提升企業(yè)規(guī)章制度效力的對策

提升企業(yè)規(guī)章制度效力的對策沈潔2013-2-2715:09:47來源:《企業(yè)改革與管理》2012年第4期摘要：正規(guī)章制度能夠為人們的行為提供一種準(zhǔn)則,降低未來管理的復(fù)雜性,并以預(yù)定的方式解決組織中的各種矛盾和沖突。因而,企業(yè)的規(guī)章制度建設(shè)日益受到了管理者的重視。但是在實踐中,許多企業(yè)的規(guī)章制度不僅紛繁復(fù)雜,而且對適應(yīng)性、開放性、公平性、系統(tǒng)性的把握仍有欠缺。如果企業(yè)能在這四個方面澄清認(rèn)識、進(jìn)行審視和改善,規(guī)章制度將發(fā)揮更大的作用。

關(guān)鍵詞：規(guī)章制度建設(shè)企業(yè)規(guī)章制度企業(yè)管理者開放性系統(tǒng)性企業(yè)文化公平性制度穩(wěn)定性相適應(yīng)效力

規(guī)章制度能夠為人們的行為提供一種準(zhǔn)則,降低未來管理的復(fù)雜性,并以預(yù)定的方式解決組織中的各種矛盾和沖突。因而,企業(yè)的規(guī)章制度建設(shè)日益受到了管理者的重視。但是在實踐中,許多企業(yè)的規(guī)章制度不僅紛繁復(fù)雜,而且對適應(yīng)性、開放性、公平性、系統(tǒng)性的把握仍有欠缺。如果企業(yè)能在這四個方面澄清認(rèn)識、進(jìn)行審視和改善,規(guī)章制度將發(fā)揮更大的作用。

一、規(guī)章制度建設(shè)中存在的主要問題

1．規(guī)章制度的建設(shè)沒有結(jié)合企業(yè)實際

在實踐中,我們經(jīng)常會觀察到這樣的現(xiàn)象：有些企業(yè)管理者看到別的企業(yè)經(jīng)營得紅紅火火、生機(jī)勃勃,就認(rèn)為其規(guī)章制度也一定是盡善盡美,于是在制定制度時,便不顧企業(yè)的實際情況和需要,對別的企業(yè)的規(guī)章制度照抄照搬,將其簡單移植到本企業(yè)中來。

眾所周知,規(guī)章制度一般具有三個維度的特征：第一,規(guī)章制度會隨時間而逐漸演化,因而具有時間維特征。這就決定了企業(yè)的規(guī)章制度往往是與企業(yè)的不同發(fā)展階段相適應(yīng)的。對于處于不同發(fā)展階段的企業(yè)來說,規(guī)章制度的簡單移植存在時間上的差異。第二,規(guī)章制度與空間環(huán)境是一種互動的關(guān)系,不同的空間環(huán)境將導(dǎo)致不同的制度體系,因而規(guī)章制度具有空間維特征。有些制度適用的空間尺度大,適于推廣,而有些制度只在特定的小范圍內(nèi)有效,缺乏移植的基礎(chǔ)。第三,規(guī)章制度具有極強(qiáng)的價值維特征,它反映著企業(yè)員工,尤其是規(guī)章制度的制定者所主張的文化觀念（如果一個企業(yè)的基本價值在本企業(yè)中得到了堅定而一貫的公認(rèn),且如果必要,就會得到堅決的衛(wèi)護(hù),從而就會構(gòu)成該企業(yè)規(guī)章制度的支柱）,并具有很強(qiáng)的內(nèi)生性（這是因為有效的規(guī)章制度常常是從企業(yè)的發(fā)展經(jīng)驗中演化出來的。許多成功的規(guī)章制度往往首先出現(xiàn)于一個受益于某些統(tǒng)一安排的小團(tuán)體內(nèi)部,一旦這一規(guī)則的益處變得明顯起來,該規(guī)則就會被更多的人采用,進(jìn)而上升為整個企業(yè)的規(guī)章制度,它往往體現(xiàn)著過去曾最有益于該企業(yè)的各種解決辦法）,而移植而來的制度是因設(shè)計而產(chǎn)生的,其有效性在很大程度上取決于是否能與企業(yè)內(nèi)在的價值觀、文化形成互補(bǔ)。這也為規(guī)章制度的移植帶來了障礙。

因此,如果一味仿效成功企業(yè)的規(guī)章制度,就極易造成規(guī)章制度“水土不服”的情況,反而會影響企業(yè)各項工作的正常開展。

2．對規(guī)章制度的穩(wěn)定性和開放性把握不當(dāng)

許多企業(yè)的管理者似乎總是會陷入這樣一種兩難的境地：一方面,企業(yè)的規(guī)章制度必須隨著當(dāng)前多變的環(huán)境而及時變化,以適應(yīng)發(fā)展的需要；而另一方面,規(guī)章制度又必須保持一定的穩(wěn)定性。這是因為穩(wěn)定的規(guī)章制度已經(jīng)使人們養(yǎng)成了近乎本能地遵守它們的習(xí)慣,并具有極強(qiáng)的可信賴性,因而可以大大減少規(guī)章制度的執(zhí)行成本。

此外,伴隨著管理者的交替,企業(yè)的規(guī)章制度是隨個人的管理風(fēng)格和經(jīng)營理念不斷變更,還是保持以往制度的延續(xù)性,同樣為現(xiàn)任管理者帶來了一個兩難的選擇。

于是,在有的企業(yè)中,規(guī)章制度“趕起了時髦”,經(jīng)常是“朝令夕改”。這種總在變化的制度不僅難以被及時了解,在指引人們的行動上效率也較低；而在另一些企業(yè)中,由于穩(wěn)定性被過分強(qiáng)調(diào),隨之而來卻又出現(xiàn)了制度僵化的危險。

對此,筆者認(rèn)為,規(guī)章制度穩(wěn)定性方面把握不當(dāng)?shù)母淳驮谟谥贫鹊闹贫ㄕ邔τ谝?guī)章制度的開放性缺乏適度的把握。

首先,規(guī)章制度根據(jù)其構(gòu)架方式可分為兩類：指令性的,即精確地指示人們應(yīng)采取什么行動以實現(xiàn)特定的結(jié)果；指導(dǎo)性的,即并不明確地給出有具體指向的、應(yīng)該干什么的命令,從而給行為人留下了自主判斷和行動的巨大空間。恰當(dāng)應(yīng)用這兩類規(guī)章制度就能使人們的行動得以協(xié)調(diào)。在應(yīng)用指令性規(guī)章制度的場合,這種協(xié)調(diào)靠有形之手和領(lǐng)導(dǎo)者的精確計劃來實現(xiàn)；而在應(yīng)用指導(dǎo)性規(guī)章制度的場合,則靠人們對資源的判斷和自發(fā)的行動來實現(xiàn)。遺憾的是,很多管理者沒有認(rèn)識到這一點。他們總是傾向于事無巨細(xì)地把所有規(guī)章制度都制定成指令性的,并嚴(yán)重依賴層級式指揮強(qiáng)調(diào)內(nèi)聚力和嚴(yán)密協(xié)作。這樣做的惡果就是：（1）在規(guī)章制度執(zhí)行的過程中需要昂貴的控制、衡量和監(jiān)督。（2）削弱了組織成員履行職責(zé)的動力和首創(chuàng)性。（3）使規(guī)章制度穩(wěn)定性的問題變得十分突出。因為只要環(huán)境發(fā)生一點點變化,就迫切需要新的、具體的規(guī)章制度,一旦所有規(guī)章制度都被制定成具體的、指令性的規(guī)章制度,規(guī)章制度的穩(wěn)定性問題就會尤其顯著。

其次,從規(guī)章制度的層次看,規(guī)章制度又有具體規(guī)章制度和核心規(guī)章制度之分。其中,核心規(guī)章制度與企業(yè)文化和企業(yè)戰(zhàn)略密切相關(guān),它往往是企業(yè)隱性內(nèi)在契約的顯化,是較高層次的規(guī)章制度；它構(gòu)成了企業(yè)規(guī)章制度的一種框架,籍此使低層次的規(guī)章制度——具體規(guī)章制度得以協(xié)調(diào)。正是由于核心規(guī)章制度是企業(yè)文化和發(fā)展戰(zhàn)略的反映,所以它不僅必須提供規(guī)章制度的穩(wěn)定性,而且也的確能夠提供規(guī)章制度的穩(wěn)定性。在現(xiàn)實中,只要對這兩類規(guī)章制度分辨不清、組合不當(dāng),就必然會影響規(guī)章制度的開放性,并進(jìn)而使規(guī)章制度的穩(wěn)定性問題陷入困境。

3．規(guī)章制度的執(zhí)行缺乏公平性

什么是公平？通俗地說,公平就是國王和乞丐都服從同樣的法律。而在企業(yè)中,公平就意味著規(guī)章制度應(yīng)當(dāng)為每一個主體提供平等的發(fā)展機(jī)會,而不能有例外和特權(quán)的存在。

然而在很多企業(yè)中,我們觀察到：盡管一些管理者相當(dāng)重視制度管理,但是他們或是在意識深處錯誤地認(rèn)為規(guī)章制度只是針對普通職工的,自己應(yīng)享有特權(quán),所以做起事來自由自在,不受規(guī)章制度的約束,甚至把自己凌駕于規(guī)章制度之上,以權(quán)威挑戰(zhàn)規(guī)則；或是在社會成員之間復(fù)雜的人情、親情關(guān)系中敗下陣來,使嚴(yán)格的規(guī)章制度在人際關(guān)系面前成了一紙空文。比如,當(dāng)自己手下的業(yè)務(wù)骨干、愛將出現(xiàn)了違規(guī)行為時,企業(yè)管理者往往不愿執(zhí)行制度,而是要么網(wǎng)開一面,要么從輕發(fā)落,并美其名日“特事特辦,個案處理”,甚至還會補(bǔ)充叮嚀上一句“下不為例”。

值得警惕的是：當(dāng)一些管理者遇到一些與規(guī)章制度相沖突且不便個人表態(tài)的“棘手”問題時,通常會召集會議,并以民主的名義進(jìn)行討論。這種行為表面上看是尊重集體的決定,實質(zhì)上則是將一班人凌駕于了規(guī)章制度之上。這是權(quán)力大于規(guī)則的一種較隱蔽的表現(xiàn)形式。凡此種種,這些規(guī)章制度的制定者常常淪為了規(guī)章制度的率先破壞者。

我們知道,只要規(guī)章制度的執(zhí)行中存在著不一致或隨意性的風(fēng)險,那么其在規(guī)范個人行為的效力上就會大打折扣。反之,只有這些基本規(guī)則得到了尊重,并得到了廣泛遵守,企業(yè)才能順利并高效地運(yùn)轉(zhuǎn)。

4．規(guī)章制度缺乏系統(tǒng)性

企業(yè)規(guī)章制度系統(tǒng)性的缺乏主要表現(xiàn)在以下幾個方面：（1）制定規(guī)章制度時,簡單采取條塊分割的辦法,將各種規(guī)章制度的制定權(quán)按職能下放到各部門,由各職能部門擬定方案,再交由上級部門統(tǒng)稿裝訂。由于各職能部門只是站在本部門的立場訂立制度,不能圍繞一個核心的價值體系有機(jī)結(jié)合起來,所以不可避免地導(dǎo)致企業(yè)的規(guī)章制度表面上看面面俱到,實際上卻是矛盾百出、漏洞重重。（2）新舊制度相互重疊、相互沖突、相互矛盾。（3）在一些企業(yè)中,企業(yè)的規(guī)章制度只有實體制度,卻沒有保證制度實施的程序制度；在另一些企業(yè)中,規(guī)章制度缺乏細(xì)節(jié)設(shè)計,一些所謂的規(guī)章制度并不是真正意義上的規(guī)章制度,而只是一種管理原則。比如,僅僅在墻上貼上“不準(zhǔn)遲到”、“不準(zhǔn)在車間打牌”的規(guī)定,卻沒有任何事中、事后的監(jiān)督和檢查,是起不到任何管理作用的。久而久之,你姑且貼之,我姑且看之,不僅沒有人把它當(dāng)回事,反而損害了規(guī)章制度的威力。（4）把本該被用來規(guī)范職工行為、指示辦事方法、規(guī)定工作流程的規(guī)章制度當(dāng)成了鞏固個人權(quán)威、處罰普通員工的工具。在一些企業(yè)中,規(guī)章制度已經(jīng)演變成了事事可能處罰職工的“懲罰條例”,而嚴(yán)重缺乏激勵功能。沒有懲罰的規(guī)章制度是無用的,因為只有運(yùn)用懲罰,才能使個人的行為變得可以預(yù)見,從而創(chuàng)立一定程度的秩序,將員工的行為導(dǎo)入可預(yù)期的軌道。但是,沒有激勵的規(guī)章制度會嚴(yán)重抑制員工的創(chuàng)造性和潛能,也會在實質(zhì)上給企業(yè)帶來隱性的損失。（5）規(guī)章制度的建設(shè)本是一個系統(tǒng)工程,一些企業(yè)卻片面注重規(guī)章制度的制定和執(zhí)行,而忽視了就制度內(nèi)容對員工所進(jìn)行的培訓(xùn)。于是,本應(yīng)通過減少組織成員的遠(yuǎn)期無知而發(fā)揮作用的規(guī)章制度只是在遭遇員工犯規(guī)時才會被拿出來“發(fā)揮效力”,規(guī)章制度干脆失去了“防患于未然”的作用。

二、加強(qiáng)企業(yè)規(guī)章制度建設(shè)的建議

1．重視企業(yè)規(guī)章制度的適應(yīng)性

首先,企業(yè)的規(guī)章制度要與企業(yè)的不同發(fā)展階段相適應(yīng)。企業(yè)在不同的發(fā)展階段會面臨不同的階段性任務(wù),相應(yīng)地要應(yīng)對不同的關(guān)鍵性問題,比如：在企業(yè)發(fā)展初期,由于企業(yè)規(guī)模小,其核心問題是解決生存問題,企業(yè)必須要能夠隨著外部環(huán)境的變化而迅速調(diào)整經(jīng)營策略和業(yè)務(wù)行為。在這一階段,訂立過多的規(guī)章制度反而會束縛企業(yè)的活力和動力。因此,這一階段企業(yè)的規(guī)章制度應(yīng)體現(xiàn)少而精的特征。隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大,企業(yè)已經(jīng)在經(jīng)營實踐中形成了一些行之有效的經(jīng)營管理經(jīng)驗,企業(yè)的核心價值和經(jīng)營理念也得到了檢驗和深化。因此,企業(yè)在這一階段要注重以核心價值為基礎(chǔ)來確立企業(yè)的根本制度,并圍繞著基本制度不斷完善企業(yè)的具體制度。當(dāng)企業(yè)的規(guī)模進(jìn)一步擴(kuò)大時,企業(yè)已經(jīng)形成了制定規(guī)章制度、用規(guī)章制度說話的意識和習(xí)慣,大量的規(guī)章制度被制定出來。于是,隨之而來的問題便是大量的制度冗余,并極易帶來官僚化的作風(fēng)。因此,在這一階段,要加強(qiáng)制度體系化的建設(shè),要注意制度的梳理和整合,并強(qiáng)調(diào)制度的可操作性。

其次,企業(yè)的規(guī)章制度要與企業(yè)所處的法律環(huán)境相適應(yīng)。在市場經(jīng)濟(jì)中,企業(yè)是自主經(jīng)營、自負(fù)盈虧、具有獨(dú)立法人資格的組織體,因而賦予企業(yè)相應(yīng)的自治權(quán)是必要的,也是必須的?？梢哉f,企業(yè)規(guī)章制度的制定權(quán)就是企業(yè)自治權(quán)的一種反映。但是,我們必須意識到：企業(yè)的自治權(quán)具有嚴(yán)格的相對性,我們不能將企業(yè)的自治權(quán)絕對化,不能將企業(yè)看成是經(jīng)營者的“自留地”和“獨(dú)立王國”。企業(yè)必須要注重對國家政策法律的學(xué)習(xí)和研究,其內(nèi)部的規(guī)章制度必須要嚴(yán)格服從于國家的各項法律、法規(guī)。比如：我國的《勞動法》已明確了企業(yè)等各類用人單位建立健全規(guī)章制度的法律義務(wù)；自2008年1月1日開始實施的新《勞動合同法》則進(jìn)一步明確了用人單位在制定、修改或者決定直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項時,應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論,提出方案和意見,與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。因此今后企業(yè)在制定規(guī)章制度時,凡涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度,必須根據(jù)此法規(guī)定做到“內(nèi)容合法、民主程序和向員工公示”,否則制定出來的規(guī)章制度將是無效的。

再次,企業(yè)的規(guī)章制度要與良好的企業(yè)文化形成互動。企業(yè)在發(fā)展過程中,會逐漸形成一套基本上不可言傳的規(guī)則系統(tǒng)——企業(yè)文化。這種文化本質(zhì)上是一種隱性內(nèi)在契約,因而具有規(guī)范性的內(nèi)涵。雖然它不具備強(qiáng)制力,卻可以將企業(yè)內(nèi)部的信息成本和協(xié)調(diào)成本控制在較低的水平上。良好的企業(yè)文化能夠增加企業(yè)有序化的可能性,并由此構(gòu)成一個企業(yè)的黏結(jié)劑。如果企業(yè)外生的規(guī)章制度能與這些內(nèi)生的價值觀相適應(yīng),就能大大減小規(guī)章制度的運(yùn)行成本和阻力。

但是,在內(nèi)生的文化面前,規(guī)章制度也并不是不可為的。因為文化并不是鐵板一塊的事物,不是一成不變的。文化往往附著于制度的習(xí)得,并靠制度而得到鞏固。只要在推行合乎企業(yè)發(fā)展要求的新規(guī)章制度前能進(jìn)行充分的引導(dǎo)、教育工作,然后在推行的過程中再不斷對其進(jìn)行強(qiáng)化,那么最初靠強(qiáng)制來發(fā)揮作用的、激勵和約束人們行為的規(guī)章制度就會日益演化成人們潛意識中的行動指南,而原企業(yè)文化中的那些不可言傳的知識就會逐漸和新創(chuàng)立的規(guī)章制度結(jié)合起來并獲得調(diào)整,從而又形成一套新的、被不同程度共享的文化,再反過來推動規(guī)章制度的運(yùn)行。如此循環(huán)往復(fù),直到新規(guī)章制度與新企業(yè)文化形成良性互動。

2．把握規(guī)章制度的穩(wěn)定性和開放性之間的關(guān)系

在規(guī)章制度的變與不變之間,我們首先需要把握的就是指令性規(guī)章制度和指導(dǎo)性規(guī)章制度、具體規(guī)章制度與核心規(guī)章制度各自的特征和關(guān)系。在此基礎(chǔ)之上,再由企業(yè)的戰(zhàn)略管理部門進(jìn)一步分析、鑒別本企業(yè)的文化特征,并結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略制定出企業(yè)的核心規(guī)章制度。這一核心制度應(yīng)突出穩(wěn)定性,在構(gòu)架方式上則應(yīng)是指導(dǎo)性的,其主要作用是保證企業(yè)戰(zhàn)略的順利實施,并提供一個框架,規(guī)定具體規(guī)章制度可以進(jìn)行什么樣的變革,以及應(yīng)如何就這些變革做出決策。這樣,由于核心規(guī)章制度一方面確保了規(guī)章制度的穩(wěn)定性,另一方面確保了規(guī)章制度系統(tǒng)的內(nèi)在一致性,并控制著具體規(guī)章制度調(diào)整的程序,具體規(guī)章制度就有了極大的開放性和靈活性（當(dāng)環(huán)境發(fā)生變化時,核心規(guī)章制度將為具體規(guī)章制度的變化提供原則性指南和變革程序；而且,由于核心規(guī)章制度僅僅是指導(dǎo)性的,具體規(guī)章制度所指向的行為人完全可以結(jié)合他所了解到的具體情況自行做出判斷和安排,其行為會因符合基層實際而更加有效,同時也使得規(guī)章制度得以向企業(yè)內(nèi)所有成員開放,向所有成員的經(jīng)驗、知識和智慧開放）。當(dāng)然,指令性規(guī)章制度和指導(dǎo)性規(guī)章制度結(jié)合的程度、具體規(guī)章制度與核心規(guī)章制度應(yīng)用的范圍在實踐中還取決于被規(guī)范人的素質(zhì)。

3．充分認(rèn)識制度執(zhí)行中公平性的重要意義

針對許多企業(yè)中個人標(biāo)準(zhǔn)大于企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、權(quán)力大于流程的現(xiàn)象,筆者認(rèn)為：一個企業(yè)規(guī)章制度的制定或頒布,都是在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的參與或授權(quán)下進(jìn)行的。既然企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)是企業(yè)的成員之一,那么他們就應(yīng)該嚴(yán)格遵守企業(yè)的各種規(guī)章制度。管理者必須認(rèn)識到：當(dāng)規(guī)章制度無法約束企業(yè)的管理者、領(lǐng)導(dǎo)人時,企業(yè)中就極易產(chǎn)生專斷決策的風(fēng)險,而且隨著時間的推移,這種狀況還會摧毀組織成員心目中的秩序,削弱他們的生產(chǎn)力和忠誠,從而形成企業(yè)制度執(zhí)行中的瓶頸。相反,如果管理者能在自己的行為中堅守規(guī)章制度,他們就能為自己的可信賴性建立聲譽(yù),這一聲譽(yù)是一種寶貴的、節(jié)約組織成本的制度資產(chǎn),因為在日后的工作中,下屬們會將他們的領(lǐng)導(dǎo)人等同于一種可預(yù)見的內(nèi)部秩序,從而減少所需投入的信息成本。

4．強(qiáng)化規(guī)章制度的系統(tǒng)性

經(jīng)歷了長期的發(fā)展實踐,“細(xì)節(jié)決定成敗”已經(jīng)成為了當(dāng)代企業(yè)管理中一個極強(qiáng)的音符,因此,