合同歸檔與檢索制度

合同歸檔與檢索制度合同編號(hào)：__________甲方：__________乙方：__________鑒于甲乙雙方就合同歸檔與檢索制度達(dá)成共識(shí)，為確保合同管理的規(guī)范性和有效性，根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，甲乙雙方本著平等、自愿、公平、誠(chéng)信的原則，經(jīng)協(xié)商一致，訂立本合同。第一條歸檔范圍1.1本合同項(xiàng)下的歸檔范圍包括：（1）甲方與乙方簽訂的所有合同文件；（2）合同履行過(guò)程中產(chǎn)生的變更協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議、解除協(xié)議等文件；（3）與合同履行相關(guān)的往來(lái)函件、電子郵件、傳真等通訊資料；（4）合同履行過(guò)程中產(chǎn)生的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量證明、結(jié)算憑證等證明材料；（5）其他與合同有關(guān)的文件資料。1.2甲方應(yīng)確保歸檔文件的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，對(duì)歸檔文件的內(nèi)容承擔(dān)法律責(zé)任。第二條歸檔程序2.1甲方應(yīng)在合同簽訂后七個(gè)工作日內(nèi)，將合同文件及附屬資料提交給乙方進(jìn)行歸檔。2.2乙方應(yīng)在收到歸檔文件后，對(duì)文件進(jìn)行審查，確保文件內(nèi)容的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)疑問(wèn)，乙方有權(quán)要求甲方補(bǔ)充說(shuō)明或提供相關(guān)證據(jù)。2.3乙方應(yīng)建立健全合同檔案管理制度，對(duì)歸檔文件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、分類、歸檔，確保文件的安全、保密和便于查閱。（1）合同正本及附件；（2）變更、補(bǔ)充、解除協(xié)議；（3）往來(lái)函件、電子郵件、傳真等通訊資料；（4）驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量證明、結(jié)算憑證等證明材料；（5）其他相關(guān)文件。第三條檢索制度3.1甲方有權(quán)按照本合同約定的歸檔范圍和程序，查閱、復(fù)制乙方的歸檔文件。查閱時(shí)，應(yīng)遵循乙方制定的查閱規(guī)定和程序。3.2乙方應(yīng)在本合同約定的范圍內(nèi)，為甲方提供便捷、高效的檢索服務(wù)。檢索時(shí)，乙方應(yīng)確保甲方查閱的文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。（1）不得泄露歸檔文件中的商業(yè)秘密；（2）不得損壞歸檔文件；（3）不得將歸檔文件帶出查閱場(chǎng)所；（4）不得涂改、標(biāo)注、刪除歸檔文件內(nèi)容；（5）其他違反法律法規(guī)、損害乙方利益的行為。第四條保密條款4.1雙方應(yīng)對(duì)在合同歸檔與檢索過(guò)程中獲取的對(duì)方商業(yè)秘密和個(gè)人信息予以保密，未經(jīng)對(duì)方同意，不得向第三方披露。4.2雙方在履行本合同時(shí)，應(yīng)采取適當(dāng)措施，確保歸檔文件的安全、保密。4.3雙方違反保密義務(wù)的，應(yīng)承擔(dān)違約責(zé)任，賠償對(duì)方因此遭受的損失。第五條合同解除和終止5.1在合同履行過(guò)程中，如一方明確表示不再履行合同義務(wù)，或以實(shí)際行動(dòng)表明無(wú)法履行合同義務(wù)，另一方有權(quán)解除本合同。5.2合同解除后，雙方應(yīng)按照本合同約定，辦理歸檔文件的相關(guān)手續(xù)。5.3合同終止后，雙方對(duì)歸檔文件的保管、檢索義務(wù)繼續(xù)有效，直至雙方另有約定。第六條爭(zhēng)議解決6.1雙方在履行本合同過(guò)程中發(fā)生的爭(zhēng)議，應(yīng)通過(guò)友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，可以向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。第七條其他約定7.1本合同自雙方簽字（或蓋章）之日起生效，有效期為_(kāi)___年。合同期滿后，如雙方無(wú)異議，本合同自動(dòng)續(xù)約____年。7.2本合同一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份。合同副本具有同等法律效力。甲方（蓋章）：__________乙方（蓋章）：__________簽訂日期：__________一、附件列表：1.合同正本及附件2.變更、補(bǔ)充、解除協(xié)議3.往來(lái)函件、電子郵件、傳真等通訊資料4.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量證明、結(jié)算憑證等證明材料5.其他相關(guān)文件二、違約行為及認(rèn)定：1.甲方未按照約定時(shí)間提交歸檔文件2.甲方提交的歸檔文件內(nèi)容不完整、不真實(shí)、不準(zhǔn)確3.乙方未按照約定時(shí)間提供檢索服務(wù)4.乙方未確保甲方查閱的文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整5.甲方查閱歸檔文件時(shí)，違反保密義務(wù)或損壞歸檔文件6.甲方未經(jīng)乙方同意，披露乙方商業(yè)秘密或個(gè)人信息7.甲方以書(shū)面形式明確表示不再履行合同義務(wù)或以實(shí)際行動(dòng)表明無(wú)法履行合同義務(wù)三、法律名詞及解釋：1.歸檔：指將合同文件及附屬資料提交給乙方進(jìn)行保存、管理的程序。2.檢索：指乙方在歸檔文件范圍內(nèi)，為甲方提供便捷、高效的查閱服務(wù)。3.商業(yè)秘密：指不為公眾所知悉，具有商業(yè)價(jià)值并經(jīng)乙方采取保密措施的技術(shù)信息、經(jīng)營(yíng)信息等。4.個(gè)人信息：指能單獨(dú)或與其他信息結(jié)合識(shí)別甲方身份的信息，包括但不限于姓名、聯(lián)系方式、住址等。5.違約行為：指合同當(dāng)事人違反合同約定的義務(wù)。四、執(zhí)行中遇到的問(wèn)題及解決辦法：1.甲方未按照約定時(shí)間提交歸檔文件：乙方應(yīng)與甲方溝通，催促其盡快提交，確保歸檔進(jìn)度。2.甲方提交的歸檔文件內(nèi)容不完整、不真實(shí)、不準(zhǔn)確：乙方應(yīng)要求甲方補(bǔ)充、更正，確保文件內(nèi)容的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.乙方未按照約定時(shí)間提供檢索服務(wù)：乙方應(yīng)解釋原因，盡快提供檢索服務(wù)，確保甲方權(quán)益。4.乙方未確保甲方查閱的文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整：乙方應(yīng)核對(duì)文件內(nèi)容，及時(shí)更正錯(cuò)誤，確保甲方查閱的文件準(zhǔn)確、完整。5.甲方查閱歸檔文件時(shí)，違反保密義務(wù)或損壞歸檔文件：乙方應(yīng)制止甲方行為，要求其承擔(dān)違約責(zé)任。6.甲方未經(jīng)乙方同意，披露乙方商業(yè)秘密或個(gè)人信息：乙方應(yīng)制止甲方行為，要求其承擔(dān)違約責(zé)任。五、所有應(yīng)用場(chǎng)景：1.甲方與乙方簽訂合同后，需要將合同文件歸檔保存。2.甲方與乙方在合同履行過(guò)程中，需要查閱