。

4.4調撥：

4.4.1庫管員按各服務中心交上的“采購申請單”內采購回的物資物品，填寫

調撥單，并交各服務中心倉庫理管員進行核對簽收。

4.5物資盤存：

4.5.1庫管員每月底匯總出入庫、調撥物料的數量、單價及結存數量，并作出

實物盤點表，一式二份，交公司財務部一份，自留一份。

4.5.2庫管員依據結存數量，做出下月采購計劃。

重慶萬怡渝能物業(yè)治理

文件名稱編號:24

公司

作業(yè)規(guī)范版本：A

物資、車輛及電腦網絡治理修改狀態(tài)：0

第1頁共4

簽發(fā)人：

規(guī)定頁

簽發(fā)日期編制

1.目的

規(guī)范公司物資采購、公司各種車輛及電腦網絡系統(tǒng)的治理，確保公司物資

采購來自合格供方，各種車輛及電腦網絡系統(tǒng)運行正常。

2.適用范疇

公司所有物品采購、材料、車輛、電腦等固定資產或流動資產的治理。

3.職責

3.1庫管員負責按庫存物資狀況和物品質量監(jiān)控情形核對各部門于每月底提交的

《采購申請表》，并及時將核對、增刪后的《采購申請表》交上級主管或總經

理審批。同時做好公司材料庫房的入庫、保管、發(fā)放等工作。

3.2公司采購專員負責按批準后的《采購申請表》及時采購相應的物資，并負責

實施合格供方的適時增刪。

3.3工程治理部經理負責審批與工程相關的各種工具、材料物資的領用和零星急

用物資的采購，并負責監(jiān)督、治理。

3.4行政人事部經理負責審批辦公室物資的領用、車輛安排以及本規(guī)定執(zhí)行情形

的監(jiān)督。

3.5總經理負責審批車輛重大修理、保險辦理以及重大事故的解決方案。

3.6各部門經理或其指定的電腦操作員負責本部門所有電腦、網絡設備的治理。

行政人事部負責公司所有電腦的系統(tǒng)的保護、治理和相關人員的電腦知識的培

訓。

4.治理規(guī)定

4.1計劃內采購申請

每月25-30日，各服務中心、各部門填寫《采購申請表》交庫管員按庫存

物資狀況和物品質量情形及時核對、增刪，并報上級主管或總經理審批。經過

審批后，由采購專員負責在每月10日以前采購入庫。然后將《采購申請表》交

庫作為領用物質的依據。

4.1.2計劃外采購申請

1）、服務中心在工程修理或施工中急需用的特別或零星計劃外物資，經庫管

員簽字確認公司庫房無存貨，應填寫《采購申請表》，其總價在100元以

內，可由工程治理部經理直接購買，經庫管員驗證、登記后投入使用。

2）、如總價在100元及以上的急用物資，應該由需用部門經理電話告知分管

領導或總經理，征得同意后，由采購專員及時采購，辦理驗證入庫手續(xù)，方

可通知需用部門領出。

重慶萬怡渝能物業(yè)治理

文件名稱編號：24

公司

版本：A

物資、車輛及電腦網絡治理

作業(yè)規(guī)范修改狀態(tài)：0

規(guī)定第2頁共4

頁

3）、若因客觀原因，采購需要時間較長，采購專員應及時向物資需用部門反

映情形。需用部門協(xié)助采購、提供采購信息或選用替代物品，并及時通知因

此受到影響的業(yè)主或客戶，向其說明原因。

4.2材料庫房治理

4.2.1庫管員認真做好物資入庫驗收工作，確認賬、物相符合后在《實物入庫

單》上簽字。

422庫房內保管物品要分類擺放，編號上架，建立物品保管卡片。

4.2.3各保管處，各部門材料領用人根據《采購申請表》所列計劃，分類填寫

《實物出庫單》，必須有工程治理部經理簽字認可，方能發(fā)放。否則，一切后

果由庫管員承擔。

4.2.4各服務中心，各部門無特別情形，辦公用品采取一個月一次領取。辦公用

品類物資的領用必須有行政人事部經理簽字認可，并如實登記后，方可發(fā)放。

否則，一切后果由庫管員承擔。

4.2.5個人工具的領用，除按材料的領用程序辦理領用手續(xù)外，庫管員及時將個

人領用工具填入其《個人工具臺帳》，并定期盤查。未到使用年限擅自發(fā)放工

具，造成的一切缺失由庫管員承擔。

4.2.6庫房應每月清庫一次，做可到帳、卡、物相符合，并嚴格實施防火、防

盜、防爆、防潮、防霉等防護措施。由行政人事部負責抽查。

4.2.7各樓盤工程治理主管負責對每次領用的工程修理材料及時填入《材料領用

臺帳》，暫時未使用的材料存入本組材料柜。同時，將派工單及時交回服務中

心負責人。各服務中心負責人負責對派工單所列的材料使用情形建立《材料使

用臺帳》。庫管員負責對各樓盤材料，物質的領、用、庫存情形進行隨機抽查

核對。每月25-28日，各服務中心將本月《物質耗用匯總表》交庫管員進行核

對匯總。并如實清退各工程組暫未使用的物質。

4.2.8每月末，由庫管員編制公司總的本月物質領用匯總表、領用物品總帳、庫

存狀況、合格供方所提供物品使用質量狀況等分別交財務部建帳和行政人事部

審查，挑選合格供方。

4.3車輛治理

4.3.1一切業(yè)務用車由行政人事部安排和治理，駕駛員不得私自出車。

4.3.2公司車輛由指定司機駕駛，換人駕駛必須經過行政人事部經理同意。各種

車原則上不外借，確需外借，須車況良好，并征得行政人事部經理的同意，并

由車輛指定司機駕駛。

重慶萬怡渝能物業(yè)治理

文件名稱編號：24

公司

版本：A

物資、車輛及電腦網絡治理

作業(yè)規(guī)范修改狀態(tài)：0

規(guī)定第3頁共4

頁

4.3.3公司車輛的使用、保護、保養(yǎng)、清潔、送修、加油、辦理保險費、養(yǎng)路

費、年檢、隨車工具及車輛證件等由指定的司機負責。

4.3.4如遇到下列特別情形，司機可直接出車，但事后應及時向行政人事部經理

說明原因。

1）工程設備保護搶修、故障排除、事故處理、救災搶險是急需用車。

2）員工搶救業(yè)主或業(yè)主以外受傷、危險、重病情等急需用車。

4.3.5每次出車駕駛員必須填寫《出車記錄表》，寫明出車事由、用車人、往返

區(qū)域（含公里數）、批準人等，以便月底檢查、考核。

4.3.6公司車輛的修理、保養(yǎng)、年審等估量金額超過200元的，必須先填寫書面

報告（包括修理項目、修理地點、估量費用等），經總經理批準后由專職司機

負責實施。

4.3.7公司車輛，每天必須回公司車庫統(tǒng)一停放，未經批準不得在外過夜停放。

4.3.8司機應嚴格遵守交通規(guī)則，堅固樹立安全第一的思想。嚴禁酒后開車、過

度疲勞開車，嚴禁“三超一越”（超車、超速、超載、越紅線駕駛），防止事

故發(fā)生，保護車輛的完整、完好。如因駕駛員違規(guī)造成的賠款、罰款，由駕駛

員自行負責。

4.4電腦網絡治理

4.4.1電腦、網絡的所有設備屬于公司財產，僅限于公司日常治理工作，任何人

不得私自開啟運算機處理個人的事務或隨意上網，更不答應玩電腦游戲。否

則，發(fā)覺一次處以20元以上的罰款。

4.4.2公司電腦設備實行專機專用制。每臺電腦、網絡設備在領用前均由行政人

事部對其配置進行全面登記注冊，建立臺帳，并將電腦貼上封條。由使用人在

行政人事部《電腦、網絡設備臺帳》上簽字認可后方可使用，并負責日常治

理。發(fā)覺人為損壞或丟失，由負責人根據情節(jié)輕重，承擔相應賠償責任。

4.4.3電腦、網絡設備在正常使用中顯現問題或需要保護、修理，由使用人書面

向行政人事部提請報修。修理時如電腦、網絡設備及配件被確認無法修復，其

變更后的配置應重新登記，并由使用人簽字認可。

4.4.4凡擅自開封設備，造成設備損壞者，將予以嚴肅處理，并照價賠償。

4.4.5因工作需要，增購電腦或網絡設備