工程檔案管理制度

工程檔案管理制度檔案資料的歸檔分類及范圍檔案資料的歸檔分類工程建設(shè)檔案主要有公文、工程建設(shè)技術(shù)資料、經(jīng)濟(jì)合同、工程建設(shè)財(cái)務(wù)、行政管理及圖片等幾類。檔案資料應(yīng)按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一分類、立卷、歸檔和存放。2.檔案資料的歸檔范圍（1）省、市政府的來(lái)往公文；（2）建管處的來(lái)往公文；（3）建管公司的來(lái)往公文；（4）有關(guān)技術(shù)問(wèn)題的審查、咨詢意見(jiàn)；（5）會(huì)議文件、記錄等；（6）工程建設(shè)期間形成的工程技術(shù)材料：①招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、合同及協(xié)議；②設(shè)計(jì)圖紙、施工組織設(shè)計(jì)；③工程開(kāi)工報(bào)告、施工方案、施工技術(shù)措施、施工計(jì)劃、報(bào)表等文件；④建筑材料和中間產(chǎn)品的合格證、試驗(yàn)報(bào)告，砼、砂漿等配合比的試驗(yàn)報(bào)告；⑤設(shè)計(jì)變更及索賠資料；⑥施工測(cè)量記錄、地質(zhì)勘探資料，基礎(chǔ)處理、隱蔽工程施工記錄等材料；⑦工程質(zhì)量、安全、事故及處理情況報(bào)告；⑧施工總結(jié)、技術(shù)總結(jié)、工程竣工圖及竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及質(zhì)量評(píng)定等；⑨工程機(jī)械設(shè)備、儀器及引進(jìn)的技術(shù)設(shè)備圖紙等；（7）工程價(jià)款結(jié)算等資料。二、工程文件收發(fā)及管理規(guī)定為加強(qiáng)工程文件收發(fā)管理，理順傳遞關(guān)系，并按工程進(jìn)度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。1. 工程文件接收（1）各單位提供給工程部的工程文件（工程技術(shù)文件、圖紙資料、來(lái)文通知等）由檔案資料員統(tǒng)一接收。（2）工程部個(gè)人從外單位帶回或通過(guò)其它途徑收到的工程文件，一律移交檔案資料組進(jìn)行統(tǒng)一歸檔整理。（3）檔案資料組對(duì)接收的工程文件資料，必須進(jìn)行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)通知寄發(fā)單位補(bǔ)發(fā)。（4）檔案資料組對(duì)收發(fā)工程文件應(yīng)及時(shí)建立工程文件收發(fā)登記帳（收文簿、發(fā)文簿）（5）登記完畢的工程文件，應(yīng)及時(shí)予以處理，在保證歸檔份數(shù)后，及時(shí)報(bào)審工程部領(lǐng)導(dǎo)審定，并及時(shí)處理。（6）對(duì)接收的密級(jí)文件資料，要嚴(yán)格按保密規(guī)定妥善收存，并認(rèn)真執(zhí)行密級(jí)文件資料的借閱規(guī)定。（7）檔案資料組對(duì)歸檔的工程文件資料實(shí)施整編作業(yè)，并建立檔案分類登記帳2.工程文件資料發(fā)放四、聲像檔案管理辦法1.建設(shè)工程聲像檔案主要是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的照片、底片(包括反轉(zhuǎn)片)、影片、錄像帶、光盤及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。2.建設(shè)單位應(yīng)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)送的聲像檔案主要有：建設(shè)工程的照片檔案、錄像檔案和相應(yīng)的文字說(shuō)明。3.照片檔案應(yīng)符合以下要求：（1）主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁；（2）能體現(xiàn)工程竣工后的外觀、設(shè)計(jì)特色、地理位置；（3）以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報(bào)送底片、正片（照片）；（4）使用數(shù)碼相機(jī)拍攝，其影像不能進(jìn)行后期加工,光學(xué)分辨率不得小于400萬(wàn)有效像素（不允許插值）。4.錄像檔案應(yīng)符合以下要求：（1）主題明確、內(nèi)容連貫簡(jiǎn)潔、影像清晰、鏡頭平穩(wěn)；（2）需注明工程項(xiàng)目所在的地理位置、外觀、周圍環(huán)境、人防設(shè)施、消防設(shè)施、水電設(shè)施、保安設(shè)施、標(biāo)準(zhǔn)房、標(biāo)準(zhǔn)層、設(shè)計(jì)特色、建筑特色等；（3）報(bào)送第一代素材錄像帶，以及編輯后成品帶或光盤（DVD或以上素質(zhì)的格式）。文字說(shuō)明包括：工程名稱、建設(shè)單位名稱、設(shè)計(jì)單位、施工單位、地點(diǎn)、開(kāi)工日期、竣工日期、投資額、占地面積、建筑面積、結(jié)構(gòu)、層數(shù)、攝影日期、攝影者等。五、 檔案、資料、圖書借閱制度本部門全部文書、技術(shù)檔案及資料均可借閱、利用。本著既能保守檔案機(jī)密，又能充分發(fā)揮檔案、資料為公租房建設(shè)發(fā)展服務(wù)的宗旨，凡因工作需要借閱者，須辦理下列手續(xù)：1.借閱檔案、資料一般只需由本人填寫借閱登記即可，并填寫文件利用登記表（附表一）。歸還時(shí)管理人員要對(duì)其檢查之后方可歸檔。2.借閱檔案、秘密技術(shù)檔案和資料，須填寫文件利用登記表，經(jīng)工程部部門經(jīng)理簽字同意即可。3.絕密文書、技術(shù)檔案和資料一般不借出、不復(fù)制、不攝影，如確因工作需要，應(yīng)在文件利用登記表上注明范圍、內(nèi)容、用途，必須經(jīng)部門經(jīng)理同意。檔案人員只能按其范圍、要求、內(nèi)容提供利用。4.外單位人員借閱檔案、資料者，憑單位介紹信，信上要注明查閱范圍、內(nèi)容、用途，屬機(jī)密、絕密檔案或資料，應(yīng)主管副總同意，總經(jīng)理批準(zhǔn)方能借閱。5.借閱的檔案材料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁(yè)等。借閱人必須妥善保管，防止丟失和泄密。未經(jīng)同意，不得復(fù)印、抄錄和轉(zhuǎn)借，不能將檔案內(nèi)容公開(kāi)出去。如遇丟失，要及時(shí)寫出丟失報(bào)告，在沒(méi)有做出處理前停止借閱。6.借閱時(shí)間在兩周以內(nèi)，如需繼續(xù)使用可辦續(xù)借手續(xù)。對(duì)特殊情況需較長(zhǎng)時(shí)間利用的要經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)，但年末要將所借檔案交到檔案室進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)后重新借出。對(duì)長(zhǎng)期借閱檔案不歸還，又不說(shuō)明原因，不辦理續(xù)借手續(xù)的，檔案人員要通知借閱部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)催還，否則對(duì)其整個(gè)部門暫停借閱。并嚴(yán)格按經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核辦法執(zhí)行。7.凡借有檔案、資料者，在工作調(diào)動(dòng)、單位撤銷、退職、退休、生病住院或借后暫不使用者，必須將檔案或資料退回檔案室，否則不能辦理調(diào)離手續(xù)。同時(shí)檔案組如因工作需要有權(quán)將檔案、資料調(diào)回檔案室。附表一文件利用登記表用途領(lǐng)用時(shí)間歸還時(shí)間借閱人經(jīng)辦人部門簽字備注六、檔案資料管理歸檔制度1.控制印章，嚴(yán)格制度管理為有效控制項(xiàng)目部印章的使用，印章用途由項(xiàng)目經(jīng)理審批并辦理登記手續(xù)。2.文件編號(hào)總文檔目錄文件編號(hào)規(guī)則：公司有規(guī)定的采用公司要求，無(wú)規(guī)定的按如下例子編號(hào)。市公租房公司—〔項(xiàng)目名稱2〕—SJ—0011、2代表標(biāo)段2、SJ代表文件分類縮寫3、001代表文件順序號(hào)3.文件有效版本標(biāo)識(shí)如收到文件已有版本標(biāo)識(shí)，則照實(shí)登記。無(wú)版本標(biāo)識(shí)的，按以下編號(hào)規(guī)則標(biāo)識(shí)，修定狀態(tài)從0～9依次遞增，版本由A～Z依次遞增。4.文件的歸檔及利用工程文件在標(biāo)識(shí)清楚完備后，由文檔專員按分類編號(hào)存放，要有固定的文件夾，放入編有序號(hào)的資料柜中妥善保管。工程部所存放資料以簡(jiǎn)單、易查為原則進(jìn)行有關(guān)資料的標(biāo)識(shí)登錄，以方便查詢資料達(dá)到快捷目的。工程部在進(jìn)行圖紙資料管理時(shí)，應(yīng)按工程所在區(qū)域分類，如“空港項(xiàng)目一期”,再于同一地域的圖紙資料中按建筑、結(jié)構(gòu)、電氣等專業(yè)分類集中保存。資料借用、調(diào)用、查閱要經(jīng)批準(zhǔn)并填寫《文件利用登記表》，調(diào)用重要文件要復(fù)印存底，經(jīng)批準(zhǔn)后登記借閱。詳細(xì)請(qǐng)按四、檔案、資料、圖書借閱制度辦理。5.文件的移交工程竣工時(shí)，所有文件要移交相關(guān)部門永久保存。項(xiàng)目管理部負(fù)責(zé)整理，并向政府城建檔案管理部門移交工程竣工檔案資料。項(xiàng)目管理部負(fù)責(zé)竣工后向物業(yè)管理移交一套工程竣工資料，移交物業(yè)管理處的資料報(bào)公司批準(zhǔn)。其余工程文件資料整理完備后統(tǒng)一移交公司辦公室保存。所有移交均要填寫《文件交接登記表》，由雙方簽字確認(rèn)。七、檔案安全制度嚴(yán)格執(zhí)行定期檢查和進(jìn)出檔案清點(diǎn)制度，檔案柜實(shí)行專人負(fù)責(zé)，鑰匙應(yīng)妥善保管，如有丟失應(yīng)及時(shí)匯報(bào)并采取措施，非管理人